Your SlideShare is downloading. ×
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Sdm
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Sdm

6,666

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
6,666
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
201
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. BAB I PENDAHULUAN1.1 Latar Belakang Pembelajaran Analisa Jabatan (Job Analysis) Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu. 1
  • 2. 1.2 Tujuan dan Manfaat Analisa Jabatan (Job Analysis) Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut: 1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi. Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku jaabatan tertentu tersebut. 2. Untuk keperluan kompensasi. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar disbanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas. 3. Untuk keperluan penilaian kinerja. Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Untuk mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer cukup membanding antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan. 4. Untuk keperluan pelatihan. Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan. 2
  • 3. BAB II PEMBAHASAN2.1 Pengertian Analisa Jabatan (Job Analysis) Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan dengan masing-masing jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu : Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut Apa wewenang dan tanggung jawabnya Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan Bagaimana cara melakukannya Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaannya Besarnya upah dan lamanya jam bekerja Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan, dan Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan tersebut Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan. Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok 3
  • 4. tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagaiprestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang. Menurut Malayu (2005;28) Job Analisis (analisis pekerjaan) adalahmenganalisis dan mendesain pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan,bagaimana pekerjaannya, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakan. Menurut Umar (2005:6) bahwa analisis pekerjaan adalah merupakansuatu proses untuk menentukan isi suatu pekerjaan sehingga dapat dijelaskanorang lain untuk tujuan manajemen. Menuurt Gomes (2003;91) analisis jabatan adalah proses pengumpulaninformasi mengenai suatu pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja, yangdilaksanakan dengan mengamati atau mengadakan interview pada pekerjaan,dengan bukti-bukti yang benar dari supervisor. Benandin & Russell dalamGomes (2003:91) mengatakan analisis pekerjaan ini akan menghasilkan daftaruraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban pekerjadan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan danpenglaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untukmelaksanakan kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan. Secara umum analisis jabatan merupakan suatu proses untukmengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) danpersyaratan dari suatu jabatan tertentu. Stephen Robbin (1993) mendefinisikananalisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci daritugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungandari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentangpengetahuan, ketrampilan, dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukankaryawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif. “Job analisis is involves developing a detailed description of the tasksinvolve in a job, determining the relationship of a given job to other jobs, andascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee tosuccessfully perform the job” (Robbin, 1993). 4
  • 5. Menurut Milkovich & Newman (1999) analisis jabatan adalah prosespengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasiterpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan, dan asal-usul darisuatu jabatan tertentu (“job analisis is the systematic process of collectingrelevant, work-related information related to the nature of a specific job”).Hal senada juga dikemukan oleh Bernardin & Russel: “job analisis is theprocess of gathering information about a job” (Bernardin & Russel, 1993). Berdasarkan batasan-batasan di atas maka menurut penulis analisispekerjaan memiliki arti yang sama dengan analisis jabatan, yaitu prosespengumpulan inforamsi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukanseorang pekerja secara sistematis Jenis analisis jabatan menurut Gomes (2003;95-101) membagi duajenis analisis jabatan, yaitu analisis jabatan tradisional (traditional jobdescription) dan analisis jabatan yang berorientasikan hasil (result-orientedjob description).1. Traditional Job analysis Analisis jabatan secara tradisonal yaitu dengan mencari informasi melalui tiga aspek, yaitu: (1) tanggung jawab (responsibilities), (2) merinci unit organisasi agar pekerja bertanggung jawab, tunduk kepada pengarah dan bagian pengendali pelaksana; kewajiban-kewajiban (duties) umum seseorang yang sedang memegang suatu kedudukan;dan (3) kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan. Kelemahan dari analisis jabatan tradisional adalah perhatian perusahaan tidak ditujukan pada sifat-sifat pekerjaan secara spesifik, tidak ada syarat-syarat bagi pelaksanaan suatu pekerjaan, tidak ada standar- standar performansi minimal yang dapat diterima bagi seorang pekerja, tidak merinci kualitas dan kuantitas serta ketepatan waktu dari suatu pelayanan yang diinginkan, tidak memikirkan output analysis sehingga tidak bermanfaat bagi perencana SDM yang memerlukannya. 5
  • 6. 2. Result-Oriented Job Description (RODs) Analisis yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description, dan ini merupakan suatu kehidupan kecil dalam program- oriented budgets. Uraian pekerjaan yang berorientasikan hasil menguraikan harapan-harapan organisasi yang jelas kepada para pekerja dan sekaligus mendorong para supervisor dan pekerja untuk mengetahui bahwa baik standar maupun imbalan tergantunng pada persyaratan tertentu. Analisis jabatan jenis ini memuat pertanyaan-pertanyaan tentang tasks, conditions, standards, SKAs, qualification. Kelebihan dari model Result-Oriented Job Description (RODs) adalah bahwa model ini menyediakan sarana untuk menghubungkan input personil dan output organisasi bagi para perencana program, menyediakan sarana untuk memperkenalkan pada para pekerja baru atas harapan dan tujuan yang ditetapkan untuk evaluasi terhadap performansi pekerja bagi para manajer, memberikan gambaran yang jelas mengenai harapan performansi, kualifikasi minimal yang dibutuhkan untuk promosi dan penempatan para pegawai, dan meningkatkan dampak bagi para manajer kepegawaian terhadap produktifitas organisasi. Selain kelebihan yang telah dipaparkan, model analisis hasil juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu perubahan dalam syarat dan standar harus dilakukan peninjauan kembali atas RODs, setiap kedudukan memerlukan RODs tersendiri, dan beberapa kedudukan tidak mempunyai standar performansi yang tidak dapat diukur. Analisis Jabatan mencakup 2 (dua) elemen, yaitu : 1. Uraian Jabatan (Job Description) dan 2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement) Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaanuntuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akanmenduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapatberupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (jobspecification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang 6
  • 7. menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.2.2 Peranan dan Alasan Perlu Dilaksanakan Analisa Jabatan (Job Analysis) Begitu pentingnya analisis jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi : 1. Organisasi baru dibentuk Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukannya 2. Pembentukan suatu pekerjaan baru Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak perlu dilakukan. 3. Karyawan tidak paham terhadap pekerjaannya Ada sebagian karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan dilakukan. 4. Tumpang tindih dan konflik 7
  • 8. Antara karyawan yang satu dengan yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan. 5. Arus kerja tidak lancar Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya proses pada pekerjaan yang lain. 6. Sistem penggajian tidak konsisten Uraian jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan. Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian imbalan gaji.2.3 Informasi yang Diperlukan Dalam Pelaksanaan Analisa Jabatan (Job Analysis) Informasi yang diperlukan dalam melakukan kegiatan analisa jabatan yang dilakukan oleh seorang penyelia atau spesialisasi sumber daya manusia ialah sebagai berikut: Aktivitas kerja Informasi biasanya dikumpulkan pada kegiatan kerja sesungguhnya yang dilaksanakan, seperti pembersihan, penjualan, kegiatan mengajar, atau pengecatan. Daftar seperti itu biasa juga menunjukkan bagaimana, mengapa dan kapan seorang pekerja menjalankan setiap aktivitas. Perilaku manusia Informasi tentang perilaku manusia seperti merasakan, mengkomunikasikan, mengambil keputusan dan menulis bisa juga 8
  • 9. dikumpulkan. Termasuk disini adalah informasi yang berhubungan dengan tuntutan jabatan manusia seperti mengangkat berat dan menempuh jarak. Mesin, alat perlengkapan dan bantuan kerja yang dipergunakan Termasuk di sini adalah informasi sehubungan dengan produk yang dibuat, bahan-bahan yang diproses, pengetahuan yang dihadapi atau diterapkan seperti keungan atau hukum, dan jasa yang disumbangkan seperti penyuluhan dan perbaikan. Standar kinerja Informasi juga dikumpulkan sehubungan dengan standar kerja, misalnya dilihat darri segi kuantitas, kualitas, atau kecepataan untuk setiap tugas jabatan, berdasarkan mana seorang karyawan dalam jabatan ini akakn dinilai. Konteks jabatan Termasuk di sini informasi tentang bahan-bahan deperti kondisi kerja fisikal, jadwal kerja, dan konteks social dan organisasi sebagai contoh, dilihat dari segi jumlah orang dengan siapa karyawan akan secara normal harus berinteraksi. Juga mungkin termasuk disini informasi yang berhubungan dengan insentif untuk melaksanakan pekerjaan. Tututan manusiawi Informasi ini biasanya dihimpun sehubungan dengan tuntutan manusiawi dari jabatan, seperti pengetahuan atau keterampilan terkait, pendidikan dan pengalaman kerja, dan menuntut atribut personal, keerdasan, karakteristik fisik, kepribadian, dan minat.2.4 Metode yang Dipergunakan Dalam Analisa Jabatan (Job Analysis) Joseph E. Morsh dalam As’ad (2004) memperbincangkan beberapa motode dalam analisis jabatan. Metode-metode tersebut adalah metode dengan Questionaire (angket), metode dengan “Check-List”, dengan wawancara individual, pengamatan, wawancara kelompok, technical conference, catatan 9
  • 10. harian, metode dengan ikut bersama-sama kerja dan yang terakhir adalahmetode teknik critical incident1. Wawancara Wawancara harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: a. Pro dan Kontra. Wawancara kiranya metode yang paling banyak digunakan untuk tugas dan tanggung jawab jabatan, dan penggunaannya yang luas mencerminkan keunggulan. b. Pertanyaan – pertanyaan yang Khas. Meskipun ada kekurangan-kekurangannya, wawancara itu digunakan secara luas. c. Pedoman Wawancara.2. Kuesioner Meminta karyawan mengisi kuesioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka adalah satu cara lain untuk memperoleh informasi analisis jabatan.3. Observasi Observasi langsung khususnya bermanfaat nila jabatan-jabatan terutama terdiri dari kegiatan yang dapat diobservasi secara fisik.4. Buku Harian (diary/log) 10
  • 11. Pendekatan yang lain adalah meminta karyawan membuat buku harian (diary/log) atau daftar dari apa yang mereka lakukan sepanjang hari. Untuk setiap kegiatan yang terlibat di dalamnya. Kegiatan tersebut (bersama dengan waktunya) dicatat oleh karyawan itu dalam sebuah buku harian. Analisis jabatan akan dimulai dengan proses pengumpulan data-data dariinternal organisasi. Data-data yang biasanya digunakan adalah dokumen visimisi perusahaan, dokumen peraturan perusahaan atau perjanjian kerjabersama, dokumen prosedur operasi yang sudah distandardisasikan, dandokumen lain yang dapat memberikan histori jabatan yang akan dianalisa. Selanjutnya analis jabatan (sebutan untuk orang yang melakukan analisajabatan) akan mempelajari dokumen tersebut dan menggali informasimengenai suatu jabatan.Setelah mendapatkan informasi dari data yang sudahada, analis jabatan akan terjun ke lapangan mengadakan 1) Penyebaranquestioner, 2) Wawancara dengan pemangku jabatan/incumbent,atasan/superior, rekan/peer, dan bawahan/subordinate, 3) Observasi. Prosesterjun di lapangan ini dilakukan untuk organisasi yang proses bisnisnya sudahberjalan. Artinya sudah ada kegiatan yang dilakukan. Di lapangan ini, analisjabatan akan menggali mengenai: tanggungjawab dan wewenang jabatan,tugastugas yang dijalankan, prosedur standar dalam operasionalisasi, kendaladan hambatan, pihak yang biasa terlibat dalam penanganan pekerjaan (stakeholders). Analis jabatan sebelum mengadakan wawancara, biasanya akanmenyebarkan questioner yang berisi pertanyaan seputar hal tersebut di atas.Ketika pulang dari lapangan, analis jabatan akan menggenggam informasi 11
  • 12. yang akan diramu menjadi uraian jabatan dan persyaratan jabatan. Dia akan membuat draf atas informasi tersebut. Draf uraian jabatan dan persyaratan jabatan tersebut selanjutnya akan dikonsultasikan kembali dengan atasan dan pemangku jabatan, sebelum disetujui oleh atasan dan pemangku jabatan.2.5 Proses Pelaksanaan Analisa Jabatan (Job Analysis) Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses analisa jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu nampak dalam bagan berikut: PLANNING THE JOB ANALYSIS A. Identify objective of job analysis B. Obtain top management support ↓ PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS A. Identify job and methodology B. Review existing job documentation C. Communicate process to manager and employees ↓ CONDUCTING THE JOB ANALYSIS A. Gather job analysis data B. Review and compile data ↓ DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION A. Draft job descriptions and specification B. Review draft with manager and employees C. Identify recommendations D. Finalize job/description and recomendations ↓ MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION A. Update job description and specifications as organization changes B. Periodically review all jobs 1. Planning the Job Analysis Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. 12
  • 13. Permasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.2. Preparing and Communication the Job Analysis Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.3. Conducting the Job Analysis Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.4. Developing Job Descriptions and Job Specifications Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn pegawai.5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification 13
  • 14. Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan ditinjau ulang oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.2.6 Uraian Pekerjaan (Job Describtion) dan Persyaratan Jabatan (Job Specification) Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan. Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya. Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batas- batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya. Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas- tugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. 14
  • 15. Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuksemua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-halsebagai berikut :a. Identifikasi jabatan. Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.b. Ringkasan jabatan. Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya.c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban. Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas- batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.d. Wewenang dari pemegang jabatan. Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya.e. Standar kinerja. Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.f. Kondisi kerja. Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.Langkah-langkah Pelaksanaan Job DescriptionAda beberapa langkah yang harus ditempuh dalam analisis jabatan.: 15
  • 16. 1. Tentukan lebih dulu tugas-tugas pokok yang harus ada dalam jabatan itu, termasuk didalamnya perilaku dan aktivitas yang melekat pada jabatan itu.2. Mengidentifikasi knowledge, abilities, skills, dan other characteristics (KASOCs) yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas itu. a. Knowledge berarti seperangkat informasi yang ada di dalam prosedur yang harus diterapkan dalam pekerjaan itu. b. Abilities berarti kompetensi untuk menghasilkan hasil yang bisa diamati. Misalnya: kemampuan seorang pengetik yang baik adalah menghasilkan ketikan yang rapi dan tidak banyak salahnya. c. Skill berarti kompetensi untuk melakukan tindakan yang bisa dipelajari, baik yang sifatnya motorik, verbal, manual, atau melakukan pengolahan mental yang menyangkut data, orang atau barang. d. Other characteristics meliputi faktor kepribadian, sikap, atau watak yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Laporan analisa jabatan untuk seorang perwira patroli jalan raya mungkin berupa pengetahuan hukum, komunikasi lisan yang baik, kemampuan menyopir yang trampil, dan keterandalan untuk melaksanakan tugasnya dengan cukup baik. Persyaratan jabatan atau lebih dikenal dengan spesifikasi jabatan (jobspecification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Spesifikasi pekerjaan(job specification) disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawabpertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yanglainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut denganbaik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan orang yang akandirekrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi. Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimumorang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baikdan kompeten 16
  • 17. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yangjelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-halberikut:1. Tingkat pendidikan pekerja.2. Jenis kelamin pekerja.3. Keadaan fisik pekerja.4. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.5. Batas umur pekerja.6. Nikah atau belum.7. Minat pekerja.8. Emosi dan temperamen pekerja.9. Pengalaman pekerjaKaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification Kaitan antara Job Analysis, Job Description dan Job Spesification adalahjob analysis merupakan proses mencari informasi sampai denngan analisisuntuk penyususunan uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasipekerjaan atau persyaratan apa/siapa dari masing-masing jenis pekerjaan harusdikerjakan. Uraian yang diperoleh dari analisis pekerjaan diharapkan benar-benardiperoleh sesuai dengan kebutuhan oraganisasi atau lembaga sehingga adaefektitifias dan efisiensi SDM. Analisis pekerjaan juga dibutuhkan untuk job specification (spesifikasipekerjaan sehingga pekerjaan yang ada benar-benar dapat dikerjaan oleh orangyang profesional. Jika pekerjaan dikerjaan orang yang profesional maka 17
  • 18. diharapkan akan menghasil produk yang dapat bersaing dengan organisasiatau lembaga lain. 18
  • 19. BAB III PENUTUP3.1 Kesimpulan Pembahasan di atas dapat simpulkan sebagai berikut: 1. Analisis pekerjaan/jabatan yaitu proses pengumpulan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan seorang pekerja secara sistematis. Hasil dari analisis pekerjaan adalah uraian pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (Job specification) 2. Job description atau uraian pekerjaan adalah Dokumen formal organisasi yang berisi ringkasan informasi penting mengenai suatu jabatan untuk memudahkan dalam membedakan jabatan yang satu dengan yang lain dalam suatu organisasi. Uraian pekerjaan tersebut biasanya berisi: a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan b. Hubungan tugas dan tanggung jawab c. Standar wewenang dan pekerjaan d. Syarat kerja/Stndar Kerja e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, dan f. Spesifiksi Pekerjaan 3. Spesifiksi Pekerjaan (Job spesification) adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Job spesification berisi: a. Tingkat pendidikan pekerja b. Jenis kelamin pekerja c. Keadaan fisik pekerja d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja e. Batas umur pekerja f. Nikah atau belum g. Minat pekerja h. Emosi dan temperamen pekerja, dan i. Pengalaman pekerja 19
  • 20. 3.2 Saran Tanggung jawab Human Resource Department (HRD) dalam pembuatan Job Describtion dan recruitment lebih banyak kea rah mengolah proses atau aktivitasnya. Selain pengetahuan pengolahan SDM yang mendalam, akan lebih baik bila staff HRD juga memiliki pengetahuan umum mengenai pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing divisi, misalnya proses umum produksi atau keuangan, namun pengetahuan teknis yang mendalam dari suatu pekerjaan tertentu akan tergantung pada divisi-divisi. Tidak semua dapat diketahui oleh HRD, sehingga mereka lebih banyak berperan di dalam pengelolaan prosesnya. 20
  • 21. DAFTAR PUSTAKADessler, Gery, 1993, Manajemen Sumber Daya Manusia. Human Ressouce Management 7 c, Edisi Indonesia, Jilid 2, Jakarta: Prenhaliindo.Fini, 2011, Pengertian Analisis Jabatan, (diakses 7 Agustus 2012) http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/2167290-pengertian-analisis- jabatan/#ixzz25w2C51cmHandoko dan Tjiptono, 1996, KepemimpinanTransformasional dan Pemberdayaan, (Dimuat dalam Jurna Ekonomi dan Bisnis Indonesia. Fakultas Ekonomi Universitas Gajah MadaHasibuan, H.Malayu S.P. 2005; Manajemen Sumber Daya Manusia; Jakarta: Bumi Aksara.Jackson, Susan E., dkk, 2009, Managing Human Resources, Canada: Cengage Learning ProductsKumar, Raj, 2011, Human Resources Management: Strategic Analysis Text and Cases, New Delhi: I.K. International Ptd. Ltd.Manulang, 1981, Manajemen Personalia, Medan: Ghalia Indonesia.Mathis, Robert L. dan John H Jackson, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Salemba Empat.Muskamal, 2012, Analisis Beban Kerja, Makasar: (diakses pada 7 Agustus 2012) http://www.scribd.com/doc/62801442/4/Manfaat-dan-fungsi-analisis-jabatanNitisemito, Alex S., 1996, Manajemen Personalia (Manajemen Sumber Daya Manusia) Edisi Ketiga, Kudus: Ghalia Indonesia.Purnawanto, Budi, 2010, Manajemen SDM Berbasis Proses, Jakarta: GrasindoRachmawati, Ike Kusdyah, 2007, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta: ANDISaydam Gouzali , 1996, Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Djambatan.Siagian, Sondang P., 1991, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara.Umar, Husein, 2005, Riset Sumber Daya Manusia dalam Organisasi, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 21

×