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Departamento de correspondecia
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Departamento de correspondecia

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  • 1. Leidy leónSandra VillarealAndrés Gutiérrez
  • 2. Ejecutar los procesos de planeación yprogramación establecidos por el SistemaNacional de Archivo, para garantizar laconservación y correcta administracióndocumental, así como supervisar el adecuadofuncionamiento de la correspondencia, consujeción a las pautas y principiosestablecidos en la ley, normas internas ypautas fijadas por el Archivo General de laNación de Colombia.
  • 3. Funciones
  • 4. a. Garantizarlaconservaciónycorrectaadministración documental, Parafacilitarelaccesoalainformaciónpúblicaque demandanlosciudadanos ypendenciasdelainstitución.b. Ejecutarlosprocesosdeplaneaciónyprogramación establecidosporelSistemaNacionaldeArchivo.c. Promoverlacapacitaciónyactualizacióndelosfuncionariosde archivoenprogramasyáreasrelacionadas,encoordinaciónconelArchivoGeneraldelaNación.d. Implementarygarantizarlasostenibilidaddeunsistemaintegradodeconservaciónencadaunadelasfasesdelciclovitaldelosdocumentos.e. PromoveryasegurarlavinculacióneintegraciónentrelosarchivosinstitucionalesyelArchivoGeneraldelaNación.f. Dirigir,coordinar,ejecutar,supervisaryevaluarlosprocesosde:recepción,despachoyentregadelascorrespondenciasproducidasorecibidasenlainstitución.
  • 5. g. Agruparlosdocumentostransferidosporlosdiferentesarchivosdegestióndelainstituciónycustodiarlospornomásde35años.h. Coordinarycontrolarelfuncionamientodelosdistintosarchivosdegestióndela.institucióni. Mantenerelarchivointermediodondeseconservanlosdocumentoscuyaconsultasehaceesporádica,hastasueliminaciónotransferenciaalarchivohistórico.j. Mantenerelarchivohistóricoyconservacióndedocumentoshistóricosrecibidospordonación,depósito,adquisiciónoincorporación.k. CoordinarlaComisiónCalificadoradeDocumentosAdministrativos.l. Gestionarlaeliminaciónoexpurgodeunidadesoseries documentalesquehayanperdidosuvaloradministrativo,probatorio oconstitutivoyquenohayandesarrolladovaloreshistóricos.m. Monitorearycontrolarlosfactoresambientalesdelosdepósitos temperatura,humedadrelativa,iluminaciónyventilación.
  • 6. CLASIFICACION DE LOS SITEMAS DEARCHIVO1.NUMERICO2ALFABETICO3.CRONOLOGICO4.ASUNTOS O TEMATICOS5.GEOGRAFICO
  • 7. NUMERICO: como su nombre lo indica se archivaanexándole un numero a cada documento en formaconsecutiva.ALFABETICO: es de acuerdo a las letras del abecedariorecordando que no existen las letras dobles como ll, rr.TEMATICOS: este método es practico porque se auxilia deguías numéricas consecutivas o de acuerdo al asunto.CRONOLOGICAMENTE: se archiva según sus clientescon el sistema cronológico ya que toma en cuenta la fechade vencimiento para notificar a sus clientes conanticipación
  • 8. ENTRADAY SALIDADECORRESPONDENCIA
  • 9. Las oficinas de registro reciben numerosa documentación,información y solicitudes en diferentes formatos (en papelque debe digitalizarse y en formato electrónico ya que elRegistro Electrónico se integra con el Registro General) quedebe clasificarse, registrarse e incluirle el sello de control(tanto físico como digital) para distribuirla y entregarla deforma automática a cada destinatario, el cual puede aceptar,rechazar o trasladar el registro recibido.
  • 10. Una solución completa que automatizael proceso de registro
  • 11. La Solución de Registro de Salida y Entrada está adaptadapara cumplir todos los requerimientos de la normativa , yestá preparada para evolucionar y adecuarse totalmente lasnecesidades de cada entidad.