Guía general para la Organizacion de Congresos Academicos

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Guía general para la Organizacion de Congresos Academicos

  1. 1. 
 
 Guía General para la Organización de Congresos Académicos 
 1 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  2. 2. 
 EQUITAS es una organización forense centrada en la victima y basada en la evidencia, que brinda a las familias de víctimas de violaciones graves, masivas o sistemáticas de los derechos humanos e infracciones al DIH, contribuciones científicas e independientes para el avance de sus casos, además de empoderarlas y acompañarlas durante este proceso. EQUITAS también desarrolla investigaciones aplicadas y herramientas que contribuyen a mejorar y complementar las prácticas forenses tanto oficiales como privadas, a orientar políticas públicas, y que sensibilicen a la sociedad colombiana. EQUITAS trabaja desde una perspectiva humanitaria y de derechos humanos, guiada por principios de imparcialidad, humanidad e independencia. Trabaja con asociaciones de victimas, organizaciones no-gubernamentales, y representantes de entidades gubernamentales, para dar visibilidad a la magnitud de estas violaciones, los retos alrededor de la investigación de estas violaciones y apoyar a las familias afectadas. 
 Introducción Este documento busca ser una herramienta para facilitar el desarrollo de futuros congresos y eventos de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense y otras organizaciones a quienes les resulte útil. Recoge la experiencia que se tuvo en el marco de la organización del VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense, que fue realizado en la ciudad de Manizales entre el 26 y 30 de Octubre de 2010, e incluye otros aprendizajes en la organización de congresos en los que ha participado EQUITAS. Esta herramienta explica los procedimientos que deben tenerse en cuenta en la planeación de un congreso; describe los roles, perfiles y funciones de las partes involucradas; y detalla las actividades que se deben desarrollar antes, durante y después del congreso. Se presenta también una serie de recomendaciones que podrán ser retroalimentados por otros organizadores de futuros congresos; se anexan formatos básicos que pueden ser reproducidos, o ajustados según las necesidades; y se incluyen también los archivos gráficos fuente que son necesarios para el diseño de la imagen del congreso. I. Procedimientos de planeación 1. Diseño de la propuesta general del congreso1: • Sede: es recomendable que el lugar de realización del congreso se establezca con un plazo mínimo de dos años de anterioridad. Para escoger la ciudad, es importante tener en cuenta: o Costo de vida: se puede analizar con algunos datos básicos como el costo de un hotel promedio, de una comida, de una bebida y de un taxi. o Rutas de acceso: se recomienda un sitio con aeropuerto internacional (capacidad, número de vuelos, cancelaciones, posibilidades de cambios), que permita fácil coordinación de transporte entre aeropuerto y lugar del evento. o Capacidad en instalaciones para eventos: es importante escoger una ciudad donde las personas se puedan concentrar y que tenga diversos espacios (académicos, de alimentación, de alojamiento, de reunión informal). 























































 1 Se sugiere que este documento sea corto (no más de 3 páginas) que sea atractivo y de fácil explicación. (ver anexo No. 1) 2 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  3. 3. 
 Lugar que tenga atractivos turísticos para que las personas puedan tomar uno o dos días de visita. o Lugar en donde haya presencia de organizaciones que puedan auspiciar a nivel local. Nombre del congreso: o Creativo: propuesta atractiva que sirva para captar recursos de organizaciones de cooperación. o Corto: de fácil uso en material de difusión y recordación. o Contundente: que recoja el tema/objetivo del congreso. Objetivos: es importante que se defina cuál es la intención del congreso, de acuerdo con los procesos que viene desarrollando la asociación (i.e en el caso de ALAF, para acreditación, estandarización, investigación, etc.), los intereses de los posibles asistentes, el contexto y temas coyunturales de la sede donde se realiza el congreso. Ejes temáticos generales y especiales propuestos: de acuerdo a los objetivos del congreso, es importante que se definan los ejes de trabajo que se establecerán para la recepción de ponencias (i.e. desastres masivos) y los temas para mesas especiales de trabajo (i.e. acreditación, protocolos, etc.). Diseño del presupuesto: de acuerdo a las necesidades del congreso, se debe construir un presupuesto de referencia para iniciar el proceso de gestión de recursos (ver anexo No. 2). Posibles organizaciones financiadoras: de acuerdo al tema del congreso y a las organizaciones de cooperación presentes en cada país, se debe realizar un listado de organizaciones que podrían financiar el congreso ya que hay concordancia entre los objetivos del congreso y las líneas de financiación, o habría un interés particular de financiar esta iniciativa. De estas agencias o empresas hay que obtener información sobre los calendarios de financiación, requisitos de presentación de propuestas, y personas de contacto. Una vez enviada la propuesta, se debe hacer un seguimiento permanente con llamadas y reuniones para concretar el apoyo. Posibles organizaciones auspiciadoras: además de organizaciones que realizan aportes en dinero, existen otras organizaciones que brindan aportes en (espacios, impresiones, productos, pasajes, otros). Con estas organizaciones es importante también realizar seguimiento con llamadas y reuniones, y establecer los compromisos de los aportes a realizar, con el fin de tener certeza sobre los recursos materiales con que se cuenta. o • • • • • • 2. Equipo de trabajo A continuación se describen los principales roles dentro de la organización de un congreso: • Coordinador académico: se recomienda nombrar a un coordinador académico del congreso, quien convocará y liderará al comité académico local, en la definición de la agenda e invitados. Esta persona será también el contacto entre el comité local y el consejo directivo de la asociación. • Comité de lectura: se recomienda que esté conformado por 3 personas, y que al menos 1 de ellas sea parte del comité local (las otras 2 del consejo directivo). Estas personas deben tener disponibilidad de tiempo para revisar los resúmenes enviados, y entregar sus comentarios, así como la lista final de ponencias aceptadas en un plazo razonable. Estos tiempos deben agilizar la organización logística del evento, y facilitar que los participantes puedan asegurar su traslado hasta el lugar donde se realizará el congreso. • Comité académico local: se convocará a todos los miembros ALAF de un país para hacer parte del comité académico local. Sin embargo, se limitará el grupo de participantes a aquellos que hayan participado y hecho aportes en al menos las 3 primeras reuniones. • Coordinador técnico: se recomienda contratar a un coordinador técnico, quien puede apoyarse en un asistente logístico, un asistente financiero (ver anexo No. 3) y voluntarios (estudiantes por 3 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  4. 4. 
 • ejemplo), en el desarrollo pre, durante y post congreso. Para la selección del coordinador técnico se recomienda: o Preparar una convocatoria con los términos de referencia. o Recibir hojas de vida, realizar entrevistas. o Preparar contrato y asegurar sitio de trabajo, computador, teléfono para llamadas nacionales e internacionales, impresiones. o Presentar al Comité Académico Local. o Asignar un listado de funciones y actividades. Auspiciadores: organizaciones, agencias, entidades o equipos que ofrezcan financiación en dinero o en especie para el congreso. Con los auspiciadores y otras contrapares es importante establecer un acuerdo escrito donde queden consignados los compromisos, de tal forma que se pueda hacer seguimiento. Esquema del Equipo de trabajo Coordinador Académico Coordinador Técnico Comité Académico Local Asistente Logístico Voluntarios 4 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 
 Asistente Financiero
  5. 5. 
 II. Actividades generales para la organización de un congreso 1. Actividades Pre-congreso a. Organización académica • Convocar a un comité académico local o Enviar un correo a todos los miembros ALAF del país para invitar a hacer parte del Comité. Establecer un número máximo de miembros para el Comité. o Convocar a reuniones y establecer fechas periódicas de encuentro. o Realizar actas de las reuniones con responsables y fecha para cada actividad. • Recopilación y selección de ponencias: o Determinar fechas límite para ponencias. Esta fecha debe ser la misma todos los años, y según asamblea de la ALAF de 29 de octubre de 2010, será en adelante, el 31 de mayo de cada año. o Se recomienda que sólo se acepten las ponencias presentadas en el formato correspondiente (ver anexos 4 y 5), y que sigan estrictamente las instrucciones de envío (título del correo, nombre del archivo, etc.). Esto facilita la compilación de las ponencias, y la ubicación de las mismas de acuerdo a los ejes temáticos. o Se recomienda que los resúmenes enviados sean compilados por una sola persona a cargo, y que sean enviados al comité de lectura con los plazos para hacer la retroalimentación y aprobación final de las ponencias a ser presentadas. Es recomendable que el comité de lectura establezca los criterios a partir de los cuales evaluará las ponencias, y comunicárselos con la evaluación a los candidatos. Se espera que con el plazo de presentación de ponencias establecido, el listado final esté disponible a 31 de agosto de cada año. o El comité de lectura deberá asignar una persona que informe a los ponentes quiénes fueron aprobados y quiénes negados. Se puede ofrecer el Foro Abierto para las ponencias que no fueron aceptadas (ver descripción del foro abierto más adelante). o Una vez se conozca el listado final de ponencias aceptadas, se recomienda que una persona del comité organizador local haga seguimiento para la confirmación de asistencia de los ponentes, de tal forma que se tenga un listado confirmado de participantes que tenga que ser ajustado lo menos posible para evitar cambios en material impreso. o Se recomienda que se implemente un mecanismo de sanción para las personas que confirman su presentación y no asisten al congreso a presentar su ponencia. • Definición de la agenda académica del congreso: organización de sesiones especiales, talleres especializados, mesas de trabajo y otros. Se recomienda considerar espacios de trabajo o producción de documentos, posiciones o compromisos, durante el Congreso, de manera que no solamente se comparten conocimientos, sino que se produce conocimiento. Esto motiva a una mayor y más significativa participación. A continuación se explican los espacios que se tuvieron en el VI Congreso (ver anexo No.6): o Conferencias magistrales: a cargo de profesionales reconocidos en diferentes áreas de la antropología forense que dan inicio a las sesiones técnicas o de discusión. o Sesiones técnicas: espacios destinados a las presentaciones orales previamente evaluadas por el comité de lectura, de acuerdo a las temáticas pre-definidas. 5 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  6. 6. 
 o o o o o o o • Sesiones especiales: espacios de discusión de temas de actualidad de importancia regional. En este tipo de espacios se pueden realizar paneles, debates, etc. Mesas de trabajo: espacios donde un moderador y varios facilitadores, a través de una metodología previamente establecida, motivan a los participantes a debatir y construir documentos de trabajo que la ALAF pueda retomar posteriormente en su agenda. Presentación de posters: espacio para la exhibición y presentación de los posters por parte de sus autores, de acuerdo a la selección realizada por el comité de lectura. Talleres académicos: espacios de formación técnica. Para la definición de los talleres que se van a ofrecer, es importante tener en cuenta que los contenidos sean novedosos, que aporten un conocimiento adicional a los participantes, y que sean impartidos por personas reconocidas por su experiencia en la materia. Foro abierto: espacio no formal ni pre-organizado, para intercambiar publicaciones, videos, información y contactos, entre todos los asistentes al Congreso. Las personas se inscriben durante los primeros días del Congreso y se les asigna un tiempo y equipo necesario para presentar una publicación, video o material recientemente producido, y dar a conocer una organización, iniciativa o proyecto relacionado con los temas del Congreso. (ver anexo No. 7) Talleres vivenciales: espacios para desarrollar, capacitar o sensibilizar sobre temas relacionados con el quehacer forense. Por ejemplo, talleres de autocuidado, trabajo con familias, bienestar laboral, riesgos profesionales, etc. Asamblea ALAF: reunión anual de socios a cargo del comité directivo. Definición de invitados especiales y envío de cartas de invitación (ver anexo No. 8a-f): o Se recomienda que los invitados sean seleccionados de acuerdo a los ejes temáticos del congreso, el reconocimiento internacional que tenga su trabajo, además de sus posibles aportes a temas coyunturales del país anfitrión. o Redacción de cartas de invitación en el idioma indicado: se recomienda proponer el tema específico sobre el cual se le invita, y la importancia de su aporte al tema. o El plazo de respuesta de participación debe ser establecido, de tal forma que se sepa con suficiente antelación las personas que estarán confirmadas dentro de la agenda académica. o Se recomienda tener una comunicación telefónica para motivar al invitado y comprometerlo con el evento. Se puede enviar material de apoyo con información sobre el contexto del país donde se realiza el evento, para que el experto pueda relacionar su trabajo con preguntas o necesidades específicas. o Se debe enviar un formato para coordinar fechas de entrada y salida, viaje y alojamiento (ver anexo No.9). Se deben pedir los siguientes datos completos: nombre, nacionalidad, número del pasaporte, idioma, lugar de donde viene, si necesita visa, si tiene restricciones en la alimentación, y si tiene problemas de salud. o Comunicación constante vía e-mail para coordinar su viaje y ponencia o cursos. b. Gestión financiera y administrativa • Elaboración de cartas de solicitud de apoyo, según el tipo de financiador (ver formatos No.10 y 11): o Para gobiernos y agencias internacionales: interesa cómo los objetivos del congreso contribuyen a sus líneas de financiación (p.e. paz, gobierno, desarrollo). o Para empresas comerciales: interesa el número de participantes, de qué países, y la relación de su imagen o producto con el tipo de participantes que asisten al evento. 6 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  7. 7. 
 Se recomienda enviar propuestas con al menos 1 año de anterioridad, o revisar las fechas de convocatorias de cada financiador. Generalmente los gobiernos tienen dineros sobrantes y les interesa co-financiar eventos académicos. También pueden cubrir gastos de invitados de sus propios países. o Es importante mostrar co-financiación, es decir, varios interesados, para incrementar el interés de otros candidatos, y hacer peticiones concretas de dinero (asignar un porcentaje del total del presupuesto, por ejemplo, para cada financiador). Elaboración de un cronograma de actividades según la fecha del evento (ver anexo No.12) Una vez se concreten los apoyos se recomienda: o Tener una asesoría contable y financiera permanente. o Realizar una reunión con el financiador para saber cuáles son sus expectativas y condiciones, y se aclare:  Requisitos relacionados con el uso de logos. Si se va a usar el logo del financiador en los materiales impresos, es necesario que se solicitarlo en alta resolución.  Facturación, número de cotizaciones por servicio, exenciones de impuestos, entre otros.  Canal de comunicación con el asistente financiero y el Coordinador Técnico. o Establecer alternativas de financiación mientras se hace efectivo el apoyo (generalmente una organización patrocinadora presta el dinero). o Tener en cuenta los requisitos de facturación y legalización de gastos antes de generar una compra. o • • c. Organización logística • Diseño de la imagen del congreso (identidad gráfica) y envío permanente de comunicaciones: o Se deben hacer unos términos de referencia con lo que se espera comunique el diseño, o qué elementos debe incluir. Se pueden pedir varias propuestas iniciales, y sobre eso escoger al ganador. o Las principales piezas gráficas que se diseñan son: (logo, diseño cartas, afiches, pendones, folders, escarapela, certificados, etc.) y establecer los plazos para iniciar la difusión de la imagen del congreso. o La imagen del congreso debe incluir los logos de las organizaciones auspiciadoras y financiadoras, de acuerdo a los compromisos establecidos previamente. En el anexo No. 13 se encuentran los logos básicos que deben ser incluidos en los afiches. o Los afiches del congreso deben ser enviados a los lugares de interés locales (universidades, servicio médico legal, grupos forenses independientes, etc.), y también a los equipos forenses en otras partes del continente. En caso que no se cuente con recursos para envío internacional de los afiches, una copia digital puede ser enviada a los contactos en otros países en donde se logren recursos propios para la impresión del material. o Con suficiente antelación al desarrollo del evento, se deben realizar comunicados oficiales en los que se indique la siguiente información:  Nombre del congreso, fechas exactas, temáticas e invitados especiales2.  Plazos de envío de ponencias, los costos de inscripción, información de talleres.  Programación final del encuentro. 























































 
El reconocimiento de los invitados que se escojan es importante difundirlo a tiempo, ya que de esto depende en gran medida el interés de las personas por participar del congreso.
 2 7 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  8. 8. 
 Condiciones climáticas y logísticas de la ciudad donde se va a realizar el evento. Hacer una guía con información básica del país, de la moneda, precios promedio de artículos comunes, clima.  Hacer una guía de opciones turísticas o de compras3. Estos comunicados pueden ser enviados por correo electrónico a las bases de datos de interesados con las que se cuenta e inscritos en Congresos anteriores (ver anexo No. 14), a través del servicio de Constant Contact de la asociación, y a través del servicio de publicación de eventos en antropología del portal Naya (info@naya.org.ar). Los comunicados oficiales también deben ser subidos a la página web de la asociación. Se debe solicitar que la información que se va produciendo sobre el congreso sea colgada además en los sitios web de los equipos que apoyan la labor de la ALAF (EAAF, EPAF, FAFG, EQUITAS, etc.) La redacción de los comunicados debe brindar al potencial participante la información oportuna y precisa del congreso, y debe suministrarse un contacto a través del cual se solucionen inquietudes particulares.   o o o • Pre-inscripciones o El procedimiento de pre-inscripción permite calcular el número posible de participantes, identificar algunas de las expectativas frente al congreso (tipo de talleres que se esperan, cantidad de días para los que se requiere alojamiento, etc.), y realizar la impresión de certificados con anticipación, de tal manera que todos los certificados sean entregados una vez finalizado el congreso, y no posteriormente, incurriendo en gastos de envío por correo postal. Además, permite tener otro tipo de información, de acuerdo a la forma como se esté desarrollando el evento (ver anexo No. 15). o Si se cuenta con un servicio de pago por Internet, se recomienda que el pago de inscripciones y por el concepto de talleres se realice con anticipación al inicio del congreso. Esto facilita las actividades logísticas durante el evento, y permite tener un número más real de la cantidad de inscritos con anticipación. • Coordinación de talleres Paralelo a la organización de la agenda académica del congreso, se debe establecer: o Número de talleres a realizar y horarios: es importante tener en cuenta que de acuerdo al número de talleres, puede haber eventos simultáneos, por lo que los participantes deben ser correctamente informados sobre las fechas y horas de cada taller, para que puedan elegir los que mejor se acomodan a sus intereses y tiempos. o Responsable académico del taller: invitado local o internacional a cargo del taller. Esta persona debe definir los objetivos, tiempo (horas), público objetivo del taller, y número máximo de participantes. Esta información debe enviarse a los participantes con suficiente antelación para que conozcan los detalles de cada taller (ver anexo No. 16). o Responsable logístico del taller: se debe asignar dentro del comité organizador local una persona que se contacte con el responsable académico del taller para organizar los aspectos logísticos. Se debe llenar un formato de materiales y logística que permita generar las condiciones adecuadas para el taller (préstamos de laboratorios, materiales, etc.) (ver anexo No. 17). 























































 3 Si es posible, se pueden conseguir planes especiales para los participantes. 8 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  9. 9. 
 o Se recomienda que se realice un proceso de preinscripción a los talleres que permita tener un número aproximado de personas para la elaboración de diplomas, la reserva de salones o laboratorios, y para la compra suficiente de materiales. • Lugar del evento Se deben obtener múltiples cotizaciones para escoger el lugar donde se realizará el evento. Se sugiere que en dichas ocasiones se evalúen los siguientes aspectos del lugar: o Capacidad del auditorio principal acorde con el número de participantes esperados. Disponibilidad de salones para eventos paralelos. o Posibilidad de que el lugar permita la concentración de las personas. o Facilidad de acceso (buses, metro, taxis). o Posibilidades de alimentación. o Equipos disponibles (proyectores, computadores, pantallas). Servicio de internet inalámbrico. o Experiencia en la realización de congresos. o Disponibilidad de servicios médicos o de primeros auxilios. o Una vez definido el lugar, se debe establecer quién es la persona contacto en el centro de convenciones para toda la organización, que se hará cargo de la reserva y disposición adecuada de los espacios durante el evento. o Es importante realizar una visita para conocer los espacios (acústica, iluminación, etc.), hacer una sesión de prueba para comprobar la calidad de la alimentación, y revisar la infraestructura del alojamiento, en caso de tenerlo, entre otros. o Si el lugar ofrece servicio de alimentación, es importante definir con antelación la alimentación: almuerzos, refrigerios, puesto de café y agua, cóctel de bienvenida y evento de cierre. o El coordinador técnico y el asistente logístico deben contar con un celular ilimitado para los días previos y durante el congreso. • Alojamiento para participantes El alojamiento de los participantes es generalmente cubierto por cada uno de los mismos, y su reservación es responsabilidad del participante. Sin embargo, la organización del congreso debe ofrecer una guía de sitios recomendados que ofrezcan buenas tarifas y comodidad para el visitante. Para ello se debe: o Visitar cercanías al lugar para ofrecer opciones de hotelería y alimentación o Buscar opciones para diferentes presupuestos. o Gestionar tarifas especiales para asistentes al evento. o Crear un mapa del lugar, hoteles y posibilidades de alimentación que debe ser comunicado públicamente con suficiente antelación (ver anexo No.18). • Pasajes y alojamiento de invitados Para realizar la compra de tiquetes de invitados, se recomienda: o Realizar una reservación y enviar copia de la reserva a los invitados para su aprobación. Se debe comunicar en este momento que los cambios en el itinerario se pueden realizar antes de la compra del pasaje. Una vez emitido el tiquete, cualquier cambio correrá por cuenta del invitado. o Una vez aprobado el itinerario, proceder a la compra de los tiquetes de acuerdo a los requerimientos de la financiadora. 9 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  10. 10. 
 Si el invitado requiere de visa o de cualquier otra carta para el ingreso de algún material de apoyo (por ejemplo, para talleres), se deben redactar las cartas y enviar a la instancia correspondiente (ver anexo No. 19). Para el alojamiento se recomienda: o Coordinar la estadía de 1 o 2 personas por habitación de acuerdo al grado de confianza y formalidad de la relación que se tenga con el invitado. o Informar oportunamente las condiciones de pago en el hotel: se paga alojamiento, que incluye desayuno, y seguro hotelero. No se cubren consumos personales de minibar, ni llamadas telefónicas. Acompañamiento a invitados: o Se recomienda que dentro del grupo de voluntarios, haya personas a quienes se les asigne la responsabilidad de estar pendientes de los requerimientos y situación de cada invitado. Si el invitado habla otro idioma al español, se recomienda que esta persona hable fluidamente el idioma del invitado. o • Transporte terrestre o Se debe contratar una empresa de transporte local para los recorridos por la ciudad que se realicen (cena de camaradería, eventos de ocio, etc.), y para los trayectos aeropuerto-lugar del evento y viceversa para invitados. o En el caso de los invitados, se debe hacer un cronograma de horas y responsables de recogidas y salidas al aeropuerto. o Organizar voluntarios para dar la bienvenida y coordinar inconvenientes a la llegada o a la salida. o Se puede colgar un pendón del evento en el aeropuerto como bienevenida. • Equipos y traducción simultánea o Si hay invitados especiales que hablan un idioma diferente al español, se debe contratar un servicio de traducción simultánea, con sus correspondientes equipos. o Se deben contratar equipos de audio (micrófonos), visuales (proyectores), y de grabación (videocámaras), para todos los salones. o Es útil también tener la opción de Skype para algún invitado que a última hora no pueda llegar. Para ello se necesita banda ancha de Internet, y un computador con cámara que pueda ser conectado a un sistema de audio. • Actividades culturales e integración o Se recomienda asignar suficiente tiempo para actividades de integración e intercambio de ideas (foro abierto, cena de camaradería). Estos espacios son importantes para fortalecer redes. o Se recomienda incluir actos culturales propios de la ciudad sede del congreso. o Se recomienda establecer un cronograma de actividades adicional a la agenda académica, sin que muchas actividades agoten a los participantes. o Se recomienda realizar un recorrido recreativo por la ciudad sede del congreso. o Para convocar a estos espacios, se puede crear publicidad adicional (de ser necesario). o Se recomienda buscar patrocinio de empresas comerciales que puedan aportar productos que puedan ser ofrecidos en este tipo de eventos (comida, bebidas, etc.). 10 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 2. Actividades durante el congreso • Proceso de inscripciones o Es importante delegar un grupo que se dedique al proceso de inscripciones. Este grupo debe tener un proceso de capacitación previa e indicaciones sobre costos del congreso, costos de los talleres, el manejo de cambio, reconocimiento de billetes falsos, etc. o Con anticipación se deben mandar hacer los recibos (original y copia) que se entregarán como comprobante de pago a los inscritos. Los recibos deben llevar el número consecutivo y el logo de la ALAF. o Debe asignarse una única persona que finalizado cada día en el que se realicen inscripciones, reciba bajo acta, la totalidad del dinero recogido y lo guarde en un lugar seguro. o Se debe disponer en la mesa de inscripciones con elementos de papelería pertinentes (papel carbón, lapiceros, sellos, calculadoras, etc.). o Asignar una mesa aparte para el pago de las cuotas de los miembros ALAF, preferiblemente coordinada por un miembro de la Comité Directivo ALAF. o Se debe contar con dinero en caja menor para cambio en USD y en la moneda local. o Se recomienda tener en las mesas de inscripción, carteleras con la información clara sobre los precios de inscripción y el cambio de moneda. o Tener la base de datos de preinscritos lista, así como el material que se va a entregar (carpetas y escarapelas o distintivos). Se recomienda que dentro del material impreso para entrega se encuentre:  Agenda académica final.  Resúmenes de las ponencias (ver anexo No. 20).  Agenda de actividades culturales y de integración.  Información de emergencia: teléfonos de información del comité organizador, y comité de logística.  Mapa de la ciudad donde se realiza el evento.  Mapa de los hoteles y restaurantes más cercanos, con el precio promedio de almuerzo.  Mapa del centro de convenciones, con el punto de información permanente claramente marcado; salones, baños, áreas recreativas, otros. • Coordinación académica de la agenda o Se recomienda definir coordinadores académicos para cada sesión de trabajo (presentaciones orales, sesiones especiales, etc.). Estos coordinadores estarán a cargo de la moderación o de conseguir un moderador, realizar la relatoría, confirmar la participación de invitados, retroalimentar a los expertos nacionales e internacionales, hacer los perfiles profesionales, coordinar tiempos de la sesión, y establecer las necesidades de materiales. o Cada coordinador académico de la sesión, deberá comunicarse con antelación (vía correo electrónico o skype) con los ponentes o invitados, que participarán de su sesión, informar a los organizadores del Congreso en caso de cancelaciones o cambios para que se incluyan en la agenda final, y recopilar las presentaciones de powerpoint se encuentren disponibles con suficiente tiempo, y se coordinen las necesidades logísticas especiales en caso de ser requeridas. Para ponentes que hablarán en otro idioma, es importante especificar que deben hablar despacio y enviar un glosario de términos con antelación a los traductores simultáneos. 11 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 o o o o o • Es importante que el coordinador académico se reúna o envíe previamente al moderador la descripción de sus funciones, hora y orden de intervenciones, antecedentes biográficos y profesionales de los invitados, y expectativas de las sesión. Es importante entregarle a cada moderador el orden de las presentaciones (en letra grande), con el horario ajustado a los cambios del día. El coordinador académico también deberá estar a cargo de ser el anfitrión y ofrecer hospitalidad a la llegada y salida de cada invitado a su sesión. También de ayudar a resolver cualquier inconveniente que tenga. Se proponen como funciones de un moderador:  Contenido: Ayuda a desarrollar un diálogo creativo sobre el tema principal de la sesión, entre ponentes, y el público. Puede aportar un análisis de los puntos en común, contrastes, dificultades o retos planteados por los ponentes (pero no debe tomarse el tiempo de una ponencia en sí misma). Puede plantear preguntas iniciales para la discusión con el público, y recopilar retos planteados que incluyan futuras reuniones, debates, o congresos.  Forma: • Presenta a los ponentes de forma resumida, haciendo énfasis en aspectos interesantes y relevantes al tema de la sesión. • Monitorea la velocidad de la presentación cuando hay traducción simultánea de manera que permita una buena traducción. • Monitorea el tiempo de cada participante. Se recomienda empezar puntualmente siempre, y dejar tiempo para discusión y preguntas equivalente a un tercio del tiempo de la sesión. Se recomienda también que los ponentes practiquen previamente sus presentaciones (para cumplir con los tiempos), y que privilegien la comunicación oral y no la lectura.  Preguntas: Se asegura que todas las preguntas razonables sean consideradas y respondidas. Coordina el método para recepción y respuesta de preguntas del público, ya sea con papeles dirigidos a cada ponente, resumiendo preguntas parecidas, dirigiendo preguntas a ponentes específicos, reformulando preguntas confusamente planteadas, controlando el tiempo de los participantes que hacen preguntas o comentarios orales. Se recomienda tener un asistente de apoyo logístico voluntario para la sesión (ajustar audio, presentaciones de powerpoint previas a la sesión, pruebas de equipos, micrófonos, agua, nombres de los invitados, otros). Si hay sesiones que requieren de traducción simultánea, las ponencias deben conseguirse con anterioridad para que sean entregadas a los traductores. Es importante contar con un glosario inglés-español de términos científicos. Se recomienda privilegiar experiencia, calidad y referencias sobre el precio para la traducción, dado que con una mala traducción se pierde la inversión de traer a un extranjero. Coordinación Logística y de Voluntarios o Maestro de Ceremonias  Se recomienda elegir un maestro de ceremonias que este controlando el inicio de la sesión cada día, de informar cambios en la agenda o en los salones, así como anuncios especiales.  Debe hablar claro y sentirse cómodo con un micrófono. 12 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  13. 13. 
 o o o Voluntarios  Asignar voluntarios y formarlos para apoyar al coordinador académico de cada sesión con lo descrito en la fase pre-congreso.  Comprar camisetas de un color específico para que se identifique a las personas organizadoras del congreso y voluntarios.  Delegar una persona para el registro fotográfico.  Establecer quiénes son las personas encargadas durante el evento para hacer ajustes logísticos durante las sesiones (subir o bajar volumen de los micrófonos, cambiar de computador, poner más agua para los ponentes, etc)  Designar a la persona encargada de contabilizar el tiempo de las intervenciones. Tener carteles con tiempo que le queda a cada ponente (5 y 1 minuto). Atención a invitados  Se recomienda realizar su inscripción en la recepción del hotel, a medida que van llegando.  Confirmación de hora de llegada y salida de los invitados, condiciones del aeropuerto y facilidades de acceso. Agenda académica  Confirmar los espacios a utilizar de acuerdo a la agenda (salones, auditorios, espacios al aire libre), y la distribución de mesas y sillas.  Coordinar equipos visuales y de audio en casa espacio de trabajo. Se deben probar e instalar todos los equipos el día antes del evento (proyectores, micrófonos, computadores, etc.).  Verificar que las personas del comité académico encargadas de cada sesión técnica realicen la recolección de las presentaciones en powerpoint con anterioridad, y que las copien en el computador conectado al proyector.  Diseñar un formato de evaluación del encuentro y tener copias suficientes para distribución al final del congreso (ver anexo No.21) • Coordinación administrativa y financiera o Se debe asignar una persona encargada de la caja menor del congreso a quien se le realice un anticipo para gastos varios durante el congreso. o Se recomienda la utilización del formato detallado de gastos para el seguimiento de los gastos de caja mejor (ver anexo No.22) o Se recomienda realizar cierre de cuentas diario para el control de la ejecución del presupuesto. Por ejemplo, es importante revisar la cuenta con el hotel cada noche para la confirmar gastos del día, o con los proveedores de alimentación y otros para confirmar servicios diarios prestados. o Tener en cuenta los requisitos de facturación y legalización de gastos antes de generar una compra. o Tener en cuenta las características de billetes de alta denominación, para evitar recibir billetes falsos, o anotar en las facturas el serial del billete recibido por un inscrito particular. • Coordinación de medios de comunicación o Escoger personas clave para entrevistas en medios. o Redactar un comunicado de prensa para periodistas regionales y locales. o Si hay un tema coyuntural de importancia  Hacer un resumen del problema en cuestión para informar a expertos. 13 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 o •  Invitar a expertos a compartir su experiencia y o opinión al respecto.  Organizar una rueda de prensa, convocar medios clave y un espacio para ello.  Entregar perfiles de los expertos a los medios de comunicación. Hacer seguimiento a la rueda de prensa con artículos en medios. Punto de información Es importante contar con puntos de referencia donde los asistentes puedan encontrar información general sobre el congreso y la ciudad donde se desarrolla el evento. El punto debe estar ubicado en un espacio de fácil acceso para los participantes, debe ser permanente, y se sugiere que preste además los siguientes servicios: o Impresión y fotocopias: que esté disponible para las personas que requieren imprimir su presentación, ente otros. Se sugiere que haya otros materiales disponibles para préstamo cinta, papel blanco y de colores, marcadores, etc.; y un celular disponible para comunicaciones urgentes. o Punto de encuentro: se sugiere que en este lugar los participantes puedan dejar mensajes si requieren comunicarse con otro participante del evento. Se pueden colgar carteleras donde las personas publiquen oportunidades laborales, voluntariados, etc. o Exhibición de materiales y publicaciones para distribución gratuita o para la venta, de acuerdo a lo establecido con los autores. o Distribución de equipos de traducción simultánea. o Información sobre recorridos turísticos. 3. Actividades post-congreso Actividades para rendir cuentas y reportar actividades realizadas en desarrollo del Congreso a diferentes públicos. • Pago a proveedores: o Realizar pagos, reembolsos y cancelar facturas con todos los proveedores del evento. • Informes para financiadores: o Producir un informe o balance financiero del congreso con los aportes de cada financiador (ver anexo No. 23) y adjuntar comprobantes y facturas. o Producir informes narrativos para los financiadores sobre las principales actividades adelantadas, número de asistentes, países participantes, retos y conclusiones del evento. • Informe para el Comité Directivo de ALAF o Producir un informe de lecciones aprendidas, o complementar la guía presente. o Producir informe financiero del congreso que contenga los gastos del congreso, los ingresos por concepto de inscripciones al congreso y talleres, y egresos de los fondos de ALAF. o Producir un informe con las conclusiones académicas del Congreso y principales retos. o Realizar Acta de entrega de dineros que quedan de las inscripciones y talleres, vs. dinero ejecutado. (ver formato No.24) o Consignar dineros en la cuenta de ALAF en Guatemala. • Evaluación del congreso: o Sistematizar las evaluaciones diligenciadas por los participantes del evento y producir un informe que recoja las principales recomendaciones. o Realizar una reunión de evaluación con el Comité Organizador y/o Académico Local, y realizar el respectivo informe. 14 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  15. 15. 
 Depurar la base de datos de inscritos al Congreso, y miembros actualizada (ver anexo No. 25). Participantes e invitados: o Enviar agradecimientos a invitados especiales. o Enviar recomendaciones para voluntarios. (ver anexo No.26) o Motivar y agradecer a participantes al congreso, enviar conclusiones académicas y retos. Memorias del congreso o Transcribir audios o videos. o Recopilar ponencias y presentaciones de powerpoint o Contratar la edición de ponencias o producir una sistematización de los principales temas. o Diseño y publicación, o colgar ponencias en la página web del Congreso. o • • III. Recomendaciones finales Tiempos en la agenda del congreso: • Se recomienda que con el fin de facilitar la organización del congreso y los tiempos de los participantes, el congreso dure un total de cuatro días, tres en los que se concentre la agenda de presentaciones y eventos académicos, y un cuarto día de talleres. • Es importante privilegiar la calidad de la participación y ponencias, y no el número de trabajos presentados. Tener un número limitado de ponencias permite que se tenga más tiempo para las sesiones de preguntas y debate; que las jornadas de trabajo no sean tan largas; y que se de espacio a otro tipo de actividades. De acuerdo a la experiencia, la agenda básica de un día de congreso puede ser: o 45 minutos de charla magistral sobre un tema de interés (tafonomía, identificación, etc.). o 2 sesiones de presentaciones orales libres (una en la mañana y una en la tarde). Cada sesión puede tener aproximadamente 6 presentaciones de 15 minutos, 1 hora de discusión, y tener una duración total de 2 horas, 30 minutos. Si se contemplan 3 días de agenda académica del congreso, se presentarían un total de 36 ponencias. o 1 sesión de discusión, panel, mesa de trabajo de 2 horas. • Es importante tener en cuenta espacios lúdicos y recreativos para la construcción de redes y contactos. Invitados: • Es importante invitar a expertos internacionales y nacionales de alto nivel, que puedan ofrecer conferencias centrales y también talleres de aprendizaje. Con ello se justifica la inversión en la inscripción del congreso y se garantiza que las personas se queden hasta el final del evento. Pre- congreso virtual • Se recomienda que una vez establecidos los ejes temáticos del congreso, los foros virtuales de la página web de la asociación sirvan como medio para que se discutan contenidos previo al congreso. De esta forma, si se tiene contemplado por ejemplo el desarrollo de mesas de trabajo, los documentos y otros materiales de discusión, tienen espacio de ser socializados con anticipación, incluso para las personas que no pueden asistir al evento. 15 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 Bases de datos • Se recomienda que con los listados de inscripción, se vaya construyendo una base de datos de personas interesadas en el trabajo de la ALAF que pueda ser actualizada en cada congreso. • Se recomienda que antes de cada congreso se actualice la base de datos de socios activos de la ALAF. IV. Anexos 1. Presentación general del congreso. 2. Modelo de presupuesto 3. Perfiles de cargo 4. Términos referencia para presentación de ponencias 5. Formulario de presentación de ponencias 6. Agenda Académica 7. Formato de difusión sobre foro abierto 8. Carta de invitación a invitados internacionales 9. Formato compra de tiquetes y seguimiento de invitados 10. Formato de carta para solicitud de apoyo a agencia financiadora 11. Formato de carta para patrocinador comercial 12. Formato de seguimiento del cronograma de actividades 13. Logos para inclusión en archivos gráficos 14. Base de datos interesados y congresos anteriores 15. Formato preinscripción 16. Descripción de talleres 17. Formato de requerimientos logísticos para talleres 18. Guía hotelera 19. Carta de aduana para ingreso de material de estudio 20. Resúmenes de presentaciones científicas impreso 21. Formato de evaluación del congreso 22. Formato de control de gastos - caja menor. 23. Formato de informe financiero 24. Acta de cierre o entrega de dineros 25. Base de datos de miembros ALAF 26. Carta agradecimiento voluntarios 16 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 Anexo No. 1 PROPUESTA VI CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGIA FORENSE 1. Aspectos generales • Lugar: Bogotá, Colombia. • Fecha tentativa: Octubre 26 al 27 de 2010. • Responsable directo en Colombia: Equipo Colombiano Interdisciplinario de Trabajo Forense y Asistencia Psicosocial, EQUITAS. • Copartes organizadoras en Colombia: Equipos independientes y Asociación Colombiana de Antropología Forense. • Copartes organizadoras internacionales: Asociación Latinoamericana de Antropología Forense. 2. Objetivos • Fortalecer las redes de trabajo gremial de los antropólogos forenses a nivel Latinoamericano y al interior de cada uno de los países de la región. • Generar un espacio de reflexión sobre los contextos sociales, políticos y financieros en los que se ejerce la antropología forense en América Latina, y generar propuestas gremiales sobre los estándares mínimos de trabajo en la región. • Compartir los desarrollos científicos de la antropología forense y ciencias afines, en materia de investigación, actualización de métodos, y nuevas perspectivas del análisis forense. • Aprovechar el creciente número de Departamentos de Antropología ubicados en Bogotá, para promover la ALAF entre un grupo cada vez mayor de antropólogos forenses y estimular la creación de programas de postgrado en la disciplina. 3. Ejes temáticos Generales • Desarrollos desde la arqueología forense para la búsqueda de desaparecidos. • Desarrollo/evaluación de nuevos métodos para determinación del perfil biológico. • Análisis de trauma óseo perimortem en contextos de conflicto armado. • Antropología forense y genética. Especiales • Antropología forense desde el Estado y los equipos independientes, y marcos legales de intervención. • Retos gremiales para el impulso de estándares mínimos del trabajo antropológico forense. • Implicaciones éticas y profesionales del ejercicio de la antropología forense en América Latina. • Formación universitaria y profesional de la antropología forense en América Latina. 4. Comité científico Por definir, de acuerdo a propuesta del comité directivo de la ALAF. 5. Estructura del congreso • Conferencias magistrales • Paneles de expertos • Mesas de comunicaciones orales • Posters 17 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 • • Talleres Demostraciones 6. Recursos disponibles La propuesta que presenta EQUITAS buscará la participación de un gran número de personas. Es por esto que se montará sobre la base de un programa de voluntariado que pretenderá acercar el Congreso a la comunidad estudiantil. EQUITAS facilitará, entre otras, la gestión administrativa y de recursos del Congreso y será como parte de su esquema organizativo que se desarrolle el programa. En materia de recursos financieros, EQUITAS se compromete a coordinar con la ALAF los esfuerzos conjuntos para la recolección de fondos, y a administrarlos eficientemente según lo que sea estipulado por ésta última. Adicionalmente, pondrá a disposición de la organización del Congreso el espacio de oficinas que sea necesario. Será necesario elaborar un presupuesto de manera conjunta con la ALAF, y sobre la base de experiencias anteriores. 7. Propuesta de precongreso y congreso virtual • Precongreso virtual: Se plantea como un espacio de discusión previa sobre los temas planteados para el congreso, de tal forma que la información allí compartida sirva de insumo para la preparación las ponencias y otras actividades académicas propuestas para el congreso. Este precongreso virtual tendrá secciones interactivas como foros, videoconferencias, conversaciones con ponentes, información diaria, etc. La plataforma de foros del website de la ALAF puede ser adecuada con este fin. • Congreso virtual: Consiste en la transmisión simultánea de los eventos del congreso a través de Internet, con el fin de que las personas que no puedan asistir de manera presencial, puedan participar desde cualquier punto del planeta. 18 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 Anexo No. 2 Congreso Latinoamericano de Antropologia Forense Presupuesto General Congreso Valor Unitario moneda local 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 Cantidad No. Meses o dias Equipo Humano Coordinador Académico 2,000,000 1 Coordinador Tecnico 1 Asistente Logistico 2 Asistente Financiero 1 Voluntarios 10 Transportes Comunicaciones locales e internacionales 2 Papeleria y 1 gastos varios Subtotal Invitados y Comite Organizador Tiquetes aereos invitados internacionales 7 Tiquetes aereos invitados nacionales 4 Tiquetes aéreos Comité 10 organizador Cambio de tiquetes 4 Alojamiento invitados, Comité organizador 20 Alimentacion invitados, Comité Organizador 20 Transportes aeropuerto lugar congresovuelta 10 Subtotal Imagen, convocatoria y materiales impresos Diseño de logotipo y 6 piezas gráficas 1 Envio nacional 10 6 Subtotal moneda local Total en USD Tasa de cambioUSD Detalle 2000 2,000,000 ALAF o en especie Auspiciador No. 1 Auspiciador No. 2 1,000 - - - - - 1,000 1,000 6 6 2 1 6 - - - - - 6 6 2,000,000 1 1 1 1 5 5 2 - 1 1 - - - - - 19 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 18 19 20 21 22 23 24 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 Envio internacional Libretas de anotaciones Impresión de resúmenes Impresión de Afiches de 34x48 CD de memorias Impresión de Carpetas tamaño carta Impresión de Plegables de programación tamaño oficio Impresión de certificados Impresión de escarapelas Impresión de pendon de 2.20 x 1.50 Memorias Subtotal Infraestructura Alquiler de salones y auditorios Equipos (videobeamcomputadores) Amplificacion audio Traduccion simultánea Contratación de servicio de inscripcionescertificados Materiales talleres Registro audiovisual Registro fotográfico Subtotal Logística Transportes adicionales Refrigerios Evento de inauguración Evento de cierre Subtotal GRAN TOTAL 200 200 1 1 200 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1 - - 200 - - 1 - - 200 - - 1 - - 10 - - - - - - - 1 200 1 200 1 200 1 2 100 1 1 3 1 - - - 5 2 - 5 1 - 5 3 - 1 1 1 5 1 5 1 5 1 200 6 5 1 1 1 1 - - 20 - Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 
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 Anexo No. 3 Perfiles y funciones del equipo técnico de un Congreso Académico COORDINADOR TECNICO PERFIL Personal con conocimiento básicos en: experiencia en logística de eventos, manejo de presupuesto, buen manejo de personal, habilidades de trabajo en equipo, capacidad para delegar funciones, tolerancia al trabajo bajo presión, habilidades de comunicación y atención. Manejo adecuado y oportuno de relaciones públicas. FUNCIONES Elaborar presupuesto ajustado a las necesidades locales Elaborar plan de organización logística que incluya asignación de funciones Realizar seguimiento al plan logístico Reuniones continuas de organización con el comité local Elaboración de comunicados en general Coordinación de impresos varios (pendones, afiches, escarapelas, certificados etc.) Coordinación general de la convocatoria Apoyo al proceso de planeación y ejecución del presupuesto Coordinación de logística de tiquetes y alojamiento Coordinación de llegada y atención de los invitados Coordinación logística del evento (infraestructura, equipos, traducciones, alimentación, eventos, transportes) teniendo en cuenta la agenda académica del evento, los cambios de última hora y el cumplimiento de los objetivos Elaboración de procesos de inscripción y entrega de certificados Consolidación de gastos según presupuesto y condiciones de financiadores, así como informes narrativos de actividades. Coordinación de sistematización de las evaluaciones del Congreso o evento. ASISTENTE LOGISTICO PERFIL Se requiere de personas con conocimientos de ofimática, manejo de comunicación verbal y escrita, experiencia en logística de eventos, manejo básico de presupuesto, tolerancia al trabajo bajo presión, dinámica, FUNCIONES Realización de cotizaciones para el lugar de realización del evento, según necesidades establecidas por la agenda. Realización de cotizaciones de tiquetes, alojamiento y traducción simultanea Coordinación del proceso de compras logísticas Seguimiento de ejecución de presupuestos 21 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 organizada, buena presentación Coordinación de una mesa de información con facilidades personal, amable, habilidades de (celular, impresora, papel, cinta, grapadora, cds) y para manejo de tiempo. divulgación de publicaciones. Logística en general Seguimiento de llegada y salida de invitados Solución de imprevistos Organización de material para entregar Seguimiento al cumplimiento de tiempos según la agenda académica ASISTENTE FINANCIERO PERFIL FUNCIONES Se requiere personal con Seguimiento de cotizaciones varias para: Alojamiento, habilidades para el manejo de tiquetes, centro de convenciones, ayudas audiovisuales, presupuestos, manejo de traducción simultanea etc. herramientas de ofimáticas, organizado, alto nivel de concentración y organización, Trabajo en equipo de presupuesto del evento tolerancia al trabajo bajo presión, Legalización de gastos habilidades de comunicación, Consignación de anticipos proactivo, solidario y eficiente. Seguimiento de ejecución de presupuesto Manejo de facturación Contacto con los proveedores Verificación del proceso de compras Entrega de informe de gastos y financiero 22 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 Anexo No. 4 Convocatoria para la presentación de ponencias 1. Información general El VI Congreso de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense, titulado “Somos ALAF: Construimos principios. Herramientas para el fortalecimiento de la antropología forense en América Latina”, será realizado entre el 26 y el 30 de octubre de 2010, en la ciudad Manizales, Colombia. Este año, además de tener el habitual encuentro para intercambiar experiencias y construir redes profesionales, queremos que el congreso se convierta también en un espacio para consolidar el proceso de agremiación de los profesionales de la antropología forense en América Latina, que permita construir, de acuerdo con las experiencias locales, estándares éticos y técnicos que permitan la unidad de criterios de actuación en los procesos judiciales o humanitarios en los que los antropólogos forenses se vean involucrados. En este marco, el Consejo Directivo de la ALAF y el comité organizador del Congreso en Colombia, abren la convocatoria para la presentación de resúmenes de presentaciones orales y posters relacionados con cualquiera de las áreas de interés expuestas a continuación. El plazo máximo para el envío de resúmenes es el 30 de julio de 2010. Los resúmenes deben ser enviados en el formato adjunto a esta convocatoria al correo electrónico inscripcionesalaf@alafforense.org, indicando en el campo “asunto” el nombre del ponente y el área de interés en el que se inscribe la ponencia, por ejemplo “A. Martínez – Identificación Humana”, o si se trata de un poster, por ejemplo “A. Martínez – Poster”. Estos mismos datos deben consignarse en el nombre del archivo del formulario de presentación de ponencias, por ejemplo “AMartínez– IdentificaciónHumana.pdf”. Las ponencias serán revisadas por un comité de lectura compuesto por 4 miembros del Consejo Directivo de la ALAF, quienes de acuerdo a la rigurosidad científica y académica de los trabajos, y de su pertinencia de acuerdo a las temáticas propuestas, escogerán las ponencias a presentarse en el marco del congreso. 2. Especificaciones de las presentaciones orales • Las presentaciones deben enmarcarse en una de las áreas temáticas contempladas en la agenda del congreso (ver sección 4 de este documento), y deberán manifestar su relación con el objetivo general del mismo. • Cada resumen de ponencia debe contener: o Un título corto que permita identificar el tópico de la presentación. o Objetivo de la presentación. o 3 a 5 palabras clave. o Resumen del contenido de la presentación, no superior a 300 palabras. o Una breve exposición de cómo esta presentación se relaciona con el objetivo general del congreso. • El contenido de la presentación debe ajustarse al tema presentado en el resumen remitido para evaluación. Cualquier cambio en el contenido a presentar debe ser informado con suficiente antelación al Consejo Directivo de la ALAF y al comité organizador local. 23 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

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 • • El tiempo asignado para cada presentación oral es de 15 minutos. Las preguntas se realizarán al final de cada bloque de intervenciones, con un tiempo limitado. Ninguna presentación excederá el tiempo asignado 4. Cada salón destinado a la presentación de ponencias orales estará equipado con un podio, un micrófono, un proyector LCD, y una pantalla. Si otro equipo adicional es requerido, deberá ser informado con suficiente antelación al comité organizador local para verificar la disponibilidad de los equipos solicitados. 3. Especificaciones para la presentación de posters • Los contenidos a presentar en la modalidad de posters están abiertos a cualquier área relacionada con el ejercicio de la ciencia forense. No se aceptarán contenidos relacionados con la promoción de algún producto comercial. • Cada poster debe tener unas dimensiones de 1 pliego de papel (70x100cms). Cada autor es libre de elegir el formato vertical u horizontal y el material del mismo. • Si el autor está interesado en hacer entrega de material de apoyo (folletos, plegables, etc.) para dar mayor información al público, la copia y distribución de los mismos correrá por cuenta del autor. • Los posters deben ser entregados al comité organizador local con 1 día de anterioridad o en la mañana de inicio del congreso durante las inscripciones, con el fin de que puedan ser debidamente ubicados en el lugar designado para la exposición. • Los posters estarán en exposición durante todo el tiempo de realización del congreso, y tendrán oportunidad de ser expuestos por sus autores en las veladas del día 3 y 4 del congreso en las jornadas denominadas “Foro Abierto”. 4. Áreas temáticas para la presentación de ponencias orales Se recibirán ponencias relacionadas con investigación (nuevos métodos o técnicas), actualización (revisión de estándares, métodos, etc.) y estudios de caso y experiencias locales, en las siguientes áreas: 1. XX 2. XX 3. XX Notificación de aceptación La notificación de aceptación del resumen para presentación oral y posters se realizará vía correo electrónico el Lunes 7 de septiembre de 2010. Las ponencias orales están sujetas a las correcciones y sugerencias que el comité de lectura considere pertinentes. Las correcciones deben ser enviadas bajo las mismas especificaciones arriba señaladas, antes del 21 de septiembre de 2010. Las ponencias que no envíen los ajustes correspondientes no serán incluidas dentro de la programación del congreso. 























































 4
Este tiempo puede ser re-evaluado de acuerdo a la cantidad de ponencias recibidas por eje temático.
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 Anexo No.5 FORMULARIO DE PRESENTACION DE PONENCIAS No olvide guardar este archivo con un título que indique su nombre y el área de interés en el que se inscribe la ponencia. Tipo de presentación: Presentación oral Poster Necesita algún tipo de material de apoyo adicional al proyector LCD? Cuál? Si va a presentar un video, por favor, complete la siguiente información Formato del video Duración Contenido Área temática 1. Tafonomía forense 2. Investigación preliminar y recuperación de restos humanos. 3. Identificación humana. 4. Osteopatología y trauma. 5. Desastres masivos. 6. Trabajo forense y perspectiva psicosocial 7. Experiencias en la presentación de peritajes ante cortes locales y/o internacionales como testigos expertos. 8. Memoria 9. Otra Cuál? 25 Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 

  26. 26. Nombres del / los autor/es con sus pertenencias institucionales: Experiencia profesional del primer autor Otras experiencias del primer autor relacionadas con el área forense Publicaciones del primer autor Título de la ponencia a presentar en el VI Congreso de la ALAF Palabras clave Objetivo de la presentación Resumen (máximo de 300 palabras, letra arial, 10 puntos, no incluir gráficos o tablas, fotos, ni referencias). ¿Cómo se relaciona esta presentación con el objetivo general del congreso?
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 Anexo No.7 FORO ABIERTO El Foro Abierto es un espacio no formal ni pre-organizado, para intercambiar publicaciones, videos, información y contactos, entre todos los asistentes al Congreso. En el stand podrá: 1. Inscribirse para tener un tiempo y equipo necesario para: a. Presentar una publicación, video o material recientemente producido. b. Dar a conocer una organización, iniciativa o proyecto relacionado con los temas del Congreso. Límite de inscripción: Jueves 12:00pm. Publicación horario final: Jueves 2:00pm. 2. Exhibir su material y datos de contacto, o dejar copias de su material para divulgación. 3. Buscar contactos y personas en países específicos. 4. Ofrecer oportunidades laborales y/o voluntariados. Lugar: Stand Permanente: Martes a Viernes todo el día en el Hall del Auditorio Principal. Sesión Videos: Jueves y Viernes de 6:00-8:00 pm en el Salón Foro Abierto. Sesión Presentaciones Orales: Jueves y Viernes de 6:00-8:00 pm en la Maloka. Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 27
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 Anexo No. 8a Lima, 18 de mayo de 2010 Señores XX Universidad XX Ciudad Estimados señores, Como presidente de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense -ALAF, me permito presentarles nuestra asociación y comunicarles una propuesta de trabajo conjunto para la realización del VI Congreso de la Asociación. La asociación fue creada en el año 2004, y desde entonces sus objetivos han sido promover el uso de la antropología y la arqueología forenses en investigaciones judiciales de Latinoamérica; establecer criterios éticos y profesionales para la práctica de la antropología forense que aseguren su calidad y su independencia científica; promover la capacitación de futuros antropólogos y arqueólogos forenses latinoamericanos que ejerzan en la región y en el extranjero; promover el desarrollo de normas forenses específicos al contexto latinoamericano; crear un organismo de acreditación independiente para los profesionales calificados en el campo de la antropología forense; promover mecanismos que agilicen el acceso de los familiares de las víctimas a los procedimientos y resultados de las investigaciones forenses, de acuerdo con las convenciones, protocolos y recomendaciones internacionales; y colaborar con los Ministerios de Justicia locales en el mejoramiento de los procesos e investigaciones criminales. Adicionalmente, desde que fue conformada la asociación, los miembros de la ALAF organizamos periódicamente el Congreso Latinoamericano de Antropología Forense, al cual convocamos a todos los estudiantes y profesionales de esta disciplina y otras disciplinas afines de América Latina, para que participen de este encuentro que hemos concebido como un espacio para el intercambio de experiencias, la actualización académica y la construcción de redes profesionales y científicas. Para el año 2010, el Consejo Directivo de la asociación ha elegido como sede del Congreso a Colombia. A su vez, el comité local de socios de la ALAF ha sugerido que el Congreso se realice en Manizales, como forma de apoyar e impulsar los esfuerzos que la Universidad de Caldas ha realizado para fortalecer la enseñanza e investigación en antropología física y forense, y como una alternativa distinta ya que el II Congreso realizado en el año 2005 fue organizado en la ciudad de Bogotá. Por este motivo, le manifestamos a la Facultad de Ciencias Jurídicas y Sociales de la Universidad de Caldas, el profundo interés de la ALAF de tener su respaldo institucional y Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 28
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 académico para la organización del VI Congreso de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense, que se desarrollará entre el 26 y el 30 de octubre del año en curso. El respaldo que muy atentamente le solicitamos, es que la Universidad sea la anfitriona del Congreso, y que en ese sentido, nos pueda facilitar los espacios dentro de la universidad para la realización del mismo (ver Anexo 1). Por otro lado, en tanto que nos interesa poder contar con el respaldo académico de la Universidad, quisiéramos poder vincular activamente al Departamento de Antropología y Sociología, específicamente al programa de Antropología, en las discusiones temáticas que realizaremos previamente a la realización del congreso, que serán lideradas por Juliana Gómez y Ernesto Rodríguez, miembros de la ALAF que actualmente son parte del personal docente de la Universidad. La Universidad como anfitriona, recibirá todos los créditos en el material de difusión del Congreso y participará en el mismo de manera activa en las sesiones de apertura y clausura. Estamos seguros que la realización de nuestro Congreso en su Universidad va a favorecer tanto el impulso de la antropología forense entre sus estudiantes y cuerpo docente, como el posicionamiento de la Universidad como referente de esta disciplina en Colombia y en toda América Latina. Quedamos atentos a la respuesta que nos brinden frente a esta propuesta de trabajo conjunto, y a todas las sugerencias de participación y coordinación que estén interesados en plantearnos. Cordialmente XX Presidente Asociación Latinoamericana de Antropología Forense Anexo 1: Espacios solicitados • Auditorio para conferencias magistrales con una capacidad para 200 personas con equipo de proyección (video beam). • 2 aulas para presentaciones simultáneas, con capacidad para 100 personas, con equipo de proyección (video beam). Solicitamos que en lo posible, estas aulas sean contiguas al auditorio principal. • 1 sala para exhibición de posters • 4 espacios (combinados al aire libre y en espacios cerrados) para el encuentro de saberes de los días jueves y viernes. • 1 laboratorio para la organización de talleres con restos óseos. Disponibilidad de 1 día, 20 personas. Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 29
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 • Espacio en el laboratorio a campo abierto de experimentación en arqueología y tafonomía para la simulación de una fosa común. Martes 26 de Oct 8-12.30 Auditorio para conferencias magistrales, 200 personas. ALMUERZO 2-3 Conferencia magistral, 1 auditorio para 200 personas. 3-6 Presentaciones Simultáneas, 2 aulas, 100 personas c/u. Miércoles 27 Oct Jueves 28 Oct Viernes 29 Oct Espacio permanente para exhibición de posters 8-9 8-10.15 8-10.15 Auditorio para Auditorio para Auditorio para conferencias conferencias conferencias magistrales, 200 magistrales, 200 magistrales, 200 personas. personas. personas. 10-12.30 Mesas de trabajo simultáneas, 2 aulas, 100 personas c/u. ALMUERZO 2-6 Conferencia magistral y presentaciones orales, 1 auditorio para 200 personas. 10.30-12.39 Mesas de trabajo simultáneas, 2 aulas, 100 personas c/u. ALMUERZO 2-6 Conferencia magistral y presentaciones orales, 1 auditorio para 200 personas. 8-12 Taller de Arqueología de fosas comunes (espacio a campo abierto) 10.30-12.39 Mesas de trabajo simultáneas, 2 aulas, 100 personas c/u. 2-4 Auditorio para conferencias magistrales, 200 personas. 4-6 Mesas de trabajo simultáneas, 2 aulas, 100 personas c/u. 6-8 4 espacios (2 aire libre, 2 salones), para encuentro de saberes. Sábado 30 Oct ALMUERZO 2-6 Taller de trauma: laboratorio de osteología, para 20 personas. 2-6 Taller de desastres masivos, 1 aula para 50 personas. 6-8 ASAMBLEA ALAF Aula para 50 personas 6-8 4 espacios (2 aire libre, 2 salones), para encuentro de saberes. Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 30
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 Anexo No.8b Bogotá, 27 de septiembre de 2010 A QUIEN PUEDA INTERESAR La Asociación Latinoamericana de Antropología Forense – ALAF- es una asociación civil sin fines de lucro que busca establecer criterios éticos y profesionales para el ejercicio de la Antropología Forense, promover la oficialización del uso de la Antropología y Arqueología forense en la investigación de graves violaciones a los Derechos Humanos en América Latina, y promover la acreditación de los profesionales en la disciplina a través de la creación de un directorio independiente, entre otros objetivos. Por medio de la presente queremos extenderle una cordial invitación a participar como ponentes a las DRA. XX y DRA. XX, peritos forenses del Programa XX, en el VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense, que será realizado entre el 26 al 30 octubre del año en curso, en la ciudad de Manizales, Colombia. Las ponencias con las que se presentarán las peritos arriba mencionadas se titulan: - XX - XX La inversión para la inscripción al congreso es la siguiente: Socios plenos ALAF US$ 35.00 No socios ALAF US$ 50.00 Este año, el comité organizador del congreso ha propuesto una programación especial que se enfoca en el fortalecimiento de la ALAF como un gremio que facilite la unificación de criterios éticos, profesionales y técnicos para el ejercicio de la disciplina. El programa incluye diferentes mesas de trabajo en las que se busca discutir cómo se debería desarrollar la antropología forense en los diferentes países de Latinoamérica, además de socializar los problemas que afrontan profesionales y organizaciones para llevar a buen término las investigaciones. En este sentido, el congreso se convierte en un espacio para intercambiar ideas y para crear una visión común para el futuro de la disciplina en la región. La estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta a dos objetivos. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para intercambiar experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y segundo, para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios en los que se ven involucrados. En este sentido, el VI congreso abarca las siguientes modalidades de trabajo: 1. Conferencias magistrales: a cargo de profesionales reconocidos en diferentes áreas de la antropología forense que dan inicio a las sesiones técnicas o de discusión. Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 31
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 2. Sesiones técnicas: espacios destinados a las presentaciones orales previamente evaluadas por el comité de lectura, de acuerdo a las siguientes temáticas: • Tafonomía • Investigación preliminar y recuperación • Osteopatología y trauma • Identificación humana 3. Sesiones especiales: espacios de discusión de temas de actualidad de importancia regional, donde se realizarán dos actividades: panel de expertos y presentaciones orales relacionadas con el tema. Las dos sesiones especiales son las siguientes: • El rol del perito forense ante cortes locales e internacionales en casos de graves violaciones a DDHH y DIH. • Desastres masivos • Trabajo forense, perspectiva psicosocial y memoria 4. Mesas de trabajo: se conciben como espacios donde un moderador y varios facilitadores, a través de una metodología previamente establecida, motivan a los participantes a debatir y construir documentos de trabajo que la ALAF podrá retomar en su proceso de construcción de estándares, en torno a los siguientes temas: • Revisión de protocolos de trabajo • Principios éticos • Certificación de profesionales 5. Presentación de posters: espacio para la exhibición y presentación de los posters por parte de sus autores, de acuerdo a la selección realizada por el comité de lectura. 6. Foro Abierto: espacios de compartir de todos los participantes del congreso, donde se podrán exhibir publicaciones, mostrar videos, hacer muestras culturales, etc. En este congreso esperando la participación de representantes de varias organizaciones internacionales, entre las que se encuentra el Equipo Argentino de Antropología Forense, la Fundación de Antropología Forense de Guatemala, el Equipo Peruano de Antropología Forense, el Grupo de Investigación en Arqueología Forense de Uruguay, y el Comité Internacional de la Cruz Roja. Es muy importante contar con la participación de profesionales del gremio que aporten en el fortalecimiento de herramientas para el ejercicio de la antropología forense en América Latina. Esperamos contar con su asistencia. XX Secretaria Consejo Directivo Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 32
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 Anexo No.8c Asociación Latinoamericana de Antropología Forense 20 de Julio de 2010 ________________________________________ Dres. XX Comité de Acreditación Asociación Latinoamericana de Antropología Forense –ALAFCiudad Estimados colegas: Como es de su conocimiento, el VI Congreso de la ALAF será realizado en la ciudad de Manizales, Colombia, los próximos 26 a 30 de octubre de 2010. El congreso ha sido titulado Somos ALAF: Construimos Principios. Herramientas para el fortalecimiento del ejercicio de la Antropología forense en América Latina. Este temática para el congreso fue escogida con el fin de dar continuidad a las temáticas previas que han estado enfocadas en el tema de estandarización y acreditación. Así, la estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta a dos objetivos principales. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para intercambiar experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y segundo, para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios en los que se ven involucrados. En este marco, además de las modalidades de trabajo tradicionales de presentaciones orales y de posters, entre otros, el programa contempla la realización de Mesas de trabajo, que han sido concebidos como espacios en los que se fomente la reflexión, el debate y el trabajo sobre los siguientes temas: • Estandarización conceptual • Principios éticos • Certificación de profesionales Con relación a la última mesa de trabajo de “Certificación de profesionales”, el comité organizador local del congreso, quiere hacerles una invitación para que: Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 33
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 1. Presenten al pleno del congreso la propuesta inicial que tengan como comité de acreditación para el proceso de certificación de profesionales. 2. Dirijan una mesa de discusión sobre la propuesta presentada. Hemos planeado dentro de la agenda del congreso que esta jornada de trabajo se realice durante el último día (viernes 29 de octubre), entre las 2 y las 6 de la tarde. La propuesta que les planteamos es que realicen una exposición magistral de la propuesta construida por el Comité de Acreditación (una hora y media), y que posteriormente, coordinen un trabajo por grupos, en los que los participantes del congreso debatan y den aportes a la propuesta presentada por ustedes (2 horas). Creemos que este trabajo puede ser de gran importancia para nutrir el trabajo adelantado por ustedes como comité de acreditación, y para nutrir con las inquietudes y aportes de los demás profesionales participantes del congreso y miembros de la ALAF, el proceso que se pretende impulsar. Como reconocimiento a su participación en este evento, la ALAF aportaría sus pasajes aéreos desde su ciudad de origen hasta la ciudad de Manizales, además del alojamiento, alimentación e inscripción al Congreso. Esperamos muy sinceramente que acepten esta invitación que les hacemos, y que Manizales sea el espacio en el que podamos retomar estas iniciativas que hemos querido impulsar desde la asociación. Esperamos darle la bienvenida en Manizales, Cordialmente, Comité Organizador Local VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense Asociación Latinoamericana de Antropología Forense -ALAF- Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 34
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 Anexo No.8d Asociación Latinoamericana de Antropología Forense 22 de septiembre de 2010 ________________________________________ Señores XX Ciudad Estimados Señores: En nombre del Comité Directivo de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense y del comité organizador local del VI Congreso de la asociación, queremos extenderle una cordial invitación a participar en nuestro encuentro anual que hemos titulado Somos ALAF: Construimos Principios. Herramientas para el fortalecimiento del ejercicio de la Antropología forense en América Latina, el cual tendrá lugar en la ciudad de Manizales, Colombia, del 26 al 30 de octubre de 2010. La estructura del VI congreso de la ALAF en Colombia ha sido diseñada para dar respuesta a dos objetivos. Primero, propiciar el encuentro de la comunidad científica, para intercambiar experiencias y actualizarla en diferentes temas de interés antropológico forense; y segundo, para promover la reflexión, el debate y la construcción de principios que ayuden a la consolidación de la ALAF como una organización de referencia que construye, a partir de las experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan a la regulación y mejoramiento de la participación de los profesionales en la disciplina en los procesos judiciales o humanitarios en los que se ven involucrados. En este sentido, dentro del programa quisiéramos invitarlos muy especialmente a ser parte de la sesión especial que tendremos sobre Cuidado psicosocial a expertos forenses, que tendrá lugar el día viernes 29 de octubre, en las horas de la mañana. En este espacio quisiéramos que ustedes pudieran dar una conferencia sobre la importancia del autocuidado de los equipos forenses. Como reconocimiento a su participación en este evento, la ALAF aportaría los pasajes aéreos de un (1) miembro de su organización que pueda asumir la responsabilidad de estas dos actividades. Este pasaje será cubierto desde su ciudad de origen hasta la ciudad de Manizales y viceversa, costos de alojamiento por una noche, y alimentación de dos días. Esperamos muy sinceramente que acepten nuestra invitación y que podamos contar con su presencia en nuestro VI Congreso. Para la ALAF será un honor contar con su invaluable aporte para el éxito de este evento. Esperamos darle la bienvenida en Manizales, Cordialmente, XX Secretaria Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 35
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 Anexo No.8e Asociación Latinoamericana de Antropología Forense Latin American Association of Forensic Anthropology Dr.XX June 23th 2010 ________________________________________ Dear Dr. XX, The Latin American Association of Forensic Anthropology –ALAF- is a non-profit organization that aims at establishing ethical and professional criteria to improve the exercise of the discipline across the continent; promoting the use of forensic anthropology and archaeology in the investigation of grave Human Rights abuses; and the certification process of forensic anthropologists. On behalf of ALAF, we would like to extend you a formal invitation to participate as speaker at the upcoming 2010 VI ALAF Conference named “We are ALAF: We Build Principles. Tools for strengthening the Forensic Anthropologists Professional Activity in Latin America”, to be held in Manizales, Colombia, on October 26 – 30, 2010. The Conference is sponsored by XX and XX. This year, the host Committee has proposed a special program that focuses on the importance of strengthen the unification of professionals to reach agreements on ethical, professional and technical matters. The program includes special task-forces sessions to discuss how forensic anthropology has been developed in different countries in Latin America, and the weaknesses and difficulties professionals and organizations have had to carry out proper scientific works. In this sense, this Conference will be an opportunity for the international community to exchange ideas and develop a common vision for the future of the discipline in the region. The conference will be structured in six modalities: technical sessions, panels, taskforces, oral presentations, posters and workshops. Within this agenda, we would like you to: • • Introduce the technical session regarding XX Give a 3 hour workshop on XX In appreciation of your agreement to provide an invited talk, ALAF would provide the cost of an economy class airfare from your home institution to the conference, hotel accommodations during the conference, meals and free registration to the conference. We sincerely hope that you will be able to accept this invitation. It is a privilege for our Association to count on your valuable contribution to the discipline and we hope you will join us in making the VI ALAF Conference a success. We look forward to welcoming you to Manizales. Yours sincerely, Colombian Delegation and Chair of the VI ALAF-Conference Latin American Association of Forensic Anthropology Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 36
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 Anexo No.8f Presentación de la Asociación Latinoamericana de Antropología Forense – ALAFLa Asociación Latinoamericana de Antropología Forense (ALAF) es una asociación civil sin fines de lucro, que busca establecer criterios éticos y profesionales para el ejercicio de la Antropología Forense, promover la oficialización del uso de la Antropología y Arqueología forense en las investigaciones judiciales en América Latina, promover la acreditación de los profesionales en Antropología Forense a través de la creación de un directorio independiente entre otros objetivos. La ALAF se constituyó en Febrero de 2003 y se estableció formalmente en agosto de 2004 en la ciudad de Guatemala. La asociación está patrocinada por el Equipo Argentino de Antropología Forense (EAAF), el Equipo Peruano de Antropología Forense (EPAF), la Oficina de Derechos Humanos del Arzobispado de Guatemala (ODHAG), el Centro de Análisis forense y Ciencias Aplicadas (CAFCA) y la Fundación de Antropología Forense de Guatemala (FAFG) y la Asociación Colombiana de Antropología Forense (ACAF). La ALAF cuenta en la actualidad con un total de 113 socios entre miembros plenos, adherentes y estudiantes. Los socios provienen de Argentina, Colombia, Guatemala, Perú, Chile, Bolivia, México, Uruguay, Venezuela, Panamá, España, Austria y Estados Unidos. Los Miembros del Comité Directivo para el periodo 2009 – 2010 son: XX – Presidente (Peru) XX – Vice-Presidente (Uruguay) XX– Secretaria (Colombia) XX – Vocal (Guatemala) Congresos realizados La ALAF ha organizado cinco congresos desde su fundación. En febrero de 2003, gracias a la generosidad de Cat y Henry Butcher y de Austin College, todos ellos de Sherman (Texas), y a la subvención de Open Society Institute, un grupo de 17 profesionales pudo reunirse durante cinco días, fundando ALAF, y desarrollando los estatutos y reglamentos de la asociación. En julio de 2004 se llevó a cabo el segundo congreso en la ciudad de Antigua, Guatemala al cual asistieron más de 110 científicos forenses, y se presentaron 39 ponencias. Los asistentes pudieron también cursar un taller especial de una jornada sobre traumas óseos, impartido por el Dr. Steve Symes. El tercer encuentro de la ALAF reunió a más de 170 científicos forenses y estudiantes en la que se presentaron 58 trabajos científicos en setiembre de 2005. En esa ocasión, el Dr. Douglas Ubelaker del Smithsonian Institute impartió un taller de dos jornadas, “Actualización de patrones de antropología forense”. El cuarto congreso se celebró en Lima, Perú en abril de 2008 con una concurrencia de más de 250 personas y la presentación de 48 ponencias. Finalmente, el año 2009, el Congreso fue realizado en la ciudad de Buenos Aires, donde se planteó como tema del congreso la uniformización de los estándares de la investigación antropológica-forense en América Latina, donde se contó con más de 200 participantes. Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 37
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 VI Congreso de la ALAF - 2010 El sexto congreso de nuestra asociación se llevará a cabo entre el 26 y 30 de Octubre de 2010 y tendrá como sede la ciudad de Manizales, Colombia. Esta sede ha sido escogida dada la importancia que han cobrado las ciencias forenses, en especial la antropología, en los procesos de búsqueda de las personas desaparecidas, y otras graves violaciones a los Derechos Humanos. El congreso en Colombia tiene como objetivo consolidar el proceso de agremiación de los profesionales de la antropología forense en América Latina a través de la ALAF, y construir de acuerdo con las experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan la unidad de criterios para la actuación en los procesos judiciales o humanitarios en los que los antropólogos forenses se vean involucrados. En este sentido, el Congreso tendrá tres mesas de trabajo, orientadas a la discusión de: • Estándares técnicos de trabajo • Principios éticos de trabajo • Certificación de profesionales Adicionalmente se contará con tres sesiones especiales sobre el papel del antropólogo forense como perito ante cortes locales e internacionales en casos de graves violaciones a los Derechos Humanos, atención de Desastres Masivos y trabajo forense con perspectiva psicosocial. El congreso estará dirigido a los profesionales, estudiantes, público en general e interesados en la antropología forense y en las temáticas específicas del congreso. Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 38
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 Anexo No.9 Ref. APOYO FINANCIERO Bogotá, 12 de Septiembre de 2010 Dra. XX Gerente Programa Derechos Humanos USAID Ciudad Cordial Saludo. EQUITAS es una organización científica y humanitaria, sin ánimo de lucro, que brinda a las familias víctimas de violaciones graves, masivas o sistemáticas de los derechos humanos y en conflictos armados, contribuciones científicas e independientes para el avance de sus casos, además de empoderarlas y acompañarlas durante este proceso. EQUITAS es la organización anfitriona VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense, que se llevará a cabo en Manizales, del 26 al 30 de Octubre de 2010, quiere invitarle a apoyar la financiación de este importante evento. La Asociación Latinoamericana de Antropología Forense ha organizado cinco congresos latinoamericanos de antropología forense durante los años 2003 (Sherman, Texas), 2004 (Antigua, Guatemala), 2005 (Bogotá, Colombia) y 2008 (Lima, Perú), 2009 (Buenos Aires, Argentina). En ellos se puso de manifiesto el desarrollo científico de la disciplina alcanzado en los últimos años, convirtiéndose en un espacio irremplazable de discusión y de debate académico, de intercambio de experiencias entre los investigadores, de estandarización de protocolos, métodos y técnicas de trabajo, de exposición de las realidades nacionales y de generación de iniciativas de investigación en proyectos multinacionales conjuntos. El objetivo principal de este VI Congreso en Colombia es consolidar el proceso de agremiación de los profesionales de la antropología forense en América Latina a través de la ALAF, y construir de acuerdo con las experiencias locales, estándares éticos y técnicos, que permitan la unidad de criterios para la actuación en los procesos judiciales o humanitarios en los que los antropólogos forenses se vean involucrados. El Congreso contará con la participación de patólogos, antropólogos y otros científicos forenses de diversos países latinoamericanos, así como de la nombrada organización Physicians for Human Rights y el Comité Internacional de la Cruz Roja, y cuenta con el apoyo financiero de la Cooperación Canadiense y la Universidad de Caldas. Se espera en este evento fortalecer la formación académica de profesionales y la producción científica, lo que ayudará a ampliar, analizar y definir nuevos parámetros dentro de la teoría y las prácticas de la antropología. Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 39
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 Para el comité local es un honor haber sido escogido nuevamente como país anfitrión, dada la importancia que ha cobrado la disciplina en el contexto del conflicto armado del país. Adjunto encontrarán una presentación de la ALAF que incluye información sobre el congreso y la agenda académica del mismo. Para cualquier información adicional, no dude en ponerse en contacto con: XX al teléfono XX, o al correo electrónico: vicongresoalaff@gmail.com, o al celular XX. Agradecemos su atención a la presente y esperamos contar con su valioso aporte. Atentamente, XX Coordinador Técnico Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 40
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 Anexo No. 10 Bogotá, Septiembre 01 de 2010 Sr. XX Mercadeo XX Ciudad Cordial Saludo. XX es la organización anfitriona VI Congreso Latinoamericano de Antropología Forense, que se llevará a cabo en Manizales, del 26 al 30 de Octubre de 2010. Este importante Congreso contará con la participación de patólogos, antropólogos y otros científicos forenses de diversos países latinoamericanos, así como de la nombrada organización XX y el XX, y cuenta con el apoyo financiero de la XX y XX. Se espera en este evento fortalecer la formación académica de profesionales y la producción científica, lo que ayudará a ampliar, analizar y definir nuevos parámetros dentro de la teoría y las prácticas de la antropología. Nos gustaría contar con su patrocinio para ofrecer una copa de vino XX para aproximadamente 200 personas, en el Centro de Convenciones el Recinto del Pensamiento en la ciudad de Manizales, para el día 26 de Octubre de 6 a 8 p.m. Si fuera posible, nos encantaría contar con algún grupo musical durante el evento. Para cualquier información adicional, no dude en ponerse en contacto con: XX al teléfono XX, o al correo electrónico: vicongresoalaff@gmail.com, o al celular XX. Agradecemos su atención a la presente y esperamos contar con su valioso aporte. Atentamente, XX Coordinador Técnico Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 41
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 Anexo No. 11 VI CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGIA FORENSE CRONOGRAMA DE COMPRA DE TIQUETES TIQUETES INVITADOS INTERNACIONALES Pais de Nº Fecha de Nombre Procedencia Pasaporte nacimiento Precio del tiquete Días de $ del Trayecto 1 Hora Trayecto 2 Hora alojamie Alojamie (llegada) Fecha aprox (regreso) Fecha aprox nto nto Financia TIQUETES NACIONALES DE INVITADOS Y COMITÉ ORGANIZADOR Fecha de vencimient Nº o de Nombre Membresia Pasaporte pasaporte Precio del tiquete Días de $ del Trayecto 1 Hora Trayecto 2 Hora alojamie Alojamie (llegada) Fecha aprox (regreso) Fecha aprox nto nto Financia Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 42
  43. 43. Anexo No.12 Organización Logística Actividad I. PRE-CONGRESO PLANEACION Diseño propuesta del Congreso (año anterior) Formación equipo de trabajo a. Organización Académica Convocar comité académico local Definicion de agenda academica del congreso Convocatoria y comunicados y recopilacion de ponencias Selección de ponencias Definicion de invitados especiales y envio de cartas de invitacion b. Gestión financiera y administrativa Cartas de solicitud de apoyo y presupuesto Elaboracion de cronograma de actividades Asesoria contable y financiera Seguimiento a propuestas de financiacion c. Organización logística Diseño imagen del Congreso y envio comunicaciones Coordinacion preinscripciones Coordinacion talleres y preinscripciones Definicion y coordinacion lugar del evento Definicion y coordinacion alojamiento para participantes Coordinacion pasajes y alojamiento invitados Coordinacion transportes terrestres Coordinacion equipos y traduccion simultanea Coordinacion actividades culturales e integracion II. CONGRESO Coordinacion proceso de inscripciones Coordinacion academica de la agenda Coordinacion logistica y voluntarios Coordinacion administrativa y financiera Coordinacion medios de comunicación Punto de informacion III. POST-CONGRESO Pago a proveedores Informes para financiadores Informes para Comité Directivo ALAF Sistematizacion evaluacion del congreso Agradecimientos a invitados y participantes Produccion de memorias del Congreso (meses posteriores) CONGRESO LATINOAMERICANO DE ANTROPOLOGÍA FORENSE Cronograma de Actividades Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Respons able 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 x x x x x x 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 x x x x x x x x x x x x x x x x x 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 x x x x 3 4 1 2 x x x x x x x x x x x 3 4 1 2 x x x x x x x 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 x x x 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 x x x x x x 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 x x x x x x x 2 x x x x x x 2 x 3 x x x x x x 3 x 4 1 2 x x x x x x 4 1 2 x x x x x x x x x 3 4 3 4 x x x x x x x x x
  44. 44. ANEXO NO.15 DESCRIPCION DE TALLERES Taller # 1: Principios de excavación arqueológica en contextos forenses • • • • • • • Instructores: Equipo Peruano de Antropología Forense. Objetivo del taller: brindar herramientas básicas en arqueología forense para la excavación de enterramientos relacionados con graves violaciones a los Derechos Humanos. Metodología: teórico-práctica. Se contará con enterramientos simulados para la práctica de excavación y registro. Público: dirigido al público en general. No se requieren conocimientos previos en arqueología. Duración: 2 días. El taller se realizará el viernes 29 y sábado 30 de octubre. Inversión: 30 USD. Cupo: 30 personas. Taller # 2: Análisis de trauma óseo producido por mecanismo cortante y cortocontundente. • • • • • • • • Instructor: XX Objetivo del taller: afianzar conocimientos en el análisis diferencial de marcas de corte producido por mecanismos cortantes y cortocontundentes, que pueda ser aplicado a casos de desmembramiento, entre otros. Metodología: teórico-práctico. Público: profesionales con experiencia en análisis de traumatismos óseos. Duración: 4 horas. El taller se realizará el viernes 29 de octubre en las horas de la tarde. Inversión: 15 USD. Idioma: el taller será dictado en inglés y se contará con ayuda de un traductor. Sin embargo es recomendable tener conocimientos básicos de inglés. Cupo: 30 personas. Taller # 3: Introducción al análisis de trauma • • • • • • • • Instructor: XX Objetivo del taller: brindar elementos básicos para el análisis de trauma que permitan diferenciar los distintos mecanismos de generación de lesiones (contundente, cortante, impacto de proyectil de arma de fuego, alteraciones térmicas), e identificar el momento de ocurrencia de la lesión (antemortem, perimortem, postmortem). Metodología: charla magistral con ayudas audiovisuales. Público: estudiantes y profesionales sin experiencia en análisis de trauma. Duración: 4 horas. El taller se realizará el sábado 30 de octubre en las horas de la mañana. Inversión: 10 USD. Idioma: el taller será dictado en inglés y se contará con ayuda de un traductor. Sin embargo es recomendable tener conocimientos básicos de inglés. Cupo: 50 personas.
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 ANEXO NO.16 FORMATO DE PREINSCRIPCIÓN Diligencie el formato en su tota lidad, marcando con una X su elección. La información enviada es importante para la adecuada organización del congreso. INFORMACIÓN GENERAL Por favor, escriba su nombre tal y como desea que aparezca en el certif icado Nombres: Apellidos: Profesión: E-mail: País: Lugar de trabajo: Dirección de correspondencia: Ciudad: Correo electrónico: Teléfonos: ESTATUS DENTRO DE LA ALAF ¿Es miembro de ALAF? Sí No Socio estudiante Socio adherente Tipo de membresía: Socio pleno Guía general para la organización de congresos académicos EQUITAS, Colombia, 2010 45

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