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Make it as simple as possible, but no simpler

Projekte sind per se komplexe, temporäre Aufgabenstellungen. Projektmanagement sollte deshalb nicht als Bürokratie verstanden werden, sondern der einfacheren Realisierung von Projekten dienen.

In dem pmcc consulting Webinar "Internationales Projektmanagement" am 14.02.2013 wurden adäquate Methoden und Prozesse beleuchtet, die professionelles Management von Projekten ermöglichen, aber gleichzeitig auch pragmatisch eingesetzt werden können, z. B. mit Tools zur Online Collaboration. Inhalte:

> Professionelles und pragmatisches Projektmanagement
> Unterschiedliche Erwartungshaltungen, Sichtweisen und Zugänge
> Einheitliches Projektmanagement im interkulturellen Kontext
> Neue Möglichkeiten durch Online-Meetings

Mehr Informationen zum Webinar und Produktportfolio der pmcc consulting GmbH unter www.pmcc-consulting.com oder direkt bei unserem Team unter office-wien@pmcc-consulting.com oder 0043 1 89 00 510.

pmcc consulting GmbH - who we are:

Die Fähigkeit, Strategien, Projekte und Prozesse professionell zu managen, ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen. Eine konsistente Strategie einerseits und eine konsequente Umsetzung anderseits sind die Antworten für die heutigen und zukünftigen Herausforderungen von Unternehmen.

pmcc consulting – project management competence center – ist innovativer Spezialist und qualitätsorientierter Komplettanbieter für Projektmanagement, Prozessmanagement sowie Strategisches Management und begleitet Unternehmen in ihrer Entwicklung zur projekt- und prozessorientierten Organisation. Das Portfolio umfasst:

˃ Aus- und Weiterbildung im Projekt- und Prozessmanagement
> Beratung projekt- und prozessorientierter Organisationen
˃ Coaching von Projekten, Programmen, Prozessen und Personen
˃ Management auf Zeit im Projekt- und Prozessmanagement
˃ IT-Tools als IT-Unterstützung im Projektmanagement
˃ pmcc academy - überbetriebliche Ausbildungen der pmcc consulting

setting milestones – www.pmcc-consulting.com

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pmcc consulting webinar_internationales_projektmanagement_02_2013_p

  1. 1. webinarInternationales Projektmanagement„einfach„ umgesetztwww.pmcc-consulting.comStefan Plank, MSc, 14.02.2013
  2. 2. Inhalte 1 Projektmanagement: Methoden und Prozesse 2 Führen von internationalen Projekten Einführung Folie 2
  3. 3. pmcc consultingStefan Plank, MSc, PMP®,Senior Consultant> Projekte, Prozesse, Strategien> 25 MitarbeiterInnen, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung> 6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana> Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools > Leitung Themenfeld ‘Projektmanagement‘ bei pmcc consulting > Expert im Bereich Risikomanagement, Vertragsmanagement, Claimmanagement und Coaching in Projekten > Gast-Lektor an der WU Wien sowie an der Fachhochschule des bfi Wien > PM-Erfahrung: > Leitung und Entwicklung von (internationalen) Großprojekten in der Bauindustrie > Entwicklungsprojekte in Südost-Afrika Einführung > Internationale Qualifizierungsprogramme im Anlagenbau in Europa, China, Indien und Brasilien Folie 3
  4. 4. pmcc consulting Projektverständnis Aufgabe mit besonderen Merkmalen Temporäre Organisation Soziales System Einführung Folie 4
  5. 5. pmcc consulting Projektmanagement-Verständnis Zyklische Vorgehensweise Betrachtungsobjekte > Ziele, Ergebnisse (Neu-)Planen > Leistung Hard Facts > Termine Durchführen > Kosten & Steuern Ressourcen > Projektorganisation und -kultur Soft Facts > Projektkommuni- kation Überprüfen > Projektkontext/ -umfeld Einführung Folie 5
  6. 6. Internationale ProjekteBesonderheiten> Internationale Projekte sind > Projekte, an denen mehrere Nationen wesentlich beteiligt sind > Projekte, an denen mehrere Kulturen repräsentiert werden> Verschiedene Standorte, Zeitzonen> Unterschiedliche rechtliche Bestimmungen> Unterschiedliche Erfahrungen und Erwartungen Internationale Projekte = komplexere Projekte! Einführung Folie 6
  7. 7. Internationale Projekte Ziele und Ergebnisse nicht Die größten Herausforderungen bzw. unklar definiert Kein Projektauftrag (Project Kontext Charter) Ziele Mangelende Expertise bzw. Erfahrung Leistungen Keine integrierte Kommunikation: Physischen Leistungsplanung Treffen werden nicht ermöglicht, (Arbeitspakete + Verantw.) unterschiedliche Zeitzonen Fehlendes Vertrauen, keine Teamentwicklung KontextKontext Vorurteile Organisation Kosten & Termine RessourcenMangelnde Kenntnis von Länderspezifika (Gesetze, Unrealistische Vorgaben / Normen, Klima, etc.) Blauäugigkeit EinführungMangelnde Berücksichtigung Fehlende Leistungsplanung der Unterschiede (Kultur, Kontext Folie 7 Sprache, Moral, etc.)
  8. 8. 1. Projektmanagement:Methoden und Prozesse
  9. 9. Projektmanagement Methodenüberblick Kontext Ziele Leistungen KontextKontext Organisation Kosten & Termine Ressourcen 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Kontext Folie 9
  10. 10. ProjektmanagementMethodeneinsatz in internationalen ProjektenProjektstrukturplan: Transparentmachen von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 10
  11. 11. ProjektmanagementMethodeneinsatz in internationalen ProjektenVisualisierung: “Ein Bild sagt mehr als 1000 Wörter…“ 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 11
  12. 12. ProjektmanagementMethoden: IT-Support> Gerade bei größeren Projekten trägt eine funktionale IT-Lösung (entlang des PM-Prozesses) wesentlich zum professionellen und effizienten Projektmanagement bei> Sowohl IT-unterstützte Methoden in der Projektplanung und im Projekt-Controlling als auch eine strukturierte Dokumentation dienen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 12
  13. 13. Projektmanagement Methoden: IT-Support – Look ‘n Feel AktualisierenProjektstrukturplan Gehe zu AP Knoten ohne BasisplanProjekt Relax kennzeichnen 23% Projekt Relax 1 Sterrer grün 02.02.10 10.09.10 36% 81% 54% 13% 0% 0% 0% PROJEKTMANAGEMENT IST-ANALYSE SOLL-KONZEPTION PLANUNG & BESCHAFFUNG UMSETZUNG PILOT DURCHFÜHRUNG ÜBERGABE 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 grün grün grün grün grün grün grün 02.02.10 30.08.10 02.02.10 12.03.10 01.03.10 05.04.10 31.03.10 30.04.10 02.05.10 09.06.10 05.06.10 11.07.10 12.07.10 10.09.10 100% 100% 0% 0% 0% Projekt gestartet Analyse andere Unternehmen Erstellung EA Infrastruktur Planung Umbaumaßnahmen Baubeginn Vorbereitung Pilot Mitarbeiter-Information erledigt offen 1.1.1 1.5.1 1.2.1 1.3.1 1.4.1 1.6.1 1.7.1 02.02.10 Berger Weichselbaum Brenner 02.05.10 Berger Strasser grün grün grün grün grün 02.02.10 02.02.10 25.02.10 01.03.10 15.03.10 07.04.10 15.04.10 23.04.10 05.06.10 09.06.10 12.07.10 24.07.10 100% 100% Erstellung EA 75% 50% 0% 0% Projektstart Interviews Führungskräfte Einholung Baubescheid Baudurchführung Einweisung Pilot TN Go live Organisationsstrukturen offen 1.7.2 1.1.2 1.2.2 1.3.2 1.4.2 1.5.2 1.6.2 Sterrer Kretschner Weber Brenner Sterrer Brenner 25.07.10 grün grün grün grün grün gelb 02.02.10 09.02.10 17.02.10 12.03.10 01.03.10 20.03.10 31.03.10 07.04.10 02.05.10 12.05.10 05.06.10 09.06.10 04.07.10 100% 100% Durchführung Rechtliche 25% 0% 0% 0% Projektkoordination Interviews Mitarbeiter Planung Infrastruktur Installationen Start Pilot Betreuung erste 2 Monate Prüfung offen 1.6.3 1.1.3 1.2.3 1.3.3 1.4.3 1.5.3 1.7.3 Sterrer Sterrer Weber Gruber Sterrer 09.06.10 Weichselbaum grün grün grün grün grün rot 09.02.10 30.08.10 17.02.10 27.02.10 10.03.10 20.03.10 07.04.10 20.04.10 07.05.10 21.05.10 18.05.10 12.07.10 10.09.10 100% Ausschreibung & Beschaffung 25% 50% 0% 0% 0% 0% Projektcontrolling Analyse Berater Kalkulation Kosten Innenausbau Durchführung Pilot Übergabe an Personalabteilung Infrastruktur 1.1.4 1.2.4 1.3.4 1.4.4 1.5.4 1.6.4 1.7.4 Sterrer Sterrer Schreder Gruber Sterrer Berger Sterrer grün grün grün grün grün grün gelb 09.02.10 30.08.10 02.02.10 25.02.10 20.03.10 30.03.10 20.04.10 30.04.10 07.05.10 17.05.10 09.06.10 04.07.10 15.08.10 10.09.10 100% Zusammenfassung Übergabe an 50% 0% 0% 0% Projektmarketing Analyse Literatur Einrichtung Teilnehmer-Betreuung Pilot Gesamtkonzept Personalabteilung erfolgt offen 1.7.5 1.1.5 1.2.5 1.3.5 1.5.5 1.6.5 Sterrer Gruber Schreder Sterrer Berger 10.09.10 grün grün grün grün grün 09.02.10 30.08.10 02.02.10 25.02.10 30.03.10 03.04.10 17.05.10 31.05.10 09.06.10 04.07.10 14.08.10 100% Abstimmung+ Optimierung 0% 0% 0% Projektabschluss Analyse Räumlichkeiten Behördliche Abnahme Pilot abgeschlossen Konzept offen 1.6.6 1.1.6 1.2.6 1.3.6 1.5.6 Sterrer Brenner Weber Sterrer 04.07.10 grün grün grün grün 21.08.10 30.08.10 02.02.10 25.02.10 03.04.10 05.04.10 31.05.10 01.06.10 12.06.10 50% 0% Projekt abgeschlossen Zusammenfassung Ist-Analyse Abnahme Konzept Abnahme Evaluierung Pilot 01 offen offen offen 1.1.7 1.3.7 1.5.7 1.2.7 1.6.7 30.08.10 Sterrer 05.04.10 01.06.10 Sterrer grün grün 30.08.10 16.02.10 20.02.10 12.03.10 11.05.10 05.07.10 11.07.10 0% 0% Ist-Analyse abgeschlossen Auswahl Pilot Bereich Optimierung Relaxingzone offen 1.2.8 1.5.8 1.6.8 12.03.10 Sterrer Sterrer grün grün 20.02.10 02.06.10 06.06.10 05.07.10 11.07.10 Projektmanage- ment Methoden 0% Organisationsplanung 1.5.9 Sterrer und Prozesse grün 02.06.10 09.06.10 Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 13
  14. 14. ProjektmanagementMethoden: IT-Support – Look ‘n Feel 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 14
  15. 15. Projektmanagement Projektmanagement als Prozess VORPROJEKTPHASE PROJEKTMANAGEMENTPROZESS NACHPROJEKTPHASE PM-Aufwand „Intuitive„ Projektabwicklung PROJEKTMANAGEMENT PROJEKTKOORDINATION PROJEKTMARKETING PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- BEAUFTRAGUNG START CONTROLLING KRISE ABSCHLUSS EVALUIERUNG Zeit PM-Planung Projektcontrolling ProjektabschlussPROJEKTABWICKLUNG INHALTLICHE OPERATIONS / AKQUISITION DESIGN BESCHAFFUNG MONTAGE INBETRIEBNAHME AFTER SALES Erste inhaltliche Inhaltliche 01 Besprechung Abnahme Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 15
  16. 16. Frage 1In wie weit unterscheidet sich die hier präsentierte Theorievon der Praxis in Ihren Projekten? a. Gar nicht (fast deckungsgleich) b. Einige Unterschiede c. Sehr (fast keine Übereinstimmung) 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 16
  17. 17. Projekt-StartBeschreibung> Der Projekt-Startprozess stellt einen Kommunikationsprozess dar, dessen Ergebnis eine adäquate, im Projektteam erstellte PM-Planung sein soll> Die Erstellung der Projektpläne erfolgt in iterativen Zyklen> Eine adäquate Projektorganisation ist aufzubauen, Teambuilding-Maßnahmen sind durchzuführen> Ein ausbalanciertes Verhältnis zwischen Planungsqualität und Dauer bzw. Aufwand für den Projekt-Startprozess ist sicherzustellen 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 17
  18. 18. Projekt-StartProjektplanung in internationalen Projekten PM- Qualität Projekt - ‘Konklave‘ Projekt - Startwork- shop Kick-off - Meeting Eigen- 01 ständige Planung Aufwand Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 18
  19. 19. Projekt-StartLook ‘n Feel: Projekt-Startworkshop 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 19
  20. 20. Projekt-StartLook ‘n Feel: Projekt-Startworkshop 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 20
  21. 21. Projekt-ControllingAusgangssituation> Ausgehend von der Dynamik als wesentlichem Projektmerkmal ergeben sich während der Laufzeit Änderungen im Projekt> Um den Überblick über das Projekt zu wahren, ist es notwendig, sich regelmäßig eine aktuelle Gesamtsicht über das Projekt zu verschaffen:  AB- WEICHUNG FORECAST (Rest) AKTUELL PLAN PLAN ABWEICHUNG (Basis) IST FORECAST (Rest) AKTUELL IST-STAND> „Nur was geplant ist, kann auch controlled werden“ 01 Projektmanage-> Projektcontrolling = Krisenprävention ment Methoden und Prozesse Folie 21
  22. 22. ProjektabschlussBeschreibungVoraussetzung: Die inhaltliche Leistungserstellung ist weitgehendabgeschlossen> Dokumentation des Ist-Verlaufs> Planung von Aufgaben der Nachprojektphase> Beurteilung des Projekterfolgs (Messung der Zielerreichung), Marketing der Projektergebnisse> Auflösung der temporären Organisation> Know-how-Transfer> ‘Sozialer Projektabschluss‘ (Feiern) > Würdigung der Leistung des Projektteams 01 > Motivator für nächste Projekte Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 22
  23. 23. Literaturempfehlung: „setting milestones“ „setting milestones“ Projektmanagement Methoden – Prozesse - Hilfsmittel Christian Sterrer Gernot Winkler 2. Auflage 2010 315 Seiten ISBN: 978-3902729200 www.pmcc-consulting.com/buecher 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 23
  24. 24. 2. Führen von internationalenProjekten
  25. 25. Unser Projektmanagement-Verständnis Zyklische Vorgehensweise Betrachtungsobjekte > Ziele, Ergebnisse (Neu-)Planen > Leistung Hard Facts > Termine Durchführen > Kosten & Steuern Ressourcen > Projektorganisation und -kultur Soft Facts > Projektkommuni- kation Überprüfen 02 > Projektkontext/ Führen von -umfeld internationalen Projekten Folie 25
  26. 26. Frage 2Wie groß sehen Sie den Anteil von sozialen Themen (zBKommunikation, Rollenverständnis) am Erfolg einesinternationalen Projekts? a. Weniger als 25% Anteil b. 25 – 50% Anteil c. 51 – 75% Anteil d. Über 75% Anteil 02 Führen von internationalen Projekten Folie 26
  27. 27. Frage 3Wie viel Zeit (gemessen am Gesamtaufwand) widmen Sie fürderen Planung und Umsetzung? a. Weniger als 25% Anteil b. 25 – 50% Anteil c. 51 – 75% Anteil d. Über 75% Anteil 02 Führen von internationalen Projekten Folie 27
  28. 28. BesonderheitenInternationale Projekte sind vor allem sozial komplex > Herausforderungen durch unterschiedliche Kulturen und Sprachen > Fehlende Rufdistanz > Fehlende Identifikation mit dem Gesamtprojekt (statt dessen mit der Firma oder dem Standort) > Internationale Projekte sind immer und vor allem interkulturelle Projekte > Verbindlichkeiten sind nicht (immer) verbindlich … 02 Führen von internationalen Projekten Folie 28
  29. 29. Internationale ProjekteHerausforderungen in der Führung> Jeder im Team hat eine andere ‘Wohlfühlzone‘> In jeder Kultur wird anders geführt – es gibt unterschiedliche Normen und Werte> Respekt und Wertschätzung werden in den jeweiligen Kulturen unterschiedlich ausgedrückt 02 Führen von internationalen Projekten Folie 29
  30. 30. Eh-Klar-FalleVerschiedene Hintergründe und Sichtweisen 02 Führen von internationalen Projekten Folie 30
  31. 31. Eh-Klar-FalleVerschiedene Hintergründe und Sichtweisen Es ist ein FÄCHER! Es ist eine WAND! Es ist ein Es ist SPEER! ein SEIL! 02 Es ist eine Es ist eine SCHLAN- Führen von Es ist ein internationalen SCHLANGE! GE! BAUM! Projekten Folie 31
  32. 32. Internationale ProjekteUnterschiedliche Wahrnehmungen> Jede Kultur nimmt Wertschätzung unterschiedlich wahr> Mein Verständnis von Respekt, Akzeptanz und Wertschätzung darf keinen Absolutheitsanspruch haben> Stell Dich selbst in Frage!> Der/die ProjektleiterIn muss vor allem Fragen stellen und eine gemeinsame Projektkultur schaffen! 02 Führen von internationalen Projekten Quelle: s cards by pmcc consulting (‘Feedback‘) Folie 32
  33. 33. Internationale ProjekteTeamarbeit“Unechte” Teamarbeit “Echte” Teamarbeit> Co-agierend > Inter-agierend> Addition von Einzelleistungen > Mehrwert entsteht> Partielle Sichtweisen 02 > Ganzheitliche Sichtweisen Führen von internationalen Projekten Folie 33
  34. 34. Internationale ProjekteAufbau einer adäquaten Projektorganisation PROJEKT- LENKUNGSAUSSCHUSS Projekt- auftraggeberIn Projekt- mitarbeiterIn Projekt- Projekt- leiterIn mitarbeiterIn Projekt- teammitglied Projekt- PROJEKTTEAM teammitglied Projekt- Projekt- teammitglied teammitglied Projekt- SUBTEAM mitarbeiterIn Projekt- Projekt- mitarbeiterIn mitarbeiterIn PROJEKTORGANISATION 02Wichtig: Führen von> Max. 8-10 Teammitglieder internationalen Projekten> Konkrete Definition der Projektorganisation mittels Projektorganigramm! Folie 34
  35. 35. Führen von virtuellen ProjektteamsKommunikation 02 Führen von internationalen ProjektenQuelle: s cards by pmcc consulting (‘Führen‘) Folie 35
  36. 36. Kommunikation in internationalen ProjekteAuch Kommunikation muss geplant werden> Gerade in internationalen Projekten muss eine regelmäßige Kommunikation innerhalb der Projektorganisation geplant und aufrechterhalten werden ProjektleiterIn < > Projektteam Projektteammitglieder < > Subteams ProjektleiterIn < > ProjektauftraggeberIn / Lenkungsausschuss> Hinzu kommen natürlich auch bilaterale Abstimmungen bzw. Besprechungen bei Bedarf> Je weniger Aufwand in die Projektplanung investiert wurde, um so größer zeigt sich der Koordinations- und Diskussionsaufwand während des Projektes! 02 Führen von internationalen Projekten Folie 36
  37. 37. Kommunikation in internationalen ProjekteKommunikationsstrukturen (Beispiel) Projektkommunikation (Periodische Kommunikationsstrukturen)Bezeichnung Ziele, Inhalte Teilnehmer TermineProjekt- > Operative Koordination der Projektbeteiligten ProjektleiterIn, wöchentlichJour fixe > Diskussion inhaltlicher Themen und Probleme Projektteam, (Projekt-Coach) > Planung nächster SchritteSubteam- > Koordination des Subteams Subteam bei Bedarfsitzung > Diskussion inhaltlicher Problemstellungen > Planung WVWProjekt- > Feststellen des Projektstatus ProjektleiterIn, monatlichcontrolling- > Controlling von Zielen, Leistungen, Projektteamsitzung Terminen sowie Ressourcen und Kosten > Controlling der Stakeholderbeziehungen > Entscheidungsaufbereitung für die Projektauftraggeber-SitzungProjekt- > Diskussion von Projektstatus, Projektauftrag- nach 02auftraggeber- Abweichungen im Projekt geberIn, Projekt- Führen vonsitzung ProjektleiterIn, controlling- internationalen > Treffen ausstehender Entscheidungen Lenkungsaus- sitzung Projekten > Abnahme des Projektfortschrittsberichts schuss Folie 37
  38. 38. Kommunikation in internationalen ProjekteIT-Unterstützung> Speziell in internationalen und überregionalen Projekten sind regelmäßige physische Meetings nicht möglich> Moderne Telekommunikationsmittel können hierbei kräftig unterstützen> Physische Zusammenkünfte sind dadurch jedoch nicht vollständig ersetzbar 02 Führen von internationalen Projekten Foto: citrixonline.de Folie 38
  39. 39. Kommunikation in internationalen ProjekteIT-UnterstützungBeispiele:> Web Clouds> Online-Meetings> Projekt-Avatare> etc. 02 Führen von internationalen Projekten Quellen: techglobex.blogspot.com / citrixonline.de/ avameo.de Folie 39
  40. 40. Online-CollaborationVorteile von Online-Meetings in der Projektarbeit> Sie ermöglichen regelmäßige Treffen zu vernachlässigbaren Kosten, bei denen sich die TeilnehmerInnen nicht nur sprechen, sondern auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten können> Webkonferenzen schaffen eine Nähe, die mit einem persönlichen Treffen vergleichbar ist. Teammitglieder können von jedem Ort der Welt aus an Meetings ihrer Projektgruppe teilnehmen> Durch den regelmäßigen persönlichen Austausch kommen Fehlplanungen früh zur Sprache und sind somit auch schneller zu beheben 02> Die Kommunikation ist Führen von internationalen effizienter als per E-Mail oder Projekten Telefon Folie 40
  41. 41. Online-CollaborationEinfach einsetzbar & geringe Investitionen> Online-Meetings lassen sich schnell und einfach organisieren (ad hoc oder geplante Meeting per Mausklick)> Es reicht ein herkömmlicher Computer mit Internetzugang und eine spezielle Software für Webkonferenzen; aufwendig zu installierende Hardware ist nicht nötig> Präsentationen oder sonstige Dokumente werden über den Bildschirm an alle Teilnehmer übertragen; alle Beteiligten können diese per Echtzeit gemeinsam ansehen und bearbeiten> Online-Meetings lassen sich aufzeichnen 02 und somit sind Ziele und Vorgaben auch Führen von internationalen im Nachhinein leicht nachvollziehbar Projekten (hohe Transparenz) Folie 41
  42. 42. Literaturempfehlung:„social competene im Projektmanagement“ „social competence“ im Projektmanagement Projektteams führen, entwickeln, motivieren Christian Majer Luis Stabauer 1. Auflage 2010 268 Seiten ISBN: 978-3902729316 www.pmcc-consulting.com/buecher 02 Führen von internationalen Projekten Folie 42

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