Gestion avancée avec PMB: traitement par lots (paniers) et SQL: quelques exemples pratiques

Requêtes SQL & Paniers Anne-Marie Cubat

Pour les bibliothécaires mais aussi pour les lecteurs

PMB : une base de données relationnelle et performante

Les tables et leurs relations sont conçues

pour assurer une gestion efficace et conviviale

dans le respect des normes en vigueur en bibliothéconomie

Les procédures de base (et beaucoup d’autres !) sont déjà prédéfinies. Quelques exemples :

gestion des lecteurs et des prêts, du catalogue, des autorités …

Recherches simples ou avancées

en gestion

dans l’OPAC (interface pour les lecteurs)

Le logiciel open source est orienté full Web

Adaptable à vos besoins et à vos moyens

Une base de données flexible

Personnaliser la gestion et l’OPAC

Agir sur un grand nombre de paramètres

Ajouter des champs personnalisables aux tables existantes

Créer des requêtes SQL pour sélectionner les données et les afficher comme on le veut

Faciliter la gestion grâce au traitement par lot des données

Paniers de notices, d’exemplaires, de bulletins et de lecteurs

1/2 États personnalisables : requêtes SQL

Deux étapes

« Administration » : rédiger la requête

« Éditions » : exécuter la requête

On obtient ainsi un « état » , c’est-à-dire un rapport, un compte rendu

Cet état est « personnalisable » puisqu’on précise soi-même les tables et les champs dont on veut extraire les données, les critères de sélection…

On peut donc choisir les données, le mode de présentation, calculer des statistiques…

chronologiques dans le diaporama

Le résultat est ensuite transféré dans un tableur

il peut alors être sauvegardé en tant que feuille

de calcul ou être exporté vers un autre logiciel.

Exemple : imprimer des étiquettes de rangement

Repérer dans la liste des états personnalisables la requête SQL dont on a besoin

Choisir dans la liste le panier d’exemplaires concerné

Exécuter la requête SQL adéquate

Transférer

le résultat vers un tableur

Sauvegarder cette « mini base de données »

Dans le logiciel approprié : publipostage entre

le modèle d’étiquettes de rangement et les données

Et voilà le résultat final !

Imprimer la série d’étiquettes

Comment arriver à ce genre de résultat ?

1/2 États personnalisables : requêtes SQL Regardons « en coulisses » dans l’onglet « Administration »

Voici le code de la requête SQL à enregistrer

Classez les requêtes, vous retrouverez plus vite celle dont vous avez besoin !

Ensuite, configurer les paramètres

A noter : une requête peut en appeler une autre

N’oubliez pas d’enregistrer le tout !

Diverses possibilités sont offertes

1/2 États personnalisables : requêtes SQL Exécuter la requête afin de la tester Retourner en mode édition pour corriger Configurer les paramètres Exporter la requête

« Exporter » sauvegarde la requête sous forme de fichier.

« Importer » intègre une nouvelle requête.

L’import-export permet l’échange de « trucs et astuces » entre utilisateurs.

Une requête n’est pas nécessairement liée à un panier. 1/2 États personnalisables : requêtes SQL

Cette procédure vous donne la liste de toutes les indexations décimales, triées par ordre croissant.

Quatre types de paniers

paniers de notices

paniers d’exemplaires

paniers de bulletins

paniers de lecteurs

2/2 Traitement par lot : les paniers

regrouper dans un panier des éléments qui ont un ou plusieurs points communs

exécuter une requête SQL afin de leur faire subir un changement global

ex. exclure du prêt des exemplaires, changer l’indexation décimale des notices ou la cote des exemplaires …

Donc un gain de temps appréciable !

Une manière astucieuse de faciliter la gestion

Passons à l’onglet « Catalogue »

Première étape : créer un panier

Deuxième étape : remplir le panier

saisir le code-barres au clavier ou à la douchette

exécuter une requête SQL afin de déterminer les critères de sélection

ex. codes-barres de … à …, cote Dewey = …,

cote de rangement comprise entre 2 valeurs …

A noter : à tout moment, on peut ajouter des éléments en cliquant sur l’icône du panier

Remplir par sélection

Sélectionner la requête à exécuter

Sélectionner le panier à remplir

Remplir par sélection

Observer le résultat

Préciser les paramètres

« Pointer » sert entre autres lors de l’inventaire, pour vérifier si tous les exemplaires d’un panier sont effectivement présents en rayon.

Troisième étape : modifier les données

2/2 Traitement par lot : les paniers Exemple concret de requête d’action Modifier le statut de quelques bulletins de périodiques mal catalogués. Ils devraient être « en consultation sur place », or ils ont par erreur le statut de « document en bon état », donc ils sont empruntables.

vider le panier

transférer les éléments d’un panier à l’autre

éditer

imprimer les étiquettes de rangement

exporter les notices ou exemplaires

exporter des documents numériques

lancer une procédure d’action, une requête SQL

supprimer les éléments de la base de données

Exclure des périodiques du prêt

Sélectionner la requête à exécuter

Sélectionner le panier concerné

Exclure des périodiques du prêt

Observer le résultat

Sélectionner le nouveau statut

Les 16 bulletins qui avaient été catalogués de manière erronée sont maintenant exclus du prêt. D’un coup de baguette magique !

Comment arriver à ce genre de résultat ?

2/2 Traitement par lot : les paniers Regardons « en coulisses »

Procédures de sélection

Procédures d’action

Voici la procédure de sélection

et ses paramètres

Voici la procédure d’action

et ses paramètres

Les paniers et la gestion au quotidien

2/2 Traitement par lot : les paniers Il n’est pas nécessaire de créer une requête pour remplir un panier. Pour y ajouter des éléments, cliquez simplement sur l’icône du panier. ce bulletin n° 3 ces 10 notices (articles du bulletin 3) ces 3 notices (ou exemplaires) cette notice (ou exemplaire) cette notice (ou exemplaire)

2/2 Traitement par lot : les paniers Le choix du type de panier dépend bien sûr du contenu à y mettre (bulletins, notices, exemplaires ou lecteurs) Les paniers sont aussi un aide-mémoire bien pratique