Slides ardrasoft wygday 2010

Environnement business
Votre Entreprise
L’Entreprise et sesemployés
Partenaires
Clients
Le Web
Frontière entre
votre réseau et l’extérieur

Toutes les informations circulant sont cruciales pour une Entreprise, une perte de document peut avoir des conséquences catastrophiques
Chaque source d’information doit pouvoir être clairement identifiée et rapidement, mais aujourd’hui, les images et le son voyagent de façon quasi immédiate sur les infrastructures.
Les appareils permettant d’accéder aux contenus en ligne sont pléthores : tablettes tactiles, Smartphones, etc…et les réseaux sont presque partout : Wi-Fi, 3 et 4 G…

Les entreprises dépensent en moyenne 20 € pour classer un document, 120 € pour retrouver un document mal classé, 220 € pour reproduire un document définitivement perdu
7,5 % des documents sont définitivement perdus, 3 % sont mal classés, et rarement retrouvés
Les utilisateurs passent 15% de leur temps de travail à lire les informations sur leur métier, mais consacrent 50% à les chercher.
Un document est photocopié en moyenne 19 fois sur papier, et systématiquement enregistré en local pour un document électronique

Le coût moyen pour envoyer un courrier postal oscille entre 8 € à 15 €
Le volume de documents papier croît de 56% par an
Le coût des espaces de bureau a augmenté de 19%.
Il faut savoir qu’il y a environ 4 trillions de documents existants aux USA et le taux de croissance est de 22% par an
31% des organisations ont plus de 20 référentiels distincts
Chaque collaborateur d’une entreprise reçoit 18 Mb de courriels par jour. Ils envoient et reçoivent 133 mails par jour. Cela représente jusqu’à 1h30 par jour

50% des organisations scannent leur documents entrants de manière automatisée sans manipulation manuelle.
50% des organisations ne gèrent pas les enregistrements électroniques
71% des organisations ont mis en place des procédures de gestion du cycle de vie des documents papier, moins de la moitié l’ont fait pour les documents électroniques
35% des organisations utilisent des développements spécifiques pour connecter leurs référentiels
Dans les organisations sans solution de gestion documentaire, 60% ne seraient pas capables de justifier les documents perdus, égarés, détruits

Archiver ou stocker en un lieu unique n’apporte qu’une réponse partielle aux problématiques et les solutions en place nécessitent souvent un haut niveau d’expertise linguistique
L’utilisateur conserve trop d’informations et ne trie pas, car cela est coûteux en temps et en énergie
L’utilisateur accède rarement à la bonne information du premier coup, car elle est souvent introuvable, ou masquée par une masse d’autres informations dans des silos distincts
L’utilisateur ne peut pas se fier à l’information trouvée, car souvent le cycle de vie de celle-ci n’est pas maîtrisé

En quoi Mase peut-il
aider à gérer les informations
de tout type d’entreprise ?

Attractif
Accessible
Simple
Efficace
Rigoureux
Utile

Gains escomptés avec Mase

Mais quelle est la logique
des informations dans Mase ?

Exemple de méthodologie
analytique intégrée
dans Mase

Factorisation de familles

Possibilité de décrire l’organisation de votre structure de manière transversale, et sur plusieurs arborescences unifiées
Possibilité de renseigner chaque niveau indépendamment pour garantir une meilleure compréhension
Possibilité de définir plusieurs niveaux d’accès en fonction des profils et des informations à diffuser
Possibilité de faire évoluer l’organisation interne, sans perdre les liens vers les documents
Possibilité de relier un document à plusieurs niveaux thématiques, pour éviter doublons et redondance d’informations
Construction « à la volée » des arbres thématiques personnalisés en fonctions des profils et des droits

Possibilité de créer des matrices de familles de documents, associés à des champs invariants personnalisés
Mise à disposition de nombreuses librairies Ajax pour personnaliser chacun des champs au mode de fonctionnement de votre structure
Mise à disposition de masques de saisie prédéfinis
Double enregistrement des métadonnées (Xml et Sgbd)
Possibilité de rendre les champs obligatoires ou pas à la saisie
Normalisation des champs pour requêtes externes

Gestion intégrale et simplifiée de tous les paramètres fonctionnels
Outil puissant de Référencement et « tagging » métier
Gestion pointue des stratégies d’accès aux informations (Internet, Extranet, Intranet)
Evolutivité et flexibilité de la plateforme sans altération de l’accès aux documents
Gestion des comptes et des groupes « utilisateurs » en respectant vos besoins
Gestion de l’ouverture des services documentaires aux autres applications du SI (Webservices)
Optimisation de la sauvegarde de l’ensemble du référentiel
Ouverture de l’ensemble des informations stockées aux autres applications de votre système d’information

Ergonomie personnalisable à votre charte graphique,
Accès multi-métiers aux informations (métadonnées et structures de classement)
Sécurisation des accès (documents, fonctions) sur la base du profil
Visualisation des documents depuis l’interface
Interfaces adaptatives en fonction des rôles
Moteurs et Assistants de Recherche personnalisables
Abonnements RSS & SMTP
Toutes les fonctions GED intégrées par défaut (versions, sécurité, etc...)
Publication unifiée et standardisée des documents

en bref
Jeune Startup créée en 2006
Membre du programme BizSpark depuis janvier 2009
Cœur d’activité : Gestion d’informations et de référentiels documentaires
Principaux clients : ITNSA (Paris), ArtoisComm (Bruay-en-Artois), IMNSSA (Toulon), Communauté de Communes Bapaume (62), Conseil Général 94, etc..
Un site dédié à Mase : http://www.mase-solutions.com

Un cas concret

http://www.mase-solutions.com	163
http://localhost	5
http://www.mase.com	5
http://localhost:44788	1

Slides ardrasoft wygday 2010

by Philippe Lebas on Jun 23, 2010

Accessibility

Categories

Tags

Upload Details

Usage Rights

4 Embeds 174

Statistics

Slides ardrasoft wygday 2010 — Presentation Transcript