Rechtsverbindliche E-Mail Kommunikation als Alternative zur Papierrechnung
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In der geschäftlichen Welt ist die “Pflicht- und Regelkommunikation“, wie z. B. Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge in vielen Fällen nicht mehr an die physische Schriftform ...

In der geschäftlichen Welt ist die “Pflicht- und Regelkommunikation“, wie z. B. Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge in vielen Fällen nicht mehr an die physische Schriftform gebunden. Damit können sie auch elektronisch erzeugt und versandt werden, etwa per E-Mail. Die Präsentation erläutert die Voraussetzungen für rechtskonformen, elektronischen Rechnungsversand.

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  • Pflicht- und Regelkommunikation per Post zu versenden, ist ein ziemlich teures Vergnügen für Unternehmen – denn zu den Portokosten kommen noch die Druck- und Verpackungskosten. Der Einsatz von modernen elektronischen Versandlösungen ist schneller, kostengünstiger, genauso rechtssicher wie die Papierpost und bietet erhebliche Mehrwerte im Rahmen einer ganzheitlichen Multi-Channel Kundenkommunikation.
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    Rechtsverbindliche E-Mail Kommunikation als Alternative zur Papierrechnung Rechtsverbindliche E-Mail Kommunikation als Alternative zur Papierrechnung Presentation Transcript

    • Geld, Zeit und Papier sparen und Geschäftschancen nutzen Rechtsverbindliche E-Mail Kommunikation als Alternative zur Papierrechnung Michael Frihs Pitney Bowes Software
    • Inhalte der Präsentation Rechnungen elektronisch versenden
    • Die klassische Art der Unternehmenskommunikation
    • Die klassische Art der Unternehmenskommunikation
    • Gesetzliche Regelung § 14 USTG § 14 Ausstellung von Rechnungen (1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden….. ….. ….Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. …… (2) …… (3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) …. 5
    • Elektronischer Versand Seit 01.07.2011 auch ohne elektr. Signatur möglich
    • Elektronischer Rechnungsversand – Hohe Kosteneinsparung Ersparnis € 6,90 je Rechnung € 11,60 Je Rechnung Quelle: Studie „eInvoicing – Krönung einer effizienten Rechnungsbearbeitung“ DB Research; 02/2010 –
    • 10 Merksätze elektronischer Rechnungen Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln (2) Elektronische Rechnungen sind technologieneutral (3) Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten (4) Signatur und EDI sind weiterhin möglich (5) Jede Rechnung muss lesbar sein (6) Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten (7) Jede Rechnung muss aufbewahrt werden (8) Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden (9) Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) (10) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU) (1) Quelle: Bitkom Juli 2012 8
    • Rechtsverbindliche Kommunikation  Authentizität (Echtheit der Herkunft) und Integrietät (Unversehrtheit des Inhaltes) sind zu gewährleisten  Innerbetriebliches Kontrollverfahren stellt Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung her  Aufgabe des Kontrollverfahrens ist ausschließlich die korrekte Übermittlung der Rechnung  Die Ausgestaltung des Prüfpfades kann jeder Unternehmer frei selbst bestimmen.  Aufwändige Sicherheitsmechanismen und Versanddienste sind nicht notwendig
    • Was ist eInvoicing vs eBilling?  elektronischer Versand und Empfang von Rechnungen    Lösungen    10 Hinter dieser einfachen Definition verbergen sich eine Vielfalt an Lösungen, die sich vor allem durch die Integrationstiefe mit anderen Geschäftsprozessen unterscheiden. Große Mengen personalisierter Kundenkorrespondenz (Kontoauszüge, Rechnungen, Transaktionsbelege etc.) Email mit PDF Anlage  B2C Business WebPortale PDF Ablage  B2C Business Elektronischer Datenaustauch  B2B Business
    • Rechnungserfassung vs. Rechnungslegung eInvoicing - Inbound eBilling - Outbound Fachabteilung Rechnungsempfänger Kreditoren Buchhaltung Rechnungssteller Debitoren Buchhaltung Geschäftstreiber • • • • • Automatisierter, beschleunigter Prüfungs- und Abrechnungsprozess Effiziente Weiterverarbeitung, Kosteneinsparungen (z.B. Skonto Nutzung) Keine Medienbrüche Abschaffung des Papierarchivs • • • • • Funktionen • • • • Integration ERP Scanning incl. Recognition Workflow/BPM Archivierung • • • • Automatisierter Versand nach Rechnungsgenerierung ohne manuellen Eingriff Hohe Kosteneinsparungen im Vergleich zu physischem Versand tagesaktuelle Zustellung der Rechnung über gewünschten elektr. Kanal Messmöglichkeiten der Zustellung Elektronische Speicherung der Dokumente und KommunikationsSchritte aus Compliance Gründe Einbindung von Werbemaßnahmen zur Förderung Neugeschäft (B2C) Integration ERP Rechnungs Layout/Design Rechnungsgenerierung Dokumentenergänzung (z.B. Marketing Massnahmen) ECM • Versand (Enterprise Content Management) • Archivierung
    • Multi-Kanal Kommunikation ERP Datenmanagement Dokumenten Formatierung Marketing Maßnahme Integration von Marketing Nachrichten (Transpromo) und Context Sensitiven Informationen zur kundenindividuellen Anreicherung von Kundenschreiben
    • Multi-Kanal Kommunikation ERP Datenmanagement Marketing Maßnahme Dokumenten Formatierung Multi-Channel Communication Physisch Digital Output Management Anreichern Konvertieren Drucken Archivierung Email/SMS Social Media Web Portal
    • Multi-Kanal Kommunikation ERP Datenmanagement Marketing Maßnahme Dokumenten Formatierung Multi-Channel Communication Physisch Digital Output Management Anreichern Konvertieren Drucken Archivierung Email/SMS Social Media Web Portal
    • Multi-Kanal Kommunikation ERP Datenmanagement Marketing Maßnahme Dokumenten Formatierung Präferenzmanagement Multi-Channel Communication Physisch Digital Output Management Anreichern Konvertieren Archivierung Email/SMS Social Media Drucken Responsemanagement Web Portal
    • Präferenz Management Zustimmung einholen
    • Präferenz Management Zustimmung einholen
    • Response Management – Messen was geschieht Business Anforderungen Nutzen Papierlose Kommunikation Kosten sparen Mit Kunden im Dialog statt “nur” Benachrichtigen versenden Was ist mit der elektronischen Nachricht nach Absendung geschehen E-Mail Kommunikation für ein 2-Wege KundenBeziehungsmodell Managen elektronischer Kanäle um sicher zu sein, dass Informationen angekommen sind L8 Outbound eDelivery © 2011 Pitney Bowes Business Insight - Every connection is a new opportunity
    • Outbound – elektronische Rechnungsübermittlung  Kann anstelle von und/oder ergänzend zum physischen Dokumentenversand eingesetzt werden email gateway  Verwalten und Reporten von Ausgangs- und Eingangsemails und SMS Nachrichten....  ... Über den vom Kunden präferierten elektronischen Versandkanal SMS gateway  ...volle Personalisierung und Responsemanagement ohne noreply@
    • E-Mail und SMS Nachrichten Tracking und Reporting • • • • • • • • Datum & Zeit des ersten Öffnens Datum & Zeit des letzten Öffnens Out of office (inkl. Datum & Zeit) Antwort (inkl. Datum & Zeit) Zustellbescheinigung (Delivery receipt) Ständiger E-Mail Server Ausfall Zeitweiliger E-Mail Server Ausfall Registrierte E-Mail Zustellung • • • • • • • • • • Nachricht unbekannt Nachricht in Warteschlange Geliefert an Gateway Eingegangen bei Empfänger Fehler mit der gesendeten Nachricht Fehler bei Nachrichtzustellung Ok Error Routing Nachricht ist abgelaufen Nachricht für spätere Lieferung in Warteschlange L7 eMessaging Technology © 2011 Pitney Bowes Business Insight - Every connection is a new opportunity
    • Outbound – Tracking und Reporting Bericht über: gesendete E-Mails E-Mail Rückläufer (Bounced back) Antworten auf E-Mails L7 eMessaging Technology © 2011 Pitney Bowes Business Insight - Every connection is a new opportunity
    • Akzeptanz des elektronischen Versandes
    • Der Kunde entscheidet Verhältnis elektronischer Versand zu physischer Druck
    • Der Kunde entscheidet Verhältnis elektronischer Versand zu physischer Druck „Papierkommunikation ist trotz höherer Kosten ein Servicefaktor für uns. Die elektronische Kommunikation wurde für den Rechnungsversand bisher wenig angenommen.“ Quelle: Swisscom - Leiter Output & Revenue Mgt – März 2013
    • Der Kunde entscheidet Verhältnis elektronischer Versand zu physischer Druck „Papierkommunikation ist trotz höherer Kosten ein Servicefaktor für uns. Die elektronische Kommunikation wurde für den Rechnungsversand bisher wenig angenommen.“ „Seit dem gesetzlichen Wegfall der qualifizierten Digitalen Signatur für elektronischen Rechnungsversand besteht die Zunahme zu Gunsten des elektronischen Versandes.“ Quelle: Swisscom - Leiter Output & Revenue Mgt – März 2013 Quelle: M-Net Deutschland - Leiter Billing Systeme – März 2013
    • Wieviele Rechnungen werden in Deutschland elektronisch ausgestellt?   Kein verlässliches Zahlenmaterial vorhanden. Schätzungen gemäß unterschiedlicher Branchenaussagen    2006 2010 2012 = 6% = 7-10% = 25+%  Der Wegfall der Digitalen Signaturpflicht führt zu einer verstärkten Investition der Unternehmen in elektronische Kommunikation (email Versand, WebPortale)  Branchen mit Schwerpunkt elektronischer Versand      Automobil Industrie (> 80%) Telekommunikation Energieversorger Finanzdienstleister (Online Banken, Kreditkarteninstitute) Online Versandhandel
    • Deutschsprachige Pitney Bowes Kunden Kunden über 8.000 Weltweit Nutzen Pitney Bowes Software u.a. um Rechnungs- und andere Kundendokumente der Pflichtkommunikation zu erstellen und z.T. bereits heute elektronisch zu versenden
    • Fazit  Elektronischer Rechnungsversand Spart viel Geld Ist einfach ohne aufwändige, teure Versanddienste und Sicherheitswerkzeuge einzuführen Bietet neben der reinen Pflichtkommunikation die Möglichkeit werbewirksame Maßnahmen für Kundenbindung und Neugeschäft zu integrieren 28
    • Fazit  Elektronischer Rechnungsversand Spart viel Geld Ist einfach ohne aufwändige, teure Versanddienste und Sicherheitswerkzeuge einzuführen Bietet neben der reinen Pflichtkommunikation die Möglichkeit werbewirksame Maßnahmen für Kundenbindung und Neugeschäft zu integrieren  29 Pitney Bowes bietet integrierte Lösungen für Dokumenten (Rechnungs- ) Formatierung Automatisierten physischen und elektronischen Versand Präferenz Management für Multi-Kanal Kommunikation Response Management für Erfolgskontrolle Marketing Kampagnen Management Elektronische Archivierung
    • Weitere Infos unter http://bit.ly/1eudmdj www.pitneybowes.de/software