Leveraging USPS Pricing Strategies for First-Class Mail


Published on

The Postal Service has introduced new pricing strategies that deliver a big bang for First-Class mailers’ bucks. Are you fully utilizing all the options? Come to this session where we’ll discuss the promotional calendar, favorable second ounce pricing, and automation discounts. Find out how mailers are leveraging USPS pricing to their advantage while engaging with their customers via the most powerful medium.

Published in: Education
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total Views
On Slideshare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Leveraging USPS Pricing Strategies for First-Class Mail

  1. 1. 2013 National Postal Forum San Francisco, California Christine J. Erna
  2. 2. » Go Transpromo ˃ 2nd Ounce Free ˃ Transform Non‐Marketing Mail Into a Powerful New  Marketing Channel ˃ Converting from flat to letter size envelopes» Promotional Opportunities ˃ Earned value BRM/CRM ˃ Direct Mail Mobile Coupon and Click‐To‐Call » Address Quality» Qualified Business Reply Mail » Commingling
  3. 3. Go Transpromo Transform Non‐Marketing Mail Into a Powerful  New Marketing Channel 2nd Ounce Free Converting from flat to letter size envelopes
  4. 4. Transpromo Marketing Saves Money Taking advantage of Transpromo marketing can greatly reduce production, mailing and  overall marketing expenses in two major ways:» Transpromo messages can take  the place of separate mail  » Mailing fewer direct mail  campaigns, allowing  campaigns and reducing  communication with customers  production costs with in‐ in already existing mailings while  house printing allow you to  saving thousands of dollars on  maintain and even increase  production and postage costs. your messaging opportunities  with customers on a much  smaller marketing budget.» Print a QR code linked to a web  page or video cross‐selling a  product » Reference other  communications, for example,  “visit us on Facebook for  Try It! special discounts”
  5. 5. Advantages of Adding promotionOpenability » Statements and invoices are expected—More than 95%  of transaction documents are opened and read each  month – far more than any other type of direct response  effort.Engagement » Bills and statements receive more attention than any  other form of communication including television ads. As  a result, marketing included in these types of documents  has a higher click rate and conversion rate. Cost efficient » Transactional mail messaging eliminates the need for  separate marketing mail project which eliminates the  cost of envelopes, data processing, mailing services                         and more importantly ‐ $ Postage costs.
  6. 6. Advantages of Adding promotionReporting » Billers can accurately track detailed promotion activity. This type  of detailed tracking and reporting facilitates intelligent, revenue‐ based marketing decisions, derived from measurable customer  behavior.Returns » Statement‐based marketing is effective because it targets current  customers. A five percent increase in current customer business  can translate into as much as a 50 percent increase in bottom‐line  profits. Customized offers » It can be personalized according to customer demographics,  business drivers and marketing criteria
  7. 7. Second ounce is FREE A considerable savings can be realized by  converting from a flat size envelope to a  letter size envelope Consider the following: » Duplex pages when possible » Narrow margins on each page » Decrease the size of your font Save up to 60% in postage by redesigning  flats to letters and taking advantage  of the FREE 2nd ounce.2 Ounce Rates Remember the maximum thickness is .25 inch. 0.606                   0.794                  0.840           0.9401 Ounce Rates 0.360               0.384  0.384                     0.405
  8. 8. Second ounce is FREE Today, many businesses  use Transpromo  technology to print:A coupon on the bottom of a customer statement or invoiceA product cross‐sell message, often with a discountA sale or promotion announcementPoint totals on a rewards or loyalty programOnline URLs and related online promotions“Coming soon” informationCustomer “thank you” or appreciation messages Stuff those letter size envelopes! 
  9. 9. The 2013 Earned Value Reply Mail Promotion provides mailers with an  Additional  earned postage credit based on qualifying  $.02 CENTS Reply Mail Savings First‐Class Mail® BRM and CRM cards and  by participating letters with an Intelligent Mail barcode. PROGRAM PARAMETERS Registration Period  January 15 through March 31, 2013 Program Period  April 1 through June 30, 2013 Discount Amount  $0.02 per scanned CRM or BRM mailpiece Eligible Mail Classes  BRM/CRM mailpieces can be distributed in any outgoing mailing Credit Application  Earned rebate credits can be applied to First‐Class Mail  Presort and Automation letters and Standard Mail letters. 
  10. 10. The 2013 The Direct Mail Mobile Coupon and Click to Call Promotion provides business mailers with an upfront two percent postage discount on Standard Mail®, Nonprofit Standard Mail® and First‐Class Mail® letters, flats and cards  Upfront (presort and automation).  2% Savings  by PROGRAM PARAMETERS  participating Registration Period: January 15 through April 30, 2013 Program Period: March 1 through April 30, 2013 Discount Amount: 2% of eligible postage. The discount is calculated in PostalOne!® and applied to the postage statement at the time of mailing. Eligible Mail: Standard Mail® letters and flats,  Nonprofit Standard Mail letters and flats First‐Class Mail® presort and automation letters, cards and flats Ineligible Mail:  First‐Class Mail Residual Pieces, Periodicals (includes Pending Periodicals mail), Bound Printed Matter, Media Mail, First‐Class Mailand Standard Mail parcels. 
  11. 11. Address Quality Keeping an updated and accurate list can reduce expenses, as  money is not wasted on postage to invalid addresses.  Maintaining good list hygiene can also make it easier to comply  with privacy regulations, as a consumers confidential  information won’t end up at the wrong address.  This lowers the cost of expensive audits and helps to avoid  fines for non‐compliance. “The Mailpiece is Only As Good As the Address”
  12. 12. » Wasted costs ˃ Industry estimate $3 per piece in operational costs  (Postage, Print, Handling, Research, Re‐Mailing)» Lost / Delayed Revenue» Impact to Clients ˃ Reduced Customer Satisfaction  ˃ Lost Marketing Opportunities ˃ Lost Customers
  13. 13. Get It Clean» Correct and Standardize addresses » Clean up undeliverable / suppressed addressesKeep It Clean» Continually Maintain Addresses » Develop and maintain Best‐In‐Class Addressing/Return Mail  ProcessKeep It Current» Establish a confidence level for the delivery of each address » Enable the mailer to determine if the mail piece will get delivered  and decide if the mail piece should be printed » Perform address quality functions to maintain postal discounts » Improve mail delivery
  14. 14. 100,000 addressesIn just 90 days…» 4.5% (4,500) will move and need COA processing» 2% (2,000) will likely be UAA due to a foreign or “no  forwarding” moves» Total: 6,500 pieces may never reach their intended  audience» On average, a mailing list will deteriorate 3% 
  15. 15. Address Quality ROIEXAMPLE Impact ofMail Volume 100,000 Poor Address% of Errors 16% QualityNumber of Affected pieces 16,000Response Ratio .01%Number of Affected Returns 160Closing Ratio 50%Number of Lost Sales  80Value of Sale $50,000Sales Loss $4,000,000Mailing 4 Times per year $16,000,000Commission on Sale 10%5 Year Plan $80,000,000
  16. 16. Address Quality ROI Direct Mail Costs Postage $.28 Creative $.10 Art & Prep $.09 Printing $.25 Mailing List $ .11 Data Processing $.02 Lettershop Production $.10 Allocated Fees $.05
  17. 17. Qualified Business Return mail allows you to  receive discounted rates based upon the  automation capability of your mailpiece designTo participate in QBRM» The mailer must submit Form 6805, Qualified Business  Reply Mail (QBRM) Application with samples» The mailer must have a valid BRM permit and pay the  annual accounting fee to participate in QBRM. » The USPS reviews preproduction samples for compliance  with relevant standards. If the mailer’s request is approved,  the USPS issues the mailer an authorization on the  approved Form 6805.  
  18. 18. Service Best Use Features FeesBasic Qualified BRM ‐ More than 834  Advanced Deposit  Annual Perm Fee QBRM responses annually  Account prepays  $200.00 + Annual  with automation  postage – Pay for only  Account Maintenance  compatible  responses received Fee $635.00 mailpieces Discounted Postage  RateHigh Volume  More than 42,160  Advanced Deposit  Annual Perm Fee Qualified BRM ‐ responses quarterly ‐ Account prepays  $200.00 + Annual QBRM with automation  postage – Pay for only  Account Maintenance  compatible  responses received Fee $635.00 mailpieces Discounted Postage  + Quarterly Fee  Rate $2125.00
  19. 19. 1 ounce QBRM  Letter $.747cents  SAVINGS over Basic  BRM serviceService Postage Processing Fee Total Per PieceBasic Qualified BRM – 1 Oz Letter     $.443 $.06 Total = $.503QBRM Postcard         $.313 $.06 Total = $.373High Volume  1 Oz Letter     $.443 $.009 Total = $.452Qualified BRM – Postcard         $.313 $.009 Total = $.322QBRM 1 ounce QBRM Letter  $.088 cents SAVINGS  over High Volume  BRM service
  20. 20. Commingling Creates Greater Postal Savings Commingle your First Class &  Standard mail with others and  distribute it through the postal  network, allowing you to take  advantage of the best possible  rates.  Mail is inducted into the USPS mailstream. In some  cases, a service provider may bypass the local USPS  center and truck mail directly to a USPS Network  Distribution Center or and Sectional Centers Facility  that is closer to the final destination. 
  21. 21. Commingling Creates Greater Postal SavingsDifferent companies approach commingling in different ways. Best practices include:» Prepare mail like today – except you pay less postage.» Mailers do not need to sort, tray or tag their mail. Simply  set your postage meter for a lower amount. » Your mail gets picked up right from your office. » Representatives come to your office to pick up your mail. » Your mail is combined with mail from other companies. » All of the mail is sorted in ZIP Code                                      order and packaged for the  fastest mail delivery. » Your mail is inducted to the  Post Office and delivered like usual. 
  22. 22. Low hanging fruit: Commingled mail  Companies earn workshare discounts—without doing the work How much can I save this year? It is not unusual for organizations to save thousands (or tens of thousands) of dollars each year. When you consider that this is “found money” for doing little or no work, it definitely qualifies as low‐hanging fruit. Is commingling right for everyone? Any organization interested in saving money should consider commingling their mail. That said, most service providers have guidelines and eligibility requirements based on mail volume and frequency of mailings. The easiest way to find out if your mail qualifies for these no‐work, no‐hassle savings is to simply ask. 
  23. 23. » Go Transpromo» Promotional Opportunities» Address Quality» Qualified Business Reply Mail » Commingling Many Options and  Opportunities to  Save on Postage  and processing 
  24. 24. Questions and AnswersChristine J. Erna MDP, AQSEngagement Manager Enterprise Postal ConsultingPitney Bowes Management Services603.974.1169Christine.erna@pb.com
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.