Les critères de choix d'un intranet

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    1. Les critères de choix d'un intranet Conférence Solutions Intranet 2009
    2. Les critères de choix d'un intranet Par Alexandre Garel - Pilot Systems
    3. Les critères de choix d'un intranet ● Objectifs ● Axes ● Solutions ● ROI ● Études de cas
    4. Objectifs ● créer la cohésion, l'appartenance – important si multi-entités, multi-site ou nomade (ex: commerciaux) – actualités / petites annonces / trombinoscope / blogs / social web ● communication managériale – messages rémanents – en continu – à la demande (RSS / notification mail)
    5. Objectifs ● rationaliser les processus – formulaires – annuaire en ligne – gestion de documents – workflow ● approbation de dépense ● approbation de congés ● accès restreint à des documents et cycle de vie
    6. Objectifs ● partager/organiser la connaissance – entre les personnes et dans le temps – gestion de la connaissance (knowledge management) – documentation des procédures – wiki sémantique du métier – documentation marketing – archivage légal
    7. Objectifs ● décloisonner les services /agences – important pour l'industrie mais aussi le tertiaire – actualités – gestion de projet ● combinaison workflow + gestion documentaire ● habilitations contrôlées
    8. Axes - culture d'entreprise ● culture managériale – hiérarchique ● workflow et rôles ● vocabulaire et taxonomie – horizontale ● contrôle à postériori ● nombreux rédacteurs ● vie sociale – CE ● petites annonces ● carnet rose
    9. Axes - culture d'entreprise ● Culture informatique interne – identifier les rôles – ne pas créer de fossé – s'appuyer sur les acquis (bureautique / internet) – jeu / découverte ● nuages de tag ● stimulation collective ● sondages
    10. Axes - culture d'entreprise ● type de SI – applications métier – hétérogène ? – progiciels ● Lotus Notes ● Microsoft ● Autre – culture DSI : Open Source / IBM / Ms / Unix / etc....
    11. Axes – type d'intranet ● communication interne – news / événement / délégation par services / sondages / RSS / météo etc... ● portail RH – Trombinoscope / congés / formulaires / communication RH ● portail applicatif – souvent un moyen de faire aller sur l'intranet – mail / lien vers les applications / recherche web
    12. Axes – type d'intranet ● collaboration – Wiki / agenda / annuaire en ligne / CRM ● portail métier – documentation produit / documentation des processus – formulaires spécifiques
    13. Axes - extensions ● gestion documentaire – documents indexés – recherche ● GED – numérisation du papier – stockage permanent – digital assets management
    14. Axes - extensions ● gestion de la connaissance – faq / forums / wiki / tracker ● ECM ● extranet – acteurs internes ou externes ? – lien au site web ? ● social web – blogs / folksonomy / rating / network
    15. Solutions - typologie ● orienté document – bureautique ● Quotero / Share Point ● risque de défavoriser la vision d'ensemble – web ● Alfresco / eXo Platform / Oracle ● portail – favorise la visualisation – Plone / Drupal / Nuxeo
    16. Solutions – typologie ● solution clés en main – l'interface et l'ergonomie comptent – adapter l'organisation interne au logiciel – création de formulaire facile ? – combien de cas d'utilisation sont pris en compte ? – l'évolutivité compte tout de même
    17. Solutions – typologie ● personnaliser – Formulaire + envoi de mail – intégration au SI – se faire aider ● développements – modélisation du métier – intégration aux applications métier – un des grands atouts de l'Open Source – innover
    18. ROI ● Les gains de productivité sont difficiles à mesurer – Diffus – somme d'actions avec ROI très fort ou très faible suivant les cas d'utilisation – exemple : recherche / impact d'une information sur le décisionnel
    19. ROI - critères ● TCO ● taux d'utilisation – combien de recherches – utilisation de l'annuaire – lecture des news – participation aux sondages – typologie (personnes / profils)
    20. ROI - critères ● temps passé à la mise à jour – positif ou négatif selon les cas – à mesurer selon le profil – mesurer le temps de production / temps de validation ● contenus – typologie des consultations – pertinence des échanges – Structuration et durée dans le temps de l'information ● niveau d'automatisation et couverture du besoin
    21. ROI - pièges ● sur la structuration – dans les processus – dans les contenus – l'information doit rester semi-structurée – s'appuyer sur le LDAP/AD ● goulots d'étranglements – validation à postériori si possible – déléguer par sections – administrateur fonctionnel pour débloquer les situations
    22. ROI - pièges ● conduite du changement – mieux vaut retomber sur des outils maîtrisés pour l'occasionnel – ex : formulaire de soumission de fichier – imposé ou proposé ? – commencer par les plus motivés – démarrer tout de suite améliorer au fil du temps mais sans créer d'expérience trop négative ● optimiser l'accès – SSO – portail applicatif
    23. ROI - pièges ● le look compte – penser web – ne pas laisser seulement aux mains de la com interne ;-) – attention à l'effet « couleur du parc à vélo »
    24. Cas d'utilisation ● Général de Protection – actualités régionales – publication des affaires remportées – résultat des commerciaux (émulation) – documentation interne – RSS – annuaire – workflow à 4 niveaux
    25. Contact ● Mail : info@pilotsystems.net ● Site : www.pilotsystems.net ● Téléphone : 01 44 53 05 55

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