Les critères de choix d'un
intranet
Conférence Solutions Intranet 2009

Les critères de choix d'un
intranet
Par Alexandre Garel - Pilot Systems

Les critères de choix d'un
intranet
● Objectifs
● Axes
● Solutions
● ROI
● Études de cas

Objectifs
● créer la cohésion, l'appartenance
– important si multi-entités, multi-site ou nomade (ex:
commerciaux)
– actualités / petites annonces / trombinoscope /
blogs / social web
● communication managériale
– messages rémanents
– en continu
– à la demande (RSS / notification mail)

Objectifs
● rationaliser les processus
– formulaires
– annuaire en ligne
– gestion de documents
– workflow
● approbation de dépense
● approbation de congés
● accès restreint à des documents et cycle de vie

Objectifs
● partager/organiser la connaissance
– entre les personnes et dans le temps
– gestion de la connaissance (knowledge
management)
– documentation des procédures
– wiki sémantique du métier
– documentation marketing
– archivage légal

Objectifs
● décloisonner les services /agences
– important pour l'industrie mais aussi le tertiaire
– actualités
– gestion de projet
● combinaison workflow + gestion documentaire
● habilitations contrôlées

Axes - culture d'entreprise
● culture managériale
– hiérarchique
● workflow et rôles
● vocabulaire et taxonomie
– horizontale
● contrôle à postériori
● nombreux rédacteurs
● vie sociale
– CE
● petites annonces
● carnet rose

Axes - culture d'entreprise
● Culture informatique interne
– identifier les rôles
– ne pas créer de fossé
– s'appuyer sur les acquis (bureautique / internet)
– jeu / découverte
● nuages de tag
● stimulation collective
● sondages

Axes - culture d'entreprise
● type de SI
– applications métier
– hétérogène ?
– progiciels
● Lotus Notes
● Microsoft
● Autre
– culture DSI : Open Source / IBM / Ms / Unix / etc....

Axes – type d'intranet
● communication interne
– news / événement / délégation par services /
sondages / RSS / météo etc...
● portail RH
– Trombinoscope / congés / formulaires /
communication RH
● portail applicatif
– souvent un moyen de faire aller sur l'intranet
– mail / lien vers les applications / recherche web

Axes – type d'intranet
● collaboration
– Wiki / agenda / annuaire en ligne / CRM
● portail métier
– documentation produit / documentation des
processus
– formulaires spécifiques

Axes - extensions
● gestion documentaire
– documents indexés
– recherche
● GED
– numérisation du papier
– stockage permanent
– digital assets management

Axes - extensions
● gestion de la connaissance
– faq / forums / wiki / tracker
● ECM
● extranet
– acteurs internes ou externes ?
– lien au site web ?
● social web
– blogs / folksonomy / rating / network

Solutions - typologie
● orienté document
– bureautique
● Quotero / Share Point
● risque de défavoriser la vision d'ensemble
– web
● Alfresco / eXo Platform / Oracle
● portail
– favorise la visualisation
– Plone / Drupal / Nuxeo

Solutions – typologie
● solution clés en main
– l'interface et l'ergonomie comptent
– adapter l'organisation interne au logiciel
– création de formulaire facile ?
– combien de cas d'utilisation sont pris en compte ?
– l'évolutivité compte tout de même

Solutions – typologie
● personnaliser
– Formulaire + envoi de mail
– intégration au SI
– se faire aider
● développements
– modélisation du métier
– intégration aux applications métier
– un des grands atouts de l'Open Source
– innover

ROI
● Les gains de productivité sont difficiles à
mesurer
– Diffus
– somme d'actions avec ROI très fort ou très faible
suivant les cas d'utilisation
– exemple : recherche / impact d'une information sur
le décisionnel

ROI - critères
● TCO
● taux d'utilisation
– combien de recherches
– utilisation de l'annuaire
– lecture des news
– participation aux sondages
– typologie (personnes / profils)

ROI - critères
● temps passé à la mise à jour
– positif ou négatif selon les cas
– à mesurer selon le profil
– mesurer le temps de production / temps de
validation
● contenus
– typologie des consultations
– pertinence des échanges
– Structuration et durée dans le temps de
l'information
● niveau d'automatisation et couverture du besoin

ROI - pièges
● sur la structuration
– dans les processus
– dans les contenus
– l'information doit rester semi-structurée
– s'appuyer sur le LDAP/AD
● goulots d'étranglements
– validation à postériori si possible
– déléguer par sections
– administrateur fonctionnel pour débloquer les
situations

ROI - pièges
● conduite du changement
– mieux vaut retomber sur des outils maîtrisés pour
l'occasionnel – ex : formulaire de soumission de
fichier
– imposé ou proposé ?
– commencer par les plus motivés
– démarrer tout de suite améliorer au fil du temps
mais sans créer d'expérience trop négative
● optimiser l'accès
– SSO
– portail applicatif

ROI - pièges
● le look compte
– penser web
– ne pas laisser seulement aux mains de la com
interne ;-)
– attention à l'effet « couleur du parc à vélo »

Cas d'utilisation
● Général de Protection
– actualités régionales
– publication des affaires remportées
– résultat des commerciaux (émulation)
– documentation interne
– RSS
– annuaire
– workflow à 4 niveaux

Contact
● Mail : info@pilotsystems.net
● Site : www.pilotsystems.net
● Téléphone : 01 44 53 05 55