nhập môn kỹ sư_nhóm 4

4,069 views
3,982 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
4,069
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
61
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

nhập môn kỹ sư_nhóm 4

  1. 1. Chuyên đề 1: Hiểu biết về Trường, Khoa-Ngành nghề I/. Lời giới thiệu: 1. Giới thiệu sơ lược: Trường Đại học Bách khoa - ĐHQG TPHCM là một trung tâm đào tạo cán bộ kỹ thuật công nghệ và các nhà quản lý có trình độ ngang tầm với các nước tiên tiến trong khu vực Đông nam Á, đáp ứng nguồn nhân lực có chất lượng cao cho sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước cũng như khu vực phía Nam. Là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ có vai trò chủ đạo trong việc thông tin và ứng dụng công nghệ mới của các nước tiên tiến trên thế giới và trong khu vực, chuyển giao công nghệ cho các ngành công nghiệp thuộc khu vực phía Nam. Tính đến tháng 05 năm 2005, trường đã có 11 khoa chuyên ngành, 10 trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, 4 trung tâm đào tạo, 10 phòng ban chức năng và một công ty trách nhiệm hữu hạn. Trải qua 30 năm (kể từ ngày giải phóng miền Nam , thống nhất đất nước 1975) trường đào tạo được 45.000 kỹ sư, cử nhân. Từ năm 1994 đến nay, trường Đại học Bách khoa đã đào tạo 20.000 kỹ sư, cử nhân, 1.503 thạc sĩ, 25 tiến sĩ, nhiều sinh viên tốt nghiệp của trường hiện nay đang giữ những cương vị quản lý, chuyên gia đầu ngành của các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các thành phần kinh tế ở thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam. 2. Sứ mạng: "Trường ĐHBK – ĐHQG TP. HCM là một trong những trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học – chuyển giao công nghệ hàng đầu tại Việt Nam. Trường cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng nhân tài, phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa cho phía Nam và cả nước, vươn tới trình độ khu vực Đông Nam Á và thế giới." II/. Các số liệu thực tế: 1. Cơ sở hạ tầng: Nhà trường có hai cơ sở. Cơ sở nội thành có diện tích 14,8 ha tại 268 Lý Thường Kiệt, Quận 10, TP. HCM. Tại cơ sở 268 Lý Thường Kiệt, quận 10, TP. HCM, trường có 117 phòng học (14.479 m2), 96 phòng thí nghiệm (12.197 m2), 3 xưởng thực hành (6.950 m2), 1 thư viện (1.145 m2 - cho đại học và sau đại học). Cơ sở ngoại thành có diện tích 26 ha tại Linh Trung, quận Thủ Đức, TP.HCM. Tháng 5/2005 trường bắt đầu khởi công xây dựng khu nhà học đầu tiên có diện tích sàn xây dựng là 17.600 m2 với tổng kinh phí là 66 tỷ đồng. Ngoài hai cơ sở đào tạo, trường Đại học Bách khoa có một khu ký túc xá ở nội thành với diện tích 1,4 ha. Hiện nay khu ký túc xá đã xuống cấp trầm trọng, đã được tháo dỡ để chuẩn bị tiến hành xây mới với tổng kinh phí là 101 tỷ đồng - 50% bằng nguồn kinh phí tự có của nhà trường và 50% từ vốn vay kích cầu của thành phố Hồ Chí Minh.
  2. 2. Điều đặc biệt là trong vòng 5 năm trở lại đây (2001 - 2005), bằng các nguồn tự có (học phí, nghiên cứu khoa học - chuyển giao công nghệ và các hoạt động đào tạo khác) trường đã tập trung tăng cường xây mới 26.128m2 sàn xây dựng (tăng 40% so với năm 1995), nâng cấp các phòng học, phòng thí nghiệm, thư viện 7.670 m2 (tăng 50% so với năm 1995), và đầu tư trang thiết bị phục vụ đào tạo. Các phòng học đều được trang bị máy chiếu, projector và máy tính. Các phòng thí nghiệm được tăng cường trang thiết bị hiện đại cho đào tạo và nghiên cứu khoa học (80 tỷ), 1.500 máy tính của trường đều được nối mạng cục bộ (Intranet) và mạng Internet với hai băng thông tốc độ cao tổng cộng lên tới 5Mbps 2. Đội ngũ cán bộ: Tính đến tháng 05 năm 2005, trường có 1.125 CBCC trong đó có 890 cán bộ giảng dạy (CBGD). Trong số CBGD có 10 giáo sư, 47 phó giáo sư, 186 tiến sĩ, 315 thạc sĩ, 172 giảng viên chính, 657 giảng viên, 2 nhà giáo nhân dân, 25 nhà giáo ưu tú. CBGD có trình độ sau đại học chiếm 56% số CBGD, tỷ lệ CBGD có tuổi dưới 35 là 47,8%. Hàng năm trường có gần 200 lượt CBGD học ở nước ngoài để lấy bằng tiến sĩ và thạc sĩ. 3. Quy mô đào tạo: Hiện nay, trường Đại học Bách khoa đang đào tạo bậc đại học (đại học chính quy, phi chính quy và cao đẳng) và sau đại học (cao học và nghiên cứu sinh) với tổng số 25.979 sinh viên theo học. * Bậc đại học: - Hệ chính quy : 16.922 sinh viên - Hệ đại học bằng 2 : 450 sinh viên - Hệ không chính quy : 6.452 sinh viên - Hệ cao đẳng : 763 sinh viên * Bậc sau đại học: - Cao học : 1.410 học viên - Nghiên cứu sinh : 82 nghiên cứu sinh Qua 12 năm kiên trì phấn đấu, vượt qua rất nhiều khó khăn, đến nay nhà trường đã hoàn chỉnh hệ thống tín chỉ (đại học chính quy, tại chức), hiện nay đang từng bước triển khai cho đào tạo sau đại học. Có hơn 30 trường đại học trong cả nước đến trường Đại học Bách khoa để học tập kinh nghiệm đào tạo theo tín chỉ. Trường có nhiều chương trình đào tạo liên
  3. 3. kết với nước ngoài. Từ năm 1999 trường tham gia chương trình đào tạo kỹ sư chất lượng cao Việt – Pháp. Năm 2004 có 54 SV tốt nghiệp, được đánh giá rất cao. Đặc biệt trong số 48 SV tốt nghiệp của 4 trường đại học Việt Nam được hội kỹ sư Pháp công nhận bằng kỹ sư Pháp được hành nghề ở Châu Âu thì trường Đại học Bách khoa có 38 SV (chiếm 38/48). Năm 2002 trường thực hiện dự án kỹ sư tài năng (KSTN). Năm 2005 đợt đầu tốt nghiệp 28 KSTN ngành Công nghệ thông tin có chất lượng nổi trội (về nghiên cứu khoa học, có 14/28 SV có bài báo đăng ở các tạp chí, hội nghị khoa học quốc tế có uy tín). 4. Nghiên cứu khoa học và quan hệ quốc tế: Trường có nhiều mối quan hệ hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu trong nước và nước ngoài. Đối với nước ngoài, hiện nay trường đã có mối quan hệ hợp tác với 70 trường đại học và viện nghiên cứu. Trường là một trong những trường đi đầu về nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ. Trong 10 năm qua, trung bình mỗi năm trường thực hiện 90 đề tài các cấp với kinh phí là 4,2 tỷ đồng. Thực hiện hơn 800 hợp đồng/năm với doanh thu 43 tỷ đồng/năm. Đặc biệt năm 2004, nhà trường thực hiện hơn 100 hợp đồng chuyển giao công nghệ với doanh thu 51 tỷ đồng. 5. Thành tích đạt được: Hàng năm có hàng trăm đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên đại học và sau đại học. Những kết quả đó thể hiện rất rõ ở các kỳ thi Olympic Toán học, Vật lý, Hóa học, Tin học, Cơ học, Xây dựng và kiến trúc (giải thưởng Loa Thành). Trong 10 năm qua trường đã đạt 208 giải Olympic trong đó có 31 giải nhất, 29 giải nhì, 72 giải ba. Đặc biệt sinh viên trường Đại học Bách khoa đã hai lần đạt chức vô địch Robocon Châu Á - Thái Bình Dương năm 2002 (Nhật Bản) và 2004 (Hàn Quốc). Trong 10 năm, Công đoàn trường đã xây dựng nhà tình nghĩa với tổng kinh phí là 225 triệu đồng, nhà tình thương với kinh phí là 118,6 triệu đồng, 253 triệu đồng quà cho các trại trẻ mồ côi, người già cô đơn, trẻ em khuyết tật, chất độc màu da cam. Công đoàn còn bảo trợ cho hai trường phổ thông: Thạnh Hóa ở Long An và Khánh Thượng - Khánh Vĩnh, tỉnh Khánh Hòa, đã tặng trị giá 314 triệu đồng. Đoàn thanh niên và Hội sinh viên trường được Trung ương Đoàn tuyên dương là đơn vị xuất sắc trong 10 năm phát động chiến dịch Mùa hè xanh. Chỉ trong 4 năm (2000 -2004) sinh viên trường Đại học Bách khoa đã xây dựng 130 cây cầu bê tông từ 10 - 50m, hơn 200 nhà tình nghĩa, tình thương, bê tông hóa đường nông thôn (hơn 2 km), xây 4 trường mẫu giáo, 1 nhà văn hóa cho đồng bào Khơme, xóa nạn mù chữ cho đồng bào ở các tỉnh Bến Tre và Trà Vinh với tổng giá trị 3 tỷ đồng. III/. Khoa chuyên ngành: Bao gồm các khoa: • Khoa học và kĩ thuật máy tính • Kĩ thuật hóa học • Cơ khí • Điện – Điện tử • Kĩ thuật xây dựng • Khoa học ứng dụng • Quản lí công nghiệp • Môi trường • Kĩ thuật địa chất và dầu khí • Kĩ thuật giao thông • Công nghệ vật liệu
  4. 4. IV/. Nghiên cứu khoa học và dự án: Trong xu hướng hoà bình, ổn định, hợp tác và phát triển như hiện nay, hơn bao giờ hết hoạt động quan hệ quốc tế càng giữ vai tṛò hệ trọng to lớn cho mỗi hoạt động phát triển kinh tế, giáo dục, văn hoá và xă hội. Pḥòng Khoa học công nghệ và quan hệ Quốc tế của trường Đại học Bách Khoa luôn nỗ lực tìm kiếm và huy động mọi nguồn, mọi phương tiện để xây dựng cho mình một con đường hợp tác quốc tế đặt trưng, phục vụ những nhu cầu cấp thiết của môi trường đào tạo có chất lượng. Với tiêu chí này, Phòng cố gắng chủ động, linh hoạt trong việc tìm kiếm đối tác mới và đa dạng hoá các hoạt động của mình. Không phải ngẩu nhiên mà trong 8 năm trở lại đây, hoạt động hợp tác quốc tế đă trở thành nguồn lực to lớn trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ cán bộ của Trường được đào tạo nâng cao trình độ ở nước ngoài, được tiếp xúc trao đổi kinh nghiệm với đội ngũ trí thức, chuyên gia của nhiều nước trên thế giới, tạo cơ hội để họ tự khẳng định mình ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong các dự án hợp tác. Quan hệ hợp tác quốc tế phát triển còn tạo điều kiện cho cán bộ nhà Trường học tập được kinh nghiệm quản lý và phát triển Đại học, tăng cường mối quan hệ hữu nghị giữa các Đại học Việt Nam và nước ngoài . . .v v . .Có thể kể ra đây một số hướng chính trong hoạt động hợp tác quốc tế như sau: - Gửi cán bộ đi đào tạo trình độ Tiến sĩ theo diện học bổng tại những nước có mối quan hệ từ lâu với trường như Pháp, Đức, Bỉ, Úc . . .phát triển quan hệ với các nước trong khu vực như Thái Lan, Malaysia, Singapore, Lào... và các mối quan hệ như Nhật, Hàn Quốc, Thuỵ Sĩ, Hà Lan, Áo . . - Đào tạo sau Đại học dưới h́ nh thức đồng hướng dẫn với các giáo sư nước ngoài. - Hợp tác đào tạo với sư tham gia của các Trường Đại học, tổ chức nước ngoài, hiện có một số chương trình đang hoạt động như chương trình hợp tác đào tạo Cao học Việt - Bỉ EMMC (Bằng Thạc sĩ ĐH Lie`ge - Bỉ cấp), Chương trình xây dựng Trung tâm đào tạo Bảo Dưỡng Công Nghiệp (IUT) do chính phủ Pháp tài trợ về thiềt bị nhằm cung cấp cho nền công nghiệp Việt Nam một đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề ngành Bảo dưỡng công nghiệp, Chương trình học bổng nghiên cứu ngắn hạn dành cho các cán bộ giảng dạy của ĐHBK do một số trường ĐH Nhật cấp như ĐH Hosei, ĐH Osaka Sanggyo...,Chương trình đào tạo kỹ sư nói tiếp Pháp ngành Điện và xây dựng trong khuôn khổ chương trình AUF (Hiệp hội các trường ĐH nói tiếp Pháp), Chương trình hợp tác đào tạo Thạc sĩ về Quản Trị Kinh Doanh Maastricht MBA (hợp tác với ĐH Maastricht - Hà Lan), Chương trình học bổng Đào tạo Cao học ngành Quản Trị Kinh Doanh SAV (liên kết đào tạo với AIT và do chính phủ Thuỵ sĩ tài trợ), Chương trình đào tạo kỹ sư chất lượng cao Việt - Pháp (PFIEV), Chương trình Bán du học (Twinning Program hợp tác với các trường Đại học Úc), Chương trình hợp tác với Viện Công nghệ Châu Á (AIT) đào tạo cao học ngành Công Nghệ Thông Tin cho các cán bộ do cơ quan đặt tại Tp HCM gửi đến, Chương trình Đào Tạo Cao học ngành Cơ học chất rắn, Xây dựng...với sự giúp đỡ kinh phí của EU.v.v... - Vận động trí thức người Việt Nam ở nước ngoài phối với lực lượng trí thức trong nước tham gia giải quyết các vấn đề Khoa học kỹ thuật và các vấn đề thực tiễn khác của đất nước. Con số các trí thức Việt Kiều đă và đang công tác làm việc với trường lên đến 60 người đến từ nhiều nước khác nhau. - Tranh thủ sự giúp đỡ về mặt tài chính của các Trường, cơ quan, tổ chức nước ngoài để xây dựng cơ sở vật chất và phát triển hệ thống các Phòng thí nghiệm của trường như Phòng TN nghiên cứu thiết kế và mô phỏng vi mạch do Đại học Hosei (Nhật) tài trợ, P. Thí nghiệm động cơ đốt trong của Cty AVL (Áo) tài trợ với kinh phí từ 2,5 đến 3 triệu USD. Phòng TN do Cty OMRON (Nhật) tài trợ hay như Phòng TN Cơ khí chính xác do Cty Mitutoyo (Nhật) cấp thiết bị . - Quan hệ tốt với các công ty nước ngoài và nhận được sự giúp đỡ về học bổng (Cty Motorola), về thiết bị và phần mềm (Cty Mitsubishi, Cty Honda, Schlumberger, Leader)...
  5. 5. - Tạo điều cho việc trao đổi giáo viên, chuyên gia (đón nhận các chuyên gia, giáo sư đến thăm và làm việc với đội ngũ Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của Trường). Hiện nay trường có mối quan hệ với 200 trường Đại học và Viện Nghiên Cứu tại các nước trên thế giới. - Tạo điều kiện cho những hoạt động giao lưu giữa sinh viên của Trường và các nước khác (sinh viên Nhật, Hàn Quốc, Singapore...đến giao lưu với sinh viên của ĐH Bách Khoa) - Nhanh chóng đưa thông tin về học bổng của các trường Đại học danh tiếng đến cho các sinh viên của Trường nhằm làm phong phú thêm nguồn đào tạo có chất lượng cho đội ngũ Cán bộ kỹ thuật của đất nước. - Tạo cơ hội việc làm cho sinh viên bằng cách phối hợp tổ chức các buổi giới thiệu về các công ty liên doanh với nước ngoài tại Trường để sinh viên có điều kiện tiếp xúc, tìm hiểu và lựa chọn cơ hội tốt cho mình. (Giới thiệu về Cty Schlumberger, Cty SedcoForex...) Có thể nói, trong công cuộc đổi mới và phát triển, công tác hợp tác quốc tế thực sự đă đóng góp một phần quan trọng và hiệu quả cho các mục tiêu chiến lược là Đào tạo - Nghiên cứu - Phát triển của trường Đại học Bách Khoa. Với sự chủ động và lănh đạo tích cực của Ban Giám Hiệu cùng với sự năng động của các đơn vị và các cán bộ hoạt động trong lĩnh vực công tác này, chúng tôi rất tin tưởng vào phát triển nhanh, mạnh của Trường Đại học Bách Khoa trên bước đường hội nhập với các nước trong khu vực và trên toàn thế giới. V/. Chương trình đào tạo quốc tế: Không chỉ chú trọng đến quá trình dạy và học, sinh viên của đại học Bách Khoa còn được chú trọng phát triển con người một cách toàn diện thông qua các hoạt động ngoại khóa, sinh hoạt cộng đồng (Mùa hè xanh, chương trình từ thiện…), các hoạt động – câu lạc bộ chuyên môn, nghề nghiệp. Tất cả các hoạt động này cùng với chất lượng đào tạo giúp các em tự tin trở thành những người lao động tri thức, chuyên nghiệp, năng động và toàn diện; những người có khả năng và đủ bản lĩnh làm việc trong các môi trường thách thức và sáng tạo nhất. Tọa lạc ở trung tâm thành phố Hồ Chí Minh, với khuôn viên rộng hơn 14ha, có rất nhiều cây xanh và khu vực phục vụ cho hoạt động thể thao như sân bóng đá, bóng chuyền, bóng rổ, sân tennis, sinh viên Bách Khoa nổi tiếng năng động và giỏi thể thao. Ngoài ra các em còn được học tập trong các phòng học chất lượng cao: máy lạnh, internet wife, projector. Từ năm 2008, hệ thống Bkel (Bach Khoa Elearning) – một hệ thống hỗ trợ dạy và học trên mạng internet của trường được đưa vào sử dụng cho phép người học có thể học 24/7 thông qua mạng internet. Hệ thống này đã làm thay đổi một cách căn bản cách thức học tập và giảng dạy của Đại học Bách Khoa giúp nâng cao chất lượng học tập của sinh viên. VI/. Các hội đồng cấp trường: 1. Hội đồng tư vấn trường 2. Hội đồng Khoa học và đào tạo trường 3. Hội đồng học vụ đại học hoặc sau đại học 4. Hội đồng tuyển dụng trường 5. Hội đồng nâng lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn 6. Hội đồng thi đua - khen thưởng 7. Hội đồng tuyển sinh đại học hoặc sau đại học 8. Ban Thanh tra Tuyển sinh 9. Hội đồng kỷ luật cán bộ, viên chức. 10. Hội đồng kỷ luật sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh 11. Ban Kinh tế 12. Ban Chỉ đoạn an toàn - vệ sinh lao động 1. HỘI ĐỒNG TƯ VẤN TRƯỜNG
  6. 6. Chức năng: có trách nhiệm tư vấn cho Hiệu trưởng về phương hướng hoạt động của nhà trường, huy động và giám sát việc sử dụng các nguồn lực dành cho nhà trường, gắn nhà trường với cộng đồng và xã hội, đảo bảo thực hiện mục tiêu giáo dục. Hội đồng tư vấn của trường có các nhiệm vụ sau đây: 1. Tư vấn về mục tiêu, chiến lược, các dự án và kế hoạch phát triển của nhà trường. 2. Tư vấn về quy chế hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường để trình ĐHQG TP.HCM phê duyệt. 3. Tư vấn về chủ trương sử dụng tài chính, tài sản của nhà trường. 4. Giám sát việc huy động và sử dụng các nguồn lực của nhà trường. Thành phần Hội đồng gồm có: (Nhiệm kỳ của Hội đồng tư vấn của trường theo nhiệm kỳ của Hiệu trưởng) • Chủ tịch Hội đồng: Hiệu trưởng. • Phó Chủ tịch Hội đồng: Chủ tịch Công đoàn Trường. • Thư ký: Trợ lý Hiệu trưởng. • Các Ủy viên : Bí thư Ðảng ủy, Trưởng Ban thanh tra, Chủ tịch thường trực CNVC, các Trưởng Khoa, phòng, Giám đốc Trung tâm, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Ban Giám Hiệu, Bí thư Ðoàn TNCS Trường, Chủ tịch Hội Sinh viên Trường, một số thành viên ngoài trường do Hiệu trưởng quyết định 2. HỘI ĐỒNG KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG Chức năng: Tư vấn cho Hiệu trưởng về việc xác định mục tiêu, chương trình đào tạo; thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục – đào tạo, KHCN của trường; Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ, nhân viên. Thành phần Hội đồng gồm có: (Nhiệm kỳ của Hội đồng KH & ĐT theo nhiệm kỳ của Hiệu trưởng) • Chủ tịch Hội đồng : Hiệu trưởng. • Phó Chủ tịch Hội đồng: Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo hoặc phụ trách nghiên cứu khoa học. • Thư ký: Trưởng phòng đào tạo hoặc Trưởng phòng Quản lý khoa học. • Các Ủy viên : Các trưởng khoa, một số giám đốc trung tâm, trưởng phòng; một số giáo sư, tiến sĩ, giảng viên, cán bộ hoạt động khoa học – công nghệ của trường; một số nhà khoa học, giáo dục, quản lý giáo dục và đại điện một số tổ chức kinh tế - xã hội ở ngoài trường quan tâm và am hiểu về giáo dục đại học. 3. HỘI ĐỒNG HỌC VỤ ĐẠI HỌC HOẶC SAU ĐẠI HỌC Chức năng: Tư vấn giúp Hội đồng khoa học và đào tạo trường và Hiệu trưởng trong việc xây dựng quy chế giảng dạy, quy chế học vụ, chương trình đào tạo; xây dựng các định mức và quy trình trong công tác giảng dạy; xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm của trường. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo • Ủy viên thường trực: Trưởng phòng Đào tạo hoặc Trưởng phòng Đào tạo Sau đại học • Ủy viên: Các Trưởng khoa hoặc Phó Trưởng khoa phụ trách đào tạo, Trưởng phòng Công tác Chính trị - Sinh viên, bổ sung Giám đốc trung tâm đào tạo và bảo dưỡng công nghiệp nếu là Hội đồng học vụ đại học 4. HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG TRƯỜNG Chức năng: Đề ra quy trình và tiêu chí tuyển dụng; phân bổ chỉ tiêu tuyển dụng hàng năm cho các đơn vị căn cứ vào nhu cầu đào tạo và công tác; hướng dẫn, giám sát công tác sơ tuyển tại các
  7. 7. đơn vị và đưa ra quyết định cuối cùng về tuyển dụng để ký hợp đồng; tổ chức kỳ thi tuyển dụng viên chức để bổ nhiệm vào ngạch theo phân cấp và hướng dẫn của Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng • Thư ký: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính • Ủy viên: Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Công đoàn trường, các Phó Hiệu trưởng, Trưởng phòng Đào tạo, Kế hoạch - Tài chính. 5. HỘI ĐỒNG NÂNG LƯƠNG THƯỜNG XUYÊN VÀ NÂNG LƯƠNG TRƯỚC THỜI HẠN Chức năng: Nghiên cứu, chỉ đạo thực hiện nâng bậc lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, viên chức theo Thông tư số 03/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ; giải quyết khiếu nại, thắc mắc về lương, bảo đảm đúng đối tượng và đúng tiêu chuẩn quy định. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng • Phó Chủ tịch: Chủ tịch Công đoàn trường • Thư ký: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính • Ủy viên: Các Phó Hiệu trưởng, Bí thư Đảng ủy 6. HỘI ĐỒNG THI ĐUA - KHEN THƯỞNG Chức năng: Tổ chức, phát động và theo dõi các phong trào thi đua trong trường; phát hiện, xây dựng và nhân rộng các gương điển hình tiên tiến; xây dựng tiêu chí chấm điểm thi đua cho đơn vị và cá nhân làm cơ sở cho việc tổng kết, đánh giá, bình xét các danh hiệu thi đua để đề nghị các cấp trên phê duyệt. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng. • Phó Chủ tịch: Chủ tịch Công đoàn trường • Thư ký: Thường trực thi đua • Ủy viên: Bí thư Đảng ủy, các Trưởng khoa, phòng, ban, Giám đốc trung tâm đào tạo và bảo dưỡng công nghiệp. 7. HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH ĐẠI HỌC HOẶC SAU ĐẠI HỌC Chức năng: tổ chức, chỉ đạo thực hiện các kỳ thi tuyển sinh hàng năm, đồng thời tổ chức việc chấm thi, xét duyệt điểm chuẩn, gọi nhập học theo qui chế tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng • Phó Chủ tịch: Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo • Ủy viên thường trực: Trưởng phòng Đào tạo hoặc Đào tạo Sau đại học • Các ủy viên: Các Trưởng hoặc Phó Trưởng khoa phụ trách đào tạo 8.BAN THANH TRA TUYỂN SINH Chức năng: Mỗi kỳ tuyển sinh, Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Ban Thanh tra tuyển sinh nội bộ của trường. Ban Thanh tra tuyển sinh có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát nội bộ việc ra đề, sao đề (nếu có); tổ chức thi của các trung tâm thi, chấm thi, phúc tra, giúp Hiệu trưởng đảm bảo đúng các quy chế, quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh;
  8. 8. giải quyết khiếu nại, thắc mắc về công tác tuyển sinh. Ban tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ của kỳ tuyển sinh. Thành phần Ban thanh tra gồm có: • Trưởng ban: Trưởng hoặc Phó Trưởng ban Thanh tra Giáo dục • Ủy viên: Trưởng hoặc Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính, Ban Thanh tra Giáo dục, Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy, Ban Thanh tra Nhân dân, Ủy ban Kiểm tra Công đoàn 9.HỘI ĐỒNG KỶ LUẬT CÁN BỘ, VIÊN CHỨC Chức năng: Nghiên cứu, xem xét hồ sơ vụ việc vi phạm; đánh giá mức độ, tính chất, hành vi sai phạm khuyết điểm; đề nghị hình thức xử lý kỷ luật đối với người vi phạm nhằm làm cho việc thi hành kỷ luật được nghiêm minh, dân chủ, công bằng (Quy trình kỷ luật cán bộ, viên chức được thực hiện theo Nghị định 35/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 3 năm 2005 của Chính phủ). Thành phần Hội đồng gồm có: a) Hội đồng kỷ luật cán bộ, viên chức cấp trường: • Chủ tịch: Hiệu trưởng • Phó chủ tịch: Chủ tịch Công đoàn trường • Thư ký: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính • Ủy viên: Đại diện của Ban chấp hành Công đoàn bộ phận, Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp đương sự, đại diện Ban thanh tra nhân dân. b) Hội đồng sơ xét kỷ luật cán bộ, viên chức cấp đơn vị: • Chủ tịch: Trưởng khoa, phòng, ban, trung tâm • Phó chủ tịch: Chủ tịch Công đoàn bộ phận (Tổ trưởng công đoàn) • Thư ký: Chủ nhiệm Bộ môn (Trưởng phòng thí nghiệm hay Tổ trưởng Tổ chuyên môn) • Ủy viên: Phó Trưởng khoa, phòng, ban, trung tâm, Tổ trưởng Công đoàn bộ môn. 10.HỘI ĐỒNG KỶ LUẬT SINH VIÊN, HỌC VIÊN CAO HỌC, NGHIÊN CỨU SINH • Chủ tịch: Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo • Thư ký: Trưởng phòng Công tác Chính trị - Sinh viên • Ủy viên: Bí thư Đoàn Thanh niên, Chủ tịch Hội Sinh viên trường, Trưởng hoặc Phó khoa có sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh vi phạm, Trưởng phòng Đào tạo hoặc Đào tạo Sau đại học, Giám đốc Ký túc xá (nếu đương sự là sinh viên nội trú). 11.BAN KINH TẾ Chức năng: Có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất các chính sách kinh tế, tài chính cho Hội đồng tư vấn trường. Thành phần Ban kinh tế gồm có: • Trưởng ban : Hiệu trưởng • Thư ký: Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính • Ủy viên: Các Phó Hiệu trưởng, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Công đoàn trường, đại diện các khoa và phòng, Trưởng ban Thanh tra Nhân dân. 12.BAN CHỈ ĐẠO AN TOÀN - VỆ SINH LAO ĐỘNG Chức năng: Có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng những hoạt động về công tác bảo đảm an toàn – vệ sinh lao động trong các cơ sở đào tạo của trường. Thành phần Ban chỉ đạo gồm có: • Trưởng ban: Phó Hiệu trưởng phụ trách nội chính • Phó Trưởng ban: Chủ tịch Công đoàn trường • Thư ký: Trưởng Phòng Quản trị Thiết bị • Ủy viên: Đại diện các khoa và phòng ban có liên quan
  9. 9. VII/. Các phòng ban: Phòng Tổ chức hành chánh Văn phòng công đoàn Phòng Kế hoạch tài chính Ban Thanh tra nhân dân Phòng Quản trị thiết bị Ban Thi đua - Khen thưởng Phòng Quan hệ Đối ngoại Ban Quản lý dự án Phòng Đào tạo Ban Thư viện xuất bản Phòng Đào tạo Sau đại học Ban Quản lý mạng Phòng Công tác chính trị - SV Ban Đảm bảo chất lượng Văn phòng Đảng Ủy Kí túc xá Bách Khoa Ban Thanh tra Giáo dục Phòng KHCN & Dự án PTN Trọng Điểm Quốc Gia ĐKS & KTHT
  10. 10. Chuyên đề 2: Công tác kỹ sư Nội dung •Đặt vấn đề •Chức năng, nhiệm vụ và năng lực của người kỹ sư - Vị trí công tác của người kỹ sư - Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật - Nhiệm vụ của người kỹ sư - Năng lực cần có của người kỹ sư •Quá trình đào tạo - Quá trình đào tạo chung 1 Đặt vấn đề •Kỹ sư (KS) là tầng lớp trí thức có học vị và địa vị cao trong xã hội •Người kỹ sư (NKS) có sự đóng góp lớn về trí tuệ và tài năng của mình cho cộng đồng xã hội làm cho xã hội phát triển liên tục, mang lại nhiều của cải cho xã hội - Cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn và năng lực của người kỹ sư v.v… - Xác định trách nhiệm đóng góp của mình đối với đất nước, đối với xã hội 2 Chức năng, nhiệm vụ và năng lực của người kỹ sư 2.1 Vị trí công tác của người kỹ sư 2.2 Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật 2.3 Nhiệm vụ của người kỹ sư 2.4 Năng lực cần có của người kỹ sư
  11. 11. 2.1 Vị trí công tác của người kỹ sư • Công tác trong hệ thống lao động kỹ thuật: các công ty gia công, sản xuất, thiết kế, kiểm nghiệm, kiểm định • Công tác trong các đơn vị kinh doanh vật tư kỹ thuật: kinh doanh các sản phẩm, thiết bị kỹ thuật, v.v… • Công tác trong các cơ quan hành chánh, sự nghiệp: các cơ quan hànnh chánh nhà nước, trường học, viện nghiên cứu • Tiếp tục học lên bậc học cao hơn: thạc sĩ, tiến sĩ 2.2 Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật • KS giữ một vai trò quan trọng trong hệ thống lao động kỹ thuật, là người đóng góp trí tuệ, sự sáng tạo và là người chủ chốt quyết định mọi thành công trong các ngành nghề của mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước • NKS có thể trực tiếp đảm nhiệm thực hiện công tác theo ngành được đào tạo: - Thiết kế mạch/chương trình - Thi công, gia công mạch/chương trình (lập trình) - Kiểm tra, sửa sai mạch/chương trình - Lập tài liệu, mô tả cho mạch/chương trình - Báo cáo công tác cá nhân theo ngày, tuần, tháng, quý •NKS có thể giữ vai trò KS trưởng (nhóm trưởng), chỉ huy 1 nhóm KS, để thực hiện: - Phân tích thiết kế, xây dựng đặc tả, chọn giải pháp, trao đổi với khách hàng - Phân phối và điều hành công việc giữa các thành viên trong nhóm, theo dỏi và đảm bảo tiến độ thực hiện công việc của cả nhóm - Cung cấp, hỗ trợ giải pháp kỹ thuật, công cụ, tài liệu cho các thành viên trong nhóm - Báo cáo công tác nhóm theo tuần, tháng, quý - Chức năng nghiên cứu và đào tạo 2.3 Nhiệm vụ của người kỹ sư a/. NKS là một công dân gương mẫu: - Phải được thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của người công dân - Phải là người công dân với tinh thần dân tộc cao - Luôn có tinh thần tự lực cao và “Đừng đòi hỏi Tổ quốc phải làm gì cho mình” và ngược lại phải suy nghĩ “Mình đã làm được gì cho tổ quốc” - Luôn nêu cao tinh thần vì nghĩa lớn, đoàn kết và hợp tác - Là con người làm việc với tinh thần tự giác b/.Phẩm chất của NKS trong hệ thống lao động kỹ thuật: - KS là thành viên của tập thể lao động
  12. 12. - Tự lực, tự giác nhưng luôn trong tinh thần hợp tác “Một cây làm chẳng nên non” - Ý thức trách nhiệm trước nhiệm vụ được giao, đó là phẩm chất cao quý của NKS - Trung thực và có tinh thần trách nhiệm trước tập thể và xã hội c/.Nhiệm vụ của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật: - Nhiệm vụ cơ bản của người kĩ sư là phải thực hiện tốt công tác chuyên môn đã được đào tạo - NKS trong đơn vị sản xuất, gia công: - biết khai thác, vận hành các thiết bị, hệ thống thiết bị, mạng, công cụ phần mềm v.v… của đơn vị - biết cách tổ chức quản lý, bảo trì, sửa chữa các thiết bị, công cụ phần mềm của các hệ thống của đơn vị - biết cách cài đặt, thiết lập các thông số, chế độ cho thiết bị, công cụ phần mềm cho phù hợp công việc - biết triển khai các biện pháp công nghệ nhằm nâng cao năng suất và chất lương sản phẩm - biết kiểm tra, đánh giá các chất lượng cơ bản của sản phẩm của ngành nghề - có khả năng tổ chức quản lý sản xuất của đơn vị - đề xuất, tham gia cải tiến thiết bị nâng cao năng suất lao động, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật hoặc các chuyển giao công nghệ của đơn vị bạn vào sản xuất • NKS với công tác thiết kế và chỉ đạo thi công: - Tham gia hoặc chỉ đạo tổ chức, quản lí thiết kế, thi công “sản phẩm” - Bảo đảm tính chính xác, tính thực tiễn của bản thiết kế - Xây dựn hệ thống an toang, ổn định và độ tin cậy trong quá trình vận hành điều khiển các trang thiết bị phục vụ cho thi công - Tổ chức ghi chép nhật ký theo dõi công trình, giám sát, kiểm tra quá trình thi công - Tham gia và đề xuất cải thiện quy trình thi công và trang thiết bị kĩ thuật, công nghệ để giảm chi phí nhân công máy móc, nâng cao năng suất lao động và chất lượng công trình. - Tích cực tham gia các hoạt động quảng bá các thành quả lao động của đơn vị. • NKS hoạt động trong kinh doanh - Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh thiết bị - Đẩy mạnh công tác giới thiệu sản phẩm và tư vấn khách hang - Tích cực tham gia các hoạt động quảng bá thương hiệu • NKS với công tác nghiên cứu khoa học và ứng dụng - Tham gia tổ chức, xây đựng kế hoạch - Đưa các phương pháp công nghệ mới - Hình thành và xây dựng các đề tài nghiên cứu có tính chất chiến lược để phát triển đơn vị • NKS với công tác bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trẻ - Tổ chức các lớp bổ túc kiến thức chuyên môn nghành cho độ ngũ cán bộ kỹ thuật dười mình: cao đẳng, trung cấp và công nhân - Tổ chức thi kiểm tra tay nghề và nâng cao bậc thợ - Xây dựng nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật d/. Quá trình “ tự đào tạo”, vươn lên không ngừng và không ngừng sáng tạo - NKS cần xây dựng cho mình một kế hoạch và phấn đấu không ngừng
  13. 13. - Không ngừng trao dồi kỹ năng ngề nghiệp - Luôn suy nghĩ, tìm tòi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm e/. NKS tham gia lãnh đạo đơn vị • NKS luôn là người “lãnh đạo” đạo về mặt kỹ thuật ở đơn vị • NKS là người có đầu óc tổ chức, đoàn kết, lãnh đạo, tập hợp quần chúng • Kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh ngiệm thực tiễn là yếu tố hằng đầu cần có của người kỹ sư • sự cần mẫn và tính kĩ thuật trong công việc • cần có thể lực và tinh thần • có khả năng giao tiếp tốt • kiến thức tâm lý xã hội và khả năng tập hợp quần chúng 2.4 Năng lực cần có của người kĩ sư Để hoàn thành nhiệm vụ và chức năng của người kĩ sư đòi hỏi người kĩ sư phải có năng lực cao về các mặt: a) Kiến thức chuyên môn, kĩ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn là yếu tố hàng đầu cần có đối với người kĩ sư. - Nắm vững kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của ngành nghề mình được đào tạo trong các lĩnh vực: thiết bị, vận hành thiết bị, giám sát, kiểm tra đánh giá sản phẩm, biết tổ chức và điều hành sản xuất v.v… - Tổ chức đào tạo, phổ biến kiến thức kĩ thuật công nghệ. - Lập kế hoạch bảo trì, sữa chữa thiết bị. - Lập kế hoạch đẩy mạnh và phát triển đơn vị qua các hình thức quảng cáo tiếp thị, kinh doanh v.v… - Thành thạo một đến hai ngoại ngữ chính và tin học cơ bản b) Sự cần mẫn và tính kỉ luật trong công việc - Người kĩ sư cần phải xây dựng tính kiên trì, cần mẫn - Thực hiện và điều hành công việc thông qua hệ thống quy định kĩ thuật chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác theo quy ước. - Người kĩ sư cần xây dựng cho mình khả năng dự đoán và quyết đoán để có thể làm chủ thời gian và nhân lực - Trong lao động cần ứng dụng một cách khoa học và sáng tạo lý thuyết và thực tế để rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả công việc c) Cần có thể lực và tinh thần - Người kĩ sư cần có thể lực tốt thông qua sự ham thích một vài môn thể thao nhằm nâng cao thể lực và sức khỏe để lao động tốt - Cần hiểu biết và tham gia một vài loại hình văn hóa nghệ thuật để giải trí d) Có khả năng giao tiếp tốt - Phải có khả năng giao tiếp bằng diễn đạt qua lời nói (thuyết trình, đối thoại, tham gia và điều hành tốt các cuộc họp, các dự án v.v…) - Phải có khả năng diễn đạt bằng viết (ghi chép nhật kí kĩ thuật, xây dựng báo cáo kĩ thuật, viết lí thuyết luận án tốt nghiệp, lập thuyết minh công trình, dự án v.v…)
  14. 14. - Phải có khả năng sư phạm tốt: Truyền đạt cho đồng nghiệp hiểu, đặt mình vào vị trí của người khác. - Có khả năng làm việc theo nhóm e) Kiễn thức tâm lí xã hội và khả năng tập hợp quần chúng - Cần nắm bắt và hiểu biết về tâm sinh lí con người - Có quan điểm đối nhân xử thế đúng đắn, có mối quan hệ mật thiết với đồng nghiệp - Có khả năng đoàn kết tập hợp, lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức điều hành mọi hoạt động của đơn vị 3 Quá trình đào tạo của người kỹ sư • Sinh viên chính quy phải trải qua 1 kỳ thi tuyển quốc gia hàng năm vào tháng 7 • Sinh viên nhập học vào tháng 9 hằng năm và phải trải qua ít nhất là 4 năm học (8 học kì), tùy theo ngành nghề quy định của mỗi Trường Đại Học, thời gian học của sinh viên có thể kéo dài 4, 5 năm hoặc 6 năm
  15. 15. Chuyên đề 3: Kỹ năng thuyết trình KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH BƯỚC 1:trước khi thuyết trình Trong công việc cũng như mọi hoạt động khác, kỹ năng thuyết trình đóng 1 phần quan trọng dẫn đến sự thành công của mỗi cá nhân cũng như tập thể. Có đực kỹ năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tưởng và mong muốn của mình đến người nghe. Với kĩ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được mọi đối tác, ban giám khảo dù là khó tính nhất. Nhưng để đạt được điều đó, nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, chúng ta cần có sự chuẩn bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức. Do đó phần chuẩn bị , phần "bếp
  16. 16. núc" cho 1 bài thuyết trình là vô cùng quan trọng. Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công. Dưới đây chúng tôi xin đưa ra 1 số điều quan trọng trong công việc chuẩn bị cho 1 bài thuyết trình: 1. Xác định đối tượng Trả lời các câu hỏi: - Ai sẽ đến dự? - Bao nhiêu người sẽ đến dự? Trả lời được 2 câu hỏi trên bạn sẽ biết điều chỉnh bài thuyết trình phù hợp nhất để thu hut người nghe. Vd: Bill gate đã có buổi nói chuyện với sinh viên Bách Khoa Việt Nam. Với phong cách thoải mái đút tay 1 bên túi quần, nụ cười luôn thường trực trên gương mặt ông đã tạo 1 không khí thân thiện và cởi mở với những thanh niên trẻ. 2. Nội dung - Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình - Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình) - Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu, nội dung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -> sắp xếp ý) - Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất 3. Hình thức a. Địa điểm: - Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa điểm phù hợp với lượng người đó. Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung thuyết trình. Chương trình “ Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu – Quốc Tử Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời không quá lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám là trường đại học đầu tiên của Việt Nam. - Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm. Với một bài thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng,,,,Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí.rườm rà - Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh. Nếu trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan. Lưu tâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp. b. Thiết bị hỗ trợ. - Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước , kiểm tra chất lượng và giá cả hợp lí. - Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau. - Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình. Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia. 4. Tập luyện Rèn luyện lâu dài :
  17. 17. - Giọng nói: tiếng nói chuẩn là cần thiết, bạn cũng nên tập thở bằng bụng để cho hơi được dài , thường xuyên đọc văn và hành văn để có lời nói hay, cũng cần phải tập sử dụng nhiều giọng điệu khác nhau. Không phải ai sinh ra cũng có giọng nói hay, nhưng nếu kiên trì tập luyện, giọng nói của bạn sẽ có sức lôi cuốn khán giả. - Ứng khẩu : viết dàn bài ra giấy, tập nói một mình nhiều lần, bạn sẽ luyện được khả năng xử lý ngôn từ nhanh. Đồng thời, thường xuyên thu thập dụng ngữ , lời hay, cách dùng từ ngữ lạ từ sách báo, trong khi nói chuyện. - Cử chỉ : tập sử dụng các cử chỉ của tay, nét mặt để thể hiện tình cảm trong khi thuyết trình. Để quá trình rèn luyện này có hiệu quả, cách tốt nhất là cùng học theo nhóm, tham gia sinh hoạt câu lạc bộ, có như vậy bạn mới được thực hành nói trước mọi người. Luyện tập ngay trước khi thuyết trình : - Chọn trang phục phù hợp chủ đề sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho khán giả và giúp bạn tự tin hơn. Khớp với các thiết bị phụ trợ và với các phần khác của chương trình. Đặc biệt khi thuyết trình theo nhóm thì phải có buổi thao luyện cùng các thành viên khác để có sự thống nhất và logic trong cả buổi thuyết trình. Giai đoạn trình bày bài thuyết trình 1. Khi bắt đầu thuyết trình: a. Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả. Một cử chỉ liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hình dung được sơ lược về đề tài bạn sắp đề cập. Thường thì bạn có thể đưa nó vào sau bài diễn thuyết. b. Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải giật mình. c. Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề. Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không biết gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả của bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái. d. Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng ) Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp. e. Thuật lại một câu chuyện có liên quan
  18. 18. Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày. Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn. f. Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác dụng lôi kéo sự chú ý của khán giả. 2. Phần chính: a. Ngôn ngữ nói: Diễn thuyết hay đọc Thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả. Tránh nói một cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn. - Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về chủ đề bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt. Nét mặt tươi vui, đừng quên những nụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy thiện cảm với người nghe - Sự rõ ràng: giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp và lòng vòng, lan man chỉ một vấn đề -.Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi. Sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn. b. Ngôn ngữ cơ thể: - Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình. Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn không thấy thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên khuôn mặt, có thể là mũi .
  19. 19. - Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở . Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm thấy thư giãn hơn. Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối. - Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ của bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khán giả - Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn. Ko nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người nghe. Cần chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì không có gì làm cho sự tin cậy của thính giả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lên trước người nghe c. Phương tiện trợ giúp (visual aid): Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác. Thường là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên: - Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ. - Được đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả. - Đơn giản và dễ hiểu: Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu ra ý chính mà thôi. Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất, đồng thời giúp người nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm rà. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu là hợp lý. d. Giao lưu khán giả : - Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu . Bác Hồ đã có câu nói nổi tiếng: ”Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả. - Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình
  20. 20. phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường. e. Giải quyết câu hỏi: - Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi ( sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào ) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một. - Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnh tìm một câu trả lời tích cực. Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời, bạn có thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy nhiên , chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi. Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó. f. Tâm thế khi thuyết trình : Tự chủ, không lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi bạn muốn truyền đạt lại cho người khác. Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị tốt ( nội dung, thiết bị, luyện tập,… ) 3. Kết thúc bài thuyết trình: - Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả: Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe - Tóm tắt những ý chính: Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho những bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể - Cung cấp những trích dẫn thích hợp.
  21. 21. - Minh họa để tiêu biểu hoá các ý. - Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ Sau khi thuyết trình Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của mọi việc. Nói trên một khía cạnh nào đó thì đó là một sự bắt đầu mới. Đặc biệt những buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm, thì vấn đề hậu thuyết trình đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng. Lấy ví dụ bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô của hãng. Công việc sau khi buổi thuyết trình của bạn là gì?Đó là: - Thống kê được đánh giá của khách hàng về buổi giới thiệu. Nó không chỉ cho ta biết sự quan tâm của họ tới sản phẩm mà còn đánh giá về điểm đạt và chưa đạt của buổi giới thiệu từ khâu tổ chức tới thực hiện - Có thể cung cấp cho người tham dự 1 số tài liệu hay quà lưu niệm để nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình. Hay mục đích là tạo 1 hình ảnh trong trí nhớ của họ về sản phẩm. - Giữ liên lạc được với các vị khách mời, người tham dự. Bởi họ có thể không là khách hàng của bạn sau buổi giới thiệu này, nhưng vẫn là khách hàng tiềm năng cho lần sau. Vậy các điều cần làm sau 1 buổi thuyết trình là: - Thống kê đánh giá của người tham gia - Cung cấp tài liệu hay tặng vật - Giữ liên lạc với những người tham gia Bài viết được tham khảo từ các nguồn: -Mạng internet,các trang kinangmem.com,chungta.com…. -Sách báo về kĩ năng thuyết trình -kinh nghiệm của các nhà diễn giả danh tiếng
  22. 22. Chuyên đề 4: Kỹ năng làm việc nhóm Ngày nay, trong cuộc sống, công việc và học tập, yếu tố hiệu quả được đánh giá như một thước đo cao nhất.Và một trong những phương cách giúp chúng ta nâng cao tính hiệu quả trong việc học và làm, vô cùng đơn giản nhưng có vẻ như tầm quan trọng của nó vẫn chưa được đánh giá đúng mức: đó là kĩ năng làm việc nhóm. Nhất là khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm lại cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, khó có ai có thể cáng đáng hết mọi việc cho chu tất được. Người ta thường nói: Một cây làm chẳng nên non Ba cây chụm lại nên hòn núi cao mà. Ấy thế mà việc làm việc nhóm vẫn chưa được mọi người quan tâm đúng mức và thực trạng là 3 chữ “Làm việc nhóm” chỉ nghe nói đến chứ ít ai thực hiện được. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt. NGUYÊN NHÂN Quá nể nang các mối quan hệ. Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẵn lộn. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không
  23. 23. nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố”toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc” thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai. Không chú ý đến công việc của nhóm Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những_người_giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình. Thưa quý vị và các bạn Kỹ Năng Làm Việc Nhóm là một trong những kỹ năng mềm giúp ích cho chúng ta rất nhiều trong công việc cũng như trong cuộc sống, nó sẽ cùng với các kĩ năng khác như kĩ năng giao tiếp, lắng nghe, ghi chép soạn thảo... hổ trợ rất đắc lực cho chúng ta. 1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM a/Khái niệm nhóm Làm việc nhóm một trong những hình thức cộng tác làm việc giữa các thành viên trong nhóm, để cùng nhau giải quyết một vài vấn đề nào đó (do giáo viên nêu ra hoặc do các thành viên trong nhóm đề xuất hoặc do yêu cầu công việc...), từ đó tìm ra được hướng giải quyết của vấn đề đã nêu. tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết). b/Phân loại: Các nhóm chính thức Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án.
  24. 24. Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ. Các nhóm không chính thức Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như: các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ, các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc, các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo, những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn So sánh các nhóm chính thức và không chính thức Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ. Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn. Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau. c/Các giai đoạn hình thành và phát triển: Hình thành: Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo. Xung đột: Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn. Giai đoạn bình thường hóa Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. Giai đoạn hoạt động trôi chảy
  25. 25. Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm. 2. Quy chế tổ chức nhóm : a) Người lãnh đạo nhóm Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm. Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu. Có khả năng thông tri hai chiều. Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm. b) Người góp ý Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm. Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả. Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó. Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm. Tạo phương sách chỉnh lý khả thi c) Người bổ sung Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian. Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi. Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc. Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại. d) Người giao dịch Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác. Gây được sự an tâm và am hiểu. Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm. Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy. e) Người điều phối Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ. Cảm nhận được những ưu tiên. Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc. Có tài giải quyết những rắc rối. f) Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị. Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác. Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ. g) Người giám sát Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn. Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.
  26. 26. Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người. Không chần chừ đưa vấn đề ra. Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót. 3. Các nguyên tắc làm việc nhóm a/Tạo sự đồng thuận: • Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. • Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức. • Những điểm cần ghi nhớ: o Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới. o Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện. o Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm. o Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng. b/Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: Người bảo trợ chính của nhóm Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm c/Khuyến khích óc sáng tạo Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo. Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất. d/Phát sinh những ý kiến mới Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi. Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi. Những điểm cần ghi nhớ: o Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”. o Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo. o Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp. o Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại co ựthể đưa đến những giải pháp đáng giá.
  27. 27. o Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo. o Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra. e/ Học cách ủy thác Sự ủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành. Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu. Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó. Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác: o Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm. o Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ. o Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm. o Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to. f/ Khuyến khích mọi người phát biểu: Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó g/ Chia sẻ trách nhiệm Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc. h/ Cần linh hoạt Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác. Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm. Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành. Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối. Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình 4/THÔNG TIN TRONG NHÓM a. Những phương pháp thông tin Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹn trước. Ví dụ như: Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp. Những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại. Các phương tiện điện tử như điện tử, mạng nội bộ,… Phim ảnh hội nghị. b/Chọn những phương pháp thông tin Thư điện tử là một phương tiện truyền thông giữa các thành viên trong nhóm, có điếu độ ttin cậy không chắc chắn. Các phần mềm có thể đáp ứng vịêc thông tin giữa các chuyên viên và nhóm. Việc thông tin bằng phim ảnh hội nghị cũng hữu dụng, giúp các thành viên đánh giá các điệu bộ và trạng thái của người khác.
  28. 28. Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội họp hay hội ý giữa các thành viên nằm ở các vị trí khác nhau. c/Thông tin từ nội bộ Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưu tâm sự vững mạnh tự tại – sự toàn tâm toàn ý của nhóm – khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, chỉ biết mình. Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào những bộ phận khác ngay trong nội bộ cơ quan, chẳng hạn khi cần dữ liệu, họ phải nhờ đến bộ phận máy tính. d/Duy trì sự giao tiếp Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biết chắc ai là những người cần được thông tin đặc biệt. Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhậtt hoá và soạn lại danh sách này thường xuyên để khi cần bạn có thể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình hoạt động. e/Tránh sự trùng lặp Sự trùng lắp các vai trò là vấn đề tệ hại ở những cơ quan lớn. Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng liệt kê ngắn về chức năng của đôi nhóm cho nnhững người có liên quan, nhờ đ1o có thể phát hiện sự trùng lắp ngay. f/Thông tin dồn dập Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi bị nhiễu, bóp méo, … từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và hiệu quả của nhóm. Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp, và rồi, nếu cần thiết, thẩm tra ngược lên. g/Sự cẩn thận Đúng ra một nhóm chẳng có điều gì bí mật giữa các thành viên của nhóm, mà nếu có chẳng qua cũng chỉ để gây sự ngạc nhiên thú vị về đề án. Trước khi quyết định điều gì cần giữ kín, hãy hỏi, “có ai khác cần biết vấn đề này?”, mà “nếu để hở ra liệu có tai hại gì không ?”. Nếu đây là vấn đề mà mọi người có thể biết thì cứ việc thông tin thoải mái. Thế nhưng, nếu có điều gì cần giữ kín, lúc đó phải được giữ tuyệt đối. 5/QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM a/Tại lần họp đầu tiên Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ. Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên b/Những lần gặp sau Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.
  29. 29. Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung. c/Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp. Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị. d/Mục tiêu buổi họp Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin. Cần xác định mục tiêu buổi họp. Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm. e/Tần số hội họp Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn. Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì. f/Tốc độ diễn biến cuộc họp Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước. Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay. Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút, thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung vào vấn đề. Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng. 6/GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ TRONG NHÓM a/Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ. Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm. Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng). Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm. b. Nhận ra các vấn đề Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm. Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc dấu hiệu không thoả lòng chung c. Chuyện trò với từng người Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng. Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân. Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua. Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội. d. Xử sự với người gây ra vấn đề Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu ý: • Hãy nói thật những gì bạn thấy được. • Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm. • Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi. • Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề. • Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn. • Không nên cố chấp với người quá quắt.
  30. 30. • Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm. • Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm. • Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài. • Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn e. Giải quyết mâu thuẫn Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm. Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình. Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục. Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán. f. Sử dụng cách giải thích vấn đề Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cõ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện. Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi. Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao 7/Đánh giá kết quả nhóm a. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể đánh giá bằng việc thực hiện. Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi phân tích việc thực hiện. Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tiến của chúng bảo đảm các lợi ích kinh tế thực. b. Đánh giá kết quả Việc đánh giá kết quả cần phải có ý nghĩa và chính xác, nghĩa là cần thiết thực, vì nếu cần, bạn có thể hỏi thêm những người bên ngoài để họ đánh giá. 3. Đo lường sự thực hiện của nhân viên Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian, và tài chính. Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến. Thời gian: thành quả so với kế hoạch làm việc. Chất lượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng. Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả năng. c. Lãnh đạo Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn nhóm. Việc điều hành: đạt được các kết quả như kế hoạch đã vạch ra. Ý kiến đánh giá ở trên: thực hiện đạt tiến độ của nhóm. Ý kiến đánh giá bên dưới: Thực hiện đạt chỉ tiêu bên trên. Tinh thần: ý kiến của nhóm, khách hàng, những người có liên quan. d. Tiểu nhóm Đánh giá hiệu quả của mỗi tiểu nhóm theo định mức của chỉ tiêu. Các mục tiêu: những kết quả thực tế so với chỉ tiêu. Chất lượng: ý kiến đánh giá của nội bộ. Khách hàng: ý kiến đánh giá của khách hàng. Cải tiến: dự tính các kết quả tương lai. e. Các thành viên nhóm Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện kế hoạch toàn nhóm. Hiệu suất: so với chỉ tiêu. Ý kiến đánh giá: của cấp trên, của đồng nghiệp, và của khách hàng. Tự đánh giá: so với đồng nghiệp.

×