nhập môn kỹ sư_nhóm 4

  • 3,487 views
Uploaded on

 

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
3,487
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
51
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Chuyên đề 1: Hiểu biết về Trường, Khoa-Ngành nghề I/. Lời giới thiệu: 1. Giới thiệu sơ lược: Trường Đại học Bách khoa - ĐHQG TPHCM là một trung tâm đào tạo cán bộ kỹ thuật công nghệ và các nhà quản lý có trình độ ngang tầm với các nước tiên tiến trong khu vực Đông nam Á, đáp ứng nguồn nhân lực có chất lượng cao cho sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước cũng như khu vực phía Nam. Là trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ có vai trò chủ đạo trong việc thông tin và ứng dụng công nghệ mới của các nước tiên tiến trên thế giới và trong khu vực, chuyển giao công nghệ cho các ngành công nghiệp thuộc khu vực phía Nam. Tính đến tháng 05 năm 2005, trường đã có 11 khoa chuyên ngành, 10 trung tâm nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, 4 trung tâm đào tạo, 10 phòng ban chức năng và một công ty trách nhiệm hữu hạn. Trải qua 30 năm (kể từ ngày giải phóng miền Nam , thống nhất đất nước 1975) trường đào tạo được 45.000 kỹ sư, cử nhân. Từ năm 1994 đến nay, trường Đại học Bách khoa đã đào tạo 20.000 kỹ sư, cử nhân, 1.503 thạc sĩ, 25 tiến sĩ, nhiều sinh viên tốt nghiệp của trường hiện nay đang giữ những cương vị quản lý, chuyên gia đầu ngành của các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các thành phần kinh tế ở thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam. 2. Sứ mạng: "Trường ĐHBK – ĐHQG TP. HCM là một trong những trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học – chuyển giao công nghệ hàng đầu tại Việt Nam. Trường cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao, bồi dưỡng nhân tài, phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa cho phía Nam và cả nước, vươn tới trình độ khu vực Đông Nam Á và thế giới." II/. Các số liệu thực tế: 1. Cơ sở hạ tầng: Nhà trường có hai cơ sở. Cơ sở nội thành có diện tích 14,8 ha tại 268 Lý Thường Kiệt, Quận 10, TP. HCM. Tại cơ sở 268 Lý Thường Kiệt, quận 10, TP. HCM, trường có 117 phòng học (14.479 m2), 96 phòng thí nghiệm (12.197 m2), 3 xưởng thực hành (6.950 m2), 1 thư viện (1.145 m2 - cho đại học và sau đại học). Cơ sở ngoại thành có diện tích 26 ha tại Linh Trung, quận Thủ Đức, TP.HCM. Tháng 5/2005 trường bắt đầu khởi công xây dựng khu nhà học đầu tiên có diện tích sàn xây dựng là 17.600 m2 với tổng kinh phí là 66 tỷ đồng. Ngoài hai cơ sở đào tạo, trường Đại học Bách khoa có một khu ký túc xá ở nội thành với diện tích 1,4 ha. Hiện nay khu ký túc xá đã xuống cấp trầm trọng, đã được tháo dỡ để chuẩn bị tiến hành xây mới với tổng kinh phí là 101 tỷ đồng - 50% bằng nguồn kinh phí tự có của nhà trường và 50% từ vốn vay kích cầu của thành phố Hồ Chí Minh.
  • 2. Điều đặc biệt là trong vòng 5 năm trở lại đây (2001 - 2005), bằng các nguồn tự có (học phí, nghiên cứu khoa học - chuyển giao công nghệ và các hoạt động đào tạo khác) trường đã tập trung tăng cường xây mới 26.128m2 sàn xây dựng (tăng 40% so với năm 1995), nâng cấp các phòng học, phòng thí nghiệm, thư viện 7.670 m2 (tăng 50% so với năm 1995), và đầu tư trang thiết bị phục vụ đào tạo. Các phòng học đều được trang bị máy chiếu, projector và máy tính. Các phòng thí nghiệm được tăng cường trang thiết bị hiện đại cho đào tạo và nghiên cứu khoa học (80 tỷ), 1.500 máy tính của trường đều được nối mạng cục bộ (Intranet) và mạng Internet với hai băng thông tốc độ cao tổng cộng lên tới 5Mbps 2. Đội ngũ cán bộ: Tính đến tháng 05 năm 2005, trường có 1.125 CBCC trong đó có 890 cán bộ giảng dạy (CBGD). Trong số CBGD có 10 giáo sư, 47 phó giáo sư, 186 tiến sĩ, 315 thạc sĩ, 172 giảng viên chính, 657 giảng viên, 2 nhà giáo nhân dân, 25 nhà giáo ưu tú. CBGD có trình độ sau đại học chiếm 56% số CBGD, tỷ lệ CBGD có tuổi dưới 35 là 47,8%. Hàng năm trường có gần 200 lượt CBGD học ở nước ngoài để lấy bằng tiến sĩ và thạc sĩ. 3. Quy mô đào tạo: Hiện nay, trường Đại học Bách khoa đang đào tạo bậc đại học (đại học chính quy, phi chính quy và cao đẳng) và sau đại học (cao học và nghiên cứu sinh) với tổng số 25.979 sinh viên theo học. * Bậc đại học: - Hệ chính quy : 16.922 sinh viên - Hệ đại học bằng 2 : 450 sinh viên - Hệ không chính quy : 6.452 sinh viên - Hệ cao đẳng : 763 sinh viên * Bậc sau đại học: - Cao học : 1.410 học viên - Nghiên cứu sinh : 82 nghiên cứu sinh Qua 12 năm kiên trì phấn đấu, vượt qua rất nhiều khó khăn, đến nay nhà trường đã hoàn chỉnh hệ thống tín chỉ (đại học chính quy, tại chức), hiện nay đang từng bước triển khai cho đào tạo sau đại học. Có hơn 30 trường đại học trong cả nước đến trường Đại học Bách khoa để học tập kinh nghiệm đào tạo theo tín chỉ. Trường có nhiều chương trình đào tạo liên
  • 3. kết với nước ngoài. Từ năm 1999 trường tham gia chương trình đào tạo kỹ sư chất lượng cao Việt – Pháp. Năm 2004 có 54 SV tốt nghiệp, được đánh giá rất cao. Đặc biệt trong số 48 SV tốt nghiệp của 4 trường đại học Việt Nam được hội kỹ sư Pháp công nhận bằng kỹ sư Pháp được hành nghề ở Châu Âu thì trường Đại học Bách khoa có 38 SV (chiếm 38/48). Năm 2002 trường thực hiện dự án kỹ sư tài năng (KSTN). Năm 2005 đợt đầu tốt nghiệp 28 KSTN ngành Công nghệ thông tin có chất lượng nổi trội (về nghiên cứu khoa học, có 14/28 SV có bài báo đăng ở các tạp chí, hội nghị khoa học quốc tế có uy tín). 4. Nghiên cứu khoa học và quan hệ quốc tế: Trường có nhiều mối quan hệ hợp tác với các trường đại học, viện nghiên cứu trong nước và nước ngoài. Đối với nước ngoài, hiện nay trường đã có mối quan hệ hợp tác với 70 trường đại học và viện nghiên cứu. Trường là một trong những trường đi đầu về nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ. Trong 10 năm qua, trung bình mỗi năm trường thực hiện 90 đề tài các cấp với kinh phí là 4,2 tỷ đồng. Thực hiện hơn 800 hợp đồng/năm với doanh thu 43 tỷ đồng/năm. Đặc biệt năm 2004, nhà trường thực hiện hơn 100 hợp đồng chuyển giao công nghệ với doanh thu 51 tỷ đồng. 5. Thành tích đạt được: Hàng năm có hàng trăm đề tài nghiên cứu khoa học của sinh viên đại học và sau đại học. Những kết quả đó thể hiện rất rõ ở các kỳ thi Olympic Toán học, Vật lý, Hóa học, Tin học, Cơ học, Xây dựng và kiến trúc (giải thưởng Loa Thành). Trong 10 năm qua trường đã đạt 208 giải Olympic trong đó có 31 giải nhất, 29 giải nhì, 72 giải ba. Đặc biệt sinh viên trường Đại học Bách khoa đã hai lần đạt chức vô địch Robocon Châu Á - Thái Bình Dương năm 2002 (Nhật Bản) và 2004 (Hàn Quốc). Trong 10 năm, Công đoàn trường đã xây dựng nhà tình nghĩa với tổng kinh phí là 225 triệu đồng, nhà tình thương với kinh phí là 118,6 triệu đồng, 253 triệu đồng quà cho các trại trẻ mồ côi, người già cô đơn, trẻ em khuyết tật, chất độc màu da cam. Công đoàn còn bảo trợ cho hai trường phổ thông: Thạnh Hóa ở Long An và Khánh Thượng - Khánh Vĩnh, tỉnh Khánh Hòa, đã tặng trị giá 314 triệu đồng. Đoàn thanh niên và Hội sinh viên trường được Trung ương Đoàn tuyên dương là đơn vị xuất sắc trong 10 năm phát động chiến dịch Mùa hè xanh. Chỉ trong 4 năm (2000 -2004) sinh viên trường Đại học Bách khoa đã xây dựng 130 cây cầu bê tông từ 10 - 50m, hơn 200 nhà tình nghĩa, tình thương, bê tông hóa đường nông thôn (hơn 2 km), xây 4 trường mẫu giáo, 1 nhà văn hóa cho đồng bào Khơme, xóa nạn mù chữ cho đồng bào ở các tỉnh Bến Tre và Trà Vinh với tổng giá trị 3 tỷ đồng. III/. Khoa chuyên ngành: Bao gồm các khoa: • Khoa học và kĩ thuật máy tính • Kĩ thuật hóa học • Cơ khí • Điện – Điện tử • Kĩ thuật xây dựng • Khoa học ứng dụng • Quản lí công nghiệp • Môi trường • Kĩ thuật địa chất và dầu khí • Kĩ thuật giao thông • Công nghệ vật liệu
  • 4. IV/. Nghiên cứu khoa học và dự án: Trong xu hướng hoà bình, ổn định, hợp tác và phát triển như hiện nay, hơn bao giờ hết hoạt động quan hệ quốc tế càng giữ vai tṛò hệ trọng to lớn cho mỗi hoạt động phát triển kinh tế, giáo dục, văn hoá và xă hội. Pḥòng Khoa học công nghệ và quan hệ Quốc tế của trường Đại học Bách Khoa luôn nỗ lực tìm kiếm và huy động mọi nguồn, mọi phương tiện để xây dựng cho mình một con đường hợp tác quốc tế đặt trưng, phục vụ những nhu cầu cấp thiết của môi trường đào tạo có chất lượng. Với tiêu chí này, Phòng cố gắng chủ động, linh hoạt trong việc tìm kiếm đối tác mới và đa dạng hoá các hoạt động của mình. Không phải ngẩu nhiên mà trong 8 năm trở lại đây, hoạt động hợp tác quốc tế đă trở thành nguồn lực to lớn trong việc tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ cán bộ của Trường được đào tạo nâng cao trình độ ở nước ngoài, được tiếp xúc trao đổi kinh nghiệm với đội ngũ trí thức, chuyên gia của nhiều nước trên thế giới, tạo cơ hội để họ tự khẳng định mình ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong các dự án hợp tác. Quan hệ hợp tác quốc tế phát triển còn tạo điều kiện cho cán bộ nhà Trường học tập được kinh nghiệm quản lý và phát triển Đại học, tăng cường mối quan hệ hữu nghị giữa các Đại học Việt Nam và nước ngoài . . .v v . .Có thể kể ra đây một số hướng chính trong hoạt động hợp tác quốc tế như sau: - Gửi cán bộ đi đào tạo trình độ Tiến sĩ theo diện học bổng tại những nước có mối quan hệ từ lâu với trường như Pháp, Đức, Bỉ, Úc . . .phát triển quan hệ với các nước trong khu vực như Thái Lan, Malaysia, Singapore, Lào... và các mối quan hệ như Nhật, Hàn Quốc, Thuỵ Sĩ, Hà Lan, Áo . . - Đào tạo sau Đại học dưới h́ nh thức đồng hướng dẫn với các giáo sư nước ngoài. - Hợp tác đào tạo với sư tham gia của các Trường Đại học, tổ chức nước ngoài, hiện có một số chương trình đang hoạt động như chương trình hợp tác đào tạo Cao học Việt - Bỉ EMMC (Bằng Thạc sĩ ĐH Lie`ge - Bỉ cấp), Chương trình xây dựng Trung tâm đào tạo Bảo Dưỡng Công Nghiệp (IUT) do chính phủ Pháp tài trợ về thiềt bị nhằm cung cấp cho nền công nghiệp Việt Nam một đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề ngành Bảo dưỡng công nghiệp, Chương trình học bổng nghiên cứu ngắn hạn dành cho các cán bộ giảng dạy của ĐHBK do một số trường ĐH Nhật cấp như ĐH Hosei, ĐH Osaka Sanggyo...,Chương trình đào tạo kỹ sư nói tiếp Pháp ngành Điện và xây dựng trong khuôn khổ chương trình AUF (Hiệp hội các trường ĐH nói tiếp Pháp), Chương trình hợp tác đào tạo Thạc sĩ về Quản Trị Kinh Doanh Maastricht MBA (hợp tác với ĐH Maastricht - Hà Lan), Chương trình học bổng Đào tạo Cao học ngành Quản Trị Kinh Doanh SAV (liên kết đào tạo với AIT và do chính phủ Thuỵ sĩ tài trợ), Chương trình đào tạo kỹ sư chất lượng cao Việt - Pháp (PFIEV), Chương trình Bán du học (Twinning Program hợp tác với các trường Đại học Úc), Chương trình hợp tác với Viện Công nghệ Châu Á (AIT) đào tạo cao học ngành Công Nghệ Thông Tin cho các cán bộ do cơ quan đặt tại Tp HCM gửi đến, Chương trình Đào Tạo Cao học ngành Cơ học chất rắn, Xây dựng...với sự giúp đỡ kinh phí của EU.v.v... - Vận động trí thức người Việt Nam ở nước ngoài phối với lực lượng trí thức trong nước tham gia giải quyết các vấn đề Khoa học kỹ thuật và các vấn đề thực tiễn khác của đất nước. Con số các trí thức Việt Kiều đă và đang công tác làm việc với trường lên đến 60 người đến từ nhiều nước khác nhau. - Tranh thủ sự giúp đỡ về mặt tài chính của các Trường, cơ quan, tổ chức nước ngoài để xây dựng cơ sở vật chất và phát triển hệ thống các Phòng thí nghiệm của trường như Phòng TN nghiên cứu thiết kế và mô phỏng vi mạch do Đại học Hosei (Nhật) tài trợ, P. Thí nghiệm động cơ đốt trong của Cty AVL (Áo) tài trợ với kinh phí từ 2,5 đến 3 triệu USD. Phòng TN do Cty OMRON (Nhật) tài trợ hay như Phòng TN Cơ khí chính xác do Cty Mitutoyo (Nhật) cấp thiết bị . - Quan hệ tốt với các công ty nước ngoài và nhận được sự giúp đỡ về học bổng (Cty Motorola), về thiết bị và phần mềm (Cty Mitsubishi, Cty Honda, Schlumberger, Leader)...
  • 5. - Tạo điều cho việc trao đổi giáo viên, chuyên gia (đón nhận các chuyên gia, giáo sư đến thăm và làm việc với đội ngũ Cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của Trường). Hiện nay trường có mối quan hệ với 200 trường Đại học và Viện Nghiên Cứu tại các nước trên thế giới. - Tạo điều kiện cho những hoạt động giao lưu giữa sinh viên của Trường và các nước khác (sinh viên Nhật, Hàn Quốc, Singapore...đến giao lưu với sinh viên của ĐH Bách Khoa) - Nhanh chóng đưa thông tin về học bổng của các trường Đại học danh tiếng đến cho các sinh viên của Trường nhằm làm phong phú thêm nguồn đào tạo có chất lượng cho đội ngũ Cán bộ kỹ thuật của đất nước. - Tạo cơ hội việc làm cho sinh viên bằng cách phối hợp tổ chức các buổi giới thiệu về các công ty liên doanh với nước ngoài tại Trường để sinh viên có điều kiện tiếp xúc, tìm hiểu và lựa chọn cơ hội tốt cho mình. (Giới thiệu về Cty Schlumberger, Cty SedcoForex...) Có thể nói, trong công cuộc đổi mới và phát triển, công tác hợp tác quốc tế thực sự đă đóng góp một phần quan trọng và hiệu quả cho các mục tiêu chiến lược là Đào tạo - Nghiên cứu - Phát triển của trường Đại học Bách Khoa. Với sự chủ động và lănh đạo tích cực của Ban Giám Hiệu cùng với sự năng động của các đơn vị và các cán bộ hoạt động trong lĩnh vực công tác này, chúng tôi rất tin tưởng vào phát triển nhanh, mạnh của Trường Đại học Bách Khoa trên bước đường hội nhập với các nước trong khu vực và trên toàn thế giới. V/. Chương trình đào tạo quốc tế: Không chỉ chú trọng đến quá trình dạy và học, sinh viên của đại học Bách Khoa còn được chú trọng phát triển con người một cách toàn diện thông qua các hoạt động ngoại khóa, sinh hoạt cộng đồng (Mùa hè xanh, chương trình từ thiện…), các hoạt động – câu lạc bộ chuyên môn, nghề nghiệp. Tất cả các hoạt động này cùng với chất lượng đào tạo giúp các em tự tin trở thành những người lao động tri thức, chuyên nghiệp, năng động và toàn diện; những người có khả năng và đủ bản lĩnh làm việc trong các môi trường thách thức và sáng tạo nhất. Tọa lạc ở trung tâm thành phố Hồ Chí Minh, với khuôn viên rộng hơn 14ha, có rất nhiều cây xanh và khu vực phục vụ cho hoạt động thể thao như sân bóng đá, bóng chuyền, bóng rổ, sân tennis, sinh viên Bách Khoa nổi tiếng năng động và giỏi thể thao. Ngoài ra các em còn được học tập trong các phòng học chất lượng cao: máy lạnh, internet wife, projector. Từ năm 2008, hệ thống Bkel (Bach Khoa Elearning) – một hệ thống hỗ trợ dạy và học trên mạng internet của trường được đưa vào sử dụng cho phép người học có thể học 24/7 thông qua mạng internet. Hệ thống này đã làm thay đổi một cách căn bản cách thức học tập và giảng dạy của Đại học Bách Khoa giúp nâng cao chất lượng học tập của sinh viên. VI/. Các hội đồng cấp trường: 1. Hội đồng tư vấn trường 2. Hội đồng Khoa học và đào tạo trường 3. Hội đồng học vụ đại học hoặc sau đại học 4. Hội đồng tuyển dụng trường 5. Hội đồng nâng lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn 6. Hội đồng thi đua - khen thưởng 7. Hội đồng tuyển sinh đại học hoặc sau đại học 8. Ban Thanh tra Tuyển sinh 9. Hội đồng kỷ luật cán bộ, viên chức. 10. Hội đồng kỷ luật sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh 11. Ban Kinh tế 12. Ban Chỉ đoạn an toàn - vệ sinh lao động 1. HỘI ĐỒNG TƯ VẤN TRƯỜNG
  • 6. Chức năng: có trách nhiệm tư vấn cho Hiệu trưởng về phương hướng hoạt động của nhà trường, huy động và giám sát việc sử dụng các nguồn lực dành cho nhà trường, gắn nhà trường với cộng đồng và xã hội, đảo bảo thực hiện mục tiêu giáo dục. Hội đồng tư vấn của trường có các nhiệm vụ sau đây: 1. Tư vấn về mục tiêu, chiến lược, các dự án và kế hoạch phát triển của nhà trường. 2. Tư vấn về quy chế hoặc sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động của nhà trường để trình ĐHQG TP.HCM phê duyệt. 3. Tư vấn về chủ trương sử dụng tài chính, tài sản của nhà trường. 4. Giám sát việc huy động và sử dụng các nguồn lực của nhà trường. Thành phần Hội đồng gồm có: (Nhiệm kỳ của Hội đồng tư vấn của trường theo nhiệm kỳ của Hiệu trưởng) • Chủ tịch Hội đồng: Hiệu trưởng. • Phó Chủ tịch Hội đồng: Chủ tịch Công đoàn Trường. • Thư ký: Trợ lý Hiệu trưởng. • Các Ủy viên : Bí thư Ðảng ủy, Trưởng Ban thanh tra, Chủ tịch thường trực CNVC, các Trưởng Khoa, phòng, Giám đốc Trung tâm, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Ban Giám Hiệu, Bí thư Ðoàn TNCS Trường, Chủ tịch Hội Sinh viên Trường, một số thành viên ngoài trường do Hiệu trưởng quyết định 2. HỘI ĐỒNG KHOA HỌC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG Chức năng: Tư vấn cho Hiệu trưởng về việc xác định mục tiêu, chương trình đào tạo; thực hiện kế hoạch phát triển giáo dục – đào tạo, KHCN của trường; Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên, cán bộ, nhân viên. Thành phần Hội đồng gồm có: (Nhiệm kỳ của Hội đồng KH & ĐT theo nhiệm kỳ của Hiệu trưởng) • Chủ tịch Hội đồng : Hiệu trưởng. • Phó Chủ tịch Hội đồng: Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo hoặc phụ trách nghiên cứu khoa học. • Thư ký: Trưởng phòng đào tạo hoặc Trưởng phòng Quản lý khoa học. • Các Ủy viên : Các trưởng khoa, một số giám đốc trung tâm, trưởng phòng; một số giáo sư, tiến sĩ, giảng viên, cán bộ hoạt động khoa học – công nghệ của trường; một số nhà khoa học, giáo dục, quản lý giáo dục và đại điện một số tổ chức kinh tế - xã hội ở ngoài trường quan tâm và am hiểu về giáo dục đại học. 3. HỘI ĐỒNG HỌC VỤ ĐẠI HỌC HOẶC SAU ĐẠI HỌC Chức năng: Tư vấn giúp Hội đồng khoa học và đào tạo trường và Hiệu trưởng trong việc xây dựng quy chế giảng dạy, quy chế học vụ, chương trình đào tạo; xây dựng các định mức và quy trình trong công tác giảng dạy; xác định chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm của trường. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo • Ủy viên thường trực: Trưởng phòng Đào tạo hoặc Trưởng phòng Đào tạo Sau đại học • Ủy viên: Các Trưởng khoa hoặc Phó Trưởng khoa phụ trách đào tạo, Trưởng phòng Công tác Chính trị - Sinh viên, bổ sung Giám đốc trung tâm đào tạo và bảo dưỡng công nghiệp nếu là Hội đồng học vụ đại học 4. HỘI ĐỒNG TUYỂN DỤNG TRƯỜNG Chức năng: Đề ra quy trình và tiêu chí tuyển dụng; phân bổ chỉ tiêu tuyển dụng hàng năm cho các đơn vị căn cứ vào nhu cầu đào tạo và công tác; hướng dẫn, giám sát công tác sơ tuyển tại các
  • 7. đơn vị và đưa ra quyết định cuối cùng về tuyển dụng để ký hợp đồng; tổ chức kỳ thi tuyển dụng viên chức để bổ nhiệm vào ngạch theo phân cấp và hướng dẫn của Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng • Thư ký: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính • Ủy viên: Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Công đoàn trường, các Phó Hiệu trưởng, Trưởng phòng Đào tạo, Kế hoạch - Tài chính. 5. HỘI ĐỒNG NÂNG LƯƠNG THƯỜNG XUYÊN VÀ NÂNG LƯƠNG TRƯỚC THỜI HẠN Chức năng: Nghiên cứu, chỉ đạo thực hiện nâng bậc lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn cho cán bộ, viên chức theo Thông tư số 03/2005/TT-BNV ngày 05 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ; giải quyết khiếu nại, thắc mắc về lương, bảo đảm đúng đối tượng và đúng tiêu chuẩn quy định. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng • Phó Chủ tịch: Chủ tịch Công đoàn trường • Thư ký: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính • Ủy viên: Các Phó Hiệu trưởng, Bí thư Đảng ủy 6. HỘI ĐỒNG THI ĐUA - KHEN THƯỞNG Chức năng: Tổ chức, phát động và theo dõi các phong trào thi đua trong trường; phát hiện, xây dựng và nhân rộng các gương điển hình tiên tiến; xây dựng tiêu chí chấm điểm thi đua cho đơn vị và cá nhân làm cơ sở cho việc tổng kết, đánh giá, bình xét các danh hiệu thi đua để đề nghị các cấp trên phê duyệt. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng. • Phó Chủ tịch: Chủ tịch Công đoàn trường • Thư ký: Thường trực thi đua • Ủy viên: Bí thư Đảng ủy, các Trưởng khoa, phòng, ban, Giám đốc trung tâm đào tạo và bảo dưỡng công nghiệp. 7. HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH ĐẠI HỌC HOẶC SAU ĐẠI HỌC Chức năng: tổ chức, chỉ đạo thực hiện các kỳ thi tuyển sinh hàng năm, đồng thời tổ chức việc chấm thi, xét duyệt điểm chuẩn, gọi nhập học theo qui chế tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh. Thành phần Hội đồng gồm có: • Chủ tịch: Hiệu trưởng • Phó Chủ tịch: Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo • Ủy viên thường trực: Trưởng phòng Đào tạo hoặc Đào tạo Sau đại học • Các ủy viên: Các Trưởng hoặc Phó Trưởng khoa phụ trách đào tạo 8.BAN THANH TRA TUYỂN SINH Chức năng: Mỗi kỳ tuyển sinh, Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Ban Thanh tra tuyển sinh nội bộ của trường. Ban Thanh tra tuyển sinh có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát nội bộ việc ra đề, sao đề (nếu có); tổ chức thi của các trung tâm thi, chấm thi, phúc tra, giúp Hiệu trưởng đảm bảo đúng các quy chế, quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh;
  • 8. giải quyết khiếu nại, thắc mắc về công tác tuyển sinh. Ban tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ của kỳ tuyển sinh. Thành phần Ban thanh tra gồm có: • Trưởng ban: Trưởng hoặc Phó Trưởng ban Thanh tra Giáo dục • Ủy viên: Trưởng hoặc Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính, Ban Thanh tra Giáo dục, Ủy ban Kiểm tra Đảng ủy, Ban Thanh tra Nhân dân, Ủy ban Kiểm tra Công đoàn 9.HỘI ĐỒNG KỶ LUẬT CÁN BỘ, VIÊN CHỨC Chức năng: Nghiên cứu, xem xét hồ sơ vụ việc vi phạm; đánh giá mức độ, tính chất, hành vi sai phạm khuyết điểm; đề nghị hình thức xử lý kỷ luật đối với người vi phạm nhằm làm cho việc thi hành kỷ luật được nghiêm minh, dân chủ, công bằng (Quy trình kỷ luật cán bộ, viên chức được thực hiện theo Nghị định 35/2005/NĐ-CP ngày 17 tháng 3 năm 2005 của Chính phủ). Thành phần Hội đồng gồm có: a) Hội đồng kỷ luật cán bộ, viên chức cấp trường: • Chủ tịch: Hiệu trưởng • Phó chủ tịch: Chủ tịch Công đoàn trường • Thư ký: Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính • Ủy viên: Đại diện của Ban chấp hành Công đoàn bộ phận, Thủ trưởng đơn vị quản lý trực tiếp đương sự, đại diện Ban thanh tra nhân dân. b) Hội đồng sơ xét kỷ luật cán bộ, viên chức cấp đơn vị: • Chủ tịch: Trưởng khoa, phòng, ban, trung tâm • Phó chủ tịch: Chủ tịch Công đoàn bộ phận (Tổ trưởng công đoàn) • Thư ký: Chủ nhiệm Bộ môn (Trưởng phòng thí nghiệm hay Tổ trưởng Tổ chuyên môn) • Ủy viên: Phó Trưởng khoa, phòng, ban, trung tâm, Tổ trưởng Công đoàn bộ môn. 10.HỘI ĐỒNG KỶ LUẬT SINH VIÊN, HỌC VIÊN CAO HỌC, NGHIÊN CỨU SINH • Chủ tịch: Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách đào tạo • Thư ký: Trưởng phòng Công tác Chính trị - Sinh viên • Ủy viên: Bí thư Đoàn Thanh niên, Chủ tịch Hội Sinh viên trường, Trưởng hoặc Phó khoa có sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh vi phạm, Trưởng phòng Đào tạo hoặc Đào tạo Sau đại học, Giám đốc Ký túc xá (nếu đương sự là sinh viên nội trú). 11.BAN KINH TẾ Chức năng: Có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất các chính sách kinh tế, tài chính cho Hội đồng tư vấn trường. Thành phần Ban kinh tế gồm có: • Trưởng ban : Hiệu trưởng • Thư ký: Trưởng phòng Kế hoạch - Tài chính • Ủy viên: Các Phó Hiệu trưởng, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Công đoàn trường, đại diện các khoa và phòng, Trưởng ban Thanh tra Nhân dân. 12.BAN CHỈ ĐẠO AN TOÀN - VỆ SINH LAO ĐỘNG Chức năng: Có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng những hoạt động về công tác bảo đảm an toàn – vệ sinh lao động trong các cơ sở đào tạo của trường. Thành phần Ban chỉ đạo gồm có: • Trưởng ban: Phó Hiệu trưởng phụ trách nội chính • Phó Trưởng ban: Chủ tịch Công đoàn trường • Thư ký: Trưởng Phòng Quản trị Thiết bị • Ủy viên: Đại diện các khoa và phòng ban có liên quan
  • 9. VII/. Các phòng ban: Phòng Tổ chức hành chánh Văn phòng công đoàn Phòng Kế hoạch tài chính Ban Thanh tra nhân dân Phòng Quản trị thiết bị Ban Thi đua - Khen thưởng Phòng Quan hệ Đối ngoại Ban Quản lý dự án Phòng Đào tạo Ban Thư viện xuất bản Phòng Đào tạo Sau đại học Ban Quản lý mạng Phòng Công tác chính trị - SV Ban Đảm bảo chất lượng Văn phòng Đảng Ủy Kí túc xá Bách Khoa Ban Thanh tra Giáo dục Phòng KHCN & Dự án PTN Trọng Điểm Quốc Gia ĐKS & KTHT
  • 10. Chuyên đề 2: Công tác kỹ sư Nội dung •Đặt vấn đề •Chức năng, nhiệm vụ và năng lực của người kỹ sư - Vị trí công tác của người kỹ sư - Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật - Nhiệm vụ của người kỹ sư - Năng lực cần có của người kỹ sư •Quá trình đào tạo - Quá trình đào tạo chung 1 Đặt vấn đề •Kỹ sư (KS) là tầng lớp trí thức có học vị và địa vị cao trong xã hội •Người kỹ sư (NKS) có sự đóng góp lớn về trí tuệ và tài năng của mình cho cộng đồng xã hội làm cho xã hội phát triển liên tục, mang lại nhiều của cải cho xã hội - Cần phải nghiên cứu để biết rõ: chức năng, vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn và năng lực của người kỹ sư v.v… - Xác định trách nhiệm đóng góp của mình đối với đất nước, đối với xã hội 2 Chức năng, nhiệm vụ và năng lực của người kỹ sư 2.1 Vị trí công tác của người kỹ sư 2.2 Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật 2.3 Nhiệm vụ của người kỹ sư 2.4 Năng lực cần có của người kỹ sư
  • 11. 2.1 Vị trí công tác của người kỹ sư • Công tác trong hệ thống lao động kỹ thuật: các công ty gia công, sản xuất, thiết kế, kiểm nghiệm, kiểm định • Công tác trong các đơn vị kinh doanh vật tư kỹ thuật: kinh doanh các sản phẩm, thiết bị kỹ thuật, v.v… • Công tác trong các cơ quan hành chánh, sự nghiệp: các cơ quan hànnh chánh nhà nước, trường học, viện nghiên cứu • Tiếp tục học lên bậc học cao hơn: thạc sĩ, tiến sĩ 2.2 Chức năng của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật • KS giữ một vai trò quan trọng trong hệ thống lao động kỹ thuật, là người đóng góp trí tuệ, sự sáng tạo và là người chủ chốt quyết định mọi thành công trong các ngành nghề của mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước • NKS có thể trực tiếp đảm nhiệm thực hiện công tác theo ngành được đào tạo: - Thiết kế mạch/chương trình - Thi công, gia công mạch/chương trình (lập trình) - Kiểm tra, sửa sai mạch/chương trình - Lập tài liệu, mô tả cho mạch/chương trình - Báo cáo công tác cá nhân theo ngày, tuần, tháng, quý •NKS có thể giữ vai trò KS trưởng (nhóm trưởng), chỉ huy 1 nhóm KS, để thực hiện: - Phân tích thiết kế, xây dựng đặc tả, chọn giải pháp, trao đổi với khách hàng - Phân phối và điều hành công việc giữa các thành viên trong nhóm, theo dỏi và đảm bảo tiến độ thực hiện công việc của cả nhóm - Cung cấp, hỗ trợ giải pháp kỹ thuật, công cụ, tài liệu cho các thành viên trong nhóm - Báo cáo công tác nhóm theo tuần, tháng, quý - Chức năng nghiên cứu và đào tạo 2.3 Nhiệm vụ của người kỹ sư a/. NKS là một công dân gương mẫu: - Phải được thực hiện đầy đủ quyền và nghĩa vụ của người công dân - Phải là người công dân với tinh thần dân tộc cao - Luôn có tinh thần tự lực cao và “Đừng đòi hỏi Tổ quốc phải làm gì cho mình” và ngược lại phải suy nghĩ “Mình đã làm được gì cho tổ quốc” - Luôn nêu cao tinh thần vì nghĩa lớn, đoàn kết và hợp tác - Là con người làm việc với tinh thần tự giác b/.Phẩm chất của NKS trong hệ thống lao động kỹ thuật: - KS là thành viên của tập thể lao động
  • 12. - Tự lực, tự giác nhưng luôn trong tinh thần hợp tác “Một cây làm chẳng nên non” - Ý thức trách nhiệm trước nhiệm vụ được giao, đó là phẩm chất cao quý của NKS - Trung thực và có tinh thần trách nhiệm trước tập thể và xã hội c/.Nhiệm vụ của người kỹ sư trong hệ thống lao động kỹ thuật: - Nhiệm vụ cơ bản của người kĩ sư là phải thực hiện tốt công tác chuyên môn đã được đào tạo - NKS trong đơn vị sản xuất, gia công: - biết khai thác, vận hành các thiết bị, hệ thống thiết bị, mạng, công cụ phần mềm v.v… của đơn vị - biết cách tổ chức quản lý, bảo trì, sửa chữa các thiết bị, công cụ phần mềm của các hệ thống của đơn vị - biết cách cài đặt, thiết lập các thông số, chế độ cho thiết bị, công cụ phần mềm cho phù hợp công việc - biết triển khai các biện pháp công nghệ nhằm nâng cao năng suất và chất lương sản phẩm - biết kiểm tra, đánh giá các chất lượng cơ bản của sản phẩm của ngành nghề - có khả năng tổ chức quản lý sản xuất của đơn vị - đề xuất, tham gia cải tiến thiết bị nâng cao năng suất lao động, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật hoặc các chuyển giao công nghệ của đơn vị bạn vào sản xuất • NKS với công tác thiết kế và chỉ đạo thi công: - Tham gia hoặc chỉ đạo tổ chức, quản lí thiết kế, thi công “sản phẩm” - Bảo đảm tính chính xác, tính thực tiễn của bản thiết kế - Xây dựn hệ thống an toang, ổn định và độ tin cậy trong quá trình vận hành điều khiển các trang thiết bị phục vụ cho thi công - Tổ chức ghi chép nhật ký theo dõi công trình, giám sát, kiểm tra quá trình thi công - Tham gia và đề xuất cải thiện quy trình thi công và trang thiết bị kĩ thuật, công nghệ để giảm chi phí nhân công máy móc, nâng cao năng suất lao động và chất lượng công trình. - Tích cực tham gia các hoạt động quảng bá các thành quả lao động của đơn vị. • NKS hoạt động trong kinh doanh - Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh thiết bị - Đẩy mạnh công tác giới thiệu sản phẩm và tư vấn khách hang - Tích cực tham gia các hoạt động quảng bá thương hiệu • NKS với công tác nghiên cứu khoa học và ứng dụng - Tham gia tổ chức, xây đựng kế hoạch - Đưa các phương pháp công nghệ mới - Hình thành và xây dựng các đề tài nghiên cứu có tính chất chiến lược để phát triển đơn vị • NKS với công tác bồi dưỡng đội ngũ cán bộ trẻ - Tổ chức các lớp bổ túc kiến thức chuyên môn nghành cho độ ngũ cán bộ kỹ thuật dười mình: cao đẳng, trung cấp và công nhân - Tổ chức thi kiểm tra tay nghề và nâng cao bậc thợ - Xây dựng nâng cao trình độ đội ngũ kỹ thuật d/. Quá trình “ tự đào tạo”, vươn lên không ngừng và không ngừng sáng tạo - NKS cần xây dựng cho mình một kế hoạch và phấn đấu không ngừng
  • 13. - Không ngừng trao dồi kỹ năng ngề nghiệp - Luôn suy nghĩ, tìm tòi cải tiến, sáng tạo nhằm nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm e/. NKS tham gia lãnh đạo đơn vị • NKS luôn là người “lãnh đạo” đạo về mặt kỹ thuật ở đơn vị • NKS là người có đầu óc tổ chức, đoàn kết, lãnh đạo, tập hợp quần chúng • Kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề nghiệp và kinh ngiệm thực tiễn là yếu tố hằng đầu cần có của người kỹ sư • sự cần mẫn và tính kĩ thuật trong công việc • cần có thể lực và tinh thần • có khả năng giao tiếp tốt • kiến thức tâm lý xã hội và khả năng tập hợp quần chúng 2.4 Năng lực cần có của người kĩ sư Để hoàn thành nhiệm vụ và chức năng của người kĩ sư đòi hỏi người kĩ sư phải có năng lực cao về các mặt: a) Kiến thức chuyên môn, kĩ năng nghề nghiệp và kinh nghiệm thực tiễn là yếu tố hàng đầu cần có đối với người kĩ sư. - Nắm vững kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của ngành nghề mình được đào tạo trong các lĩnh vực: thiết bị, vận hành thiết bị, giám sát, kiểm tra đánh giá sản phẩm, biết tổ chức và điều hành sản xuất v.v… - Tổ chức đào tạo, phổ biến kiến thức kĩ thuật công nghệ. - Lập kế hoạch bảo trì, sữa chữa thiết bị. - Lập kế hoạch đẩy mạnh và phát triển đơn vị qua các hình thức quảng cáo tiếp thị, kinh doanh v.v… - Thành thạo một đến hai ngoại ngữ chính và tin học cơ bản b) Sự cần mẫn và tính kỉ luật trong công việc - Người kĩ sư cần phải xây dựng tính kiên trì, cần mẫn - Thực hiện và điều hành công việc thông qua hệ thống quy định kĩ thuật chặt chẽ, đảm bảo tính chính xác theo quy ước. - Người kĩ sư cần xây dựng cho mình khả năng dự đoán và quyết đoán để có thể làm chủ thời gian và nhân lực - Trong lao động cần ứng dụng một cách khoa học và sáng tạo lý thuyết và thực tế để rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả công việc c) Cần có thể lực và tinh thần - Người kĩ sư cần có thể lực tốt thông qua sự ham thích một vài môn thể thao nhằm nâng cao thể lực và sức khỏe để lao động tốt - Cần hiểu biết và tham gia một vài loại hình văn hóa nghệ thuật để giải trí d) Có khả năng giao tiếp tốt - Phải có khả năng giao tiếp bằng diễn đạt qua lời nói (thuyết trình, đối thoại, tham gia và điều hành tốt các cuộc họp, các dự án v.v…) - Phải có khả năng diễn đạt bằng viết (ghi chép nhật kí kĩ thuật, xây dựng báo cáo kĩ thuật, viết lí thuyết luận án tốt nghiệp, lập thuyết minh công trình, dự án v.v…)
  • 14. - Phải có khả năng sư phạm tốt: Truyền đạt cho đồng nghiệp hiểu, đặt mình vào vị trí của người khác. - Có khả năng làm việc theo nhóm e) Kiễn thức tâm lí xã hội và khả năng tập hợp quần chúng - Cần nắm bắt và hiểu biết về tâm sinh lí con người - Có quan điểm đối nhân xử thế đúng đắn, có mối quan hệ mật thiết với đồng nghiệp - Có khả năng đoàn kết tập hợp, lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức điều hành mọi hoạt động của đơn vị 3 Quá trình đào tạo của người kỹ sư • Sinh viên chính quy phải trải qua 1 kỳ thi tuyển quốc gia hàng năm vào tháng 7 • Sinh viên nhập học vào tháng 9 hằng năm và phải trải qua ít nhất là 4 năm học (8 học kì), tùy theo ngành nghề quy định của mỗi Trường Đại Học, thời gian học của sinh viên có thể kéo dài 4, 5 năm hoặc 6 năm
  • 15. Chuyên đề 3: Kỹ năng thuyết trình KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH BƯỚC 1:trước khi thuyết trình Trong công việc cũng như mọi hoạt động khác, kỹ năng thuyết trình đóng 1 phần quan trọng dẫn đến sự thành công của mỗi cá nhân cũng như tập thể. Có đực kỹ năng thuyết trình tốt, bạn sẽ dễ dàng truyền tải được tưởng và mong muốn của mình đến người nghe. Với kĩ năng thuyết trình chuyên nghiệp bạn cũng sẽ dễ dàng thuyết phục được mọi đối tác, ban giám khảo dù là khó tính nhất. Nhưng để đạt được điều đó, nắm vững nội dung thuyết trình là chưa đủ, chúng ta cần có sự chuẩn bị tốt không chỉ về mặt nội dung mà còn là cả hình thức. Do đó phần chuẩn bị , phần "bếp
  • 16. núc" cho 1 bài thuyết trình là vô cùng quan trọng. Với sự chuẩn bị tốt, dự trù mọi tình huống có thể xảy ra bạn đã nắm được 70% thành công. Dưới đây chúng tôi xin đưa ra 1 số điều quan trọng trong công việc chuẩn bị cho 1 bài thuyết trình: 1. Xác định đối tượng Trả lời các câu hỏi: - Ai sẽ đến dự? - Bao nhiêu người sẽ đến dự? Trả lời được 2 câu hỏi trên bạn sẽ biết điều chỉnh bài thuyết trình phù hợp nhất để thu hut người nghe. Vd: Bill gate đã có buổi nói chuyện với sinh viên Bách Khoa Việt Nam. Với phong cách thoải mái đút tay 1 bên túi quần, nụ cười luôn thường trực trên gương mặt ông đã tạo 1 không khí thân thiện và cởi mở với những thanh niên trẻ. 2. Nội dung - Xác định rõ mục đích của buổi thuyết trình - Xác định những điểm chính mà bạn mong muốn người nghe khi ra về sẽ nắm bắt được (có như vậy bạn mới tìm ra phương thức nhấn mạnh những nội dung quan trọng trong bài thuyết trình) - Xây dựng dàn cho bài thuyết trình 1 cách logic nhất ( đủ 3 phần : giới thiệu, nội dung và kết luận): có 3 bước : động não ( Tìm ý chọn ý -> sắp xếp ý) - Xác định thời lượng cho từng phần của bài thuyết trình.Điều này rất quan trọng, bởi tâm lí người nghe là không muốn nghe 1 bài diễn văn quá dài dù nó có hấp dẫn đến đâu. Đặc biệt nếu trong sự hạn hẹp về thời gian thì bạn phải phân bổ thời lượng hợp lí để có thời gian đi sâu vào phần quan trọng nhất 3. Hình thức a. Địa điểm: - Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địa điểm phù hợp với lượng người đó. Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp với nội dung thuyết trình. Chương trình “ Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu – Quốc Tử Giám làm nơi tổ chức. Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mời không quá lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc Tử Giám là trường đại học đầu tiên của Việt Nam. - Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm. Với một bài thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời, trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa , tượng,,,,Nhưng với một buổi thuyết trình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồ trang trí.rườm rà - Tập nói trước ở địa điểm đã chọn. Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âm thanh. Nếu trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan. Lưu tâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bản thân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp. b. Thiết bị hỗ trợ. - Nếu đi thuê các thiết bị hỗ trợ thì nên lưu tâm đến việc đặt trước , kiểm tra chất lượng và giá cả hợp lí. - Các thiết bị phải tương thích ăn khớp với nhau. - Các thiết bị phải tương thích với không gian và thời gian của buổi thuyết trình. Không thể dùng 1 màn hình 19 inch khi có đến hơn 200 người tham gia. 4. Tập luyện Rèn luyện lâu dài :
  • 17. - Giọng nói: tiếng nói chuẩn là cần thiết, bạn cũng nên tập thở bằng bụng để cho hơi được dài , thường xuyên đọc văn và hành văn để có lời nói hay, cũng cần phải tập sử dụng nhiều giọng điệu khác nhau. Không phải ai sinh ra cũng có giọng nói hay, nhưng nếu kiên trì tập luyện, giọng nói của bạn sẽ có sức lôi cuốn khán giả. - Ứng khẩu : viết dàn bài ra giấy, tập nói một mình nhiều lần, bạn sẽ luyện được khả năng xử lý ngôn từ nhanh. Đồng thời, thường xuyên thu thập dụng ngữ , lời hay, cách dùng từ ngữ lạ từ sách báo, trong khi nói chuyện. - Cử chỉ : tập sử dụng các cử chỉ của tay, nét mặt để thể hiện tình cảm trong khi thuyết trình. Để quá trình rèn luyện này có hiệu quả, cách tốt nhất là cùng học theo nhóm, tham gia sinh hoạt câu lạc bộ, có như vậy bạn mới được thực hành nói trước mọi người. Luyện tập ngay trước khi thuyết trình : - Chọn trang phục phù hợp chủ đề sẽ tạo ấn tượng đầu tiên tốt đẹp cho khán giả và giúp bạn tự tin hơn. Khớp với các thiết bị phụ trợ và với các phần khác của chương trình. Đặc biệt khi thuyết trình theo nhóm thì phải có buổi thao luyện cùng các thành viên khác để có sự thống nhất và logic trong cả buổi thuyết trình. Giai đoạn trình bày bài thuyết trình 1. Khi bắt đầu thuyết trình: a. Thực hiện một số điệu bộ nhằm thu hút sự chú ý của thính giả. Một cử chỉ liên quan đến chủ đề của bài nói cũng giúp cho người nghe hình dung được sơ lược về đề tài bạn sắp đề cập. Thường thì bạn có thể đưa nó vào sau bài diễn thuyết. b. Đưa ra một thông báo hoặc thống kê theo cách làm cho người khác phải giật mình. c. Hãy bông đùa một chút: và dĩ nhiên là có liên quan đến chủ đề. Không phải ai cũng thích sự hài hước và sẽ hơi mạo hiểm nếu bạn hoàn toàn không biết gì về người nghe, nhưng thực sự sẽ không có cái gì có thể đánh gục khán giả của bạn hiệu quả bằng những tiếng cười thoải mái. d. Đưa ra những trích dẫn phù hợp ( hoặc câu danh ngôn nổi tiếng ) Ngoài việc trình bày cho mọi người hiểu về chủ đề, bạn cũng có thể tạo ra sự tín nhiệm từ phía người nghe bằng cách chứng minh rằng bạn nắm rõ về đề tài mình nói đến mức có thể tìm ra những trích dẫn vô cùng phù hợp. e. Thuật lại một câu chuyện có liên quan
  • 18. Hầu hết mọi người chỉ diễn thuyết một vài lần trong đời nhưng chúng ta lại kể chuyện hằng ngày. Kể ra một câu chuyện nào đó có thể là cách thoải mái và tự nhiên để tạo đà cho phần còn lại của bài diễn văn. f. Sử dụng câu hỏi tu từ : Là câu hỏi với câu trả lời là hiển nhiên, có tác dụng lôi kéo sự chú ý của khán giả. 2. Phần chính: a. Ngôn ngữ nói: Diễn thuyết hay đọc Thuyết trình một cách tự nhiên, như đang trò chuyện với khán giả. Tránh nói một cách đều đều như trả bài, cũng không nên chỉ nhìn và đọc lại bài thuyết trình đã chuẩn bị sẵn. - Sự nhiệt tình: chứng tỏ quan điểm rõ ràng và tích cực, niềm yêu thích về chủ đề bạn đang nói thông qua giọng nói và các biểu cảm trên nét mặt. Nét mặt tươi vui, đừng quên những nụ cười sẽ là vũ khí giúp bạn tự tin hơn và lấy thiện cảm với người nghe - Sự rõ ràng: giọng điệu của bạn cần rõ, chậm, đủ nghe, tránh nói lắp bắp và lòng vòng, lan man chỉ một vấn đề -.Trình bày ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ gây khó khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi. Sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để giúp người nghe hiểu hơn. b. Ngôn ngữ cơ thể: - Giao tiếp bằng mắt (eye contact): phải duy trì sự giao tiếp bằng mắt với khán giả để tăng sự tin cậy, tăng sự thích thú, tập trung nơi khán giả, và bạn cũng có thể nhận ra được sự phản hồi ngầm từ khán giả đối với bài thuyết trình của mình. Nếu số lượng khán giả đông, hãy nhìn lướt một lượt, còn nếu bạn không thấy thoải mái khi nhìn thẳng vào mắt thính giả thì hãy nhìn vào vị trí khác trên khuôn mặt, có thể là mũi .
  • 19. - Nét mặt: giữ nét mặt thân thiện , cởi mở . Kể cả khi bạn căng thẳng, nhờ nụ cười đó mà khán giả cũng sẽ đánh giá cao thái độ tích cực của bạn, và bạn sẽ cảm thấy thư giãn hơn. Đừng để quá nghiêm nghị hay cứng nhắc từ đầu đến cuối. - Điệu bộ: giữ điệu bộ của bạn một cách tự nhiên, tránh những cử chỉ lặp lại. Dùng cử chỉ của bạn: như tay để nhấn mạnh các điểm chính và thu hút sự chú ý nơi khán giả - Cách đi đứng: một dáng điệu và sự di chuyển tốt sẽ truyền tải được sự tự tin, chuyên nghiệp, và đáng tin cậy ở chính bạn. Ko nên di chuyển quá nhanh hoặc quá chậm gây phản cảm cho người nghe. Cần chú ý khi đi lên bậc thuyết trình vì không có gì làm cho sự tin cậy của thính giả đối với bạn giảm đi bằng những việc đại loại như vấp té trên đường bước lên trước người nghe c. Phương tiện trợ giúp (visual aid): Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác. Thường là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị…Các phương tiện nhìn nên: - Đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ. - Được đặt tại vị trí dễ nhìn, không đứng che tầm nhìn khán giả. - Đơn giản và dễ hiểu: Các câu thể hiện trên màn hình cần đơn giản, ngắn gọn và nêu ra ý chính mà thôi. Mục đích của các câu này là để giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát được nội dung theo cách logic nhất, đồng thời giúp người nghe tiện theo dõi và tránh được sự rườm rà. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu là hợp lý. d. Giao lưu khán giả : - Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu . Bác Hồ đã có câu nói nổi tiếng: ”Tôi nói đồng bào nghe rõ không?” rất hiệu quả. - Đặt câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình
  • 20. phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường. e. Giải quyết câu hỏi: - Nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi ( sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay bất cứ lúc nào ) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu từng người hỏi một. - Đối với các câu hỏi cố tình dồn bạn vào chân tường, hãy mỉm cười và bình tĩnh tìm một câu trả lời tích cực. Nếu bạn không biết câu trả lời, có thể nói “ Hiện tôi chưa có câu trả lời, bạn có thể để lại danh thiếp, và tôi chắc chắn sẽ gửi câu trả lời cho bạn sau “ Tuy nhiên , chỉ làm điều này 1 đến 2 lần thôi. Nếu bạn biết một người trong khán giả có thể giúp bạn trả lời, hãy giới thiệu người đó. f. Tâm thế khi thuyết trình : Tự chủ, không lo lắng, hăng hái, nhiệt tình là cần thiết khi bạn muốn truyền đạt lại cho người khác. Điều này có được khi bạn có sự chuẩn bị tốt ( nội dung, thiết bị, luyện tập,… ) 3. Kết thúc bài thuyết trình: - Đưa ra thách đố hay lời kêu gọi cho thính giả: Cách kết thúc này rất có tác dụng ở những bài thuyết trình mang tính thuyết phục người nghe - Tóm tắt những ý chính: Một bản tóm tắt sẽ đặc biệt thích hợp cho những bài nói dài, chia làm những luận điểm cụ thể - Cung cấp những trích dẫn thích hợp.
  • 21. - Minh họa để tiêu biểu hoá các ý. - Đưa ra những lí do để chấp nhận và thực hiện các đề nghị được ủng hộ Sau khi thuyết trình Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của mọi việc. Nói trên một khía cạnh nào đó thì đó là một sự bắt đầu mới. Đặc biệt những buổi thuyết trình giới thiệu sản phẩm, thì vấn đề hậu thuyết trình đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng. Lấy ví dụ bạn tổ chức buổi thuyết trình giới thiệu nhãn hiệu xe ô tô của hãng. Công việc sau khi buổi thuyết trình của bạn là gì?Đó là: - Thống kê được đánh giá của khách hàng về buổi giới thiệu. Nó không chỉ cho ta biết sự quan tâm của họ tới sản phẩm mà còn đánh giá về điểm đạt và chưa đạt của buổi giới thiệu từ khâu tổ chức tới thực hiện - Có thể cung cấp cho người tham dự 1 số tài liệu hay quà lưu niệm để nhắc họ nhớ tới buổi thuyết trình. Hay mục đích là tạo 1 hình ảnh trong trí nhớ của họ về sản phẩm. - Giữ liên lạc được với các vị khách mời, người tham dự. Bởi họ có thể không là khách hàng của bạn sau buổi giới thiệu này, nhưng vẫn là khách hàng tiềm năng cho lần sau. Vậy các điều cần làm sau 1 buổi thuyết trình là: - Thống kê đánh giá của người tham gia - Cung cấp tài liệu hay tặng vật - Giữ liên lạc với những người tham gia Bài viết được tham khảo từ các nguồn: -Mạng internet,các trang kinangmem.com,chungta.com…. -Sách báo về kĩ năng thuyết trình -kinh nghiệm của các nhà diễn giả danh tiếng
  • 22. Chuyên đề 4: Kỹ năng làm việc nhóm Ngày nay, trong cuộc sống, công việc và học tập, yếu tố hiệu quả được đánh giá như một thước đo cao nhất.Và một trong những phương cách giúp chúng ta nâng cao tính hiệu quả trong việc học và làm, vô cùng đơn giản nhưng có vẻ như tầm quan trọng của nó vẫn chưa được đánh giá đúng mức: đó là kĩ năng làm việc nhóm. Nhất là khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm lại cần thiết hơn bao giờ hết. Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau. Hơn nữa, khó có ai có thể cáng đáng hết mọi việc cho chu tất được. Người ta thường nói: Một cây làm chẳng nên non Ba cây chụm lại nên hòn núi cao mà. Ấy thế mà việc làm việc nhóm vẫn chưa được mọi người quan tâm đúng mức và thực trạng là 3 chữ “Làm việc nhóm” chỉ nghe nói đến chứ ít ai thực hiện được. Họ ít khi thành công trong những dự án làm việc theo nhóm và sự hỗ trợ của nhiều thành viên, nhiều bộ phận chuyên biệt. NGUYÊN NHÂN Quá nể nang các mối quan hệ. Người phương Tây có cái tôi rất cao nhưng lại sẵn sàng cùng nhau hoàn thành công việc cần nhiều người. Còn người Việt trẻ chỉ chăm chăm xây dựng mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong đội, tỏ ra rất coi trọng bạn bè nên những cuộc tranh luận thường được đè nén cho có vẻ nhẹ nhàng. Đôi khi có cãi nhau vặt theo kiểu công tư lẵn lộn. Còn đối với sếp, tranh luận với sếp được coi như một biểu hiện của không tôn trọng, không biết trên dưới, được đánh giá sang lĩnh vực đạo đức, thái độ làm việc. “Dĩ hoà vi quý” mà, việc xây dựng được một mối quan hệ tốt giữa các thành viên quan trọng hơn việc một công trình bị chậm tiến độ. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý Người châu Âu và châu Mỹ luôn tách biệt giữa công việc và tình cảm còn chúng ta thì ngược lại, thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc ai làm thì làm. Những người khác ngồi chơi xơi nước. Ai cũng hài lòng còn công việc thì không hoàn thành. Nếu sếp đưa ra ý kiến thì lập tức trở thành khuôn vàng thước ngọc, các thành viên chỉ việc tỏ ý tán thành mà chẳng bao giờ dám phản đối. Nếu bạn làm việc mà chỉ có một mình bạn đưa ra ý kiến thì cũng giống như bạn đang ở trên biển một mình. Bạn sẽ chọn đi với 10 người khác nhau hay với 10 hình nộm chỉ biết gật gù đồng ý Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác Chính sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Khi đang đóng vai im lặng đồng ý, thì trong đầu mỗi thành viên thường tạo ra cho mình một ý kiến khác, đúng đắn hơn, dáng suốt hơn và không
  • 23. nói ra. Trong kỳ dọn dẹp công sở cuối năm, khi công việc đươc tuyên bố”toàn công ty dọn dẹp phòng làm việc” thì sau một tuần phòng vẫn đầy rác, giấy tờ, hồ sơ tung toé khắp nơi. Cuối cùng sếp chỉ định một người chịu trách nhiệm thôi thì công việc chỉ một buổi là OK. Vì sao? Đơn giản vì chỉ có một người, họ buộc phải làm chứ không thể đùn cho ai khác! Còn với cả nhóm, nếu nhóm gặp thất bại, tất nhiên, không phải tại ý kiến của mình, vì mình có nói gì đâu? Ý tưởng của mình vẫn còn cất trong đầu mà! Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trach nhiệm! Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phân công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sợ sai. Không chú ý đến công việc của nhóm Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kì ai khác. Một số thành viên trong nhóm cho rằng giỏi nên chỉ bàn luận trong nhóm nhỏ những_người_giỏi hoặc đưa ý kiến của mình vào mà không cho người khác tham gia. Chỉ vài hôm là chia rẽ nhóm. Khi cả đội bàn bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là, trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang, đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình. Thưa quý vị và các bạn Kỹ Năng Làm Việc Nhóm là một trong những kỹ năng mềm giúp ích cho chúng ta rất nhiều trong công việc cũng như trong cuộc sống, nó sẽ cùng với các kĩ năng khác như kĩ năng giao tiếp, lắng nghe, ghi chép soạn thảo... hổ trợ rất đắc lực cho chúng ta. 1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÓM a/Khái niệm nhóm Làm việc nhóm một trong những hình thức cộng tác làm việc giữa các thành viên trong nhóm, để cùng nhau giải quyết một vài vấn đề nào đó (do giáo viên nêu ra hoặc do các thành viên trong nhóm đề xuất hoặc do yêu cầu công việc...), từ đó tìm ra được hướng giải quyết của vấn đề đã nêu. tạo ra một tinh thần hợp tác, phối hợp, những thủ tục được hiểu biết chung và nhiều hơn nữa. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung (cả về thực tế lẫn lý thuyết). b/Phân loại: Các nhóm chính thức Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức. Chúng thường cố định, thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng. Họ có cùng chung tay nghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án.
  • 24. Các nhóm ở mọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài để đảm đương các mục tiêu chuyên biệt. Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ý kiến chuyên môn theo các lĩnh vực riêng của họ. Các nhóm không chính thức Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như: các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ, các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc, các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo, những lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệt trong thời gian ngắn So sánh các nhóm chính thức và không chính thức Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thực hiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ. Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thất thường. Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời và các quy trình lý nghiêm ngặt hơn. Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm với nhau. c/Các giai đoạn hình thành và phát triển: Hình thành: Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo. Xung đột: Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ rõ hơn. Giai đoạn bình thường hóa Sau đó là giai đoạn bình thường hóa. Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. Giai đoạn hoạt động trôi chảy
  • 25. Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm. 2. Quy chế tổ chức nhóm : a) Người lãnh đạo nhóm Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh thần làm việc Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm. Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu. Có khả năng thông tri hai chiều. Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm. b) Người góp ý Nhiệm vụ:Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của nhóm. Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả. Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các mặt yếu trong đó. Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm. Tạo phương sách chỉnh lý khả thi c) Người bổ sung Nhiệm vụ: Đảm bảo nhóm hoạt động trôi chảy Suy nghĩ có phương pháp nhằm thiết lập biểu thời gian. Lường trước những trì trệ nguy hại trong lịch trình làm việc nhằm tránh chúng đi. Có trí lực và mong muốn việc chỉnh đốn các sự việc. Có khả năng hỗ trợ và thắng vượt tính chủ bại. d) Người giao dịch Nhiệm vụ: Tạo mối quan hệ bên ngoài cho nhóm Người có ngoại giao và phán đoán đúng các nhu cầu của người khác. Gây được sự an tâm và am hiểu. Nắm bắt đúng mức toàn cảnh hoạt động của nhóm. Chín chắn khi xử lý thông tin, đáng tin cậy. e) Người điều phối Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau theo phương án liên kết Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ. Cảm nhận được những ưu tiên. Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc. Có tài giải quyết những rắc rối. f) Người tham gia ý kiến Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của toàn nhóm Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị. Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người khác. Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển vọng chứ không là những tai hoạ. g) Người giám sát Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn cao Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn. Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.
  • 26. Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người. Không chần chừ đưa vấn đề ra. Có khả năng khen lao và tìm ra sai sót. 3. Các nguyên tắc làm việc nhóm a/Tạo sự đồng thuận: • Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm. • Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức. • Những điểm cần ghi nhớ: o Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về việc phải nhắm tới. o Các mục tiêu chỉ ổn định khi đã bàn thảo xong các biện pháp thực hiện. o Mặc dù các thành viên của nhóm cần được định hình các mục tiêu, nhưng nên phổ biến các mục tiêu cho các hội viên nắm. o Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiếu chung và mục tiêu riêng. b/Thiết lập các mối quan hệ với ban quản trị Mọi nhóm cần có sự hỗ trợ của đôi ngũ thâm niên ở cơ quan chủ quản. Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là: Người bảo trợ chính của nhóm Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan Và bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm c/Khuyến khích óc sáng tạo Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh nghiệm và tính cách riêng của họ. Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo. Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và những kẻ thụ động. Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất. d/Phát sinh những ý kiến mới Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi. Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy. Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi. Những điểm cần ghi nhớ: o Phương pháp vận dụng trí tuệ tập thể đôi khi được gọi là “tư duy hành động nhóm”. o Sự chỉ trích làm giảm óc sáng tạo. o Đừng bao giờ miệt thị ý kiến nào trong buổi họp. o Nhiều ý kiến tưởng chừng ngớ ngẩn lại co ựthể đưa đến những giải pháp đáng giá.
  • 27. o Cần ghi mọi ý kiến lên bảng cho dù đấy chưa hẳn là ý kiến độc đáo. o Những ý kiến sáng tạo trong những buổi họp bao giờ cũng cao hơn ý kiến của một cá nhân đưa ra. e/ Học cách ủy thác Sự ủy thác cói hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền hành. Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm. Sau đó, phó mặc cho họ và chỉ can thiệp khi không đạt mục tiêu. Việc ủy thác quyền hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền và để họ được hành xử nó. Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác: o Có khả năng muốn thực hiện: Đây là trường hợp ta gặp người được ủy nhiệm lý tưởng, sẵn lòng nhận trách nhiệm và cũng sẵn lòng tham khảo ý kiến người khác, thực hiện theo ý khi được ủy nhiệm. o Có khả năng không muốn thực hiện: Loại người này không sẵn lòng học hỏi và tiếp thu ý kiến của người khác, thiếu tinh thần hợp tác, không nên giao quyền cho họ. o Thiếu khả năng muốn thực hiện: Cần được đào tạo bổ khuyết những mặt yếu trước khi được ủy nhiệm. o Thiếu khả năng, không muốn thực hiện: Giao việc cho loại người này hẳn là hỏng to. f/ Khuyến khích mọi người phát biểu: Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó g/ Chia sẻ trách nhiệm Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại tạm thời. Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi đường lối làm việc. h/ Cần linh hoạt Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của mình chí ít cũng như người khác. Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm. Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành. Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng tử đầu đến cuối. Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình 4/THÔNG TIN TRONG NHÓM a. Những phương pháp thông tin Có nhiều cách để nhóm thông tin với nhau, dù là tình cờ hay có hẹn trước. Ví dụ như: Những trao đổi bất chợt giữa các đồng nghiệp. Những phương tiện truyền thống như sổ ghi nhớ, báo cáo, yết thị, fax, điện thoại. Các phương tiện điện tử như điện tử, mạng nội bộ,… Phim ảnh hội nghị. b/Chọn những phương pháp thông tin Thư điện tử là một phương tiện truyền thông giữa các thành viên trong nhóm, có điếu độ ttin cậy không chắc chắn. Các phần mềm có thể đáp ứng vịêc thông tin giữa các chuyên viên và nhóm. Việc thông tin bằng phim ảnh hội nghị cũng hữu dụng, giúp các thành viên đánh giá các điệu bộ và trạng thái của người khác.
  • 28. Hệ thống điện thoại tốt giúp thông báo tin tức hội họp hay hội ý giữa các thành viên nằm ở các vị trí khác nhau. c/Thông tin từ nội bộ Khuynh hướng tự nhiên của nhóm thường chỉ lưu tâm sự vững mạnh tự tại – sự toàn tâm toàn ý của nhóm – khiến nhóm có thể bị yếu đi: họ trở thành cục bộ, chỉ biết mình. Muốn tránh điều này, họ cần dựa vào những bộ phận khác ngay trong nội bộ cơ quan, chẳng hạn khi cần dữ liệu, họ phải nhờ đến bộ phận máy tính. d/Duy trì sự giao tiếp Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biết chắc ai là những người cần được thông tin đặc biệt. Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhậtt hoá và soạn lại danh sách này thường xuyên để khi cần bạn có thể liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình hoạt động. e/Tránh sự trùng lặp Sự trùng lắp các vai trò là vấn đề tệ hại ở những cơ quan lớn. Tránh sự lãng phí này, hãy cho lưu hành bảng liệt kê ngắn về chức năng của đôi nhóm cho nnhững người có liên quan, nhờ đ1o có thể phát hiện sự trùng lắp ngay. f/Thông tin dồn dập Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi bị nhiễu, bóp méo, … từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và hiệu quả của nhóm. Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp, và rồi, nếu cần thiết, thẩm tra ngược lên. g/Sự cẩn thận Đúng ra một nhóm chẳng có điều gì bí mật giữa các thành viên của nhóm, mà nếu có chẳng qua cũng chỉ để gây sự ngạc nhiên thú vị về đề án. Trước khi quyết định điều gì cần giữ kín, hãy hỏi, “có ai khác cần biết vấn đề này?”, mà “nếu để hở ra liệu có tai hại gì không ?”. Nếu đây là vấn đề mà mọi người có thể biết thì cứ việc thông tin thoải mái. Thế nhưng, nếu có điều gì cần giữ kín, lúc đó phải được giữ tuyệt đối. 5/QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC THEO NHÓM a/Tại lần họp đầu tiên Khi nhóm nhận đề tài, trưởng nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo luận chung, tìm ý tuởng hay, phát biểu và đóng góp ý kiến. Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp khả năng từng người dựa trên chuyên môn vủa họ. Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính sẽ hoàn thành và chuẩn cho lần họp sau. Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên b/Những lần gặp sau Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến và giải đáp thắc mắc cho từng người.
  • 29. Biên tập lại bài soạn của từng ngươì cũng như chuẩn bị tài liệu bổ sung. c/Lần họp cuối cùng trước khi hoàn thành công việc Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi thường gặp. Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị. d/Mục tiêu buổi họp Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao đổi thông tin. Cần xác định mục tiêu buổi họp. Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm. e/Tần số hội họp Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên lạc được đều đặn. Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin khác vẫn được duy trì. f/Tốc độ diễn biến cuộc họp Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị trình trước. Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay. Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chùng 75 phút, thời hạn mà mọi ngừơi có thể tập trung vào vấn đề. Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng. 6/GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ TRONG NHÓM a/Làm thuấn nhầm tinh thần đồng đội Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ. Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức mạnh toàn nhóm. Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng). Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin của nhóm. b. Nhận ra các vấn đề Toàn nhóm đang gặp khó khăn âm ỉ. Bạn muốn mọi người hợp lòng với nhau nhưng xem chừng họ đang có những bất hoà với nhau hoặc bất hòa trong toàn nhóm. Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc dấu hiệu không thoả lòng chung c. Chuyện trò với từng người Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên với tinh thần xây dựng. Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn nắm rõ nguyên nhân. Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua. Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – nếu không nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội. d. Xử sự với người gây ra vấn đề Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể cần có hành động xa hơn. Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những điều lưu ý: • Hãy nói thật những gì bạn thấy được. • Hãy nhìn vấn đề từ góc độ của nhóm. • Hãy lợi dụng vấn đề làm đòn bẩy chuyển đổi. • Luôn lạc quan khi giải quyết vấn đề. • Cần là giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của bạn. • Không nên cố chấp với người quá quắt.
  • 30. • Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm. • Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm. • Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài. • Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở nên tệ hại hơn e. Giải quyết mâu thuẫn Sự mâu thuẫn cá nhân với nhau có thể mau trở thành vấn đề cho toàn nhóm. Hãy tạo điều kiện để một hay cả hai bên trình bày với bạn để có hứơng xoa dịu tình hình. Trường hợp do lỗi điều hành của bạn, lúc ấy cần trao đổi với toàn nhóm để nói lên hướng khắc phục. Vấn đề ở đây là cải thiện cách hành xử, tránh mang tính chất khiển trách hoặc phê phán. f. Sử dụng cách giải thích vấn đề Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cõ hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện. Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học hỏi. Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại diến biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra sao 7/Đánh giá kết quả nhóm a. Chọn các tiêu chuẩn đánh giá Nỗ lực của nhóm chứa đựng một số yếu tố có thể đánh giá bằng việc thực hiện. Hãy tìm các tiêu chuẩn đánh giá tầm rộng khi phân tích việc thực hiện. Hãy đánh giá các tiêu chuẩn đó mà việc cải tiến của chúng bảo đảm các lợi ích kinh tế thực. b. Đánh giá kết quả Việc đánh giá kết quả cần phải có ý nghĩa và chính xác, nghĩa là cần thiết thực, vì nếu cần, bạn có thể hỏi thêm những người bên ngoài để họ đánh giá. 3. Đo lường sự thực hiện của nhân viên Đánh giá tiến độ của toàn nhóm so với mục tiêu của đề án, kế hoạch thời gian, và tài chính. Tài chính: chi phí thực tế; lãi so với dự kiến. Thời gian: thành quả so với kế hoạch làm việc. Chất lượng: độ chính xác; sự hài lòng của khách hàng. Sự tiến triển: đóng góp với tập thể; khả năng. c. Lãnh đạo Đánh giá hiệu quả của việc lãnh đạo nhóm trong việc hỗ trợ và hướng dẫn nhóm. Việc điều hành: đạt được các kết quả như kế hoạch đã vạch ra. Ý kiến đánh giá ở trên: thực hiện đạt tiến độ của nhóm. Ý kiến đánh giá bên dưới: Thực hiện đạt chỉ tiêu bên trên. Tinh thần: ý kiến của nhóm, khách hàng, những người có liên quan. d. Tiểu nhóm Đánh giá hiệu quả của mỗi tiểu nhóm theo định mức của chỉ tiêu. Các mục tiêu: những kết quả thực tế so với chỉ tiêu. Chất lượng: ý kiến đánh giá của nội bộ. Khách hàng: ý kiến đánh giá của khách hàng. Cải tiến: dự tính các kết quả tương lai. e. Các thành viên nhóm Đánh giá sự đóng góp của cá nhân vào việc thực hiện kế hoạch toàn nhóm. Hiệu suất: so với chỉ tiêu. Ý kiến đánh giá: của cấp trên, của đồng nghiệp, và của khách hàng. Tự đánh giá: so với đồng nghiệp.
  • 31. Giá trị khác: có đóng góp gì thêm không; ý thức trách nhiệm 8. Đào tạo và phát triển nhóm a/. Tính toán chi phí • Mặc dù việc đào tạo cần chi phí, nhưng như vậy còn đỡ tốn kém hơn nếu cứ giữ mãi tình trạng trì trệ gây tổn hại cho việc thực hiện kế hoạch. • Tính toán các chi phí đào tạo, bao gồm mọi khoản như học phí, tiền thuê phòng…. Cân nhắc lợi ích đạt được sau khi đào tạo. b/Nâng cao tầm hiểu biết của các thành viên Sau khi đã tính toán mặt lợi ích của vấn đề, hãy đưa vấn đề ra bàn thảo với cả nhóm, phác thảo kế hoạch đào tạo, sau đó thực hiện theo nhu cầu của từng cá nhân c. Đào tạo lãnh đạo o Là lãnh đạo nhóm, bạn cần có các phẩm chất cần thiết để điều hành nhóm có hiệu quả. o Để đạt được điều đó, bạn cần được đào tạo theo yêu cầu để phát triển các kỹ năng hàng đầu, khả năng theo dõi các tiến độ, đảm đương công việc thừa hành, rồi khả năng lãnh đạo như biết lắng nghe, biết phê phán với tinh thần xây dựng, biết lượng thứ trong lúc chỉnh sửa khuyết điểm của người khác, và bám sát chỉ tiêu. d. Sử dụng những ngày gặp gỡ o Đôi khi nên xem những ngày nhóm đi tham quan, gặp gỡ ở những nơi khác như là những buổi học hỏi thêm. o Nhờ những phê bình và góp ý của người ngoài để bổ sung kiến thức chuyên môn cho các thành viên của nhóm 8. Phát triển nhóm a. Phát triển nhóm của bạn • Người lãnh đạo nhóm giỏi cần hiểu rõ rằng sự thành đạt của nhóm tùy thuộc hoàn toàn vào việc phát triển của các thành viên ra sao. • Hãy quan tâm đến việc bồi dưỡng và đào tạo các thành viên của nhóm. Hãy giúp họ thăng tiến tay nghề bằng cách phát triển các tài năng tự nhiên và tăng cường việc đào tạo, đưa ra những thử thách, cùng những mục tiêu thiết thực. b. Để con người phát triển o Nhóm càng lớn và càng dễ hoán chuyển, các thành viên càng có nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp do việc thay đổi các vai trò và được tăng tiến. o Mặc dù sự tăng tiến thường theo chiều thẳng, nhưng tay nghề trong nhóm lại thường tăng tiến theo chiều ngang, nghĩa là học hỏi lẫn nhau. Hãy để các thành viên được quyền tìm hướng phát triển chứ đừng cản trở họ. c. Xây dựng sự nghiệp
  • 32. • Dù bạn hay các đồng nghiệp được việc đến đâu nhưng vấn đề là mọi thành viên phải biết là họ có trách nhiệm hoàn toàn đối với sự nghiệp của họ. • Hãy khuyến khích các thành viên coi việc làm việc trong nhóm là một phần của việc thăng tiến, ở đó lúc nào cũng mở ra các cơ hội mới để học hỏi, giúp họ tiến tới trên đường sự nghiệp – dù họ có thuyên chuyển đi đâu chăng nữa. • Việc xây dựng sự nghiệp luôn hiệu quả hơn nếu nó là đích nhắm của người có óc cầu tiến để họ vững vàng bước tới thành công. 8 nguyên tắc vàng để làm việc nhóm hiệu quả Để là một thành viên nhóm hiệu quả, hãy tuân thủ những nguyên tắc sau: Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc lại những gì đã thảo luận cho bạn. Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng chủ đề, thiếu tập trung. Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải một cá nhân riêng lẻ. Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn. Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi người. Đừng ngắt lời người khác. Hãy lắng nghe và cố hiểu họ. Cũng đừng nghĩ về ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Nếu có gì chưa rõ, hãy hỏi lại khi họ kết thúc. Hãy đoàn kết để đạt đến mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ có là họ đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải bằng cảm xúc. Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu. Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả. Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá nhân có ý kiến bị bác bỏ. Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời gian. Hãy cố gắng tôn trọng những thành viên khác và hướng tới mục tiêu chung. 7 kỹ năng cơ bản để làm việc nhóm hiệu quả Những năm gần đây trong phong trào đổi mới phương pháp giảng dạy, các giáo viên đã không ngừng giảm thiểu các giờ thuyết giảng để tăng giờ cho học sinh, sinh viên làm việc nhóm. Tuy nhiên, thực tế cho thấy không phải giờ làm việc nhóm nào của lớp cũng thành công. Một trong những lý do dẫn đến sự thất bại này là người học chưa được trang bị đầy đủ kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. 7 kỹ năng được trình bày sau đây sẽ giúp cho các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả hơn:
  • 33. 1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm. Giáo viên cần giải thích với học sinh, sinh viên của mình rằng lắng nghe đòi hỏi mức độ tư duy cao hơnnghe. Lắng nghe là một kỹ năng mà người nghe phải tiếp nhận thông tin từ người nói, phân tích, tư duy theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân. 2. Chất vấn: Qua cách thức mỗi người đặt câu hỏi, chúng ta có thể nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả năng thảo luận, đưa ra vấn đề cho các thành viên khác của họ. Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực (critical thinking). Thực tế đây là một kỹ năng khó mà ngay cả giáo viên của chúng ta cũng đang cần phải rèn luyện. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng ý kiến hết mình cho nhóm. Lời lẽ chất vấn cần mềm mỏng, lịch sự. Tuy nhiên, một điều không kém quan trọng là giáo viên cần xây dựng một môi trường học tập cởi mở trong đó khuyến khích người học sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến trái chiều. Ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường, chúng ta cần dạy cho người học hiểu rằng: "Trong tranh luận, người có ý kiến phản biện với ý kiến của mình là họ đang không đồng quan điểm với ý kiến mà mình vừa nêu chứ không phải họ đang chê bai con người của mình". Trong tranh luận, nếu tự ái nghĩa là mình đã đánh mất đi sự sáng suốt của bản thân. 3. Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra. Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi nêu ý kiến đóng góp cho nhóm, các thành viên cần kèm theo lý lẽ thuyết phục để nhận được sự đồng tình của nhiều thành viên trong nhóm. 4. Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Giáo viên cần giảng giải cho người học hiểu rằng khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công của nhóm. 5. Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau. "Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm. 6. Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó. Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Và một khi, mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn. Hãy hỏi học sinh, sinh viên của bạn sẽ nhận được gì khi họ không chịu chia sẻ những gì mình có. 7. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. "Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!".
  • 34. MỘT SỐ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM CÓ HIỆU QUẢ --- 1. Khái niệm thảo luận nhóm: Thảo luận nhóm (trong quá trình học tập) là một trong những hình thức cộng tác làm việc giữa các thành viên trong nhóm, để cùng nhau giải quyết một vài vấn đề nào đó (do giáo viên nêu ra hoặc do các thành viên trong nhóm đề xuất), từ đó tìm ra được hướng giải quyết của vấn đề đã nêu (dưới sự định hướng của giáo viên). Câu hỏi thảo luận: 2. Ưu việt của phương pháp làm việc theo nhóm: • Rèn luyện tinh thần hợp tác • Tạo điều kiện cho tất cả các học viên tham gia vào quá trình học tập, đặc biệt là những học viên chưa giỏi. • Tăng cường cơ hội cho học viên: học từ thầy, học từ bạn • Phát huy tính chủ động, sáng tạo, năng lực tư duy, khả năng nhận xét, đánh giá của học viên. • Rèn luyện năng lực diễn đạt, trình bày thông tin. 3. Các yêu cầu khi làm việc theo nhóm: Khi học nhóm phối hợp thì có 5 yếu tố trong học hợp tác nhóm mà các thành viên trong nhóm cần đạt: a. Sự phụ thuộc lẫn nhau một cách tích cực (cùng bơi và cùng chìm với nhau). b. Sự tiếp xúc trực tiếp thúc đẩy sự hợp tác (giúp đỡ nhau học tập, ủng hộ những thành công và cố gắng của nhau). c. Trách nhiệm với tư cách “tôi” và với tư cách “chúng ta” (mỗi thành viên phấn đấu cho mình và cho tập thể của mình). d. Các kĩ năng trong một nhóm nhỏ và giữa hai người với nhau (giao lưu, tin tưởng, có sự nhất trí về đường hướng cùng nhau quyết định và giải quyết những mâu thuẫn). e. Quá trình thành lập nhóm (cho biết một nhóm có chức năng gì và làm thế nào để thực hiện chức năng đó). Câu hỏi thảo luận: 4. Các bước khi thực hiện hoạt động nhóm: - Bước1: Xác định mục tiêu. - Bước 2: Vạch ra các bước tiến hành, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và dự kiến thời gian. - Bước 3: Thực hiện nhiệm vụ cá nhân, thảo luận nhóm và thống nhất quan điểm - Bước 4: Trình bày kết quả - Kiểm tra và đánh giá các bước 5. Một số hình thức tổ chức xây dựng nhóm:
  • 35. 5.1. Hình thức chia nhóm: - Chia nhóm theo số thứ tự trong danh sách, theo vần chữ cái, theo dãy bàn, theo màu sắc mà giáo viên phát cho học viên, theo sự ưa thích chọn lựa của các học viên … - Cách bố trí chỗ ngồi: Chúng ta có nhiều cách bố trí tùy thuộc vào điều kiện cơ sở vật chất và mục tiêu thảo luận. - Số lượng các thành viên trong mỗi nhóm: Theo nghiên cứu của các nhà giáo dục, để nhóm nhỏ (nhóm học tập) làm việc hiệu quả, mỗi nhóm nên có từ 4 đến 6 thành viên. 5.2. Phân công vai trò giữa các thành viên: - Phân công vai trò cho từng thành viên trong nhóm: trưởng nhóm, thư ký… - Nhóm trưởng giao nhiệm vụ rõ ràng cho các thành viên trong nhóm, có ấn định thời gian thảo luận. - Nhóm trưởng thường xuyên kiểm tra hoạt động của các thành viên trong nhóm để điều chỉnh việc thảo luận đi đúng hướng. 6. Một số lưu ý để hoạt động nhóm có hiệu quả: - Yêu cầu tuân thủ lịch trình - Cởi mở tiếp thu ý tưởng mới - Chủ động lắng nghe - Làm dịu mâu thuẫn giữa cá nhân, nhóm - Đặt câu hỏi phù hợp – Khen ngợi Giúp mỗi người phát huy tối đa những điểm mạnh, giảm thiểu tối đa những điểm yếu của bản thân. Đoàn kết thì sống chia rẽ thì chết
  • 36. Chuyên đề 5: Kỹ năng lắng nghe I/ Lời ngỏ Ngaøy nay, trong cuộc sống, học tập vaø laøm việc, yếu tố hiệu quả ñöôïc ñaùnh giaù như một thước đo cao nhất.Vaø một trong những kĩ năng giuùp chuùng ta naâng cao tính hiệu quả trong việc học vaø laøm, voâ cuøng đơn giản nhưng coùvẻ như tầm quan trọng của noù vẫn chưa được ñaùnh giaù ñuùng möùc: ñoù laø kĩ năng lắng nghe II/ Cấu trúc của kỹ năng lắng nghe 1. Giới thiệu chung về kĩ năng giao tiếp và vị trí của kĩ năng nghe trong đó. 2. Vai trò của lắng nghe trong giao tiếp. 3. Những trở ngại ngăn cản việc lắng nghe có hiệu quả. 4. Lắng nghe có hiệu quả. 5. Một số kĩ năng để lắng nghe có hiệu quả. 1.Giới thiệu chung về kĩ năng giao tiếp và vị trí của kĩ năng nghe trong đó. Bản thân mỗi người là một bộ phận của xã hội, xung quanh chúng ta có rất nhiều mối quan hệ: Gia đình, bạn bè hàng xóm, đồng nghiệp, làm ăn, ngoại giao...Vậy làm thế nào để chúng ta có thể dung hoà được tất cả các mối quan hệ đó? Đó là nhờ: Kyõ naêng giao tieáp. Giao tiếp là sự chia sẻ ý nghĩ, tình cảm thông tin với một hoặc nhiều người. Trong giao tiếp, chúng ta thường sử dụng lời nói để biểu đạt ý nghĩ của mình và để trao đổi thông tin với người khác. Nhưng giao tiếp không chỉ đơn giản là nói chuyện với ai đó mà trong đó còn bao hàm rất nhiều các vấn đề khác như: Bạn nói như thế nào? Bạn hiểu đối tượng giao tiếp với mình như thế nào? Làm thế nào để hai bên có thể hiểu rõ về các thông tin cùng trao đổi? Bạn làm thế nào để lần giao tiếp đó đạt được kết quả như bạn mong đợi...? Hầu hết mọi người đều đồng ý rằng, kĩ năng giao tiếp có thể ảnh hưởng tích cực đến các mối quan hệ của bạn. Biết cách đưa ra các thông tin rõ ràng mà người khác hiểu được có thể giúp cải thiện mối quan hệ của bạn và
  • 37. làm giảm bớt các vấn đề mà bạn có thể phải đối mặt. Các kĩ năng giao tiếp bao gồm: 1. Kỹ năng lắng nghe (Listening skills) 2. Kỹ năng thuyết trình (Oral communication skills) 3. Kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ (Interpersonal skills) 4. Kỹ năng làm việc đồng đội (Teamwork) 5. Kỹ năng đàm phán (Negotiation skills) 6. Kỹ năng lãnh đạo bản thân (Leadership skills) Lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm.Lắng nghe là một công cụ hữu hiệu trong việc phát triển kỹ năng và nghệ thuật giao tiếp vì lắng nghe đòi hỏi mức độ tư duy cao hơn nghe. Lắng nghe là một kỹ năng mà người nghe phải tiếp nhận thông tin từ người nói, phân tích, tư duy theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.Nó giúp bạn xây dựng lòng tin. Bạn càng lắng nghe người khác chăm chú, người ta càng tin tưởng bạn hơn. Ngoài ra, lắng nghe cũng góp phần làm người đối diện cảm thấy được tôn trọng hơn.Thêm vào đó, lắng nghe giúp rèn luyện tính kỷ luật của con người. 2. Vai trò của lắng nghe trong giao tiếp Trong giao tiếp thông thường, lắng nghe có những vai trò sau: Thỏa mãn nhu cầu của đối tượng. Khi có người nói cần phải có nguời nghe. Vì vậy khi bạn lắng nghe người khác nói, chứng tỏ bạn biết tôn trọng người khác và có thể thỏa mãn nhu cầu tự trọng của anh ta. Thu thập được nhiều thông tin hơn. Bằng cách khuyến khích người ta nói bạn sẽ có được thêm những thông tin, từ đó có cơ sở mà quyết định. Bạn có càng nhiều thông tin thì quyết định của bạn sẽ càng chính xác. Tạo ra mối quan hệ tốt đẹp với người khác. Khi một người tìm được một người có cảm tình lắng nghe thì sẽ nảy sinh mối quan hệ tốt đẹp. Lắng nghe giúp tình bằng hữu tăng trưởng và kết quả sẽ là sự hợp tác trong hoạt động. Tìm hiểu được người khác một cách tốt hơn. Lắng nghe giúp bạn nắm bắt được tính cách, tính nết và quan điểm của họ, vì họ sẽ bộc lộ con người họ trong khi nói. Gúp người khác có được một sự lắng nghe có hiệu quả. Bằng cách tạo dựng một không khí lắng nghe tốt, bạn sẽ thấy rằng những người nói chuyện với bạn trở thành những người lắng nghe có hiệu quả. Lắng nghe giúp chúng ta giải quyết được nhiều vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều sự mâu thuẫn không giải quyết được chỉ vì hai bên không chịu lắng nghe để hiểu về nhau. Bằng sự cởi mở của mình và bằng cách khuyến khích người ta nói, hai bên sẽ phát hiện ra các nguyên nhân dẫn đến sự mâu thuẫn và đưa ra các giải pháp để thoát ra sự xung đột đó. Trong giao tiếp quản trị kinh doanh, lắng nghe có những vai trò sau: Mệnh lệnh chỉ thị từ trên xuống và những ý kiến đóng góp từ dưới lên được tiếp thu một cách đầy đủ và chính xác, giúp nhà quản trị và nhân viên hoàn thành tốt công việc của mình hơn do hạn chế được những lỗi hoặc do những thông tin bị bỏ sót… Cải thiện mối quan hệ với các nhà quản trị và nhân viên, hạn chế được những sung đột không cần thiết. Mọi người sẽ cảm thấy hài lòng, phấn khởi, nếu như ý kiến của họ được thủ trưởng
  • 38. lắng nghe sẽ thu được những phản hổi từ dưới lên, giúp nhà quản trị nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhân viên để kịp thời đáp ứng, tạo động cơ tích cực giúp họ làm việc tốt hơn. Dựa vào các thông tin phản hồi của quần chúng, nhà quản trị lượng giá được mức độ chính xác và hợp lý của các quyết định mà mình đưa ra. Các ý tưởng sang tạo ở nhân viên sẽ nảy sinh nhiều hơn từ những cuộc giao tiếp với nhà quản trị biết lắng nghe. Ngược lại, khi lắng nghe nhân viên góp ý, ở nhà quản trị sẽ nảy sinh ra những ý tưởng mới giúp giải quyết vấn đề một cách tốt hơn. Biết lắng nghe sẽ hạn chế được những yếu tố “nhiễu” do tin đồn tạo nên. Nhận thức của nhân viên cũng được nâng cao thông qua việc biết lắng nghe. Trong thực tế kinh doanh, lắng nghe trong giao tiếp có vai trò quan trọng: Thương trường luôn vận động không ngừng, các thông tin về nhu cầu của khách hàng, giá cả hàng hoá và dịch vụ, phương pháp của đối thủ cạnh tranh, chính sách của chính phủ, những công nghệ mới nảy sinh,... luôn luôn biến động và một nhà quản lý tài ba đến đâu cũng không tài nào nắm bắt được hết. Do đó, bất kể nhà quản lý nào cũng phải biết dựa vào bộ phận tham mưu, lắng nghe ý kiến cấp dưới và thu lượm qua các phương tiện thông tin đại chúng như sách báo, truyền hình, Internet những phản ứng, mong muốn của khách hàng,... để có đủ thông tin xử lý các công việc hàng ngày, để hình thành các chiến lược dài hạn. Kidtoy, một công ty bán đồ chơi của Mỹ đã in số điện thoại miễn phí lên nhãn hiệu hàng hoá của công ty để thu thập ý kiến khách hàng. Năm 2000, công ty Kidtoy đã nhận được hơn 200 nghìn lượt điện thoại, nhờ đó mà công ty đã cải tiến sản phẩm cho phù hợp thị trường. Đa số các nhà doanh nghiệp thành đạt trên thế giới đều là những người “biết nghe” trong kinh doanh rất giỏi. Họ biết lắng nghe cấp dưới, lắng nghe ý kiến khách hàng, biết quan sát đối thủ cạnh tranh và những biến động của thị trường. Matsushita là ông chủ hãng National, Nhật Bản là người rất biết “nghe”. Ông thường xuyên hỏi các nhân viên: “Suy nghĩ gì về vấn đề này?”. Khi người ta nói ông cũng vẫn nghe và thỉnh thoảng còn xen vào vài lời tán thưởng những ý kiến đúng để bày tỏ thái độ của mình. Theo Matsushita thì đã là nhà quản lý thì rất bận song càng bận lại càng phải lắng nghe ý kiến của cấp dưới. Hàng trăm các công ty thành đạt của Mỹ cũng đang cố gắng lắng nghe khách hàng, thậm chí họ cho lập các máy tính tự động thu nhận ý kiến khác hàng tại các quầy hàng tự động hay sử dụng các nhân viên thiết kế đứng bán hàng để thu thập các ý kiến khách hàng, lắng nghe cả những lời phàn nàn lẫn những lời khen hay ước muốn của khách hàng về những thứ hàng hoá nào đó, để rồi họ nhanh chóng tung ra thị trường những mẫu hàng phù hợp. Hiện nay tại nhiều thị trường đã có khá nhiều doanh nghiệp biết lắng nghe ý kiến khách hàng, biết thu thập ý kiến của tập thể trong các quyết sách kinh doanh. Tuy nhiên việc đề cao lắng nghe ý kiến cấp dưới, ý kiến khách hàng và các thông tin khác tuyệt nhiên không có ý nghĩa là nhà quản lý phải thụ động mà càng lắng nghe lại càng phải quyết đoán nhanh hơn, chuẩn xác hơn để chớp lấy cơ hội kinh doanh. Theo Matsushita thì khi một nhà doanh nghiệp lắng nghe thì có nhiều cái lợi: -Thu thập được trí tuệ của tập thể. - Khuyến khích tính tích cực của nhân viên, quan tâm đến lợi ích của họ. - Một cách để đào tạo cấp dưới, tuyển lựa nhân tài qua các ý kiến tư vấn.
  • 39. - Biết được diễn biến của kẻ cạnh tranh. - Quan tâm được tới sở thích, nguyện vọng của người tiêu dùng để từ đó đáp ứng họ. Xét đến cùng, kinh doanh là hoạt động nhằm đem lại thuận tiện, lợi ích cho người tiêu dùng. Vì thế mà chừng nào người tiêu dùng được đáp ứng ngày càng tốt hơn thì chừng đó doanh nghiệp của bạn cũng thu được nhiều trận “mưa tiền” hơn nhờ nghệ thuật biết “lắng nghe” một cách khôn ngoan những ý kiến khắt khe của “thượng đế” khách hàng. Học “lắng nghe” có vẻ là câu chuyện thật buồn cười với nhiều người. Nhưng thực tế: có mắt không đồng nghĩa với nhìn thấy, có trí não không đồng nghĩa với biết nghĩ, có tai không đồng nghĩa với việc biết lắng nghe. Ngạn ngữ Nga cũng có câu "Con người mất 3 tuổi để học nói nhưng phải mất cả cuộc đời để học lắng nghe". Lắng nghe không phải là bản năng mà là nghệ thuật, kỹ năng cần phải rèn luyện lâu dài. Lắng nghe chính là hùng biện nhất song lại ít người biết đuợc điều đó. Trong giao tiếp với nhau chúng ta thường tranh nhau thể hiện mà thật ít người tranh nhau để lắng nghe. Để có một kỹ năng lắng nghe tốt bạn cần tuân thủ các bước sau đây của chu trình lắng nghe: Tập trung: Yếu tố đầu tiên để lắng nghe hiệu quả đối tác giao tiếp là tập trung. Tập trung có nghĩa là trong một thời điểm chỉ làm một việc. Nhiều người giao tiếp không thành công vì trong khi lắng nghe người khác truyền tải thông điệp thì để các công việc khác xen vào. Kết quả là thông điệp được truyền tải từ người nói đến người nghe không có chung một cách hiểu như nhau. Tập trung lắng nghe cũng là biểu hiện tôn trọng người nói, giúp người nói có thêm sự tin tưởng để giao tiếp một cách cởi mở hơn. Tham dự: Người nói phải có người nghe, người gửi phải có người nhận. Tham dự trong lắng nghe được biểu hiện bằng sự chú ý của đôi mắt, những cái gật đầu của người nghe. Về ngôn từ là những từ điệm như: dạ, vâng ạ, thế ạ, thật không?... Hiểu: Nhiều cuộc giao tiếp diễn ra trong bối cảnh ông nói gà, bà nói vịt vì không hiểu được thông điệp của giao tiếp. Để hiểu được thông điệp của người gửi, yêu cầu người nghe phải xác định lại thông điệp bằng cách trình bày lại nội dung của người nói theo cách hiểu của mình hoặc bằng cách đặt câu hỏi để xác nhận như: Tôi hiểu như thế này có đúng không? Hoặc ý anh là thế này…? Ghi nhớ: Cái gì cũng chép cũng ghi, không biết thì hỏi tự ti làm gì là nguyên tắc cơ bản của giao tiếp. Để ghi nhớ thông điệp của quá trình giao tiếp bạn không thể nhớ hết tất cả những gì mà người nói truyền tải. Bạn phải biết chọn lọc những thông điệp chính mà người nói muốn truyền tải. Cách tốt nhất để bạn không quên đi những thông tin cơ bản của một cuộc giao tiếp là trước mỗi cuộc giao tiếp bạn nên chuẩn bị cho mình một cuốn sổ và một cây bút. Đó là những công cụ quan trọng nhất giúp bạn ghi nhớ những thông tin quan trọng của một cuộc giao tiếp. Hồi đáp: Giao tiếp là một quá trình tương tác hai chiều giữa người gửi và người nhận. Sau khi nhận thông điệp, người nhận giải mã thông điệp bước tiếp theo cần có sự hồi đáp với người gửi. Có đi có lại mới toại lòng nhau, mới có thể hoàn chỉnh quá trình giao tiếp cũng như lắng nghe. Sơ đồ sau đây mô tả quá trình hồi đáp thông điệp trong giao tiếp: Phát triển: Giao tiếp không phải là một thời điểm là là một quá trình. Quá trình hối đáp là sự chấm dứt cho một chu trình giao tiếp và tìm hiểu thông điệp. Phát triển sẽ giúp cho quá trình giao tiếp được bước sang một chu trình mới. Chu trình lắng nghe được mô tả như trên là một mô hình khép kín và diễn ra liên tục theo chiều xoáy chôn ốc đi lên. 3. Những trở ngại ngăn cản việc lắng nghe có hiệu quả
  • 40. Như ta đã biết lắng nghe có ý nghĩa quan trọng trong giao tiếp. Trong thực tế theo nghiên cứu có tới 75% các thông báo miệng không được chú ý đến, bị hiểu sai, hoặc bị lãng quên nhanh chóng. Điều đó là do trong quá trình lắng nghe thường có nhiều yếu tố cản trở như: 3.1. Tốc độ suy nghĩ: Theo nghiên cứu trong thực tế tốc độ tư duy của con người cao hơn nhiều so với tốc độ người ta nói. Do trí óc của bạn có thể xử lý từ ngữ ở tốc độ 500 – 600 từ một phút, và mọi người chỉ có thể nói ở tốc độ 100 - 150 từ một phút nên bạn sẽ phải nỗ lực nhiều mới có thể duy trì sự tập trung khi lắng nghe những lời người khác nói. Nếu bạn không luyện tính kỷ luật trong giao tiếp, trí óc của bạn sẽ nhanh chóng “phiêu du” nơi khác , vì vậy mà rất dễ bị phân tán tư tưởng, dành thời gian dư để suy nghĩ những vấn đề khác. Nếu vấn đề đó được quan tâm hơn vấn đề đang trao đổi thì khả năng tập trung lắng nghe kém và sẽ khó hiểu được vấn đề.Ví dụ: nếu như lắng nghe cô giáo giảng bài nhưng chúng ta lại tập trung suy nghĩ xem chiều nay đá bóng thì chơi đội hình như thế nào để có thể dành chiến thắng dẫn đến không hiểu bài giảng của cô giáo. 3.2. Sự phức tạp của vấn đề: Đó là khi có nhiều vấn đề được nói đến thì chúng ta thường dễ nghe những vấn đề mình thích và quan tâm đến, còn những vấn đề khó thường được bỏ đi hay không quan tâm đến. 3.3. Do không được tập luyện: Trong giai đoạn từ lúc nhỏ đến khi trưởng thành, người ta dành nhiều thời gian để học nói, học đọc và học viết còn việc tập lắng nghe thì không vì vậy dẫn đến việc lắng nghe kém hiệu quả. 3.4. Thiếu sự quan tâm và sự kiên nhẫn: Thiếu sự quan tâm và kiên nhẫn đối với ý nghĩ của người khác hoặc không hợp với họ dẫn đến lắng nghe kém. 3.5. Thiếu sự quan sát bằng mắt: Khi nghe cần phải nắm bắt được những thông tin không bằng lời. như ánh mắt, nét mặt, dáng điệu, cử chỉ… để biết thêm về thái độ và cảm nghĩ của đối tượng. 3.6. Những thành kiến tiêu cực: Những thành kiến đó có thể xuất phát từ chủng tộc, giới tính, cách ăn mặc, tóc tai, dáng vẻ bên ngoài, giọng nói cách sử dụng từ ngữ.. của đối tượng. Khi đã có những thành kiến tiêu cực thì người ta thường dùng thì giờ để tìm những lý lẽ để bác bỏ và những câu hỏi gay cản trở cho người nói từ đó ngăn cản việc lắng nghe có hiệu quả. VD: Ghét người ghét cả đường đi lối về. Khi bạn đã có thành kiến không thích một ai thì mọi ý kiến bạn nhận xét về người đó không được tiêu cực vì một lý dó nào đó, bạn sẽ luôn đặt những câu hỏi để áp đặt những cái tiêu cực vào người đó và sẽ không chú ý lắng nghe. Như vậy việc lắng nghe bị cản trở do thành kiến của bạn dành cho người đó. 3.7. Uy tín của người nói: Thường uy tín làm tăng sức ám thị , nên khi chúng ta nghe mội người có uy tín nói về những vấn đề ma mình quan tâm thì chúng ta dễ bị mất tính phê phán và nghe môt cách mù quáng. VD: Khi bạn là một người mê tín và thích đi xem bói, bạn sẽ tin mọi lời người bói một cách mù quáng, như vậy chính là làm cho bạn mù quáng, dễ bị mất phương hướng không biết thế nào là đúng, không biết thế nào là sai và ảnh hưởng tới tâm trạng không tốt. 3.8. Do những thói quen xấu khi lắng nghe: Giả bộ chú ý: Khi chúng ta đang nghĩ về một vấn đề khác nhưng cử chỉ, lời nói, ánh mắt vẫn hướng về người đối thoại làm cho họ không biết chúng ta không chú ý đến cuộc đối thoai.
  • 41. VD: Khi cô giáo đang giảng bài trên bảng mà chúng ta vẫn chăm chú nhìn cô giao và gật gù ra vẻ hiểu bài, nhưng thực tế tay bạn đang nhắn tin và trong đầu thì nghĩ tới việc đang nhắn tin thì việc lắng nghe giảm hiệu quả, gây khó khăn trong việc lắng nghe và hiệu quả của công việc. Hay cắt ngang: Đó là khi đối thoại khi chưa kịp hiểu vấn đề mà người kia đưa ra một cách trọn vẹn thì ta đã giải thích, an ủi, đưa ra giải pháp. VD: Đây là một thói quen xấu mà rất nhiều người gặp phải trong khi giao tiếp. Trong khi làm việc với đối tác mà chúng ta không nghe kỹ và hết câu chuyện đã cắt ngang làm cho công việc không có hiệu quả và làm cho đối tác không còn hào hứng để nói tiếp vấn đề. Đoán trước thông điệp: Khi nghe bạn nghĩ rằng có thể đoán trước được điều mà đối tượng sắp nói ra cũng có thể làm lạc hướng và cản trở việc lắng nghe thật sự. VD: Việc đoán trước thông điệp mà người nói đang nói sẽ làm cho chúng ta không còn cảm giác thích thú nghe chuyện tiếp mà đôi khi thông điệp mà trong đầu chúng ta nghĩ lại không giống như người nói đang muốn truyền tải. Như vậy việc nghe không còn hiệu quả. Nghe một cách máy móc: Khi nghe một vấn đề một cách rõ ràng và chi tiết nhưng bạn không nắm rõ mà chỉ nghe chúng một cách máy móc mà không biết khái quát. Buông trôi sự chú ý: Khi chúng ta tập trung cao độ lắng nghe một vấn đề nào đó. Đến một mức độ nào đó sự chú ý của chúng ta đạt tới mức bão hoà, chúng ta có xu hướng tự nhiên muốn buông trôi, không muốn nghe nữa. Khi đó chỉ cần một tiếng động nhỏ hay một sự vật di chuyển cũng có thể làm cho chúng ta chú ý đến từ đó không lắng nghe được tiếp. VD: Khi bạn ngồi nghe thuyết trình một vấn đề đã quá nhiều và mong đợi một sự khác biệt nào đó, như vậy chỉ cần những gì xung quanh có gì thay đổi hoặc một động tĩnh nhỏ xung quanh, bạn sẽ không chú ý tới bài thuyết trình nữa. Việc lắng nghe giảm hiệu quả. 4. Lắng nghe có hiệu quả. Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, để đạt được thành công trong sự nghiệp, chỉ số thông minh IQ chỉ còn đóng vai trò thứ yếu. Thay vào đó, kỹ năng giao tiếp, ứng xử và xây dựng các mối quan hệ hiệu quả trở thành yêu cầu hàng đầu tại các tổ chức, vì đây là nền tảng phát triển kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng gây ảnh hưởng, kỹ năng làm việc đồng đội, kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề… Giao tiếp là cả một nghệ thuật. Chẳng hạn như, qua trò chuyện, chúng ta có thể làm người đối diện thêm hứng thú hay chán ngán hơn; hay tại sao chúng ta lại thích trò chuyện với nguời này mà không phải là người khác. Chúng ta thích trò chuyện với một người, nhiều khi không phải vì những gì họ nói mà vì cách họ nói và lắng nghe chúng ta. Một người nghe chân thành là người tạo được lòng tin, nói chuyện lôi cuốn, họ sáng suốt và thấu hiểu. Lắng nghe là một nghệ thuật và cũng là một tặng vật. Epictetus từng nói với người Hy Lạp rằng "tạo hoá cho chúng ta một cái lưỡi, nhưng đến hai cái tai, vì thế chúng ta phải lắng nghe gấp hai lần nói". Những người nghe thật sự là những người đã áp dụng lời khuyên khôn ngoan này.Việc nghe có thể quyết định việc bán hay không bán được hàng, có thể thêm hay mất đi một khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng các đồng nghiệp, nối lại hay phá hủy một mối quan hệ công
  • 42. việc. Không chỉ đơn giản như một trạng thái thụ động của con người, kỹ năng lắng nghe còn là yếu tố quyết định sự thành bại của các chủ doanh nghiệp hay nhà quản lý trong các hoạt động kinh doanh. Vậy thế nào là “lắng nghe”?. Tiếng việt chúng ta rất tinh tế, vì “lắng” đi đôi với “nghe”, có nghĩa là tập trung đến một âm thanh, còn các âm thanh khác thì bỏ ngoài tai. Tầm hồn người nghe phải lắng đọng thì mới nghe tốt. Nhà sử học nổi tiếng người Hy Lạp Plutarch đã từng nói “ Hãy học cách lắng nghe và bạn sẽ thu được rất nhiều từ những kẻ không biết ăn nói”. Biết lắng nghe là yêu cầu số một khi công tác ở bất cứ ngành nghề, vị trí nào, đặc biệt là lãnh đạo, tư vấn, bán hàng, luật sư... Một nhà lãnh đạo muốn điều hành tốt đất nước mình, hay muốn thực hiện tốt các chính sách, chủ trương thì phải biết lắng nghe ý kiến của người dân. Trong cuộc sống hàng ngày và trong gia đình, lắng nghe để sẻ chia, thấu hiểu lẫn nhau làm cho mỗi ngày qua đầy ắp những kỷ niệm ngọt ngào và hạnh phúc. Trong giải quyết xung đột, lắng nghe – thấu hiểu là nền tảng để đưa ra hướng giải quyết thấu tình đạt lý nhất. Biết lắng nghe ý kiến của nhân viên để tìm ra giải pháp quản lý tối ưu là một trong những yếu tố có thể giúp một người lãnh đạo Công ty đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Biết lắng nghe là một nghệ thuật của nhà quản lý bởi không chỉ nghe mà còn biết cách đưa ra những câu hỏi không trùng lặp, biết kiềm chế, biết ghi nhận những thông tin quan trọng cũng như sử dụng kiến thức của mình như một vũ khí chiến lược. Kiên nhẫn, sử dụng những ngôn ngữ cử chỉ để thể hiện sự lắng nghe một cách chân thành sẽ gây ấn tượng tốt trước đối tác. Biết dừng lại đúng lúc và không ngắt lời người khác cũng sẽ giúp bạn thành công hơn trong việc giao tiếp. Vấn đề là mọi người đều muốn được lắng nghe hơn là bị bắt buộc phải nghe. Ai vận dụng điều này thì có thêm cơ hội đạt được nhiều kiến thức hơn, từ đó hướng mọi người đến những mục đích chính của mình. Một nghiên cứu gần đây cũng cho thấy trẻ tiếp thu nhiều kiến thức nhất khi các em được giải thích cách giải quyết vấn đề với người lớn.( trẻ học hiệu quả nhất khi chúng được lắng nghe). Đã có thời gian trước đây không lâu, các công ty muốn kinh doanh hoàn toàn chỉ cần tuân theo những lời khuyên của các nhà đầu tư và các chuyên gia tư vấn. Nhưng ngày nay, muốn thành công, bạn phải cộng tác với người đóng góp nhiều nhất – khách hàng của bạn. Trong điều kiện thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc làm thế nào để thu hút được nhiều khách hàng và giữ khách hàng trung thành với doanh nghiệp mình đang là vấn đề nan giải cuả các doanh nghiệp, và việc lắng nghe khách hàng là một trong những kỹ năng cần thiết đối với nhân viên kinh doanh. Có một câu nói nổi tiếng thế này : "Lắng nghe để tìm hiểu.Nhân viên kinh doanh giỏi nhất là người biết lắng nghe hiệu quả nhất". Thật sự là, bằng những chương trình “Nhóm khách hàng tư vấn” , các công ty có thể tạo lập và thúc đẩy những cơ hội kinh doanh mới đem đến những dịch vụ tốt hơn cho khách hàng – trước khi đối thủ cạnh tranh của họ làm điều đó. Vậy làm thế nào để lắng nghe có hiệu quả? Đó không chỉ là sự im lặng, mà còn cần có thái độ để khuyến khích và khơi dậy sự tự cởi mở. Nó xuất phát từ thái độ tôn trọng và chấp nhận người khác. Khi người ta nói, chúng ta thường “nghe” với 5 mức độ khác nhau: • Làm lơ: thực sự không nghe gì cả. • Giả vờ nghe: làm người khác an tâm bằng cách lặp đi lặp lại một cách máy móc và đôi khi không đúng chỗ những từ như: “ừ, đúng, đúng…”. • Nghe và chọn lọc: tức là chỉ nghe một phần lúc nói chuyện. • Chăm chú nghe, tập trung chú ý và sức lực vào những gì mình nghe được • Nghe thấu cảm: còn rất ít người thực hiện mức độ nghe này, đây là hình thức nghe cao nhất, là đặt mình vào vị trí, tình cảnh của người khác để hiểu được họ có cảm nghĩ như thế nào. Khi nghe thấu cảm bạn sẽ đi sâu vào ý kiến của người khác, qua đó bạn phát
  • 43. hiện, bạn nhìn cuộc đời theo cách nhìn của người khác, bạn hiểu được tâm tư tình cảm của họ. Vậy chúng ta sẽ phải hiểu “nghe thấu cảm” là như thế nào? Ngm. he thấu cảm không phải đơn thuần chỉ là hiểu từng lời nói của người khác, chúng ta không những nghe bằng tai, mà quan trọng hơn là nghe bằng mắt, bằng cả trái tim. Lắng nghe không chỉ điều người ta nói nên lời, mà cả những gì không nói lên được, những gì bộc lộ qua ngôn ngữ không lời: ánh mắt, nụ cười, nét mặt, tư thế, điệu bộ… Lắng nghe những cảm xúc nhu cầu của người kia. Lắng nghe cả chính những phút giây im lặng. Nghe thấu cảm có một uy lực rất lớn bởi vì nó cung cấp cho chúng ta những tư liệu đúng đắn để hành động. Thay vì dựa vào những cảm giác, động cơ, những giả định, suy nghĩ và tình cảm của người khác. Chúng ta dễ hiểu, dễ tiếp nhận những thong tin sâu kín nhất trong tâm hồn của con người. Cũng vậy, việc lắng nghe nhân viên phải xuất phát từ trái tim chứ không thể “đóng kịch” được. Khi nói chuyện, người lãnh đạo nên nói ở mức độ con người, vì điều này đáp ứng nhu cầu cá nhân muốn được thừa nhận của nhân viên. Nếu người lãnh đạo giao tiếp và đưa ra ý kiến phản hồi chỉ ở mức độ công việc, thì nhu cầu về con người của nhân viên sẽ không được đáp ứng. Điều này có thể làm cản trở khả năng hiểu và phản đáp lại những điều người lãnh đạo truyền đạt. Đây là một trong những điều quan trọng mà các nhà lãnh đạo cần phải đặc biệt lưu tâm để giữ chân những nhân tài cho công ty và xây dựng một đội ngũ nhân viên trung thành, hết lòng vì sự phát triển của công ty. Nghe thấu cảm cũng giúp ta tạo dựng được tình cảm tốt đẹp với người đối thoại. Bởi vì khi giao tiếp với bạn, người khác được thỏa mãn một nhu cầu rất lớn, đó là nhu cầu tồn tại về tâm lý, muốn được hiểu, được khẳng định, được đánh giá cao, được cảm thấy có ích. Khi bạn nghe thấu cảm người khác, bạn đã làm cho họ thỏa mãn về mặt tâm lý. Và sau khi đã đáp ứng nhu cầu chủ yếu đó, bạn có thể tập trung phát huy sự ảnh hưởng và giải quyết vấn đề. Một điển hình cho việc nghe thấu cảm đó chính là mối quan hệ của ông chủ - nhân viên ở các công ty Nhật Bản và Hàn Quốc. Như chúng ta đã biết ở các công ty của Nhật, việc ông chủ thường xuyên quan tâm đến nhân viên của mình là một việc hết sức thường xuyên. Lãnh đạo của công ty không chỉ quan tâm đến kết quả công việc hàng ngày mà thậm chí ngay cả trong những chuyện riêng tư của họ như cưới xin, ma chay, ốm đau, sinh con... cũng đều được lãnh đạo thăm hỏi chu đáo. Họ luôn luôn lắng nghe những tâm tình, nguyện vọng của nhân viên, thấu hiểu hoàn cảnh của họ, tạo sự tran hòa, cởi mở giữa lãnh đạo và nhân viên; vì thế dường như giữa họ không có khoảng cách, luôn tràn ngập không khí ấm áp như một gia đình, các thành viên gắn bó chặt chẽ, mật thiết với nhau. Trái ngược hẳn với mối quan hệ thân thiết như trên là một mối quan hệ căng thẳng giữa ông chủ và các nhân viên ở công ty Hàn Quốc. Báo chí Hàn Quốc cho biết tại các tập đoàn, nhân viên cấp dưới phải ở lại công ty cho đến khi giám đốc ra về. Họ hiếm khi dám phát biểu hoặc phản biện trong các cuộc họp với giới lãnh đạo. Họ thường chỉ được tăng lương và lên chức một cách cào bằng. Phụ nữ trong các tập đoàn thường phải làm nhiệm vụ mua cà phê cho đồng nghiệp nam, và phải ngồi phục vụ các sếp trong những buổi nhậu nhẹt ở cơ quan; rõ ràng việc ông chủ có thể lắng nghe và thấu hiểu được những nguyện vọng của nhân viên là một điều rất hiếm và khó khăn vì giữa họ luôn có một khoảng cách chủ - tớ không dễ gì gạt bỏ được. Mặc dù hiện nay, mối quan hệ này đã được cải thiện và trở nên bớt căng thẳng hơn nhưng cũng không thể tạo dựng một không khí gần gũi, thân mật giữa ông chủ và nhân viên như ở các công ty Nhật Bản khi một lý do vô cùng quan trọng ở đây là những nhà lãnh đạo này không sẵn sàng để “nghe thấu cảm” những điều dường như rất nhỏ bé từ chính những nhân viên đang xây dựng cho công ty của họ ngày một phát triển.
  • 44. Có thể nói, việc “nghe thấu cảm” là một hình thức nghe nhưng lại rất quan trọng. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần phải phân biệt rõ thế nào là “thấu cảm” và thế nào là “thông cảm”. Thông cảm là một hình thức thỏa thuận, một hình thức của phê phán. Đôi khi nó là sự xúc cảm và sự đáp ứng thích đáng hơn. Nhưng điều đó lại hay làm cho con người ta sống dựa vào sự thông cảm của người khác, nó làm cho con người trở nên phụ thuộc. Còn bản chất của nghe thấu cảm thì lại khác, nó không phải là thông cảm với một người nào đó mà là sự hiểu biết đầy đủ sâu sắc của bạn về một con người, về mặt tình cảm cũng như lý trí Từ những khái niêm, ý nghĩa và vai trò trên, ta có thể rút ra một lời khuyên các nhà lãnh đạo : “người lãnh đạo hãy luôn nhạy cảm và ý thức về nhu cầu, cảm xúc và động cơ của nhân viên cấp dưới”, chất lượng mối quan hệ có thể được đo lường bằng mức độ trò chuyện thẳng thắn và chân thật giữa các bên. 5. Một số kĩ năng cần thiết để lắng nghe thấu cảm Kỹ năng biểu lộ sự quan tâm. Để thể hiện sự quan tâm của mình đến câu chuyện của người đối thoại, bạn phải chú ý tới tư thế dáng điệu và cách dùng ánh mắt… Sau đây là một số kỹ năng cơ bản: • Tạo bầu không khí bình đẳng bằng một tư thế “dấn thân”. Tức là không xa cách, ngang tầm đối diện với người nói. • Cách biểu lộ sự quan tâm tốt nhất là chú ý lắng nghe. Bạn hãy nghiêng người về phía trước, mắt nhìn thẳng vào họ cùng với một tư thế cởi mở. Điều đó sẽ thể hiện sự chăm chú lắng nghe của bạn. Ngược lại, khi bạn khoanh tay, với ánh mắt, thái độ thờ ơ sẽ tạo ra sự ngăn cách và ức chế trong khi giao tiếp. Tiếp xúc bằng ánh mắt là rất quan trọng trong lắng nghe, đó là một nghệ thuật hết sức tế nhị. Việc bạn chú ý lắng nghe qua cách tiếp xúc bằng ánh mắt là thể hiện mối quan tâm và lòng mon muốn lắng nghe. Tiếp xúc bằng ánh mắt tức là tập trung nhìn người nói một cách nhẹ nhàng và thỉnh thoảng chuyển nhìn từ mặt đó sang các bộ phận khác của người đối diện. Chẳng hạn như bạn nhìn bàn tay đang làm dáng điệu cử chỉ ra sao? Rồi nhìn vào ánh mắt họ để xem thái độ như thế nào? Nhưng bạn cần chú ý rằng chỉ là cái nhìn thoáng nhẹ nhàng, chứ không phải là nhìn trừng trừng, liên tiếp vào người nói nhưng khi người nói nhìn mình thì lại nhìn đi chỗ khác. Sự quan tâm cũng được thể hiện thông qua những cử chỉ đáp ứng về cơ thể. Bạn cân tránh cản trở sự tập trung tư tưởng của đối tượng bằng những cử chỉ không liên quan đến những điều đang được nói tới. Người nói sẽ thấy khó chịu khi nhìn thấy một số cử chỉ chứng tỏ bạn không chú ý lắng nghe họ. Ví dụ như: chăm chú nhìn vào một vât khác, mân mê hoặc quay bút, vê gấu áo, nghịch tay…bạn nên tránh những cử chỉ đó và tốt nhất là nên xây dựng những cử chỉ nhỏ nhưng có tính quan tâm tích cực Kĩ năng gợi mở
  • 45. Lắng nghe không phải là một hành động thụ động, mà ngược lại nó có mối quan hệ tương tác với nhau giữa 2 chủ thể. Khi nghe bạn cũng nên có cách khuyến khích để đối tượng cảm thấy thoải mái cho viêc tâm sự và tâm sự nhiều hơn nữa. Một số cách dùng để gợi mở như sau: Bạn có thể khuyến khích người nói bằng cách thể hiện ra rằng bạn đã hiểu vấn đề của họ, thông cảm với họ một cách chân thành qua ánh mắt hay 1 cái gật đầu hoặc một nụ cười. Hãy để ý đến từng lời của người nói bởi vì chúng ta suy nghĩ cũng như lắng nghe đến 1000 từ/phút và tốc độ nói trung bình là 125 từ/phút. Cho người nói biết chúng ta đang chú ý lắng nghe bằng những từ như "à", "uh", "thế à", "sau đó thế nào"… sẽ tạo thêm sự khuyến khích đến họ hơn là bạn cứ ngồi im lặng. Điều cần thiết là nó phải thật sự chân thành, sẽ có tác dụng ngược lại nếu họ nhận ra bạn giả tạo sự thông hiểu đó. Bạn có muốn mình đang nói mà người khác lại ngắt lời không? Chắc chắn là không rồi. Vậy thì: Tuyệt đối không nói chuyện riêng hay ngắt lời người nói. Một người nghe tốt phải biết dành thời gian cho người khác bày tỏ ý kiến cá nhân. Khi muốn nói điều gì, hãy đợi người nói dứt câu và dừng trong giây lát. Điểm dừng này cho phép chúng ta xem xét lại những gì vừa trình bày cũng như người nói xem xét cách lắng nghe của chúng ta. Giữ một sự thinh lặng đầy quan tâm cũng là cách làm cho đối tượng phải lấp đầy khoảng trống bằng những lời bổ sung, giải thích... Tuy nhiên, thời gian cho khoảng trống cũng phải giữ cho hợp lí, tùy thuộc vào các dấu hiệu nhận được và bản thân mình cảm thấy thế nào, không được quá ngắn, cũng không nên quá dài, dễ dấn đến khiến người nói xa rời trọng tâm hoặc chủ đề đang nói. Bạn có thể tự đặt câu hỏi, dùng nghi vấn từ ai, cái gì, ở đâu, tại sao, khi nào để hiểu rõ điều người nói muốn truyền đạt hơn là chỉ lắng nghe quan điểm của họ. Điều đó cũng là chứng tỏ bạn đang chú ý lắng nghe họ. Bằng những câu hỏi như vậy bạn có thể giúp người nói bộc lộ tâm sự, suy nghĩ nhiều hơn. Bạn có thể hỏi lại nếu không chắc về những điều được trình bày. Diễn đạt bằng ngôn ngữ của mình và hỏi người nói "tôi hiểu như thế có đúng không?".Tuy nhiên bạn cũng nên tránh đặt quá nhiều câu hỏi cho đối phương hoặc hỏi theo kiểu chất vấn, bắt chẹt, điều đó khiến người nói thấy khó chịu. Tránh phán xét hay kết luận. Hầu hết các lý do dẫn đến không lắng nghe là quá chú trọng đến những kinh nghiệm bản thân và không chú ý đúng mức đến người khác. Tránh làm một người nghe thụ động, thay vào đó, thử so sánh ý kiến của bản thân và người nói khi lắng nghe. Cố gắng không át lời hoặc ngắt lời người nói. Đừng bỏ ngoài tai hoặc xem nhẹ những điều được nói. Kĩ năng phản ánh Phản ánh tức là người nghe sắp xếp lại và nêu lại nội dung những điều người kia vừa nói nhằm làm cho đối phương biết là mình đã hiểu vấn đề của họ như thế nào. Phương pháp phản ánh chuẩn mực nhất là diễn đạt lại, tức là bạn hãy nêu lại thực chất những điều mà đối tượng đã nói. Chú ý là nói lại một cách ngắn gọn để đối tượng có thể xem xét những gì họ vừa nói. Không nên đưa ra những câu nhận xét hoặc tóm tắt lại mà khiến người nói quay lại tư thế phòng thủ. Điều đó lại khiến câu chuyện trở về điểm ban đầu hoặc bế tắc hơn. III/ Kết luận Nhiều doanh nghiệp thua lỗ hàng triệu đô la Mỹ mỗi năm chỉ vì truyền thông giao tiếp bị lệch lạc, bắt nguồn từ thất bại không biết lắng nghe và không hiểu được nhu cầu của khách hàng. Sinh viên không hiểu bài hoặc không nắm vững vấn đề của bài giảng; nhân viên không nắm
  • 46. vững chủ trương chính sách của cơ quan; cấp quản trị lãnh đạo cơ quan không thành công... phần lớn chỉ vì không biết lắng nghe. “Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu” Hệ thống tài liệu đã sử dụng: 1. Giáo trinh Kĩ năng giao tiếp và thương lượng trong kinh doanh_ Thái Trí Dũng( NXB Thống Kê) 2. vietnamlearning.com 3. vietbao.vn
  • 47. Chuyên đề 6: Kỹ năng ghi chép-soạn thảo văn bản PHẦN I : KỸ NĂNG GHI CHÉP Sách báo là nguồn tư liệu luôn sẵn có vào lúc nào tham khảo cũng được. Nhưng khi tìm kiếm thông tin từ lời nói, cần phải nắm bắt được những câu nói thoáng qua. 1. Khó khăn Mào đầu: khó mà ghi chép cho đúng. Chỉ có sự rèn luyện thường xuyên, cùng với việc tự phê bình và ý thức tự hoàn thiện mới giúp chúng ta làm tốt công việc này. Chúng ta có tốc độ nói trung bình 150 từ/phút, trong khi chỉ có thể viết được 27 từ/phút. Xét về mặt sinh lý, chúng ta không thể ghi lại hết những gì nghe thấy. Vì vậy, cần có sự lựa chọn. Trí tuệ của chúng ta phải tiến hành cùng lúc các hoạt động: nghe, hiểu, phân tích, lựa chọn, viết. 2. Ngữ cảnh ghi chép Những ghi chép này sẽ dùng làm thông tin chính hay thông tin bổ sung hay chưa rõ mục đích? Ghi chép sẽ được dùng làm gì? Nó được dành cho ai? Sẽ phải viết một thông tin ngắn gọn hay một bài đầy đủ? Ba tình huống thường hay xảy ra: (1) Lời tuyên bố của một diễn giả: tham luận, diễn văn, hội nghị... (2) Hội họp: nhiều người phát biểu, trao đổi. (3) Trò chuyện hoặc phỏng vấn: hỏi và trả lời. 3. Chuẩn bị trước Đừng coi nhẹ việc chuẩn bị các phương tiện làm việc cũng như về mặt kiến thức. Biết trước sẽ giúp chúng ta hiểu dễ dàng hơn và chú ý hơn. Hãy chuẩn bị ít nhất những gì bạn có được điểm mốc. Nếu đó là một cuộc tranh luận, hãy tìm hiểu thông tin về những nhân vật chủ chốt. Hãy đọc tất cả những tài liệu được nộp trước ngày khai mạc (chương trình, diễn văn, lời giới thiệu...). Xác định rõ mình muốn gì: muốn đào sâu mọi vấn đề hay chỉ một vài chủ đề. Ghi chép sẽ khác nhau. 4. Trong khi diễn ra cuộc phỏng vấn, hãy chú ý lắng nghe Một số thông tin cần được ghi lại một cách chính xác: số liệu, tên riêng, ngày tháng... Ghi lại tất cả và xoá hết đi khi viết, còn hơn là bị thiếu đúng thông tin quan trọng. Trong trường hợp nghe thuyết trình về một chứng minh, hãy nghĩ đến việc ghi lại các bước lô-gíc. Không hiếm trường hợp sau này đọc lại mới thấy phép chứng minh đó bí hiểm vì thiếu một vài điểm bản lề. Nếu bạn không nắm được mạch của một lập luận hoặc bỏ qua một thông tin quan trọng, đừng quên đánh dấu "điểm trắng" này bằng một dấu "?" ở bên lề hoặc bất kỳ dấu hiệu nào khác do bạn chọn, để giúp bạn nhớ rằng cần phải nhanh chóng lấp đầy lỗ hổng này. Để ghi chép nhanh, cách nào cũng tốt cả: viết tắt, tốc ký. Mỗi người có một cách riêng. Tuy nhiên, cố gắng chỉ ghi những chữ có nghĩa. Đừng chép từng từ một. 5. Lập bảng hoặc ô chữ cho các ghi chép Bảng giúp chúng ta đọc một cách nhanh chóng các dữ liệu. Chúng ta sẽ đưa vào đó thông tin cần nhớ, bằng cách liên kết chúng lại với nhau, từ đó sẽ xuất hiện sự tương đồng, những mâu thuẫn, hoặc sự phát triển.
  • 48. 6. Biết cách khai thác những gì ghi chép được Sau một thời gian tương đối ngắn, cần phải đọc lại những ghi chép, làm sáng tỏ, hoàn thiện chúng, đánh dấu những điểm mấu chốt, thậm chí viết lại để cho bài viết được sáng sủa. Khi thời gian chưa quá lâu, trí nhớ giúp chúng ta sửa chữa một số thiếu sót, lập nên những mối quan hệ lô-gíc, trình bày chi tiết một ví dụ... Nếu bạn không sử dụng đến những ghi chép để viết một bài, một nhận định..., chúng có thể trở thành không thể đọc và không thể hiểu được, nếu ngay sau khi ghi bạn không tìm cách làm sáng tỏ chúng. PHẦN II : PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN I. Khái niệm: Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và gia o dịch hàng ngày. Văn bản của Hội Sinh viên là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác Hội và phong trào sinh viên. II- Các loại văn bản thường được sử dụng: 1. Các văn bản có tính pháp quy: 1.1. Nghị quyết: Là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua tại đại hội, hội nghị về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể. Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản.
  • 49. 1.2. Quyết định: Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và có khi được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức; ban hành các chế độ, điều lệ, quy chế... kèm theo. 1.3. Chỉ thị: Là văn bản nhằm truyền đạt các chủ trương, biện pháp quản lý, chỉ đạo chung hoặc lệnh của cấp trên truyền cho cấp dưới. Thường được thể hiện ngắn gọn dành cho các hoạt động tập trung. 1.4. Thông tri: Là văn bản thường dùng để đề ra các biện pháp thực hiện Nghị quyết hoặc triệu tập hội nghị, đại hội... 1.5. Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định cả cấp bộ Hội, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Hội hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ. 1.6. Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức cơ quan lãnh đạo Hội hoặc một bộ phận trong tổ chức Đoàn, Hội (Quy chế làm việc của Ban Chấp hành Trung ương Hội Sinh viên Việt Nam khóa VII, Quy chế tổ chức, hoạt động của Câu lạc bộ Sinh viên...). 1.7. Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức Đoàn, Hội (Thể lệ cuộc thi tìm hiểu...) thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất. 2. Các văn bản hành chính thông thường: 2.1. Thông báo: Là văn bản truyền đạt kịp thời một quyết định hoặc kết quả sự việc đã được tiến hành. 2.2. Báo cáo:
  • 50. Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo. 2.3. Chương trình: Là văn bản để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp trong một khoảng thời gian nhất định và công tác tổ chức thực hiện của cấp bộ Hội về một chủ trương công tác của Hội. 2.4. Hướng dẫn: Là văn bản giải quyết chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Hội hoặc của cơ quan lãnh đạo Hội cấp trên. 2.5. Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó. 2.6. Tờ trình: Là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định. 2.7. Lời kêu gọi: Là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên cán bộ, sinh viên thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị. 2.8. Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt. 2.9. Công văn: Là văn bản dùng để giao dịch, nhắc nhở, trả lời, đề nghị, mời họp... 2.10. Biên bản: Là văn bản ghi các ý kiến trong cuộc họp hoặc lập biên bản về một sự kiện đặc biệt xảy ra. 3. Các loại giấy tờ hành chính: 3.1. Giấy giới thiệu:
  • 51. Cấp cho đại diện được ủy quyền để liên hệ, giao dịch, giải quyết công việc. Thường dùng mẫu in sẵn. 3.2. Giấy chứng nhận (hoặc xác nhận, thẻ chứng nhận): Cấp cho người đã hoàn thành chương trình, lớp tập huấn hoặc đạt giải thưởng của Hội... 3.3. Giấy đi đường (Công lệnh): Cấp cho đại diện được đi công tác để liên hệ, giải quyết công việc, chỉ đạo kiểm tra chương trình công tác nhằm xác định hoặc chứng nhận người đó đã đến địa điểm công tác... Thường dùng mẫu in sẵn. III. Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng: 1. Soạn thảo báo cáo: 1.1. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo: a) Đảm bảo trung thực, chính xác. b) Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm. c) Báo cáo phải kịp thời. 1.2. Các loại báo cáo: a) Báo cáo tuần, tháng, quý. Báo cáo 6 tháng, 1 năm hoặc 1 năm học, nhiệm kỳ. b) Báo cáo bất thường, đột xuất. c) Báo cáo chuyên đề. d) Báo cáo hội nghị. 1.3. Phương pháp viết một bản báo cáo: a) Công tác chuẩn bị: - Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo. - Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết. - Phần nội dung thường có 3 phần sau: + Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
  • 52. + Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết. + Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện. - Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo. - Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo. - Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. - Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên. b) Xây đựng đề cương chi tiết: - Mở đầu: Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên. - Nội dung chính: + Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành. + Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện. + Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan. + Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm. - Kết luận báo cáo: + Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới. + Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm. + Các biện pháp tổ chức thực hiện. + Những kiến nghị với cấp trên. + Nhận định những triển vọng. c) Viết dự thảo báo cáo:
  • 53. - Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn. - Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ. - Những báo cáo chuyên đề có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo... d) Đối với báo cáo quan trọng: Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn. e) Trình lãnh đạo duyệt: Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị. 2. Soạn thảo công văn: 2.1. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn: - Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thống nhấ t sự vụ để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu giải quyết. - Viết ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, ý tưởng sát với chủ đề. - Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn. 2.2. Xây dựng bố cục một công văn: Công văn thường có các yếu tố sau:
  • 54. + Địa danh và thời gian gửi công văn. + Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn. + Chủ thể nhận công văn. + Số và ký hiệu công văn. + Trích yếu nội dung công văn. + Chữ ký, đóng dấu. + Nơi nhận. 2.3. Phương pháp soạn thảo nội đung công văn: Nội dung công văn gồm 3 phần: + Đặt vấn đề + Giải quyết vấn đề. + Kết luận vấn đề. - Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu. - Cách viết phần nội dung, chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết vấn đề đã nêu: + Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết. + Sắp xếp ý nào cần viết được, ý nào sau để làm nổi bất chủ đề cần giải quyết. Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra. Đối với từng loại công văn có những cách thể hiện đặc thù. + Công văn đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị. + Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác. + Công văn từ chối thì phải dùng ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên cần thiết. + Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
  • 55. + Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng. - Cách viết phần kết thúc công văn: + Cách viết ngắn, gọn, chủ yếu nhấn mạnh chủ đề và xác định trách nhiệm thực hiện các yêu cầu (nếu có) và lưu ý viết lời chào chân thành, lịch sự trước khi kết thúc (có thể là lời cảm ơn nêu thấy cần thiết). 3. Soạn thảo Tờ trình: 3.1. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình: - Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. - Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. - Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới. - Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn. 3.2. Xây dựng bố cục tờ trình: Thiết kế bố cục thành 3 phần: - Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt. - Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi). - Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án xin cấp trên phê duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng. - Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi. - Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác. Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện...
  • 56. - Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình. 4. Soạn thảo thông báo: 4.1. Xây dựng bố cục thông báo: Bản thông báo cần có các yếu tố: - Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo. - Tên cơ quan thông báo. - Số và ký hiệu công văn. - Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ. 4.2. Trong thông báo: Cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát. Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo. Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy. Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan. 5. Soạn thảo biên bản: 5.1. Yêu cầu của một biên bản: - Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể. - Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.
  • 57. - Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm. - Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm. 5.2. Cách xây dựng bố cục: Trong biên bản phải có các yếu tố như sau: - Quốc hiệu và tiêu ngữ. - Tên biên bản và trích yếu nội dung. - Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản). - Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội, v.v...). - Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung). - Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do). - Thủ tục ký xác nhận. 5.3. Phương pháp ghi chép biên bản: Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v... thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang. Trong các sự kiện thông thường khác như biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, họp tổng kết, bình xét v.v... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhưng luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan. Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ... ngày... biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối
  • 58. thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ toạ ký xác nhận. IV. Thể thức một văn bản: Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với các loại văn bản nhất định theo quy định của pháp luật. Mỗi văn bản thông thường bao gồm các yếu tố sau: 1. Quốc hiệu và tiêu ngữ: Biểu hiện chế độ chính trị và mục tiêu của Nhà nước. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Trình bày bằng 2 dòng nằm ở trên cùng chính giữa trang giấy hoặc chếch về phía phải, có gạch chân. Thông thường, các văn bản của Đoàn, Hội lưu hành trong hệ thống thì không cần viết Quốc hiệu và tiêu ngữ. 2. Tên cơ quan ra văn bản: Nêu rõ mối quan hệ trong hệ thống. Ví dụ: HỘI SINH VIÊN VIỆT NAM THÀNH PHỐ HÀ NỘI BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI Trình bày ở dòng trên cùng bên góc trái của văn bản. 3. Số và ký hiệu của văn bản: Ví dụ: Số........./.......... (Số....../TB - HSV) Số của văn bản được đánh theo thứ tự của một nhiệm kỳ, được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của Hội ban hành trong một nhiệm kỳ. Nhiệm kỳ của Hội được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc Đại hội Hội lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Hội lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng chữ số Ả rập (1,2,3...). Ký hiệu của văn bản bao gồm tên viết tắt thể loại văn bản và tổ chức ban hành văn bản. Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa.
  • 59. 4- Địa danh và ngày tháng: Ví dụ: Hà Nội, ngày 16 tháng 5 năm 2005. Địa danh và ngày tháng được trình bày ở dưới Quốc hiệu và tiêu ngữ. Thông thường, các văn bản của Đoàn, Hội do không phải trình bày Quốc hiệu và tiêu ngữ nên địa danh và ngày tháng của văn bản thường được viết ở dòng thứ ba phía bên phải của văn bản. 5. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản: 5.1. Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản, được trình bày ở chính giữa bằng chữ in hoa đứng. 5.2. Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề nội dung văn bản, được trình bày dưới tên loại văn bản bằng chữ thường đứng, đậm. Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH V/v trao tặng Giải thưởng "Sao Tháng Giêng" năm học 2004 - 2005 Thông thường, đối với các công văn chỉ đề: Kính gửi: .......................................................... (Phần trích yếu của công văn đặt dưới số và ký hiệu bằng chữ in thường nghiêng, cỡ chữ 12). 6. Nội dung văn bản: a) Nội dung văn bản: Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, các sự việc được trình bày. Nội đung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng. - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp quy định của pháp luật. - Các quy phạm phát luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu.
  • 60. - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản. - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngày sau từ, cụm từ đó. - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt. - Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó. b) Bố cục của văn bản: Tuỳ theo thể loại và nội dung, văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Văn bản quy phạm pháp luật có thể được bố cục như sau: - Nghị quyết: Theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm; - Quyết định: Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị: Theo khoản, điểm; Văn bản hành chính có thể được bố cục như sau: - Quyết định (cá biệt): Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định: Theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản, điểm; Các hình thức văn bản hành chính khác: Theo phần, mục, khoản, điểm. 7. Phần chứng nhận văn bản: Đây là phần thể hiện tính pháp quy, hiệu lực văn bản thông qua con dấu của tổ chức và chữ ký của người có trách nhiệm ra văn bản. Phần này được trình bày ở bên góc phải cuối văn bản. Ví dụ:
  • 61. TM (TL)....................................... Chức vụ Chữ ký Họ và tên người ký 7.1. Việc ghi quyền hạn của người ký: - Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt "TM" (Thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt "KT" (Ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. - Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt "TL" (Thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. - Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt "TUQ" (Thừa uỷ quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. 7.2. Chức vụ của người ký: Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức danh như Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn phòng... Không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành. 7.3. Chữ ký: Thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Người ký không dùng bút chì, bút mực đỏ, mực dễ phai nhạt để ký văn bản chính thức (ký thay mặt (TM) hoặc thừa lệnh (TL)) . 7.4. Tên người ký văn bản: Ghi rõ họ, tên, tên đệm, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học. Cỡ chữ 14 VnTime đậm. 7.5. Dấu của cơ quan ban hành: Xác nhận tính pháp quy, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của Bộ Nội vụ. 8. Phần khách thể của văn bản: Ghi nơi cần chuyển công văn (nơi nhận văn bản).
  • 62. Nơi nhận văn bản là cá nhân hoặc cơ quan được nhận văn bản với mục đích và trách nhiệm cụ thể như để báo cáo, để chỉ đạo, để biết, để theo dõi, để thực hiện... Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau cụm từ "Kính gửi" hoặc "Đồng kính gửi". Đối với loại văn bản khác thì nơi nhận được trình bày ở góc trái dưới phần nội dung của văn bản. 9. Các thành phần thể thức khác: Các thành phần thể thức khác của văn bản bao gồm: - Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; địa chỉ trên mạng (Website); số điện thoại, số Telex, số Fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ. - Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như: Trả lại sau khi họp (hội nghị, "xem xong trả lại", "lưu hành nội bộ" đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế hoặc chỉ dẫn về sự thảo văn bản như "dự thảo" hay "dự thảo lần...". Các chỉ dẫn trên có thể được đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên văn bản hoặc dự thảo văn bản. - Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành. - Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. - Số trang: Văn bản và phụ lục văn bản gồm nhiều trang thì từ trang thứ hai trở đi phải được đánh số thứ tự bằng chữ số Ả rập; số trang của phụ lục văn bản được đánh riêng, theo từng phụ lục. 10. Thể thức bản sao: Thể thức bản sao dược thực hiện như sau: - Hình thức sao bao gồm một trong các dòng chữ: "Sao y bản chính", "Trích sao" hoặc "Sao lục". - Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản là tên của cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao văn bản. - Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại văn bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao. Số được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu nhiệm kỳ hoặc ngày đầu năm và kết thúc vào ngày cuối cùng của đại hội tiếp theo hoặc vào ngày 31/12 hàng năm. - Các thành phần thể thức khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận bản sao.
  • 63. V. Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản: Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp đụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. 1. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản: a) Khổ giấy: Văn bản được trình bày (đánh máy hoặc in) trên giấy A4 (kích thước 210 mm x 297 mm, sai số cho phép ± 2 mm). Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ hơ, phiếu gửi, phiếu chuyển có thể được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210mm) hoặc trên mẫu giấy in sẵn. b) Kiểu trình bày: Các loại văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài). Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng). c) Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4): - Trang mặt trước. Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm. Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm. Lề trái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm. Lề phải: Cách mép phải từ 15 - 20 mm. - Trang mặt sau (nếu in 2 mặt): Lề trên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm. Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm. Lề trái: Cách mép trái từ 15 - 20 mm.
  • 64. Lề phải: Cách mép phải từ 30 - 35 mm. 2. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản: Vị tờ trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản ở phụ lục I. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ trên. Kiểu chữ trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo phụ lục II. Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được áp dụng tương tự như phụ lục II. 3. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao: Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một trang giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản được sao, dưới một đường kẻ nét trên, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản. Vị tờ trình bày các thành phần thể thức bản sao trên trang giấy A4 được thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao theo phụ lục 2. Các thành phần thể thức bản sao được trình bày như sau: - Hình thức sao: Cụm từ "Sao y bản chính", các từ "Trích sao" và "Sao lục" được trình bày tại ô số 1 (phụ lục 2) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. - Các thành phần thể thức khác của bản sao thực hiện như phụ lục 2, kiểu chữ, cỡ chữ thực hiện như phụ lục 3. VI. Một số vấn đề cần lưu ý khi xây dựng văn bản: 1. Nắm vững vấn đề đặt ra để chọn thể loại cho phù hợp. Trong một văn bản chỉ nên tập trung vào một vấn đề, tránh nêu vấn đề đối lập nhau hoặc trùng lặp để nâng cao tính hiệu lực. 2. Trong văn bản cần xác định rõ phạm vi hiệu lực, thẩm quyền ban hành văn bản, đối tượng tác động, thời gian, không gian, trách nhiệm thực hiện... 3. Bảo đảm tính kế thừa của văn bản, chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ thống, khoa học, bảo đảm văn bản cấp dưới phục tùng văn bản cấp trên. 4. Văn bản có nhiều trang thì từ trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ số Ả rập cách mép dưới trang giấy 25 mm ở góc phải. 5. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ lục bằng chữ số La Mã. Phụ lục 1: Ví trí các thành phần thể thức văn bản:
  • 65. Ghi chú: 1. Tiêu đề 2. Tên cơ quan ban hành văn bản 3. Số, ký hiệu 4. Địa điểm, ngày tháng, năm ban hành văn bản. 5a. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản. 5b. Trích yếu nội dung công văn. 6. Nội dung công văn (có thể có nhiều trang). 7a. Thể thức đề ký, chức vụ người ký. 7b. Chữ ký. 7c. Họ tên người ký. 8a. Nơi nhận công văn. 8b. Nơi nhận văn bản. 9. Dấu chỉ mức độ mật. 10. Dấu chỉ mức độ khẩn. 11. Dấu chỉ phạm vi phổ biến. 12a. Dấu chỉ tài liệu hội nghị. 12b. Dấu chỉ dự thảo. Phụ lục 2: Vị trí các thành phần thể thức văn bản bản sao Ghi chú: Ô số 1: Hình thức sao: "Sao y bản chí", "Trích sao", "Sao lục". Ô số 2: Tên cơ quan, tổ chức sao. Ô số 3: Số, ký hiệu bản sao. Ô số 4: Địa danh, ngày, tháng , năm sao. Ô số 5a, b, c: Chức vụ, họ tên và chữ ký người có thẩm quyền. Ô số 6: Dấu của cơ quan, tổ chức. Ô số 7: Nơi nhận.
  • 66. Phụ lục 3: Kiểu (font) chữ, cỡ chữ của chương trình Windows dùng để trình bày thể thức văn bản. Dáng TT Thành phần thể thức Kiểu chữ Cỡ chữ Ví dụ trình bày thực tế chữ Tiêu đề: HỘI SINH VIÊN VIỆT 1 VnTimeH 15 Đứng Hội Sinh viên Việt Nam NAM 2 Tên cơ quan ban hành văn bản nt BCH TRƯỜNG ĐẠI HỌC a Tên cơ quan ban hành văn bản nt 14 Đứng KINH TẾ b Tên cơ quan cấp trên nt 14 Đứng THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3 Số và ký hiệu văn bản nt 14 Đứng Số 127-QĐ/HSV Địa điểm, ngày, tháng, năm ban Hà nội, ngày 21 tháng 6 4 VnTime 14 Nghiêng hành văn bản năm 2005 Tên loại văn bản và trích yếu nội 5 dung văn bản Đứng a Tên loại văn bản VnTimeH 16 Thông báo Đậm Đứng b Trích yếu nội dung văn bản VnTime 14 Kết quả hội nghị Đậm c Trích yếu nội dung công văn nt 12-14 Nghiêng Về chế độ công tác phí 6 Nội dung văn bản nt 14 Đứng Trong công tác chỉ đạo Chữ ký, thể thức ký và dấu cơ quan 7 ban hành Đứng, T/M Ban Thư ký Hội Sinh a Thể thức đề ký VnTimeH 14 Hoa viên trường Đứng, b Chức vụ người VnTime 12 Chủ tịch: Đậm c Họ tên người ký nt 14 nt Nguyễn Văn Q 8 Nơi nhận văn bản Đứng, a Nơi nhận VnTime 14 Nơi nhận: Đậm b Nơi nhận cụ thể nt 12 Nghiêng Trung ương Hội SV Đứng, 9 Chỉ mức độ mật VnTimeH 14 Mật Đậm 10 Chỉ mức độ khẩn nt 14 nt Khẩn Ký hiệu người đánh máy, mã số 11 nt 8 Nghiêng T.31/QĐ/TƯ320 văn bản, số lượng bản phát hành Ghi chú: Nếu dùng dấu khắc để thay thế một số thành phần thể thức văn bản thì kiểu chữ, cỡ chữ của các dấu nên tương xứng với kiểu chữ và cỡ chữ được chế bản bằng máy vi tính.
  • 67. Nguồn tài liệu: www.vi.wikimedia.org www.tailieu.vn www.google.com.vn www.saga.vn ….
  • 68. Chuyên đề 7: Kỹ năng giao tiếp Mục tiêu của giao tiếp - Các yếu tố cấu thành Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc đời, công việc. I. Mục tiêu của giao tiếp: • Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta; • Có được sự phản hồi từ người nghe; • Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe . • Truyển tải được những thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hõn những thành phần khác tham gia vào quá trình này. • Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. II. Các yếu tố cấu thành
  • 69. • Sender: Người gửi thông điệp • Message: Thông điệp • Channel: Kênh truyền thông điệp • Receiver: Người nhận thông điệp • Feedback: Những phản hồi • Context: Bối cảnh 1. Người gửi... Để trở thành một ngýời giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thông điệp. Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai. 2. Thông điệp... Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn. Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động. 3. Kênh truyền đạt thông điệp... Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo. Có hai kênh chính:
  • 70. • Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks) • Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm. networks) 3.1 Kênh giao tiếp chính thức • Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, … • Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, … • Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, … 3.2 Kênh giao tiếp không chính thức: Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức: • Xác nhận thông tin; • Mở rộng thông tin; • Lan truyền thông tin; • Phủ nhận thông tin; • Bổ sung thông tin. 4. Người nhận thông điệp... • Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi. • Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. • Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trýớc những yếu tố này để hành động một cách hợp lý. 5. Những phản hồi... • Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông điệp của bạn. • Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không. 6. Bối cảnh... • Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. • Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.). III. Giao tiếp phi ngôn ngữ • Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65% • Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7% • Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38% 1. Đặc điểm của giao tiếp phi ngôn ngữ • Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao • Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ
  • 71. • Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ • Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa 2. Các hình thức giao tiếp phi ngôn ngữ • Giọng nói • Diện mạo • Nụ cười • Nét mặt và ánh mắt • Điệu bộ và cử chỉ • Khoảng cách và không gian • Thời gian • Cơ sở vật chất Giọng nói: • Độ cao thấp • Nhấn giọng • Âm lượng • Phát âm • Từ đệm • Nhịp điệu (trôi chảy-nhát gừng) • Cường độ (to-nhỏ) • Tốc độ (nhanh-chậm) 3. Phối hợp giao tiếp ngôn ngữ - phi ngôn ngữ: • Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau, mà thường bổ sung cho nhau. • Giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ phối hợp với nhau tạo ra hiện quả cao nhất. • Khi ngôn ngữ và hành vi phi ngôn ngữ trái ngược nhau => điều gì quyết định ý nghĩa của thông điệp? Để giao tiếp - Ứng xử thành công Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu
  • 72. trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống, trong công việc . Để giao tiếp, ứng xử thành công hơn bạn nên chú ý những nguyên tắc sau: I. Nguyên tắc ứng xử: 1. Hãy tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu: Không có ai là người hoàn toàn xấu cả. Khi đánh giá con người cụ thể chúng ta thường bị những cách nhìn tĩnh tại, xơ cứng, bị định kiến che lấp, ít khi tách ra được dù chỉ là tương đối đầy đủ những ưu điểm, nhược điểm của họ và lại càng không xác định được giới hạn, hoàn cảnh, diễn biến có thể có của những ưu điểm và nhược điểm đó. Con người cũng dễ bị chi phối bởi qui luật cảm xúc "yêu nên tốt, ghét nên xấu". Kết quả là dễ mắc sai lầm trong giao tiếp. Do vậy nguyên tắc đầu tiên trong nghệ thuật ứng xử là hãy tiếp cận với con người ở góc độ không tốt, không xấu. Ở nguyên tắc này, mỗi người có thể tự tìm cho mình một cách ứng xử thành công, ta tạm chia thành các bước sau: • Bước 1: Hãy thừa nhận (chấp nhận). • Bước 2: Biết lắng nghe ý kiến, tìm ra chỗ mạnh, chỗ yếu của người. Thấy cái mạnh, lợi thế của ta (cái ta có mà người không có). • Bước 3: Tạo ra sự đồng cảm, gây niềm tin (hiểu biết lẫn nhau, gây sự tin tưởng). • Bước 4: Tìm điểm chung, mỗi bên đều thấy được cái lợi, cái vui và cách cộng tác, tương lai của sự cộng tác đó. • Bước 5: Tạo dư luận ủng hộ, xây dựng mối quan hệ thân tình. 2. Lường mọi điều, tính đến mọi khả năng với nhiều phương án: Nếu trong mỗi con người đều có những giá trị dương (+) (những đức tín tốt, những mặt mạnh, những ưu điểm...) và có cả những giá trị âm (-) (những tính xấu, những mặt yếu, những khuyết điểm...) thì với người này có thể tới 90 (+), có 10 (-) hoặc ở người khác có thể đạt 99 (+) chỉ có 1 (-). Vấn đề là ở chỗ cần phải biết nhìn ra "dấu cộng" trong cả khối "dấu trừ" và phát hiện kịp thời "dấu trừ" trong "vô khối dấu cộng" để có thể dự đoán được tác động có hại của mặt trái "dấu trừ" mà khởi thủy của nó chỉ là một chấm nhỏ rất mờ nhạt trong cả khối "dấu cộng". Điều quan trọng hơn trong phép ứng xử là tìm ra những chất xúc tác để kích thích phản ứng đổi dấu tích cực xảy ra theo hướng 1 (+) trở thành n (+) và n (-) giảm xuống còn 1 (-). 3. Nắm bắt nghệ thuật theo nhu cầu: Điều khó nhất trong giao tiếp ứng xử là đối tượng thờ ơ, không có nhu cầu. Bạn sẽ ứng xử như thế nào khi đối tượng không muốn nói chuyện, không muốn nghe bạn can ngăn, không muốn hợp tác với bạn v.v...? - Hãy gợi trí tò mò hoặc cho họ thấy cái lợi, cái vui mà bạn đang có, còn người ấy đang thiếu, đang cần. - Chỉ cho họ bằng cách nào đó, thấy tia hy vọng vào kết quả, gây thiện cảm, tạo sự tin tưởng. - Giao trách nhiệm một cách công khai, tạo ra tình huống chỉ có tiến chứ không có lùi, ràng buộc bằng những sợi dây vô hình về quan hệ nào đó đã được hình thành. - Gây niềm say mê, tìm được ý nghĩa trong cuộc sống, công việc đang tiến hành. - Củng cố niềm tin, thuyết phục về một kết cục tốt đẹp. - Phải tạo ra sự an toàn, biết cách chống đỡ dư luận, tạo dư luận mới ủng hộ. - Tính đến nhiều phương án, chọn phương án hợp với mình nhất, có thể tạo ra những vấp ngã nhỏ để luyện tập bản lĩnh, chủ động đề phòng tính tự kiêu.
  • 73. Trong những trường hợp cụ thể đòi hỏi mọi người phải biết ứng biến và điều quan trọng hơn là hãy tìm cho được sơ đồ đi tới thành công riêng của mình. II. Một số cách ứng xử: 1. Thủ thuật "ném đá thăm đường": Có bạn trai tâm sự: Đến dự đám cưới một người bạn, tôi đã gặp một người con gái mà tôi thầm mơ ước, tôi rất muốn làm quen với người con gái ấy nhưng không biết phải bắt đầu như thế nào? Có lẽ trước tiên nên bắt đầu vào đề từ cùng một hứng thú. Chẳng hạn có thể từ một bức tranh, một bản nhạc, một ca khúc mới được mọi người yêu thích, hay một bộ phim mới, một quyển sách mới, một mốt quần áo mới... những cái đối phương biết rõ và có phản ứng tích cực. Hoặc có thể từ một điểm chung nào đó về học tập, việc làm... Bắt đầu từ những câu chuyện không quan trọng lắm để làm mất đi sự căng thẳng và ngăn cách giữa hai người và qua đó bạn có thể hiểu thêm về người bạn mà ta muốn gần gũi (những sở thích, thói quen, cá tính...) có một sơ đồ giao tiếp sau đây: a. Giai đoạn trước khi giao tiếp: - Xác định mục đích, làm quen đối tượng và gây ấn tượng tốt - Đánh giá đối tượng, hoàn cảnh: • Sở thích,thói quen, cá tính. • Thời gian, không gian cuộc gặp. • Có hay không có người giới thiệu. - Lựa chọn phương án ứng xử: • Tìm cớ làm quen cho hợp lý, tế nhị. • Ngôn ngữ, cử chỉ dễ cảm mến. • Văn phong gần gũi, không quá trịnh trọng nhưng cũng không suồng sã. • Tính trước những tình huống bất ngờ có thể xảy ra để ứng xử nhanh. b. Giai đoạn giao tiếp: Nên: • Phá bầu không khí xa lạ bằng việc hỏi han hoặc những câu nói đùa. • Tìm chủ đề chung, ít chạm đến quan điểm cá nhân. • Nói ít về mình. Chú ý quan sát cử chỉ, điệu bộ, nét mặt của đối phương. • Giới hạn cuộc giao tiếp trong phạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc. • Nêu ra những câu hỏi thăm dò, chủ động gợi chuyện. • Tự tin. Không nên: • Vội vã đi vào vấn đề chính. • Đặt những câu hỏi liên quan nhiều đến cá nhân. • Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm sự, nói thẳng về mình khi đối phương đặt những câu hỏi thăm dò. • Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao tiếp. • Khích bác hoặc công kích nói xấu một ai đó. • Rụt rè, lảng tránh, ấp úng. 2. Tình huống cần đối đáp mềm mỏng, ý nghĩa sâu xa: Dân gian có câu: "Lời nói chẳng mất tiền mua Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau".
  • 74. Đối với nhiều ý kiến phê bình, phản đối của đối phương, không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng chứa đựng những ý nghĩa sâu xa. 3. Tình huống phải chuyển bại thành thắng: Trong cuộc sống đời thườnng nhiều khi ta bị đẩy vào tình huống bất lợi, có nguy cơ thất bại, lúc đó đòi hỏi phải bình tĩnh, suy nghĩ ngay đến những hậu quả xấu nhất có thể xảy ra (chuẩn bị tâm thế sẵn sàng chấp nhận). Tìm xem có cách gì để hạn chế mức thấp nhất những tác hại (ví dụ: điều gì đã đẩy ta vào tình thế bất lợi, có cách nào tạo được kế hoãn binh có vẻ ít liên quan, nhưng nếu được "địch thủ" sẵn sàng chấp nhận thì chính điều có vẻ không liên quan đó có thể thay đổi tình thế...). 4. Tình huống dùng hài hước: "Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu" (Laphôngten). Hài hước là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong ngôn ngữ giao tiếp. Đó là "chiếc van an toàn" cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở "cánh cửa lòng". Lời đối đáp khôn ngoan, thông minh, dùng ngôn ngữ hài hước để phê phán thường mang lại hiệu quả lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu chuyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói hài hước thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình. Tất nhiên cũng không nên lạm dụng nó. Quy luật phổ biến của truyện hài hước là mở đầu dẫn dắt và hình thành làm cho người ta nghi vấn. Người kể nên có ngữ điệu bình thường, sau đó tăng thêm tình tiết nghi hoặc và giải quyết bất ngờ. 5. Tình huống phải đi thẳng vào vấn đề khi cần thiết: Trong cuộc sống có trường hợp không thể quanh co, bóng gió, tế nhị mà phải bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn, kiên quyết. Lúc đó phải diễn đạt vào thẳng nội dung chính của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những vấn đề then chốt không nên tỏ ra quá cân nhắc, đắn đo làm cho người nghe cảm thấy thiếu tin tưởng, do dự. Tất nhiên để nói bằng cách này cần phải suy nghĩ, cân nhắc thật kỹ càng. 6. Tình huống nói ẩn ý bằng ngụ ngôn: Trong giao tiếp khi cảm thấy khó thuyết phục người khác bằng lý lẽ trực tiếp hoặc cảm thấy dễ bị phản ứng, không tiện nói thẳng ra, thì người ta thường dùng phương pháp ẩn ý bằng ngụ ngôn. Tức là chọn những câu chuyện ngụ ngôn có nội dung ẩn ý bên trong phù hợp với mục đích khuyên răn, thuyết phục của mình để kể cho đối phương nghe. Cái lợi của phương pháp này là người nghe phải suy nghĩ mới hiểu hết cái ẩn ý bên trong đó. Bản thân câu chuyện sẽ đưa ra những lời khuyên sâu sắc chứ không phải người kể chuyện, do đó không có lý do để nổi khùng, tự ái hoặc mặc cảm. Tuy nhiên để dùng phương pháp này có hiệu quả, người dùng phương pháp này phải am hiểu câu chuyện phù hợp với trình độ người nghe, nếu người nghe không hiểu gì cả, sẽ không có tác dụng.
  • 75. 7. Tình huống phản bác khéo những yêu cầu vô lý ở người khác: Cũng có lúc bạn gặp những người khăng khăng đưa ra cho bạn những đòi hỏi vô lý không thể thực hiện được. Trước những tình huống đó nhiều khi ta không thể bác bỏ thẳng thừng vì chạm lòng tự ái hoặc người không thỏa mãn với ta rồi tiếp tục quấy rối nữa và cách đó cũng chưa làm cho người tự nhận thấy được những đòi hỏi của họ là vô lý. Vậy ta sẽ xử lý thế nào trong trường hợp đó? Tốt nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khéo léo chỉ ra sự vô lý hoặc điều không thể thực hiện được. Cũng có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy hiểm nếu người đó cứ giữ nguyên ý kiến, nhắm mắt hành động. Chú ý ngôn ngữ không nên gay gắt nhưng tỏ ra cương quyết. 8. Tình huống thừa nhận trước để chuyển hướng sau: Nếu khi bạn không đồng ý với ý kiến của đối phương mà người đó lại là cấp trên, người lớn tuổi, cha mẹ... thì bạn sẽ xử sự như thế nào? Việc thuyết phục để đối phương nghe theo mình, có nghĩa là chấp nhận ý kiến của mình cũng đòi hỏi phải có một nghệ thuật nhất định. Bạn chớ phản đối và phê phán các ý kiến của đối phương. Bạn hãy tiếp thu ý kiến của họ, biểu thị thái độ đồng cảm ở mức độ nào đó để có thể làm giảm được sự cứng nhắc của đối phương, khiến họ bằng lòng nghe ý kiến của bạn. Song phải nắm vững nguyên tắc không được tỏ thái độ của mình ngang bằng với đối phương để tiếp sau đó dùng lời mà chuyển hướng, thay đổi cách nhìn nhận của đối phương, làm họ bằng lòng tiếp thu ý kiến của bạn. 9. Tình huống cần bạn đồng minh: Khi tranh luận trước nhiều người cần thể hiện quan điểm, bạn nên chú ý đầy đủ đến thái độ của những người xung quanh, cần động viên được nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người nghe ủng hộ ta, đồng tình với quan điểm của ta đang trình bày, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép tinh thần làm đối phương không phản kích lại được. Chẳng hạn khi đang xếp hàng có người chen ngang, bạn lợi dụng thái độ của số đông mọi người xung quanh để gạt người đó ra khỏi hàng là hợp lý nhất. 10. Tình huống không nhượng bộ khi mình có lý trong tranh luận: Trong quan hệ giữa người với người, tranh luận là một điều hết sức bình thường và không thể tránh được. Không có tranh luận, điều phải trái không được phân định. Không thể coi tranh luận là một thói xấu mà hạn chế nó. Song tranh luận có thể dẫn đến sự không thoải mái hoặc đôi khi xung đột. Tranh luận có phương pháp sẽ đem lại kết quả tốt là điều chúng ta cần chú ý học hỏi. Một là, khi tranh luận nên có thái độ thật công bằng, đừng làm tổn thương đến lòng tự ái của người kia. Sự phê phán, bình phẩm người khác không thể quá một giới hạn nhất định, nếu không có thể làm tăng thêm mâu thuẫn vốn có. Hai là, giọng nói phải mền mỏng, thật lòng. Trong tranh luận phải tỏ ra tôn trọng nhau, làm sao cho người cùng tranh luận tin rằng tranh luận thật là có ích. Trong tranh luận nhiều khi người thắng không hẳn đã là nhiều lý lẽ biết hùng biện, mà có thể là người có thái độ đúng mực và chân thực nhất. Ba là, tranh luận phải có mục đích rõ ràng. Tranh luận nên xoay quanh những điều cần giải quyết. 11. Tình huống cần thuyết phục bằng hành động: "Mọi lý thuyết đều màu xám Còn cây đời mãi mãi xanh tươi" (Gơt)
  • 76. Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe ý kiến của mình bằng lời nói, bạn có thể dùng hành động để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động thường hiệu quả lớn nhất. Thông qua việc làm, hành động cụ thể, ta có thể làm cho đối phương thay đổi cách nghĩ, tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến của ta. Bạn là một cán bộ phong trào thanh niên. Bạn muốn tổ chức các hoạt động văn hóa thể dục thể thao thanh niên nhưng các cấp lãnh đạo ở địa phương chưa tin tưởng vào khả năng của bạn, chưa tạo điều kiện mọi mặt để bạn làm việc. Bạn đừng nản chí và cũng đừng dùng lời nói để thuyết phục. Hãy cố gắng tạo ra một vài việc làm cụ thể có hiệu quả. Từ sự thành công đã đạt được, tận dụng thời điểm gây hưng phấn cao rồi đưa ra những kiến giải hợp lý với các cấp lãnh đạo. Như vậy, mục đích và kết quả hoạt động đạt được và mối quan hệ ảnh hưởng của bạn phát triển tốt hơn. Khi vận dụng phương pháp này bạn cần lưu ý: • Mục đích hoạt động phải rõ ràng, không vụ lợi. • Có kế hoạch hành động chi tiết, tính đến các điều kiện cần và đủ đảm bảo cho sự thành công, bước đầu tiên tránh thất bại. • Tạo dư luận ủng hộ để gây sức ép hoặc quy tụ sức mạnh. • Làm thử để chứng minh, rút kinh nghiệm. • Tạo quan hệ gần gũi tin cẩn. Nếu ở vào tình huống các bậc "hụ huynh" của người yêu bạn còn chưa tin tưởng và chấp nhận cho bạn yêu con của họ, thì bạn cũng có thể dùng phương pháp này để đạt mục đích. III. Những điều nên tránh trong giao tiếp ứng xử: 1. Nói nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp lời người đang nói, làm nhiễu thứ tự hoặc luồng suy nghĩ của người đó. 2. Không nói rõ và giải thích đầy đủ làm người nghe cảm thấy đột ngột, khó hiểu đề tài nói chuyện của bạn. Không nên đưa những trọng tâm, những khái quát làm người tiếp chuyện khó theo dõi mạch chuyện. 3. Nói sai đề tài, không quan tâm đến điều mình nói. 4. Nói thao thao bất tuyệt, không ngừng nêu các câu hỏi làm người tiếp chuyện có cảm giác mình yêu cầu hơi nhiều quá. 5. Không trả lời thẳng vào câu hỏi mà người khác nêu ra, quanh co, dài dòng, gây nên cảm giác không trung thực cho người hỏi. 6. Tự cho rằng mọi điều mình đều biết cả. 7. Làm ra vẻ hiểu biết sâu rộng. 8. Phát triển câu chuyện không tập trung vào chủ đề chính làm cho người tiếp chuyện cảm thấy nhàm chán.9. Ngắt bỏ hứng thú nói chuyện của người khác để ép người đó phải chuyển sang nói về đề tài mà bạn thích. 10. Thì thầm với một vài người trong đám đông. 11. Dùng ngôn ngữ quá bóng bảy. 12. Chêm những câu tiếng nước ngoài trong câu nói của mình một cách tùy tiện. 13. Đột ngột cao giọng. 14. Dùng những lời quá suồng sã với mức độ quan hệ. 15. Dùng những từ đệm không cần thiết. 16. Nói với giọng khích bác, chạm vào lòng tự ái của người khác.
  • 77. Kỹ năng giao tiếp trong công sở Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết để thành công khi giao tiếp nơi công sở. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp ở nơi làm việc: Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải "người phát ngôn" Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ. Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai"! "Tại sao" chứ không chỉ là "cái gì"? Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi
  • 78. vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao" bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ. Lắng nghe rồi mới đánh giá Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe. Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn. Thông tin đơn giản và dễ hiểu Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp. Tiếp nhận phản hồi Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu
  • 79. lầm. Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả hơn. Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.ới các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
  • 80. Ngày nay, điện thoại là một trong những phương tiện làm việc không thể thiếu của chúng ta. Nhưng hầu hết đều chưa từng học hay đọc qua một văn bản nào hướng dẫn về cách giao tiếp qua điện thoại. Nếu bạn là nhân viên lễ tân của công ty, khả năng giao tiếp qua điện thoại không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn làm ảnh hưởng đến hình ảnh của toàn công ty. Trong khi gọi điện thoại, hãy nhớ kỹ những điều sau đây: - Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất. - Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không biết, hãy hỏi thẳng thắn. - Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, … - Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác. Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ cảm thấy không được tôn trọng. - Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện vào lúc khác. - Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người. - Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn. - Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì mình nói. - Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích, thật ngu ngốc! Ngoài ra, bạn cần chú ý đến kỹ năng nghe và nói: Nghệ thuật nghe không đơn giản là việc im lặng lắng nghe. Nên nhớ bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc thảo luận, như “vâng, tôi đang nghe”, hoặc đơn giản là những câu ậm ừ cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại. Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút để ghi lại những thông tin quan trọng.
  • 81. Nghệ thuật nói: Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động. Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi vui hơn, thân thiện hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bạn. Đừng nói quá to cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào tai người ta đấy. Hãy chú ý, nếu người ta gọi cho bạn, đừng “con cà con kê”, kéo dài cuộc điện thoại không cần thiết. Có thể họ đang sốt ruột vì phải trả tiền điện thoại đấy. Kĩ năng giao tiếp trứoc đám đông
  • 82. Dù là những đồng nghiệp thường xuyên tiếp xúc với bạn hay là đối tác khách hàng thì việc nói trước đám đông là một trong những cách tốt nhất để thành công. Ngoài trở ngại trong việc cạnh tranh năng lực với những đồng nghiệp khác để thăng tiến bạn còn phải có kỹ năng nói và thuyết phục người khác nữa. Dù đã có được chiếc ghế “cao cấp” trong công ty, một chỗ dựa vững chắc, bạn vẫn cần rèn luyện tầm nhìn, cách nói và khả năng lãnh đạo của mình. Bởi lúc này mọi sự chú ý đều hướng về bạn, bạn đang dẫn dắt lòng tin và cả sự đố kỵ của mọi người nhưng vẫn phải thầm khâm phục tài năng của bạn. Vậy nên hãy chứng tỏ bạn có khả năng lãnh đạo và những lời nói thuyết phục bằng những tuyệt chiêu dưới đây. 1. Giới thiệu và tổng kết lại những ý chính của bạn Trong cuộc sống đôi khi bạn vẫn phải va vấp bởi những lời phát biểu, giới thiệu, lời chúc mừng trong một tiệc cưới hay nhận lễ giải thưởng? Nhưng đấy mới chỉ là những điều đơn giản. Trong công việc bạn buộc phải có những báo cáo, những bài thuyết trình cho một dự án. Những bài nói này thường dài và mang nhiều thông tin vì vậy người nghe sẽ có lúc sao nhãng những lời bạn nói. Hãy tổ chức các dữ liệu thành ý chính, việc này sẽ làm cho bài thuyết trình của bạn dễ theo dõi hơn. Cần dẫn dắt họ hiểu theo ý của bạn. Nối những ý chính lại để cho người nghe thấy được sự logic, tiện theo dõi và hệ thống được những điều cần biết. Trước khi kết thúc bài thuyết trình, bạn phải tổng kết nhận mạnh ý chính và điều muốn người nghe lưu tâm. Theo các nhà hùng biện họ gọi quy tắc này là: “nói cho họ biết những gì mà bạn đang nói và nói cho họ những gì mà bạn đã nói”.
  • 83. 2. Thu hút khán giả bằng ánh mắt. Ánh mắt là một trong những cách chủ yếu đề thu hút sự chú ý của khán giả. Để thu hút sự tập chung bạn phải làm cho mọi người cảm thấy rằng bạn đang nói với họ chứ không phải nói với cái trần nhà hay cái phòng mà họ đang ngồi đó. Nhìn trực tiếp là một trong những cách quan trọng để thu hút sự tập chung. Đừng nhìn ra ngoài, hãy nhìn tất cả các khán giả từ từ bởi vì liếc mắt nhanh làm bạn trông có vẻ mang tâm trạng không tự tin. Khi bạn chú ý đến một khán giả hãy giữ ánh mắt của bạn trong vài giây nhưng không được quá lâu vì điều này khiến khán giả mất tự nhiên và sợ hãi (làm người nghe lo lắng không phải là quy tắc nói trước công chúng). Hãy nhìn bình thường như là khi bạn đang nói chuyện bình thường với một ai đó. Nếu bạn cảm thấy điều này khó làm thì hãy nghĩ rằng điều này hoàn toàn bình thường. Có một giải thích rằng ánh mắt là một dấu hiệu của sự xung đột. Ngày xưa ánh mắt là một cách để lấn át đối phương trong một chận chiến và đó là lí do tại sao đối phương bắt đầu ra đòn trong khi “hắn” nhìn bạn. Do vậy hãy cố làm ra vẻ tự nhiên để nhìn trực tiếp vào mắt khán giả và thật khéo léo: thay cho việc nhìn trực tiếp vào mắt hãy nhìn vào khoảng trống giữa lông mày chính xác là chỗ giữa mũi và mắt. Cách nhìn này gây sự chú ý và không làm cho người khác sợ hãi. Bạn có thể nhờ người thân hay bạn bè để áp dụng thử nhìn bạn theo cách này và ngược lại, bạn sẽ không thấy sự khác nhau về ánh mắt khi nói trước đám đông nhưng có vẻ như đang thu hút người nói mà không khiến họ sợ hãi. 3. Nói một cách tự nhiên Tại sao một số người lại có khả năng thu hút của khán giả còn những người khác thì không? Khi bạn nói bạn cần phải nói một cách nhiệt tình, thay đổi âm thanh, giọng điệu lên xuống để thể hiện cảm xúc với những người nghe. Về cơ bản kĩ năng nói trước đám đông là bạn cần phải “kích thích cảm xúc” của người nghe, làm cho bài nói của bạn trở nên sôi động và cuốn hút. Nếu bạn không có hứng thú nói thì làm sao có thể thu hút khán giả của bạn được. Hỗ trợ cho sự tự nhiên đó bạn cần có một vài cử chỉ thích hợp, không quá nhiều như vung tay loạn xạ nhưng cũng đừng cứng nhắc nắm chặt tay lại hoặc để im trên bàn nhé.
  • 84. Hãy nghĩ về điều này: Thông thường một người đọc 250 đến 300 từ mỗi phút và một người nói 100 đến 150 từ mỗi phút. Nếu bạn chỉ nói với giọng bình thường mà không có cử chỉ hay là sự thay đổi gì về giọng thì có lẽ bạn đang đọc một quyển sách chứ không phải là thuyết trình và quan tâm đến khán giả cũng như mọi thứ xung quanh. Vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đang trình diễn: bạn cần nói 100 từ với những cử chỉ và động lực để thu hút sự chú ý của khán giả. Nếu bạn thuyết trình bằng powerpoint thì hãy làm cho bài nói của bạn hấp dẫn hơn bằng cách đưa thêm tình huống, ví dụ để mọi người cùng bạn luận thay cho việc đọc hết các thông tin trên máy chiếu. 4. Nên biết về nơi mà bạn sẽ thuyết trình Viêc nói trước công chúng thì khá là stress do vậy bạn nên làm bất cứ điều gì để loại bỏ những nguy cơ tiềm ẩn. Đó là lí do tại sao bạn cần phải biết về nơi mà bạn sẽ nói. Nếu có thể bạn hãy xem qua căn phòng đó trước để đề phòng bất chắc. Nếu không thể thì hãy đặt câu hỏi để biết thêm chút ít về nó. Căn phòng đó chứa được bao nhiêu người và bao nhiêu người tham dự. Điều này ảnh hưởng đến buổi thuyết trình diễn của bạn đấy. Nếu bạn nói trước 20 người trong căn phòng có thể chứa đến 100 người thì bạn cần phải lên kế hoạch trước. Nhiệt độ của căn phòng dường như là một chi tiết nhỏ nhưng có thể tạo ra sự khác biệt, ăn mặc phù hợp bạn sẽ không bị lạnh hay là toát mồ hôi. Đôi khi chỉ vì nóng quá hay lạnh quá làm người bạn mướt mồ hôi hay run run khiến người nghe lầm tưởng bạn chẳng hề tự tin vào bản thân và những lời bạn nói có nên tin được không. Cuối cùng đảm bảo rằng bạn có bài trình diễn và vật dụng cần thiết được chuẩn bị từ trước. Nếu bạn cần một chiếc phone, máy chiếu hay là đài đĩa thì hãy bảo họ chuẩn bị kỹ lưỡng và tốt nhất là bạn nên kiểm tra chúng để được an toàn. Mặc dù đây chỉ là những yếu tố nhỏ nhưng nó lại có tác dụng thay đổi lớn tới kết quả thành công của bài thuyết trình hay không. Mọi thứ đều tốt nếu bạn có thể kiểm soát và chúng là lợi thế của bạn. 5. Đừng bận tâm về các lỗi nhỏ. Dù bạn chuẩn bị kỹ đến thế nào thì cũng vẫn có thể xảy ra lỗi. Đây là tình huống không thể tránh được, nhưng bạn cần phải vượt qua và kiểm soát chúng. Bạn cần phải nghiêm túc nếu bạn muốn khán giả tôn trọng bạn và đó là lí do tại sao cần phải lờ đi những lỗi nhỏ. Sơ suất của việc phát âm sẽ xảy ra nhưng đừng lo lắng về chúng vì khán giả không chú ý đâu. Khán giả sẽ tập chung vào những điểm chính trong bài nói của bạn do vậy điều này xảy ra 9 hay 10 lần thì họ cũng không quan tâm. Nhưng sẽ đặc biệt chú ý nếu bạn lúng túng, bối rối không nói tiếp được hoặc ngừng lại quá lâu sau khi nói sai đấy. Thường thì khán giả sẽ không quan tâm về những lỗi đó của bạn mà sự chú ý của họ là với tư cách một người thuyết trình bạn sẽ cho họ xem cái gì. Vậy
  • 85. hãy tự tin lên nhé. 6. Kinh nghiệm Có rất nhiều loại diễn văn như là các chủ đề mà con người quan tâm. Phạm vi của diễn văn từ bình thường đến trang trọng, cho một khán giả đến hàng ngàn khán giả. Mỗi loại diễn văn thì đều khác nhau và đó là lí do tại sao lên kế hoạch để đưa ra được những bằng chứng thuyết phục. Công tác chuẩn bị này rất quan trọng. Hãy tập nói trước gương, trước gia đình (có thể nhờ những người bạn thân chỉ giáo thêm). Thực hành nhiều và tự tin cùng 5 bí quyết trên sẽ giúp bạn có được nghệ thuật nói trước công chúng. Kĩ năng hoà hợp Sự hòa đồng không chỉ cần có ở môi trường học đường, mà nó còn là kỹ năng không thể thiếu đối với con người hiện đại. Để làm việc hiệu quả hơn, cần phải học cách trình bày quan điểm về những vấn đề còn đang tranh cãi, cách trò chuyện, cũng như nghệ thuật đưa ra phản hồi về hiệu quả công việc. Đó là sự lắng nghe, chung sức, chia sẻ và nhất là biết tôn trọng mình và tôn trọng người khác… Cần học cách trình bày quan điểm về những vấn đề còn đang tranh cãi, cách trò chuyện, cũng như nghệ thuật đưa ra các phản hồi về hiệu quả công việc. 1. Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến của người nói, dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân. Hãy lắng nghe và cố gắng hiểu họ. Đừng theo đuổi những ý kiến sắp trình bày của mình, hãy chú ý những gì người khác nói. Cũng khoan vội có những lập luận phản bác hoặc tán thành (trong suy nghĩ, khi đang nghe), chỉ khi nghe xong bạn hãy có suy nghĩ cho quan điểm của mình sau đó. “Lắng nghe” là một trong những điều quan trọng nhất làm nên thành công cho hầu hết mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Không lắng nghe, không thấu hiểu thì không thể có bất kỳ một sự hòa hợp nào. 2. Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả tập thể cần phải hiểu rõ mục đích cần đạt được là gì và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. Sự hòa hợp ở đây là cố gắng tôn trọng những thành viên khác để hướng tới mục tiêu chung. Không ai có đầy đủ kiến thức về bất cứ một vấn đề nào, chỉ là đóng góp được nhiều hay ít mà thôi. Vì vậy, hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng thực tế, không phải bằng cảm xúc ưa ghét. 3. Chia sẻ: Đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi gặp các tình huống tương tự trước đó. Người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Và một khi, mỗi thành viên nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc sẽ cởi mở và tích cực hơn, hiệu quả hơn.
  • 86. "Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để hòa hợp, sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung. 4. Tôn trọng: Để hòa hợp, cần phải biết tôn trọng mình và tôn trọng người đó là… - Hãy đúng giờ. - Không chỉ trích cá nhân: Mỗi người có mỗi cá tính và phong cách sống khác nhau. Vì vậy, không áp đặt, gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ. Chỉ thảo luận về ý kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả. - Không thiên vị riêng ai theo cảm tính, thật sự hòa hợp là biết tôn trọng tất cả mọi người nói chung. - Trình bày quan điểm bằng cách thuyết phục, hòa hợp, không tự ái và cởi mở, sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến trái chiều. Sau đó sẽ mềm mỏng, lịch sự chất vấn, phản biện nếu cần. "Trong tranh luận, người có ý kiến phản biện với ý kiến của mình là họ đang không đồng quan điểm với ý kiến mà mình vừa nêu chứ không phải họ đang chê bai con người của mình". Trong tranh luận, nếu tự ái nghĩa là mình đã đánh mất đi sự sáng suốt của bản thân, sự quyết đoán sẽ trở thành cố chấp. Mỗi ngày, bạn đều phải giao tiếp với đồng sự tại công ty và cần sự hòa hợp trong những mối quan hệ đó. Vì vậy, bạn vẫn có thể tỏ ra mình vượt trội hơn người khác, chăm chỉ, chuyên tâm trong công việc, muốn cạnh tranh để thăng tiến… đó là tham vọng của bạn. Nhưng để thích nghi với nơi làm việc, để thành công, bạn phải điều chỉnh cách ứng xử cho phù hợp với môi trường xung quanh: phải hòa hợp, không có cách nào khác. Ngoại trừ, bạn cải tạo môi trường nơi đó theo quan điểm của bạn, hoặc rời bỏ đi nơi khác để tìm… Dẫu sao, sự hòa hợp cũng dễ thực hiện và có kết quả thiết thực hơn, bạn đồng ý thế không? Các cách khuyến khích sự tham gia thích hợp trong các cuộc họp
  • 87. Phát biểu quá nhiều trong cuộc họp chuyên môn hoặc tổng kết không phải lúc nào cũng tốt. Đôi khi làm cho người nghe ức chế vì sự nhiều ý kiến. Cũng có những thành viên chỉ ngồi nghe và không đóng góp ý kiến gì? Vậy làm thế nào để kiềm chế thành viên nói quá nhiều và khuyến khích thành viên nói quá ít ? Với những thành viên nói quá nhiều 1. Hãy cảm ơn vì sự tham gia đóng góp ý kiến của họ, sau đó hãy tóm tắt ý kiến của họ (điều đó thể hiện là bạn đã lắng nghe) và mời người khác phát biểu. 2. Nhấn mạnh với mọi người rằng ai cũng có cơ hội bằng nhau để đóng góp ý kiến. 3. Gợi ý rằng cả nhóm nên bắt đầu bàn bạc những vấn đề giống nhau thêm lần nữa. 4. Nhắc cả nhóm ngay khi bắt đầu cuộc họp rằng sự tham gia đóng góp ý kiến phải đồng đều. 5. Ngồi cạnh người thường xuyên lấn át để làm cho anh ta hay cô ta khó tạo nên sự được chú ý cho người lãnh đạo. 6. Hãy đề nghị người hay nói nhiều đó làm thư kí cuộc họp chuyên ghi chép để anh ta hoặc cô ta có ít thời gian để tham gia ý kiến 7. Hãy nói chuyện riêng sau cuộc họp Với những thành viên nói quá ít 1. Hãy hỏi trực tiếp họ, hướng những cá nhân có chuyên môn giỏi đến những chủ đề liên quan. 2. Hãy mượn một người chuyên tóm tắt các ý tưởng đã được trình bày 3. Hãy hỏi họ những ý kiến riêng về một vài những chủ đề nghiêm túc trước khi tìm ra nguồn vào cho những vấn đề gây tranh cãi. 4. Nói chuyện riêng với các thành viên bên lề cuộc họp. Nói với họ rằng sự đóng góp của họ rất có giá trị và hỏi xem làm cách nào để họ chủ động đóng góp ý kiến hơn.
  • 88. Chuyên đề 8: Kỹ năng điều khiển cuộc họp Khi doanh nghiệp của bạn phát triển thì quy mô các cuộc hội họp cũng tăng lên. Những buổi gặp gỡ không chính thức cũng có thể đem lại hiệu quả. Nhưng khi thời gian eo hẹp và doanh nghiệp đang triển khai những dự án phức tạp thì mọi việc cần được tiến hành có bài bản hơn. Trong quá trình làm việc với khách hàng, nhiều khi bạn sẽ phải chủ trì một cuộc họp chính thức. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển thì quy mô các cuộc hội họp cũng tăng lên. Những buổi gặp gỡ không chính thức cũng có thể đem lại hiệu quả, nhưng khi thời gian eo hẹp và doanh nghiệp đang triển khai những dự án phức tạp thì mọi việc cần được tiến hành có bài bản hơn. Trong quá trình làm việc với khách hàng, nhiều khi bạn sẽ phải chủ trì một cuộc họp chính thức. Bước 1: Ấn định mục tiêu Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó. “ Thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp. Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể. Bước 2: Tập trung nguời tham dự Hãy lập danh sách những người tham dự buổi họp, và cân nhắc xem mỗi người có cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp hay không (có thể họ tham gia qua hình thức điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một chủ đề nhất định). Hãy nhớ rằng, nếu bạn làm mất thời gian của nguời khác, họ sẽ
  • 89. không muốn dự cuộc họp lần này và cả những lần sau, nếu bạn là người chủ trì. Hãy xác định một cách dứt khoát về thời gian tiến hành cuộc họp. Bạn cần phải tôn trọng lịch làm việc của những người tham dự, và tạo sự thoải mái để họ có thể sắp xếp thời gian dự họp bằng cách nói rằng: “Vui lòng lên kế hoạch dể tham dự và xin báo cho tôi biết nếu không thể thu xếp được”. Hãy luôn phổ biến cho mọi người mục tiêu của buổi họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, đồng thời nhấn mạnh rằng buổi họp sẽ được bắt đầu đúng giờ. Bước 3: Lập chương trình buổi họp Chương trình họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được mục tiêu của cuộc họp, là cái mà bạn sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho tất cả những người dự họp. Việc phân phối chương trình họp có hai mặt: điểm mạnh là nó cung cấp những nội dung để mọi người theo sát buổi họp, nhưng điểm yếu là nó có thể làm cho những người tham dự bị rối và bị lôi cuốn sang những vấn đề mà bạn chưa sẵn sàng trình bày trong buổi họp. Chẳng hạn, nếu hạng mục thứ năm của dự án là vấn đề kỹ thuật, các kỹ sư dự họp có thể muốn đi ngay vào mục đó. Nếu bạn cần giải quyết những vấn đề khác trước thì chính bạn phải bám chặt lấy chương trình đã ấn định. Nếu bạn đang điều khiển một cuộc họp về tiến độ của dự án, bạn có thể sử dụng kế hoạch thời gian thực hiện của dự án đó làm chương trình họp. Nếu bạn quyết định phân phát chương trình họp cho mọi người tham dự, hãy bảo đảm tuyên bố mục tiêu và thời gian họp ở đầu trang. Tất cả mọi vấn đề cần phải được đánh dấu đề mục đầu dòng. Bảo đảm mọi nguời đều nhận được chương trình họp, và nên có một số bản photo dự phòng. Bước 4: Kiểm soát cuộc họp Khi cuộc họp bắt đầu, bạn có trách nhiệm bảo đảm nó được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm. Sau đây là một số lời khuyên để giúp bạn làm được điều này: - Bắt đầu đúng giờ, dù cho có một số người đến trễ. Nếu cứ chờ cho đến khi người cuối cùng có mặt tức là bạn đã vô tình tập cho mọi người thói quen đi trễ. - Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của cuộc họp. - Nếu không phân phát chương trình họp thì phải đảm bảo mọi người nắm được nội dung họp để đạt được mục tiêu đã đề ra.
  • 90. - Nếu buổi họp kéo dài mà vẫn không đưa ra được quyết định nào, bạn cần phải ngăn không để mọi người tiếp tục thảo luận, có thể bằng cách nói rằng: “Do phải tuân thủ kế hoạch thời gian của dự án, chúng ta phải đưa ra quyết định”. - Nếu còn điều gì đó chưa đưa ra giải pháp được trong cuộc họp, phải xác định cần phải làm gì để giải quyết vấn đề đó trong tương lai và bổ sung vào kế hoạch thời gian của dự án. - Kiểm soát : Bạn phả tỏ ra kiên định trong trường hợp những người dự họp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai trong buổi họp và đề nghị sẽ thảo luận trong một cuộc họp khác. - Xếp lich cho cuộc họp tiếp theo vào cuối buổi họp hiện tại. - Nếu là người triệu tập cuộc họp, bạn còn có trách nhiệm phải lập biên bản hoặc chỉ định người lập biên bản. Bước 5: Những công việc tiếp theo Khi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải làm một số việc khác. Hãy hệ thống và tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài dòng- tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng. Hãy đảm bảo rằng phải gửi lời cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp. Hãy cập nhật kế hoạch thời gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại cuộc họp, trong đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu cầu cấn phải đạt được. Phổ biến kế hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người đã tham dự cuộc họp.