Your SlideShare is downloading. ×
Chuong 02   access
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×

Saving this for later?

Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime - even offline.

Text the download link to your phone

Standard text messaging rates apply

Chuong 02 access

589
views

Published on


0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
589
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
15
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 Ch ng II: T NG QUAN V MICROSOFT ACCESS 2.1. Gi i thi u: Microsoft Access là m t trong nh ng ph n m m ng d ng c a b Microsoft Office. Nó là m t h qu n tr C S D Li u (CSDL-Database Management System) dùng t o, x lý các CSDL. Ph n m m này ã c gi i thi u Vi t Nam t vài n m g n ây và c s d ng r ng rãi so v i các ph n m m khác. T n m 1994 tr v tr c, Vi t Nam nói n qu n lý CSDL là ng i ta th ng ngh ngay n FoxPro, FoxBase …Dùng FoxPro trong qu n lý h u nh ta có th yên tâm vì FoxPro có th làm c m i vi c nh ng òi h i nhi u k n ng l p trình. Tuy nhiên n u i sâu tìm hi u Access có th th y r ng ph n m m này th hi n nhi u c tính u vi t h n FoxPro, n i b t h n c là tính n gi n và hi u qu mà không c n i sâu vào k thu t l p trình. Th t v y, Access có th áp ng u h t các nhu c u v qu n tr CSDL nh ng v n gi tính thân thi n và d s ng c cho ng i l p trình l n cho ng i s d ng. Các khái ni m trong lý thuy t CSDL c th hi n khá y trong Access. Nó là 1 h th ng có tính h ng i t ng và có th dùng trên h th ng m ng chia v i nhi u ng i s d ng CSDL. ng th i Access d dàng qu n lý, th hi n và chia s thông tin trong các công vi c qu n lý d li u hàng ngày. Trên ây là nh ng u m c a Microsoft Access so v i các ph n m m khác. Ch c ch n r ng trong th i gian s p t i ng i s d ng ph n m m Vi t Nam s khám phá ra nh ng u m này và s d ng Access m t cách r ng rãi ph bi n h n. H tr Ti ng Vi t hoàn toàn gi ng nh Word, Excel… Microsoft Access 2000 là m t h qu n tr CSDL giúp ta qu n lý và khai thác s li u c l u tr m t cách có t ch c trong máy tính. CSDL t p h p nh ng s li u liên quan n m t v n nào ó, ch ng h n nh v n qu n lý nhân s , qu n lý l ng, qu n lý nh p/xu t, qu n lý h c sinh. Theo ý ni m c a Access, trong CSDL ngoài các Table ch a d li u, còn có nh ng công c giúp ta qu n lý và khai thác d li u m t cách có hi u qu , ó là Query (công c truy v n d li u), Form (bi u m u nh p li u), Report (báo bi u k t xu t), Macro (t p l nh) và nh ng Module ( n th l p trình). M t cách t ng quát, m t CSDL Microsoft Access g m 6 thành ph n sau c l u trong m t t p tin duy nh t có ph n m r ng là .MDB i thành ph n có m t ch c n ng riêng: - Table (b ng): Là thành ph n c b n nh t trong Microsoft Access. Table dùng ch a các d li u g c, d li u c s và d li u bi n ng ti p theo trong quá trình qu n lý. Table ví nh ng v n c a m t c s s n xu t, không có v n ta ch ng kinh doanh gì c. Trong m t Table c t ch c ch a trên nhi u dòng (Record), m i dòng có nhi u c t (Field). - Query (V n tin): Là m t công c truy v n thông tin và th c hi n các thao tác ch n l a, tìm ki m s li u trên các ng. Thông th ng ng i ta s d ng Query Trung t©m Tin häc Trang 9
  • 2. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 thu th p thông tin t nhi u Table ch n ra các thông tin c n quan tâm (Select Query). Ngoài ra Query trong Microsoft Access còn cho phép ta c p nh t l i s li u (Update Query ), t o ra table m i (Make Table Query), n i s li u vào Table (Append Query), xóa s li u trong Table (Delete Query) và t ng h p s li u (CrossTab Query). - Form (bi u m u): Form là công c t ng tác v i ng i s d ng, nó giúp cho ng i s d ng d dàng nh p li u vào table gi ng nh ang n vào ch tr ng c a các m u n trong th c t . Trong m t form ta có th t o m t SubForm cho phép cùng m t lúc ta nh p li u vào nhi u table khác nhau. - Report (báo bi u): Report là m t công c in k t qu sau cùng c a quá trình khai thác và tính toán s li u. S li u cung c p cho Report là Table ho c k t qu sau khi v n tin b ng Query. Report có nhi u hình th c trình bày phong phú, p t không nh ng gom s li u mà còn có th ghép thêm vào ó nhi u hình nh, th . Trong Microsoft Access ã có s n m t s AutoReport nh ng th ng không phù p v i chúng ta. Do ó th ng ph i thi t k l i AutoReport ó. - Macro (t p l nh): là m t t p h p các l nh nh m t ng hóa nh ng thao tác th ng s d ng nh t thay vì ph i l p i l p l i m t cách nhàm chán. Khi ch y m t Macro, Microsoft Access th c hi n m t lo t các thao tác ã n nh tr c. Trong Macro c a Microsoft Access, ta c ng có th ch n l a tình hu ng tùy theo m t u ki n th c t t i th i m ang xét làm vi c này hay vi c khác, giúp ta có th qu n lý d li u linh ho t h n. - Module ( n th l p trình): ây là nh ng n ch ng trình g m nh ng hàm riêng c a ng i dùng c l p trình b ng ngôn ng Access Basic dành cho các th o ch ng viên. N u trong công tác qu n lý, công c Query và Macro ph i p v i nh ng hàm có s n c a Microsoft Access mà không áp ng c thì ta m i d ng Module. * Các c m c a Microsoft Access: - H tr c ch t ng ki m tra khóa chính, ph thu c t n t i, mi n giá tr ,... a d li u trong các table m t cách ch t ch . - V i công c thông minh (Wizard) cho phép ng i s d ng có th thi t k các i t ng trong Microsoft Access m t cách nhanh chóng. - V i công c truy v n b ng thí d QBE (Query By Example) s h tr cho ng i dùng có th th c hi n các truy v n mà không c n quan tâm các cú pháp trong câu l nh c a ngôn ng v n tin (SQL - Structured Query Language) c vi t nh th nào. - V i ki u tr ng i t ng k t nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép ng i s ng có th a vào bên trong t p tin CSDL Access các ng d ng khác trên Windows nh : t p tin v n n Word, table tính Excel, hình nh BMP, âm thanh WAV,.. - D li u c l u tr n gói trong m t t p tin: T t c các i t ng c a m t ng d ng ch cl u trong m t t p tin CSDL duy nh t ó là t p tin CSDL Access (MDB). - ng d ng có th s d ng t t trên môi tr ng m ng máy tính nhi u ng i s ng, CSDL c b o m t t t. - Có kh n ng trao i d li u qua l i v i các ng d ng khác, có th chuy n i qua l i v i các ng d ng nh Word, Excel, FOX,... 2.2. Thi t k CSDL trong Microsoft Access: t CSDL t t là m t n n t ng quan tr ng t o nên d li u mà t ó b n có th d ng và khai thác chúng m t cách hi u qu , chính xác và áng tin c y Nh ng b c trong vi c thi t k CSDL: Trung t©m Tin häc Trang 10
  • 3. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 2.2.1. Xác nh m c ích CSDL c a b n c u tiên c a vi c thi t k CSDL trong Microsoft Access là xác nh m c ích c a CSDL và nó s c s d ng nh th nào. B n c n bi t nh ng thông tin nào mà b n c n trong CSDL. T ó b n có th quy t nh i t ng nào c n l u tr và nh ng s ki n nào c n l u tr v m i i t ng. Hãy báo cho m i ng i bi t ai s s d ng c CSDL này. Hãy ng não và nh ng câu h i ó v CSDL tìm ra câu tr l i phù h p nh t. Hãy phác th o nh ng u báo cáo mà b n mu n. Hãy thu th p nh ng hình th c mà hi n t i b n ang s ng l u tr d li u c a b n. Ki m tra m t cách c n th n CSDL c ng t ng t nh lúc b n ang thi t k chúng. 2.2.2. Xác nh nh ng table mà b n c n Xác nh các d li u c n a vào: Phân tích thông tin thành các i t ng riêng r . M i i t ng hình thành m t table. Ví d : M t công ty v t t mu n tin h c hóa khâu qu n lý ng i ta c n các table DMVT (danh m c v t t ), SDVT (S d v t t ), PSVT (Phát sinh v t t ), CTVT ( Chi ti t phát sinh v t t ). Vi c xác nh nh ng table là b c ph c t p trong ti n trình thi t k CSDL. ó là k t qu mà b n mu n v CSDL- báo bi u (Report) b n mu n in, nh ng bi u m u (Form) mà b n mu n s d ng, nh ng câu h i b n mu n tr l i r t c n thi t cung p nh ng manh m i v c u trúc c a table. n không c n ph i thi t k nh ng Table s d ng Microsoft Access. Th t ra, ph ng pháp t t h n là b n nên v m t b n phác th o và làm l i nh ng b n thi t k a b n trên trang gi y ngay l n u tiên. Khi b n thi t k nh ng table, hãy chia nh ng thông tin b ng cách theo nh ng nguyên t c sau ây: - M t b ng không th có nh ng thông tin trùng nhau, nh ng thông tin không nên trùng nhau gi a nh ng table. Nh v y, vi c qu n lý d li u c t p trung, ch c n m i thông tin c l u tr ch trong m t table, b n c p nh t nó m t n i. Vi c làm này hi u qu h n và c ng lo i b c kh n ng c a nh ng ph n t trùng nhau ch a nh ng thông tin khác nhau. Ví d : B n có th l u a ch và s n tho i c a khách hàng m t l n ch trong m t table. - M i table ch nên ch a thông tin v m t i t ng (hay m t ch th ): Khi m i table ch a nh ng s ki n v m t ch th , b n có th qu n lý thông tin v m i ch th m t cách c l p v i nh ng ch th khác. Ví d : B n có th l u a ch c a khách hàng m t table và n t hàng a khách hàng m t table khác, làm nh v y b n có th xóa m t n t hàng mà n có th qu n lý c nh ng thông tin v khách hàng. 2.2.3. Xác nh nh ng thông tin c n thi t Xác nh xem các thông tin nào c n a vào table: M i m t lo i thông tin trên table c i là t tr ng (Field) và c th hi n thành m t c t trên table. Ví d : 1. qu n lý v t t , DMVT c n có các tr ng: Mã v t t (MAVT), tên v t t (TENVT), n v tính (DVTVT), quy cách tính v t t (QUYCACHVT). 2. Table qu n lý thông tin SINHVIEN n gi n có th bao g m nh ng tr ng HOTEN, NAMSINH, PHAI, DIACHI. Khi b n ch n nh ng tr ng cho table, b n hãy theo nh ng b ch ng d n sau: Trung t©m Tin häc Trang 11
  • 4. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 - Liên k t tr c ti p m i tr ng v i ch c a Table. - Trong Table không th có m t tr ng có th c suy ra t nh ng tr ng còn l i c a Table ó. Ví d : Tr ng THANHTIEN c suy ra t tr ng DONGIA và SOLUONG thì không nên có m t trong m t Table - Bao g m t t c nh ng thông tin b n c n. - Tách thông tin trong các ph n a tr m t logic th p nh t. Ví d : Nên chia trong ph n HOTEN thành HO và TEN. 2.2.4. Xác nh khóa chính a ng cho Microsoft Access n i k t nh ng thông tin c l u tr trong nh ng Table c l p (ví d : n i k t SINHVIEN v i NGANH) m i Table trong CSDL c a n ph i bao g m t t c nh ng tr ng ho c t p h p nh ng tr ng có tên duy nh t và có giá tr c l p trong Table. M t tr ng ho c t p h p nh ng tr ng nh th g i là khóa chính. Khóa chính trên m i table xác nh tính duy nh t c a i t ng. DMVT c n có các tr ng: Mã v t t (MAVT), tên v t t (TENVT), n v tính (DVTVT), quy cách tính v t t (QUYCACHVT) có khóa chính là MAVT. 2.2.5. Xác nh nh ng m i quan h gi a nh ng Table Gi s r ng b n ã chia nh ng thông tin c a b n và nh ng tr ng làm khóa chính, lúc này b n c n ph i có m t cách th c nào ó Microsoft Access có th mang nh ng thông tin liên h này vào m t ph ng th c có ý ngh a. làm u này, n ph i nh ngh a m i quan h gi a nh ng Table v i nhau. n có th d a trên nh ng CSDL ã c thi t k t t tìm ra nh ng cách th c liên k t và t ó b n có th t o cho mình m t cách làm h u ích. th y c i liên h trong CSDL Northwind. B n có th tìm t p tin này C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeSamplesNorthwind.Mdb. Vi c xác nh m i quan h gi a các table là t ng i khó kh n trong quá trình thi t k CSDL. Ví d : Mu n bi t m t lo i v t t có s t n kho và tr giá là bao nhiêu, ta c n có i liên k t gi a hai table: DMVT(MAVT, TENVT, DVTVT, QUYCACHVT và SDVT(MAVT, TONKHOVT, TRIGIAVT). Vi c t o liên k t này cho vi c sai sót trong quá trình nh p li u. N u mu n có thông tin sau: Tên v t t n kho Tr giá Natrosol Lô HBC 173.8 16,684,800 TIFAN 2167 36,839,000 Ta c n có hai table: Table 1: (DMVT) MVT TENVT DVTVT QUYCACHVT 001 Natrosol Lô HBC Kg 002 Natrosol HHR Kg 003 TIFAN Kg Table 2: (SDVT) MAVT TONKHO TRIGIA 001 173.8 16,684,800 002 2167 36,839,000 2.2.6. Trau chu t l i table thi t k c a b n Trung t©m Tin häc Trang 12
  • 5. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 Sau khi b n thi t k xong nh ng Table, nh ng tr ng và nh ng m i liên h mà b n c n, ó là lúc t t nh t b n nghiên c u và ki m tra l i t t c nh ng qui lu t. Bây gi b n có th d dàng thay i b n thi t k c s d li u c a b n. B n không nên sau khi nh p xong d li u cho nh ng tr ng r i m i quay l i u ch nh n thi t k . d ng Microsoft Access t o nh ng Table, hãy ch rõ nh ng m i liên k t gi a nh ng Table và nh p d li u m i vào trong m i Table. B n có th s có nh ng câu tr l i khi b n nhìn th y c nh ng gì khi b n s d ng CSDL c a b n. B n nên nh m t u là: không nên thi t k b t k m t thành ph n nào trong Microsoft Access (ch ng h n nh Form, Report,..) quá thô k ch vì khi ó b n s khó có th ngh ra c nh ng cách t t cho vi c thi t k c a b n. Xin nh c l i: B n nên trau chu t th t p b n thi t c a b n. Cu i cùng b n tìm nh ng d li u trùng l p không c n thi t và lo i b nó 2.2.7. Nh p d li u và t o nh ng it ng CSDL khác: Khi b n ã hài lòng v i b n thi t k c a b n thì ó là lúc b n ph i nh p d li u cho CSDL c a b n, b n có th t o query, form, report,.. hay b t c nh ng thành ph n nào trong Microsoft Access mà b n mu n. Ví d thi t k CSDL: hi u rõ quá trình thi t k CSDL và v n d ng Microsoft Access trong công tác qu n lý d li u, ta l y ví d “Qu n Lý H c Phí “. Mô t bài toán: t tr ng i h c có nhu c u tin h c hóa khâu qu n lý vi c ng ký môn c và h c phí c a t ng sinh viên. M i n m tr ng thu nh n t 2000 n 3000 sinh viên m i, t t c các sinh viên này c xem là thu c cùng m t khóa h c. M t sinh viên mu n hoàn thành th t c nh p h c ph i n p m t s y u lý l ch. Trong s y u lý ch ph i cho bi t h và tên, ngày sinh, gi i tính, quên quán g m tên huy n và tên nh, i t ng (con li t s , con th ng binh, gia ình có công v i n c,...). thu n ti n trong vi c qu n lý ng i ta gán cho m i sinh viên m t mã s duy nh t, mã s không thay i trong quá trình h c t p. C n c vào ngành h c mà sinh viên thi u vào mà sinh viên s thu c s qu n lý c a m t khoa nào ó: ngh a là m i sinh viên thu c m t ngành và m t khoa g m nhi u ngành khác nhau; d nhiên không th t n i ngành thu c s qu n lý c a 2 khoa khác nhau. Vào u h c k , m i sinh viên n phòng ào t o ng ký các môn h c. M i môn h c ngoài vi c nh danh b ng tên còn kèm theo s ch ng ch h c trình và c gán cho m t mã s môn h c. Có m t s môn, mu n ng ký h c sinh viên ph i c tr c m t s môn khác làm c s cho vi c h c môn ó (g i là môn tiên quy t tr c các môn h c ó). M i ngành h c bao g m m t h th ng nhi u môn mà sinh viên thu c ngành ó ph i theo h c; có th có nhi u môn thu c nhi u ngành khác nhau. M i h c k , c n c vào vi c ng ký các môn h c và các i t ng (m i m t i t ng có m t t l t ng ng v vi c gi m h c phí) c a t ng sinh viên mà ng i ta xác nh c s ti n h c phí mà m i sinh viên ph i óng. Sau khi ng ký xong các môn h c, sinh viên ph i n phòng tài v c a tr ng óng h c phí. M i l n khi sinh viên n n p h c phí, m t phi u thu c p. Trên ó ghi nh n mã s sinh viên, ngày l p, s ti n mà sinh viên óng và c Trung t©m Tin häc Trang 13
  • 6. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 ánh s th t ti n cho vi c theo dõi. M t phi u thu c in thành 2 liên, m t liên i cho sinh viên nh là m t biên lai, liên còn l i l u. Nhân viên c a phòng Tài v p phi u ph i nh n ti n h c phí c a sinh viên cu i bu i n p cho th qu . Nhà tr ng kh ng ch th i m cu i cùng mà sinh viên ph i hoàn thành th t c trên, n u quá h n phòng Tài v s khóa s không thu n a, và nh v y nh ng sinh viên không óng, không k p óng ho c óng không h c phí s không c tham d thi cu i c k ó. Tr c lúc thi phòng Tài v s in nh ng danh sách sinh viên ang n h c phí b ph n qu n lý c a phòng ào t o lo i ra kh i danh sách d thi. V i nh ng v n nêu trên, u thi t y u nh t là làm th nào ta t o cm t th ng CSDL qu n lý t t c các thông tin trên. thi t k CSDL này ta có th t o các table có c u trúc nh sau: 1. Table: DANGKY(STT_PH, MAMON) Name Di n gi i STT_PH th t phi u ng ký MAMON Mã s môn h c 2. Table: DOITUONG(MADT, TENDT,TLG_HP) Name Di n gi i MADT Mã i t ng TENDT Tên i t ng TLG_HP l gi m h c phí 3. Table: HOCKY_NK(HK_NK, NG_HH_DK, NG_HH_GHP, NG_HH_DHP) Name Di n gi i HK_NK c k , niên khóa NG_HH_DK Ngày h t h n ng ký NG_HH_GHP Ngày h t h n gi m h c phí NG_HH_DHP Ngày h t h n óng h c phí 4. Table: HUYEN(MAH, TENHUYEN, TENTINH) Name Di n gi i MAH Mã huy n TENHUYEN Tên huy n TENTINH Tên t nh 5. Table: KHOA(MAKH, TENKHOA) Name Di n gi i MAKH Mã khoa TENKHOA Tên khoa 6. Table: MONHOC (MAMON, TENMON, SO_TC) Name Di n gi i MAMON Mã môn h c TENMON Tên môn h c SO_TC tín ch 7. Table: NGANH(MANG, TENNG, TG_DT, MAKH, MACT) Name Di n gi i MANG Mã ngành TENNG Tên ngành TG_DT Th i gian ào t o MAKH Mã khoa Trung t©m Tin häc Trang 14
  • 7. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 MACT Mã ch ng trình ào t o 8. Table: PHIEUDANGKY(STT_PH, NGAYLAP, MSSV, HK_NK) Name Di n gi i STT_PH th t phi u ng ký NGAYLAP Ngày l p phi u MSSV Mã s sinh viên HK_NK c k niên khóa 9. Table: PHIEUTHU(STT_PT, NGAYLA, SOTIEN, MSSV, HK_NK) Name Di n gi i STT_PT th t phi u thu NGAYLAP Ngày l p phi u thu SOTIEN ti n óng MSSV Mã s sinh viên HK_NK c k , niên khóa 10. Table: SINHVIEN(MSSV, HOTEN, PHAI, NGAYSINH, MADT, MAH, MANG) Name Di n gi i MSSV Mã s sinh viên HOTEN tên sinh viên PHAI Gi i tính NGAYSINH Ngày sinh MADT Mã i t ng MAH Mã huy n MANG Mã ngành 2.3. Chu n b môi tr ng làm vi c: Nh b n ã bi t, trong Microsoft Excel thu n ti n trong vi c nh p ngày tháng, d u phân cách trong các hàm, cách th hi n c a nh ng s thì b n ã nh ng môi tr ng trong Windows, trong Microsoft Access c ng nh th . V y, chu n b môi tr ng làm vi c, trình t nh sau: c 1: StartSettingsControl Panel. c 2: Click vào Regional Settings và nh n Enter. c 3: Trong h p tho i Regional Settings, b n th c hi n các thi t l p sau: Trung t©m Tin häc Trang 15
  • 8. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 1. Nh p trang Date và thi t p l i d ng ngày tháng n m phù p trong m c Short date format. Ví d : + Dd/mm/yy ho c dd/mm/yyyy + Mm/dd/yy ho c mm/dd/yyyy + d/mm/yy ho c d/mm/yyyy + m/dd/yy ho c m/dd/yyyy 2. Nh p trang Number và thi t p các m c sau: Decimal symbol: D u ng n cách ph n th p phân. No. of digits after symbol: s l (ví d : 9.46) Digit grouping symbol: d u ng n cách gi a các nhóm s trong m t s . Ví d : 123,456,235.25 No. of digits in group: s ng s trong m t nhóm. List seprator: D u ng n cách gi a các ph n t trong t danh sách, trong công th c hàm. Ví d : Left("AN GIANG",2) = AN Chú ý: tùy theo nhu c u s d ng, b n có th nh l i theo ý c a b n. N u n Decimal symbol là d u ph y thì b n ph i qui nh l i trong ph n Digit grouping symbol là d u ch m (.) và List separator là d y ch m ph y (;). Khi ó trong công th c c ng nh trong cách ánh s b n ph i làm theo qui nh trên. 2.4. Kh i ng và thoát kh i Microsoft Access Sau khi cài t b Office2000, ng d ng Microsoft Access th ng c ch a trong thanh Programs (n u v trí c a Microsoft Access có khác i là do cách cài t trong máy c a b n). 2.4.1.Kh i ng Microsoft Access: 1. Access b ng m t trong các cách sau: Trung t©m Tin häc Trang 16
  • 9. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 - StartProgramsMicrosoft Access - StartRunMsAccess, Enter. - D_click vào bi u t ng Access trên thanh Office bar - N u b n ã t o m t Shortcut cho Microsoft Access trên màn hình Desktop, b n có th D_click ho c click ch n và nh n Enter trên Shortcut ó: 2. Microsoft Access s m h p tho i sau: Trong h p tho i này, b n có các ch n l a sau: Blank Database: o m i m t t p tin CSDL r ng. B n c n ph i ch n th c l u tr và t tên cho CSDL. Database Wizard: o m i m t CSDL theo ch d n c a Access. Open an Existing Database: M m t t p tin CSDL ã có trên a. Trong 2 cách u, ý ngh a c a vi c làm này là nh m m c ích t o ra CSDL i. Trong ó, cách m t ch ng h n, cách 2 ta ph i làm theo qui trình h ng d n a Microsoft Access. Trong tr ng h p b n ã thi t k c m t CSDL hoàn ch nh thì b n nên ch n cách làm 1. 2.4.2.Thoát kh i Microsoft Access: thoát kh i Access ch n FileExit Ho c ch n trên c a s c a Access Ho c t h p phím Alt+F4 2.4.3.T o m i m t CSDL: Cách 1: Ch n Blank Database b c 2 c a quá trình kh i ng Access. Cách 2: - Trong c a s Access click nút New trên thanh công c ; ho c nh n t h p phím Ctrl + N; ho c vào menu FileNew h p tho i New. - Ch n Database và click OK m ti p h p tho i File New Database. Trung t©m Tin häc Trang 17
  • 10. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 - Ch n th m c l u tr (Save in) và t tên cho CSDL (File name) và click Create. 2.4.4. M m t database ã có trên a Cách 1: Kh i ng Access, sau ó ch n m t t p tin trong h p tho i Open an Existing Database (n u có), ch n OK. Ho c click More files và tìm CSDL trên a. Cách 2: - Trong c a s Access, click nút Open trên thanh công c ; ho c nh n Ctrl + O; ho c vào menu FileOpen Database m h p tho i Open. - Xác nh th m c ch a t p tin t p tin c n (Look in), ch n nó và click Open. 2.4.5. óng m t database: óng m t Database Access ch n FileClose. Ho c ch n trên h p tho i <fiename>: Database. 2.4.6. S d ng thanh công c (Toolbar) trong Microsoft Access 2.4.6.1. Khái ni m Thanh công c (Toolbar) là thanh trên ó ch ch a các bi u t ng (Icon) khi ng i s d ng nh n chu t vào m t bi u t ng thì hành ng t ng ng cg n i bi u t ng ó s c th c hi n 2.4.6.2. Hi n ho c n các thanh công c c n thi t: Trung t©m Tin häc Trang 18
  • 11. Microsoft Access 2000 Ch-¬ng 2: Giíi thiÖu Microsoft Access 2000 ViewToolbarsCustomize… Click ánh d u vào h p ki m phía tr c các thanh công c mu n xu t hi n. Click vào h p ki m ang c ánh d u n thanh công c t ng ng. 2.5. Các v n c n n m: 1. Chu n b c môi tr ng làm vi c. 2. Các thao tác trên CSDL: T o m i CSDL, m m t CSDL trên a. 2.6. Câu h i ôn t p: Trong môi tr ng làm vi c, th c hi n d u phân cách th p phân là d u ph y (gi ng nh thông th ng b n vi t) thì b n ph i th c hi n âu và lúc ó d u phân cách ph n ngàn và d u phân cách trong công th c b n ph i ch n u gì ? Trung t©m Tin häc Trang 19