Organización Empresarial

Curso Organización Empresarial Siglo XXI MAG. Percy Guija E.

BROCHURE DEL EXPOSITOR: MAG. Percy Guija E.

Licenciado en Relaciones Industriales – Universidad de San Martín de Porres, Magíster en Dirección y Gestión de la Calidad de la Educación Superior en el Instituto Universitario de Investigación Ortega y Gasset - adscrito a la Universidad Complutense de Madrid – España.

Expositor y Docente en la especialidad de Planeamiento Estratégico, Organización Empresarial, Gestión Estratégica del Talento Humano basado en Competencias, Comportamiento Organizacional en instituciones tales como el Colegio de Ingenieros del Perú, Instituto Peruano de Administración de Empresas – IPAE, Universidad Nacional de Educación, Universidad Femenina del Sagrado Corazón, Universidad Ricardo Palma, Universidad Inca Gracilazo de la Vega, Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa, Universidad Científica del Sur, Universidad de San Martín de Porres.

Consultor y Asesor en Asistencia Técnica parar Empresas Privadas y de Gobierno en el Diseño y Desarrollo Organizacional, Planeamiento Estratégico, Gestión del Talento, Acreditación Universitaria Internacional: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD, Banco Interamericano de Desarrollo BID, Contraloría Generaría de la Republica, Care International, actualmente Vicepresidente Consultoría Corporativa del Grupo Andino para el Desarrollo Empresarial.

¡ Bienvenidos !

Objetivo:

Prepara y capacitar al alumno en la técnicas y procedimientos para organizar diversos sistemas organizacionales en acorde al mundo empresarial global.

Contenido:

Características de las Organizaciones como Sistemas

Diseño y Estructura Organizacional

Instrumentos Técnicos Organizacionales

La Administración en Equipo – Nuevos enfoques

Curso Organización Empresarial Siglo XXI

Modulo 1

Introducción a los sistemas abiertos.

Tipos y características de los sistemas

La función de la organización como sistema

El Enfoque Sistemico y la Organización

Introducción a la Organización como Sistema Abierto

El enfoque de sistema procura contemplar la organización como un todo y como parte del ambiente externo.

Considera que una actividad de un segmento de la organización afecta a la actividad del resto de los segmentos de la misma.

Es un todo organizado compuesto por dos o mas partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por límites identificables de su suprasistema ambiental.

Conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un conjunto de objetivos

CONCEPTO DE SISTEMAS

Un conjunto de elementos

Dinámicamente relacionados

Formando una actividad

Para alcanzar un objetivo

Operando sobre datos

/ energía / materia

Para proveer información

/ energía / materia

Principales Conceptos del Enfoque de Sistema Entradas: Suministra al sistema sus necesidades operativas Proceso: Transforma una entrada en salida. Salidas: Resultado del funcionamiento del sistema. Retroalimentación : Son las influencias del ambiente que ingresan como recursos. Ambiente: Medio que rodea al sistema y recibe los insumos. Límite : Separa al sistema de su ambiente y mantiene autonomía e interdependencia. Ejemplo

Conceptos del Enfoque de Sistema Dinámico RECURSOS (INSUMOS)

INFORMACIÓN

ENERGIA

RECURSOS

MATERIALES

(PRODUCTOS)

BIENES

SERVICIOS

OTROS

PROCESO TRANSFORMACION CONVERSIÓN SISTEMA Retroalimentación Ambiente Mercado Ambiente Mercado

Componentes del sistema Organizacional

Las organizaciones son un conjunto de personas y recursos relacionados entre sí para alcanzar un OBJETIVO. Pueden clasificarse de la siguiente manera...

Formales: estructuradas con cargos y jerarquías Informales: de organización libre Primarias: con dedicación completa y emocional Secundarias: con relaciones de tipo contractual ORGANIZACIÓN Integran el microsistema

Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional LA ORGANIZACION EMPLEADOS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION COMPETIDORES CLIENTES LOS MEDIOS SINDICATOS OBREROS INSTITUCIONES FINANCIERAS GRUPOS DE INTERES ESPECIAL PROVEEDORES GOBIERNO VARIABLES SOCIALES VARIABLES ECONOMICAS VARIABLES TECNOLOGICAS VARIABLES POLITICAS GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA

DIRECTORES GERENTES JEFES SUPERVISORES FUNCIONAMIENTO Y OPERARIOS NIVEL INSTITUCIONAL NIVEL INTERMEDIO NIVEL OPERATIVO EJECUCION DE TAREAS Y OPERACIONES Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional

Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional Procesos Estructuras Personas Aspectos Dinámicos Aspectos Estáticos

Liderazgo y Poder

Motivación

Comunicaciones

Toma de Decisiones

Clima Organizacional

Cooperación - Participación

Trabajo en Equipos

Conflictos

Diseño Organizacional

Tamaño

Complejidad Organizacional

Formalización

División del Trabajo

Niveles y ámbito de autoridad.

Tramo y amplitud de control.

Reglamentos y normas

Manuales (varios)

OBJETIVOS

Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas Actividad Proceso

Estructura:

Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización.

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

Función:

Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística)

Logística Marketing Producción La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas:

Método:

Determina la forma sistemática de realizar una actividad

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ( GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO PÁGINA DE FECHA CLAVE

Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas : Conector. Reprsenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información. REPRESENTA SIMBOLO

Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas.

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: FECHA SUSTITUYE A NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN ( GENERAL O ESPECÍFICO) ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ PÁGINA DE NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO PÁGINA DE FECHA CLAVE

Productividad: Razón entre producción – insumo en un periodo.

Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método.

Sistemas: Conjunto de elementos relacionados o interdependientes y que se afectan mutuamente para formar una unidad compleja, que tiene limites que lo separan de su ambiente

La Organización de la Empresa – Sistemas Conceptos de términos en la teoría de sistemas: LA ORGANIZACION EMPLEADOS ACCIONISTAS Y EL CONSEJO ADMINISTRACION COMPETIDORES CLIENTES LOS MEDIOS SINDICATOS OBREROS INSTITUCIONES FINANCIERAS GRUPOS DE INTERES ESPECIAL PROVEEDORES GOBIERNO VARIABLES SOCIALES VARIABLES ECONOMICAS VARIABLES TECNOLOGICAS VARIABLES POLITICAS GRUPOS DE INTERES INTERNOS GRUPOS DE INTERES EXTERNOS EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA

Áreas de asesoría en el sector público y privado para el diseño de estructuras.

Organización lineal y de staff

Función de asesoramiento.

Staff o asesor

El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento.

Factores importantes del proceso de organizar

La Organización de la Empresa

Organización funcional, lineal y de staff

Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentes multiples, que origino algunos roblemas en especial en la coordinación y de control ocacionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresa pequeña integrada de equipo de especialistas integrado.

Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados”. Ejemlplo la estructura militar. Vale para pequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno.

En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento.

Ejemplos La Organización de la Empresa

Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia Ventas Gerencia UEN Contador General Gerencia Legal Gerencia a Adm. Fin. Gerencia Sistemas Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Organización Horizontal UEN Gerencia RR.PP. Gerencia General Presidencia Ejecutiva Directorio Secretaria Secretaria

Tesorería Cobranza Gerencia General Presidencia Ejecutiva Organización Centralizada Gerencia RR.PP. Control de Gestión Facturación Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Ventas G gerencia Contraloría General/Finan. Gerencia Legal Gerencia Sistemas Gerencia Administración Directorio Secretaria Secretaria Contador General

Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Organización Lineal / Staff Gerencia RR.PP. Gerencia General Presidencia Ejecutiva Directorio Secretaria Secretaria

Staff o asesor

Las principales funciones del staff son:

Servicios

Consultoría y asesoría

Monitoreo

Planeación y control

Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una organización desde el más bajo al más alto

El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento

Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única.

Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff .

Realice un diagrama organizacional de una empresa de servico y represente la líneas de staff - asesor

La Organización de la Empresa - Sistemas

Diseño orientado hacia el cliente

Unidades autónomas, descentralizadas administradas por objetivos.

Orientación y objetivos claros y medibles

Control de la no calidad en el origen del proceso

Impulso, formación, delegación del personal

Retroalimentación de 360° en las labores

La Organización de la Empresa - Sistemas Sistema Actual

Las actividades orgánicas y órganos de la empresa

Principios claves de la organización:

La especialización.

La unidad de mando.

Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad

Principio del equilibrio dirección - control.

La Coordinación y variables

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional A. Cárdenas Gerente Administración C. Díaz Gerente Finanzas F. Hidalgo Gerente RR.HH Julio Espinoza Gerente General

Principios claves de la organización:

Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas, RR.HH. y Logística

La especialización.

La cadena de mando.

El tramo de control - administrativo

Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad

Principio del equilibrio dirección - control.

La Coordinación y variables

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

Especialización

Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados

Cadena de Mando

Por cada función un solo jefe

Línea de toma de disiciones:

Por ejemplo del Gerente General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.

Tramo de Control o Administrativo

Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe?

Puede ser grande o breve.

Principio autoridad responsabilidad

Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo.

Coordinación

Acción ordenada del equipo con vista hacia un propósito común.

Sincronizar la acción individual y de equipo.

Principio dirección control

A cada delegación se le establece los mecanismos de control

La administración no existe sin delegación.

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Coordinación por equipo Cadena de Mando Autoridad responsabilidad Coordinación individual Tramo de Control o Administrativo

Acrópolis Organizacional Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Organización División del Trabajo Departamentalización Nivel Jerárquico Coordinación

Curso Organización Empresarial Siglo XXI Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

Departamentalización Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

Análisis comparativo de diseños

Caso práctico en clase en equipos

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional Concepto Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una organización Objeto Son el instrumento idóneo para plasmar la composición de una organización

Como herramienta de comunicación y análisis

Proporcionan una imagen formal de la

organización

Constituyen una fuente de consulta oficial

Facilitan el conocimiento de la organización

Determinar fallas internas

Definición de niveles

Representan un elemento valioso para el análisis

organizacional

Criterios para su preparación

Precisión

Sencillez

Uniformidad

Presentación

Vigencia

Sector Público:

Determinar la fuente de origen

Nivel, Sector, Especialidad,

Beneficiario.

Composición

Ámbito, Local, Regional,

Dependencias.

Responsables

Categoría, Rango.

Sector Privado:

Determinar la fuente de origen

Nivel, Sector, Especialidad,

Mercado.

Composición

Ámbito Local, Internacional,

De alcance medio, Globales.

Responsables:

Categoría, Rango.

Por su ámbito:

Generales

Específicos

TIPOS DE ORGANIGRAMAS Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

Por su

contenido:

Integrales

Funcionales

De puestos,

plazas y

unidades

Por su forma o

presentación:

Verticales

Horizontales

Mixtos

De bloque

Por su Diseño

Dimensión

Relación

POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERAL Bases del Diseño de la Estructura Organizacional DIRECCIÓN DIRECCIÓN DIRECCIÓN DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DEPTO. DIR. GENERAL

POR SU AMBITO ORGANIGRAMA ESPECIFICO ORGANIGRAMA ESPECÍFICO OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA OFICINA DEPTO. DEPTO. DEPTO. GERENCIA

Por su contenido:

Integrales

Funcionales

De puestos, plazas y unidades

TIPOS DE ORGANIGRAMAS Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

ORGANIGRAMA INTEGRAL DIRECCIÓN 1.1 DEPTO. 1.1.1 DEPTO. 1.1.2 DEPTO. 1.2.1 DEPTO. 1.2.3 DEPTO. 1.3.1 DEPTO. 1.3.2 DIR. GENERAL 1.0 DIRECCIÓN 1.3 DEPTO. 1.2.2 DIRECCIÓN 1.2

ORGANIGRAMA FUNCIONAL 1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA JUNTA ADMINISTRATIVA 2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROBLEMAS 3. COORDINAR A LAS DIRECCIONES 4. FORMULAR EL PROYECTO DEL PROGRAMA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL 1. EVALUAR Y CONTROLAR LA APLICACIÓN Y DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS 2.FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE LABORES 3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA DIRECCIÓN TÉCNICA 1.OBTENER RESULTADOS NECESARIOS 2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL DE FINANCIAMIENTO 3. DIRIGIR LAS LABORES ADMINISTRATIVAS DE SU AREA DIRECCIÓN FINANCIERA 1. ESTABLECER RELACIONES DE ASISTENCIA PROMOCIONAL 2. ESTABLECER RELACIONES DE COOPERACIÓ Y APOYO 3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS 4. FORMULAR PROGRAMA DE TRABAJO 5. ORGANIZAR Y COORDINAR SEMINARIOS DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COORDINACIÓN

ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES 2 2 SECRETARIAS * 1 1 AUXILIAR * 1 1 DIRECTOR * 4 4 DIRECCIÓN GENERAL 2 2 SECRETARIAS * 2 2 ANALISTAS * 1 1 DIRECTOR * 5 5 DIRECCIÓN “A” 2 2 SECRETARIAS * 4 2 ANALISTAS * 1 1 DIRECTOR * 7 5 DIRECCIÓN “B” 2 2 DIBUJANTES * 4 3 SECRETARIAS * 8 6 ANALISTAS * 1 1 JEFE * 15 12 DEPARTAMENTO 1 1 DIBUJANTES * 2 2 SECRETARIAS * 7 7 ANALISTAS * 1 1 JEFE * 11 11 DEPARTAMENTO E = EXISTENTES R = REQUERIDOS * = NOMBRE DE LA PERSONA E R E R E R E R E R

Tipos de organigrama 1 - 2

Técnicas y proceso de diagramación

Ejemplos de organigramas

Práctica Calificada 1

Por su forma o presentación: Verticales Horizontales Mixtos De bloque TIPOS DE ORGANIGRAMAS Bases del Diseño de la Estructura Organizacional

ORGANIGRAMA VERTICAL

ORGANIGRAMA HORIZONTAL

ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL DEPTO. A DEPTO. A DEPTO. A DEPTO. B DEPTO. A DEPTO. A DEPTO. B DEPTO. B DEPTO. B DEPTO. B DEPTO. C DEPTO. C DEPTO. D DEPTO. C DEPTO. C DEPTO. C DEPTO. E DEPTO. D DEPTO. D DEPTO. D DIR. GENERAL DIRECCIÓN A DIRECCIÓN B DIRECCIÓN C DIRECCIÓN D DIRECCIÓN E

ORGANIGRAMA MIXTO DISEÑO REPLEGADO DIR. GENERAL OFICINA A OFICINA A OFICINA B OFICINA A OFICINA B OFICINA B DEPTO. B DEPTO. B SECCIÓN A OFICINA A OFICINA A OFICINA A OFICINA A DIRECCIÓN C DIRECCIÓN B DIRECCIÓN A DEPTO. A DEPTO. A DEPTO. A OFICINA A DEPTO. B

ORGANIGRAMA DE BLOQUE SECRETARIO OFICIALIA MAYOR SUBSECRETARIA “A” SUBSECRETARIA “B” 5. DIRECCIÓN 5.1. DEPARTAMENTO 5.1.1 OFICINA 5.1.2 OFICINA 5.1.3 OFICINA 5.2 DEPARTAMENTO 5.2.1 OFICINA 5.2.2 OFICINA 5.2.3 OFICINA 6. DIRECCIÓN 6.1 DEPARTAMENTO 6.1.1 OFICINA 6.1.2 OFICINA 6.1.3 OFICINA 6.2 DEPARTAMENTO 6.2.1 OFICINA 6.2.2 OFICINA 6.2.3 OFICINA 1. DIRECCIÓN 1.1. DEPARTAMENTO 1.1.1 OFICINA 1.1.2 OFICINA 1.1.3 OFICINA 1.2 DEPARTAMENTO 1.2.1 OFICINA 1.2.2 OFICINA 1.2.3 OFICINA 2. DIRECCIÓN 2.1 DEPARTAMENTO 2.1.1 OFICINA 2.1.2 OFICINA 2.1.3 OFICINA 2.2 DEPARTAMENTO 2.2.1 OFICINA 2.2.2 OFICINA 2.2.3 OFICINA 3. DIRECCIÓN 3.1. DEPARTAMENTO 3.1.1 OFICINA 3.1.2 OFICINA 3.1.3 OFICINA 3.2 DEPARTAMENTO 3.2.1 OFICINA 3.2.2 OFICINA 3.2.3 OFICINA 4. DIRECCIÓN 4.1 DEPARTAMENTO 4.1.1 OFICINA 4.1.2 OFICINA 4.1.3 OFICINA 4.2 DEPARTAMENTO 4.2.1 OFICINA 4.2.2 OFICINA 4.2.3 OFICINA

Por su Diseño

Dimensión

Relación

Bases del Diseño de la Estructura Organizacional TIPOS DE ORGANIGRAMAS

DIMENSIÓN SUBSECRETARIA SUBSECRETARIA SUBSECRETARIA SUBSECRETARIA SECRETARIO UNIDAD UNIDAD UNIDAD

COLOCACIÓN DE UNIDADES DIMENSIÓN ASAMBLEA DE ACCIONISTAS DIR. DE PRODUCC. HUMANA DIRECCIÓN GENERAL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIR. TÉCNICO ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE FINANZAS DIRECCIÓN COMERCIAL DIR. DE PRODUCC. INDUSTRIAL GERENCIA DE PERSONAL GER. PROVEEDU-RIA Y ALMACÉN GER. MECANIZA-CIÓN YCOMPUT. GERENCIA DE EXPLORACIÓN GERENCIA DE EXPLOTACIÓN GERENCIA DE REFINACIÓN GERENCIA DE PETROQUÍMICA GER. DE VENTAS INTERIORES GER. DE VENTAS EXTERIORES TESORERÍA GENERAL GERENCIA DE FINANZAS UNIDAD DE PROGRAMACIÓN UNIDAD DE ORG. Y MÉTODOS

SECUENCIALES POR FUNCION DIMENSIÓN GERENCIA PROMOCION ASAMBLEA DE ACCIONISTAS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN GENERAL VENTAS GER. RR. HH. Y LOGISTICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE FINANZAS PRODUCTOS MARKETING GERENCIA DE EXPL/REFINACIÓN GERENCIA DE MERCADEO GER. SISTEMAS Y COMPUTACIÓN TESORERÍA GENERAL GERENCIA DE VENTAS INTERNACIONAL GERENCIA DE VENTAS LOCAL GERENCIA DE PETROQUÍMICA CONTRALORÍA GERENCIA DE FINANZAS

POR RELACIÓN LINEAL I - II INCORRECTO CORRECTO INCORRECTO CORRECTO

POR RELACIÓN LINEAL III - IV INCORRECTO CORRECTO CORRECTO INCORRECTO

RELACIÓN DE ASESORÍA INTERNA RELACIÓN DE ASESORÍA EXTERNA RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL POR SU AUTORIDAD - ASESORIA

POR RELACIÓN DE COORDINACIÓN

Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

Listar todas las funciones de la empresa.

Clasificarlas.

Agruparlas según un orden jerárquico.

Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

Diseños Organizacionales más Comunes

Simple Bajo grado de departamentalización, grandes tramos de control, autoridad centralizada y poca formalización

Burocracia Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por especialización, muy formalizada, tareas por departamentos funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de cortos y cadena de mando para la toma de decisiones. Matricial Crea líneas dobles de autoridad, combina la departamentalización funcional con la de producto.

Por Función Empresarial ( Organización Funcional) Empresa SAA Gerencia General Producción Ventas Finanzas

Simple

Ventajas

Sigue el principio de la especialización

Mantiene el poder y prestigio de las funciones mayores

Simplifica el entrenamiento

Desventajas

Limita el desarrollo de gerentes generales

Reduce la coordinación entre funciones

Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia UEN Gerencia Ventas Gerencia UEN Contador General Gerencia Legal Gerencia a Adm. Fin. Gerencia Sistemas Organización Burocrática Gerencia RR.PP. Gerencia General Presidencia Ejecutiva Directorio Secretaria Secretaria

Burocracia

Ventajas

Eficiencia

Fiabilidad

Precisión

Coherencia

Desventajas

Organización mecanicista

La obsesión por el control conduce a problemas humanos en el nivel operativo

Problemas de coordinación en la estructura administrativa

Problemas de adaptación en el nivel directivo

Matricial Diseños Organizacionales más Comunes Proyecto A Función A Función B Función C Función Z Gerencia General La estructura matricial crea líneas dobles de autoridad; generalmente combina departamentalización funcional con la de producto. Proyecto B Proyecto C Proyecto D

Matricial

Ventajas

Esfuerzos en la línea de productos

Mejora la coordinación de las actividades funcionales

Crecimiento y diversificación de productos y servicios

Desventajas

Requiere personas con habilidades administrativas

Dificulta el mantenimiento económico de los servicios centrales

Dificulta el control al nivel más alto

Diferencia Vertical Organizacional:

Distribución de autoridad para la toma de decisiones.

Estructura plana – downsizing

Achatamiento, niveles menos complejos

Estructura alta

Problemas de Coordinación, Información, Motivación,

Cantidad de Gerentes.

Estructura Plana

Se reduce el número de niveles de jerarquía complejas y se canaliza las comunicaciones y el comportamiento organizacional.

Se determinan las funcionalidades horizontalmente se realiza con más precisión si se sustenta en un análisis de procesos.

Se debe determinar responsabilidades, para lo cual el ENPOWERMENT, pasa es fundamental en una estructura empresarial

El Sistema Organizacional Estructuras Planas DG

Estructura Alta

Es jerárquica (típico organigrama) se mide por el número de niveles entre el gerente y los empleados en los niveles inferiores.

Algunas organizaciones mantienen el poder en el nivel más alto, dejando prácticamente sin poder los niveles intermedios.

Estas diferencias ocasionan a las organizaciones problemas de control, comunicación y coordinación .

El Sistema Organizacional Estructuras Altas DG

Diferencias Vertical

Autoridad única

Problemas Coordinación

Difusión de la información

Problemas de motivación

Cantidad de Gerentes

Diferencias Horizontal

Estructura Funcional

Estructura Multidivisional

Estructura Geográfica

Estructura por Productos

Estructura por Clientes

Estructura por Procesos

Estructura Matricial

Estructura de Equipos

Estructura alta Diseños Organizacionales más Comunes

Diferencia Horizontal:

Distribución de personas y tareas a las funciones y divisiones

Segunda Evaluación

El Sistema Organizacional

Diferencia Horizontal :

Forma en que las tareas realizadas se subdividen entre sus miembros.

Se dan a especialistas las actividades claves a realizar.

Subdividir las tareas de manera que los no especializados puedan realizarlas (burocracia)

Diferencias Horizontal

Estructura Funcional

Estructura Geográfica

Estructura Multidivisional

Estructura por Productos

Estructura por Clientes

Estructura por Procesos

Estructura Matricial

El Sistema Organizacional

Curso Organización Empresarial Siglo XXI Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales

Tipos de Estructuras: - I

La estructura por función

La estructura territorial – geográfica

La estructura multidivisional:

Combina dos tipos de organización la funcional y productos (matricial)

Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales

Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa. Depende de su sector para crear sus departamentos.

Ventajas:

Funciones lógicas que se desarrollan en la empresa.

Poder en las funciones principales.

Facilita la eficiencia del personal.

Facilita la capacitación en las funciones básicas están cerca de los niveles superiores Permite un control estricto desde el alto nivel.

Desventajas :

Resta importancia a los resultados globales.

Exagera la especialización.

Reduce la coordinación entre funciones.

Responsabilidad final reside en la alta dirección.

Lenta frente a los cambios.

Dificulta la formación de gerentes.

La departamentalización por funciones se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias.

Tesorería Cobranza Gerencia General Presidencia Ejecutiva Organización Por Función Gerencia RR.PP. Control de Gestión Facturación Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia Ventas G gerencia Contraloría General/Finan. Gerencia Legal Gerencia Sistemas Gerencia Administración Directorio Secretaria Secretaria Contador General

La estructura multidivisional

Esta estructura crea sub. unidades organizativas que funcionan autónomamente y coordinadas por una dirección general que apoya a divisiones y controla los resultados.

Las características a considerar son :

Autonomía de las subdivisiones es una unidad casi independiente que funciona bajo un responsable y con un conjunto de objetivos definidos.

La Dirección asume labores de coordinación, como por ejemplo apoyo jurídico, financiero, se encarga de controlar los resultados alcanzados por cada una de las subdivisiones.

Ventajas:

Mejora la coordinación de los objetivos de cada división.

Libera a la alta dirección del día a día.

Permite la formación de futuros gerentes.

El buen o mal funcionamiento de una división no afecta a la marcha del resto

Crea negocios autónomos en el seno de una empresa.

Desventajas:

Duplicidad de actividades, instalaciones y recursos (aumenta el coste y reduce la eficiencia).

Autonomía de los responsables aunque es amplia, está en los límites impuestos por el nivel estratégico.

Dificultad de coordinación.

Adecuada para empresas con diversificación de sus negocios, con tecnologías separables en segmentos de cada una de las divisiones.

Negocio 1 Negocio 2 Negocio 3 Negocio 4 Presidente Gerente Marketing Gerente I+D Gerente Producción Gerente Pruebas Centros de Utilidad Centros de costo

La estructura multidivisional

La estructura territorial – geográfica

Depende del área de mercado, producción y operación, aumentan los problemas de control y se utiliza para dar cobertura efectiva a un determinado mercado.

Ventajas:

Responsabilidad se coloca en niveles superiores.

Aprovecha los mercado locales

Mejora la coordinación regional.

Proporciona la formación de directores generales.

Desventajas:

Requiere personal de más alto nivel.

Dificulta la centralización de las funciones.

Dificulta el control de la empresa.

La estructura territorial – geográfica Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales PRESIDENTE VICEPRESIDENTE RR. HH. VICEPRESIDENTE MERCADOTEC. VICEPRESIDENTE AMERICA DEL NORTE VICEPRESIDENTE EUROPA Y AFRICA VICEPRESIDENTE PRODUCCION VICEPRESIDENTE FINANZAS VICEPRESIDENTE AMERICA LATINA VICEPRESIDENTE USA - CANADA VICEPRESIDENTE MEXICO. VICEPRESIDENTE SUD AMERICA VICEPRESIDENTE BRASIL. VICEPRESIDENTE AFRICA VICEPRESIDENTE EUROPA

Tipos de Estructuras: II

La estructura por productos

Empresas de tipo por funciones, por productos, utiliza para dar importancia a distintos productos.

Ventajas:

Focaliza la acción sobre el producto.

Facilita la especialización por producto.

Mejora la coordinación de las funciones.

Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.

Proporciona formación para los futuros gerentes.

Aumenta la diversificación de la empresa.

Desventajas:

Requiere más empleados de alta dirección.

Dificulta la centralización de las funciones económicas.

Problemas de control para la dirección general.

La estructura por productos:

Organización por producto

Organiza en divisiones que reúnen a las personas involucradas con un tipo dado de producto

Organización mercado

Organiza en divisiones que reúnen a las personas en relación con un mercado a atender

Organización tipo división

Departamento de una organización que parece un negocio independiente; se pueda dedicar a producir y vender productos específicos en un mercado específico

La estructura por productos Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales Producto Ayudin Producto Esponja Verde Gerente Línea Hogar Producto Humectantes Producto Maquillaje Gerente Línea Belleza Gerencia General

La estructura por productos Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales PRESIDENTE VICEPRESIDENTE I & D VICEPRESIDENTE Marketing GERENTE GENERAL Productos de Patente GERENTE GENERAL Productos Farmacéuticos GERENTE GENERAL Productos para el cuidado personal VICEPRESIDENTE Producci ó n VICEPRESIDENTE Finanzas

La Estructura por Clientes

Agrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.

Ventajas:

Estimula la especialización

El cliente tiene la impresión de ser el único.

Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.

Desventajas:

Difícil coordinación demandas puestas por un mismo cliente.

Requiere un staff muy especializado.

Difícil de orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.

Conclusión: Está orientada al exterior de la empresa, se utiliza cuando se tienen varios productos o servicios pero el cliente es lo más importante.

La Estructura por Clientes

Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales Vicepresidente Línea Hogar Vicepresidente Línea Bebes Vicepresidente Línea Team Presidente

La estructura por procesos

En el área de fabricación es frecuente la división del trabajo, que en realidad forma un proceso continuo, en varias fases que se encargan a distintos departamentos.

Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas, es decir, los espacios en blanco

A partir de la identificación de los procesos de una organización podemos mejorarlos e innovarlos utilizando dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniería.

Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales Santa Leche Gerencia General Comercialización Producción Finanzas RRHH Líquidos Polvo Preparación Leche Evaporada Preparación Leche Condensada Preparación Café Instantáneo Preparación Leche En Polvo La estructura por procesos

La estructura por procesos Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales Jefe Compras Industriales Jefe Corte y Control Jefe Confección Chompas Gerente Producción

ORGANIZACIONES POR PROCESOS ORGANIZACIONES TRADICIONALES Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales PROCESOS

Nuevas opciones de diseño de estructuras - I:

La Organización que aprende

Unidad Estratégica de negocios – UEN

Estructuras basadas en equipos - OAD

Corporaración Horizontal - CO

La organización virtual sin fronteras – atómica - OAD

Tendencias Modernas de Organización

Nuevas tendencias de estructura

Organización sin fronteras .- Busca eliminar la cadena de mando, tiene tramos de control ilimitados y reemplaza los departamentos con equipos facultados.

Equipos Facultados.- que tiene poder (en base a delegación para la toma de decisiones, capacitación, etcétera.)

Equipos.- El uso de equipos como base del diseño para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo.

Virtual.- Organización central, pequeña, que contrata externamente sus principales funciones de negocios.

La Organización que Aprende

La organización que aprende no implica un diseño organizacional específico, sino más bien una mentalidad

Una organización que aprende ha desarrollado la capacidad de adaptarse y cambiar de forma continua porque todos sus miembros lo asumen

Los empleados adquieren y comparten nuevos conocimientos y aplican éstos en la toma de decisiones.

La Organización que Aprende Tendencias Modernas de Organización La Organización que Aprende

Diseño organizacional

Sin límites

Equipos

Acción de facultar

Cultura

Organizacional

Relaciones mutuas fuertes

Sentido de comunidad

Solidaridad

Confianza

Información

Compartida

Abierta

Oportuna

Precisa

Liderazgo

Visión compartida

Colaboración

Unidad Estratégica de negocios – UEN –

Unidades de productos que se desarrollan como negocioa independientes dentro de una empresa más grande.

La UEN debe:

Tener su propia misión

Contar con grupo definido de competidores

Preparar su plan estratégico

Administrar sus recursos operativos

Tener un tamaño adecuado organizacional

Estructuras basadas en equipos

Equipos.- El uso de equipos como base del diseño para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo.

Equipos OAD.- Que tiene poder (en base a delegación para la toma de decisiones, capacitación, etcétera.)

ESTRUCTURA DE EQUIPOS - OAD EQUIPO DIRECTIVO PLANTAS RECURSOS HUMANOS SOPORTE ADMINISTRATIVO SOPORTE TECNICO ADUANAS UNIDAD DE NEGOCIOS I UNIDAD DE NEGOCIOS II UNIDAD DE NEGOCIOS III MORTERO Y AGREGADOS

ORGANIZACIÓN DE ALTO DESEMPEÑO Gerente de Negocio Mina Operaciones Área Técnica Adm. y Contabilidad Recursos Humanos Envasado Producción Manten. Apoyo

Subgerencia de Operaciones - OAD Operaciones Sub - Gerente GRUPO DE APOYO Producción Coordinador de producción Envasado - Coordinador envasado Grupo de turno 1 Grupo de turno 2 Mantención Coordinador de mantención Grupo de turno 3 Grupo de turno 4 Grupo mantenc. mecánico Grupo mantenc. electrónico Grupo mantenc. eléctrico Grupo 1 Grupo 2 Unid 1 Unid 2

Equipo de Turno de Producción LIDER OAD. ELECTRONICO ELECTRICO MECANICO OPER. DE MOLINO OPER. PRE-HORNO Y MOLINO DE CRUDO OPERADOR DE CALCINACION CONTROL DE CALIDAD SOPORTE Grupo de Turno 1

Corporaración Horizontal – CO

Uso de las TICs

Basada en los Procesos

Enfocada en el Cliente

Las comunicaciones, decisiones, recompensas son horizontales

Tiene orientación funcional

El principio de best-practices

Desarrollo de los especialistas

La CH elimina tanto la jerarquía como las fronteras funcionales

Empresas: Xerox, AT&T, Chrysler, Altamina, 0

Corporación Horizontal Presidente Gerencia General Staf f Staff Staff Equipo Ventas Equipo Producción Equipo Logística Dueño Del Proceso Dueño Del Proceso Dueño Del Proceso Procesos Estratégicos

Nuevas opciones de diseño de estructuras - II:

La organización virtual

Organización en red - modular

Ejercicio práctico en clase en equipos

L a organización virtual

Red de empresas independientes que se unen rápidamente mediante tecnología de información

Comparten costos, competitividad, acceso a nuevos mercados globales

Compuesto por el mejor Recurso humano y de la mas alta tecnología.

Todas las funciones y procesos se manejan a nivel global

Ejercicio práctico en clase en equipos

La Autoridad y Poder

Autoridad: poder que se tiene para ocupar una posición determinada y a través de esa posición el poder que tiene una persona para tomar decisiones que afectan a otro. La autoridad es un tipo de poder. Se puede tener autoridad sin tener poder.

Autoridad de línea

Son los responsables directos de la realización de los objetivos, mientras que las funciones de Staff son las que ayudan a las de línea para lograr los objetivos eficientemente.

Poder: capacidad de influir en las acciones de otras personas.

La Autoridad y las Relaciones Organizacionales

Clases de poder y autoridad:

Poder legítimo: deriva del puesto y es aceptado.

Poder de conocimiento: poder que se deriva de la habilidad y de la pericia.

Poder de referencia: tiene como fuente la referencia. Se cree en las personas y en sus ideas.

Poder de coacción: ligado con el legitimo y con el de recompensa.

Poder de habilidad , pericia y de conocimiento tienen una gran influencia y podrían paralizar el proceso dentro de una organización .

El Continum de la Autoridad

Análisis práctico de ventajas y desventajas

AUTORIDAD CENTRADA EN EL JEFE AUTORIDAD DESCENTRADA EN LOS SUBORDINADOS EL ADMINISTRADOR TOMA LA DECISION Y LA COMUNICA EL ADMINISTRADOR VENDE SU DECISION EL ADMINISTRADOR PRESENTA IDEAS Y SOLICITA PREGUNTAS EL ADMINISTRADOR PRESENTA UNA DECISION TENTATIVA, SUJETA A MODIFICACIONES EL ADMINISTRADOR PRESENTA EL PROBLEMA, RECIBE SUGERENCIAS Y TOMA UNA DECISION EL ADMINISTRADOR DEFINE LOS LIMITES Y SOLICITA AL GRUPO QUE TOME UNA DECISION EL ADMINISTRADOR PERMITE QUE LOS SUBORDINADOS ACTUEN DENTRO DE LOS LIMITES DEFINIDOS POR EL SUPERIOR AUTORITARIO CONSULTIVO PARTICIPATIVO CONTINUUM DE LOS ESTILOS DE AUTORIDAD AREA DE LIBERTAD DE LOS SUBORDINADOS AREA DE AUTORIDAD DEL ADMINISTRADOR

LIDER LIDER LIDER SUBORDINADOS SUBORDINADOS ESTILO AUTORITARIO ESTILO DEMOCRATICO ESTILO LIBERAL ENFASIS EN EL LIDER ENFASIS EN EL LIDER Y LOS SUBORDINADOS ENFASIS EN LOS SUBORDINADOS LOS DIVERSOS ENFASIS DERIVADOS DE LOS TRES ESTILOS DE LIDERAZGO SUBORDINADOS

Curso Organización Empresarial Siglo XXI Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización

MANUALES ADMINISTRATIVOS Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización Instrumentos Claves en la Organización

Compendiar en forma ordenada los aspectos metodológicos básicos para el diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo y revisión de manuales administrativos Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización OBJETIVO

Concepto Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización

O bjetivos

Presentar una visión de conjunto de la organización

Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa

Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos

niveles jerárquicos

Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización

Clasificación básica

Por su naturaleza:

Meso administrativos - Medio

Macro administrativos - Mayor

Por su ámbito:

Generales

Particulares

Clasificación básica

Por su contenido

Entre los más representativos están:

De organización

De procedimientos

De historia de la organización

De políticas

De contenido múltiple

Identificación

Índice o contenido

Prólogo o introducción

Objetivo (s) de los procedimientos

Áreas de aplicación o alcance

Responsables

Atribuciones

Estructura orgánica

Organigrama

Funciones

Descripción de puestos

Directorio

El Partes del Manual de Funciones / Procedimiento Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización

Análisis de la información

Preparación del proyecto de

manual

Presentación del manual

para su aprobación

Reproducción e implantación

del manual

Revisión y actualización

Diseño del proyecto

Definición del responsable

Delimitación del universo de

estudio

Estudio preliminar

Preparación del proyecto

Presentación del proyecto

Captación e integración de la

información

Procedimiento para desarrollar manuales administrativos

DIAGRAMACIÓN

OBJETIVOs Brindar a toda organización los elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones

SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO. Almacenamiento permanente. Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén. Depósito provisional o espera. Indica demora en el desarrollo de los hechos. Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro. Inspección. Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo. Operación. Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento. REPRESENTA SIMBOLO S I M P L E S

SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación Adm.) Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas. Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento. Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Inicio o término es principio o fin del flujo, acción, lugar, se usa para indicar unidad administrativa, persona que recibe o da información. REPRESENTA SIMBOLO

Ventajas que ofrece la técnica de diagramación:

De uso: Facilita su empleo

De destino: Permite la correcta identificación de

actividades

De comprensión e interpretación: Simplifica su comprensión

De interacción: Permite el acercamiento y coordinación

De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad

De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de

recursos sofisticados

En cuanto a dibujo:

No utilizar en un mismo lado del símbolo varias líneas de

entrada y salida

Por claridad no debe haber más de una línea de unión

entre dos símbolos

El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta

tres líneas de salida

Las líneas de unión se deben representar con líneas rectas

Es conveniente que los símbolos tengan un tamaño

uniforme

Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

En cuanto a su contenido y uso :

La redacción del contenido del símbolo de operación debe

ser realizada con frases breves y sencillas

Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las

unidades administrativas

El símbolo de documento debe contener el nombre

original

de la forma que se utilice

El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico,

pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida

Cuando existen una gran cantidad de conectores, es

conveniente adicionar un color al símbolo

Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

Por su presentación:

De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos

De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión

Por su formato:

De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda

De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente

Clasificación de los diagramas de flujo

Por su formato

De formato tabular: También conocido como de formato columna o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna

De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan

Por su propósito:

De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones

De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.

De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas

Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven

Por su propósito:

De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una Persona

Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada

De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos

Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software

FECHA DE ELABORACIÓN AUTORIZÓ FORMULÓ DIRECCIÓN GENERAL DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTAL Pide material mediante solicitud de material Departamento solicitante Soicita material mediante requ-isición de compra Pide material mediante orden de compra Utiliza material Comunica deficiencia al proveedor Surte material Surte material Surte material FIN Departamento solicitante Almacén Proveedor Departamento de compras Almacén ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l ¿Material requerido? Existencia suficiente B A C A A Comunica deficiencia al almacén B SI Proveedor NO NO SI Almacén SI NO

DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES DIAGRAMA DE FORMATO TABULAR FECHA DE ELABORACIÓN AUTORIZÓ FORMULÓ Pide material mediante solicitud de material INICIO Soicita material mediante requ-isición de compra Pide material mediante orden de compra Comunica deficiencia al proveedor Surte material FIN ¿Origen del materia?l ¿Existencia suficiente? B A A Comunica deficiencia al almacén B SI Proveedor NO NO SI Almacén SI DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR Surte material Surte material Utiliza material ¿Material requerido? ¿Material requerido? NO

SIMBOLOS ADICIONALES PARA PROCESOS (CLÁSICO) Transferir Preparar Documentos Resolver Excepción Introducir Datos Examinar Datos Examinar Documentos Comunicar Junta Teléfono Calcular Fax Telex Archivar Conciliar Fotocopiar Símbolo de Decisión

Departamento Solicitante Solicitud de Materiales Revisa Existencias Elabora Requisición de Compra Lleva Requisición de Compra Inspección de Materiales Surte Materiales Elabora Orden de Compra Surte Orden de Compra Selecciona Proveedor Almacén Departamento de Compras Proveedor

Curso Organización Empresarial Siglo XXI MAG. Percy Guija E.