Bijdrage Prosperius.bv aan het Douanecongres 2012, op 11 oktober 2012 in Ahoy Rotterdam

1. AEO monitoring
Geautomatiseerde hulpmiddelen en tools

2. Introductie
Wil Peters RE RA
 Ruim 20 jaar ervaring bij Belastingdienst (8 jr) en Douane (14 jr)
– Boekenonderzoeken VPB/OB/LB/DR/ACC etc.
– Initiële onderzoeken vergunningverlening douane (AO/IB, geautomatiseerde systemen)
– 2006-2009 : Lid Kennisgroep Vaktechniek Controle, Voorzitter Commissie Vaktechniek EDP-auditing
Belastingdienst/Douane
 3 jaar adviespraktijk KPMG Meijburg & Co
– Customs & Trade (50%) + Tax Accounting & Control Services (50%)
 Zelfstandig m.i.v. maart 2012
– IT-audit & Control Services
– Specialisaties:
• Customs Audit & Control Services
• Tax Audit & Control Services
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
2

3. Inhoud
• Essentie van AEO
• Soorten Controls
• Control Design
• Testen controls
• Business Process Mining
• Afronding

4. Essentie van AEO
 AEO = (douane)processen beheersen
 Processen beheersen = borgen kwaliteit output
Kwantitatief +
niet-kwantitatief
Criteria:
juistheid
Input Proces Output
tijdigheid
volledigheid
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
4

5. Soorten Controls
 Input Controls
– “Garbage in = garbage out”
• Verbeteren input vanuit voorgaande schakel
• Instellen van input controls
 Proces Controls
 Output Controls
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
5

6. Inrichting controls
 Procesdecompositie:
– Maakt processen zichtbaar
– Is voorwaarde voor risico-analyse
– Maakt risico’s toewijsbaar
– Is basis voor inrichting corrigerende maatregel
Input Proces-stap Output
Vooraankondiging Verwerken Planning
goederenontvangst vooraankondiging magazijnbezetting
goederenontvangst
Chauffeur meldt zich Registratie ontvangst Documenten m.b.t.
bij loket zending zending
T-Doc Aanvragen Ontvangst
toestemming tot toestemming tot
lossing lossing
Toestemming tot Toewijzen losdok Informeren chauffeur
lossing en magazijn
Etc. Etc. Etc.
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
6

7. Tools voor proces en control design
 Papier
 Word/Powerpoint
 Visio
 Specifieke tools
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
7

8. “If I had an hour to save the
world, I would spend 59
minutes defining the
problem and one minute
finding solutions.”
-Albert Einstein
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
8

9. Testen bestaan & werking controls
Transacties
Beheersingsraamwerk
Niet onderkend Geaccepteerd Niet werkende
risico risico beheersmaatregel
Inrichting:
Fout in de aangifte a.g.v.
• Niet onderkende risico’s
niet gedeteceerde risico’s • Geaccepteerde risico’s
Operationeel:
• Niet werkende beheersmaatregelen
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
9

10. Controlemix
 Controlemix = mix(systeem- + gegevensgerichte controlewerkzaamheden)
Gegevensgerichte
controle transactie-
gegevens
Transacties
Beheersingsraamwerk
Niet onderkend Geaccepteerd Niet werkende
risico risico beheersmaatregel
Controle
effectiviteit
beheersings-
Fout in de aangifte a.g.v.
niet gedeteceerde risico’s
maatregelen
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
10

11. Testen van output (gegevensgericht)
 Data-analyse  Statistische steekproeven
 Data-mining  Klassieke deelwaarnemingen
Doel formuleren
Inrichting
Data-definitie
Data-collectie
Data-conversie
Uitvoering
Data-validatie
Data-analyse
Evaluatie
Interpretatie resultaten
Presentatie resultaten
Actie
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
11

12. Testen van controls (systeemgericht)
 Traditionele aanpak
– Proceduretests, lijncontroles, applicatietests, waarnemingen
ter plaatse, interviews, etc.
– Samenhang met frequentie van voorkomens
– Geeft beperkte zekerheid
Dit moet
anders
kunnen…
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
12

13. Business process mining
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
13

14. Business process mining
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
14

15. Systemen bevatten de sporen van handelingen
100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:05:09 register
100345 12/2/2009 13:05:09 register
100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit
100345 12/2/2009 13:15:12 define permit
120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case
120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case
100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation
100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation
138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case
100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation
138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
15

16. Gebruiken van systeem loggings
100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:05:09 register
100345 12/2/2009 13:05:09 register
100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit
100345 12/2/2009 13:15:12 define permit
120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case
120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case
100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation
100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation
138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case
100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation
138332 12/2.2009 13:19:43 reservation
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
16

17. Voordelen van Business Process Mining
 Geeft accuraat, objectief beeld
van de werkelijke process flow
 Geeft overbodige processen en
bottle-necks weer
 Brengt uitzonderingen,
“uitwijkpogingen” en
overtredingen van de regels in
kaart
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
17

18. Bekijken en analyseren van processen: “happy path”
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
18

19. Bekijken en analyseren van processen: werkelijke processen
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
19

20. Bekijken en analyseren van processen: werkelijkheid v.s. design
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
20

21. Bekijken en analyseren van processen
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
21

22. Voorbeeld
Design Werkelijkheid…
Request
Approval
Order
Receive Goods /
Service
Invoice
Receive
Payment
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
22

23. Samenvatting
Process Design Business Process Analysis Risk Analysis
Ontwerp Input
Vooraankondiging
goederenontvangst
Proces-stap
Verwerken
vooraankondiging
Output
Planning
magazijnbezetting
goederenontvangst
Chauffeur meldt zich Registratie ontvangst Documenten m.b.t.
bij loket zending zending
T-Doc Aanvragen Ontvangst
toestemming tot toestemming tot
lossing lossing
Toestemming tot Toewijzen losdok Informeren chauffeur
lossing en magazijn
Etc. Etc. Etc.
Implementatie
Input Proces Output
Monitoring Data-analysis & datamining Statistical sampling Business Process Mining Klassieke middelen
Doel formuleren
Inrichting
Data-definitie
Data-collectie
Data-conversie
Uitvoering
Data-validatie
Data-analyse
Evaluatie
Interpretatie resultaten
Presentatie resultaten
Actie
© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.
23

24. Dank voor uw
aandacht!
Prosperius.bv
Julianastraat 57
6181GP ELSLOO
+31624410002
prosperius.bv@gmail.com
www.prosperius.nl
www.customsaudit.nl
www.taxaudit.nl