Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2

Intranet-hankkeiden vaikeat kysymykset
... ja vähän extranet-hankkeista.
Konsultti Perttu Tolvanen
23.9.2010
Intranet & Extranet Forum ’10
23.9.-24.9.2010
Intranet-pallo
Extranet-pallo

Perttu Tolvanen
KTM, tietojärjestelmätiede, digitaalinen media
Sisällönhallinnan konsultti, Sininen Meteoriitti, 2009-
Sisällönhallinnan konsultti (ECM), Digia
Projektipäällikkö, Sanoma-konserni & Nelonen Media
Projektipäällikkö, Kauppa- ja teollisuusministeriö
Tyypillisiä projekteja mm.
palvelukokonaisuuksien konseptisuunnittelu (intranet / internet / extranet)
intranet & sähköinen työpöytä – palveluiden esitutkimukset, vaatimusmäärittely, konseptisuunnittelu ja kehitystiekartat
Sininen Meteoriitti
Henkilöstöä 80. Konsultointia & projektitoteutuksia. Teknologiana SharePoint.
Sähköinen työpöytä ja intranet-projekteja. Asiakkaina mm.: Metsäteollisuus Ry, Varma, Fingrid, Oras, Rudus.

Kuka tietää mistä puhutaan?
Käsitesekamelskaa.

Verkkopalvelut / internet-sivustot
Extranet
Intranet
Uutiskanavat
Henkilöhakemisto
Portaalit

Sähköinen asiointi
Extranet
Intranet
Uutiskanavat
Dokumenttienhallinta
Henkilöhakemisto
Asiakirjojen hallinta

Hakukone
Extranet
Ryhmätyötilat
Intranet
Uutiskanavat
Henkilöhakemisto
Keskustelu ja kommentointi

Hakukone
Extranet
Ryhmätyötilat
Intranet
Oma sivu
Uutiskanavat
Henkilöhakemisto
Pikaviestintä
Blogit
Lomakkeet & työnkulut
Wikit
Mittarit, liiketoimintatieto

Sähköinen työpöytä
Hakukone
Extranet
Ryhmätyötilat
Intranet
Oma sivu
Uutiskanavat
Henkilöhakemisto
Pikaviestintä
Blogit
Wikit

Toiminnanohjaus / prosessiohjaus
Hakukone
Extranet
Ryhmätyötilat
Intranet
Oma sivu
Uutiskanavat
Henkilöhakemisto
Pikaviestintä
Blogit
Wikit

Hakukone
Extranet
Ryhmätyötilat
Intranet
Oma sivu
Uutiskanavat
Henkilöhakemisto
Pikaviestintä
Blogit
Wikit
Sähköposti, toimisto-ohjelmistot

Sähköinen työpöytä on ytimeltään ryhmätyön ja tiedonhallinnan työkalu, jonka keskeinen tavoite on tehostaa ryhmien yhteistoimintaa ja yksittäisten tietotyöläisten ajanhallintaa.
Jos surullinen ”portaaliaikakausi” jotain opetti, niin liian maailmoja syleileviäkäsitteitä ei kannata harrastaa.
Mutta esim. ”Intranet” ja ”sähköiset ryhmätyötilat” ovat myös hyvä käsitepari jota voi hyvin käyttää.
Kunhan ei puhuta portaaleista eikä yritetä tehdä sähköisestä työpöydästä taas uutta kahvitkin keittävää ja ”kaikki-ongelmat-ratkaisevaa-macgyverin-linkkuveitsi” –monsteria.

Kenelle tehdään? Organisaatiolle vai tietotyöläiselle?

Evoluutiokohtisähköistätyöpöytää
TASO 5 : Sähköinen työpöytä ohjaa toimintaa – mittarit ja sovellukset
Liiketoimintasovellukset osana intraa/työtiloja. Esim. “myynnin työtila”, “tuotannon työtila”, “projektipäällikön työtila”. Sosiaalinen sähköinen vuorovaikutus arkipäivää.
TASO 4 : Sähköinen työpöytä lähestyy – oma sivu yhdistää tietovirrat
Vuorovaikutusta tukeva personoitu sähköinen työpöytä. Yritystason hakupalvelu. Tapahtumavirrat. Ryhmätyötilat. Raportit. “Oma sivu yhdistää tietovirrat”.
TASO 3 : Kommentointi ja keskustelu arkipäivää - vuorovaikutus toimii
Vuorovaikutus blogeissa, wikeissä, chateissä ja online-kokoustiloissa. Reaaliaikainen organisaatio: läsnäolo- ja tilatietoisuus. Intran uutisissa on kommentointi.
Tehostuminen & yhteishenki
TASO 2 : Ryhmätyötilat intran rinnalla – dokumentit hallinnassa
Intranet arkinen työväline, joka sisältää ryhmätyötiloja ja dokumenttivarastoja. Dokumentit hallitaan suunnitelmallisesti. Itsepalvelulomakkeet. Raportteja jaetaan mm. excel-tiedostoin.
TASO 1 : Viestinnällinen intranet – tiedostojen yhteiskäyttö
Verkkolevyt laajassa käytössä. Intranet sisäisen uutisoinnin ja viestinnällisten dokumenttien jakoväline (johdon propagandaväline). Yritysidentiteetin rakennusväline.
TASO 0 : Sähköpostikivikausi
Sähköposti keskeinen viestintäkanava ja dokumenttivarasto. Verkkolevyt satunnaisessa käytössä. Tieto siiloutunut toisiinsa kytkeytymättömiin tietovarastoihin. Sähköposti = työlista.
Inspiraatiota otettu useista eri lähteistä. Mm: Razorfish intranet maturity model & Peltola, T.: Tiedonhallinta – avain tietotyön tuottavuuteen. Kirja 2009.

Evoluutio kohti sähköistä työpöytää
Yksilön tehokkuus tavoitteena. Työkaluja tietotyöläiselle.
Organisaatio järkeistää toimintaansa ja rakentaa yhteisiä toimintatapoja.

Organisaation ja yksilön hyödyt tulevat olla tasapainossa jotta käyttöönotto onnistuu. Tietotyövälineitä ei voi pakottaa käyttöön.

Hankkeen valmistelu
Kriittiset tehtävät ja päätöspisteet.
Esitutkimus – mitä ongelmia ratkaistaan?
Intran ja extranetin suhde?
Tuotevalinta vai räätälöity toteutus?

1. Esitutkimus
Hankkeen valmistelun kriittinen tehtävä:

Esitutkimuksen tavoitteet ja tulokset
Tavoite 1: Mitkä ovat tiedonhallinnan ja yhteistyön kipupisteet?
Tavoite 2: Mikä on hankkeen suhde muihin projekteihin ja tietojärjestelmiin?
Tavoite 3: Millaisia toimintatapamuutoksia edellytetään organisaatiolta?
Tulokset:
Hankkeen rajaus & tavoitteet/visio
Lisäselvityskohteet & uusien työvälineiden pilotointi/tutustuminen
Toimintatapamuutosten hankkeistaminen

”Etänä ei pääse käsiksi keskeisiin tietoihin ja työkaluihin.”
”Sähköpostitennikseen hukkuu paljon tärkeitä asioita – unohtuu että kuka hoitaa asiat loppuun!”
”Tieto on siiloutunut useisiin tietovarastoihin.”
”Ei ole selvää kuvaa minne mikäkin tieto kuuluu.”
”Kaikki hukkuvat jo sähköpostiin – mutta silti pitäisi jakaa enemmän tietoa. Mikä neuvoksi?”
”Samasta dokumentista liikkuu useita eri versioita. Vaikea selvittää mikä on viimeisin.”
”Asiakkaille jaellaan vanhoja versioita dokumenteista joista sisäisesti on jo uudempia käytössä.”
”Tietoa jaetaan vasta kun se on jonkun komitean hyväksymä.”
”Keskeneräisistä hankkeista tai asioista ei saa mistään tietoa...”
”Diginatiivit tulevat ja jyräävät meitin!”
”Jos ei tiedä keneltä kysyä, niin ongelmiin on vaikea löytää vastauksia.”
”Miten erotella tietotulvasta tärkeitä ja vähemmän tärkeitä asioita?”
”Tehokkuusvaatimukset ovat kasvaneet valtavasti – miten hallita omaa työlistaa? Mistä tietää mitkä ovat tärkeitä ja mitkä vähemmän tärkeitä työtehtäviä? Apuja priorisointiin!”

Toiminnanohjausjärjestelmän päivitys (SAP-hanke)
Identiteetinhallintajärjestelmä (2011 keväällä v1)
Vanha eLearning-työkalu (HR omistaa)
MS Project Server 2003 (ei laajassa käytössä)
Windows 7 työasemiin
Liiketoimintatiedon jakelu (BI)
Active Directory kuntoon!
Hakukone
Viestinnän kanavien linjaaminen & kouluttaminen
Markkinoinnin projektityötila-extra
Pikaviestintä
Office-paketti päivitetään
Extranet isoille asiakkaille
Sähköisen työpöydän kehitysprojekti
Avoimuuden lisääminen (johto!)
Ryhmätyötilat
Sähköisten asiakirjojen hallinta (Jari vastaa)
Verkkolevyt
Vanha intranet
Sähköiset lomakkeet
Lotus Notes
Levyjakojen & postituslistojen kartoitus & yhtenäistäminen ollut suunnitteilla pitkään...
Tietohallinnon wiki-ympäristö

Tiedonhallinnan kehityshankkeita ei tule aloittaa helpoista kohteista.
Tietotyön tehokkuuden kehittämisessä on kyse samantyyppisestä ekosysteemin rakentamisesta kuin uuden kaupunginosan tekemisessä. Jos ei ensin kaavoita ja vedä vesijohtoja, niin asuinalueen kasvu tulee olemaan hidasta.

2. Intran ja extranetin suhde

Hakukone
Extranet
Ryhmätyötilat
Intranet
Oma sivu
Uutiskanavat
Henkilöhakemisto
Pikaviestintä
Blogit
Wikit
Sähköposti, toimisto-ohjelmistot

Kärjistetysti: Joko tehdään yhteistä kokonaisuutta tai täysin erillisiä kokonaisuuksia.
Perustelu: Käyttäjien tulisi tallentaa tiedot vain yhteen paikkaan JA tietojen tulisi myös myöhemmin löytyä tästä kyseisestä paikasta.
Ohjaava periaate: Tietojen tallentaminen moneen paikkaan ei ole järkevää. Piste. Sitä ei pidä tavoitella.

3. Tuotevalinta vai räätälöity toteutus?
... vai jotain muuta?

Portaalin perilliset
”Argh!”
”helposti laajennettava tuote”
”räätälöintialusta”
Jos tuotteen tärkein ominaisuus on laajennettavuus, niin onko se enää tuote?
Eikö räätälöinnin idea olekaan tehdä puhtaalta pöydältä ilman rajoitteita?

Mikä on tuote?
Käyttöliittymässä on selkeä, yhtenäinen visio. Käyttöliittymä on viimeistelty.
Laajennettavuus on rajallista, jopa tiukasti rajoitettua.
Tuotteella on tietty, täsmällinen määrä ominaisuuksia. Näitä on mahdollista esitellä etukäteen.

Mikä on alusta?
”Alustasta löytyy tuhansittain eri toimintoja ja mahdollisuuksia aivan valmiina!”
”Kaiken saa muokattua juuri sellaiseksi kuin asiakas haluaa!”
... ja usein täytyykin tehdä kaikki itse, koska suoraan paketista alustat eivät yleensä tee mitään hyvin!

Erilaisia vaihtoehtoja
Kallis. Toteutuksen laatutaso paljon kiinni integraattorin osaamisesta. Laajentuu isolla rahalla.
Edullisin. Yleensä paras käytettävyys. Erittäin rajallinen laajennettavuus.
Erittäin kallis ja haastava toteutus. Laajentuu, muokkautuu ja muuttuu. Ei lisenssikuluja.
Kustannustehokas jos omat vaatimukset vastaavat tuotetta. Laajennettavuus rajallista.
räätälöity
alusta
tuote
palvelu

räätälöity
alusta
tuote
palvelu

Tuotteen ehdoilla tapahtuva toteutus
Tuotevalinta
Räätälöity toteutus
Tuotteiden arviointi priorisoidun listan avulla
Tiimin ja teknologioiden valinta
Vaatimusten kuvaaminen & priorisointi
Esitutkimus

Palvelumallin valinta
Tuotteen ehdoilla tapahtuva toteutus
Tuotevalinta
Räätälöity toteutus
Tuotteiden arviointi priorisoidun listan avulla
Tiimin ja teknologioiden valinta
Vaatimusten kuvaaminen & priorisointi
Alustan päälle tehty toteutus
Esitutkimus

Priorisoi vaatimukset ja tee tuotevalinta tärkeimpien vaatimuksien perusteella.
Jos haluat valmiita ominaisuuksia, niin valitse tuote ja tee sen ehdoilla. Jos haluat räätälöidä, niin valitse alusta tai räätälöi ”aidosti”.
Alustat eivät ole hopealuoteja vaikka niin jatkuvasti väitetäänkin.

Käyttöönotto
Kriittiset tehtävät ja päätöspisteet.
Käyttöönottostrategian valinta
Stabilointivaiheen budjetointi
Organisaation tiedonhallinta tarvitsee päällikön

4. Käyttöönotto-strategian valinta
Käyttöönottovaiheen kriittinen tehtävä:

Erilaisia strategioita
Suoran vaihdon strategia
Kustannustehokkain aina, mutta riskikerroin on suuri. Ongelmatilanteissa voi aiheuttaa merkittäviä maineongelmia. Perinteisin. Eniten väärinkäytetty.
Rinnakkaisstrategia
Uusi järjestelmä vanhan rinnalla kunnes toimivuus on varmistettu. Haasteena kustannukset ja vaadittavat resurssit. Yleensä vieroksuttu ilman hyviä perusteita.
Pilottistrategia
Joitain organisaation osia käytetään pilottiryhmänä ennen laajempaa lanseerausta. Laajempi lanseeraus tehdään yleensä suoran vaihdon strategialla tai vaiheistetulla strategialla. Pidetään usein kalliina mallina, koska suhtaudutaan pilotointiin kuten ennakkotestaukseen. Mainettaan parempi – erityisesti tiedonhallintahankkeissa.
Vaiheistettu strategia
Voidaan vaiheistaa organisaation osien tai tietojärjestelmän ominaisuuksien mukaan. Vaatii paljon ennakkoviestintää. Tulisi olla oletusmalli tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotoissa.

Tiedonhallintajärjestelmien erityispiirteitä
Osa toiminnoista tuottaa isoimmat hyödyt vasta kun koko organisaation käytössä (esim. pikaviestintä, wikit).
Perinteinen pilotilla testaaminen ei näin tuota hyötyjä useissa tapauksissa. Myös käyttöönottomallia valittaessa huomioitava tämä.
Osa toiminnoista vaatii organisaatiolta, tiimeiltä ja yksilöiltä poikkeuksellisen paljon oppimista ja toimintatapojen ”hoksaamista” (esim. ryhmätyötilat).
Vain pilotoiva & vaiheistettu käyttöönotto sallivat organisaation oppimisen ja tämän hyödyntämisen seuraavissa aalloissa.

Luovuutta käyttöönottomallien suunnitteluun!
Tiedonhallintajärjestelmien käyttöönotoissa keskeistä on a) uusien toimintamallien ajaminen sisään ja b) yksilön kokemien hyötyjen varmistaminen. Näitä ei ymmärretä ilman oppimisaikaa eikä näitä voi pakottaa!

5. Stabilointivaiheen budjetointi

Stabilointivaiheen ennakkosuunnittelu
Stabilointivaihe tarkoittaa tietojärjestelmän käyttöönoton jälkeisiä kuukausia, joiden on havaittu olevan ratkaisevia laajojen sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottojen onnistumisessa.
Lähteenä akateemisia tutkimuksia joissa on arvioitu sisällönhallintajärjestelmien käyttöönottojen ja projektien onnistumista pidemmän seurantajakson jälkeen.
Avainkysymykset:
Millainen käyttöönottostrategia?
Kehitetäänkö järjestelmää edelleen aktiivisesti myös käyttöönoton jälkeisenä 6kk:n aikana?
Onko käyttäjille tarjolla koulutusta, tukea ja valmennusta ensimmäisen 6kk:n aikana?

Ensimmäinen kuusi (6) kuukautta ratkaisee käyttöönoton onnistumisen! Budjetoi ja suunnittele sen mukaisesti.
Budjetoi vähintään 1/3 perustoteutuksen kehityskustannuksista ensimmäisen 6kk aikana tapahtuviin pienmuutoksiin, parannuksiin ja ”stabilointiin”. Varaa resurssit!
Suunnittele ensimmäinen 6kk tarkkaan. Ole aktiivinen! Unohda palaute-excel!

6. Organisaation tiedonhallinta tarvitsee päällikön

Tiedonhallinta tarvitsee päällikön
Kuka omistaa ryhmätyön?
Kuka vahtii metatietomallia?
Kuka järjestää koulutuksia, tukee käyttäjiä?
Kuka perustaa ryhmätyötilat, kuka vahtii arkistoitumista?
Johtopäätös: Jatkuvaa kehitystä tärkeämpää on nimittää organisaatioon selkeä vastuuhenkilö tiedonhallintaan ja ryhmätyön kehittämiseen.
Perustelu: Uusia toimintoja on vaikea ottaa käyttöön jos edes perusasiat (tallennus, löydettävyys, jakaminen) eivät pysy hallinnassa organisaatiossa.

Käsittele vastuukysymykset ja tulevan järjestelmäkokonaisuuden päällikkyys hankkeen alussa – tai viimeistään käyttöönottovaiheessa!
Tiedonhallinnan vastuuta on vaikea hajauttaa. Perinteiselle IT:lle vastuu istuu huonosti ja viestintä katsoo asiaa usein liian yksipuoleisesti.
Harkitse esimerkiksi ”sähköisen työpöydän päällikkö” –nimikkeen perustamista.

Yhteenveto: Ratkaisuja vaikeisiin kysymyksiin
Määrittele käsite & rajaa hanke.
Tasapainota organisaation ja yksilön hyödyt.
Tee esitutkimus laajalla näkökulmalla.
Priorisoi tiedonhallinnan kipupisteet.
Tee priorisoitu vaatimusluettelo.
Vertaile tuotteita priorisoinnin perusteella.
Valitse tuote joka ratkaisee suoraan paketista tärkeimmät vaatimukset.
... tai suhtaudu hankkeeseen räätälöitynä tietojärjestelmänä.
Valitse käyttöönottostrategia käyttäjien näkökulmasta.
Budjetoi ensimmäiselle 6kk ajalle kehitysrahaa 1/3 perustoteutuksen kustannuksista. Käytä se raha.
Nimitä organisaatioon ”Sähköisen työpöydän päällikkö”.

Lisätietoa Sinisestä Meteoriitista, SharePointista ja sähköinen työpöytä –hankkeista: http://www.meteoriitti.comLisää pohdintoja, väittämiä ja markkinatietoa Perttu Tolvasen blogista:http://viidestaso.wordpress.com

Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2

by Perttu Tolvanen

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

1 Embed 170

Statistics

Intranet hankkeiden vaikeat kysymykset 2010, perttu tolvanen, v2 Presentation Transcript