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  • 1. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 1 de 9 Fecha: Nº de Oficio: DIPOA-A-______-_____ Nombre de UP o establecimiento: Nº Establecimiento: Nombre y Firma del Auditado: Nombre y Firma del Auditor: Nombre y Firma del Experto Técnico: Nota: La aplicación de este documento en las unidades periféricas de la DIPOA será tomado en cuenta como una auditoría interna parcial, la cual debe ser analizada por el auditado, presentando mediante oficio en un plazo de ocho días hábiles una nota con las acciones correctivas, medidas preventivas, responsables y fechas de ejecución, con el fin de que la desviación no se vuelva a encontrar. Cuando la no conformidad corresponda a un fallo de oficinas centrales la misma será comunicada al Director técnico para su análisis y corrección. Se deben realizar 2 auditorías internas al año, una en cada semestre, cuya segunda visita será de seguimiento al cumplimiento de las acciones propuestas en el segundo semestre. Los puntos a continuación evaluados corresponden para el servicio oficial el cumplimiento de la Norma INTE-ISO/IEC 17020:2000 “Criterios generales para la operación de varios tipos de organismos que realizan inspección”. El MVIO debe presentar el plan de acción a los rubros que deben ser mejorados. A: Aceptable NC: No Conforme NA: No Aplica NFR: No Fue Revisado ELEMENTOS DE SUPERVISIÓN RESULTADO A/NC/NA/NFR Hallazgos u Observaciones y NC Requisito de la Norma MVI GENERALIDADES El personal de inspección cuenta en la Unidad Periférica con un expediente que contenga como mínimo: copia de cédula de identidad, evaluación de desempeño –al menos del último año-, copia de certificados de participación y/o aprovechamiento de capacitaciones, boleta de control de asistencia –cuando aplique-, hojas de delincuencia y que se encuentra “al día” con el CMV – cuando aplique-, certificaciones, constancias de años laborados – cuando se requiera- y cualquier otra información que requiera la DIPOA. 6.3 6.6 8.1 8.2 8.4 El funcionario conoce el formato que debe utilizar en caso de “presión comercial”, en el que debe reportar este hecho al director de la DIPOA utilizando el formato DIPOA-MC-001-RE-007 8.6 El funcionario cuenta con una copia firmada del compromiso de confidencialidad, imparcialidad y Objetividad (Documento DIPOA PG 021 RE 001) y se encuentra archivada en el expediente en su versión vigente. Este se presentó a oficinas centrales y se mantiene también archivado en la UP. 4.1 5 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 2. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 2 de 9 El funcionario cuenta con las regulaciones contempladas en la lista maestra de documentos externos, de acuerdo al área en que se desempeña (especie) (Documento DIPOA MC 001 RE 002). (Es válido contar con la información en formato digital, impresa o conocer en la web dónde encontrarla). 10.3 El personal de inspección cuenta con evidencia escrita de todas las capacitaciones que lo ha enviado el SENASA o bien de las que SENASA ha permitido su asistencia. (Se permite como evidencia no solo el certificado, sino su equivalente como hojas de asistencia). 6.6 8.1 8.2 8.4 Las capacitaciones a las que el personal ha participado son comunicadas al coordinador de área, al jefe de auditoría, al Director y a la UGC. Existe evidencia escrita de que el personal de inspección ha recibido capacitaciones en diversos temas, durante el presente año, indicar cuales: Otros, especifique: El personal de inspección hace uso de los formularios que le corresponden de acuerdo al DIPOA MC 001 RE 005, según el área en donde se encuentre asignado a realizar la inspección. El médico veterinario realiza evaluaciones periódicas del personal de inspección a su cargo y, mantiene evidencia escrita de esta evaluación (evaluación genérica PG-010 RE 003 o utiliza su equivalente en hojas de reuniones). 6.4 El personal de inspección mantiene todos los documentos actualizados, en caso de errores en documentación, se toman medidas para aclarar, anular o respaldar de manera veraz los cambios efectuados en la misma (el documento final se archiva en formato PDF con el fin de dar por cerrado el registro) 5 El proceso de archivado se realiza a tiempo y se mantiene el orden de los documentos oficiales El personal de inspección toma las medidas necesarias para resguardar la confidencialidad y custodia adecuada de la documentación, (se controla el acceso de personal ajeno a sus recintos y el acceso a la documentación para evitar pérdida) 5 12.1 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 3. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 3 de 9 Los documentos oficiales se administran, resguardan y protegen archivados de forma adecuada durante los años establecidos en la tabla de plazos, ver DIPOA PG-023-RE-003 Tabla de Plazos de conservación de documentos. 12.1 12.3 El personal de inspección conoce, tiene acceso y cumple con las disposiciones del establecimiento en lo que respecta a temas de seguridad ocupacional, inocuidad, bioseguridad, normas de conducta, siempre que las mismas no interfieran con el cumplimiento de las funciones específicas del personal oficial, asignadas por la legislación de Costa Rica. El personal de inspección conoce y sabe dónde accesar en la hoja web a las orientaciones para la conducta del personal oficial dictadas por DIPOA en el documento DIPOA PG 021 IN 002, revisa y documenta el refrescamiento anual a sus IA. 8.5 El personal de inspección cumple con los horarios establecidos por la planta (DIPOA PG 001 RE 001) de tal modo que se garantice la vigilancia oportuna y adecuada de los procesos, además hay evidencia de las horas de permanencia en el establecimiento (ver control de vacaciones, boleta de control de asistencia, ver bitácora de asistencia, corroborar que las horas de salida calcen con las horas plasmadas en otros registros) El médico veterinario inspector documenta las reuniones de información, retroalimentación, capacitación utilizando el documento SENASA PG 004 RE 001 y/o las supervisiones efectuadas con personal a su cargo, en el documento DIPOA-PG- 010-RE-003. El médico veterinario, transmite de manera oportuna a su equipo de inspección a cargo y al establecimiento la información emanada de la oficina central de la DIPOA (hace uso del “recibo” cuando se entrega de forma física, envía correos referenciados si se hace uso del medio electrónico). 7.6 La unidad periférica en donde se encuentra asignado el personal de inspección, se mantiene ordenada, limpia y en buenas condiciones. 9.1 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 4. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 4 de 9 El personal de inspección hace uso correcto de los recursos asignados en el desempeño de sus labores (tarjetas de antemortem, retenido y decomiso, cámaras fotográficas, congeladores, computadoras, impresoras, escritorios, entre otros) El funcionario oficial cuenta y porta el carné del SENASA y el uniforme se encuentra con identificación SENASA. Se hace uso de los logos actualizados de la institución. (El carné es portado únicamente cuando se requiera) El médico veterinario inspector se asegura que los cambios realizados por el establecimiento le sean comunicados de forma oportuna y a la vez, retransmite estos al Departamento de Registro de la DIPOA actualizando el DIPOA PG 001 RE 001 (se deben comunicar independientemente de su actualización anual, principalmente cambios en los ítems 2, 5 y 6 del registro mencionado) 7.6 SISTEMA DE VERIFICACIÓN DEL HACCP/ SSOP/ SPS El médico veterinario utiliza la Plantilla de Verificación Semanal (DIPOA-PG-002-RE-003), además lo hace de manera confiable e independiente al establecimiento. El médico veterinario cumple con el cronograma de actividades establecido en la Plantilla de Verificación Semanal. En caso de la verificación de ítems adicionales a lo establecido en el cronograma de actividades, el médico veterinario o inspector los documenta en el DIPOA PG 002 RE 004 y les da seguimiento. El médico veterinario cuando utiliza formatos electrónicos, respalda la información de forma física. 9.13 El médico veterinario utiliza el Instructivo de auditoria e inspección DIPOA-PG-002-IN-001 para conducir las actividades de verificación (documental, in situ u observación) y se realiza tal como se establece en la plantilla de verificación DIPOA-PG-002-RE-003 3.5 El médico veterinario garantizan la verificación de todos los elementos y sub elementos contemplados en el instructivo de auditoría DIPOA-PG-002-IN-001 El médico veterinario documenta diariamente lo correspondiente en el reporte de verificación semanal DIPOA-PG-002-RE-004, y 3.5 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 5. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 5 de 9 constata que esté completo. El procedimiento de verificación de las actividades del establecimiento incluye la observación, la medición y la revisión de registros. 7.9 El médico veterinario (y/o el inspector) mantiene el reporte de no conformidades de todos los registros utilizados para supervisar el Sistema HACCP, están al día y completos (DIPOA PG 002 RE 005) El médico veterinario le da seguimiento a los cronogramas de cumplimiento de no conformidades DIPOA-PG-002-RE-008 incluidas las de auditoría externa de la DIPOA y de Países socios comerciales (cuál es la metodología utilizada para asegurar el cumplimiento o seguimiento). Los hallazgos reportados por el coordinador de área durante las auditorías externas, logran reflejar la realidad del establecimiento de acuerdo a lo reportado por el servicio de inspección (tanto médico veterinario como inspectores). 7.9 OTROS PROGRAMAS DE INSPECCIÓN REVISADOS El médico veterinario cumple con el cronograma oficial de muestreo microbiológico (DIPOA PG 015 RE 001) y envía reporte mensual a la DIPOA. 10.2 11.1 El médico veterinario cumple con el cronograma oficial de muestreo de residuos tóxicos. (DIPOA PG 015 RE 001) y envía reporte mensual a la DIPOA 10.2 11.1 El médico veterinario verifica el manejo y la disposición de los animales caídos no ambulatorios y los materiales específicos de riesgo de EEB con la frecuencia establecida en la plantilla. Los registros utilizados están al día y completos. La extracción de cerebros de animales no ambulatorios se hacen de acuerdo al documento DIPOA PG 013 IN 003 y se cumplen las disposiciones de identificación, segregación y eliminación de los MER (DIPOA- PG-013-IN-004). 3.5 El médico veterinario, utiliza de manera correcta (identificación, asignación y resguardo) de los marchamos, certificados y sellos 5 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 6. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 6 de 9 oficiales. Según el procedimiento DIPOA PG 009. El médico veterinario oficial asegura que el manejo de certificados y resúmenes de embarque sea adecuado (copia de autorizaciones a terceros cuando se hace uso de mensajero, revisión de pago de servicios al día, archivo de anulados) 5 En caso de que las áreas en donde se realiza la inspección ante mortem y post mortem no se encuentran debidamente acondicionadas para cumplir los procedimientos internos, se ha notificado a las personas correspondientes en oficinas centrales para su intervención y solución. 3.5 El médico veterinario envía mensualmente a la Oficina Central DIPOA la documentación solicitada (informe de decomisos, control de certificados en los formatos solicitados por las jefaturas o coordinaciones, informe de muestreo programado) en el tiempo establecido por procedimientos internos. 10.7 13.1 13.2 INSPECCION ANTEMORTEM El médico veterinario solicita al establecimiento la guía de transporte de animales y la programación de sacrificio antes de iniciar la inspección antemortem El médico veterinario e inspectores realizan la inspección antemortem in situ tal como se establece en las guías directrices, regulaciones o procedimientos internos. El médico veterinario e inspectores documentan los hallazgos en los registros de inspección antemortem establecidos por la DIPOA o por los programas nacionales respectivos, los mismos son llenados al día de forma completa y están debidamente firmados Conforme al Art. 95 de la Ley 8495, el médico veterinario aplica y documenta las medidas sanitarias en caso de encontrar animales: * Recibidos sin guía de transporte. * Introducidos al proceso sin aprobación oficial. * Maltratados innecesariamente durante el manejo. * Con privación de agua o alimento. * Sin reposo o con abuso del mismo * Hacinados por irrespeto a la capacidad instalada. * Caídos no ambulatorios. © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 7. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 7 de 9 *Con enfermedad infectocontagiosa. *Otros INSPECCION POST-MORTEM El médico veterinario e inspectores utilizan la información de las tarjetas o documentos de inspección antemortem para revisar cada lote de animales durante la inspección post-mortem El médico veterinario e inspectores realizan la inspección postmortem in situ tal como se establece en la regulación pertinente. El Inspector realiza el procedimiento tal como esta escrito y este es verificado con regularidad por el Médico Veterinario Inspector asignado a la Unidad Periférica, hay evidencia escrita de esta verificación. En el caso de bovinos según el DIPOA-PG-013. 3.5 10.8 10.1 El médico veterinario documenta el decomiso de canales y partes en los registros de inspección postmortem establecidos por la DIPOA, los mismos son llenados al día de forma completa y están debidamente firmados. DIPOA-PG-013-RE-009 y DIPOA-PG-013- RE-010 en el caso de bovinos. 3.5 10.6 Conforme al Art.95 de la Ley 8495, el médico veterinario toma las medidas sanitarias necesarias in situ con las cabezas, vísceras y/o canales u otras partes de la misma, que son detectadas con defectos y/o patologías de acuerdo al procedimiento DIPOA PG 013 y el artículo 141 del Reglamento N° 29588-MAG-S para el caso de bovinos, para dar el dictamen final de las canales decomisadas. 3.5 SISTEMA DE NOTIFICACIÓN DE NO CONFORMIDADES El Reporte de No conformidades (DIPOA-PG-002-RE-005) de aquellos hallazgos que resultan en no conformidades mayores o menores son redactados correctamente, están completos, sin tachones, sin uso de corrector y firmados y sellados, al día. 8.2 El médico veterinario utiliza la DAC (DIPOA-PG-002-RE-006) para notificar al establecimiento de manera clara las no conformidades mayores y las tendencias. Estas son respondidas a tiempo por la 8.2 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 8. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 8 de 9 planta y cerradas en el tiempo propuesto en caso necesario el servicio de inspección cuenta por escrito la justificación respectiva de la planta, cuando una DAC no fue cerrado en el tiempo propuesto. Las DAC están completas, sin tachones, sin uso de corrector y debidamente firmadas y selladas. El médico veterinario utiliza el Comunicado Oficial (DIPOA-PG- 002-RE-007) para notificar al establecimiento de manera clara las no conformidades menores. Estos son respondidos a tiempo por la planta y cerrados en el tiempo propuesto, en caso necesario, el servicio de inspección cuenta por escrito la justificación respectiva de la planta, cuando un Comunicado Oficial no fue cerrado en el tiempo propuesto Los Comunicados están completas, sin tachones, sin uso de corrector y debidamente firmadas y selladas. 8.2 El médico veterinario analiza y acepta las acciones correctivas, medidas preventivas y los plazos propuestos por la planta para el cumplimiento de las DAC y CO (La planta o establecimiento respeta el formato de respuesta de NC, DIPOA PG 002 RE 008 para las auditorías externas) 8.2 El médico veterinario da el seguimiento oportuno a las fechas establecidas por el establecimiento para el cierre efectivo de las DAC, Comunicados Oficiales o No conformidades en la fecha propuesta. 8.2 El médico veterinario da seguimiento oportuno al cierre efectivo de las prórrogas en la fecha propuesta. 8.2 El servicio de inspección notifica por escrito a la DIPOA cuando hay incumplimientos de la planta para cerrar DAC, con el fin de aplicar del Art. 5 del Decreto 26559-MAG-S u otras medidas pertinentes 8.2 FACILIDADES PARA INSPECCION El médico veterinario cuenta con recintos apropiados (oficina, vestidor, servicio sanitario, otros) para cumplir con la necesidades básicas e incluye el servicio de limpieza y aseo. Los recintos asignados al médico veterinario permite la separación física con el personal de la planta o establecimiento. 5 © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 9. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 9 de 9 DEL APOYO DE OFICINAS CENTRALES La oficina del servicio de inspección cuenta con computadora en buen estado, acceso a internet, teléfono, escáner y fax que le dé independencia del establecimiento. 9.1 El personal de inspección cuenta con indumentaria y equipo adecuado para realizar la inspección según se requiera (uniforme, cámara, cuchillo, chaira, termómetro, reactivos, cintas para medición por ejemplo.) 9.1 El servicio de inspección cuenta con el personal suficiente para realizar adecuadamente la inspección, tomando en cuenta la velocidad de la línea, capacidad instalada y jornadas del establecimiento (verificar que la información presentada en el DIPOA PG 001 RE 001, esté acorde con lo encontrado en el establecimiento durante la visita in situ). 8.1 Se pueden agregar o eliminar las líneas que sean necesarias El siguiente informe fue supervisado: Documentalmente In situ Por: Dr. Edgar Barquero Fonseca ___________________________________ Dr. Manuel Miranda Díaz ______________________________________ © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada
  • 10. DIRECCIÓN DE INOCUIDAD DE PRODUCTOS DE ORIGEN ANIMAL Rige a partir de: 02/07/12 Código: DIPOA-PG-010-RE-002 Auditoría Interna para la Supervisión del MVI Versión 01 Página 9 de 9 DEL APOYO DE OFICINAS CENTRALES La oficina del servicio de inspección cuenta con computadora en buen estado, acceso a internet, teléfono, escáner y fax que le dé independencia del establecimiento. 9.1 El personal de inspección cuenta con indumentaria y equipo adecuado para realizar la inspección según se requiera (uniforme, cámara, cuchillo, chaira, termómetro, reactivos, cintas para medición por ejemplo.) 9.1 El servicio de inspección cuenta con el personal suficiente para realizar adecuadamente la inspección, tomando en cuenta la velocidad de la línea, capacidad instalada y jornadas del establecimiento (verificar que la información presentada en el DIPOA PG 001 RE 001, esté acorde con lo encontrado en el establecimiento durante la visita in situ). 8.1 Se pueden agregar o eliminar las líneas que sean necesarias El siguiente informe fue supervisado: Documentalmente In situ Por: Dr. Edgar Barquero Fonseca ___________________________________ Dr. Manuel Miranda Díaz ______________________________________ © Documento Normativo Propiedad del SENASA, el documento vigente se encuentra en INTERNET cualquier versión impresa es una copia no controlada