¿Por qué adoptar la Norma ISO 15489? Kattia Castro Cruz 5 de julio del 2007
Agenda <ul><li>Calidad </li></ul><ul><li>Normalización </li></ul><ul><li>ISO:  la organización </li></ul><ul><li>Norma ISO...
Calidad <ul><li>Antecedentes </li></ul><ul><li>- “Revolución de calidad” – Occidente, 80’s </li></ul><ul><li>- Orígenes Ja...
Calidad <ul><li>Definición  </li></ul><ul><li>- “Hacer las cosas bien o lo mejor posible”. </li></ul><ul><li>- “La aptitud...
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Organización Internacional  para la Normalización (ISO) <ul><li>Nació en Londres en  1946 con la representación de 25 país...
Organización Internacional  para la Normalización (ISO) <ul><li>¿ISO? </li></ul><ul><li>Funciona ONG en Ginebra, Suiza. </...
ISO  15489 <ul><li>Antecedentes </li></ul><ul><li>Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia...
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¿Qué propone ISO 15489? <ul><li>Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respe...
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<ul><li>Consideraciones acerca del documento y gestión de documentos (autenticidad, confiabilidad, integridad, disponibili...
<ul><li>Consideraciones sobre los sistemas de gestión de documentos </li></ul><ul><li>Políticas, procedimientos y práctica...
<ul><li>Diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos </li></ul><ul><li>Requisitos:  documentación de opera...
Metodología para el diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos   <ul><li>Investigación preliminar </li><...
Importancia ISO 15489 <ul><li>Empleo los principios e instrumentos archivísticos (tablas de plazos, cuadros de acceso, imp...
Importancia ISO 15489 <ul><li>Calidad:   Proporciona guía para planificar y ejecutar las labores relacionadas con la gesti...
Importancia ISO 15489 <ul><li>Análisis de riesgos contemplado es fundamental para la gestión de la organización (planes de...
Importancia ISO 15489 <ul><li>Ventajas y facilidades para la organización que decida adoptar otras Normas (ISO 9000) o lo ...
Otras consideraciones <ul><li>Apoyo de los niveles superiores de la org. </li></ul><ul><li>Análisis costo – beneficio </li...
ISO 15489 <ul><li>El caso de Costa Rica </li></ul><ul><li>Sondeo efectuado en un 10% de la población de estudiantes y prof...
ISO 15489 <ul><li>El caso de Costa Rica </li></ul><ul><li>  - Instrumento útil para planificar y llevar a cabo la gestión ...
ISO 15489 Mayor uso y difusión de la Norma podría  contribuir a: - Cambiar la visión del papel de los Archivos y de la pro...
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  • La verdadera “revolución de la calidad” surge en Occidente hasta la década de los ochenta del siglo XX. Sin embargo, tiene sus orígenes en Japón a finales de la Segunda Guerra Mundial, cuando surge como un conjunto de técnicas y procesos que buscaban apoyar a las empresas a enfrentar y responder a la fuerte competencia. De acuerdo con el autor Arturo Jofré [1] , son cuatro los grandes exponentes de la calidad: Deming, Juran, Crosby e Ishikawa. Para Ishikawa la calidad se centra en el producto, al señalar que practicar el control de calidad es desarrollar, diseñar, manufacturar y mantener un producto de calidad que sea el más económico, el más útil y satisfactorio para el consumidor. Por su parte, Crosby señala que calidad es cumplir con los requerimientos establecidos por la empresa, más bien desde una perspectiva de ingeniería. Deming indica que calidad significa ofrecer a bajo costo productos o servicios confiables que satisfagan a los clientes, creando un compromiso con la innovación y mejora continua. Para Juran, calidad es la adecuación de uso de un producto. Los enfoques y las concepciones de la calidad han evolucionado con el tiempo y han integrado nuevos elementos. Lo anterior debido a las exigencias de los clientes, al alto grado de competencia y a las experiencias acumuladas por las empresas que han aplicado sistemas de calidad. Hacia los años 50 el enfoque de calidad estaba centrado en la inspección del producto, con el objetivo primordial de prevenir defectos en su fabricación. Bajo esa perspectiva, la responsabilidad recae en una unidad de control de calidad que tiene como función examinar el producto en la línea terminal para asegurarse que no tenga defectos. Posteriormente, los esfuerzos se encauzaron hacia el proceso total de fabricación, con el fin de contrarrestar las debilidades detectadas en el enfoque antes mencionado. Entonces se integró a las líneas de ensamblaje, subcontratistas y unidades de aprovisionamiento y otras relacionadas en las tareas relacionadas con calidad. Sin embargo, esta visión era insuficiente al no considerar las exigencias del cliente. Es en la década de los ochenta cuando surge lo que hoy se conoce como administración de calidad total, que engloba todos los factores relacionados con la satisfacción del cliente: costo, características del producto y servicio oportuno y eficiente. Esta nueva visión de calidad requiere la participación de toda la organización y el punto de vista del cliente. .
  • Existen diferencias formas de establecer una norma, para lo cual debe hacerse una distinción entre lo que es normativa y normalización. En el primer caso se definen reglas sobre lo particular, mientras que en el segundo se hace a un nivel más general y universal. [1] En este artículo el interés se centra en las normas del segundo grupo, es decir, las que se emplean en los procesos de normalización y que tienen el objetivo de establecer criterios reguladores de actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas, los cuales deberán ser aplicados consistentemente en un campo determinado, con el fin de mostrar ante un tercero su cumplimiento. Entonces, para llevar a cabo un proceso de normalización deberá existir una norma, así como interesados en su aplicación. A esto debe agregarse que para que dicho proceso se lleve a cabo, la instancia que emita la norma debe contar con la competencia suficiente para ello, lo cual tiene incidencia directa sobre su adopción.
  • *Para efectos de esta ponencia no se abordarán las discusiones relacionadas con las diferencias existentes entre la gestión de documentos y la archivística. [1] Más bien, se analizará la importancia de la normalización para cumplir con la responsabilidad de los archivos de gestionar y conservar los documentos generados por la administración, con el fin de asegurar que la información que ellos contienen sea confiable, pertinente, suficiente y oportuna. [1] En Costa Rica, de conformidad con la Ley 7202, los responsables en materia de gestión documental dentro de cada institución, son los jefes y encargados de los archivos centrales, y a ellos les corresponde la responsabilidad de velar por la correcta producción y organización de los documentos y así asegurar que se cumpla con su ciclo vital. Adicionalmente, los profesionales graduados en Archivística de la Universidad de Costa Rica adquieren la formación académica basada en un programa único que les permite desempeñarse tanto a nivel de archivos de gestión como centrales.
  • Su antecedente se remonta a 1926 cuando se creó la Federación Internacional de Asociaciones Nacionales de Normalización. Por tener diferentes abreviaciones en diferentes lenguajes -IOS en inglés (International Organization for Standarization), OIN en francés (Organisation internationale de normalisation), OIN en español (Organización Internacional par la Normalización)- se decidió utilizar una palabra derivado del vocable griego ISOS que significa “igual”. De esta manera, sin importar el lenguaje o el país, el acrónimo del nombre de la organización será siempre ISO. [1] Sin embargo, según el autor Arturo Jofré, la adopción de las Normas ISO podría ser ventajosa para una organización no solo en temas de la calidad, sino también en otros aspectos como el orden, la disminución de pérdidas por desperdicio y defectos, así como la proyección de imagen hacia el entorno, entre otros. [1] INTECO: Instituto de Normas Técnicas de Costa Rica
  • En setiembre del 2001, La Organización Internacional para la Normalización aprobó la Norma 15489 en dos apartados, luego de un proceso de discusiones y análisis del proyecto que duró varios años. La primera de las cuales establece de manera general una serie de principios para la gestión de documentos en las organizaciones. La segunda es un informe técnico que complementa la I parte. Algunos de los temas planteados en la parte I se amplían en la II Parte.
  • Ha sido diseñada para los directivos de la organizaciones; los profesionales de la gestión de documentos, de la información y sus tecnologías; el resto de los empleados de las organizaciones; y cualquier persona que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos Dicha norma contempla una guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos. Además, la adopción de la Norma 15489 proporciona valor añadido a aquellas organizaciones que cumplan con las Normas ISO 9001 e ISO 14001, al implementar la gestión de documentos como apoyo a un sistema de calidad. La Norma señala expresamente que no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas.
  • Marco reglamentario: Cabe indicar que la naturaleza y el sector en que se desenvuelve la organización determinarán los elementos reguladores particulares que deberán ser atendidos en la gestión de documentos de cada entidad, por lo que las anteriores consideraciones son fundamentales para las entidades que decidan adoptar la norma. No obstante, en cada país existen normas que deben atender todas las instituciones, sin distingo de su naturaleza o industria. Con el fin de que las organizaciones puedan identificar las normas que afectan sus actividades y los requisitos para documentarlas, se deben considerar: Las leyes, la jurisprudencia y la reglamentación que regula el marco organizativo en general y el que afecta a un sector en particular, incluidas las leyes y reglamentos relacionados con documentos, archivos, acceso, privacidad, pruebas, comercio electrónico, protección de datos e información;normas de obligado cumplimiento;códigos de buenas prácticas de aplicación voluntaria;códigos éticos y de conducta de aplicación voluntaria;expectativas identificables de la sociedad acerca de lo que se considera como un comportamiento aceptable en relación con el sector específico u organización. Políticas: Al igual que en otros ámbitos que implican cambios en la dinámica y en la cultura de una organización, en el caso particular de la gestión de documentos, el establecimiento de políticas y responsabilidades es clave. La definición de una política de gestión de documentos tiene como objetivo la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se requiera. Asimismo, a la hora de definir una política de gestión de documentos, la organización deberá llevar a cabo consideraciones de tipo económico y, con el fin de que refleje en todo momento las necesidades del entidad, deberá ser revisada periódicamente.
  • Marco reglamentario: Cabe indicar que la naturaleza y el sector en que se desenvuelve la organización determinarán los elementos reguladores particulares que deberán ser atendidos en la gestión de documentos de cada entidad, por lo que las anteriores consideraciones son fundamentales para las entidades que decidan adoptar la norma. No obstante, en cada país existen normas que deben atender todas las instituciones, sin distingo de su naturaleza o industria. Con el fin de que las organizaciones puedan identificar las normas que afectan sus actividades y los requisitos para documentarlas, se deben considerar: Las leyes, la jurisprudencia y la reglamentación que regula el marco organizativo en general y el que afecta a un sector en particular, incluidas las leyes y reglamentos relacionados con documentos, archivos, acceso, privacidad, pruebas, comercio electrónico, protección de datos e información;normas de obligado cumplimiento;códigos de buenas prácticas de aplicación voluntaria;códigos éticos y de conducta de aplicación voluntaria;expectativas identificables de la sociedad acerca de lo que se considera como un comportamiento aceptable en relación con el sector específico u organización. Políticas: Al igual que en otros ámbitos que implican cambios en la dinámica y en la cultura de una organización, en el caso particular de la gestión de documentos, el establecimiento de políticas y responsabilidades es clave. La definición de una política de gestión de documentos tiene como objetivo la creación y gestión de documentos auténticos, fiables y utilizables, capaces de respaldar las funciones y actividades de la organización durante el tiempo que se requiera. Asimismo, a la hora de definir una política de gestión de documentos, la organización deberá llevar a cabo consideraciones de tipo económico y, con el fin de que refleje en todo momento las necesidades del entidad, deberá ser revisada periódicamente.
  • Un documento auténtico es aquel que puede probar que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma. Un documento confiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado un representación completa y precisa de las operaciones, actividades o hechos de los que dan fe y con el que se puede contar en caso de que se requiera en forma posterior. Un documento íntegro es aquel que se mantiene completo e inalterado. Es por ello que los documentos deben ser protegidos contra la alteración desautorizada. La disponibiidad se refiere a la posibilidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento. Los documentos deberían mostrar la actividad u operación que los produjo.
  • Confiabilidad : Un sistema de gestión de documentos confiable es aquel que funcione de manera regular sustentado en procedimientos fiables y documentados. Integridad: En todo sistema de gestión de documentos se deberán establecer medidas en relación con el acceso, identificación del usuario, destrucción autorizada y seguridad y así evitar cualquier acto que atente contra la integridad de los documentos que gestiona. Conformidad: Un sistema de gestión de documentos debería satisfacer (cumplir) todos los requerimientos derivados de las actividades propias de la organización, de su marco reglamentario y de las expectativas de la sociedad . Exhaustividad : Un sistema de gestión de documentos debería cubrir los documentos producto de todas las actividades de la organización o de la sección de la que forme parte. Los documentos deben ser creados, mantenidos y gestionados de manera sistemática. La creación y mantenimiento de documentos debe ser sistematizada mediante el diseño y operación de los sistemas de documentos y de otro tipo. Sistematización: Un sistema de documentos debe tener claramente establecidas las políticas, responsabilidades asignadas y metodologías formalizadas para su gestión.
  • La Norma 15489 plantea como elemento esencial para diseñar e implantar sistemas sostenibles de gestión de documentos el contar con una metodología para ello. La metodología propuesta por ISO 15489 puede ser abordada de manera flexible, de acuerdo con las necesidades de la organización, los requisitos legales, los cambios que ocurran en el entorno en que ésta se desenvuelva, etc.; de manera que las fases que se mencionan más adelante no necesariamente deben ocurrir de manera lineal.
  • Iso 15489

    1. 1. ¿Por qué adoptar la Norma ISO 15489? Kattia Castro Cruz 5 de julio del 2007
    2. 2. Agenda <ul><li>Calidad </li></ul><ul><li>Normalización </li></ul><ul><li>ISO: la organización </li></ul><ul><li>Norma ISO 15489 </li></ul><ul><li>Importancia de la Norma </li></ul><ul><li>El caso de Costa Rica </li></ul>
    3. 3. Calidad <ul><li>Antecedentes </li></ul><ul><li>- “Revolución de calidad” – Occidente, 80’s </li></ul><ul><li>- Orígenes Japón, finales II Guerra Mundial </li></ul><ul><li>- Enfoques y concepciones han evolucionado: producto, proceso, calidad total (satisfacción del usuario) </li></ul>
    4. 4. Calidad <ul><li>Definición </li></ul><ul><li>- “Hacer las cosas bien o lo mejor posible”. </li></ul><ul><li>- “La aptitud de un producto o servicio para satisfacer las necesidades del cliente“. </li></ul><ul><li>(American Society for Quality Control) </li></ul><ul><li>- Adecuar los productos/servicios a las necesidades del cliente/usuario. </li></ul>
    5. 5. Calidad <ul><li>¿Por qué el tema interesa en los Archivos y a los Archivistas? </li></ul><ul><li>Los archivos son unidades al servicio de la organización y de los usuarios, que apoyan el cumplimiento de objetivos de la organización, pero también tienen los suyos propios. </li></ul><ul><li>No escapan de la tendencia por buscar eficiencia y eficacia obtener satisfacción del usuario. </li></ul><ul><li>Normalización --- camino hacia la obtención de calidad. </li></ul>
    6. 6. Normalización <ul><li>¿Qué significa? </li></ul><ul><ul><li>Ajustar a una norma. </li></ul></ul><ul><ul><li>Norma: regla que se debe seguir a la que se deben ajustar tareas, actividades o conductas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Normativa vs. Normalización . </li></ul></ul><ul><ul><li> </li></ul></ul>
    7. 7. Normalización <ul><li>Normas estándares: </li></ul><ul><li>Establecen criterios reguladores de actividades comunes llevados a cabo por organizaciones y personas, </li></ul><ul><li>Deberán ser aplicados consistentemente en un campo determinado, </li></ul><ul><li>Permiten mostrar ante un tercero su cumplimiento. </li></ul>
    8. 8. Normalización <ul><li>¿Cuál es su importancia en lo que respecta a la gestión de documentos* ? </li></ul><ul><li>Archivos deben cumplir normas específicas (Ente Rector) o pueden adoptar normas de manera voluntaria (ISO). </li></ul><ul><li>Normalización permite: </li></ul><ul><ul><li>Unificar lenguaje técnico </li></ul></ul><ul><ul><li>Reducir costos </li></ul></ul><ul><ul><li>Solucionar problemas repetitivos </li></ul></ul><ul><ul><li>Proporcionar datos técnicos para la elaboración de estrategias. </li></ul></ul>
    9. 9. <ul><li>Normalización permite (2): </li></ul><ul><ul><li>Brindar instrumentos técnicos para alcanzar el objetivo de calidad. </li></ul></ul><ul><ul><li>Asegurar una buena comunicación entre los elementos que intervienen en el proceso. </li></ul></ul><ul><ul><li>Simplificar la producción y el uso de materias primas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Defender al usuario garantizándole la calidad requerida. </li></ul></ul><ul><ul><li>Disminuir litigios. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mejorar el producto/servicio. </li></ul></ul>
    10. 10. Organización Internacional para la Normalización (ISO) <ul><li>Nació en Londres en 1946 con la representación de 25 países </li></ul><ul><li>Finalidad: facilitar la coordinación internacional y la unificación de estándares industriales. </li></ul><ul><li>Su primera norma fue publicada en 1951. </li></ul>
    11. 11. Organización Internacional para la Normalización (ISO) <ul><li>¿ISO? </li></ul><ul><li>Funciona ONG en Ginebra, Suiza. </li></ul><ul><li>Agrupa a 157 países alrededor del mundo. CR: INTECO. </li></ul><ul><li>Ha emitido alrededor de 16000 estándares diversos campos (1951 a la fecha). </li></ul><ul><li>Normas más comunes ISO 9000. </li></ul><ul><li>Beneficios. </li></ul>
    12. 12. ISO 15489 <ul><li>Antecedentes </li></ul><ul><li>Surge para estandarizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos. </li></ul><ul><li>Tomó como punto de partida una norma nacional de origen australiano, la AS 4390 Records Management del año 1996. </li></ul>
    13. 13. ISO 15489 <ul><li>Estructura </li></ul><ul><li>En setiembre del 2001, La Organización Internacional para la Normalización aprobó la Norma 15489 en dos apartados: </li></ul><ul><ul><li>ISO 15489-1: 2001 Information and documentation – Records management – Part 1: General, e </li></ul></ul><ul><ul><li>ISO/TR 15489-2: 2001 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines (Technical Report). </li></ul></ul>
    14. 14. ¿Qué propone ISO 15489? <ul><li>Establecer un marco para la gestión de documentos en todos los formatos o soportes y en cualquier tipo de organización (pública o privada). </li></ul><ul><li>Empleo en todos los niveles y por todos los miembros de la organización. </li></ul><ul><li>Pautas para proyectos basados en TI. </li></ul>
    15. 15. ¿Qué propone ISO 15489? <ul><li>Guía de buenas prácticas para determinar las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con éstos. </li></ul><ul><li>Ayuda a definir el qué, el quién, el cuándo, el dónde y el por qué del tratamiento que se les debe dar. </li></ul><ul><li>La Norma señala expresamente que no incluye la gestión de los documentos históricos en el seno de las instituciones archivísticas. </li></ul>
    16. 16. <ul><li>Requisitos implantación y seguimiento: </li></ul><ul><li>Análisis marco reglamentario </li></ul><ul><li>- Normas que afectan actividades org. y requisitos de documentación varían según cada entidad </li></ul><ul><li>Políticas y responsabilidades </li></ul><ul><li>- Objetivo: creación de documentos auténticos, fiables y utilizables, respaldo de activ. org. y entorno por tiempo que se requiera. </li></ul><ul><li>- Implica definir quién llevará a cabo las actividades y, en este orden, dirigir la gestión de documentos y definir las diferentes actividades en todos sus niveles. </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
    17. 17. <ul><li>Requisitos implantación y seguimiento (2): </li></ul><ul><li>Formación continua (cultura) </li></ul><ul><li>- Programa: requisitos particulares; el personal que será capacitado; profesionales de la gestión de documentos; métodos de capacitación; y evaluación (ISO 15489-2). </li></ul><ul><li>- Efectividad: compromiso e interés mostrado por la administración para implementar las políticas y procedimientos contemplados en él. </li></ul><ul><li>Supervisión y auditoría (revisiones periódicas) </li></ul><ul><li>- Objetivo: Velar por que los procedimientos y procesos son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que los resultados obtenidos obedecen a lo previsto. </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
    18. 18. <ul><li>Consideraciones acerca del documento y gestión de documentos (autenticidad, confiabilidad, integridad, disponibilidad). </li></ul><ul><li>Procesos y controles de la gestión de documentos (cuáles documentos, por cuánto tiempo, ubicación del documento y sus relaciones, registro, clasificación, almacenamiento y manipulación, acceso, trazabilidad (derechos y rastros), disposición y documentación). </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
    19. 19. <ul><li>Consideraciones sobre los sistemas de gestión de documentos </li></ul><ul><li>Políticas, procedimientos y prácticas, así como el diseño e implementación de sistemas acordes con nec. de la org. y marco reglam. --- (estrategias sobre qué documentos son necesarios, cuándo, cómo y dónde se deberían incorporar al sistema) . </li></ul><ul><li>Requisitos SD: confiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad, sistematización. </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
    20. 20. <ul><li>Diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos </li></ul><ul><li>Requisitos: documentación de operaciones, soportes del almacenam.(integridad), gestión distribuida (ubicación), conversión y migración; acceso, recuperación y uso; conservación y disposición. </li></ul><ul><li>--- confiabilidad, integridad, conformidad, exhaustividad, sistematización. </li></ul>¿Cómo adoptar ISO 15489?
    21. 21. Metodología para el diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos <ul><li>Investigación preliminar </li></ul><ul><li>Análisis de las actividades de la organización (funcional/secuencial). </li></ul><ul><li>Identificación de requisitos para documentos </li></ul><ul><li>Evaluación de los sistemas existentes </li></ul><ul><li>Identificación de estrategias para satisfacer los requisitos (niveles de riesgo) </li></ul><ul><li>Diseño de un sistema de gestión de documentos (incluye rediseño de procesos) </li></ul><ul><li>Implementación de un sistema de documentos </li></ul><ul><li>Revisión de post-implementación (supervisión) </li></ul>
    22. 22. Importancia ISO 15489 <ul><li>Empleo los principios e instrumentos archivísticos (tablas de plazos, cuadros de acceso, implementación de los procesos de selección), ---- garantiza tratamiento adecuado de los documentos en todas las fases de su ciclo de vida (acceso y conservación). </li></ul><ul><li>Guía de buenas prácticas podría ser considerada como un reconocimiento a un tema de vital importancia para las organizaciones de hoy. Podría conllevar mayor estatus para la profesión archivística, que en algunos países se ha visto relegada frente a otras. </li></ul><ul><li>Responsabilidad en relación con la gestión de documentos se debería asignar a una persona que cuente con la autoridad adecuada dentro de la organización. Por ende, la Norma es del interés de los Archivistas. </li></ul>
    23. 23. Importancia ISO 15489 <ul><li>Calidad: Proporciona guía para planificar y ejecutar las labores relacionadas con la gestión de los documentos durante las distintas fases de su ciclo de vida, --- búsqueda de eficiencia y eficacia que engloba a todos los procesos de la organización y considera a los usuarios de los servicios que brindan los Archivos. </li></ul>
    24. 24. Importancia ISO 15489 <ul><li>Análisis de riesgos contemplado es fundamental para la gestión de la organización (planes de continuidad)--- labor más estratégica de los Archivos. </li></ul><ul><li>Posibles mejoras en la gestión de la organización, a través de revisión general de los procesos. </li></ul>
    25. 25. Importancia ISO 15489 <ul><li>Ventajas y facilidades para la organización que decida adoptar otras Normas (ISO 9000) o lo haya hecho. </li></ul><ul><li>Posibilidad de hacer estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores). </li></ul><ul><li>Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la metodología de la Norma. </li></ul>
    26. 26. Otras consideraciones <ul><li>Apoyo de los niveles superiores de la org. </li></ul><ul><li>Análisis costo – beneficio </li></ul><ul><li>Grado de esfuerzo de toda la organización ¿está preparada? ¿es el momento? </li></ul><ul><li>Uso responsable de tecnología </li></ul>
    27. 27. ISO 15489 <ul><li>El caso de Costa Rica </li></ul><ul><li>Sondeo efectuado en un 10% de la población de estudiantes y profesionales (230 y 300). </li></ul><ul><li>- Falta conocimiento de la Norma </li></ul><ul><li>- No la han aplicado ni conocen casos en el país </li></ul><ul><li>- Alto grado de interés por profundizar </li></ul>
    28. 28. ISO 15489 <ul><li>El caso de Costa Rica </li></ul><ul><li> - Instrumento útil para planificar y llevar a cabo la gestión de documentos en las organizaciones. </li></ul><ul><li> - Podría ayudar a promover la profesión. </li></ul><ul><li> - Involucra a toda la organización (conciencia). </li></ul><ul><li> - Facilita el cumplimiento del marco jurídico. Ley de Firma Digital*. </li></ul>
    29. 29. ISO 15489 Mayor uso y difusión de la Norma podría contribuir a: - Cambiar la visión del papel de los Archivos y de la profesión. - Fomentar cultura en el ciudadano acerca de la importancia de los Archivos para transparencia administrativa, derecho de acceso a la información y pronta respuesta, y rendición de cuentas.
    30. 30. MUCHAS GRACIAS
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