Gestión documental calidad meci

Los Archivos y los Sistemas de Control de la
Gestión y de la Calidad
José Luis Vargas Forero
Archivista y AdministradorArchivista y Administrador
Medellín, Julio a Septiembre
de 2010

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
ISO 15489
Control Interno
MECI 1000:2005
Gestión de la Calidad
ISO 9001:2008 NTCGP1000:2004
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ISO 9001:2008 NTCGP1000:2004
Seguridad de la Información
ISO 27000
Archivísticas
ISAAR CPF, ISAD(g), ISIDIAH, ISDF,
Patrimonio
Documentos como fuente de memoria e identidad

ORGANIZACIÓN: OBJETIVO NATURAL
objetivo natural de las organizaciones
RENTABILIDAD A TRAVÉS DE
Calidad
Productividad
Competitividad

Métodos
Procedimientos
Actuaciones
Acciones
Información
Recursos
SUBSISTEMA
DE CONTROL
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
DEFINICIÓN
4
Organización
Planes
Principios
Normas Mecanismos de
Evaluación y
Verificación
DE CONTROL
ESTRATEGICO GESTIÓN
SUBSISTEMA DE
EVALUACION

¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?¿CUÁL ES SU ESTRUCTURA?
SUBSISTEMA DE CONTROL
ESTRATÉGICO
AMBIENTE DE
CONTROL
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DE
RIESGOS
ACTIVIDADES DE
CONTROL
5
AUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN
INDEPENDIENTE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
DE GESTIÓN
EVALUACIÓN
COMUNICACIÓN
PÚBLICA
INFORMACIÓN

Claudia Rivera Osorio y Jaime Obando
Cárdenas
6

I.C.A. Consejo Internacional de Archivos
El CIA es la organización profesional de la comunidad de archivos, dedicada a promover la
conservación, desarrollo y utilización del patrimonio mundial de los archivos.
Reúne a gestores de archivos nacionales, asociaciones profesionales de archiveros,
archivos locales, regionales y archivos de otras organizaciones así como archiveros a título
individual.
POR QUE: Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos,
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POR QUE: Los archivos, que proporcionan datos de las actividades y negocios humanos,
son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los Estados, y son esenciales para la
democracia y el buen gobierno. Los archivos son la salvaguarda de la memoria de la
humanidad, ya que conservan testimonios de su pasado. Trabajando para el desarrollo de
los archivos, el CIA se ocupa de la conservación de la memoria de la humanidad.
El CIA tiene más de 1.400 asociados en más 190 países y territorios, por lo que tiene un
carácter verdaderamente internacional.
Es una organización no gubernamental, independiente de los avatares o procesos políticos
y que sus socios incluyen a personas e instituciones de archivos públicas y privadas.

El Consejo internacional de Archivos es una organización descentralizada regida por una
Asamblea general y administrada por un Comité ejecutivo.
RAMAS constituyen otros tantos foros regionales para los archiveros de todas las partes del
mundo
8/69
mundo
SECCIONES reúnen a archiveros e instituciones interesadas en determinados aspectos o
áreas de la profesión;
COMITÉS Y GRUPOS DE TRABAJO se forman para lograr la contribución de expertos a la
solución de problemas concretos. La Secretaria del
El CIA trabaja en estrecha colaboración con las organizaciones intergubernamentales tales
como la UNESCO y el ICCROM. También está vinculada a otras organizaciones no
gubernamentales.

NORMAS:
ISAD (g) Norma Internacional de Descripción Archivística
ISAAR CPF Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias
ISDF Norma internacional para la descripción de funciones
ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo
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ISDIAH Norma internacional para describir instituciones que custodian fondos de archivo
DOCUMENTOS TÉCNICOS:
Construcción de edificios para archivos en climas tropicales
Los archivos en la era digital
Los archivos de la ONG
Archivos y Derechos Humanos

¿Qué es ISO 27000 ?
• Familia de normas internacionales para Sistemas de
Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).
– Requisitos para la especificación de SGSI
– Proceso del análisis y gestión del riesgo
– Métricas y medidas de protección– Métricas y medidas de protección
– Guías de implantación
– Vocabulario claramente definido para evitar distintas
interpretaciones de conceptos técnicos y de gestión y
mejora continua.

Alcance ISO27000
• General
Cubre todos los tipos de
organizaciones.
Especifica requerimientos a
establecer, poniendo en
• Aplicación
Los requisitos precisados en este
estándar internacional son
genéricos son aplicables a todas
las organizaciones, sin importar
establecer, poniendo en
ejecución, funcionando,
supervisando, repasando,
manteniendo y mejorando la
documentación del Sistema de
Administración en la Seguridad
de la Información (ISMS),
dentro del contexto de la
totalidad de los riesgos del
negocio.
las organizaciones, sin importar
su tipo, tamaño y naturaleza.

Beneficio del SGSI
• Conocer cuales los
riesgos de la
información ayuda a
poder tratarlos de unpoder tratarlos de un
manera sistemática y
optimizando las
inversiones. De esta
manera se minimiza la
pérdida de continuidad
en el negocio.
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Gestión Documental ISO 15489
• Define buenas prácticas de gestión de los documentos
en las organizaciones públicas y privadas.
• •Parte 2: Directrices Informe
técnico que especifica la
metodología de diseño e
implementación de un
sistema de gestión de
documentos.
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• Parte 1: Generalidades”.
Establece los principios
generales de la gestión de
documentos, independiente
del soporte o formato.

ISO 15489 Aplicación
• Gestión de documentos en todos los soportes y
formatos, creados o recibidos por una
organización en el ejercicio de sus actividades.
• Asignación de responsabilidades respecto a los• Asignación de responsabilidades respecto a los
documentos.
• Gestión de documentos como apoyo de un
sistema de calidad.
• Diseño e Implementación de un sistema de
gestión de documentos.
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Principios Gestión Documental
• Determinar qué documentos deberían crearse
en cada proceso de negocio y qué
información han de contener estos
documentos;documentos;
• Decidir la forma y la estructura los
documentos y las tecnologías a usar
• Acordar los metadatos ha crear con los
documentos y a lo largo de los procesos
documentales
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Establecer requisitos para recuperar, usar y
transmitir documento entre los diferentes
procesos.
Decidir cómo organizar los documentos de forma
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Decidir cómo organizar los documentos de forma
que se facilite su uso
Valorar los riesgos que comportaría no disponer
de documentos como evidencia de las actividades
realizadas
Preservar los documentos y hacerlos accesibles a
lo largo del tiempo

Cumplir los requisitos legales y reglamentarios,
normas aplicables y la política de la
organización
Garantizar que los documentos se conservan en
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Garantizar que los documentos se conservan en
un entorno seguro
Conservar los documentos únicamente durante
el período de tiempo necesario
Identificar y evaluar oportunidades para mejorar
la eficacia, la eficiencia y la calidad de los
procesos.

Gestión Documental Pasos implementación
1. Determinar los documentos ha incorporar al sistema:
identificación de los tipos documentales que formaran parte
del sistema.
2. Establecer plazos de conservación de los documentos:
valoración precisando el tiempo que ha de conservarse cadavaloración precisando el tiempo que ha de conservarse cada
uno de ellos.
3. Especificar los procesos de la gestión de documentos:
definición de los procesos y los procedimientos para
gestionar el ciclo de vida de los documentos.
4. Documentar los procesos de gestión de documentos:
descripción del sistema (procesos, procedimientos e instrumentos de la
gestión de documentos).
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GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS
Suceden habitualmente de una forma secuencial aunque pueden
tener lugar de manera simultánea o en un orden diferente al
descrito, sobre todo en sistemas electrónicos.
a) Incorporación: (captura de documentos). Se determina si un
documento, creado o recibido por una organización, debe
conservarse.conservarse.
b) Registro: Consiste en dejar constancia de la incorporación o
ingreso de un documento en el sistema mediante un identificador
único y una breve información descriptiva
c) Clasificación (organización): Se identifica la categoría a la que
pertenece un documento teniendo en cuenta la actividad de la
organización con la que está relacionado y de la cual es evidencia.
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GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESOS
d). Almacenamiento y manipulación: Proceso mediante el cual un
documento, en función de su soporte y formato, su uso y su valor, es
conservado de manera que se asegure su autenticidad, fiabilidad,
integridad y disponibilidad durante el periodo de tiempo necesario.
e) Acceso (consulta) Determinar quién tiene acceso a los documentos y
en qué circunstancias estableciendo los controles apropiadosen qué circunstancias estableciendo los controles apropiados
f)Trazabilidad: Controlar el uso y movimiento de los documentos de
manera que se garantizando que sólo los usuarios con los permisos
adecuados realizan tareas para las que han sido autorizados
g)Implementación de la disposición (Disposición Final): Proceso por el
cual se llevan a cabo las acciones de disposición establecidas en el T.R.D.
ó T.V.D. (destrucción física, conservación, traslado a otro sistema de
almacenamiento, transferencia a otra unidad u organización).
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GESTIÓN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS
Cuadro de clasificación: representa de forma jerárquica (en
diferentes niveles) las funciones, actividades y operaciones de la
organización.
Calendario de conservación y disposición (T.R.D. y T.V.D):
especifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y suespecifica cuánto tiempo deben conservarse los documentos y su
disposición final (conservación permanente, eliminación,
transferencia).
Tabla de acceso y seguridad (Reglamento de consulta) identifica
los derechos y las restricciones de acceso (consulta, modificación,
eliminación) de los miembros de la organización a los documentos.
Instrumentos de consulta (sistemas de recuperación):
Inventarios, índices tesauros, listas de términos autorizados…
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Cuadro de Clasificación
T.R.D.
T.V.D.
Disposición
Final
Incorporación
captura de
documentos
Registro
Trazabilidad
Documentación
Sistema
Identificación
Valoración
Sistema de Gestión Documental ISO 15489
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T.V.D.
Reglamento de Consulta
Instrumentos de Recuperación
Clasificación
Organización
documental
Almacenamiento
y
manipulación
Acceso
consulta
Documentación
del
Sistema
Identificación
y
Valoración

Sistema
Nacional de Archivos
PROGRAMA
DE
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DE
GESTIÓN
DOCUMENTAL

Gestión documental
• Conjunto de actividades administrativas y
técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentaciónmanejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)
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La gestión documental se reconoce, como
una actividad intrínsecamente ligada a los
archivos y su desarrollo es paralelo a la
Gestión documental
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archivos y su desarrollo es paralelo a la
búsqueda de la transparencia en la gestión
administrativa.

El Programa de Gestión Documental - PGD,
como proceso archivístico sistemático
Debe estructurarse a partir de la
normatividad archivística vigente.
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normatividad archivística vigente.
Contempla situaciones tendientes a
la simplificación de trámites y
racionalización de recursos.

EL COMITÉ DE ARCHIVO
Equipo asesor de la alta dirección,
responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas, definir los programas de
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las políticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer
recomendaciones en los procesos
administrativos y técnicos de los
archivos

COMPONENTES DE UN PGD
Consideraciones básicas de tipo
administrativo, económico y
archivístico.archivístico.
Aspectos de planeación
relacionados con la necesidad de un
diagnóstico y los requisitos previos
al PGD.
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La adopción e implementación de las
tablas de retención documental.
La formación de archivos según el
ciclo vital de los documentos (Archivosciclo vital de los documentos (Archivos
de Gestión, Central e Histórico)
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Identificación de los procesos de un
programa de gestión documental y
sus correspondientes flujos desus correspondientes flujos de
información
La implementación y seguimiento.
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PROCESOS
DE UN
2. RECEPCIÓN
3. DISTRIBUCIÓN
8. DISPOSICIÓN FINAL
1. PRODUCCIÓN
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7. CONSERVACIÓN
DE UN
PGD
3. DISTRIBUCIÓN
4. TRÁMITE 6.CONSULTA
5. ORGANIZACIÓN

PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
Generación de documentos
de las instituciones en
cumplimiento de sus
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cumplimiento de sus
funciones.

DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
Medios y técnicas de
producción y métodos de
Planear - Planeación
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diseño de
documentos
producción y métodos de
impresión
Determinación y selección de
soportes documentales
Determinación de
dimensiones, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.

DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y
diseño de
Instrucciones para el
diligenciamiento de formularios
34/69
diseño de
documentos
diligenciamiento de formularios
Determinación de uso y finalidad
de los documentos
Diplomática: imagen corporativa,
características internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografía

DOCUMENTOS
2.Normalización
Identificación de dependencias
productoras
2.Normalización
de la producción
documental
productoras
Definición de tipologías
documentales, formatos y
formularios según TRD
Determinación de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas
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DOCUMENTOS
2. Normalización
Directrices relacionadas con el
número de copias
2. Normalización
de la producción
documental
número de copias
Control de la producción de
nuevos documentos
Determinación de la periodicidad
de la producción documental
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DOCUMENTOS
Instrumentos
Manual de producción documental
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
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Manual de producción documental
Manual de autorización de firmas
Procedimiento de producción documental

DOCUMENTOS
3. Producción
Redactar el contenido.
Firma
Hacer - Gestionar
3. Producción
de Documentos
según lo
planeado
Firma
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
4. Verificación
que los
Revisión de contenido ajuste
técnico y jurídico
Verificar - Controlar Subsistema de control de Gestión
que los
Documentos se
produjeron según
lo planeado
técnico y jurídico
Verificación de calidad
diplomática; uso de formatos
diseñados y contenido
ortográfico.
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Corrección Corrección y ajuste del
documento (si es posible)
Actuar - Subsistema de Control de Evaluación
Planes de Mejoramiento
Acción Correctiva
Acción Preventiva
documento (si es posible)
Volver a producir el documento
Reentrenamiento del personal
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
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para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.

Radicación:
Procedimiento por el cual, se asigna un
DOCUMENTOS
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Procedimiento por el cual, se asigna un
número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío

Registro:
Procedimiento por el cual, las entidades
DOCUMENTOS
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Procedimiento por el cual, las entidades
ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o código
de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta

DOCUMENTOS
Definición de medios de recepción
Diseño de formatos de registro y
1. Planificación
del Registro de
ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO
44/69
Diseño de formatos de registro y
entrega
Determinación de oficinas y
recepción(ubicación, personal,
Equipos)
del Registro de
documentos

PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Instrumentos
Procedimiento de Recepción
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
45/69
Procedimiento de Recepción
Horarios de atención
Listado de palabras claves
Formatos de registro

DOCUMENTOS
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de
2. Registro de
documentos
ACTIVIDADESPROCEDIMIENTO
Hacer – Incorporar y Registrar -
46/69
Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos
documentos

DOCUMENTOS
2. Radicación
de documentos
Asignación de consecutivo, fecha
y hora
Hacer - Incorporar y Registrar -
de documentos y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicación y control
Elaboración de estadísticas
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PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Corrección Corrección del registro, solicitud
de anexos, datos (si es posible)
Acción Correctiva
Acción Preventiva
de anexos, datos (si es posible)
Recepción y registro del
documento correcto
Estadísticas
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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS
Actividades tendientes a garantizar que
los documentos lleguen a su destinatario.
49/69
los documentos lleguen a su destinatario.

1.Planificación de
la Distribución
de documentos
Identificación de dependencias y
determinación de competencia
Definición de medios de
DOCUMENTOS Planear - Planeación
de documentos
recibidos
Definición de medios de
distribución: personal, fax, correo
tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros.
Diseño de formatos e indicadores
Diseño de rutas internas y
externas.
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2. Distribución de Asignación de código de
DOCUMENTOS Planear - Planeación
2. Distribución de
documentos
internos
Asignación de código de
dependencias
Enrutamiento y entrega de
documentos a dependencia
competente
Registro de control de entrega de
documentos internos
51/69

PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Instrumentos
Codificación de puntos de oficina
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
52/69
Codificación de puntos de oficina
Rutas de distribución
Indicadores
Procedimientos de distribución
Formatos de registro

Entrega y recibo interna
DOCUMENTOS Hacer - Trazabilidad
3. Distribución de
documentos
enviados
Entrega y recibo interna
Control y firma de guías y planillas
de entrega
Envío
Entrega por mensajería externa
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3. Verificación de Constatación de entrega de
Verificar – Subsistema de control de gestión - Trazabilidad
3. Verificación de
la distribución
Constatación de entrega de
comunicaciones internas y
externas
Verificación de tiempo de entrega.
Verificación de cantidad entregada
54/69

Corrección CASI IMPOSIBLE (Recuperación Pacto
de no divulgación)
Acción Correctiva
Acción Preventiva
de no divulgación)
Re-entrega del documento, firma
de registro de
Estadísticas
55/69

PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS
Curso del documento desde su producción
o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa
56/69
función administrativa

DOCUMENTOS
Respuesta a una solicitud o
requerimiento
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DOCUMENTOS
1. Planificación de
Gestión de trámites
-Determinar requisitos del
trámite
Gestión de trámites trámite
-Identificar competentes para
resolver el trámite
-Asignar responsabilidades
-Procedimientos para cada
trámite (relación con otros
procesos)
58/69

PROCESO DE TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Instrumentos
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
59/69
Manual de trámites con sus requisitos
Procedimientos
Tiempos de respuesta definidos
Normograma para cada proceso
Manual de autorización de firmas

DOCUMENTOS
2.Recepción de
solicitud o trámite
-Confrontación y
diligenciamiento de planilla
Hacer -
solicitud o trámite
3. Respuesta
diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trámite
-Determinación de
competencia
-Preparación y proyección
de respuesta
60/69

2. Recepción de solicitud
o trámite
-Confrontación y diligenciamiento
de planilla de control y ruta del
Hacer - Gestionar
o trámite
3. Respuesta
4. Revisión técnica
de planilla de control y ruta del
trámite
-Determinación de competencia
-Preparación y proyección de
respuesta
-Revisión por técnicos
profesionales y abogados firma.
61/69

DOCUMENTOS
4. Comprobación de -Medición de satisfacción del
Verificar - Actuar - Controlar
4. Comprobación de
satisfacción de
trámite
-Medición de satisfacción del
usuario: tiempo de
respuesta, solución de lo
requerido.
-Tiempo de respuestas
-Respuestas dadas acorde a
requerimientos técnicos
-Respuestas dadas acorde a
procedimientos legales 62/69

Corrección Redacción nuevo documento
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Edición y entrega de documento
corregido
Mas fuentes de consulta
Revisión procedimientos
63/69

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
220.13 ACTAS 220.13.03 Actas
Comité Directivo
Conjunto de acciones
orientadas a la
clasificación, ordenación
y descripción de los
64/69
y descripción de los
documentos

DOCUMENTOS
1. Planeación de la
Organización
Documental
-Identificación de unidades
administrativas funcionales
-Conformación de Cuadro de
Clasificación documental
Clasificación documental
-Elaboración de Tablas de
Retención Documental
Valoración Documental
65/69

DOCUMENTOS
Organización
Documental
-Realizar cronograma de
trasferencias
-Diseñar Instructivos de
organización y transferencias
organización y transferencias
-Determinación de los sistemas
de ordenación
66/69

DOCUMENTOS
Organización
Documental
-Diseño de instrumentos de
recuperación como Guías,
Inventarios, Catálogos e
Índices
Índices
-Diseño de formatos.
-Diseño de Bases de Datos
67/69

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Instrumentos
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
68/69
Tabla de Retención Documental
Tabla de Valoración Documental
Instructivos o procedimientos de aplicación
Sistemas de Ordenación
Procedimientos de Descripción
Calendario de Transferencias

DOCUMENTOS
2. Clasificación
documental
-Separar la tipologías y
agruparlas en Unidades de
Hacer - Gestionar
documental agruparlas en Unidades de
conservación según Cuadro
de Clasificación Documental,
Aplicando de la T.R.D. ó
T.V.D. según corresponda
69/69

DOCUMENTOS
3. Ordenación
documental
-Disposición de tipologías
documentales según fecha de
Hacer - Gestionar
documental documentales según fecha de
trámite al interior de la unidad de
conservación
-Foliación
-Ordenación de los expedientes
que conforman las series ó
subseries documentales, según
sistema de ordenación escogido
70/69

DOCUMENTOS
4. Descripción
documental
-Análisis de información y
extracción de contenidos
Hacer - Gestionar
documental extracción de contenidos
-Registro y digitación de
información en la Base de
Datos
-Publicación del Instrumento
de recuperación y
descripción.
71/69

DOCUMENTOS
5. Archivo Ubicación de la unidad de
conservación en el mobiliario
de archivo.
Actualización del inventario
Hacer - Gestionar
Actualización del inventario
topográfico de documentos
Ubicación de tipologías en
las unidades especiales C.D.,
Planos etc., diligenciamiento
de los controles cruzados e
índice
72/69

DOCUMENTOS
6. Transferencias
documentales
Escoger unidades
documentales a transferir
según las TRD o TVD
Hacer - Gestionar
Preparación y embalaje
documentos a transferir
Diligenciar inventario de
transferencias
Entrega y Recibo de
transferencia documental
según las TRD y/o TVD
73/69

DOCUMENTOS
Corrección
Archivar nuevamente repitiendo
todo los pasos
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Ubicación del documento mal archivado y repetir
todas las actividades para lograr su correcto
archivo
Mejora de las Tablas
Revisión procedimientos
74/69

PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen
75/69

2. Reglamentación
de la consulta
-Determinar necesidades de
información internas y externas
-Decidir medios de atención de
consulta.
PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
76/69
consulta.
-Decidir tiempos de respuesta.
-Establecer niveles competencia de
usuarios consultantes
-Formular estrategia para hacer
disponible la información de
documentos con restricciones por
conservación o confidencialidad

Instrumentos
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
77/69
Reglamento de consulta
Tiempos de atención
Procedimiento y formatos para la
atender la consulta

2. Atención de la
consulta
-Precisar la necesidad informativa a
consultar.
-Verificar la competencia del
consultante
Hacer - Gestionar
78/69
consultante
-Precisar Disponibilidad de información
en términos de restricciones por
reserva o por conservación

3. Atención de la
consulta
-Solicitar autorización para consulta en
caso de requerirse
-Registro de la consulta
-Localización de la información en
Hacer - Gestionar
-Localización de la información en
instrumentos descriptivos
-Ubicación del documento en el archivo
-Registro en tarjeta de afuera
-Facilitación de consulta en sala
-Reproducción del documento (sencilla
o autenticada)
79/69

Corrección
Volver a repetir todo el procedimiento y archivar
el documento servido erronéamente, (si se filtro
información confidencial negociar acuerdo de no
divulgación)
Acción Correctiva
Acción Preventiva
divulgación)
Re-entrega del documento, firma
de registro de prestamo
Estadísticas
Publicación reglamento
Revisión del reglamento
80/69

Conjunto de medidas preventivas o correctivas,
adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido
PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
81/69
alterar su contenido

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Planear
PROCEDI
MIENTOS
ACTIVIDADES
1.
Planeación
del Sistema
Integrado
Diseñar campaña sensibilización y toma de
conciencia
Determinar Sistema de Reproducción, duplicación y
migración de informaciónIntegrado
de
Conservaci
ón
migración de información
Diseñar plan de Inspección y mantenimiento de
instalaciones
Establecer Periodos y estándares de Control de
condiciones ambientales
Formular plan de atención y prevención de
desastres
Planes de contingencia (copias de seguridad,
protección en incendios, robos, inundaciones,
catástrofes naturales, atentados, guerras) 82/69

PROCESO DE CONSERVACIÓ DE DOCUMENTOS
Instrumentos
SUBSISTEMA DE
CONTROL DE
GESTIÓN
SUBSISTEMA
DE
CONTROL
ESTRATEGICO
83/69
Campaña de Sensibilización
Plan de Aseguramiento Archivístico
Integral
Estándares
Plan de reprografía y realmacenamiento

Sensibilización Educación
Visitas guiadas
Campaña
DOCUMENTOS
84/69
Campaña

Mantenimiento Limpieza de unidades de
conservación
Limpieza de depósitos
DOCUMENTOS
85/69
Limpieza de depósitos
Verificación de estándares de
almacenamiento

DOCUMENTOS
Control de plagas
Almacenamiento,
realmacenamiento y empaste
Realizar primeros auxilios yRealizar primeros auxilios y
reparaciones menores
Simulacros de atención de
desastres
Aplicar plan de reprografía
(copias de seguridad, protección
en incendios, robos,
inundaciones, catástrofes
naturales, atentados, guerras) 86/69

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Corrección
Corrección de condiciones de ambientales
Acción Correctiva
Acción Preventiva
Realización de primeros auxilios
Restauración
Estadísticas
Facilitar copias documentos
Revisión de la totalidad del proceso
87/69

Decisión resultante de la valoración en cualquier
etapa del ciclo vital del documento
PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS
88/69
ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
CONSERVACIÓN
TOTAL

DOCUMENTOS
Organización
Documental
Retención Documental
-Cronograma de transferencias
-Métodos de eliminación
documental
89/69

DOCUMENTOS hacer
La
conservación
total
Preparación documentos a transferir
Solicitar aprobación por comité
Recepción de transferenciastotal Recepción de transferencias
secundarias
Organización de documentos para
disponerlos al servicio de los usuarios
Conservación y preservación de los
documentos
Modificación de inventarios
90/69

DOCUMENTOS hacer
Eliminación de
documentos
Selección de documentos a
eliminardocumentos eliminar
Presentar propuesta
Aval por el Comité de Archivo.
Levantamiento de acta
Eliminar según procedimiento.
Modificación de inventario
91/69

DOCUMENTOS hacer
Selección
documental
Escogencia de documentos para
Aplicación de seleccióndocumental Aplicación de selección
Aprobación de propuesta por Comité
Elección de documentos para
conservación total y/o reproducción en
otro medio
Preparar documentos a transferir
Aplicar eliminación de documentos
92/69

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS
Corrección
Si se detecto antes de la
aplicación final repetir el
proceso
Acción Correctiva
Acción Preventiva
proceso
Localizar copias, reconstruir
Destruir
Reformular TVD TRD
Verificación
93/69

Bibliografía
• Archivo General de la Nación, Manual de Archivística primera fase,
Guía para la Implementación de un Programa de Gestión, Bogotá
2006 y Presentación Programa de Gestión Documental.
• ICONTEC, Norma Técnica de Gestión de la Calidad
NTCGP1000:2009
• Consejo Internacional de Archivos:
– Normas ISAD(G), Norma General de Descripción Archivística;
– ISAAR-CPF, Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos– ISAAR-CPF, Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos
relativos a Instituciones, Personas y Familias,
– ISDF Norma internacional para la descripción de funciones
– ISIDIAH, Norma internacional para las instituciones que custodian recursos
archivísticos
• ISO Normas ISO 9001:2008 Gestión de la Calidad, ISO 27000
Seguridad de la Información

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