Etapas en la organización de eventos

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Etapas en la organización de eventos

  1. 1. Organización de Eventos El proceso administrativoPlanificar y Coordinar todos los recursos disponibles(humanos, materiales y financieros) objetivos establecidosmáxima eficiencia mínimo costo
  2. 2. Organización de Eventos El proceso administrativo ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTOPLANIFICACIÓN: previsión yplaneación.ORGANIZACIÓN: integración ycoordinación.IMPLEMENTACIÓN: puesta enmarcha y dirección.CONTROL: evaluación, resultados.
  3. 3. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓNPrevisión: ¿qué se puede hacer?Acciones a desarrollar: desarrollarf) Determinar objetivosg) Analizar eventos anteriores o parecidosh) Tomar decisiones
  4. 4. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓNA- Previsión: Determinación de Objetivos Objetivos Generales: deben estar claramente definidos. 1. Educativos 2. Informativos 3. Comerciales 4. De difusión 5. Motivacionales, etc. Objetivos particulares: 1. Objetivos del Ente que lleva lo adelante. 2. Objetivos de los participantes. 3. Objetivos del organizador y su equipo de trabajo.
  5. 5. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓNB - Previsión: Análisis y evaluación de eventos anteriores ¿Qué información? Cantidad y procedencia de participantes Preferencia geográfica. Nivel socio económico. Temas de mayor interés. Costos de eventos anteriores. Referentes interesantes para invitar. Precios de los predios, salones, alquileres, equipos, etc. Relación pre-inscriptos - inscriptos totales.
  6. 6. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓNC - Previsión: Primeras decisionesNos permitirá desarrollar la organización del evento: Nombre del evento: Número de edición, Tipo de evento,Regionalidad, Especialidad, Entidad organizadora Tema principal Isotipos / logotipos Ciudad Fecha Sede
  7. 7. Organización de Eventos El proceso administrativo V Encuentro Nacional de Gestión Hotelera Organizado por UNQ - UNSL “Excelencia en la Gestión hotelera y turística.Estrategias para la adecuación, formación y empleo.”
  8. 8. Organización de EventosEl proceso administrativo
  9. 9. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN- Previsión: Tomar decisionesFecha, lugar y sedeLa fecha del evento debe estar relacionada con laciudad en que se desarrolla la reunión, asegura: la disposición de plazas hoteleras, las disponibilidad gastronómica, lugares en medios de transporte, espacios, salones para reuniones, Evaluar los mejores precios de los servicios necesarios,etc.
  10. 10. Organización de Eventos El proceso administrativo 1. PLANIFICACIÓN - Planeación de actividades El plan general de trabajo: implicaconfeccionar el listado de tareas El presupuesto: nos permitirá saberanticipadamente cuales serán los costos quedeberemos afrontar La calendarización: debemos otorgar acada acción especifica en el plan de trabajo “eltiempo”
  11. 11. Organización de Eventos El proceso administrativo 2. ORGANIZACIÓNResponde a: ¿cómo se va hacer?Se determina la estructura de acciones: Funciones, Asignación de Jerarquías, y Puestos de trabajo.Nos permitirá realizar el organigrama ydefinir los cargos y/o perfiles.
  12. 12. Organización de Eventos El proceso administrativo 2. ORGANIZACIÓNIntegración y coordinación: ¿con qué – con quién?Acciones a desarrollar: desarrollarf) Determinar recursos: técnicos, humanos, económicos.g) Nombrar autoridades y comités (en grandes eventos)h) Contratar personal: funciones durante la organización y durante el evento
  13. 13. Organización de Eventos El proceso administrativo 3. IMPLEMENTACIÓN Es la puesta en marcha del evento. Verificar que lo planificado se haga en laforma prevista. Articular la calendarización con elpresupuesto.
  14. 14. Organización de Eventos El proceso administrativo 4. CONTROL- Evaluación: ¿cómo se hizo? Posterior a la finalización del evento Medición de resultados Definir estrategias de recolección de datos Encargados de la evaluación Aprovechar los resultados

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