Access

Slide 1: Access Giuseppe Specchio

Slide 2: Dalla carta al database Gli archivi costituiscono una memoria di lavoro indispensabile per gestire quantità ingenti di informazioni, per ordinare gli elementi utili, metterli in relazione e filtrare i dati che devono essere utilizzati nelle varie circostanze. Prima della diffusione dei sistemi informatici erano gestiti in forma cartacea, con schedari e registri, che permettevano di catalogare e ordinare i dati in base ad un unico criterio di ricerca e rendevano piuttosto disagevole il recupero e l’analisi dell’informazione. Giuseppe Specchio - Access 2

Slide 3: L’avvento dei computer nelle gestione degli archivi ha notevolmente migliorato i processi di memorizzazione e recupero dei dati: la creazione di software specifici per la gestione di banche dati, chiamati DBMS (Data Base Management System), ha infatti permesso di unificare in un unico programma applicativi le funzionalità di archiviazione e gestione dei dati. Se all’inizio i software per la gestione di database occupavano grande spazio di memoria e risultavano abbastanza complessi da utilizzare, oggi programmi come Microsoft Access uniscono sofisticate funzioni di archiviazione, ricerca e analisi dei dati a un interfaccia amichevole, e consentono un utilizzo versatile adatto alle più svariate esigenze. Giuseppe Specchio - Access 3

Slide 4: Il database quindi, permette di creare una memoria digitale vasta e “intelligente” che può essere utilizzata ai più diversi livelli di complessità: dall’archivio per il magazzino di un’azienda, dove sono gestite e controllate le giacenze in deposito, al catalogo dei libri che fanno parte della biblioteca di casa. Giuseppe Specchio - Access 4

Slide 5: Nozioni di base Il database è un insieme integrato di informazioni omogenee, che fornisce una serie di strumenti, come tabelle, query, maschere e report, per la catalogazione, l’ordinamento e la ricerca dei dati. Prima di entrare nel vivo della realizzazione dei database è necessario introdurre i termini più importanti che è indispensabile conoscere per affrontare la gestione dei database. Giuseppe Specchio - Access 5

Slide 6: Gli elementi costitutivi di un database sono i seguenti : •I campi : un campo è uno spazio nel database che contiene un’unità d’informazione, come un nome, un numero di telefono, una data. Quando si crea un database è necessario includere un campo per ogni categoria di dati a cui si è interessati. •I record : un record è costituito da un insieme di campi riferiti ad un singolo soggetto. In un database che raccoglie i dati dei clienti, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso cliente sono registrate in un record. Giuseppe Specchio - Access 6

Slide 7: •Le tabelle : una tabella è un elenco che visualizza più record contemporaneamente. Più precisamente, ogni riga di una tabella di un database è costituita da un record, ognuno dei quali è suddiviso in vari campi che costituiscono le colonne. •I file : un file è un database che contiene una o più tabelle. Access salva i file di database con l’estensione MDB, che significa Microsoft DataBase. Giuseppe Specchio - Access 7

Slide 8: Giuseppe Specchio - Access 8

Slide 9: Il database può essere pensato come una serie di tabelle, ognuna delle quali contiene informazioni omogenee. Access 2000, in particolare, è un database relazionale: questo significa che i dati non sono memorizzati in un’unica grande tabella, ma in più tabelle tutte in relazione tra loro, tanto che le informazioni di diverse tabelle possono essere unite ed è possibile eseguire ricerche in più tabelle contemporaneamente. Definizione : Un database relazionale è un database in grado di gestire più tabelle correlate ed estrarre da più informazioni da più tabelle contemporaneamente. Giuseppe Specchio - Access 9

Slide 10: All’interno del database si possono costruire tabelle che raggruppano record dello stesso tipo: in un archivio per la gestione dei contatti con i clienti, per esempio, tutti i record relativi ai dati anagrafici dei clienti possono essere raggruppati in una tabella Clienti, mentre in una tabella Vendite si possono archiviare le informazioni relative agli acquisti effettuati dai diversi clienti. Attraverso un sistema di relazioni tra dati, inoltre, è possibile combinare informazioni provenienti da ambienti diversi, ordinando l’archivio in modo flessibile e rispondente a diverse esigenze di ricerca. Giuseppe Specchio - Access 10

Slide 11: Nel database le relazioni sono associazioni tra tabelle stabilite in base a uno o più elementi comuni. Nell’ipotesi di avere delle tabelle che hanno in comune il campo del nominativo cliente queste possono essere messi in relazione e combinati secondo strutture diverse. I campi comuni alle diverse tabelle sono definiti campi chiave. Nella tabella con i dati anagrafici dei clienti, per esempio è possibile inserire un campo chiave ID CLIENTE : tutti i record della tabella, quindi, conterranno un campo ID CLINTE , numerato in modo progressivo, che permette di identificare la categoria di record – Cliente, appunto – e la posizione del record all’interno della categoria, per esempio ID CLINTE 3. Giuseppe Specchio - Access 11

Slide 12: Nella tabella sulle vendite, quindi tra i vari campi di ogni record può essere inserito anche il campo ID Cliente: in questo modo le informazioni sui prodotti possono essere messe in relazione con il record del cliente che ha acquistato quel tipo di prodotto. L’ID cliente, in questo caso costituisce una chiave primaria nella tabella sui clienti, in quanto definisce e ordina in modo univoco questo insieme di record, ed è invece una chiave esterna nella tabella sulle vendite, in quanto permette di creare un collegamento tra i record sulle vendite e quelli sui clienti. I campi chiave possono essere definiti elementi di intersezione tra i diversi insiemi di dati, che consentono all’utente di creare sottoinsiemi sempre diversi, rispondenti alle proprie esigenze di ricerca e assemblaggio dei dati. Giuseppe Specchio - Access 12

Slide 13: Giuseppe Specchio - Access 13

Slide 14: Le maschere Le tabelle presentano l’elenco completo di tutti i record relativi a uno stesso argomento; questa modalità di visualizzazione, tuttavia , risulta spesso poco leggibile e difficile da gestire. Per facilitare l’aggiornamento, la modifica o il calcolo sui da è ti possibile creare delle maschere. Le maschere di Access sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un documento : ad ogni campo corrisponde un’etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l’inserimento delle informazioni. Giuseppe Specchio - Access 14

Slide 15: La peculiarità di questo strumento, tuttavia, consiste nel fatto che i campi di una maschera possono essere prelevati da più tabelle diverse. Nel database sulla gestione dei clienti, per esempio, attraverso una maschera si può creare un record contenente le informazioni relative agli acquisti effettuati da ogni cliente. In questo modo attraverso la maschera è possibile visualizzare in un unico record quali e quanti prodotti sono stati acquistati da ogni cliente, associando le informazioni provenienti da d tabelle ue differenti. Giuseppe Specchio - Access 15

Slide 16: Le maschere inoltre, permettono di visualizzare le informazioni secondo diverse modalità grafiche e aggiungere immagini, note o commenti ai campi. Nella maschera sugli acquisti del cliente, per esempio, è possibile inserire le foto dei tipi di prodotto acquistati: in questo modo si può rendere più completa la descrizione dell’acquisto e utilizzare, per esempio, come nota di fatturazione. Giuseppe Specchio - Access 16

Slide 17: Le query Le query sono il mezzo con cui è possibile interrogare un database. Quando si definisce una query si chiedono al database informazioni di qualche natura. Con le query è possibile recuperare i dati dalle tabelle e organizzarli in modo diverso. Se il database rappresenta il magazzino di una libreria, per esempio, si potrebbe interrogarlo per sapere quanti libri di prezzo compreso tra 12.000 lire e 20.000 lire sono disponibili. In database che raccoglie le informazioni sugli inquilini in uno stabile, invece, si potrebbe verificare chi non ha ancora pagato l’affitto del mese corrente. Giuseppe Specchio - Access 17

Slide 18: La query, quindi, permette di utilizzare i dati delle tabelle in modo dinamico, mettendo in relazione le informazioni, filtrando i dati che interessano, effettuando ricerche incrociate sui record che rispondono a determinate caratteristiche. Giuseppe Specchio - Access 18

Slide 19: I report I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database, riordinando i dati da una tabella o da una query. In genere i report sono destinati alla stampa: a questo scopo Access offre vari layout preformattati i che possono aiutare a impaginare i dati, dando loro una veste grafica gradevole ed efficace. Giuseppe Specchio - Access 19

Slide 20: Moduli e macro Access fornisce anche degli strumenti avanzati che permettono di automatizzare alcune funzioni di ricerca e calcolo sui dati. Le macro, per esempio, permettono di creare e memorizzare procedure automatiche per l’utilizzo del programma: in questo modo è possibile semplificare le operazioni che si compiono più di frequente. I moduli, invece, costituiscono delle maschere con funzioni avanzate. Moduli e macro tuttavia, richiedono l’implementazione da parte di utenti esperti e risultano utili solo quando è necessario gestire archivi di dati molto complessi che richiedono funzioni personalizzate. Giuseppe Specchio - Access 20

Slide 21: Progettare il database Il primo paso per creare un database utile ed efficace è progettarlo in modo accurato e relazionale. Access offre numerosi modelli guidati per la creazione di database: tuttavia è sempre necessario, prima di mettersi a riempire queste strutture preconfezionate, riflettere sulle reali esigenze del proprio database e sulle funzioni a cui esso deve assolvere. È molto importante, infatti, pensare alla struttura del database e definire campi da includere, cioè le categorie da utilizzare per l’archiviazione dei dati. Quando si devono scegliere i campi da inserire è meglio introdurre un campo in più (anche con il rischio che si riveli inutile) piuttosto che trascurare un campo che in seguito potrebbe essere necessario; in particolare è meglio evitare di raggruppare dati di tipo diverso in un unico campo. Giuseppe Specchio - Access 21

Slide 22: Una volta deciso quali campi includere, bisogna suddividere i campi tra le tabelle. Se si deve creare una database relativo agli ordini di una libreria, per esempio, si potrebbe creare una tabella Prodotti contenente la descrizione dei libri, con l’informazione relative al prezzo, l’autore, la casa editrice, il genere, ecc. un’altra tabella, Dettagli ordini, potrebbe raccogliere i diversi particolari relativi agli ordini, come il prezzo, la quantità ordinata, eventuali sconti ed un campo IDprodotto , che permetta di creare un collegamento tra le due tabelle. L’ultimo elemento da considerare in fase di progettazione è la chiave primaria, che permette di identificare in modo univoco ogni record della tabella. Giuseppe Specchio - Access 22

Slide 23: Una volta inserite le chiavi primarie è possibile progettare i campi chiave esterna con cui è possibile collegare le varie tabelle. Pianificare le relazioni tra tabelle è il fulcro della strutturazione del database : in base alle relazioni impostate, infatti, è possibile collegare i dati tra loro, effettuare delle ricerche o filtrare i dati in relazione ai più diversi parametri. NB : quando si progettano le tabelle del database è utile seguire alcune semplici regole. Prima di tutto, non ripetere le stessi informazioni in più tabelle: oltre a evitare ridondanze tra i dati, in questo modo non si corre il rischio di creare voci con lo stesso nome che contengano informazioni diverse. Inoltre, bisogna fare attenzione a inserire in ogni tabella informazioni omogenee, così da creare una struttura pulita, che può agevolare l’archiviazione e la ricerca delle informazioni. Giuseppe Specchio - Access 23

Slide 24: La finestra Database In Access è possibile aprire o creare tabelle, query, maschere, report, macro e moduli attraverso la finestra Database. La finestra Database è la prima finestra che viene visualizzata quando si apre un database. È uno strumento di gestione che permette di controllare i vari elementi del database. Giuseppe Specchio - Access 24

Slide 25: Giuseppe Specchio - Access 25

Slide 26: Per creare una tabella, una query o una maschera fate clic su uno dei pulsanti del riquadro Oggetti e poi sul pulsante Nuovo. Per aprire uno di questi elementi fate clic sul pulsante Apri. Il pulsante Struttura permette di visualizzazione Struttura, attraverso cui è possibile specificare il layout ed il contenuto della tabella, di una maschera, di un record o di un qualsiasi altro oggetto. Inoltre, facendo clic con il pulsante destro del mouse su uno degli elementi della finestra si apre un menu di scelta rapida che contiene i comandi per aprire, stampare, rinominare o eliminare l’elemento. Giuseppe Specchio - Access 26

Slide 27: Giuseppe Specchio - Access 27

Slide 28: Access considera le varie parti di un database come file. Per esempio, se si apre una tabella e si avvia una query, è necessario salvare la tabella prima di poterla chiudere. Quando si cerca di chiudere una tabella o un altro elemento di un database senza salvare le modifiche, il programma chiede se si vogliono salvare le modifiche apportate. Invece di chiudere una parte del database quando volete lavorare su un’altra parte, potete utilizzare il pulsante di riduzione ad icona, così da avere i vari elementi disponibili sullo schermo. NB : quando lavorate all’interno di una tabella, di una query, di una maschera o di un report, potete richiamare la finestra Database premendo il tasto F11. Giuseppe Specchio - Access 28

Slide 29: La Creazione guidata Database Una volta ideato il progetto, è possibile iniziare a cimentarsi con la costruzione del database. Access offre due opzioni per la costruzione dell’archivio: con la Creazione guidata Database oppure partendo da zero. Quando si avvia il programma, infatti, Access visualizza una finestra di dialogo con cui chiede se si vuole aprire un database esistente, crearne uno nuovo oppure utilizzare un modello di database. Giuseppe Specchio - Access 29

Slide 30: Giuseppe Specchio - Access 30

Slide 31: Selezionando Database vuoto si sceglie di creare dal nulla la struttura del database, senza avvalersi di alcuna griglia predefinita, se invece si sceglie l’opzione Progetti pagine e creazione guidata Access si possono utilizzare una serie di modelli preconfezionati per la strutturazione dell’archivio. Nella maggior parte dei casi la Creazione guidata Database è il modo più semplice per creare un database. Si tratta di un metodo flessibile che offre numerose opzioni di personalizzazione per adattare la struttura dell’archivio alle proprie esigenze. Inoltre se in secondo momento ci si accorge di aver commesso qualche errore o omesso delle informazioni, è sempre possibile modificare la struttura dell’archivio, cancellando o inserendo campi, tabelle, oppure modificando le relazioni tra i record. Giuseppe Specchio - Access 31

Slide 32: NB : Access richiede di salvare e assegnare un nome al database fin dal momento della sua creazione. Quando si crea un nuovo database è quindi necessario preparare una cartella in cui memorizzare e pensare subito a un nome che possa risultare sufficientemente descrittivo. Nella finestra di apertura di Access, fata clic sulla voce Progetti, pagine e creazione guidata di Access: il programma apre la finestra di dialogo Nuovo, dove sono visualizzati tutti i modelli di database disponibili, per esempio Controllo inventario, Gestione contatti, gestione ordini, Libro mastro. Selezionate il tipo di database che volete utilizzare e fate clic si OK. Giuseppe Specchio - Access 32

Slide 33: Giuseppe Specchio - Access 33

Slide 34: Le finestre successive della procedura differiscono a seconda del tipo di database scelto: le immagini di queste pagine fanno riferimento al database Gestione contatti. Dopo aver scelto un database, Access visualizza la finestra Salva nuovo database: selezionate l’unità in cui volete memorizzare il database e assegnatele un nome, quindi fate clic su Crea. A questo punto appare la finestra di dialogo Creazione guidata database. Access visualizza una finestra di presentazione del database scelto, che offre una sintetica descrizione delle funzioni svolte da quel tipo di archivio; procedendo con il pulsante Avanti, si ottiene una seconda pagina di Creazione guidata, che chiede di specificare i campi da includere nella tabella o nelle tabelle del database. Giuseppe Specchio - Access 34

Slide 35: Giuseppe Specchio - Access 35

Slide 36: All’interno della finestra, infatti, sono presenti due aree: nella parte sinistra sono visualizzate le tabelle previste per il tipo di database scelto, per esempio Contatti, o Chiamate, mentre nella parte destra sono elencati i campi da inserire in ogni tabella. Dopo aver selezionato una tabella, è possibile scegliere quali campi introdurre nel riquadro a destra, facendo clic sulle relative caselle d’opzione. Una volta scelte le opzioni che preferite, fata clic su Avanti. La finestra successiva chiede di indicare lo stile di visualizzazione su schermo del database. Potete vedere l’aspetto dei modelli disponibili nel riquadro di anteprima. Giuseppe Specchio - Access 36

Slide 37: A questo punto Access propone una serie di stili d’applicare ai report stampati: scegliete il preferito e fate clic su Avanti. Comparirà l’ultima finestra, che permette di inserire un titolo per il database. Il titolo apparirà nei report stampati. Giuseppe Specchio - Access 37

Slide 38: NB: è possibile inserire un’immagine, per esempio il logo aziendale, in tutti i report , facendo clic nella casella Includi un’immagine e quindi sul pulsante Immagine. L’immagine sarà visualizzata nell’angolo superiore sinistro dei report. Concluse tutte le operazioni delle Creazione guidata, Access chiede di aprire direttamente il database per iniziare a inserire i dati: se si vuole chiudere l’archivio per compilarlo in un secondo momento è necessario deselezionare la casella d’opzione Apri database. Giuseppe Specchio - Access 38

Slide 39: Crea un database vuoto Se i modelli presentati da Access non corrispondono alle proprie esigenze, è possibile creare il proprio database da un modello vuoto. Se Access è appena stato avviato, selezionate l’opzione Database vuoto dalla finestra di dialogo Microsoft Access e fate clic su OK. Se invece il programma è già stato aperto, fate clic sul pulsante Nuovo: apparirà la finestra Generale, in cui dovete fare clic sull’icona Database vuoto. Giuseppe Specchio - Access 39

Slide 40: Come nella procedura della Creazione guidata, Access visualizza la finestra per il salvataggio dei file: una volta digitato un nome per l’archivio e scelta l’unità in cui memorizzarlo è possibile iniziare a lavorare, facendo clic sul pulsante Crea. Giuseppe Specchio - Access 40

Slide 41: Per la creazione dell’archivio, Access mette a disposizione la finestra Database: è la “cabina di comando” del database, dalla quale è possibile gestire gli elementi dell’archivio e supervisionare i lavori in corso. Access, inoltre, presenta la modalità di creazione delle tabelle, le fondamenta su cui sarà ostruito il nuovo database. Giuseppe Specchio - Access 41

Slide 42: Le tabelle Il primo passo nella creazione di un database consiste nella creazione delle tabelle. Nelle prossime pagine vedremo come fare per realizzare una nuova tabella, come creare le relazioni che permettono di lavorare su più tabelle contemporaneamente, come modificare l’aspetto di una tabella e come inserire i dati. Giuseppe Specchio - Access 42

Slide 43: Creare una nuova tabella Access offre tre opzioni per creare una tabella di database. Il pulsante Crea una tabella in visualizzazione Struttura consente di costruire la nuova tabella definendo autonomamente le categorie dei singoli campi. Il pulsante Crea una tabella mediante una creazione guidata permette di utilizzare modelli di tabelle precostituiti per archiviare i dati, nei quali sono già presenti categorie di catalogazione da associare ai campi. Con il pulsante Crea una tabella mediante l’immissione di dati è possibile inserire direttamente i dati nella tabella senza prevedere un nome specifico da assegnare a ogni campo. Giuseppe Specchio - Access 43

Slide 44: Giuseppe Specchio - Access 44

Slide 45: Per selezionare una delle opzioni fate doppio clic sull’icona corrispondente. Vediamo insieme la procedura Crea una tabella in visualizzazione Struttura, che fornisce grande libertà nella progettazione e rifinitura delle tabelle. Quando si fa clic su questo pulsante Access apre la finestra per la creazione della tabella, nella quale è possibile definire i campi che costituiscono la nuova unità d’archiviazione. Per attribuire un nome al primo campo della tabella posizionatevi nella prima casella della colonna Nome campo e digitate il nome per la categoria. Se immaginiamo di costruire un database che raccolga i film posseduti da una videoteca, per esempio, il primo potrebbe chiamarsi Titolo. Giuseppe Specchio - Access 45

Slide 46: Giuseppe Specchio - Access 46

Slide 47: NB : Ricordate che in questa fase di lavoro state creando le etichette per i dati, e non i dati stessi: non dovete quindi riempire le celle del campo Nome campo con i dati da archiviare A questo punto è necessario associare al campo una descrizione del tipo di informazione che sono contenute al suo interno, in modo da rendere più facile la ricerca e la catalogazione dei dati. Se vi posizionate con il puntatore nella casella Tipo dati, infatti, compare a lato della cella una freccia che permette di aprire un menu a discesa: il menu contiene i diversi tipi di dati che è possibile inserire nella tabella. Il campo di tipo Testo, quello predefinito, indica che è possibile inserire nei campi informazioni testuali; se invece avete bisogno di inserire un valore numerico, una valuta o un altro tipo di dati, potete selezionare tra quelli offerti da Access. Giuseppe Specchio - Access 47

Slide 48: NB : se avete bisogno di aiuto per creare un nuovo campo, potete chiedere assistenza ad Access: fate clic con il pulsan destro del te mouse nella casella in cui volete inserire un nuovo nome di campo e premete il tasto destro del mouse, quindi scegliete la voce Genera dal menu di scelta rapida che si aprirà. Access visualizza la finestra di dialogo Generatore di campi. Selezionate il pulsante Ambito professionale o Ambito privato per scegliere la categoria di campi e quindi, nella casella Tabelle di esempio fata clic sulla tabella più simile e quella che volete creare; nella casella Campi di esempio appariranno dei nomi di campo: selezionatene uno e premete il pulsante OK. Giuseppe Specchio - Access 48

Slide 49: NB : Quando si crea un campo Access chiede di definire il tipo di dati che dovranno essere inseriti. Il campo di tipo Testo è utile per la memorizzazione di semplice testo, o di numeri che non devono essere calcolati (per esempio i numeri telefonici) . Per inserire brani più lunghi è preferibile il tipo Memo, mentre se si devono memorizzare più pagine, con una formattazione particolare (così come fogli di lavoro o immagini) si può utilizzare il tipo Oggetto OLE. Il tipo Numerico serve per memorizzare numeri da impiegare in un calcolo; il tipo Valuta per le somme valutarie. Il tipo Data/ora, come dice il nome, è dedicato alla memorizzazione di date e ore: per selezionare la formattazione di date e ore si può fare clic nella casella Formato del riquadro Proprietà campo della finestra di dialogo e scegliere uno dei formati disponibili facendo clic sul pulsante con la freccia rivolta verso il basso. Giuseppe Specchio - Access 49

Slide 50: Il tipo Contatore permette di inserire numeri in sequenza ogni volta che si aggiunge un nuovo record alla tabella (per esempio, al primo record corrisponde il numero 1, al secondo record il numero 2 e così via). Ogni numero può essere utilizzato una sola volta in questo campo, per questo il campo Contatore si può impostare come chiave primaria. Si/No è utile per la memorizzazione di dati di dati che fanno riferimento a due valori o stati, per esempio Si/No, Vero/Falso, Accettato/Respinto, e così via. Quando si sceglie questo tipo di dati, nel campo viene visualizzata una casella: si deve selezionare la casella per indicare l’opzione Si/No/Accetto e così via, mentre si deve lasciare la casella vuota per indicare l’opzione negativa (come No/Falso/Respinto Ecc.). Giuseppe Specchio - Access 50

Slide 51: Il tipo Collegamento ipertestuale deve essere utilizzato per la creazione di collegamenti ipertestuali, mentre Creazione guidata Ricerche è utile per la ricerca di valori trattati da un’altra tabella del database; quando si seleziona questo tipo di dati, infatti, si avvia la Creazione guidata Ricerca, che consente di indicare la tabella dalla quale prelevare il valore. Una volta definiti i dati per il primo campo della tabella, potete passare a quello successivo posizionandovi con il cursore del mouse nella seconda cella della colonna Nome campo e digitando il nome per la seconda categoria: procedete in questo modo per impostare tutti i campi che volete utilizzare nella vostra tabella, per esempio Titolo, Anno, registra, Attore protagonista, Attrice Protagonista, ecc. Giuseppe Specchio - Access 51

Slide 52: Per completare la tabella è importante inserire una chiave primaria, indispensabile per creare relazioni tra le tabelle; attraverso la chiave primaria, infatti, Access può identificare ogni record in modo univoco. Il campo scelto come chiave primaria deve quindi essere un campo in cui ogni record presenta un valore diverso; di solito a questo scopo si utilizzano valori quali il codice fiscale, il numero di fattura, ecc. se nessuno dei campi presenti presenti nella tabella del database può essere utilizzato come chiave primaria, è possibile scegliere una combinazione di campi, oppure creare un campo di tipo Contatore e utilizzarlo come chiave primaria. Giuseppe Specchio - Access 52

Slide 53: Per scegliere la chiave primaria della tabella potete selezionare il campo o i campi facendo clic sul pulsante che si trova alla loro sinistra (per selezionare più campi basta mantenere premuto il tasto CTRL mentre si fa clic sul pulsante) e scegliere il comando Chiave primaria dal menu di scelta rapida che si apre facendo clic con il pulsante destro del mouse. A lato del campo o dei campi scelti comparirà una piccola chiave. NB : Se non si è provveduto inserire un campo ID (per la chiave primaria) mentre si definiscono i campi, alla chiusura della finestra Tabelle Access provvede a segnalarlo, chiedendo se deve inserire automaticamente un campo Id Contatore per l’identificazione dei record. Giuseppe Specchio - Access 53

Slide 54: A questo punto potete chiudere la finestra Tabella selezionando il pulsante di chiusura della finestra. Access chiederà di salvare la struttura creata all’interno del database e di attribuire alla tabella un nome, per esempio Film Giuseppe Specchio - Access 54

Slide 55: Aprire le tabelle Quando si fa clic sul pulsante Tabelle della finestra Database si visualizzano le tabelle contenute nel database. Per aprire una tabella si deve selezionarla con un clic del mouse e quindi fare clic sul pulsante Apri o Struttura. Il pulsante Apri permette di aprire la tabella in visualizzazione Foglio dati, una modalità che consente la visualizzazione, l’inserimento o l’eliminazione dei record. Con il pulsante Struttura, invece, è possibile aprire la tabella in visualizzazione Struttura, una modalità utile per cambiare la struttura della tabella, aggiungendo o eliminando i campi oppure modificando le impostazioni. Giuseppe Specchio - Access 55

Slide 56: Giuseppe Specchio - Access 56

Slide 57: Per cambiare la modalità di visualizzazione di una tabella potete selezionare il comando Visualizzazione Foglio dati o il comando Visualizzazione struttura del menu Visualizza. NB : Se si apre un database con la creazione guidata, al posto della finestra Database sarà visualizzata la finestra Pannello comandi. Si tratta di un sistema di menu che può essere utilizzato per svolgere attività come l’inserimento e la modifica dei dati. Potete chiudere questa finestra facendo clic sul pulsante di chiusura e visualizzare la finestra Database premendo il tasto F11. Giuseppe Specchio - Access 57

Slide 58: Modificare le tabelle Spesso è necessario modificare la struttura delle tabelle del database, spostando o eliminando alcuni elementi, creando nuovi campi oppure assegnando ai campi un nome diverso. Per modificare una tabella esistente è consigliabile lavorare in modalità di visualizzazione Struttura. Se vi siete resi conto che un campo dovrebbe apparire in un latro punto della tabella, potete spostarlo in questo modo : Giuseppe Specchio - Access 58

Slide 59: Selezionatelo facendo clic sulla casella che si trova alla sua sinistra, in modo che il campo venga evidenziato, quindi trascinate il campo verso il basso o verso l’alto utilizzando il piccolo pulsante che si trova alla sua sinistra. Durante il trascinamento tra i campi appare una linea grigia che indica la nuova posizione del campo. Giuseppe Specchio - Access 59

Slide 60: Per inserire un nuovo campo all’interno della tabella, fate clic sul campo del quale volete inserire il uovo elemento e selezionate il comando Inserisci/righe, oppure fate clic sul pulsante omonimo, sulla barra degli strumenti Struttura tabella. In questo modo viene inserita una nuova riga, in cui devono essere introdotte le indicazioni per il nuovo campo creato, il nome, il tipo di dati, una eventuale descrizione. Invece di creare un nuovo campo può essere utile copiare un campo già esistente, con tutte le sue impostazioni. Per copiare un campo selezionatelo e premete la combinazione di tasti CTRL+C oppure fate clic con il pulsante destro del mouse e scegliete l’opzione Copia dal menu di scelta rapida; quindi fate clic sul campo corrispondente alla posizione in cui voleteinserire la copia e premete CTRL+V oppure scegliete Incolla dal menu di scelta rapida. Giuseppe Specchio - Access 60

Slide 61: NB : se modificate il nome di un campo creato con la creazione guidata Tabelle o con lo strumento Generatore di campi, la modifica del nome non appare nelle visualizzazione del foglio dati. Per fare si che la modifica appaia anche in questa visualizzazione è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della colonna, scegliere l’opzione Rinomina colonna dal menu di scelta rapida e quindi inserire il nuovo nome. Per cancellare un campo, infine, è sufficiente selezionare e fare clic sul pulsante Elimina riga, posto sulla barra degli strumenti Struttura tabella. Giuseppe Specchio - Access 61

Slide 62: Tuttavia prima di eliminare un campo è consigliabile riflettere, perché dopo l’eliminazione tutti i record del database perderanno le informazioni contenute nel campo. Se volete compiere modifiche più drastiche e decidere di cancellare tutta la tabella, dovete selezionarla e fare clic sul pulsante Elimina. In questo modo la tabella, con tutti i dati archiviati all’interno, sarà eliminata dal database. Giuseppe Specchio - Access 62

Slide 63: Creare le relazioni fra le tabelle Poiché Access permette di creare database relazionali, è importante che i dati siano suddivisi tra più tabelle e, soprattutto, che le tabelle siano collegate in modo opportuno. Le relazioni, infatti, permettono di utilizzare in una tabella i dati contenuti in un’altra e creare maschere, query o report che fanno riferimento a più tabelle contemporaneamente. Giuseppe Specchio - Access 63

Slide 64: Se il database viene costruito con la relazione guidata, il programma provvede anche a organizzare le relazioni tra le tabelle: le relazioni esistenti tra le tabelle di un database precostituito possono essere visualizzate utilizzando il comando Relazioni del menu Strumenti oppure facendo clic sul pulsante Relazioni della finestra Database, che permettono di aprire la finestra Relazioni, in cui si trova una rappresentazione grafica del sistema di relazioni tra le tabelle del database. Giuseppe Specchio - Access 64

Slide 65: Giuseppe Specchio - Access 65

Slide 66: NB : le relazioni tra i campi delle tabelle possono essere di vario tipo: il collegamento tra i vari diversi elementi dell’archivio, infatti, può articolarsi in modo complesso e comportare uno o più intrecci. Il tipo di relazione più semplice è la relazione uno-a-uno, dove ogni record di una tabella, per esempio il record sui dati anagrafici di un cliente, è associato a un solo record di un’altra tabella, per esempio la tabella con le indicazioni sul suo conto bancario. Questo tipo di relazione collega tra loro informazioni omogenee e per questo non è molto utilizzato: serve soprattutto per suddividere i campi di una tabella troppo grande in tabelle di dimensioni più piccole, in modo da gestirle più facilmente.