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la posta elettronica certificata nelle aziende http://www.cre-attivo.it

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Un breve estratto per sapere tutto il necessario sulla posta certificata in Italia. Per ulteriori informazioni http://www.cre-attivo.it

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  • 1. Posta eletronica certificata www.cre-attivo.it Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 2. PremessaCon il Decreto Legislativo 185/2008 del 29 novembre 2008, convertito nella Legge n.2 del 28 gennaio 2009 la Posta Elettronica Certificata (PEC) diventa obbligatoria perImprese, Professionisti e Pubbliche Amministrazioni.Sulla base della normativa le imprese costituite in forma societaria a partire dal 30novembre 2008, nella domanda di iscrizione al registro delle imprese, sono tenutead indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata.Tutte le altre imprese costituite precedentemente alla medesima data devonoprovvedere entro il 30 novembre 2011.Lindirizzo di posta elettronica certificata sarà visibile sulle visure e sui certificatirilasciati dalle Camere di Commercio. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 3. Che cos’è la pec?Posta Elettronica Certificata (PEC): sistema di comunicazione in grado di attestarelinvio e lavvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornirericevute opponibili ai terzi (art. 1 v-bis CAD).*E’ un tipo speciale di e-mail che consente di inviare/ricevere messaggi di testo eallegati con lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento.Quando si utilizza la PEC, viene fornita al mittente una ricevuta che costituisceprova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventualedocumentazione allegata.Quando il messaggio giunge al destinatario, il gestore invia al mittente la ricevuta diavvenuta (o mancata) consegna, con precisa indicazione temporale. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 4. A cosa serve?Linvio tramite PEC garantisce data e ora, riferiti allaccettazione e alla consegna delmessaggio, e lintegrità del contenuto trasmesso.Serve a modernizzare i sistemi di comunicazione tra privati, in modo da rendereveloce, sicura e certa la trasmissione di messaggi, tra cui assumono particolarerilevanza per le imprese quelli in materia contrattuale (proposta, accettazione,recesso, disdetta, ordini, trasmissioni di fatture, ecc.).L’applicazione nei rapporti con la PA è pressoché generale: può investire tutte letipologie di comunicazione tra imprese e PA. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 5. es. di possibili impieghi concretiLa notificazione della cessione del credito (art. 1264 c.c.)La diffida ad adempiere (art. 1454 c.c.)La comunicazione della volontà di avvalersi della clausola risolutiva espressa (art.1456 c.c.)La comunicazione della disdetta del contratto di locazione (artt. 1596-1597 c.c.)La comunicazione dell’eseguito mandato da parte del mandatario (art. 1712 c.c.)La comunicazione del recesso dal contratto di agenzia (art. 1750 c.c.)Si tratta di alcune tipologie di comunicazione in cui assumono rilevanza la certezzadella ricezione dei messaggi (cd. dichiarazioni recettizie, art. 1335 c.c.) e della lorodata, ai fini della opponibilità del loro contenuto ai terzi. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 6. es. di possibili impieghi concretiStrumento di compliance aziendale: quando ai fini di legge occorra garantiretrasparenza, tracciabilità e sicurezza delle comunicazioni.ES.Obblighi imposti alle imprese dal Codice Privacy (d.lgs. n. 196/2003).Misure preventive e procedure di carattere organizzativo e gestionale richieste aifini della disciplina della responsabilità amministrativa degli enti dipendente dareato (d.lgs. n. 231/2001). Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 7. Valore legale della PECCome mezzo idoneo a produrre effetti giuridici in ordine a fattispecie disciplinatedalla legge (es. integrazione dell’efficacia degli atti recettizi, sia amministrativi chenegoziali).Come mezzo idoneo a far conoscere a terzi determinati atti o fatti giuridici.Come mezzo di prova che un atto o un fatto è stato portato a conoscenza di terzi. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 8. Come funziona la PECI messaggi di posta certificata vengono spediti tra 2 caselle, e quindi Domini, certificati.Quando il mittente, possessore di una casella di PEC, invia un messaggio ad un altro utente certificato, essoviene preso in carico dal punto di accesso del gestore del dominio certificato che lo inserisce in una “bustadi trasporto”, applicandovi una firma digitale in modo da garantirne l’inalterabilità e la provenienza.Mediante il medesimo servizio al messaggio possono essere allegati documenti.Il punto di accesso indirizza quindi il messaggio al punto di ricezione del gestore certificato di PEC deldestinatario, dove ne viene verificata la firma ed effettuata la consegna al destinatario.Una volta consegnato il messaggio, il gestore PEC del destinatario invia una ricevuta di avvenuta consegnaal mittente.Nella trasmissione di un messaggio tra caselle di PEC vengono emesse anche altre ricevute, con lo scopo digarantire e verificare la correttezza dell’invio.. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 9. Come funziona la PECIn particolare:• Il punto di accesso, dopo aver raccolto il messaggio originale, inivia al mittente una ricevuta di accettazione• Il punto di ricezione, dopo aver ricevuto la busta di trasporto, genera una ricevuta di presa in carico che viene inviata al gestore mittenteUn indirizzo di email PEC può essere assegnato su un proprio dominio ad esempiomario.rossi@pec.mariorossi.com oppure, in assenza di un proprio dominio, su uno diquelli del gestore di PEC ad esempio mario.rossi@pec.it (ARUBA),mario.rossi@cert.legalmail.it (INFOCERT). Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 10. Posta elettronica certificata Schema funzionale DominioPosta DominioPostacertificata mittente certificata destinatario 1 . Composizione messaggio. 2. Identificazione 4- imbustamento e 5- controlli di Collegamento al gestore utente ,controlli di trasmissione provenienza, integrità, sicurezza e formali formali e di sicurezza 7- Consegna nella casella postale (indirizzo telematico) del destinatario 6- invio ricevuta di 3. Invio ricevuta presa in carico al di accettazione gestore del mittente 8- invio ricevuta di consegna al 9- lettura mittente messaggio Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 11. Valore aggiunto della PEC Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 12. Vantaggi per Pubblica AmministrazionePer quanto riguarda i vantaggi per la PA le indicazioni contenute nelle norme sono orientate aridurre considerevolmente le voci di spesa relative all’utilizzo della posta tradizionale.Oltre al contenimento della spesa i vantaggi aumentano considerevolmente se la PEC entra inun flusso di gestione documentale automatizzato.Ulteriori vantaggi derivanti alla PA dall’utilizzo della PEC sono la diminuzione dei contenziosi,in merito alla ricezione e invio di documenti e la consistente riduzione dei tempi delle pratiche. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 13. Vantaggi per Aziende e PMIPer quanto riguarda le comunicazioni B2B, le aziende possono utilizzare la PEC con i proprifornitori, clienti, partner, canali di vendita ecc., per comunicazioni sia di tipo economico (adesempio, l’invio di fatture) e/o di tipo giuridico (ad esempio, per invio di un contratto). Bastipensare alle diverse forme di comunicazione che oggi attivano le banche (es. invio estratticonto), le assicurazioni o le utilities per la consegna di contratti e delle utenze. Tutte questetipologie di comunicazione potranno migrare sulla PEC con un significativo risparmio di costi etempi da parte dell’azienda mittente, ma anche con una serie di indubbi vantaggi per ilcittadino, tra i quali si possono ricordare la facilità di consultazione da ogni luogo in cui siaaccessibile internet, la possibilità di archiviare e ricercare i documenti, la possibilità di ottenereuna riduzione dei costi dei singoli contratti.Anche le relazioni/transazioni delle aziende con la PA sono largamente interessate, adesempio si può ipotizzare l’invio alla Camera di Commercio di comunicazioni sociali (variazionidello statuto e degli Organi sociali), la consegna dei bandi di gara, la richiesta di atti/certificati,ecc.Allo stesso modo potranno essere interessati i rapporti con INAIL, INPS. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 14. Vantaggi per Aziende e PMIAltra applicazione che potrebbe ad esempio essere interessata è costituita dalla trasmissionedegli F24 alle banche.Anche gli studi professionali possono trarre vantaggio dall’utilizzo della PEC per tutte letransazioni e comunicazioni nei confronti sia delle amministrazioni pubbliche che dei propriclienti. Si pensi, ad esempio, che uno studio legale potrà veicolare sulla PEC le comunicazionicon la Cancelleria del Tribunale, le Prefetture, ecc.A ciò si aggiunga l’interesse che possono avere le aziende a veicolare attraverso postacertificata tutta una serie di comunicazioni di rilievo ma che oggi sono trasmesse per postatradizionale poiché il rapporto tra il costo di uno strumento più efficiente ed il costo delrischio risulta sfavorevole. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 15. Vantaggi per cittadino/famigliaAnche il singolo cittadino può essere interessato ad attivare una propria casella di postacertificata in quanto, come più volte evidenziato, facilita, velocizza e rende meno costosa lecomunicazioni nei confronti della PA, ad esempio per la richiesta di certificati, lacontestazione delle multe, ed in generale la gestione dei rapporti con le aziende erogatriciservizi (banche, assicurazioni e utilities), si pensi, ad esempio, al caso di contenziosi, invio direclami/contestazioni, ecc.La possibilità inoltre di avere a disposizione, stando nella propria casa o perfino in vacanza,uno strumento in grado di effettuare e ricevere comunicazioni a valore legale di qualsiasi tipocon qualunque file digitale allegato consente un notevole livello di indipendenza e libertà dimovimento. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 16. Difetti della PECNon è uno standard internazionale, ma è costituita da un insieme di norme eregolamentazioni italiane.Nel mondo, compresa l’Italia, esistono altri sistemi in grado di garantire il tracciamento dellaconsegna, rispondenti alla enunciazione di standard internazionali come ad esempio l’ RFC3798.La PEC non effettua la certificazione dei documenti eventualmente allegati al messaggio, senon in combinazione con un certificato digitale aggiuntivo fornito da terze parti e, quindicome servizio aggiuntivo.Nella pratica infatti l’impiego della PEC è stata concepito come quello della raccomandatatradizionale. Pertanto il sistema firma digitalmente la busta per intero contenente anchemessaggio del mittente, ma non i documenti eventualmente allegati. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it
  • 17. Privacy e sicurezzaLa norma prevede esplicitamente l’obbligo per il gestore di applicare le procedure attea garantire la privacy dei dati personali e la sicurezza della comunicazione.La normativa italiana stabilisce poi, per i gestori, un’apposita procedura di accreditamento. Ungestore per erogare il servizio deve prima accreditarsi presso il CNIPA (Centro Nazionale perl’Informatica nella Pubblica Amministrazione), organo preposto al controllo della PEC. Inoltresono imposti vincoli stringenti di carattere organizzativo, tecnico ed economico come l’essereuna Società per Azioni con almeno un milione di euro di capitale sociale interamente versato,il rispondere a requisiti e certificazioni di qualità a livello dell’organizzazione e dei sistemiinformativi.Queste limitazioni, se da un lato hanno lo scopo di garantire gli utenti, dall’altro, inducono peril futuro il rischio potenziale che si crei una politica dei prezzi di cartello o monopolio. Strategie e tecniche per e-mail marketing efficaci - www.cre-attivo.it