LA  GESTIÓN  DOCUMENTAL EN  EL  DESARROLLO  DE  LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA:  ESTADO DE LA CUESTIÓN EN  ...
AGENDA <ul><li>Origen del proyecto de investigación </li></ul><ul><li>Hipótesis </li></ul><ul><li>Objetivos </li></ul><ul>...
ORIGEN DE LA INVESTIGACION <ul><li>Necesidad de comprender la dinámica de la gestión de documentos dentro del concepto de ...
¿Porque un proyecto sobre Administración Electrónica? II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - B...
La Gestión Documental en el Gobierno Electrónico GOBIERNO ELECTRONICO ALINEACION GESTION DOCUMENTAL Alineando las política...
FINES DEL GOBIERNO ELECTRONICO <ul><li>Mejorar la información, la comunicación y la prestación de servicios a través de la...
SERVICIOS DEL GOBIERNO ELECTRONICO <ul><li>La gestión documental es TRANSVERSAL a los servicios del GE .  </li></ul>II SEM...
HIPOTESIS ¿Cómo se relacionan los programas de Gobierno en Línea y  Gestión Documental en la administración Distrital de B...
Consolidar la gobernabilidad electrónica y los servicios a la comunidad a través del uso articulado de las herramientas y ...
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION Analizar la relación entre los programas de GD y  GE de Bogotá   General Específicos Analiza...
METODOLOGIA <ul><li>Población objeto de análisis: 92 entidades del Distrito </li></ul><ul><li>Métodos y técnicas: Se aplic...
Metodología de la Investigación <ul><li>Encuesta 1 </li></ul><ul><li>Perfil profesional de los responsables de GD. </li></...
RESULTADOS <ul><li>Acerca de los responsables de GD </li></ul><ul><li>Acerca del conocimiento del GEL </li></ul><ul><li>Ac...
Resumen de los Resultados II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
RESUMEN DE RESULTADOS II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
CONCLUSIONES <ul><li>Pérdida de aprovechamiento de la capacidad del recurso humano de los archivos que resulta clave para ...
CONCLUSIONES <ul><li>La gestión documental al ser transversal, abarca todos los ámbitos de acción de la administración y d...
CONCLUSIONES <ul><li>Las políticas sobre gobierno electrónico de Bogotá no involucran el componente de gestión documental....
HACIA  DONDE  IR  AHORA? <ul><li>Coordinación de las iniciativas de GD y GEL. </li></ul><ul><li>Establecimiento de relacio...
GESTION DOCUMENTAL Y GOBIERNO EN LINEA Implementar la Gestión Documental de acuerdo con los servicios del GEL  Definir Pol...
LA GESTION DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO ELECTRONICO Ejes de la Gestión Documental Ejes del Gobierno Electrónico.  II SEMINARIO...
ALINEANDO INICIATIVAS No es posible un gobierno electrónico eficaz sin un modelo de gestion de información y documentos qu...
GE ROL DEL ARCHIVISTA II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 P...
ARQUITECTURA DEL GOBIERNO ELECTRONICO Orientada al Negocio y a los Procesos Provee el marco normativo para la eficiente ge...
¡Gracias por su Atención! <ul><li>Carlos Alberto Zapata </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>II SEMINARIO INTERNACI...
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ACERCA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: ESTADO DE LA CUESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE BOGOTÁ.

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Conferencia Archivos y Ciudades digitales Unisalle 2011

  1. 1. LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA: ESTADO DE LA CUESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN DISTRITAL DE BOGOTÁ Carlos Alberto Zapata Cárdenas Bogota, febrero 25 de 2010 II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  2. 2. AGENDA <ul><li>Origen del proyecto de investigación </li></ul><ul><li>Hipótesis </li></ul><ul><li>Objetivos </li></ul><ul><li>Metodología </li></ul><ul><li>Resultados </li></ul><ul><li>Conclusiones </li></ul><ul><li>Recomendaciones </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  3. 3. ORIGEN DE LA INVESTIGACION <ul><li>Necesidad de comprender la dinámica de la gestión de documentos dentro del concepto de administración electrónica. </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 1
  4. 4. ¿Porque un proyecto sobre Administración Electrónica? II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  5. 5. La Gestión Documental en el Gobierno Electrónico GOBIERNO ELECTRONICO ALINEACION GESTION DOCUMENTAL Alineando las políticas publicas En practicamente todas las prestaciones del Gobienro Electrónico se gestionan documentos e información La gestión documental esta estrechamente ligada a las prestaciones y servicios del gobierno electrónico ARTICULACION POLITICAS
  6. 6. FINES DEL GOBIERNO ELECTRONICO <ul><li>Mejorar la información, la comunicación y la prestación de servicios a través de las TIC. </li></ul><ul><li>Proveer más y mejores prestaciones a los ciudadanos. </li></ul><ul><li>Adicionar productividad, calidad y valor a los servicios. </li></ul><ul><li>Reducir el costo de tramitaciones. </li></ul><ul><li>Resolver trámites “en línea”. </li></ul><ul><li>Aumentar la transparencia. </li></ul><ul><li>Aumentar la participación ciudadana. </li></ul><ul><li>Aumentar la calidad transacciones. </li></ul><ul><li>Fuente: Red Interamericana de Formación en Gobierno Electrónico </li></ul>TODOS ESTOS FINES NO SON POSIBLES SIN UNA ADECUADA GESTION DE DOCUMENTOS II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  7. 7. SERVICIOS DEL GOBIERNO ELECTRONICO <ul><li>La gestión documental es TRANSVERSAL a los servicios del GE . </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  8. 8. HIPOTESIS ¿Cómo se relacionan los programas de Gobierno en Línea y Gestión Documental en la administración Distrital de Bogotá? Existe desarticulación entre las iniciativas de Gestión Documental y el Gobierno en Línea que se están implementando en el Distrito de Bogotá II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 2
  9. 9. Consolidar la gobernabilidad electrónica y los servicios a la comunidad a través del uso articulado de las herramientas y recursos que ofrecen las tecnologías de la información y la comunicación Consolidar y fortalecer la gestión documental pública para promover la eficiencia de la administración y garantizar la información como un activo, un derecho de la comunidad y un patrimonio de la ciudad Plan de Desarrollo de Bogotá 2008-2012 II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  10. 10. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION Analizar la relación entre los programas de GD y GE de Bogotá General Específicos Analizar la participación de los archivistas en el GEL Conocimientos de los archivistas acerca del GEL Nivel de desarrollo de la GD en el GEL de Bogotá II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 3
  11. 11. METODOLOGIA <ul><li>Población objeto de análisis: 92 entidades del Distrito </li></ul><ul><li>Métodos y técnicas: Se aplicaron 2 tipos de encuestas </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 4
  12. 12. Metodología de la Investigación <ul><li>Encuesta 1 </li></ul><ul><li>Perfil profesional de los responsables de GD. </li></ul><ul><li>Conocimiento sobre el GEL de Bogotá. </li></ul><ul><li>Desarrollo de la GD en el Distrito de Bogotá. </li></ul><ul><li>Participación de los archivistas en el GEL. </li></ul><ul><li>Relación entre la GD y el GEL de Bogotá </li></ul><ul><li>Encuesta 2 </li></ul><ul><li>Adecuación de los servicios Web. </li></ul><ul><li>Prestaciones y proyectos del GEL. </li></ul><ul><li>Alfabetización digital en GEL. </li></ul><ul><li>Conocimiento de las políticas del GEL. </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  13. 13. RESULTADOS <ul><li>Acerca de los responsables de GD </li></ul><ul><li>Acerca del conocimiento del GEL </li></ul><ul><li>Acerca del conocimiento sobre GD </li></ul><ul><li>Acerca del desarrollo de la GD en el GEL </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 5
  14. 14. Resumen de los Resultados II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  15. 15. RESUMEN DE RESULTADOS II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  16. 16. CONCLUSIONES <ul><li>Pérdida de aprovechamiento de la capacidad del recurso humano de los archivos que resulta clave para apoyar el desarrollo del gobierno electrónico. </li></ul><ul><li>Existen desniveles en el desarrollo del gobierno electrónico frente a la gestión documental. </li></ul><ul><li>La administración electrónica y el gobierno electrónico se constituyen en un nuevo escenario para los profesionales de la información. </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 6
  17. 17. CONCLUSIONES <ul><li>La gestión documental al ser transversal, abarca todos los ámbitos de acción de la administración y del gobierno y por lo tanto debe ser incluida en las iniciativas del GEL. </li></ul><ul><li>Dada la relación entre los SI, las TIC y la gestión de documentos, la participación de los archivistas en los comités de GEL debe ser una exigencia. </li></ul><ul><li>Los archivistas deben aportar sus conocimientos en el mejoramiento de los sistemas de información del GEL. </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  18. 18. CONCLUSIONES <ul><li>Las políticas sobre gobierno electrónico de Bogotá no involucran el componente de gestión documental. </li></ul><ul><li>Se deben llevar a cabo nuevos trabajos de investigación en el ámbito de la gestión documental en el GEL desde sus diferentes ejes (G2B, G2C, G2E, G2G). </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  19. 19. HACIA DONDE IR AHORA? <ul><li>Coordinación de las iniciativas de GD y GEL. </li></ul><ul><li>Establecimiento de relaciones entre los fines de la GD y el GEL del Distrito. </li></ul><ul><li>Participación de los archivistas en los comités de GEL. </li></ul><ul><li>Coordinación de las unidades responsables de los aspectos del GEL y la GD. </li></ul><ul><li>Incorporación de las la políticas de GD en el GEL. </li></ul><ul><li>Profesionalización de la gestión documental en la entidades distritales. </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 7
  20. 20. GESTION DOCUMENTAL Y GOBIERNO EN LINEA Implementar la Gestión Documental de acuerdo con los servicios del GEL Definir Políticas articuladas Alinear la Gestion Documental con las fases del Gobierno en Linea Sincronizar la Gestión Documental con el Gobierno en Línea II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 Transformar la Gestion Documental desde el GEL Determinar avance de los Servicios y Sincronizar Desarrollo del PGD Desarrollo de las Fases del GEL Ciclo de Vida del Documento
  21. 21. LA GESTION DOCUMENTAL Y EL GOBIERNO ELECTRONICO Ejes de la Gestión Documental Ejes del Gobierno Electrónico. II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 Gobierno a Ciudadanos Gobierno a Empresas Gobierno a Empleados Gobierno a Gobierno Sistema Normativo Sistemas de Gestión Sistemas de Calidad Sistemas de Información
  22. 22. ALINEANDO INICIATIVAS No es posible un gobierno electrónico eficaz sin un modelo de gestion de información y documentos que lo soporte 1 3 2 GOBIERNO A CIUDADANOS GOBIERNO A EMPRESAS GOBIERNO A EMPLEADOS GOBIERNO A GOBIERNO Diseño del PGD Análisis de las TI Formulación de Políticas Las políticas del gobierno electrónico deben incorporar políticas de gestión documental Las tecnologías no son la base del GE, es la INFORMACION El gobierno electrónico requiere un gobienro de la información El documento electrónico es el contenido del gobierno electrónico II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
  23. 23. GE ROL DEL ARCHIVISTA II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 Planeación de documentos Planeación de la AI Planeación de la AT Planeación del Marco Legal Planeación de procesos GD
  24. 24. ARQUITECTURA DEL GOBIERNO ELECTRONICO Orientada al Negocio y a los Procesos Provee el marco normativo para la eficiente gestión documental Orientada a soportar los servicios y prestaciones del GEL Provee el marco necesario para la organización, acceso y preservación de la información II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011 Gobierno Electrónico Gestión Documental Arquitectura Empresarial Arquitectura Normativa Arquitectura Tecnológica Arquitectura de información
  25. 25. ¡Gracias por su Atención! <ul><li>Carlos Alberto Zapata </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>II SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS Y DOCUMENTOS ELECTRONICOS - Bogotá, febrero 23 a 25 de 2011
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