La mise en œuvre de la gouvernance du SI au Ministère des Affaires Étrangères

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La mise en œuvre de la gouvernance du SI au Ministère des Affaires Étrangères ou comment profiter de la LOLF pour moderniser le management du SI …

La mise en œuvre de la gouvernance du SI au Ministère des Affaires Étrangères ou comment profiter de la LOLF pour moderniser le management du SI
Petit déjeuner Unilog Management du 19 décembre 2006

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  • 1. La mise en œuvre de la gouvernance du SI au Ministère des Affaires Étrangères ou comment profiter de la LOLF pour moderniser le management du SI Petit déjeuner Unilog Management Gouvernance du Système d’Information 19 décembre 2006 Nadi Bou-Hanna DSI Adjoint
  • 2. Sommaire
    • 1 – Contexte et objectifs
    • 2 – Démarche
    • 3 – Résultats
    • 4 – Perspectives
  • 3. 1. Rappel du contexte et des objectifs du projet
    • Trois missions aux enjeux SI bien différents
      • Action diplomatique et politique
      • Action consulaire
      • Action de coopération
    • Les clients du SI :
      • 20.000 agents internes
      • Quelques centaines d’agents d’autres ministères à l’étranger
      • 4 millions d’utilisateurs grand public (état civil, visas, passeports, informations diplomatiques )
    Missions et organisation du MAE
    • Le Ministère des Affaires Étrangères assure la représentation de la France à l’étranger au travers d’une organisation largement répartie
      • 156 ambassades
      • 17 représentations permanentes et 4 délégations auprès d’organisations internationales
      • 236 consulats généraux, consulats, sections consulaires d’ambassades
  • 4. 1. Rappel du contexte et des objectifs du projet
    • Périmètre
      • Télécoms, informatique, sécurité
      • Environnement mondial
      • Forts impacts de l’interministériel et de l’européen sur le SI
    • Organisation
      • Le niveau central incarné par la DSI (anciennement CXI) : 300 agents
      • A l’étranger, le réseau des 27 centres régionaux d’assistance : 150 agents
      • Les correspondants de proximité de la DSI : 150 agents
    • Budgets :
      • 45 Millions d’euros en investissement et fonctionnement (hors salaires) en 2006
      • 50 Millions en 2007
    La DSI du MAE
  • 5. 1. Rappel du contexte et des objectifs du projet
    • Audit a conduit à l’automne 2004 à l’initiative du Ministre :
      • La performance de la fonction informatique est jugée peu satisfaisante par les clients
      • Le niveau d’effort financier et RH est très en deçà de celui des MAE étrangers comparables
      • Le système d’information, cloisonné et en voie d’obsolescence , ne couvre pas certains besoins clés
      • La gouvernance du système d’information n’existe pas
      • Le management interne peut être amélioré
    • La LOLF (Loi Organique relative aux Lois de Finance) a organisé le budget de l’état en missions et programmes transverses parfois indépendantes de l’organisation des ministères
      • Le ministère est pilote de cinq programmes !
      • Les programmes gèrent les arbitrages sur les budget SIC
      • La DSI reçoit une délégation de gestion qui lui imposent un reporting technico-économique accru
      • La DSI n’est plus le fournisseur exclusif des services du ministère en matière informatique !
    Les faits générateurs du besoin d’organisation de la gouvernance du SI  Déclin, Chaos ou Gouvernance 
  • 6. 1. Rappel du contexte et des objectifs du projet Enjeux pour le ministère Cet axe reflète le niveau d’importance des actions à entreprendre Le niveau d’enjeux est jugé en fonction de la contribution des actions aux missions du ministère Accessibilité Cet axe reflète la capacité du ministère à réaliser ces actions L’accessibilité est jugée en fonction du coût, du délai, et de la complexité de mise en oeuvre Les objectifs de progrès Enjeux Élevée Faible B1 E1 E2 E3 E4 F1 F7 F8 Max Accessibilité F2 Min METTRE EN PLACE LA GOUVERNANCE INFORMATIQUE E E1 - Revoir les processus et les comités supportant les décisions informatiques E2 - Organiser et mobiliser les métiers E3 - Organiser la relation clients E4 - Mesurer et reporter les coûts et la performance du SI AMELIORER LE MANAGEMENT DE CXI F F1 - Améliorer la coordination interne de CXI F2 - Mettre en place le pilotage de CXI F7 - Gérer le portefeuille des projets F8 - Donner de la flexibilité à l’organisation de PSI B1 - Définir la cible fonctionnelle, cadre des évolutions et de la rationalisation AMELIORER LA PERFORMANCE DU SI B Objectifs de progrès du périmètre de la mission
  • 7. Sommaire
    • 1 – Contexte et objectifs
    • 2 – Démarche
    • 3 – Résultats
    • 4 – Perspectives
  • 8.
    • Mettre en œuvre une gouvernance du SI en impliquant l’ensemble des acteurs concernés
      • Comment mieux organiser la prise de décision autour du SI ?
      • Comment fiabiliser la production du SI ?
      • Comment mesurer la Valeur Ajoutée apportée aux Métiers ?
    • La gouvernance du SI : définition
    2. Démarche 1 « Ensemble des structures organisationnelles et des processus qui assurent que le Système d’Information soutient la stratégie de l’entreprise et facilite l’atteinte de ses objectifs » (source : CIGREF et IT Governance institute)
  • 9. 2. Démarche La démarche de Gouvernance s’inscrit dans une boucle d’amélioration Référentiel de Gouvernance SI du MAE Communication + Formation + Appui + Bilans et recommandations Tableau de bord équilibré du SI du MAE Cartographie des processus de gouvernance SI du MAE + Description des processus + CdC outil pilotage / reporting Référentiel existant Enjeux métiers MAE SI du MAE 0. Lancer, piloter et communiquer 1.1 Élaborer la cartographie et décrire les processus de gouvernance SI 1.2. Définir l’organisation de la gouvernance du SI 2.1. Construire un référentiel des exigences et des bonnes pratiques 1.3. Mettre en place un tableau de bord SI 2.3 Accompagner et améliorer 2.2 Planifier la conduite du changement Revue des documents existants + CR comités de pilotage, etc. Plan de conduite du changement Choix d’un scénario + Charte de gouvernance + Cartographie des domaines de pilotage SI (en liaison avec l’urbanisme) + Organisation DSI
  • 10. 2. Démarche P1. Piloter, animer et évaluer le SI Planifier et organiser le SI P2. Définir la trajectoire d’évolution du SI P5. Gérer le portefeuille des opérations SI P6. Gérer les compétences et affecter les ressources P4. Élaborer le budget annuel du SI P3. Urbaniser le SI M2. Organiser et piloter la réalisation d’un constituant SI M1. Exprimer le besoin et évaluer l’opportunité M4. Mettre en production un constituant SI Mettre en place les constituants SI M3. Définir et réaliser un constituant SI M5. Conduire le changement Distribuer et supporter le SI D2. Superviser le fonctionnement des constituants SI D3. Administrer les constituants SI D1. Maintenir les constituants SI D4. Accueillir et assister les utilisateurs du SI D5. Mettre à disposition un environnement de travail communiquant Produits / Services Clients / Bénéficiaires
    • Stratégie SI
    • Performance du SI
    • Budget SI
    • Doctrine SI
    • Communication
    • Etudes d’opportunité
    • Constituants SI documentés, déployés,
    • Processus Métiers adaptés et procédures d’utilisation décrites et maintenues
    • Acteurs métiers formés et opérationnels
    • Constituants maintenus en condition opérationnelle
    • Accueil et assistance
    • Environnement de travail communicant
    P7. Définir la politique de sécurité et la faire appliquer M2. Organiser et piloter la réalisation d’un constituant SI Direction collégiale du MAE Utilisateurs Management des Métiers Utilisateurs ESU/SSA MOA Métiers ESU/SSU ESU/IAS IDA/DET IDA/DCG IDA/DET IDA/DCG ESU/IAS IDA/DET IDA/DCG MSA DSI MSA Métiers Métiers Métiers PSI IDA/DEPI SG Métiers MSA Métiers SG Métiers Métiers MSA + SG PSI PSI IDA/DEPI IDA/DEPI MOA
  • 11. 2. Démarche Le projet Gouvernance a duré 1 an et s’est déroulé en parallèle et en cohérence avec le projet Urbanisme 0. Lancer, piloter et communiquer 1.1 Élaborer la cartographie et décrire les processus de gouvernance SI 1.2 Définir l’organisation de la gouvernance du SI 2.1 Construire un référentiel des exigences et des bonnes pratiques 1.3 Mettre en place un tableau de bord SI 2.3 Accompagner et améliorer 2.2 Planifier la conduite du changement Septembre 2005 Octobre 2005 Novembre 2005 Décembre 2005 Janvier 2006 Février 2006 Mars 2006 Avril 2006 Mai 2006 Juin 2006 Juillet 2006 Août 2006 Gouvernance Urbanisme 3. Établir la cartographie de l’existant fonctionnel et applicatif 4. Construire la cartographie à court terme 5.1 Construire la cible complète et la cible minimale 5.2 Construire les scénarios, choisir, modifier schéma directeur
  • 12. Sommaire
    • 1 – Contexte et objectifs
    • 2 – Démarche
    • 3 – Résultats
    • 4 – Perspectives
  • 13. 3. Résultats
    • Le nouveau rôle de la DSI
    • DSI prestataire de services et de conseil stratégique en matière de systèmes d’information auprès des différentes directions du ministère
    • DSI maîtrise d’œuvre exclusive sur tous les grands projets structurants du ministère afin de garantir la cohérence de l’urbanisation du SI
  • 14. 2. résultats
    • Réorganisation DSI
    • Menée en deux étapes : réorganisation générale de la DSI puis réorganisation de l’entité Etude et Développement (PSI) après mise en œuvre du projet Urbanisation du SI
    • Réorganisation générale de la DSI selon plusieurs axes
      • Mise en place d’un pilotage stratégique
      • Structuration en trois pôles : Etude, Infrastructure et Exploitation
      • Amélioration des relations DSI/maîtrises d’Ouvrage
      • Nouvelles fonctions d’expertise en architecture de système
      • Gestion de portefeuilles de projet
  • 15. 2. résultats
    • Réorganisation PSI
      • Objectifs : lisibilité des missions de base, amélioration de la réactivité, renforcement de la relation avec les maîtrises d’ouvrage
      • Les applications ont été regroupées par domaine fonctionnel avec un responsable chargé d’assurer la cohérence et la rationalisation du domaine
      • Les structures nouvellement crées sont en cohérence avec les domaines fonctionnels identifiés dans l’urbanisation du SI
      • Le renforcement du pilotage des évolutions du SI a conduit à la création d’une fonction dédiée aux suivi des projets et à l’amélioration de la qualité
      • Un binôme « chargé de relations DSI / responsable de domaine » pour renforcer la relation avec les maîtrises d’ouvrage
      • La création d’un pôle ressources répond à l’exigence de mieux mutualiser l’expertise technique au sein des équipes de projet
  • 16. 2. Résultats
    • Structuration du SI
    • Domaines fonctionnels : notion pivot entre l’Urbanisation du SI et la Gouvernance introduite pour favoriser la mutualisation des composants applicatifs. Concept DSI
    • Les différents niveaux de la cartographie fonctionnelle du SI (zone, quartier, îlot)
  • 17. 2. Résultats
  • 18. 2. Résultats
    • Charte de Gouvernance
    • Les principes de Gouvernance sont réunis dans une Charte de Gouvernance qui fournit un cadre de cohérence général pour la gouvernance du système d’information du MAE
    • La charte de Gouvernance établit :
      • Le périmètre du Système d’Information
      • Les enjeux associés pour le ministère et les principes clés fondateurs
      • La définition des rôles et responsabilités des acteurs qui contribuent au système d’information, en particulier au sein de la DSI, mais aussi des Directions métiers
      • Les comités décisionnels
  • 19. 2. Résultats
    • Comités décisionnels
    • Fixe les grandes orientations de modernisation et les priorités d’investissement
      • Arbitre et approuve le budget et le plan d’investissement informatique (année en cours et année suivante – PLF) du ministère
      • Autorise le lancement des grands projets (au-delà d’un seuil à définir) et en suit la réalisation
    • Prépare les décisions de la Direction collégiale et traite les sujets transverses multi-domaines
      • Prépare le schéma directeur et valide le plan d’urbanisme
      • Prépare budget annuel et le plan d’investissement
      • Propose le lancement des grands projets (au-delà d’un seuil à définir) et en suit l’exécution opérationnelle
      • Propose des décisions à la Direction Collégiale
    • Propose et suit l’exécution des plans d’investissement au niveau des ressources
      • Autorise le lancement des projets relevant uniquement des domaines qu’il pilote (sous un seuil à définir) dans le cadre du plan d’investissement
      • Établit le plan d’investissement de l’année suivante
    • Programme les ressources de la DSI et les alloue
      • Décide des achats de prestations externes
      • Si nécessaire, propose des solutions alternatives aux Maîtrises d’ouvrage via les chargés de relation de la DSI
    • Passe en revue et prend les décisions sur les opérations du domaine
      • Fixe les priorités du domaine sur les opérations de type Étude, Projet, Fonctionnement
      • Autorise le lancement des projets de maintenance et d’évolution d’une Direction ou d’un domaine fonctionnel dans le cadre du plan d’investissement défini
      • Suit la qualité de service de la production et du support (en relation avec le service client de la DSI)
    • Prend les décisions relatives à une opération SI
      • Fait un état d’avancement régulier du projet (i.e. un état du portefeuille des demandes de maintenance)
      • Prend les décisions nécessaires à la bonne marche du projet (i.e. à l’atteinte des niveaux de service associés)
      • Identifie les décisions nécessitant un arbitrage relevant du Pilote métier de domaine ou du Chef de programme LOLF en charge du SI, et à soumettre au Comité de domaine
    Comité Directeur du SI (Semestriel) Comité de la Direction collégiale (Annuel) Comité d’Investissement (semestriel) Comité de Domaine (Semestriel) Comité d’Opération (a minima trimestriel) Comité Technique (Mensuel)
  • 20. 2. Résultats
    • Programmation 2007
    • La mise en œuvre effectives des instances de pilotage dans le cadre de la programmation 2007 : comités de domaine, comités d’investissement et comité directeur du SI
    • Des arbitrages autrefois rendus sous l’optique uniquement budgétaire sans tenir compte de la capacité de la DSI
    • Comme pour la LOLF, le passage d’un engagement de moyens à un engagement de résultats
    • Des valorisations budgétaires et des priorités de projet à compléter si possible avec le calcul du ROI
  • 21. 3. Résultats
    • Orientations stratégiques
    • Note d’orientation stratégique du SI (bilan 2006 et orientations 2007-2008) alignant l’action de la DSI sur les priorités du ministère et s’appuyant sur le contrat de modernisation signé entre le ministère et le MINEFI. Visée par le DGA
    • Orientations principales : une efficacité accrue, une meilleure adaptation aux besoins des utilisateurs et des usagers et une plus grande ouverture vers l’extérieur
    • Plan d’urbanisme du SI glissant sur 3 ans avec actualisation permanente
  • 22. 3. Résultats
    • Conduite des opérations
    • Les évolutions du Système d’Information sont constituées d’opérations de type étude , permettant d’évaluer l’opportunité et la faisabilité des constituants SI à développer ou à faire évoluer
    • D’opérations de type projet , permettant de spécifier et de développer de nouveaux constituants SI (ou de nouvelles fonctionnalités pour des constituants existants ),
    • D’opérations de type fonctionnement , permettant d’assurer le bon fonctionnement (maintenance corrective, opérationnelle…) des constituants SI de façon récurrente une fois ceux-ci mis en place .
    Étude Projet Fonctionnement Étude d’opportunité Projet Fonctionnement Nouveau constituant Constituant existant
  • 23. 3. Résultats
    • Instruction des demandes
    • DEO (Demandes d’Etude d’Opportunité) et DLP (Demande de Lancement de Projet) équivalents des RFC (Request For Change) d’ITIL
    • Examen mensuel des demandes en COTEC (COmité TECnique interne DSI)
    • Demandes prises en compte par la DSI inscrites au portefeuille de projets de la DSI (TOSI)
  • 24. 3. Résultats
    • Portefeuille de projets
    • Le TOSI permet de suivre les opérations retenues par la DSI et significatives en terme de charges (> 20j ou 15 K€) ou d’enjeux (vision de l’activité DSI que l’on souhaite proposer aux MOA)
  • 25. 3. Résultats
    • Tableau de bord du SI
    • Objectif du tableau de bord du SI
    • Mesurer les performances du système d’information dans son ensemble
    • Indicateurs du tableau de bord du SI
    • I1 – Taux de couverture SI
    • I2 – Évolution du glissement moyen des projets du TOSI
    • I3 – Taux d’agilité du SI
    • I4 – Satisfaction des utilisateurs
    • I5 – Disponibilité du SI
    • Fréquence de mise à jour trimestrielle
  • 26. 3. Résultats
    • Conduite du changement
      • 4 sessions de communication
        • 2 à Paris (30 pers) et 2 à Nantes (30 pers)
      • Typologie des personnes rencontrées
        • Sous-directions PSI, ESU, IDA
        • Chef de projet, Responsable d’application, Développeur
      • Thèmes parcourus lors des sessions
        • Définition de la gouvernance du SI
        • Principes de gouvernance du SI au MAE (organisation et processus)
        • Rôles, responsabilités, comités décisionnels
        • Présentation des outils de pilotage de gouvernance du SI
          • Le suivi d’activité avec Augéo
          • Le TOSI
          • Le Tableau de bord du SI
          • Le référentiel Intranet des processus SI et des principes de gouvernance
  • 27. Sommaire
    • 1 – Contexte et objectifs
    • 2 – Démarche
    • 3 – Résultats
    • 4 – Perspectives
  • 28. 5. Perspectives
    • Le MAE a lancé un plan de transformation ambitieux de sa façon de gouverner son système d’information qui doit le placer parmi les leaders de son domaine et du monde ministériel
    • Le succès des travaux entrepris passe par la mise en place d’une animation pérenne de la gouvernance et de l’urbanisme
      • Les fonctions « Gouvernance » et « Urbanisme » doivent être incarnées dans l’organisation au niveau de la Direction de la DSI
      • Un travail doit être mené pour animer les MOA et faciliter leur mise en œuvre
      • La mise en place d’une démarche outillée est nécessaire pour diffuser les règles et bonnes pratiques et piloter la professionnalisation des pratiques MOA/MOE