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La directive en tenue de documents 101: tout ce que vous vouliez savoir à ce sujet, mais que vous n'osiez pas demander
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La directive en tenue de documents 101: tout ce que vous vouliez savoir à ce sujet, mais que vous n'osiez pas demander

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Présentation de Pierre Desrochers et Sharon Smith sur la tenue de documents au gouvernement du Canada.

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  • 1. Directive sur la tenue de documents 101 : Tout ce que vous vouliez savoir à ce sujet, mais que vous n'osiez pas demander Pierre Desrochers et Sharon Smith Direction générale des documents gouvernementaux Bibliothèque et Archives Canada
  • 2. Résumé • L’importance de la TD • Contexte et bref historique de l’initiative sur la tenue de documents • Directive sur la tenue de documents – Instruments – Survol – Résultats attendus • Valeur opérationnelle • Contexte de la valeur opérationnelle • Mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents • L’instrument d’évaluation en tenue de documents • Conclusion 2
  • 3. L’importance de la TD Qu’est-ce la tenue de documents? La tenue des documents est un cadre de responsabilisation et de régie dans lequel les documents sont créés, saisis et gérés comme un actif opérationnel essentiel et une ressource du savoir à l'appui d'un processus décisionnel efficace et de la réalisation de résultats pour les Canadiens et les Canadiennes. Politique de la GI, GC, Juillet 2007 Pourquoi la tenue de documents? La perspective d’une entreprise internationale : • Brent Spar, une installation de forage de produits pétroliers, et la problématique en matière de tenue de documents au moment de sa mise au rencart. • Érigée lors de la vague de construction des plates-formes pétrolières au cours des années 70, la plupart de ses plans d'ingénierie ont été perdus ou détruits depuis. • En vertu des règlements de l’UE, toutes les plates-formes de forage pétrolier doivent être démantelées après la cessation de leurs activités. Les plans d’ingénierie doivent donc être recréés afin de compléter la mise au rencart.
  • 4. Contexte : L’initiative sur la tenue de documents Évaluation des risques pour le GC : ««Une situation de crise Une situation de crise reconnue mais loin d’être reconnue mais loin d’être résorbée »» 1. Incidence sur les décisions et les opérations du GC : résorbée (Rapport de la vérificatrice générale, – Incapacité d’avoir accès aux principales ressources documentaires ou de les réutiliser. avril 2003)de la vérificatrice générale, (Rapport – Incapacité de produire des preuves adéquates pour assurer sa défense lors de avril 2003) réclamations, de différends et de litiges. – Perte de dossiers essentiels permettant d’appuyer et de documenter les décisions en ««Les documents doivent être Les documents doivent être matière de politiques, de programmes ou de fonctionnement. créés, conservés et préservés créés, conservés et préservés de façon ààce qu’un de façon ce qu’un 2. Augmentation des coûts relatifs à l’information : gouvernement démocratique gouvernement démocratique contemporain puisse être tenu – Augmentation de la perte de temps consacré à essayer de trouver ou de partager de contemporain puisse être tenu responsable envers le public l’information – baisse de productivité des fonctionnaires du GdC. responsable envers le public – Épuration et stockage des anciens dossiers – montagne de papier. pour ses activités. »» pour ses activités. – Incapacité de faire face aux exigences accrues en matière de litige et de vérification. (J. Grant Glassco, le rapport de la Commission royale le rapport de la (J. Grant Glassco, d’enquête sur – Duplication énorme de l’investissement pour la création et la transmission de l’information. l’organisation du royale d’enquête 1962) Commission gouvernement, 1962)sur – Incapacité d’innover ou de faire de la recherche. l’organisation du gouvernement, – Perte de l’investissement dans la création de produits d’information. 3. Incidence sur la crédibilité du gouvernement et la confiance du public : – Incapacité de fournir de l’information exacte et pertinente aux Canadiens, aux fournisseurs de services et/ou aux clients. – Perte de confiance due aux mesures inadéquates prises pour protéger les renseignements personnels des fonctionnaires et des Canadiens. – Préservation insuffisante de l’information ayant une valeur durable ou historique. – Incapacité de respecter les exigences en matière de prestation de programmes, de législation et de responsabilisation (Loi fédérale sur la responsabilité, AIPRP, LGFP, PGI, CRG, etc.). – Incapacité de protéger ou de contrôler les dossiers (vol, perte, destruction par inadvertance de l’information sur les clients ou d’autre information sur les programmes). 4
  • 5. L’initiative sur la tenue de documents : Survol • 2005 : Le bibliothécaire et archiviste du Canada soulève l’enjeu de la tenue de documents auprès du greffier du Conseil privé • 2006 : Tables rondes des sous-ministres – Initiative sur la tenue de documents – Groupe de travail des SMA sur la tenue de documents – Rapport au CCPCT • 2007 : Groupe de travail des SMA sur la tenue de documents – Sous-groupes de travail thématiques menés avec les ministères – Confirmation et validation du régime de tenue de documents • 2007 : CCPCT – Approbation de la nécessité d’instaurer un régime réglementaire en tenue de documents – Autorisation de mettre en oeuvre des projets d’évaluation avec les ministères • 2008 : BAC + Ministères – Projets d’évaluation – Rapport au CCPCT • 2009: BAC + SCT – Directive sur la tenue de documents 5
  • 6. Conclusion du GC : Un régime de tenue des documents est nécessaire • Un régime de tenue des documents est au cœur du changement – Paramètres du régime : • Basé sur le rendement et les résultats à l’échelle gouvernementale (AAP, SGRR, CRG) • Adaptation aux besoins spécifiques des ministères • Changement à long terme et durable avec des éléments à succès rapide • Éléments du régime de tenue des documents : – Directive sur la tenue des documents – Exigences en tenue des documents – Instruments de délégation : pouvoir de délégation; autorisations de disposer des documents – Gestion du legs documentaire – Catalyseurs : capacité, préparation opérationnelle, outils de saisie et de création, instruments et lignes directrices 6
  • 7. Directive sur la tenue de documents : Fondements • Livre vert de BAC : Régime de tenue des documents : Les défis de la tenue des documents à surmonter dans la fonction publique • Livre blanc de BAC : L’élaboration de normes documentaires pour les programmes, les services et les résultats gouvernementaux • Cadre stratégique pour l'information et la technologie – Politique sur la gestion de l'information (2007) • Directive sur la TD » Norme documentaire pour créer des exigences ministérielles en tenue de documents » Résultat: exigences ministérielles en tenue de documents 7
  • 8. Directive sur la tenue de documents : Aperçu Pour les institutions Exigences • Besoin d’harmoniser les exigences en • Analyse des processus tenue de documents avec les activités opérationnels et du contexte opérationnelles pour satisfaire aux exigences en matière de responsabilité, • Exposé de la valeur d’intendance, de mesure du rendement, opérationnelle de production de rapports et de • Mécanismes et outils en responsabilités légales tenue de documents • Établir et mettre en place des mécanismes clés et des outils pour soutenir la mise en œuvre des exigences en tenue de documents tout au long du cycle de vie de l’information 8
  • 9. Directive sur la tenue de documents : Une responsabilité pour chacun • Chaque fonctionnaire est responsable de préserver et de gérer les ressources documentaires créées ou utilisées dans l’exercice de ses fonctions. • Afin de réussir la mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents, les gestionnaires des opérations et les gestionnaires de l’information doivent travailler de pair. • Compte tenu de leur connaissance approfondie des fonctions et activités de leur unité, les gestionnaires des opérations devraient être responsables de l’identification des ressources documentaires à valeur opérationnelle. • Les pouvoirs rattachés à cette Directive sont délégués de l’administrateur général aux hauts fonctionnaires et ainsi de suite, au moyen de l’Instrument de délégation. 9
  • 10. Directive sur la tenue de documents : Résultats attendus 5.2 Résultats attendus • 5.2.1 Une utilisation effective des ressources documentaires à valeur opérationnelle comme un actif stratégique résultant en une capacité accrue de prendre des décisions efficaces et facilitant la prestation efficiente des programmes et services. • 5.2.2 Une tenue de documents gérer efficacement contribuent à la transparence et la responsabilité dans la prestation de leurs programmes et services. 10
  • 11. Continuum de la valeur opérationnelle 11
  • 12. Cadre conceptuel de la valeur opérationnelle au GC 12
  • 13. Survol du cadre opérationnel en TD Cadre pangouvernemental de planification 1 Cadre pangouvernemental Activités de Secteurs de Résultats Secteurs de programmes résultats stratégiques dépenses 400+ dans les 200+ dans les 4 secteurs de 13 secteurs AAP des AAP des dépenses de résultats ministères ministères 2 Contextes opérationnel 3 Architecture des activités de programmes (AAP) Sous‐activités Résultats Activités de Activités et fonctions de programmes de programmes stratégiques programmes à l'échelle du Multiple Multiple gouvernement Processus opérationnel Séquence Séquence Séquence d'activités d'activités d'activités Processus Processus opérationnel opérationnel 13
  • 14. L’aperçu pangouvernemental 14
  • 15. Processus de déclaration de la valeur opérationnelle des ressources documentaires • Il permet la distinction entre la création d’information en grand nombre et la concentration des investissements sur les ressources documentaires de l’institution possédant une valeur opérationnelle • Il combine l’analyse des processus et des besoins opérationnels avec les pratiques en tenue de documents 15
  • 16. Procédés opérationnels et analyse des besoins opérationnels 16
  • 17. Procédés opérationnels et contexte de l’enregistrement des plaintes au Commissariat à l'information du Canada Enregistrement Examen Rapport de des plaintes Enquête et approbation constatation et inscription par la direction et fermeture 17
  • 18. Directive sur la TD: exigences en tenue de documents Responsabilités de tous les administrateurs généraux : Analyser le processus des fonctions et des activités réglementaires, opérationnelles et ministérielles Évaluer les risques pour les ressources documentaires à valeur opérationnelle Déterminer, établir, mettre en œuvre et tenir à jour des dépôts institutionnels en tenue de documents Établir, utiliser et tenir à jour les taxonomies organisationnelles, afin de faciliter le stockage, la recherche et l’extraction de l’information Établir, mettre en œuvre et observer des périodes de conservation Effectuer des activités régulières de disposition pour les documents en liant les systèmes de classification ministériels et les périodes de conservation aux Autorisations de disposer des documents valides, et où cela est possible, identifier les failles dans le champ d'application des autorisations de disposer existantes. Pour le matériel publié, ces activités devraient être menées conformément aux pratiques acceptées. Élaborer et documenter des pratiques exemplaire en tenue de documents au sein du ministère qui appuient les activités et qui permettent de satisfaire aux exigences de reddition de compte, de régie, de mesure du rendement, de préparation de rapports et de responsabiltés légales. Communiquer les risques associés à une tenue de documents déficiente et engager les parties impliquées face à leurs responsabilités en tenue de documents au sein du ministère et de l'administration fédérale. Conserver Préserver Utiliser Saisir Créer Une tenue de documents efficace permettra aux ministères de créer, d'acquérir, de saisir, de gérer et de protéger l'intégrité des ressources documentaires à valeur opérationnelle, contribuant ainsi à l'accroissement de l'efficience, de la transparence et de la reddition de compte dans la prestation des programmes et services gouvernementaux. 18
  • 19. Mise en oeuvre de la Directive sur la tenue de documents • Approche progressive • Plan de mise en œuvre quinquennal : – Outils prévus – Plan de communication – Consultation • La conformité à cette Directive sera mesurée au moyen du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) 19
  • 20. Directive sur la tenue de documents : Outils planifiés • Version annotée de la Directive sur la tenue de documents • Instrument d’évaluation en tenue de documents • Lignes directrices sur les facteurs en GI afférents au courrier électronique • Lignes directrices sur les facteurs en GI afférents aux technologies sociales • Autres outils (Lignes directrices pour l’élaboration des délais de conservation, exigences des SGDDE, etc.) 20
  • 21. Feuille de route : Programme d’évaluation de la capacité en tenue de documents Programme d’évaluation de l’état de préparation en tenue de documents 3-Tenue de 2 - Évaluation documents : 1- Introduction 4 - Feuille de route de l’état actuel établissement du à la tenue et des exigences contexte opérationnel de conformité et de documents : organisationnelles et identification cadre de la tenue orientations et en des documents de documents exigences tenue de documents ayant une valeur opérationnelle BAC: outils, lignes directrices et facilitateurs •• Évaluation de la maturité Évaluation de la maturité •• La crise en TD La crise en TD •• Questionnaire sur •• Livre blanc ::Valeur Questionnaire sur Livre blanc Valeur en TD en TD •• Directive sur la TD Directive sur la TD l’évaluation de l’état opérationnelle concepts l’évaluation de l’état opérationnelle concepts •• Mise en œuvre des Mise en œuvre des •• TD au gouvernement du TD au gouvernement du actuel •• Outils et lignes directrices actuel Outils et lignes directrices exigences ministérielles exigences ministérielles Canada ::Présentation Canada Présentation •• Livre blanc: Création de en tenue de documents Livre blanc: Création de en tenue de documents en TD en TD •• Directive annotée sur la TD Directive annotée sur la TD normes documentaires normes documentaires
  • 22. Instrument d’évaluation en tenue des documents Objectifs de l’instrument d’évaluation : conçu pour servir de complément à la Directive sur la tenue de documents en permettant d’établir la capacité des organismes gouvernementaux à se conformer aux nouvelles exigences. aide à définir avec précision les secteurs où des améliorations doivent être apportées s’ils veulent se conformer à la nouvelle directive. 22
  • 23. Instrument d’évaluation en tenue des documents Module 2 : Évaluation de l’état de la situation et exigences organisationnelles en tenue de documents Évaluation des systèmes, des procédés et des procédures en place afin de déterminer si les documents ayant une valeur opérationnelle demeurent authentiques, fiables et accessibles tant qu’ils servent au bon fonctionnement de l’organisme gouvernemental. 23
  • 24. Des questions 1. Cadre de GI/TD 2. Exigences en matière de tenue de documents 3. Dépôts institutionnels en tenue de documents 4. Autorisations de disposer des documents (ADD) 5. Accès à l'information 6. Protection des renseignements personnels 7. Sécurité 8. État de préparation aux litiges 9. Processus de destruction des documents 10. Technologies et capacité technique 11. Formation et apprentissage 24
  • 25. Le processus • Une fois le questionnaire d’auto-évaluation du module 2 complété, BAC procédera à l’analyse des données recueillies et soumettra un rapport à l’institution. • Le rapport mettra en lumière les forces en matière de tenue de documents, ainsi que les domaines requérant des améliorations. Le rapport proposera en outre des mesures pour aller de l’avant afin d’accroître le potentiel de conformité dans ces domaines. • BAC teste actuellement cet instrument d’évaluation dans quelques ministères. 25
  • 26. Conclusion Questions, commentaires? Centre de liaison en tenue de documents Direction des documents gouvernementaux Bibliothèque et Archives Canada Téléphone : 819-934-7519 ou 1-866-578-7777 (sans frais au Canada et aux États-Unis) Télécopieur : 819-934-7534 Courriel : centre.liaison.centre@lac-bac.gc.ca 26

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