Connaissances générales et gestion des documents
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Connaissances générales et gestion des documents Connaissances générales et gestion des documents Presentation Transcript

  • présente Module 1 : Connaissances générales et gestion des documentsSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – Contact : (00225) 05 47 58 59
  • présente Chapitre 1 : Notions fondamentalesSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – Contact : (00225) 05 47 58 59
  • Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales Présentation du micro-ordinateur MoniteurDisquette - CD-DVD – Clé USB Imprimante Carte mémoire Scanneur Unité centrale Webcam Casque ou Joystick Clavier Fax Modem SourisSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 3 Gobis Training View slide
  • Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales Exercice d’application • Annoter le schéma ci-dessous M B N C K L D A J E F I G HSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 4 Gobis Training View slide
  • Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales Mémoire vive et supports de stockageLa mémoire vive dun ordinateur sert à Les supports de stockage permettentstocker les informations relatives aux de stocker les données de façonapplications (programmes) en cours durable (même quand l’ordinateur estdexécution. éteint). Ils sont de plus en plus variés.Plus ces programmes sont nombreux àtourner, plus ceux-ci sont gourmands,plus important devra être le volume de Quelques exemplesRAM disponible. Quelques exemples de barrettes mémoires Disquette Carte mémoire iPOD CD-DVD Clé USB Disque dur externeSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 5 Gobis Training
  • Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales Les différents périphériques Stockage Sortie Entrée-sortie EntréeSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 6 Gobis Training
  • Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales Notion de programmes et documents Un programme informatique est un ensemble d’instructions permettant à l’ordinateur d’exécuter des tâches. Il existe deux principaux types de programmes (logiciels): -Les logiciels d’application Exple. : Word, Excel, PowerPoint, Access, Photoshop, CorelDraw, etc. NB: Chaque logiciel d’application permet de réaliser des travaux dans des domaines bien précis. -Les systèmes d’exploitation Exple.: Windows XP, Unix, Linux, OS/2 Un document informatique est un travail réalisé sur l’ordinateur à l’aide d’un logiciel d’application. Exple.: Lettre, rapport, Dessin, etc.Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 7 Gobis Training
  • Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales Rôles du système d’exploitation a. Définition Le système d’exploitation est un logiciel qui contrôle le fonctionnement global de l’ordinateur. Il commande l’exécution des programmes. Il assure leur mise au point ainsi que l’enchaînement des travaux, la gestion des données, l’attribution de la mémoire, les commandes d’entrée et de sortie etc. Ex. : Linux, Windows XP ou Mac OS sont des systèmes d’exploitation. b. Fonctions Le système d’exploitation gère l’intégralité de l’ordinateur. Il est le lien entre le matériel et les logiciels d’application. Il sert aussi à gérer les différents périphériques (indispensables et secondaires) et à les mettre en relation avec l’ordinateur. Il extrait les données des fichiers et les affiche sur le moniteur. C’est aussi lui qui les enregistre si on le lui demande. Il gère donc la lecture et l’écriture des données sur le disque dur.Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 8 Gobis Training
  • Notions fondamentales Gestion des documents et connaissances générales Concept multitâche  Les systèmes d’exploitation tels que Windows XP permettent à l’ordinateur d’exécuter plusieurs tâches à la fois. Par exemple : - Faire un traitement de texte tout en écoutant la musique - Créer des diapositives PowerPoint tout en faisant des recherches sur Internet.Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 9 Gobis Training
  • présente Chapitre 2 : L’environnement WindowsSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – Contact : (00225) 05 47 58 59
  • L’environnement Windows Gestion des documents et connaissances générales Le bureau et les icônes L’écran d’accueil de Windows contient : -Les icônes dont les plus importantes sont : Poste de travail, Mes Documents, Favoris réseau, Corbeille -Un arrière-plan : Un image en fond d’écran (papier peint) -La barre des tâches avec son bouton DEMARRER, l’horloge, la zone de notificationSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 11
  • L’environnement Windows Gestion des documents et connaissances générales La gestion des fenêtres  Réduire, agrandir, restaurer ou fermer une fenêtre  Afficher les fenêtres en mosaïque (horizontale ou verticale) Clic droit dans un emplacement vide sur la barre des tâches  Défiler entre plusieurs fenêtres (ALT + TABULATION)Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 12
  • L’environnement Windows Gestion des documents et connaissances générales Utiliser les menus Windows  Ouvrir un menu avec le clavier  Taper ALT + La touche soulignée du menu  Exécuter une commande dans un menu  Taper la lettre soulignée de la commande Exemple: Ouvrir le menu Format Appuyer la touche ALT + la lettre T Exécuter la commande Police Taper la touche PSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 13
  • L’environnement Windows Gestion des documents et connaissances générales Gérer les fenêtres à l’aide de la barre des tâches  Cliquer sur le nom de la fenêtre  Ou appuyer les touches ALT + TABULATIONSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 14
  • L’environnement Windows Gestion des documents et connaissances générales Modifier les propriétés de la barre des tâches  Clic droit sur le bouton DEMARRER – Propriétés  Choisir les options qui vous conviennentSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 15
  • L’environnement Windows Gestion des documents et connaissances générales Les boîtes de dialogues et leurs objets  Une boîte de dialogue permet faire des choix avant de valider une commande. Bouton Onglet Case d’option Zone de liste modifiable Case à cocher Zone de texteSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 16
  • présente Chapitre 3 : Gestion des documentsSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – Contact : (00225) 05 47 58 59
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales Créer un dossier / sous dossier  Ouvrir Poste de Travail  Ouvrir le disque ou dossier dans lequel on veut créer le nouveau dossier  Fichier – Nouveau – Dossier  Ou Clic droit dans l’espace vide – Nouveau – Dossier  Taper le nom du dossier puis appuyer la touche ENTREE Exercice : Dans MES DOCUMENTS, créer un dossier pour votre classe Dans ce dossier, créer deux sous-dossiers pour vous et votre voisin(e)Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 18
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales Enregistrer un document dans un dossier  Ouvrir le programme dans lequel on veut créer le document (Exple: MS Word, MS Excel)  Cliquer Fichier – Enregistrer Sous  Voir schéma ci-dessous Choisir ici le dossier dans lequel on veut enregistrer le document Cliquer ici pour valider Taper le nom du document iciSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 19
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales Renommer, supprimer et gérer la corbeille  Renommer un document ou dossier  Cliquer une fois puis une autre fois sur l’icône  Taper le nouveau nom puis appuyer la touche ENTREE  Supprimer un ou plusieurs fichiers  Sélectionner le ou les fichiers puis taper la touche SUPPR  Les fichiers supprimés sont envoyés à la corbeille NB: Pour effacer directement les fichiers de l’ordinateur sans les envoyer à la corbeille, il faut appuyer simultanément : la touche MAJUSCULE + SUPPR  Gérer la corbeille  Sélectionner le ou les fichiers  Appuyer la touche SUPPR pour les effacer de l’ordinateur  Ou Fichier – Restaurer pour les ramener dans leur dossier d’origine  Fichier – Vider la corbeille pour effacer tous les fichiers de la corbeilleSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 20
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales Régler les propriétés de la corbeille  Clic droit sur l’icône de la corbeille – Propriétés  Choisir les options souhaitésSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 21
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales L’Explorateur Windows Pour ouvrir l’Explorateur, taper Touche Windows + E Tous les dossiers Contenu du dossier sélectionné Cliquer le signe + pour voir les sous- dossiers Double-cliquer l’icône du fichier pour l’ouvrirSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 22
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales Utiliser un support externe, clé USB  Connecter la clé USB  Brancher la clé USB dans le port USB de l’unité centrale  Un message vous signaler que la clé a été détecté  Ouvrir la clé USB  Dans la plupart des cas, une fenêtre affichant le contenu de la clé s’ouvre automatiquement.  Dans le cas contraire, ouvrir Poste de Travail et double-cliquer l’icône de la clé USB  Déconnecter la clé USB  Double-cliquer le symbole de la clé sur la barre des tâches  Cliquer l’icône de la clé puis Arrêter dans la boite de dialogue qui apparaît.Support de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 23
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales Rechercher un document (par son nom, sa taille…)  Lancer la recherche  Touche Windows + F ou Démarrer – Rechercher ou Ouvrir Poste de Travail puis cliquer le bouton Rechercher  Rechercher par nom à un emplacementSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 24
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales Recherche à partir de la date Spécifier les dates de la périodeSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 25
  • Gestion des documents Gestion des documents et connaissances générales Résultat d’une rechercheSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 26
  • présente Chapitre 4 : Configurer et personnaliser l’environnementSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – Contact : (00225) 05 47 58 59
  • Configurer et personnaliser l’environnement Gestion des documents et connaissances générales Personnaliser le bureau (Papier peint, écran de veille, jeu de couleur, résolution de l’écran)  Clic droit sur le bureau – Propriétés  Cliquer sur l’onglet et les options qui conviennent puis OK 2 3 4 5 1. Permet de choisir un arrière-plan et un jeu 1 de couleur prédéfini 2. Permet de choisir une image d’arrière- plan et sa position NB : Insérer une image personnalisée en cliquant sur Parcourir 3. Choisir l’écran de veille et le délai d’attente. NB: Personnalisez l’écran de veille en cliquant le bouton Paramètres 4. Choisir un jeu de couleur 5. Changer la résolution de l’écranSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 28
  • Configurer et personnaliser l’environnement Gestion des documents et connaissances générales Modifier l’heure et la date système  Double-clic sur l’heure sur la barre des tâches  Puis choisir les options suivantes 1. Le mois 5 2. L’année 3. Le jour 1 2 4. L’heure, les minutes et les secondes 5. Cliquer l’onglet Fuseau Horaire pour choisir le 3 fuseau horaire du pays 4 dont vous voulez avoir l’heure  Cliquer OKSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 29
  • Configurer et personnaliser l’environnement Gestion des documents et connaissances générales Le panneau de configuration  Changer les paramètres de configuration de votre ordinateur Cliquer Démarrer – Panneau de configuration  Cliquer sur le lien du paramètres à changer  Exple.: Créer ou modifier un compte utilisateur, ajouter ou supprimer un programme  NB: La modification de certains paramètres de l’ordinateur est réservé à des utilisateurs avertieSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 30
  • Configurer et personnaliser l’environnement Gestion des documents et connaissances générales Gestion des paramètres internationaux et régionaux  Changer les format de nombre, date, heure et la langue en fonction du pays ou de la langue utilisée  Démarrer – Panneau de configuration – Options régionales, date, heure et langue  Choisir le lien approprié pour modifier les optionsSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 31
  • Configurer et personnaliser l’environnement Gestion des documents et connaissances générales Les thèmes du bureau  Un thème comprend une image d’arrière-plan, un ensemble de sons, d’icônes qui personnalisent votre bureau  Clic droit sur le bureau – Propriétés – Onglet Thèmes  Choisir le thème souhaitéSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique 2006-2007 32
  • présente Chapitre 5 : Outils supplémentaires et avancésSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – Contact : 00225 05 47 58 59
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Les accessoires Windows (Paint, WordPad, Calculatrice …)  Démarrer – Programmes – Accessoires  Paint  Création et modification d’images  WordPad  Editeur de texte très simple  CalculatriceSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 34
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Créer des raccourcis et personnaliser le menu Démarrer  Création des raccourcis  Clic droit sur l’icône – Envoyer vers – Bureau  Personnaliser le menu Démarrer  Clic droit sur le bouton Démarrer – Propriétés  Bouton PersonnaliserSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 35
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales L’utilitaire de restauration du système  Prévenir les risques de perte de données dans les cas suivants :  Dommages dues au tonnerre  Instabilité de votre système due à l’installation de nouveau logiciel  Mauvaise manipulation  Comment l’utiliser ?  Créer un point de restauration avant d’installer un programme douteux ou téléchargé sur Internet  Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires – Outils système – Restauration du système  Choisir l’option Créer un point de restauration et Suivant  Suivre les instructions à l’écranSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 36
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales L’utilitaire de restauration du système  Comment restaurer votre système en cas d’instabilité ?  Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires – Outils système – Restauration du système  Choisir Restaurer mon ordinateur à une heure antérieure  Suivre les instructions à l’écranSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 37
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Utilitaire de sauvegarde  A Quoi sert-il ?  Permet de sauvegarder les données de l’ordinateur sur un support externe (Disque dur externe, Clé USB, disquette, etc.)  Comment créer une sauvegarde ?  Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires – Outils système – Utilitaire de sauvegarde  Cliquer Suivant  Sauvegarder les fichiers et les paramètres puis Suivant  Choisir les options à sauvegarder puis Suivant  Choisir le disque de sauvegarde puis Suivant  Suivre les instructions à l’écranSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 38
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Utilitaire de sauvegarde  Comment restaurer une sauvegarde ?  Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires – Outils système – Utilitaire de sauvegarde  Cliquer Suivant  Restaurer les fichiers et les paramètres puis Suivant  Choisir le disque contenant la sauvegarde  Suivre les instructions à l’écranSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 39
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Maintenance du disque (Nettoyage, Scandisk, défragmentation)  Nettoyage de disque Cet outil permet de libérer de l’espace sur le disque  Quels sont les types de fichiers supprimés ?  Fichiers temporaires Internet  Programmes téléchargés  Contenu de la corbeille  Fichiers temporaires Windows  Composants Windows optionnels  Programmes non utilisésSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 40
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Maintenance du disque (Nettoyage, Scandisk, défragmentation)  Comment utiliser l’utilitaire Nettoyage de disque ?  Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires – Outils système – Nettoyage de disque  Choisir le disque à nettoyer  Choisir les fichiers à supprimerSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 41
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Maintenance du disque (Nettoyage, Scandisk, défragmentation)  L’utilitaire Scandisk Il permet de détecter et réparer les erreurs sur le disque.  Pourquoi l’utiliser ?  Retrouver les secteurs défectueux sur le disque dus à des mauvaises manipulations, les arrêts brusques de l’ordinateur  L’utilisation prolongée de l’ordinateur  Quand l’utiliser ?  Généralement chaque semaine ou deux fois dans le mois en fonction de l’utilisation de l’ordinateurSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 42
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Maintenance du disque (Nettoyage, Scandisk, défragmentation)  Comment l’utiliser ?  Ouvrir le Poste de Travail  Clic droit sur l’icône du disque à analyser – Propriétés  Cliquer l’onglet Outils – Vérifier maintenant  Choisir les options de vérification puis DémarrerSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 43
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Maintenance du disque (Nettoyage, Scandisk, défragmentation)  L’utilitaire Défragmenteur de disque Il permet de regrouper les fichiers fragmentés (ce fait ralentit l’ouverture des fichiers et des programmes)  Quand utiliser le Défragmenteur de disque ?  En cas d’ajout de plusieurs fichiers sur le disque  Lorsque l’espace libre est autour de 15 % de celle du disque  Après l’installation de nouvelles versions de programmes ou de WindowsSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 44
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Maintenance du disque (Nettoyage, Scandisk, défragmentation)  Comment utiliser le Défragmenteur de disque ?  Cliquer Démarrer – Tous les programmes – Accessoires – Outils système – Défragmenteur de disque  Choisir un lecteur puis cliquer le bouton Analyser  En fonction du résultat cliquer le Bouton Défragmenter ou non  Suivre les instructions à l’écranSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 45
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Le planificateur des tâches (Maintenance, sauvegarde…)  Il est possible de planifier les tâches de l’ordinateur de façon périodique  Cliquer Démarrer – Programmes – Accessoires – Outils système – Tâche planifiée  Double-cliquer l’icône Création de tâche planifiée et suivre les instructions de l’assistantSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 46
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Contrôler et gérer les impressions  Cliquer Fichier – Imprimer ou CTRL + P  Choisir l’imprimante  Choisir les pages à imprimer  Choisir le nombre de copies  Puis cliquer OK  Pour imprimer une portion du document,  sélectionner-le cliquer Fichier – Imprimer  Cliquer l’option Sélection puis OK Pour imprimer plusieurs pages sur la même feuille, choisir l’option Pages par feuille Pour spécifier un format particulier de feuille, cliquer le bouton PropriétésSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 47
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Installer une imprimante  Cliquer Démarrer – Imprimantes et télécopieurs  Dans le volet de gauche cliquer Ajouter une imprimante  Cliquer Suivant  Choisir entre une imprimante locale ou réseauSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 48
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Installer une imprimante réseau  Choisir d’installer une imprimante réseau  Cliquer Suivant  Cliquer Suivant  Choisir le nom de l’imprimante réseau puis cliquer Suivant  Suivre les instructions à l’écranSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 49
  • Outils supplémentaires et avancés Gestion des documents et connaissances générales Installer une imprimante locale  Choisir d’installer une imprimante locale  Cliquer Suivant  Cliquer Suivant  Choisir le nom du fabricant et celui de l’imprimante puis cliquer Suivant  Suivre les instructions à l’écranSupport de cours élaboré par M. Benjamin GOGBE, Enseignant Bureautique – 05 47 58 59 2006-2007 50