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Gestion des risques contractuels / HEG Genève

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Presentation/Workshop cas pratiques à la HEG de Genève - Gestion des risques du 15.5.2010

Presentation/Workshop cas pratiques à la HEG de Genève - Gestion des risques du 15.5.2010

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  • 1. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Workshop du 15.05.2010 Module 4 Diplôme de Formation continue en Gestion des risques d’Entreprise 2
  • 2. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Qui sommes-nous ? Patrick Bays Philippe Steinmann   Lic. Econométrie, MBA IMD   Expert réviseur agréé LSR   Expérience internationale de plus   Expérience internationale de plus de 15 ans dans le prototyping et de 20 ans dans la gestion de l’implémentation de l’innovation projets spéciaux et stratégique et du changement dans l’accompagnement plusieurs industries d’organisations en rupture   Anglais, Allemand, Français courant   Anglais, Français courant 3
  • 3. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Agenda   Cycle d’un accord   Cas Pratique 1 : Législation dynamique dans les pays de l’est   Cycle de la négociation   Cas Pratique 2 : Négociation d’une exclusivité technologique entre une start-up et un groupe informatique d’envergure mondiale   Points et messages clés 4
  • 4. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Le plan Phase 1 Aspects théoriques Phase 2 Briefing du cas pratique 1 Phase 3 Groupes de travail : - Résoudre le cas et préparer 5 minutes de présentation Phase 4 En plénum : Présentation du cas 1 par groupe Phase 5 Aspects théoriques Phase 6 Briefing du cas pratique 2a Phase 7 Groupes de travail : - Résoudre le cas et préparer 5 minutes de présentation Phase 8 Aspects théoriques Phase 9 En plénum : Présentation du cas 2a par groupe Phase 10 Groupes de travail : - Résoudre le cas et préparer 5 minutes de présentation Phase 11 En plénum : Présentation du cas 2b par groupe Phase 12 Points clés 5
  • 5. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Agenda   Cycle d’un accord   Le NDA   Le MoU   L’accord, introduction à la négociation   Cas Pratique 1 : Législation dynamique dans les pays de l’est   Cycle de la négociation   Cas Pratique 2 : Négociation d’une exclusivité technologique entre une start- up et un groupe informatique d’envergure mondiale   Points et messages clés 6
  • 6. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel La gestion du risque contractuel commence plus tôt qu’on ne le croit … Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5 Cycle d’un accord Intérêt Exécution NDA MoU Accord partagé contractuelle = Négociation Gestion du risque … et s’arrête bien au de-là de ce que l’on pense ! 7
  • 7. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Aspects généraux des risques dans les contrats, des facteurs saillants aux risques identifiés Types de contrats Conditions Processus contractuelles •  Portée du contrat contractuel •  Contrat continu / unique •  Conditions générales •  Parties •  Compétences internes •  Conditions spécifiques •  Liberté de négociation •  Autres •  Objet du contrat •  Méthode d’élaboration •  Prix de vente •  Vérification du contrat •  Modalités de paiement •  Recours à un tiers •  Autres Contrat & responsabilité •  Conclusion du contrat •  Autres Interprétation Anticiper les d’un contrat problèmes Responsabilités •  Droit local, intern. •  Erreurs de livraison •  Conditions générales •  Reconnaissance •  Retards de livr., de paiement •  Conditions particulières •  Limitation •  Pénalités contractuelles •  Pratiques commerciales •  Assurances •  Litiges, changements •  Autres •  Autres •  Autres 8
  • 8. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Le NDA (Non-Disclosure Agreement) ou accord de confidentialité, instrument de protection d’informations… •  Contrat qui a pour objet d’organiser la protection d’informations confidentielles échangées entre deux entreprises partenaires NDA Accord •  Une partie ne doit pas divulguer les informations unilatéral transmises par l’autre. Accord mutuel ou •  Les deux parties échangent et protègent leurs bilatéral informations respectives. … et dont l’existence peut être elle-même tenue secrète (par voie contractuelle) ! 9
  • 9. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Le MoU (Memorandum of Understanding) ou lettre d’intention, un contrat à rédiger avec précaution… •  Contrat qui intervient lorsque le cadre de la négociation d’une transaction a été défini. Il permet d’entamer un processus dont l’aboutissement sera la transaction elle-même •  Exprime une volonté de négocier de bonne foi •  Exprime une volonté de rechercher un accord Aspect ouvert •  Prend en compte les points déjà discutés MoU •  Défini les équilibres généraux et les conditions spécifiques de la relation contractuelle envisagée •  La formulation peut prêter à confusion •  Les points d’accord exprimés peuvent être considérés par le Aspect caché juge comme formulant une volonté réelle de contracter et un accord sur les points essentiels du contrat … mais qui ne constitue en aucun cas une obligation de conclure 10
  • 10. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Aboutir à un accord signé est un long chemin… Cycle d’établissement d’un contrat Echange Contre- Accord Rédaction Modification Relecture d’information proposition final A chaque étape, des échanges d’informations ont lieu au cours de discussions ou d’écrits pouvant un jour présenter un problème. Le risque d’erreur ou de mauvaise appréciation est également important étant donné l’intensité des discussions et des enjeux rencontrés généralement. … parsemé d’embûches et présentant des risques à mitiger 11
  • 11. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Agenda   Cycle d’un accord   Cas Pratique 1 : Législation dynamique dans les pays de l’est   Cycle de la négociation   Cas Pratique 2 : Négociation d’une exclusivité technologique entre une start- up et un groupe informatique d’envergure mondiale   Points et messages clés 12
  • 12. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Cas pratique 1 : mise en condition Vous venez d’être engagé dans un jeune Groupe (industrie, distribution, services) en forte croissance à Kiev, Ukraine. Le CEO vous communique qu’un changement de gouvernement est à craindre d’ici une semaine et que les conservateurs seront au pouvoir à nouveau. Dans ce contexte, il faut s’attendre à ce que le Parlement siège de manière intensive et modifie journalièrement les lois économiques votées par le précédent gouvernement libéral. Sachant que journalièrement le Groupe négocie des accords commerciaux et que le Groupe ne dispose actuellement que d’un juriste externe, le CEO vous demande d’analyser les risques en découlant et de proposer une série de mesures afin d’y remédier. 13
  • 13. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Cas pratique 1 : les exigences Au sein des groupes définis en utilisant les outils présentés, analyser la situation de la Partie 1. Déliverables attendu de chaque groupe: Une présentation de 5 minutes maximum présentant :   Facteurs saillants et cartographie des risques   Stratégie et contre-mesures proposées pour mitiger les risques Bonne chance ! 14
  • 14. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Agenda   Cycle d’un accord   Cas Pratique 1 : Législation dynamique dans les pays de l’est   Cycle de la négociation   Aspects de la négociation   Cas Pratique 2a : Négociation d’une exclusivité technologique entre une start- up et un groupe informatique d’envergure mondiale   Phases de la négociation   Cas Pratique 2b   Points et messages clés 15
  • 15. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel La négociation, élément critique dans la recherche d’un accord… La négociation est multi- Aspects et composantes de la dimensionnelle et représente un Négociation négociation exercice périlleux car elle repose principalement sur le facteur humain. Phases de la négociation Il est donc nécessaire de la préparer en intégrant toutes les composantes de risque … que l’on en soit au NDA, au MoU ou à l’accord commercial ! 16
  • 16. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Quels enjeux à prendre en considération lors d’une négociation et dans quel but ? Efficacité atteinte Dimension du Sans perdre en considération les processus deux plans importants : Aspects Organisation •  l’objet de la négociation •  le processus de la négociation Tactiques utilisées La prise en considération de ces éléments permettra l’établissement d’une bonne story-line de négociation 17
  • 17. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel L’efficacité sera atteinte en fonction des éléments suivants : •  Degré et qualité de la préparation (objectifs et stratégie) •  Objectifs clairs, hiérarchisés, priorisés •  Une aspiration, une volonté de l’équipe Performance •  Un pouvoir de négociation (capacité d’infléchir l’autre partie) •  Habileté tactique et compétence des négociateurs (utilisation de techniques de négociation) •  Connaissance parfaite du dossier •  Maîtriser les règles de base de la communication 18
  • 18. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Les dimensions du processus : •  Approche gagnant – perdant: ce qui est perdu par Dimension distributive une partie est gagnée par l’autre Dimension •  Approche gagnant – gagnant : éléments intégrative convergents des deux parties •  Structuration des rôles et des attitudes à avoir lors Dimension des rencontres, utilisation de techniques (par comportementale exemple le Loup) Dimension •  Conciliation interne portant tant sur l’objet, le d’adhésion processus, le rôle que le comportement 19
  • 19. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Une bonne préparation est nécessaire, mais ce qui implique de passer beaucoup d’éléments en revue •  Prévoir le moment de la négociation •  Déterminer ce qui sera négocié / évité •  S’assurer d’avoir tous les renseignements pertinents •  Identifier les influences extérieures •  Préparer les questions à poser, les demandes •  Préparer la liste des points à aborder et leur séquence Organisation •  Choisir l’argumentation •  Anticiper les revendications, le style de négociation de la partie adverse •  Choisir son style de négociation •  Fixer les critères de solution ou d’entente •  Identifier les options possibles et les positions de repli •  Prévoir le lieu et le délai limite des négociations •  Reviser le plan à suivre 20
  • 20. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel L’environnement, les enjeux et la situation détermineront quelle tactique utiliser •  Vise à informer et à s’informer en préservant sa Tactique marge de négociation. Elle cherche à découvrir ce d’information que la partie adverse veut obtenir et des conséquences qui en découlent. •  Vise à convaincre et d’amener l’autre partie à Tactique de changer sa position. Elle emploie le raisonnement persuasion et les arguments objectifs s’appuyant sur des données avérées. •  Vise à intimider. Elle a recours à des moyens de Tactique de pression s’appuyant sur des arguments autres coercition qu’objectifs. Son utilisation dépend de l’importance de la clause ou de l’élément en question. •  Vise à rapprocher deux points de vue différents. Tactique de Elle soutient une recherche de collaboration et de coopération confiance mutuelle dans le but d’atteindre une réciprocité et des intérêts mutuels. 21
  • 21. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Agenda   Cycle d’un accord   Cas Pratique 1 : Législation dynamique dans les pays de l’est   Cycle de la négociation   Aspects de la négociation   Cas Pratique 2a : Négociation d’une exclusivité technologique entre une start- up et un groupe informatique d’envergure mondiale   Phases de la négociation   Cas Pratique 2b   Points et messages clés 22
  • 22. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Cas pratique 2a : mise en condition Vous venez d’être engagé dans une start-up technologique (solution hardware et software pour le secteur de l’aviation) dont le prototype « hurdle free airport » vient de faire un carton au salon aéronautique ILA de Berlin. Le CEO vous communique qu’un groupe informatique leader mondial vient de prendre contact afin de déterminer si il existerait une volonté de s’allier à eux sur la base d’une exclusivité de distribution de notre produit. Dans ce contexte, le CEO vous demande une analyse sommaire de cette proposition et des risques en découlant sachant qu’il doit rencontrer le lendemain des représentants de ce groupe pour discuter d’un NDA à établir. 23
  • 23. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Cas pratique 2a : les exigences Au sein des groupes définis en utilisant les outils présentés, analyser la situation de la Partie 1. Déliverables attendu de chaque groupe: Une présentation de 5 minutes maximum présentant :   Inventaire sommaire des risques   Points critiques à prendre en considération, recommandations Bonne chance ! 24
  • 24. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Agenda   Cycle d’un accord   Cas Pratique 1 : Législation dynamique dans les pays de l’est   Cycle de la négociation   Aspects de la négociation   Cas Pratique 2a : Négociation d’une exclusivité technologique entre une start- up et un groupe informatique d’envergure mondiale   Phases de la négociation   Cas Pratique 2b   Points et messages clés 25
  • 25. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel La négociation, des étapes bien définies… Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6 Phase 7 Cycle de la négociation Equipe & Cahier des Relation avec Recherche Information Approche Accord Rôles charges les tiers d’entente … qui ne laisse que peu de marge à l’improvisation 26
  • 26. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Phase 1 : Rassembler l’information… Evaluation de son profil propre : Interne •  Forces, faiblesses, opportunités, menaces (SWOT) •  Mission, priorités, objectifs •  Contexte économique, social et politique Tracer le profil de l’autre partie : •  Forces, faiblesses, opportunités, menaces (SWOT) Externe •  Aspirations, problèmes et situation financière •  Personnes participant à la négociation (personnalité, etc.) •  Contexte économique, social et politique … un élément primordial pour la définition de la stratégie 27
  • 27. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Phase 2 : Former l’équipe de négociation et préparer la distribution des rôles… En fonction des critères suivants: Choix des •  Leurs représentativités personnes •  Leurs habiletés et qualités personnelles •  Leurs expériences de négociation Sans oublier : Nombre de personnes •  Pour quel soutien et encadrement au cours de la négociation •  Pour quels rôles distribués … un choix crucial pour avoir le meilleur négociateur à table 28
  • 28. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Phase 3 : Etablir une liste d’objectifs précis et peu nombreux… Liste exhaustive des Difficulté d’en faire accepter revendications un pourcentage élevé Pesée des intérêts Liste minimaliste des Possibilité de rater d’en faire revendications accepter d’autres … c’est éviter de se disperser et de rater sa cible 29
  • 29. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Phase 4 : Effectuer une sélection de spécialistes externes et préparer le mode de fonctionnement avec ces derniers… Nous restons maître de la négociation : Point critique •  Ils suggèrent •  Ils trouvent des solutions •  Ils ne décident pas, nous le faisons …c’est trouver et s’assurer du bon usage des compétences manquant à l’interne 30
  • 30. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Phase 5 : L’initialisation de la démarche de négociation… 1ère rencontre Echange Fixer le Donner Prendre Donner ses Recevoir leurs d’information prochain information information requêtes requêtes supplémentaire meeting Quelques pistes : 1.  Cadrer la situation de négociation en engageant un échange convivial et en apportant les informations sur le contexte. 2.  Présenter un objectif commun et s’assurer qu’il est bien compris de tous. 3.  Proposer une méthode et vérifier qu’elle est bien acceptée (bouclage). 4.  Explorer et recueillir les informations sur les objectifs spécifiques et les enjeux. 5.  Prendre position, négocier. 6.  Conclure et fixer le prochain rendez-vous … un moment d’échange déterminant pour la suite 31
  • 31. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Phase 6 : Les rencontres se suivent… Recherche d’une zone d’entente : plus les séances s’enchaînent, plus la persuasion et la coercition deviennent les tactiques dominantes 2ème - X rencontre Bilan Ajustement Echange Fixer le Contre- Fixation de séance de la d’information prochain propositions délais passée tactique supplémentaire meeting … mais ne se ressemblent pas 32
  • 32. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Phase 7 : L’étape finale, la signature d’un contrat qui… Les concessions passées ont permis de dégager un terrain d’entente. Bien que des tactiques de coercition soient encore présentes, Accord signé celles de coopération de conclusion prévalent. C’est donc à ce stade que réapparaît la dimension intégrative de la négociation. Au préalable, il aura nécessité de : •  Réaménager ses objectifs de départ •  Modifier (ou simplement d’identifier) ses préférences réelles …ressemble rarement à celui que l’on avait imaginé au départ 33
  • 33. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Agenda   Cycle d’un accord   Cas Pratique 1 : Législation dynamique dans les pays de l’est   Cycle de la négociation   Aspects de la négociation   Cas Pratique 2a : Négociation d’une exclusivité technologique entre une start- up et un groupe informatique d’envergure mondiale   Phases de la négociation   Cas Pratique 2b   Points et messages clés 34
  • 34. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Cas pratique 2b : mise en condition Le CEO vous revoit quelques jours plus tard, le NDA standard (que vous aviez revu) venant d’être signé. Il vous informe qu’au cours des discussions concernant ce NDA, les représentants du groupe informatique ont laissé entendre qu’une condition inaliénable pour entériner tout accord commercial est que la start-up signe au préalable son joint-venture (en cours de négociation) avec la société russe de développement de software. Cela nécessite qu’il parte dès le lendemain pour Novosibirsk, Sibérie. Dans ce contexte, le CEO vous demande de le remplacer au pied levé (étant donné que vous êtes la personne qui connaît le mieux le dossier) et de commencer à préparer la négociation du MoU sans oublier de mettre à jour votre analyse précédente à la lumière de cette information. 35
  • 35. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Cas pratique 2b : les exigences Au sein des groupes définis en utilisant les outils présentés, analyser la situation de la Partie 1. Déliverables attendu de chaque groupe: Une présentation de 5 minutes maximum présentant :   Mise à jour de l’inventaire sommaire des risques   De manière sommaire et immédiate, quelles sont les lignes principales de l’organisation de la négociation du MoU que vous percevez Bonne chance ! 36
  • 36. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel Gérer le risque contractuel nécessite notamment Suivi des contrats   En tout temps il faut connaître et gérer les problèmes et existants l’ensemble des risques associés aux contrats et aux responsabilités Modification de   L’évolution des activités et des situations nouvelles peuvent influer l’environnement sur les obligations contractuelles en cours Précision du contrat   Un contrat adéquat précise les obligations, les droits et les responsabilités des parties respectives   Avoir une vigilance de tous les instants au moment de conclure un Vigilance contrat améliore la collaboration avec l’autre partie prenante et contribue à éviter les problèmes   Ne pas mettre suffisament d’organisation, de moyens, d’expertise Investissement ou de temps dans l’établissement d’un contrat peut s’avérer risqué 37
  • 37. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel 38