Capacitación Tesorero de club de leones 2014-2015

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Capacitación de tesorero de club de leones 2014-2015, a cargo de la león Anita Zavala, actualizado del webinar 2013 para el Distrito H1. 21 de junio 2014.

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  • Moderator or Orlando Gonzalez::
    * Orlando Gonzalez es el representante del Departamento de Cobranzas y Servicios de Cuentas de Clubes y esta encargado ayudar a los clubes en sus esfuerzos para mantenerse solventes.
    * También tenemos a Andrew Cervantes en nuestra sesión.  Él es representante de servicios MyLCI.  Él nos ayudará a responder las preguntas que ustedes tengan sobre el nuevo sitio.
    Antes de comenzar, me gustaría hablar de cómo ustedes pudieran participar en la sesión de hoy. También me gustaría informarles que estamos grabando esta sesión, y que la grabación, además de la presentación que usamos durante la sesión, la tendrán a su disposición cada uno de ustedes a finales de esta semana.
  • Orlando Gonzalez: El tesorero del club es responsable de los asuntos financieros del club Deben saber que al desempeñarse con tesoreros sus responsabilidades principales serán:
    * Recibir y depositar los dineros que le entreguen el secretario y otras personas, en la cuenta bancaria recomendada y aprobada. Asegurarse de que el club mantenga dos cuentas bancarias separadas, una administrativa y otra de fondos que recolecte del público.
    * Emitir los pagos de las obligaciones del club por medio de cheques o boleta de canjeo que llevarán su firma y la firma de otro de los dirigentes. Más adelante hablaremos cómo podrán hacer pagos en línea, si es que la directiva del club aprobara ese método.
    * Ustedes tendrán a cargo la custodia y manejo de los recibos de ingresos y pagos de su club.
    * Prepararán y rendirán los informes regulares a la junta directiva de sus clubes y los informes que exijan la municipalidad y/o el gobierno de sus áreas.
    * Dan garantía personal o una fianza real para asegurar el desempeño fiel y fiduciario la protección de los bienes de sus clubes.
    * Y eentregan a tiempo todos los libros contables y cuentas del club a los sucesores del cargo.
    Yo les exhorto a que completen el Curso para "Tesorero de Club" que se ofrece en línea en el Centro Leonístico de Recursos de Liderato. Este curso enseña más a fondo las responsabilidades y tareas del cargo que no tuviéramos la oportunidad de cubrir en esta sesión.
  • Orlando Gonzalez: Ya oyeron que mencionamos el término "MyLCI" y se estarán preguntando ¿qué es exactamente?
    Como tesoreros de sus clubes, podrán registrarse y tener acceso al WMMR del sitio Web de la asociación internacional, que les permite remitir los informes mensuales de movimiento de socios vía Internet. * Este sistema en línea tiene un nuevo nombre, “MyLCI.” Se le cambió el nombre porque ahora es más que una herramienta para remitir informes.
    * El sistema “MyLCI,” integra las funciones del WMMR y al LeoMMR (el sistema de informes Leo) en un mismo sitio Web, “MyLCI”. Para el diseño del nuevo sistema se tomó en cuenta las sugerencias de los dirigentes de club, de los gobernadores de distrito y de los directores internacionales.
    El nuevo sistema en el sitio Web les ofrecerá:
    Un diseño que está a la par con las nuevas políticas en cuanto a las marcas registradas de la Asociación Internacional de Clubes de Leones
    El uso de controles comunes que ya conocen como usuarios del Internet
    Fácil uso, sin necesidad de consultar la Guía del Usuario
    Notificación de errores que hubieran hecho y confirmación de las transacciones completadas
    El uso de motores de búsqueda incluyendo Internet Explorer, Firefox, Safari y Chrome
    Yo creo que el nuevo diseño les será mucho mas fácil de usar y se adapta mejor a las necesidades de los dirigentes de clubes y distritos del mundo. El diseño permite la adaptación cultural de las fechas, horas, números telefónicos y direcciones. También ofrece varias aplicaciones para que los clubes se promocionen por sí mismos.
  • Orlando Gonzalez: El nuevo "MyLCI" provee algunas funciones clave que serán de gran beneficio para ustedes
    "MyLCI" les permitirá:
    * ver la lista de los socios, lo que les servirá para evitar errores de facturación . También podrán confirmar si los nuevos socios se han registrado correctamente , en particular a los socios familiares, estudiantes que pagan cuotas reducidas.
    * Otro beneficio clave que da el uso del "MyLCI" es que podrán descargar e imprimir los estados de cuentas de sus clubes. Ahora podrán acceder estados de cuentas de fechas pasadas hasta el de diciembre de 2010.
    * También podrán optar por no recibir estados de cuentas impresos. Esta función les ayudará a preservar el medio ambiente, a recibir las facturas a tiempo puesto que no habrá necesidad de enviarlas por correo regular, identificar y corregir a tiempo los errores en la lista de socios que afectan la factura y ¡también disminuirá el costo de la asociación por concepto de envío de las facturas!
    * Y finalmente, “MyLCI” provee un sistema moderno de opciones para hacer pagos. Como mencioné anteriormente, los tesoreros de club tendrán la opción de hacer los pagos de sus clubes en línea. Esto permitirá que los pagos se registren al siguiente día hábil y ayuda a los clubes a mantener sus cuentas al día.
    Con estos grandes beneficios, esperamos que la mayoría de los tesoreros de club se registren como usuarios del sistema y lo usen. Ahora les dejo con Sandy, ella les dará una presentación sobre el nuevo sitio y cómo les ayudará a desempeñar sus tareas.
  • Orlando Gonzalez: Una vez asuman sus cargos, podrán conectarse al sitio y verán la Página Inicial para Dirigente de Club. Pero antes de continuar, deben tomar en cuenta que el sistema los desconectará automáticamente al haber pasado 20 minutos de inactividad. Si paran de trabajar por este plazo de tiempo, tendrán que conectarse nuevamente.
    ¿Qué es lo que verán luego de conectarse? * El cargo que ocupan aparecerá al tope de la pantalla.
    Al extremo derecho de esta página también verán lo que * llamamos Centro de Apoyo. Esta sección contiene información que les ayudará a utilizar el sitio Web. * Clic en la barrita azul del botón Centro de Apoyo para maximizar el recuadro y ver todas los recursos de apoyo que contiene. También deben tomar en cuenta que el panel de apoyo es susceptible al contexto. Esto significa que la información que contiene cambiará de acuerdo a la página de donde lo accedemos; solo tendremos el apoyo que se requiere para completar una tarea en esa página en específico. Ahí encontrarán el enlace al * Área de Capacitación.
    Clic en el icono para minimizar el recuadro del Centro de Apoyo y puedan ver más de la, * página inicial.* .
    * El menú que aparecerá en sus páginas podría no ser exactamente como este, puesto que las opciones del menú varían de acuerdo al cargo del dirigente. Los gobernadores de distrito tendrán un menú diferente al de los presidentes de club.
    * Seleccionen la opción “My Lions Club” para acceder los enlaces al club en qué están afiliados.
    * El botón “MyDistrict/My Multiple District” contiene enlaces con información sobre sus distritos o distrito múltiple y sus respectivos dirigentes y asesores.
  • Orlando Gonzalez: En el medio de la página verán otras secciones pequeñas o paneles con información específica de sus respectivos clubes.
    * La sección “Mis Tareas” muestra una lista de tareas personalizadas de acuerdo a sus cargos y a sus clubes. Para completar la tarea pendiente, simplemente * hagan clic en la flecha roja y se abrirá la pantalla que necesitan para completar en linea dicha tarea.
    * La sección “Mis Socios” muestra el último informe de movimiento, la cantidad de socios y sus respectivas categorías. * Vemos que este club no ha remitido ningún informe de movimiento de socios.
    * La sección “Mi Club” muestra la información sobre las reuniones de sus clubes que hubieran registrado en la base de datos. Es la misma información que otros usuarios del sitio Web de la asociación verán cuando usen el Buscador de clubes.
    * El panel “Mis Actividades de Servicio” muestra las más recientes actividades de servicio de su club y un resumen de las actividades que han hecho en el año. El botón "Más actividades de servicio" abrirá la página principal donde podrán añadir, actualizar o revisar sus actividades de servicio.
    * La sección “My Informacion” muestra la información de contacto de ustedes.
    * La sección “My Officers” muestra la información de los jefes de región y zona y otros miembros del equipo de líderes de sus respectivos clubes.
  • Orlando Gonzalez: Antes de continuar, veamos algunos aspectos de los estados de cuentas en el "MyLCI".
    * Un gran beneficio que da "MyLCI" es que podrán ver los estados de cuenta del club el mismo día que se generen. No tendrán que esperarse hasta recibirlos por correo regular.
    * Y podrán ver estados de cuenta de fechas pasadas y facturas semestrales de socios hasta el de diciembre de 2010.
    * Los estados de cuenta del club los podrán ver otros dirigentes del club, del distrito y del distrito múltiple.
  • Orlando Gonzalez: Continuemos con el repaso del uso del MyLCI Para acceder los estados de cuenta de sus respectivos clubes, del menú de My Lions Club, seleccionen Estados de cuenta/Cuotas.
    La primera vez que accedan esta área, * el sistema les dará a escoger la opción de no recibir los estados de cuentas impresos. Lo que significa que si seleccionan esta opción ya no recibirán más estados de cuentas por correo regular. Al escoger esta opción tendrán que acceder sus estados de cuenta a través de MyLCI.
    Una vez seleccionen una de las opciones para recibir o para no recibir los estados, así será como se manejará el envío de los estados de cuentas. Si en el transcurso del ejercicio decidieran cambiar la opción, deben acceder la página de los estados de cuentas para hacer el cambio.
    * Dicha página tiene tres secciones:
    * Al tope de la página aparece el saldo que debe el club a la fecha. Deben tomar en cuenta el término * “a la fecha” que indica esta sección. Esto significa que el saldo es corriente al día en que están accediendo la página. Los pagos que hicieran ese día no aparecerán registrados en esta página hasta el día siguiente.
    * La sección a la mitad de la página muestra la opción que escogieron para recibir los estados de cuenta y ahí también podrán cambiar la opción si lo decidieran en el transcurso de su ejercicio
    * Vamos a ampliar el recuadro para que puedan ver en detalle la sección al pie de esta página.
  • Orlando Gonzalez: Esta sección se subdivide en tres partes que pueden acceder al hacer clic en las pestañas.
    * En esta página se muestran los estados de cuentas del ccorriente año Leonístico. Clic en la pestaña correspondiente al año previo * para ver los estados de cuenta de ese año en particular.
    Si desean imprimir un estado de cuenta, por ejemplo el del mes de enero de 2012, * clic en el botón View/Print a la derecha.
  • Orlando Gonzalez: Al hacer clic en el enlace abren el estado de cuenta.
    * Luego podrán ampliar la imagen a a través de la opción de magnificar y podrán guardar o imprimir el estado de cuenta. * Cuando hacen clic en el icono para imprimir, aparecerá la página con las opciones para imprimir el documento. Dependiendo del programa que tengan en su ordenador, podría ser necesario que seleccionen manualmente la opción "Tamaño Actual" o deberán fijar el tamaño que deseen, antes de hacer clic para imprimir.
    Después de haber imprimido el estado de cuenta * clic en el botón "Volver" y regresan a la página de los Estados de Cuenta. Si desean hacer un pago, clic en * “Pagar ahora” para pagar en línea. * Para remitir los pagos por correo, hagan clic en el botón Centro de Apoyo para ver las “Instrucciones de Pago” y la dirección a dónde enviar sus pagos.
    Ahora los dejo con Orlando para que les dé más información de cómo hacer sus pagos en línea.
  • Presenter B: : (Nueva diapositiva re: Instrucciones de pago)Si va a estar en el correo de su pago, haga clic en "instrucciones de pago" para obtener información sobre dónde enviar su pago. Las instrucciones de pago se encuentran ahora en el Centro de Apoyo.Los estados impresos tendrán un nuevo formato. El cupón de pago está en la cima ahora.Ahora voy para volver a Melinda para proporcionar un poco más de información sobre los pagos en línea.
  • Orlando Gonzalez: Gracias Sandy.
    hay algunas cosas que debe mencionarles sobre cómo pagar en línea.
    Para pagar en línea el sistema los conectará al sitio Web del banco Chase. El sitio Web del banco Chase está disponible en inglés y español solamente.
    Podrán pagar el total de sus cuentas o hacer pagos parciales. Cuando hagan pagos parciales, lo que paguen se aplicará para cubrir las deudas más atrasadas.
    Finalmente, los pagos deben hacerse con tarjeta de crédito, pero los clubes que tengan cuentas bancarias en los Estados Unidos, podrán pagar con un cheque electrónico o eCheck.
    Ahora Sandy continuará con el repaso técnico.
  • Orlando Gonzalez: Así es como verán el sitio Web del banco Chase que Orlando les ha mencionado.
    * El total del saldo deudor aparecerá primero, pero ustedes podrán hacer pagos parciales, para eso * deben entrar la cantidad que van a pagar, en la sección de pago. Tomen en cuenta que las cifras están en dólares de EE.UU.
    Luego de entrar la cantidad que desean pagar, * seleccionarán el método de pago, ya sea tarjeta de crédito o eCheck. El sistema les pedirá que entren la información de la tarjeta de crédito requerida o la información de su cuenta bancaria de cheques. Debo mencionar que cuando entren la información si así lo desean el sistema la podría guardar y ya no la tendrían que entrar nuevamente cuando hagan otros pagos futuros. Para ello al entrar la información seleccionen el botón "Guardar cuenta".
    Cuando completen el trámite del pago * clic en el botón "Continuar" y el sistema les dará confirmación del recibo del pago y de que ha sido aceptado. El sistema también enviará la confirmación del recibo del pago al correo electrónico que informaron como usuarios del sistema en línea.
  • Orlando Gonzalez:
    * Los Estatutos y Reglamentos de Clubes de Leones y el Manual para Dirigentes de Club, serán sus principales fuentes de referencia. Ambas publicaciones pueden descargarlas del sitio Web de LCI.
    * Como mencioné antes el Centro de Recursos de Liderato facilita un curso de aprendizaje individual para los secretarios de club, que podrían completar a su conveniencia.
    Finalmente, también encontrarán una variedad de recursos en la sección de Finanzas del Centro para socios del sitio Web de LCI.
  • Capacitación Tesorero de club de leones 2014-2015

    1. 1. CAPACITACIÓN PARA TESORERO DE CLUB 1
    2. 2. INSTRUCTOR DE WEBINAR Orlando Gonzalez Representante de Servicios de Cuentas de Clubes 2 Orlando Gonzalez, su esposa y Anita Zavala en el FOLAC de Antofagasta 2013
    3. 3. IDEA 1: EL TESORERO NO ES ELIDEA 1: EL TESORERO NO ES EL MENDIGO DEL CLUB.MENDIGO DEL CLUB. 3
    4. 4. RESPONSABILIDADES DEL TESORERO DE CLUB •Recibe y deposita los dineros en la cuenta bancaria aprobada •Paga las obligaciones del club que autorice la directiva •Mantiene un registro general de los ingresos y pagos del club •Prepara y rinde los informes financieros regulares •Da fianza para el desempeño fiel y fiduciario de su cargo •Entrega los libros contables, fondos y expedientes al sucesor de su cargo 4
    5. 5. IDEA 2: LIBROSIDEA 2: LIBROS DOS:  De cuentas Administrativas  De cuentas de Actividades
    6. 6. DE CUENTAS ADMINISTRATIVAS  Todos los Ingresos por aportes de los socios.  Los egresos por concepto de: – Pagos a la Asociación – Pagos a la gobernación – Pagos por el club Leo. – Gastos corrientes administrativos como papel membretado, tinta, reconocimientos  Se registra con Ingresos y Egresos; es decir debe y haber  Debe estar Legalizado
    7. 7. DE CUENTAS DE ACTIVIDADES  Se anota todas las actividades económicas recaudadoras de fondos  Ingresos y Egresos  Destino de los fondos recaudados; Gastos , donaciones, transporte para el reparto de ropa, de las Actividades de Servicio en forma individual…
    8. 8.  P: ¿Es cierto que no se debe tomar dinero de las cuentas procomunales del club bajo ningún concepto, a menos que dicho dinero se emplee en la comunidad?  R: Es cierto. En principio todos los ingresos netos obtenidos por recaudación de fondos públicos deben revertir en actividades de servicio a la comunidad. Si el Club hubiera tomado parte de sus fondos administrativos para llevar a cabo la recaudación de fondos, puede deducir dichos gastos directos de la recaudación para reponer los fondos administrativos prestados para tal fin y utilizar los ingresos netos recaudados para la actividad de servicio. La Política de Utilización de Fondos es clara al respecto. 8
    9. 9. ¿DUDAS ACERCA DE LA CUENTA A LA QUE SE CARGARÁ UN EGRESO?  http://www.lionsclubs.org/SP/commo n/pdfs/use_funds_policy.pdf 9
    10. 10. IDEA 3. PAGOSIDEA 3. PAGOS  A LIONS: 21.50 dólares, dos veces al año, por león.  A LA GOBERNACIÓN: 5 dólares, dos veces al año, por león. 10
    11. 11. SOCIO NUEVO PAGA ESTO + 5 DÓLARES A LA GOBERNACIÓN 11
    12. 12. SOCIO NUEVO FAMILIAR PAGA ESTO + 5 DÓLARES A LA GOBERNACIÓN 12
    13. 13. IDEA 4 "MYLCI"IDEA 4 "MYLCI"14
    14. 14. "MYLCI" Y EL TESORERO DEL CLUB  Ver la información de los socios  Acceder y descargar los estados de cuentas y facturas de cuotas de socios  Optar por no recibir facturas impresas  Hacer pagos en línea 15
    15. 15. 16
    16. 16. 17
    17. 17. ESTADOS DE CUENTA EN LÍNEA  Estados de cuenta:  Ver la fecha en qué se generaron  Ver estados de cuentas pasados hasta el año 2010  Ver direcciones de contacto de los dirigentes de club y los del distrito. Los dirigentes podrán ver los estados de cuenta. 18
    18. 18. 19
    19. 19. 20
    20. 20. 21
    21. 21. 22
    22. 22. PARA PAGAR EN LÍNEA  Los pagos son procesados a través del sitio Web del banco Chase.  Podrán hacer pagos parciales.  Los pagos pueden hacerse con tarjeta de crédito o con cheque electrónico.  VISA, MasterCard, Discover Card o American Express 23
    23. 23. 24
    24. 24. Recursos para los tesorerosRecursos para los tesoreros de clubde club http://www.lionsclubs.org/SP/mhttp://www.lionsclubs.org/SP/m ember-ember- center/resources/finance/index.center/resources/finance/index. phpphp 25 1. 2. 3.
    25. 25.  Lista de cotejo 2012-2013  El libro de caja está legalizado, está actualizado y es el dólares. El libro de actividades está actualizado y es en soles. Cada hoja tiene el acumulado de la hoja pasada. Si tienen libro de la Sunat lo lleva de preferencia un contador.  Los ingresos o egresos están numerados de acuerdo a los recibos del club.  Al final de cada actividad se hace un resumen del informe económico en el libro de actividades, que se informa a los socios y lleva copia en el libro de actas de secretaría.  En el libro de caja se especifica: si es por aporte propio o donación, a qué corresponde el monto, tipo de cambio, fecha, el número de factura o el aporte a Lions o a la gobernación.  La letra de los libros es clara, el lenguaje es fácil de entender. Si está impresa debe firmarse o sellarse hoja bond con hoja del libro.  Realizan los pagos con la ruta nueva. Al mes de recibida la factura.  Escanean y mandan sus vouchers a Lions y a la gobernación. A los 5 días del pago. 26
    26. 26. PAGOS CON LA RUTA NUEVA - INTERBANK  Ruta: Rubro 3 Empresa 015 Servicio 01  Dando el número del club.  Así saldrá el nombre y número de nuestro club en el voucher y aseguraremos que el pago sea reconocido. 27
    27. 27. EMAIL DE LA TESORERA DE LA GOBERNACIÓN 28
    28. 28. LCIF. INTERBANK. CUENTA CORRIENTE EN DÓLARES: 100 – 000079405 – 9 Los depósitos o abonos a LCIF se realizan en la cuenta corriente de LCI en el Interbank de la manera tradicional. Luego de efectuar los mismos, deben escanear el voucher y enviarlo al siguiente correo electrónico: donations@lionsclubs.org, DonorAssistance@lionsclubs.org  y de igual manera remitirlo a los Coordinadores LCIF: pebrigneti@terra.com.pe; luiscaroch@yahoo.com  Indicando nombre, número de club y/o nombre y número de socio contribuyente. 29
    29. 29. MÁS EMAIL IMPORTANTES  Pagos realizados sin ruta: accountsreceivable@lionsclubs.org  “Orlando González” Orlando.Gonzalez@lionsclubs.org  “Martha Richter" Martha.Richter@lionsclubs.org  Centro de apoyo. mylci@lionsclubs.org  Departamento de Cobranzas y Servicio de Cuentas de Clubes. membershipbilling@lionsclubs.org 30
    30. 30. ¡GRACIAS! 31

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