Instrukcja obiegu i kontrolidokumentów księgowych                                                      prezentuje:        ...
Podstawy prawne Instrukcji:  Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009     nr 152, ...
Podstawy prawne Instrukcji: Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2010  nr 113, poz. 759...
Sprawy związane z obiegiem dokumentów nieobjęte niniejszą instrukcją regulują także:• Instrukcja kancelaryjna,• zasady (po...
Dokument a dowód księgowy         DOKUMENT         Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument         świadczący o zasz...
Podstawy zapisów w księgach rachunkowychdowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe): ...
Podstawy zapisów w księgach rachunkowych  sporządzone przez komórki organizacyjne   Funduszu dowody księgowe:         •zb...
Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 21)dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:    1.   określenie rodzaju dowodu ...
Korygowanie błędów  w dowodach księgowych  Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z  rzeczywistym przebiegie...
Korygowanie błędów    w dowodach księgowych     Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i     własnych można koryg...
Korygowanie błędów    w dowodach księgowych     Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane     przez skreślenie błę...
Korygowanie błędów      w dowodach księgowych      Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód      lub więce...
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w     sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania     f...
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu             podatku niektórym podatnikom, wystawian...
Kontrola dokumentów księgowych  KONTROLA MERYTORYCZNA  polega    na ustaleniu    rzetelności  danych,   celowości,  gospod...
Kontrola dokumentów księgowych   KONTROLA FORMALNO-RACHUNKOWA   polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób   tech...
Kontrola dokumentów księgowych     Sprawdzone dokumenty zatwierdza do wypłaty     prezes.19 z 58
Kontrola dokumentów księgowych   Stwierdzone w dokumentach nieprawidłowości   merytoryczne powinny być uwidocznione na dow...
Kontrola dokumentów księgowychKontroli pod względem merytorycznym dokonuje pracownikzałatwiający rzeczowo sprawę, której d...
Kontrola dokumentów księgowychStwierdzenie kontroli dowodu dokonuje się na określonychw Funduszu wzorach pieczątek, na odw...
Stosowane pieczątki                           Pieczątka odciskana na                           rachunkach i pozostałych   ...
Stosowane pieczątki                           Pieczątka odciskana na                           dyspozycji dokonania       ...
Kontrola dokumentów księgowych        Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały atrament...
Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanieśrodków PJB za pośrednictwem rezerwycelowej budżetu państwa.Oryginalne dokument...
Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanieśrodków PJB za pośrednictwem rezerwycelowej budżetu państwa. Dokument ten oznac...
Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanie    środków PJB za pośrednictwem rezerwy    celowej budżetu państwa.•    Dyspoz...
Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanieśrodków PJB za pośrednictwem rezerwycelowej budżetu państwa. W przypadku PJB dy...
Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanieśrodków PJB za pośrednictwem rezerwycelowej budżetu państwa.•       Pracownik A...
Noty odsetkoweNoty odsetkowe, z tytułu należnych odsetek od udzielonychpożyczek, wystawiają pracownicy zespołu analizekono...
Dokumentacja zakupu materiałówi usług oraz składników majątkowychZakupy materiałów i usług oraz składników majątkowychdoku...
Dokumentacja zakupu materiałówi usług oraz składników majątkowychNie stanowią podstawy do księgowania paragony, dowody wpł...
Dokumentacja zakupu materiałów  i usług oraz składników majątkowych  Osoby dokonujące zakupu lub dokonujące kontroli rachu...
Dokumentacja zakupu materiałów i usług oraz składników majątkowych Do rachunku (faktury VAT) dołącza się kopię umowy i pro...
Dokumentacja zakupu materiałów i usług oraz składników majątkowych W wypadku, gdy zakup dotyczy środków trwałych do rachun...
Dokumentacja zakupu materiałów   i usług oraz składników majątkowych   Jeśli zakup podlega przepisom ustawy – Prawo   zamó...
Podstawowym dowodem księgowym stwierdzającym wypłatęwynagrodzeń jest lista płac.Dokumentowanie wynagrodzeń  Dokumentami źr...
Dokumentowanie wynagrodzeń             Umowę o pracę            Umowę o dzieło sporządza     zleconą (umowa-zlecenie)     ...
Dokumentowanie wynagrodzeńZlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych wystawiaprzełożony pracownika:oryginał dla pracownik...
Dokumentowanie wynagrodzeń   Rachunki za prace wykonane w ramach umowy-zlecenia i   umowy o dzieło wystawia wykonawca. Pod...
Wniosek o zaliczkęWniosek o zaliczkę wystawia pracownik (zaliczkobiorca),któremu zlecono dokonanie zakupów dla Funduszu. N...
Rozliczenie zaliczkiRozliczenie zaliczki wypełnia zaliczkobiorca i podpisuje w miejscu„sprawdzono pod względem merytoryczn...
Rozliczenie delegacji służbowejRozliczenie delegacji służbowej dokonuje się na określonym druku„polecenie wyjazdu służbowe...
Rozliczenie delegacji służbowejPo powrocie z podróży służbowej delegowany pracownik dokonujerozliczenia kosztów delegacji ...
Polecenie przelewuPodstawą wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentupodlegającego zapłacie. Nr rachunku banko...
Środki trwałeŚrodki trwałe - zgodnie z         art. 3 ust. 1 pkt.15 Ustawyo Rachunkowości to rzeczowe aktywa trwałe i zrów...
Środki trwałe – dowód OTOT – przyjęcie środka trwałegoDowód OT dokumentuje przyjęcie do użytkowania nabytych lubwytworzony...
Środki trwałe – dowód OT Dowód OT wystawia się w dniu:    – otrzymania protokołu technicznego odbioru środka trwałego w   ...
Środki trwałe – dowód LT  LT – likwidacja środka trwałego.  Dowód LT jest podstawą do zdjęcia z ewidencji środków trwałych...
Środki trwałe – dowód MT   MT – zmiana miejsca użytkowania środka   trwałego   Dowodem MT dokumentuje się zmianę użytkowni...
Środki trwałe – dowód KOKO - modernizacja środka trwałegoDowodem KO dokumentuje się nakłady poniesione na ulepszenieśrodka...
Inne dowody księgowe     Za dowodem księgowe uważa sięrównież:•zestawienie zbiorcze dowodów księgowych,•polecenie księgowa...
Zestawienia zbiorcze dowodów księgowychpowinny:1. składać się co najmniej z określenia jednostki   wystawiającej, nazwy ze...
Pozostałe dokumenty           karta drogowa,           protokół likwidacji (zniszczenia, szkody).           protokół od...
Karta drogowa    jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencję druków (Arkusz    ewidencji kart drogowych) prowadzi pracow...
Karta drogowa   Kontroli obliczeń karty drogowej dokonuje pracownik OR i   stwierdza to swoim podpisem w rubryce 17. Rozli...
Dziękuję za uwagę.Zygmunt WielgusGłówny Księgowy WFOŚiGW w Krakowieul. Kanonicza 12, 31-002 Krakówtel.: (12) 422 94 90 • f...
Zw
Zw
Zw
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Zw

646

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
646
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
3
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Zw

  1. 1. Instrukcja obiegu i kontrolidokumentów księgowych prezentuje: Zygmunt Wielgus Główny Księgowy WFOŚiGW w Krakowie
  2. 2. Podstawy prawne Instrukcji:  Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2009 nr 152, poz. 1223 z późn. zm.);  Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn.zm.);  Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz. 360)  Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U z 2009 r. nr 157, poz.1240 z późn.zm.)  Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U z 2005 r. nr 14, poz.114 z późn.zm.)2 z 58
  3. 3. Podstawy prawne Instrukcji: Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U z 2010 nr 113, poz. 759 z późn. zm.) Ustawa z dnia 27 kwietnia 2001 r. - Prawo ochrony środowiska (Dz.U z 2008 r. nr 25, poz. 150 z późn. zm.) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2010 r. w sprawie gospodarki finansowej Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej i wojewódzkich funduszy ochrony środowiska i gospodarki wodnej (Dz.U. z 2010 r. nr 226, poz.1479) Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych z dnia 10 marca 2010 r. (Dz.U. Nr 44, poz. 255 z późn. zm.) zasady określone przez powszechną praktykę i zwyczaje w rachunkowości.3 z 58
  4. 4. Sprawy związane z obiegiem dokumentów nieobjęte niniejszą instrukcją regulują także:• Instrukcja kancelaryjna,• zasady (polityka) rachunkowości,• Instrukcja inwentaryzacyjna,• procedury gospodarowania środkami publicznymi,• procedury udzielania zamówień publicznych.4 z 58
  5. 5. Dokument a dowód księgowy DOKUMENT Pojęciem dokumentu określa się każdy dokument świadczący o zaszłych lub zamierzonych czynnościach (przedsięwzięciach) albo stwierdzający pewien stan rzeczy. DOWÓD KSIĘGOWY Dowodem księgowym nazywamy tę część odpowiednio opracowanych dokumentów, które stwierdzają dokonanie lub rozpoczęcie operacji gospodarczej i podlegają ewidencji księgowej. Dokumenty te są podstawą zapisów w księgach rachunkowych.5 z 58
  6. 6. Podstawy zapisów w księgach rachunkowychdowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (dowody źródłowe): •zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. faktury VAT), •zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom, •wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz Funduszu.6 z 58
  7. 7. Podstawy zapisów w księgach rachunkowych  sporządzone przez komórki organizacyjne Funduszu dowody księgowe: •zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, •korygujące poprzednie zapisy, •zastępcze – wystawione do czasu otrzymanego zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, •rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.7 z 58
  8. 8. Zgodnie z ustawą o rachunkowości (art. 21)dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu, 5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, 6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, 7. można zaniechać zamieszczania na dokumencie danych o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub z techniki dokumentowania zapisów księgowych.8 z 58
  9. 9. Korygowanie błędów w dowodach księgowych Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w § 6, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.9 z 58
  10. 10. Korygowanie błędów w dowodach księgowych Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej.10 z 58
  11. 11. Korygowanie błędów w dowodach księgowych Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślanych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego uprawnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.11 z 58
  12. 12. Korygowanie błędów w dowodach księgowych Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, prezes ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu. W przypadku wielości egzemplarzy tego samego dowodu, podstawą zapisu jest oryginał.12 z 58
  13. 13. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług Rozdział 3 Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania § 5 ust. 5. Faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.13 z 58
  14. 14. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28.03.2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług § 9 ust. 1. Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi z zastrzeżeniem § 10-1214 z 58
  15. 15. Kontrola dokumentów księgowych KONTROLA MERYTORYCZNA polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że dowody zostały wystawione przez właściwe jednostki.17 z 58
  16. 16. Kontrola dokumentów księgowych KONTROLA FORMALNO-RACHUNKOWA polega na ustaleniu, że wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu księgowego oraz, że ich dane nie zawierają błędów arytmetycznych. Można nie dokonywać kontroli rachunkowej dowodów własnych, w których treści zawarte są rezultaty obliczeń dokonanych i wpisanych przez przystosowane do tego maszyny.18 z 58
  17. 17. Kontrola dokumentów księgowych Sprawdzone dokumenty zatwierdza do wypłaty prezes.19 z 58
  18. 18. Kontrola dokumentów księgowych Stwierdzone w dokumentach nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub załączniku do dowodu i podpisane przez osoby obowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią przeszkody do księgowania dowodu. Nieprawidłowości formalno- rachunkowe powinny być skorygowane w sposób ustalony dla poprawiania błędów w dowodach księgowych.20 z 58
  19. 19. Kontrola dokumentów księgowychKontroli pod względem merytorycznym dokonuje pracownikzałatwiający rzeczowo sprawę, której dokument dotyczy,natomiast kontroli formalno-rachunkowej, dokonuje zespółfinansowo-księgowy. Następnie dokument po sprawdzeniuprzez głównego księgowego i zatwierdzeniu przez prezesapodlega księgowaniu.W czasie nieobecności prezesa zatwierdzenia dokonujezastępca prezesa do tego upoważniony21 z 58
  20. 20. Kontrola dokumentów księgowychStwierdzenie kontroli dowodu dokonuje się na określonychw Funduszu wzorach pieczątek, na odwrotnej stroniedokumentu lub na pierwszej stronie, jeśli pozwala na todostateczna ilość wolego miejsca. Nie wolno przystawiaćpieczątki na tekście dokumentu.22 z 58
  21. 21. Stosowane pieczątki Pieczątka odciskana na rachunkach i pozostałych dokumentach obciążających koszty działalności:23 z 58
  22. 22. Stosowane pieczątki Pieczątka odciskana na dyspozycji dokonania przelewu lub innych dokumentach jeśli takie wystąpią, których zapłata następuje ze środków funduszu statutowego24 z 58
  23. 23. Kontrola dokumentów księgowych Dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały atramentem, długopisem lub pismem maszynowym (komputerowym). Nie można dowodów księgowych wystawiać kolorem czerwonym lub zielonym. Kolor czerwony jest zastrzeżony dla zapisów korygujących i stornujących. Natomiast zielony dla celów kontrolno-rewizyjnych. Podpisy na dowodach składa się odręcznie atramentem lub długopisem. Podpisy nie mogą być składane przez kalkę.25 z 58
  24. 24. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanieśrodków PJB za pośrednictwem rezerwycelowej budżetu państwa.Oryginalne dokumenty (faktury, rachunki, protokoły odbioru i innewynikające z Zasad udzielania i umarzania pożyczek oraz trybu izasad udzielania i rozliczania dotacji oraz zasad dofinansowaniazadań z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej wWFOŚiGW w Krakowie) otrzymane od beneficjenta pomocyprzekazywane są do Zespołu Analiz Technicznych (AT).Pracownicy Zespołu AT dokonują kontroli merytorycznej tychDokumentów. Następnie pracownik AT, na podstawie umowy dotacji lubpożyczki oraz dokumentów otrzymanych od dotacjobiorcy lubpożyczkobiorcy, sporządza dokument dyspozycyjny „dyspozycjadokonania przelewu” wg wzoru Nr 1, który podpisuje w miejscu „kontrolamerytoryczna AT”.26 z 58
  25. 25. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanieśrodków PJB za pośrednictwem rezerwycelowej budżetu państwa. Dokument ten oznacza, że dokumenty będące podstawą do wypłaty środków z WFOŚiGW zostały sprawdzone pod względem merytorycznym oraz są zgodne z umową i harmonogramem oraz innymi wymogami. Do dyspozycji dokonania przelewu załącza się kserokopie dokumentów stanowiących podstawę udzielania pomocy finansowej i przekazuje się do podpisu zastępcy prezesa. Beneficjent lub pracownicy AT zamieszczają na kserokopiach dokumentów adnotację o zgodności z oryginałem. Następnie dyspozycję dokonania przelewu przekazuje się do zespołu FK, gdzie po sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym sporządza się polecenie przelewu dla banku i przekazuje do podpisu przez głównego księgowego oraz zatwierdzenia przez prezesa.27 z 58
  26. 26. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanie środków PJB za pośrednictwem rezerwy celowej budżetu państwa.• Dyspozycję dokonania przelewu (wraz z kserokopiami) sporządza się w dwóch egzemplarzach. Oryginał jest dowodem księgowym i pozostaje w księgowości, natomiast kopię wpina się do teczki, której sprawa dotyczy w zespole AT. Oryginalne dokumenty otrzymane od dotacjobiorców i pożyczkobiorców oraz ich kserokopie pracownik zespołu AT opatruje adnotacją (na ustalonym wzorze pieczątki) o wysokości udzielonej pomocy finansowej i po załatwieniu sprawy oryginały zwraca kontrahentowi. Na dyspozycji przelewu pracownik merytoryczny AT dokonuje adnotacji dotyczącej przyporządkowania wydatku strukturalnego do obszaru, kodu zgodnie z obowiązującą pieczęcią.28 z 58
  27. 27. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanieśrodków PJB za pośrednictwem rezerwycelowej budżetu państwa. W przypadku PJB dyspozycja dokonania przelewu sporządzana jest na podstawie złożonych wniosków o uruchomienie środków z rezerwy celowej, zgodnie z obowiązującym wzorem. Pozytywnie zweryfikowany przez pracownika AT wniosek podlega akceptacji przez Zarząd i na tej podstawie dokonywana jest dyspozycja dokonania przelewu na rachunek ministra właściwego do spraw środowiska. Beneficjent składa wniosek o uruchomienie środków z rezerwy celowej w 4 egzemplarzach: – 1 egz. dla kierownika PJB – 1 egz. dla właściwego dysponenta części budżetowej – 2 egz. dla WFOŚiGW w Krakowie (odpowiednio zespół AT i FK).29 z 58
  28. 28. Wypłata dotacji i pożyczek oraz przekazanieśrodków PJB za pośrednictwem rezerwycelowej budżetu państwa.• Pracownik AT informuje właściwego ministra ds. finansów publicznych i ministra właściwego ds. środowiska o przekazaniu środków na dochody budżetu państwa w terminie 5 dni roboczych od dnia przekazania środków, wskazując zadania realizowane przez PJB, w celu ich dofinansowania. Rozliczenie środków przekazywanych za pośrednictwem rezerwy celowej dla PJB następuje zgodnie z podpisaną umową z PJB, na podstawie przedłożonych do rozliczenia faktur, rachunków i innych dowodów księgowych. Procedura dotycząca udzielania dofinansowania dla PJB opisana jest w załączniku nr 2 do Zasad udzielania i umarzania pożyczek oraz trybu i zasad udzielania i rozliczania dotacji oraz zasad dofinansowania zadań z zakresu ochrony środowiska i gospodarki wodnej w WFOŚiGW w Krakowie. 30 z 58
  29. 29. Noty odsetkoweNoty odsetkowe, z tytułu należnych odsetek od udzielonychpożyczek, wystawiają pracownicy zespołu analizekonomicznych AE. Oryginał wysyłany jestdo pożyczkobiorcy, kopia dla zespołu FK.Po wdrożeniu nowego zintegrowanego programu notyodsetkowe mogą być wysyłane również drogąelektroniczną.31 z 58
  30. 30. Dokumentacja zakupu materiałówi usług oraz składników majątkowychZakupy materiałów i usług oraz składników majątkowychdokumentowane są wyłącznie oryginalnymi rachunkamiwystawionymi przez dostawców – głównie będą to faktury VAT.Mogą wystąpić również faktury korygujące i noty korygujące.Zasady wystawiania faktur VAT, faktur korygujących i notkorygujących są określone ściśle w rozdziale 3 rozporządzeniaMin. Fin. (Dz.U. z 2011 r. nr 68, poz.360) wymienionego w § 1ust. 2 niniejszej instrukcji.32 z 58
  31. 31. Dokumentacja zakupu materiałówi usług oraz składników majątkowychNie stanowią podstawy do księgowania paragony, dowody wpłaty dokasy itp.Od podanej wyżej zasady mogą wystąpić wyjątki w przypadkach, gdyuzyskanie rachunku jest niemożliwe i dotyczy to niewielkich kwot. Wtakich okolicznościach dowodem może być oświadczeniepracownika, do którego załączone będą pokwitowania, bilety, dowodyzapłaty itp.Dowodem księgowym jest również umowa kupna-sprzedaży, wprzypadku zakupu składników rzeczowych lub praw od osobyfizycznej.33 z 58
  32. 32. Dokumentacja zakupu materiałów i usług oraz składników majątkowych Osoby dokonujące zakupu lub dokonujące kontroli rachunku pod względem merytorycznym, umieszczają adnotację na odwrotnej stronie rachunku dotyczącą celu zakupu oraz potwierdzają wykonanie usługi. Jeśli zakup dotyczy przedmiotów materialnych należy napisać także, komu przedmiot przekazano, a osoby te potwierdzają odbiór własnoręcznym podpisem. Dokument ten zostaje także, sprawdzony przez kierownika danego zespołu i przekazany do pracownika ds. zamówień publicznych w celu rejestracji w bazie informacyjnej, który dokonuje również adnotacji o zastosowanej procedurze udzielania zamówień publicznych.34 z 58
  33. 33. Dokumentacja zakupu materiałów i usług oraz składników majątkowych Do rachunku (faktury VAT) dołącza się kopię umowy i protokół odbioru, jeżeli są wymagane zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych w WFOŚiGW Krakowie. Na dokumentach (rachunkach, fakturach, itd.) pracownik merytoryczny dokonuje adnotacji dotyczącej przyporządkowania wydatku strukturalnego do obszaru, kodu zgodnie z obowiązującą pieczęcią.35 z 58
  34. 34. Dokumentacja zakupu materiałów i usług oraz składników majątkowych W wypadku, gdy zakup dotyczy środków trwałych do rachunku, faktury VAT załącza się dowód OT – przyjęcie środka trwałego. Dowód OT wystawia pracownik zespołu OR odpowiedzialny za zakup środków trwałych i oddanie ich do użytkowania w trzech egzemplarzach. Dokument OT otrzymują odpowiednio: zespół FK, zespół OR, osoba materialnie odpowiedzialna.36 z 58
  35. 35. Dokumentacja zakupu materiałów i usług oraz składników majątkowych Jeśli zakup podlega przepisom ustawy – Prawo zamówień publicznych, na fakturze umieszcza się pieczątkę z adnotacją komisji przetargowej o zastosowaniu procedur udzielania zamówień. Następnie dokumenty przekazuje się do zespołu FK, gdzie po sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym wystawia się polecenie przelewu.37 z 58
  36. 36. Podstawowym dowodem księgowym stwierdzającym wypłatęwynagrodzeń jest lista płac.Dokumentowanie wynagrodzeń Dokumentami źródłowymi do sporządzenia listy płac są: 1) umowa o pracę, 2) zmiana umowy o pracę, 3) pismo zmieniające warunki pracy lub płacy i inne decyzje dotyczące płac, 4) rozwiązanie umowy o pracę, 5) umowa o prace zlecone, 6) umowa o dzieło, 7) zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych, 8) rachunek za wykonane prace zlecone lub wykonane dzieło, 9) uchwały Zarządu Województwa powołujące lub odwołujące członów Zarządu Funduszu, uchwała Zarządu Województwa ustalająca wysokość wynagrodzenia za udział w posiedzeniach Rady Nadzorczej, 11) uchwała Rady Nadzorczej o ustaleniu wynagrodzeń dla członków Zarządu Funduszu, uchwała Rady Nadzorczej o przyznaniu nagrody członkom Zarządu Funduszu,38 z 58
  37. 37. Dokumentowanie wynagrodzeń Umowę o pracę Umowę o dzieło sporządza zleconą (umowa-zlecenie) pracownik kadr, sporządza pracownik kadr, zatrudnienia i płac na zatrudnienia i płac lub osoba polecenie osoby zlecającej zlecająca pracę przy wykonanie dzieła przy współudziale radcy współudziale radcy prawnego, w dwóch prawnego, w dwóch egzemplarzach z egzemplarzach z przeznaczeniem: przeznaczeniem: • oryginał dla twórcy dzieła, •oryginał dla wykonawcy; • kopia dla pracownika kadr, •kopia dla pracownika kadr, zatrudnienia i płac. zatrudnienia i płac.39 z 58
  38. 38. Dokumentowanie wynagrodzeńZlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych wystawiaprzełożony pracownika:oryginał dla pracownika kadr, zatrudnienia i płac, kopiadla pracownika.Zlecenie na pracę w godzinach nadliczbowych musi byćzaakceptowane przez prezesa przed wykonaniempracy.40 z 58
  39. 39. Dokumentowanie wynagrodzeń Rachunki za prace wykonane w ramach umowy-zlecenia i umowy o dzieło wystawia wykonawca. Podstawą do wypłaty wynagrodzenia jest oryginał rachunku zatwierdzony przez prezesa. Pod rachunek za wykonane dzieło powinien być podpięty protokół odbioru dzieła.41 z 58
  40. 40. Wniosek o zaliczkęWniosek o zaliczkę wystawia pracownik (zaliczkobiorca),któremu zlecono dokonanie zakupów dla Funduszu. Na wnioskunależy wyspecyfikować planowane zakupy oraz podać terminrozliczenia zaliczki, który nie może być późniejszy niż ostatnidzień roboczy miesiąca. Przed wypłatą zaliczki, wniosekpodpisuje prezes (lub zastępca prezesa w czasie nieobecnościprezesa) i główny księgowy. Przy wypłacie wniosek podpisujekasjer a zaliczkobiorca potwierdza odbiór gotówki.42 z 58
  41. 41. Rozliczenie zaliczkiRozliczenie zaliczki wypełnia zaliczkobiorca i podpisuje w miejscu„sprawdzono pod względem merytorycznym”. Jednocześnie załączawszystkie dowody oraz specyfikuje je na odwrotnej stronie drukurozliczenia i przekazuje do księgowości. Załączone dowody podlegająkontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.Rozliczenie zaliczki przed przekazaniem do kasy jest podpisywaneprzez głównego księgowego i prezesa.Niewydatkowaną kwotę zaliczkobiorca wpłaca do kasy. Rozliczeniepodpisuje kasjer. Jeśli z rozliczenia wynika kwota do wypłaty – odbiórgotówki kwituje własnoręcznym podpisem osoba dokonującarozliczenia zaliczki.43 z 58
  42. 42. Rozliczenie delegacji służbowejRozliczenie delegacji służbowej dokonuje się na określonym druku„polecenie wyjazdu służbowego”. Polecenie wyjazdu służbowegowystawia pracownik kadr, zatrudnienia i płac i daje do podpisuprezesowi. Gdy delegowanym pracownikiem jest prezes – poleceniewyjazdu służbowego podpisuje jeden z zastępców prezesa.W przypadku gdy podróż służbowa ma odbywać się samochodemsłużbowym należy w miejscu określającym środek lokomocji podaćnumer rejestracyjny samochodu.Jeśli delegowany pracownik potrzebuje zaliczkę na pokrycie kosztówdelegacji – wypełnia dolną część druku, która jest wnioskiem o zaliczkęi daje do podpisu przez prezesa i głównego księgowego.44 z 58
  43. 43. Rozliczenie delegacji służbowejPo powrocie z podróży służbowej delegowany pracownik dokonujerozliczenia kosztów delegacji na odwrotnej stronie druku, dołączającdowody dokumentujące wydatki (bilety, rachunki). Rozliczenie kosztówpodróży po sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowymzatwierdza główny księgowy i prezes. Wyjazd służbowy powinienzawierać potwierdzenie pobytu opatrzone pieczęcią i podpisem wmiejscu pobytu. Jeśli rozliczenie delegacji takiego stwierdzenia niezawiera z miejsca pobytu – prezes może stwierdzić wykonaniezadania, które było celem wyjazdu służbowego. W przypadku podróżysłużbowej zagranicznej dodatkowo załącza się sprawozdanie zpodróży zagranicznej.45 z 58
  44. 44. Polecenie przelewuPodstawą wystawienia polecenia przelewu jest oryginał dokumentupodlegającego zapłacie. Nr rachunku bankowego na który dokonywanyjest przelew musi być podany na piśmie.Polecenie przelewu przygotowuje pracownik księgowości FK zapomocą elektronicznego systemu bankowego. Przygotowaneelektroniczne polecenie przelewu podlega sprawdzeniu przezgłównego księgowego i zatwierdzeniu przez prezesa Funduszu.Polecenie przelewu może być także importowane z obowiązującychsystemów komputerowych.W razie nieobecności prezesa polecenie przelewu zatwierdzane jestprzez głównego księgowego i zastępcę prezesa.46 z 58
  45. 45. Środki trwałeŚrodki trwałe - zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt.15 Ustawyo Rachunkowości to rzeczowe aktywa trwałe i zrównanez nimi, nie zakwalifikowane do inwestycji zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt.17ustawy, o przewidywanym okresie ekonomicznej użytecznościdłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone napotrzeby jednostki.47 z 58
  46. 46. Środki trwałe – dowód OTOT – przyjęcie środka trwałegoDowód OT dokumentuje przyjęcie do użytkowania nabytych lubwytworzonych we własnym zakresie środków trwałych. OT wystawiasię na podstawie rachunku/faktury zakupu, protokołu technicznegoodbioru zakończonych np. budów.Dowód OT wystawia pracownik działu organizacyjnego w trzechegzemplarzach odpowiedzialny za rozliczenie nakładów na środektrwały i oddanie go do użytkowania, następnie przekazuje odpowiedniodo działu: FK, OR, osobie materialnie odpowiedzialnej.48 z 58
  47. 47. Środki trwałe – dowód OT Dowód OT wystawia się w dniu: – otrzymania protokołu technicznego odbioru środka trwałego w budowie i rozliczenia jego budowy, – zakupu środka trwałego niewymagającego montażu. Termin oddania dokumentu do księgowości następuje następnego dnia po sporządzeniu i uzyskaniu podpisu osoby odpowiedzialnej materialnie, której powierzono dany środek trwały do użytkowania.49 z 58
  48. 48. Środki trwałe – dowód LT LT – likwidacja środka trwałego. Dowód LT jest podstawą do zdjęcia z ewidencji środków trwałych, niskowartościowych środków trwałych, które na skutek zużycia lub zniszczenia utraciły swoją przydatność. Stanowi podstawę do wyksięgowania środka trwałego z ewidencji bilansowej i do ujęcia go w ewidencji pozabilansowej do momentu jego fizycznej likwidacji. W przypadku zaginięcia (np. kradzieży) lub utraty środka trwałego z przyczyn losowych, dowód LT wystawia się po uzyskaniu informacji i sporządzeniu notatki służbowej o tym fakcie, niezależnie od dalszego postępowania wyjaśniającego i odszkodowawczego lub roszczeniowego. Oryginał LT po podpisaniu przez prezesa otrzymuje księgowość, kopię pracownik zespołu OR, druga kopia pozostaje u użytkownika.50 z 58
  49. 49. Środki trwałe – dowód MT MT – zmiana miejsca użytkowania środka trwałego Dowodem MT dokumentuje się zmianę użytkownika środka trwałego. Dowód MT wystawia w trzech egzemplarzach pracownik zespołu OR użytkownik przekazujący środek trwały. Oryginał otrzymuje księgowość, a po jednej kopii otrzymuje przekazujący i przejmujący.51 z 58
  50. 50. Środki trwałe – dowód KOKO - modernizacja środka trwałegoDowodem KO dokumentuje się nakłady poniesione na ulepszenieśrodka trwałego. Ulepszenie środka trwałego zgodnie z art.31 Ustawyo Rachunkowości polega na rozbudowie, przebudowie, modernizacjilub rekonstrukcji i powoduje, że wartość tego środka po zakończeniuulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartośćużytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą,jakością produktów, uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środkatrwałego, kosztami jego eksploatacji i innymi miarami. Dowód KOwystawia w trzech egzemplarzach pracownik działu organizacyjnegoodpowiedzialny za rozliczenie nakładów na środki trwałe i oddanie godo użytkowania. Dowody KO otrzymują odpowiednio działy: FK, OR iosoba materialnie odpowiedzialna.52 z 58
  51. 51. Inne dowody księgowe Za dowodem księgowe uważa sięrównież:•zestawienie zbiorcze dowodów księgowych,•polecenie księgowania,•noty księgowe.53 z 58
  52. 52. Zestawienia zbiorcze dowodów księgowychpowinny:1. składać się co najmniej z określenia jednostki wystawiającej, nazwy zestawienia, daty lub okresu, którego dotyczą objęte nim dowody, kwot do księgowania oraz podpisu osoby sporządzającej;2. obejmować dowody wyrażające operacje gospodarcze dokonane wyłącznie w jednym okresie sprawozdawczym (miesiąc) lub jego części;3. zapewniać sprawdzalne powiązanie ujętych w nim kwot z dowodami, na których podstawie zostały wystawione.54 z 58
  53. 53. Pozostałe dokumenty karta drogowa, protokół likwidacji (zniszczenia, szkody). protokół odbioru dzieła, prac remontowo- budowlanych itp55 z 58
  54. 54. Karta drogowa jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencję druków (Arkusz ewidencji kart drogowych) prowadzi pracownik OR, który przed wydaniem druku kierowcy za pokwitowaniem odbioru, wypełnia rubryki 1-3, wpisuje nazwisko i imię kierowcy (w rubryce 4) oraz podpisuje w rubryce 10. Zlecenie wyjazdu (w rubryce 8) podpisuje prezes lub osoba do tego upoważniona. Wszystkie wyjazdy potwierdza osoba, dla której zadysponowany był wyjazd (dysponent wozu) samochodem służbowym, w kolumnie 9 na odwrotnej stronie karty drogowej. Kartę drogową wydaje się na jeden dzień. Jeśli powrót samochodu służbowego jest niemożliwy tego samego dnia, dysponent wozu obowiązany jest dokonać adnotacji w rubryce 18, zgodnie z zawartą w niej uwagą. Kierowca wypełnia kartę drogową przed rozpoczęciem jazdy. Następna karta drogowa może być wydana po zwrocie rozliczonej karty z dnia poprzedniego. Niewypełnione wiersze na odwrotnej stronie karty drogowej podlegają skasowaniu.56 z 58
  55. 55. Karta drogowa Kontroli obliczeń karty drogowej dokonuje pracownik OR i stwierdza to swoim podpisem w rubryce 17. Rozliczenia miesięcznego zużycia paliwa i oleju silnikowego dokonuje pracownik OR na podstawie kart drogowych z danego miesiąca. W przypadku wystąpienia nie uzasadnionego zużycia paliwa i oleju silnikowego ponad ustaloną normę, decyzję o obciążeniu kierowcy podejmuje prezes.57 z 58
  56. 56. Dziękuję za uwagę.Zygmunt WielgusGłówny Księgowy WFOŚiGW w Krakowieul. Kanonicza 12, 31-002 Krakówtel.: (12) 422 94 90 • faks: 12 422 30 46e-mail: biuro@wfos.krakow.pl www.wfos.krakow.pl
  1. ¿Le ha llamado la atención una diapositiva en particular?

    Recortar diapositivas es una manera útil de recopilar información importante para consultarla más tarde.

×