Your SlideShare is downloading. ×
Over 80 simple ways to cut your overhead costs (2)
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Over 80 simple ways to cut your overhead costs (2)

389
views

Published on

Published in: Business, Technology

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
389
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
8
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Business Cost Saving Tips - EfficiencyOver 80 Simple Ways to Cut Your Overhead Costs  Lower Energy Costs.    1. Target the largest energy bill for energy conservation measures.  2. Track energy use.  3. Upgrade lighting to save about 50% on your lighting costs.  4. Turn lights off before you leave at night.   5. Use dimmers, motion sensors, or occupancy sensors to automatically turn off  lighting when not in use to reduce energy use and costs.  6. Make sure people don’t leave phone or laptop chargers plugged in when they  aren’t charging – this uses a substantial amount of electricity. Also, unplug all  equipment that drains energy when not in use like fans, coffee makers,  desktop printers, radios, etc.  7. Turn off your computer and monitors at the end of the work day, if possible.  Train your staff to turn off their monitors every time they leave their desks for  extended periods like lunch or coffee breaks.   8. Change over to energy saving models of equipment. For instance, you could  purchase a new copier with low standby feature or printers and fax machines  with power management features.  9. If you have a vending machine in your office, coordinate with suppliers to  turn off advertising lights.  10. Have Auditel UK Ltd perform an energy audit. This could help you negotiate  an off‐peak usage discount from your utility company.  11. Clean or change furnace filters once a month during the heating season.  Build‐up of dirt can lower effectiveness and increase energy consumption.   12. Check furnace ducts for disconnects or leaks – a major reason for decreased  efficiency and higher costs.  13. Install a smart thermostat in your office. While they don’t come cheap, once  installed, a smart thermostat will save you 10 to 30% on annual heating and  cooling costs. It does this by coordinating its operations with your office  hours.   14. Keep your thermostat at a temperate level during work hours. While your  staff may not notice a 1º drop or rise in temperatures, this little change will  lower your energy costs considerably.  15. Allow the office dress code to reflect the season. In summer, relax the suit  code and in winter encourage the use of appropriate warm clothing.  © Auditel 2012. All rights reserved. No part of this report can be reproduced or transmitted in any form or by anymeans whatsoever, without the prior written permission of Auditel. Once the project has been implemented,permission will be granted as part of this process.
  • 2. Business Cost Saving Tips - EfficiencyLower Telecom Costs    1. Encourage a ‘no personal calls’ in office rule. Unnecessary calls are known to  distract employees and reduce their productivity.  2. Use the telephone bill to identify telephone abusers; some of your staff may  cost you double their wage in calls.  3. Carry out an audit to review how landlines and mobile phones are used.    4. Wherever possible, give preference to email over telephonic conversation for  routine communication. It’s fast, practical and free.  5. Switch to VoIP – it offers flat rates for long distance, cuts back charges on  local calls and has many other features that a regular phone service doesn’t  offer. Focus on deals with integrated encryption and voice transport over IT  networks without loss of quality. This will help you ensure confidentiality of  your communications and the great sound quality.  6. If the nature of your business doesn’t allow you to use VoIP, you could buy a  switchboard to manage your calls.  7. Keep a tight rein on Internet security: anti‐virus software and anti‐spam. This  is essential if you want to ensure the security of your IT equipment. A breach  can cost you dear.  8. Switch to Wi‐Fi instead of cabled Internet. The system allows you to reduce  costs on wiring the entire office.  9. Change your documentation to put the onus on people to call you. For  instance, you could ask suppliers to ring and check if you need something,  say, once a day or week.  Keep Property Costs Down   1. Review your lease. If your rent review is a one‐way option, insist on a two‐ way review. Ask your owner to complete all repairs and ensure that they  meet all the terms as per the agreement. If for some reason, the property  owner does not want to or cannot meet all the terms, find out how much they  are willing to reduce your rent.  2. When lease is up for renewal, don’t get taken in by the ‘fair market price’  spiel. This price is not beneficial to you as it could change very often. Instead,  bargain for a fixed rate.  © Auditel 2012. All rights reserved. No part of this report can be reproduced or transmitted in any form or by anymeans whatsoever, without the prior written permission of Auditel. Once the project has been implemented,permission will be granted as part of this process.
  • 3. Business Cost Saving Tips - Efficiency 3. Another thing you must do when your lease comes up for renewal is to  review it with your lawyer. Ensure that the work letter, which details the  things the owner is willing to repair and replace, is in order.  4. If you have a part of your office that is being wasted, try getting yourself sub‐ letting rights. Filling the area with a rent paying tenant is an easy way to  lower your costs.   5. Appeal against your business rates. Did you know that all your taxes are  open to debate? Problem is very few debate them because many don’t care to  find out. For instance, burglaries up in your area, rubbish not collected, or  street‐lights not working are all real problems which cause a loss in business.  6. Move out. If customers do not visit your office, you don’t need to maintain  expensive premises. You should try to find the cheapest accommodation you  can.  7. Encourage your employees to telecommute/ work from home. If your  business model allows, work‐from‐home is the easiest way to save a lot in  office expenses. It also helps you retain your good employees and enhance job  satisfaction.   Techno‐friendly Office   1. Use technology to your benefit. Instead of spending a fortune on a web‐site  think about the ways you can harness the power of the web. You can  correspond for nothing, receive orders, place orders, supply documentation  and a whole lot more and all this for nothing.   2. If you have strict limitations on the amount you can spend for office products,  get a multi‐functional device. Such a machine has features of a scanner,  printer, fax machine, and copier built into one compact device, saving you  space and money.  3. Do you require all those software licenses? The average company pays nearly  50% too much for licenses. Do a reality check to find out if you really need all  those licenses you pay for. Also, ensure that you are paying for the right  number of licenses.  4. Upgrade only if necessary. There will be new gadgets and latest software by  the thousands. Before you spend hard‐earned money on these, check if your  office really needs them. If you can, try to wait it out till your office supplies  are no longer functioning up to par and then get yourself the best deals  possible.  © Auditel 2012. All rights reserved. No part of this report can be reproduced or transmitted in any form or by anymeans whatsoever, without the prior written permission of Auditel. Once the project has been implemented,permission will be granted as part of this process.
  • 4. Business Cost Saving Tips - Efficiency 5. Cut down on the amount of paper you use. Convert your documents to  digital files by scanning them.  6. Before you buy any new technology, check if it is the right one for you.  Buying technology or software is costly business. Ensure that the technology  you buy provides value‐add to your business and helps enhance productivity  in your office.  7. Use freeware wherever possible. http://download.cnet.com/windows/  has a  huge library of free products that can be a cheap and good replacement to  some of your software.  8. Use Internet internally. Your staff can submit expenses, reports, orders and  just about everything else via the Internet and it saves time in re‐punching  and processing.  9. Bank online. There is no better way to understand cash‐flow than having  instant access to your office account online. It helps you know of any issues or  problems in real‐time. This way you can find out about bounced checks and  additional bank charges, and do something about them, that much quicker.  10. Pay your bills online – this will help you save time and postage. Some  companies may even offer discounts for doing so.  Reduce Cost of Operation   1. Inculcate the feeling of ownership among your staff. Get them to keep their  desk areas tidy. This way, you can cut your cleaner bills in half by getting in a  cleaner only every other day.  2. Instead of traveling try web conferencing.  3. Stop unnecessary business travel. Business trips cost money and lead to loss  of valuable time thanks to congested roads, stations and airports. You could  invest in videoconferencing and computer conferencing technology instead. If  your client insists on a meeting, make them pay for the trip by inviting them  to see you at your office.   4. Some trips are unavoidable. In such cases, go for chart out a no‐frills travel  plan. You or your employees don’t really need to use first‐class travel and  first‐class hotels. Budget airlines and smaller hotels can be just as comfortable  and certainly just as efficient.  5. Set subsistence allowances for staff traveling on duty. Ideally you should set a  rate and mention what that sum covers. You are paying your staff for the  inconvenience of being away from home and they can use that money to pay  for all their expenses including meals, drinks and newspapers. © Auditel 2012. All rights reserved. No part of this report can be reproduced or transmitted in any form or by anymeans whatsoever, without the prior written permission of Auditel. Once the project has been implemented,permission will be granted as part of this process.
  • 5. Business Cost Saving Tips - Efficiency  6. Reduce the audit fee. Ask your auditor what you must do to reduce the audit  fee. Their suggestions will help you save a neat sum. If they cannot suggest  anything go someplace else for suggestions.  7. Regularly review your marketing costs. Reviewing the costs will help you  find out how much you should be spending. It will also make your sales and  marketing people work that little bit harder as they know that you are  watching their performance.  8. Eliminate waste. Avoid useless, unnecessary processes that are a waste of  time and money. For instance, instead of placing suggestion boxes in the  office, you could just go around asking your staff for their opinions and  suggestions. You could also ask for their opinions on what they regard as a  waste; they will certainly tell you.  9. Forge business alliances if necessary. It may not be easy to accept the idea of  working with other businesses. However, if you do get down to it, you will  be able to share marketing costs, increase sales opportunities and improve the  chances of better funding and opening up geographical opportunities.  10. Outsource where possible. Outsourcing is the reality of the day and there’s no  way you can escape it. If there is any function in your office that can be  outsourced to save money, do it.  Finances   1. Keep detailed records. The more you know about your company’s financial  situation, the greater chance you have at success.  2. Plan for your commitments. Set money aside in advance for tax obligations  and for major bill payments.  3. Contact overdue accounts more frequently. No law says you can contact a  customer only once a month. You could try contacting late payers every 10‐14  days.  4. Improve your credit balance. For this you must send out your invoices at the  earliest possible opportunity. The sooner you receive payment, the sooner  your company’s cash flow will increase.  5. Spread out payments. Don’t make all your payments all at once. Spreading  out payments through a month versus paying everything on one day can  really alleviate a cash crunch due to the natural flow of business and  customers’ payment preferences.  © Auditel 2012. All rights reserved. No part of this report can be reproduced or transmitted in any form or by anymeans whatsoever, without the prior written permission of Auditel. Once the project has been implemented,permission will be granted as part of this process.
  • 6. Business Cost Saving Tips - Efficiency 6. Donate and reduce costs. You can get quite a few substantial tax reliefs by  donating to charity. And you will get the satisfaction of having contributed to  a good cause.  7. Keep yourself updated on tax laws. Lack of knowledge may make you pay  too much or too little in taxes. Either way, you stand to lose money. Knowing  your tax laws can help you save your company thousands every year.  8. Run credit check on potential customers. It’s better for your business over the  long haul to reject a slow paying or consistently delinquent customer  immediately rather than bear the consequences later on.  9. Sell off under‐utilised assets and fully depreciated assets. Once an asset has  run through its useful life and is no longer a depreciable asset, consider  selling it off if you can get good value for it. The cash can help you replace  that asset or upgrade to a new technology or model.  10. Stick to budgets. Several projects suffer budget creep throughout a fiscal year.  A couple hundred pounds here or there may not seem like much for a  particular project, but it will quickly add up if there are multiple projects  going on across the company.  11. Fine tune your expenditure. Does your office furniture or equipment have to  be new or can you perform just as well with second hand stuff? Used  equipment will save you hundreds of pounds per piece of furniture or  appliance. Auctions, newspaper classified ads are good places to find used  equipment.  12. Some types of equipment don’t come into daily use. Sometimes, it is best to  lease such equipment instead of buying them outright. This will save you a  considerable amount of money.  13. Reduce thoughtless spending. Keep a tight check on the buying decisions in  your company. This will not only help you control theft and fraud; it will also  curb wasteful spending. For instance, staff in one company had bought  enough stationary to last three years because buying in bulk offered good  discounts. This money could have been easily put to other, more productive  uses.  14. Use plastic. Be sure to investigate reward schemes from credit card  companies like American Express. You’d be surprised how much money you  can save by purchasing office supplies with a company credit card.      © Auditel 2012. All rights reserved. No part of this report can be reproduced or transmitted in any form or by anymeans whatsoever, without the prior written permission of Auditel. Once the project has been implemented,permission will be granted as part of this process.
  • 7. Business Cost Saving Tips - EfficiencyInsurance   1. Get all your insurance policies through one provider. This will prevent  different forms of coverage from overlapping, and thereby reduce the rate  2. Go for a higher deductible – the higher the deductible, the lower the  premium.  3. Set up a risk management/ loss reduction scheme. This helps lower premiums  since insurers are attracted to companies that make an effort to reduce losses  from fire, theft, employee and customer injuries, etc.  4. Educate and update your staff on current company insurance policies. This  protects your company from fraudulent legal action.  Miscellaneous   1. When your printer runs out of ink, don’t buy new ink cartridges. Refill them  instead.   2. Ask Auditel to get special deals as this will help you save a lot of money on  business essentials.  3. Bill your customers for expenses. If you are made to go beyond the call of  duty, don’t hesitate to charge back expenses to your clients.  4. Save paper. Photocopy only what you need. Always use the second side of  paper, either by printing on both sides or using the blank side as scrap paper.  5. Stop using cheques, but if you really need to ask Auditel to source these, it  cost much less than getting them from a bank.  6. Always use a cost management provider such as Auditel. That way, your  office doesn’t come to a standstill if your supplier experiences serious  problems.   7. Don’t waste money on postage. Use email instead.  8. If your company mails out a high volume of packages, you could invest in a  postage machine. They don’t come cheap, but these machines do save you  time from trips to the post office and provide more accurate postage rates.  This ultimately reduces your overall mail cost.  9. Install low‐flow toilets.  10. Use coffee mugs instead of disposable cups.   11. Set up a carpooling scheme for car‐dependent commuters. You could either  use the intranet for this purpose or word of mouth should work even better.  © Auditel 2012. All rights reserved. No part of this report can be reproduced or transmitted in any form or by anymeans whatsoever, without the prior written permission of Auditel. Once the project has been implemented,permission will be granted as part of this process.
  • 8. Business Cost Saving Tips - Efficiency 12. Have fun and stay motivated. It isn’t easy to reduce overheads – it is a time  consuming and difficult affair.   If you don’t have the time, expertise or inclination to follow these valuable tips thoroughly on an on‐going basis, we can professionally manage these overheads, and many more.   Contact paul.foster@auditel.co.uk to find out about our No Saving, No Fee services.      © Auditel 2012. All rights reserved. No part of this report can be reproduced or transmitted in any form or by anymeans whatsoever, without the prior written permission of Auditel. Once the project has been implemented,permission will be granted as part of this process.