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HABITAT LAC - Taller Intranet
 

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14 de enero, 2011. San José, Costa Rica

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    HABITAT LAC - Taller Intranet HABITAT LAC - Taller Intranet Presentation Transcript

    • Taller de Planificación de la Intranet Habitat for Humanity - LAC San José, 14 de enero, 2011
    • Agenda
      • 8:30 a 9 Introducción
      • 9 a 10 Necesidades
      • 10:30 a 12 Visión, Objetivo y Metas
      • 12 a 1 Almuerzo
      • 1 a 3 Diseño de Estrategias de Soluciones
      • 3 a 4 Diseño de la Arquitectura e Interfaz
      • 4 a 5 Plan de Implementación
    • Intro 30 min
      • Conceptos
      • La Tarea
      • Alcance
      • Expectativas
    • Conceptos
      • Intranet
        • Un sitio web o colección de sitios privados y de uso interno a una organización.
        • Brinda servicios de información, comunicación y colaboración hacia el equipo de trabajo.
    • Un ejemplo genérico
    • Casos INAMU
    • Casos BCR
    • Otros Casos
    • Otros Casos
    • Otros Casos
    • Sharepoint
      • Un ejemplo de una intranet incluye herramientas para:
        • Compartir documentos
        • Compartir calendarios
        • Gestionar reuniones
    • Sharepoint Una aplicación de Microsoft basada en web para empresas que facilita la colaboración, administración de contenido, procesos de negocio y proporciona acceso a información esencial para los objetivos y los procesos de la organización.
      • Mejorar la gestión de la documentación
      • Mejorar la colaboración
      • Hacer que la información sea más facilmente encontrado ( encontrabilidad )
    • Sharepoint
      • Un “Team Site” es una plantilla dentro de Sharepoint para rápidamente crear un sitio para un equipo de trabajo con herramientas de:
        • Documentos compartidos
        • Calendarios compartidos
        • Gestión de Tareas
        • Pizarra de discusión
    • Conceptos
      • Discusión:
        • Existe un intranet ya en Habitat?
        • Se necesita un Intranet? Para qué?
    • La Tarea: Proceso de diseño Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4 1 2 3 4 5
    • Proceso de Desarrollo de una Presencia en Internet La base del pirámide Contexto Organización Públicos legal, cultural, tecnológico externos, internos, adminstradores, tomadores de decisión misión, liderazgo organigrama, procesos, plataforma recursos
    • Reglas de juego
      • Tomadores de notas
      • Preguntar dudas
      • Participar con ideas
      • Externar lineamientos para la gestión
    • Alcance
      • Propuesta:
        • Estrategia y Diseño de:
          • Iniciar con Team Site de Desarrollo Inst.
          • Info servicios grals. para LAC y HQ
        • Lineamientos para:
          • Gestión de la Intranet
          • Plan de Implementación
      • Cuál es el rol de cada uno en este proceso hoy?
    • Expectativas
      • Cuáles expectativas tiene para hoy?
      • Para el proceso de diseño de la Intranet?
    • Ciclo de Vida del Proyecto El Proceso MTSS
    • Necesidades de los Usuarios 60 min
    • Necesidades de Usuarios Usuarios son públicos meta internos. Son quienes utilizarían una intranet. En si, un usuario es un “arquetipo” de un grupo de personas con uno o más necesidades en común. Por ejemplo:
        • Profesionales del mismo departmento
        • Personal de otros departamentos
        • Personas de las oficinas nacionales, sucursales y aliados
        • Personal de otras oficinas regionales y HQ
      Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4 1 2 3 4 5
    • Necesidades de Usuarios Los Públicos Meta
      • Ejercicio: Paso 1
        • Reflexione sobre los públicos meta internos del Departamento de D.I.
        • Anote un público meta por cada hoja
        • Piense en al menos 5 públicos meta.
        • Tiempo: 10 minutos
    • Necesidades de Usuarios Usuarios : (“públicos meta internos”)
        • Info servicios: Qué esperan / necesitan de nosotros?
        • Procesos o formatos: Cómo quisieran que lo brindemos?
      El Departamento:
        • Cuál son los obstáculos que enfrentamos al servirlos?
      La Organización:
        • Qué nos pide la organización? Qué hay que lograr?
      Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4 1 2 3 4 5
    • Necesidades de Usuarios Los Públicos Meta
      • Ejercicio: Paso 2
        • Anote las necesidades de los distintos usuarios
        • Una necesidad por hoja
        • Tiempo: 10 minutos.
    • Necesidades de Usuarios Los Públicos Meta
      • Ejercicio: Paso 3
        • En grupos c omparta sus ideas de públicos meta con el grupo.
        • Juntos, clasifiquen y agrupen todos los usuarios y sus necesidades en una estructura.
        • Tiempo: 15 minutos.
    • Necesidades de Usuarios
      • Cada grupo presenta su estructura
      • Discutamos y consolidemos los trabajos de los distintos grupos.
    • Visión, Objetivo y Metas 90 min
    • Visión (45 min) Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
    • Visión
      • La visión describe “el hacia dónde” de nuestra intranet.
      • Es una perspectiva optimista del futuro y sirve para orientar nuestra organización.
    • Visión
      • Ejemplo de la Visión:
      A partir del 2011, la intranet será una herramienta clave para el logro de las principales actividades estratégicas: reclutamiento de personal, mejora en la atención y servicio a interno, y la socialización del conocimiento en pro del desarrollo sostenible de las oficinas donde tenemos presencia. Será una ventana a la organización útil y amigable, accesible a todos sus usuarios al contar con un manejo de información clara y novedosa, comunicación oportuna, servicios de valor y tecnología adecuada.
    • Visión
      • Paso 1: (20 min)
        • En sus grupos, recordando los usuarios y sus necesidades, la organización y sus obstáculos, redacten una Visión para la intranet que contempla respuestas a preguntas como las siguientes:
        • ¿Cómo es? ¿Cómo imagina la intranet a un año y a tres años plazo?
        • ¿Quién lo utiliza? ¿Cómo se siente el usuario al utilizarlo? ¿Cómo lo encuentran? ¿Cómo saben de ello?
        • ¿Cuáles servicios se les brinda? ¿Qué hacen los usuarios allí?
        • ¿Qué impacto ha generado como resultado?
    • Visión
      • Paso 2: (25 min)
        • Compartimos las redacciones de Visión
          • ¿Cuáles son las diferencias?
          • ¿Qué cosas hay en común?
        • Juntos lleguemos a una redacción única y final de la Visión.
    • Objetivos y Metas (45 min)
      • Un objetivo es lo que nuestros esfuerzos buscan obtener o lograr.
      • Define la naturaleza del esfuerzo que se requiere. Menciona el tipo de cambio que tiene que generar para lograr el propósito.
      • Un objetivo incluye un verbo que indica la acción que hay que realizar y un estándar que califica el tipo de logro esperado.
    • Objetivos y Metas Objetivos
      • Para Intranets, suelen ser:
        • Mantener comunicación clara, precisa y en el momento apropiado hacia lo interno de la organización
        • Aumentar eficiencia
        • Facilitar la colaboración e inovación
        • Aumentar la transferencia de conocimientos y el aprendizaje profesional
        • Aumentar la transparencia en la gestión de la organización y la rendición de cuentas
    • Objetivos y Metas Objetivos
      • Ejemplos:
        • Mejorar la experiencia de nuestros clientes internos mediante una experiencia de auto-servicio en que los usuarios canalizan y resuelvan sus necesidades más frecuentes.
        • Contribuir a aumentar la comprensión de la visión de la organización al lograr que se comunique mejor como se opera y su relación con los beneficiarios.
        • Mejorar el uso del tiempo y disminuir las dependencias de las personas quienes atienden trámites internos.
        • Des-saturar los canales de comunicación y quitar el "ruido" de tanta información poco aplicable al trabajo.
    • Objetivos y Metas Metas
      • Las metas son los resultados que esperamos lograr en los distintos indicadores relevantes a nuestro proyecto. Las metas nos ayudan determinar si estamos alcanzando nuestros objetivos.
      • Deben incluir el indicador y el valor medible.
      • Ejemplo:
        • Indicador = Nivel de participación en capacitaciones internas
        • Valor medible = Aumento de 30%
    • Objetivos y Metas Eje rcicio:
      • Un grupo que representa el Dept. de D.I. y otro grupo que representa la organización LAC y HQ.
      • Redacten los Objetivos que se deben obtener con el proyecto de intranet para poder lograr la visión.
      • Indican las Metas por cada objetivo.
      • Tiempo: 30
    • Objetivos y Metas Verbos de objetivos
      • Proyectar / Posicionar
      • Informar
      • Concientizar / Sensibilizar
      • Educar y formar
      • Servir
      • Transparentar
      • Participar
      • Colaborar / Cooperar
      • Fortalecer vínculos
      • Alinear / Crear consenso
      • Formular
      • Administrar eficientemente
      • Controlar
      • Generar nuevas oportunidades
    • La Tarea Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
    • La Tarea Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
    • Diseño de Estrategias de Soluciones
      • Las estrategias de soluciones con las tácticas que realizaremos mediante la intranet para lograr los objetivos y obtener los resultados (metas) definidos. Las estrategias deben de indicar:
        • la información que se requiere
        • los servicios de información
        • los procesos y transacciones que se requieren
        • las ideas de nuevas formas de lograr la Misión Institucional
    • Diseño de Estrategias de Soluciones Fases de adopción de las Intranet:
      • Presencia = Decir lo que hacemos
      • Interacción = Proveer herramientas de contacto simple
      • Transacción = Hacer lo que hacemos mediante servicios en web (automatización y reingeniería de procesos)
      • Transformación = Lograr nuestros propósitos de formas nuevas y definir propósitos completamente nuevos (innovación)
    • Diseño de Estrategias de Soluciones
      • Decirlo : decir lo que hacemos
      • Hacerlo : hacer lo que hacemos
      • Mejorarlo : hacer mejor lo hacemos
      • Cumplirlo : lograr nuestros propósitos de formas nuevas
    • Diseño de Estrategias de Soluciones Eje rcicio:
      • En sus mismos grupos, conversen sobre estrategias de soluciones que deben estar presentes en la intranet para lograr sus objetivos y metas.
      • Tiempo: 30
      • Luego, compartiremos las estrategias.
    • Diseño de Estrategias de Soluciones
      • Mejoras prácticas
      • Buscador: básico y avanzado por tipo de documento
      • Formularios
      • Noticias (del departamento, de la organización, comunicados de prensa, noticias desde el personal, noticias acerca de la organización, noticias temáticamente relevantes)
      • Calendario de Eventos
      • Directorio del Personal
      • Directorios de departamentos y grupos o equipos
      • Políticas de RRHH
      • Guías y precedimientos
      • Plantillas
      • Formularios de solicitud de servicios internos (p.e. Soporte técnico)
      • Materiales de capacitación
      • Planes de la organización
      • Info de programas y proyectos
      • Pizarra de mensajes
      • Indice de lo nuevo en la Intranet
      • Indice de lo más frecuentemente utilizado de la intranet
      • Wikis
      • Area personal: mis favoritos, mis bookmarks de la intranet, mis documentos, mi correo-e)
      • Algo divertido?
    • Diseño de Estrategias de Soluciones Eje rcicio:
      • Prioricemos las estrategias
        • Qué es que más duele?
        • Cuáles de estas estragias resolverán los obstáculos más importantes en nuestro trabajo?
      • Cada persona votará por sus favoritos
    • Diseño de la Arquitectura e Interfaz Gráfico Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4 1 5
    • Diseño de la Arquitectura e Interfaz Gráfico Arquitectura se refiere a...
      • Metáfora lógica y perceptual
      • Secciones / agrupaciones de contenido
      • Etiquetas (nombres) de las secciones
      • Sistemas de Navegación
      • Contenidos de páginas tipo “Portada”
    • Casos Museo Nacional
    • Diseño de la Arquitectura e Interfaz Gráfico Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
    • Diseño de la Arquitectura e Interfaz Gráfico Interfaz – el componente visual Estilo Gráfico :
      • Metáfora visual
      • Tipo de letra
      • Manejo de Color
      • Lenguaje
      • Uso de imágenes
      • Uso de medios audio/visuales
    • La Tarea Avance según la agenda…. Punto 1 Punto 2 Punto 3 Punto 4
    • Diseño del Plan de Implementación
      • Estrategia de implementación
      • Gobernanza
      • Equipo de Coordinación
      • Roles y Responsabilidades
      • Recursos (tiempo e inversión)
      • Monitoreo del progreso y Evaluación de resultados
      • Identificación de Limitantes
    • Conclusiones Les agradecemos sus aportes, participación y atención. Les deseamos un proyecto muy exitoso!