Mappen of metadata
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Mappen of metadata

on

  • 42 views

Kort artikel over het verschil tussen mappen en metadata en de voordelen die metadata biedt ten opzichte van het 'denken in mappen'.

Kort artikel over het verschil tussen mappen en metadata en de voordelen die metadata biedt ten opzichte van het 'denken in mappen'.

Statistics

Views

Total Views
42
Views on SlideShare
42
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

0 Embeds 0

No embeds

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

CC Attribution-NonCommercial-ShareAlike LicenseCC Attribution-NonCommercial-ShareAlike LicenseCC Attribution-NonCommercial-ShareAlike License

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Mappen of metadata Mappen of metadata Document Transcript

  • Paul  den  Hertog   Mappen  of  metadata?  Handig  werken  met  een  SharePoint  Document  Library  in  de  DLWO       1/4   Mappen  of  Metadata?     Het  gebruik  van  mappen  om  informatie  te  ordenen  en  op  te  slaan  is  een  geweldig   concept  dat  sinds  de  uitvinding  van  het  papier  waarschijnlijk  maar  bar  weinig  is   veranderd.  Ook  de  allereerste   computersystemen  zoals  Multics   (http://en.wikipedia.org/wiki/Multics)  begin   jaren  zestig,  maakten  al  dankbaar   gebruik  van  dit  vertrouwde  en   praktische  idee.  Het  concept  is  dan  ook   bijzonder  eenvoudig;  sla  aan  elkaar   gerelateerde  documenten  samen  op,   zodat  je  ze  sneller  terug  kan  vinden.     We  werken  graag  met  mappen  -­‐ook  al  is   het  onderwerp  dat  ze  bevatten  niet   altijd  even  plezierig;  we  hebben  mappen   voor  rekeningen,  voor  verzekeringen,   belastingzaken,  garantiebewijzen,  et   cetera.  Ze  hebben  soms  ook  'sub-­‐ mappen',  bijvoorbeeld  door  middel  van  gekleurde  tabjes  met  jaartallen.  We   gebruiken  deze  mappen  enerzijds  uit  noodzaak,  omdat  de  bewuste  informatie   van  papier  is  en  niet  digitaal,  maar  zeker  ook  uit  gewoonte.  Zo  hebben  we  het  nu   eenmaal  geleerd,    zo  deden  onze  ouders  het  ook  en  we  vinden  het  vooral   ontzettend  handig.     Mappen  hebben  vrijwel  alle  IT  innovaties  van  de  afgelopen  jaren  overleefd  en  je   komt  ze  nog  vrijwel  overal  in  het  wild  tegen.  Je  ziet  ze  op  je  laptop  en  desktop  en   komt  ze  tegen  in  je  MP3  speler,  telefoon  en  op  websites.  Dit  betekent  echter  niet   per  definitie  dat  mappen  het  eeuwige  leven  hebben  en  er  altijd  zullen  zijn.  Je  kan   je  zelfs  afvragen  of  het  -­‐met  de  huidige  technologie-­‐  nog  wel  de  meest  praktische   en  effectieve  werkwijze  is.    
  • Paul  den  Hertog   Mappen  of  metadata?  Handig  werken  met  een  SharePoint  Document  Library  in  de  DLWO       2/4   Het  mappenconcept  is  wellicht  eenvoudig  uit  te  leggen  en  toe  te  passen  in  de   praktijk,  maar  is  misschien  niet  de  meest  handige  manier  van  werken.     Het  is  niet  ondenkbaar  dat  mappen  langzamerhand  hun  beste  tijd  hebben  gehad.   Kijk  maar  naar  GMail,  de  e-­‐mailapplicatie  van  een  van  de  grootste   internetinnovators;  Je  kan  je  e-­‐mailberichten  niet  meer  in  folders  opslaan,  maar   wel  voorzien  van  1  of  meerdere  'Labels'.     Tags,  Metadata,  Categorieën,  Labels,  Termen  en  Trefwoorden  zijn  begrippen  die   onderling  uitwisselbaar  zijn.    Je  kan  een  bepaald  object  voorzien  van  een  label   dat  iets  zegt  over  de  inhoud  of  bepaalde  eigenschappen  van  dat  object.  De   meeste  dingen  die  je  bij  je  hebt  dragen  een  label.  Je  kleding,  laptop,  telefoon,  je   fiets  en  wellicht  zelfs  je  lunch!  Wanneer  je  een  object  voorziet  van  een  enkel   label,  stop  je  het  feitelijk  in  een  mapje.     Uiteraard  kan  je  ook  digitale  objecten  voorzien  van  metadata  (of  labels,  tags,   categorieën  en  trefwoorden).  Als  je  bijvoorbeeld  een  video  uploadt  naar  Vimeo   geef  je  dat  filmpje  in  Vimeo  in  ieder  geval  een  titel.  De  titel  alleen  zegt  echter   vaak  maar  weinig  over  de  daadwerkelijke  inhoud  van  je  film.  Daarom  biedt   Vimeo  de  mogelijkheid  om  extra  metadata  in  te  voeren.  Op  basis  van  deze  extra   trefwoorden  kan  je  filmpje  vervolgens  gevonden  worden.  Als  trefwoord  zou  je   bijvoorbeeld  de  SIS-­‐code  van  je  vak  kunnen  gebruiken.  Wie  vervolgens  zoekt  op   deze  code,  krijgt  een  keurig  overzicht  van  al  je  video's  die  bij  deze  cursus  horen.   Wanneer  je  naast  de  SIS  code  ook  nog  een  jaartal,  de  opleiding  en  aanverwante   trefwoorden  zou  invoeren  geeft  je  dit  ook  de  mogelijkheid  om  weergaves  van   alle  video's  in  een  bepaald  jaar  te  maken,  of  een  weergave  van  alle  video's  die  je   bij  één  bepaalde  opleiding  heb  gebruikt.     Als  je  bij  twee  opleidingen  dezelfde  video  zou  gebruiken,  zou  je  die  in  een  map-­‐ gebaseerd  systeem  waarschijnlijk  op  twee  plaatsen  moeten  opslaan.       Met  een  systeem  dat  gebruikmaakt  van  metadata  kan  je  de  informatie  op  één   plek  opslaan  en  door  middel  van  de  metadata  verschillende  selecties  en   weergaves  creëren.  Zo  kan  je  dus  het  document  op  meerdere  manieren  
  • Paul  den  Hertog   Mappen  of  metadata?  Handig  werken  met  een  SharePoint  Document  Library  in  de  DLWO       3/4   toegankelijk  maken.  SharePoint  -­‐en  dus  ook  de  DLWO-­‐  ondersteunt  zówel  het   werken  met  mappen  als  metadata.     Gebruik  van  het  één  sluit  het  gebruik  van  het  ander  niet  uit,  maar  er  zijn  een   aantal  voordelen  aan  het  gebruik  van  metadata  in  plaats  van  mappen.     • Je  kan  metadata  gebruiken  om  verschillende  weergaves  te  maken.  Met  mappen   kan  je  natuurlijk  ook  weergaves  maken,  maar  één  weergave  van  drie  compleet   verschillende  mappen  wordt  een  uitdaging,  denk  maar  aan  BSCW.   • Metadata  kan  een  'verplicht  veld'  zijn.    Je  kan  nooit  voorkomen  dat  iemand  een   bestand  in  de  verkeerde  map  zet,  maar  door  bij  het  uploaden  het  document  te   voorzien  van  de  juiste  metadata  is  het  toch  goed  vindbaar.   • Je  ziet  pas  hoeveel  bestanden  er  in  een  map  staan  (en  welke)  als  je  'm  open  klikt.     Met  metadata  kan  je  in  je  weergaves  en  selecties  eenvoudig  zien  hoeveel   objecten  je  hebt  geselecteerd.   • Eén  enkel  document  kan  veel  metadata  bevatten  en  dus  in  veel  weergaves   getoond  worden.  Je  kan  een  document  echter  maar  in  één  map  opslaan.   • In  SharePoint  zorgen  mappen  voor  onhandige  en  onnodig  lange  URL's.  Daar   komt  bij  dat  de  lengte  van  een  URL  in  het  HTTP  protocol  is  gebonden  aan  een   maximum.   • Bijwerken  van  een  weergave  door  aanpassen  van  de  metadata-­‐selectie  is  relatief   eenvoudig.  Het  verplaatsen  van  documenten  van  de  ene  naar  de  andere  map  is   in  SharePoint  echter  behoorlijk  omslachtig.   • In  het  'kruimelpad'  zie  je  alleen  de  huidige  bibliotheek  en  map.  Het  navigeren   door  een  mappen-­‐hiërarchie  is  alleen  handig  voor  mensen  die  de  hele  'boom'   kennen.  Op  de  lange  duur  is  dat  dus  vrijwel  niemand  meer!   • SharePoint  biedt  de  mogelijkheid  de  navigatie  aan  te  passen  op  basis  van   metadata  en  'content  types'  (inhoudstypen  in  de  Nederlandse  versie).    Een   organisch  gegroeide  mappenstructuur  waarover  je  zelf  geen  controle  hebt,  zoals   je  misschien  wel  gewend  bent  van  BSCW,  zou  hiermee  dus  tot  het  verleden   mogen  behoren.   • Sharepoint  beschikt  zowel  over  formele  metadata  (HvA-­‐Taxonomie,  als   informele  metadata,  ook  wel  bekend  als  'tags'.  Je  kan  dus  altijd  objecten  voorzien   van  een  door  jouzelf  uitgekozen  label.    
  • Paul  den  Hertog   Mappen  of  metadata?  Handig  werken  met  een  SharePoint  Document  Library  in  de  DLWO       4/4   Natuurlijk  kom  je  binnen  SharePoint  nog  steeds  mappen  tegen,  want  het  is  en   blijft  een  vertrouwde  en  comfortabele  manier  van  informatiebeheer.  Toch  is  het   aan  te  bevelen  binnen  SharePoint  zo  min  mogelijk  met  mappen  te  werken  en   vooral  veel  relevante  metadata  te  gebruiken.    Mag  je  dan  helemaal  niet  meer  met   mappen  werken?  Jawel,  zolang  je  ze  maar  voorziet  van  relevante  metadata.  Een   weergave  kan  echter  mappen  'negeren'  en  daardoor  is  het  verstandig  ervoor  te   kiezen  zo  min  mogelijk  met  mappen  te  werken.       Voor  veel  mensen  is  Dropbox.com  een  vertrouwde  manier  om  bestanden  te   delen,  voorzien  van  bekende  mapjes.  Dit  mechanisme  is  echter  helaas  niet   beschikbaar  binnen  de  DLWO.  “Als  ik  mensen  had  gevraagd  wat  ze  wilden,   hadden  ze  me  gezegd,  ‘een  sneller  paard’”.  Dit  bekende  citaat  dat  wordt   toegeschreven  aan  Henry  Ford  lijkt  op  een  citaat  van  Steve  Jobs,  die  ooit  in   Business  Week  zei  dat  "mensen  veelal  niet  weten  wat  ze  echt  willen,  totdat  je  het   aan  ze  laat  zien."  Kortom,  als  je  revolutionair  wilt  vernieuwen  schiet  onze  eigen   verbeeldingskracht  nogal  eens  tekort.       Achter  de  wens  van  het  snellere  paard  ligt  natuurlijk  de  verborgen  wens  om   sneller  grotere  afstanden  te  kunnen  overbruggen.  En  zo  ligt  achter  de  wens  van   een  online  map-­‐gebaseerd  systeem  dat  lijkt  op  Dropbox.com,  de  latente  wens  om   informatie  op  een  vertrouwde  en  herkenbare  manier  en  -­‐plaats  op  te  kunnen   slaan  en  terug  te  kunnen  vinden.  Het  correct  gebruik  van  metadata  kan  op  meer   dan  behoorlijke  wijze  invulling  geven  aan  deze  wens.  Gebruik  je  maximaal  één   label  per  document,  werk  je  feitelijk  met  een  map-­‐gebaseerd  systeem.  En  dat  is   prima,  niemand  is  verplicht  zich  aan  te  sluiten  bij  de  'early  adopters',  maar  wees   niet  verbaasd  wanneer  je  zo  af  en  toe  op  DLWO  een  lijstje  documenten   tegenkomt,  met  een  paar  enorm  handige  filtertjes  boven  de  kolommen.  Bedenk   op  dat  moment  gewoon  dat  de  filters  eigenlijk  je  mapjes  zijn  en  je  bent  er!       Everybody  believes  in  innovation  until  they  see  it.  Then  they  think,  'Oh,  no;  that'll  never  work.  It's  too   different.'    -­‐  Nolan  Bushnell    (oprichter  van  Atari,  onder  andere  bekend  van  PONG!)