Enterprise-Content-Management Grundlagen und Praxis © 2007 Pitschek&Partner Gerald A. Pitschek, gerald@pitschek.com

Inhalt Vorstellung Pitschek&Partner Enterprise-Content-Management ECM-Komponenten: Konzepte, Methoden, Lösungen Praxisberichte Diskussion

Vorstellung Pitschek&Partner

Enterprise-Content-Management

ECM-Komponenten: Konzepte, Methoden, Lösungen

Praxisberichte

Diskussion

Unternehmensprofil Gegründet 1992 Consulting, Events, Research Sitz in Klagenfurt - Kärnten, Österreich Viele namhafte Beratungsprojekte ECM (DM, WFM, Archivierung), BPM, Portale, IT-Architekturen Im gesamten deutschsprachigen Raum Branchen: Verwaltung, Industrie, Handel, EVU‘s Mehrere 1000 Teilnehmer bei ECM-Seminaren

Gegründet 1992

Consulting, Events, Research

Sitz in Klagenfurt - Kärnten, Österreich

Viele namhafte Beratungsprojekte

ECM (DM, WFM, Archivierung), BPM, Portale, IT-Architekturen

Im gesamten deutschsprachigen Raum

Branchen: Verwaltung, Industrie, Handel, EVU‘s

Mehrere 1000 Teilnehmer bei ECM-Seminaren

Enterprise-Content-Management Enterprise Content Management (ECM) ist ein Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll. Die anerkannte Definition stammt vom Branchenverband AIIM International, die ins Deutsche übertragen wie folgt lautet: "ECM sind Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen". ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.

Enterprise Content Management (ECM) ist ein Kunstwort, das Produkte, Lösungen, einen Markt und eine Branche beschreiben soll.

Die anerkannte Definition stammt vom Branchenverband AIIM International, die ins Deutsche übertragen wie folgt lautet:

"ECM sind Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen".

ECM schließt dabei herkömmliche Technologien wie Input-Management, Dokumentenmanagement, Collaboration, Web-Content-Management, Workflow, Business Process Management, Output-Management, Storage und elektronische Archivierung ein.

ECM Wachstum ERP Wachstum ECM Wachstum Heute 10:1 Zukünftig 1000:1

ECM Applikationsvielfalt Strukturiert Unstrukturiert Mensch - Information Mensch - Mensch Document Management IM Imaging Workflow Groupware Knowledge Management Search Web Content Management BPM Online Meetings Web Conferencing Content Archiving Portal Classification DAM Projects E-Mail Records Management

Aktuelle ECM-Anwendungen Dokumenten-Eingang (Capture) Inkl. Form-Processing Revisionssichere Archivierung Unternehmensweites Content-Repository E-Mail-Archivierung Collaboration IT-gestützt im Team (online) arbeiten Elektronische Akte

Dokumenten-Eingang (Capture)

Inkl. Form-Processing

Revisionssichere Archivierung

Unternehmensweites Content-Repository

E-Mail-Archivierung

Collaboration

IT-gestützt im Team (online) arbeiten

Elektronische Akte

Das ECM Puzzle

ECM KOMPONENTEN Konzepte, Methoden, Funktionalität der Klassifikation

Konzepte, Methoden, Funktionalität der Klassifikation

Erfassungsszenarien Wann, Was erfassen? Unterschiedliche Erfassungsszenarien bestimmen die organisatorische Handhabung, Durchführung die Zugriff auf Dokumente aber auch den Aufwand Szenarien frühes Erfassen spätes Erfassen Gleichzeitiges Erfassen Wechsel der Szenarien während der Projektlaufzeit Migration schrittweise Abkehr vom Papier

Wann, Was erfassen?

Unterschiedliche Erfassungsszenarien bestimmen

die organisatorische Handhabung, Durchführung

die Zugriff auf Dokumente

aber auch den Aufwand

Szenarien

frühes Erfassen

spätes Erfassen

Gleichzeitiges Erfassen

Wechsel der Szenarien während der Projektlaufzeit

Migration

schrittweise Abkehr vom Papier

Szenario - Frühes Erfassen SAP R/3 Anwendung Erfassung Eingangsrechnungen Lieferscheine Bestellungen Workflow Poststelle (Eingangspost / Fax) Archiv-Schnittstelle ECM, ERP Archiv

Szenario - Gleichzeitiges Erfassen Lieferscheine Bestellungen Anwendung Archiv-Schnittstelle Eingangsrechnungen ECM, ERP Archiv

Szenario - Spätes Erfassen SAP R/3 Anwendung Barcode Lieferscheine Archiv-Schnittstelle Bestellungen Eingangsrechnungen Erfassung Archiv

Umfasst mehrere unterschiedliche Komponenten Ist das „Gesicht“ von ECM Manage

Umfasst mehrere unterschiedliche Komponenten

Ist das „Gesicht“ von ECM

RM = (fast) Akt, ELAK,...

Was ist Records Management Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO 15489 Part 1) Das Aufgabengebiet verantwortlich für die Verwaltung und Handhabung von „Records“zur effizienten und systematischen Kontrolle von Entstehung, Empfang, Verwaltung, Nutzung und Entsorgung einschließlich der Prozesse für die Erfassung und Sicherstellung der Nachweisfähigkeit von und über Informationen zu Geschäfts- aktivitäten und Geschäftsvorfällen in Gestalt von „Records“.

Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. (ISO 15489 Part 1)

Das Aufgabengebiet verantwortlich für die Verwaltung und Handhabung von „Records“zur effizienten und systematischen Kontrolle von Entstehung, Empfang, Verwaltung, Nutzung und Entsorgung einschließlich der Prozesse für die Erfassung und Sicherstellung der Nachweisfähigkeit von und über Informationen zu Geschäfts- aktivitäten und Geschäftsvorfällen in Gestalt von „Records“.

RM – ISO15489 ISO 15489 Records Management Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder Keine technische Spezifikation

ISO 15489 Records Management

Relevant für die Schriftgutverwaltung im privaten und öffentlichen Sektor und für das Archivwesen

Definition von Bedeutung, Funktion und Elementen von Schriftgutverwaltungssystemen

Standard geht nicht wesentlich über Definitionen zum Thema hinaus

Kleinster gemeinsamer Nenner der beteiligten Länder

Keine technische Spezifikation

Model Requirements - MoReq MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records Veröffentlicht von der Europäischen Kommission MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer oberflächliche Guideline nah Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-Management-und Archivsystemen Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen

MoReq: Model Requirements for the Management of Electronic Records

Veröffentlicht von der Europäischen Kommission

MoReq ist weniger ein Standard und kommt eher einer oberflächliche Guideline nah

Steht für den Aufbau und Betrieb von Dokumenten-Management-und Archivsystemen

Fokus liegt nunmehr auf der Behandlung elektronischer Dokumente, papierbasierte Dokumente sind inzwischen ein Randthema

Richtet sich an öffentliche und private Einrichtungen

PRODUKTE, SYSTEME Funktionalität, Integration

Funktionalität, Integration

Gartner Group - ECM Magic Quadrant

ECM-Anbieter in Österreich Derzeit sind ca. 100 Firmen auf ECM-Projekte fokussiert Viele Dienstleister Wenige Produktanbieter Internationale Komplett-Anbieter Microsoft OpenText ECM/Documentum FileNet an IBM Company … .

Derzeit sind ca. 100 Firmen auf ECM-Projekte fokussiert

Viele Dienstleister

Wenige Produktanbieter

Internationale Komplett-Anbieter

Microsoft

OpenText

ECM/Documentum

FileNet an IBM Company

… .

ECM-Anbieter in Österreich (Auszug) Saperion Easy SER Heilig&Schubert Fabasoft ... Auf www . pitschek . com finden Sie das ECM-Anbieter-Verzeichnis für Österreich

Saperion

Easy

SER

Heilig&Schubert

Fabasoft

...

Auf www . pitschek . com finden Sie das ECM-Anbieter-Verzeichnis für Österreich

Capture-Spezialisten Dicom/Kofax Docutec Abbyy Kodak Nuance (Omnipage) ...

Dicom/Kofax

Docutec

Abbyy

Kodak

Nuance (Omnipage)

...

Storage-Spezialisten Hitachi-Data-Systems HP Netapp EMC IBM ... Auf www . pitschek . com finden Sie das ECM-Anbieter-Verzeichnis für Österreich

Hitachi-Data-Systems

HP

Netapp

EMC

IBM

...

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TOP - Standards und Technologien BPMN SOA Web Services BPEL Web 2.0 AJAX CAS (Content-Adressed-Storage) Automatische Klassifikation Speicherformat PDF/A

BPMN

SOA

Web Services

BPEL

Web 2.0

AJAX

CAS (Content-Adressed-Storage)

Automatische Klassifikation

Speicherformat PDF/A

PRAXISBERICHTE Öffentliche Verwaltung, Industrie, Dienstleister

Öffentliche Verwaltung, Industrie, Dienstleister

Anwendungen, Projekte Eingangsrechnungserkennung Scannen, OCR, Text-Processing Klassifikation von E-Mails E-Mail-Management, Überleitung DM Records-Management (ELAK) Akte, Zuordnung von Dokumenten und E-Mails Dokumenten-Management Projektdokumentation

Eingangsrechnungserkennung

Scannen, OCR, Text-Processing

Klassifikation von E-Mails

E-Mail-Management, Überleitung DM

Records-Management (ELAK)

Akte, Zuordnung von Dokumenten und E-Mails

Dokumenten-Management

Projektdokumentation

VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT! Fragen & Antworten

Fragen & Antworten

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