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Participação 1.º workshop de Ciência da Informação - Universidade Fernando Pessoa (7 de Maio de 2010)

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  • O tema que aqui apresentamos é baseado na dissertação de mestrado subordinada ao tema : A gestão da oferta cultural nos museus: o uso do digital na gestão integrada da informação, no âmbito do Mestrado em Gestão da Informação, ministrado pela Universidade de Aveiro. Defesa em Outubro de 2009 Aqui pretende-se fazer uma breve incursão sobre alguns aspectos teóricos subjacentes ao tema:
  • Adopção de metodologias e técnicas de trabalho que potenciem a melhor utilização da informação; Recurso às Tecnologias de Informação e Comunicação enquanto catalisador neste processo de gestão da informação, criando oportunidades de investimento para as organizações; Integração de todo o manancial informativo dentro da organização – um sistema composto por vários sub-sistemas; Acesso integrado à informação asseguraria a qualidade de informação que é produzida, bem como o seu tratamento, recuperação e acesso, de forma controlada e segura; exige uma tomada de consciência por parte das organizações, aliada a uma “necessidade” que poderá estar latente.
  • Quando falamos em Museus quais as ideias que nos surgem logo à partida
  • Segundo a definição do ICOM (International Council of Museums) um Museu é Transformação do conceito de Museu: Organização interna (integração de áreas específicas de trabalho – museólogo, conservador, animador socio-cultural, etc.) Visão de comunicação com o exterior (fruto da mudança de paradigma) imagem de instituições activas e com papel importante na sociedade. (função social e educativa)
  • Ao longo do processo de investigação tentou-se partir do geral para o particular, iniciando por uma abordagem às funções associadas aos museus Comunicação – no contacto com o público, no desenvolvimento de estratégias de acção e comunicação para que este consiga fruir e enriquecer os seus conhecimentos e, contribuir para o seu enriquecimento pessoal e colectivo, enquanto parte integrante de uma sociedade Dada a competitividade crescente nestes meios culturais e a variedade da oferta cultural e de lazer ao dispor da sociedade, é necessário encontrar estratégias e novas formas de comunicar com o público – uso de ferramentas tecnológicas e de gestão Museológica – associada ao conhecimento das colecções. Estabelecimentos de procedimentos metodológicos de tratamento, de controlo da linguagem – para reflectir com rigor científico as colecções que tem à sua guarda Educativa – Uma das funções primordiais. Passa pela necessidade de aproximação das colecções, através das exposições, ao público. Torná-las apelativas e acessíveis ao público. Museu como local de aprendizagem não formal – presença de objectos tridimensionais, o apelo aos sentidos, a relação que se estabelece com os objectos … Documental – necessidade de tratar as colecções, através da criação de instrumentos (inventários, …). Processo documental parte integrante do processo museológico. A exemplo disso referimos um grupo de trabalho CIDOC (ICOM) – criado para trabalhar na adopção de uma terminologia bibliográfica e de documentação de colecções em museus. Destaque da importância do desenvolvimentos tecnológico e do seu contributo para o desenvolvimento destas questões. ( criação de pontos de acesso à informação)
  • Quando associamos o conceito de gestão de informação às instituições aos museus surgirão novos conceitos
  • Mas o conceito de informação acarreta consigo uma multiplicidade de significados, quando entendida num determinado contexto, daí ser de extrema importância a definição do mesmo para a instituição Só assim poderemos caminhar no sentido de alcançar o significado de informação em Museus Ao conceito de informação estão associados uma série de conceitos: ( níveis de conhecimento) Dados – matéria-prima não processada – aguardando interpretação Informação – enquanto significado da interpretação, associada ao entendimento e à inteligência, no acto de análise e interpretação dos dados, num determinado contexto – necessitamos dela para comunicar Conhecimento – entendimento e aprendizagem pessoal que vai sendo acumulada no indivíduo, através da interpretação dos dados e da informação (tácito ou explicito) Sabedoria – capacidade de aplicar os conhecimentos adquiridos a novas situações; elaboração de conjecturas com base nos dados, informação e conhecimento adquirido Fontes de Informação – internas, externas, formais e informais / Fontes documentais, pessoais, institucionais – que servirão de apoio à documentação das colecções – melhorar a comunicação com o público – exposições e actividades Tipologias de Informação – bases de dados, bibliografias, periódicos e outras publicações, legislação, centros de informação, organizações Gestão da Informação – assume o papel de colocar em prática a estratégia de informação delineada pela empresa (adquirir, armazenar, tornar acessível, coordenar e gerir informação, fazer uso dos SI e das TI que suportam a actividade da organização Neste processo de gestão de informação é importante a identificação das necessidades de informação dos utilizadores de informação me museus. Será através da identificação desta necessidades informacionais que a organização conseguirá mover recursos (humanos e físicos) na melhor gestão da informação, quer através da identificação das fontes de informação (internas, externas), na selecção, que na forma de aquisição da mesma, no seu tratamento e disseminação pela instituição Informação no contexto Museu – associada ao conhecimento, enquanto principal fonte e recurso para o seu crescimento. Necessidades de ter acesso a diferentes tipologias de informação e profundo conhecimento do mundo exterior (clientes, concorrentes, doadores, potenciais apoios do estado) O foco de actuação são as colecções e a partir daqui estabelece-se os requisitos necessários ao nível da informação e do conhecimento para a sua manutenção Museus como “armazéns tripartidos de informação” O acervo, a colecção informação associada ao objecto, desde a sua composição física, proveniência produção, função, etc aglutinação de informação, trabalhada nos bastidores. Informação que suporta o conhecimento e posterior materialização sob a forma de produtos – auxílio ao visitante na interpretação das colecções – legendas dos objectos, catálogos, etc.
  • Segundo Elisabeth Orna (1998) – “Information magament in museums” Podemos ver os utilizadores de informação em Museus como uma pirâmide invertida, sendo que na base estão um pequeno n.º de museólogos e investigadores. Convertem a informação em estado bruto (não trabalhada) para informação trabalhada , esta vai sendo usada por estes e outro grupo de utilizadores que, produzirão nova informação ( Informação refinada ) que será em última instância utilizada pelo público em Geral. A partir do levantamento dos seus utilizadores (público, visitantes, clientes museu) conseguir-se-á aferir com mais facilidade as suas necessidades e ir mais rapidamente de encontro às suas expectativas (demos exemplos de alguns museus – Museu spurlock – mudança de instalações – mudança para um sistema integrado de acesso à informação e às colecções – levantamento das necessidades sentidas pelos funcionários à medida que as mudanças ocorriam) Evolução do uso que é dado à informação à medida que a colecção / objecto vai sendo tratado e integrado na colecção do museu Um processo de agregação de informação, dados, conhecimento que permitem parametrizar e definir acessos à informação, quantidade de informação tendo em conta as necessidades dos seus utilizadores. A informação que o museólogo tem acesso no acto de entrada de um objecto e toda a informação que valida a sua tramitação interna e agregação à colecção do Museu, não é pertinente ao mero visitante que pretende usufruir do mesmo devidamente contextualizado numa exposição… Essa informação interessa enquanto processo interno da organização de forma a melhor gerir, tratar e recuperar a infomração sobre o mesmo – toda a história associada ao objecto Daí que alguns investigadores já avançam na identificação dos processos de negócio - identificando todo o circuito documental associado ao objecto (ver quadro)
  • Partindo do processo-chave dentro dos Museus – Processo museológico - há necessidade de estabelecer procedimentos e normas de controlo de entrada e saída da informação. Desde a entrada de um objecto ou uma colecção num museu, seja a título de empréstimo ou permanente, é accionado todo um mecanismo de agregação de informação, onde são inseridos dados relativos à proveniência, estado de conservação, tratamento, armazenamento, exposição, etc. Facto de que muitas destas etapas na maior parte dos museus ainda se encontrarem em formato papel o que dificulta a integração e acesso à mesma, podendo originar muitas vezes, a perda de informação…
  • Daí ser necessário (ver quadro)
  • Reforçar a actividade de documentação em museus Identificar as diferentes tipologias de documentos e de que forma comunicam ao longo do circuito informacional – tratamento das colecções Importância da Documentação em Museus Conceito de documentação Enquanto conjunto de documentos que se reúne numa instituição, com características variadas, tendo em conta a origem, suporte, conteúdos e valor cultural processo, uma sequência de tarefas executadas no exercício da actividade museológica Museus necessitam de ferramentas que auxiliem no processo de: Controlo tratamento difusão de conteúdos Tipologias (apesar de diversos autores atribuírem designações diferentes às tipologias optámos por apresentar aquela que consideramos mais completa – Carretero Perez (1997) Normas e regras de tratamento e difusão de informação Especial contributo de organismos internacionais na criação e divulgação de normas Museum Documentation Association – Normas SPECTRUM – standards procedures for collections recording used im museums ICOM – CIDOC – princípios de documentação em museus – que os museus devem adoptar e seguir as normas internacionais e nacionais, bem como instrumentos de apoio no tratamento das colecções, na pesquisa, na disponibilização e acesso à informação. CIDOC-CRM – ISO 21127-2006 – information and documentation: reference ontology fot the interchange of cultural heritage information Contributo dado pelas experiências vividas no âmbito das bibliotecas e dos arquivos. Normalizar para: gerir toda a informação, eliminar tarefas duplicadas, simplificar o circuito, controlo administrativo eficaz, melhorar o serviço prestado. Tipologia de normas (Museus) – normas para sistemas de informação (information system standards); normas para procedimentos (procedural standards); normas para comunicação e intercâmbio (Information interchange standards); normas para dados (data standards); Exemplos – aplicação da diferente tipologia de normas (tratamento e especificações técnicas de SI) de acordo com as necessidades de cada instituição (London Hub Museum, Museu da Chapelaria, etc…)

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  • Gestão da Informação em Museus: identificar para integrar Universidade Fernando Pessoa 1.º Workshop de Ciência da Informação 7 de Maio de 2010
  • Sumário
    • Função dos Museus
    • Tipologias de informação em museus
    • Utilizadores de informação
    • Integração das diferentes tipologias de informação (visão pelos processos)
  • Objectivos
    • Demonstrar a importância da gestão da informação nas organizações culturais - Museus;
    • Perceber de que forma a gestão integrada da informação nos Museus, com base no uso do digital, podem promover o seu desenvolvimento e, consequentemente, uma melhor organização da sua oferta;
  • Quando se fala em Museus…
  • “ Um museu é uma instituição permanente, sem fins lucrativos, ao serviço da sociedade e do seu desenvolvimento, aberto ao público, e que adquire, conserva, estuda, comunica e expõe testemunhos materiais do homem e do seu meio ambiente, tendo em vista o estudo, a educação e a fruição”. (Artigo 2.º dos Estatutos do ICOM - http://www.icom-portugal.org )
  • Função do Museu
  • Quando se fala em GI em Museus
  • Ao conceito de informação estão associados…
  • Pirâmide de informação em Museus “ Pirâmide de informação” (ORNA, 1998)
  • Processo museográfico (adaptado de Fernandéz Arenas citado por PESET MANCEBO, 2002) Doação herança Aquisição Empréstimo Depósito intercâmbio Compra recolha Documentos Correspondência Facturas / recibos Correspondência Documentos Registo de entrada Livro de registo Identificar objecto Ficha de recolha catálogo Arquivo Filmoteca Fonoteca Serviço cientifico Biblioteca Departamento de educação Sala de reserva de colecções Conservação preventiva restauro Exposição permanente, temporária, empréstimo
  • Percurso da colecção: relação integrada da informação Processo de agregação de informação Conhecimento dos processos informacionais Tipificação dos processos (circuito documental) Percurso da informação dentro da organização Estrutura do fluxo (criação, utilização, repositórios, ciclos de vida) Através de um sistema harmonizado de tratamento das colecções, da informação museológica documental arquivística
  • Processamento da informação ( Carretero Pèrez e Ruiz Ruiz citados por PESET MANCEBO, 2002) Através do uso de normas e regras de tratamento e difusão de informação
  • Para terminar…
    • Perspectiva global do ambiente informacional de uma organização cultural;
    • Pertinência no uso das Novas Tecnologias de Informação e Comunicação para a gestão da oferta produzidas por este tipo de organizações;
    • O recurso a sistemas normalizados de tratamento das colecções;
    • Recurso e a associação a outras tipologias de informação criadas e geridas dentro da instituição (arquivística, documental) essenciais para documentar, completar e dar seguimento aos processos de negócio existentes;
    • O uso do digital poderá facilitar a integração de todo este manancial informativo que “borbulha” e urge ser gerido e disponibilizado por parte dos museus para o seus potenciais interessados.
  • Obrigada! Paula Moura [email_address]