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Arquivos empresariais

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Trabalho apresentado no EREBD Sul 2007

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  • 1. ARQUIVOS EMPRESARIAIS Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC FAHIMA P. RIOS PAULA CARINA DE ARAÚJO
  • 2. OBJETIVO GERAL  A partir de levantamento bibliográfico e do embasamento teórico proporcionado pela disciplina de Fundamentos em Arquivologia, estabeleceu-se como objetivo geral, a conceituação de Arquivo Empresarial, o reconhecimento de suas funções e da tipologia documental, além da apresentação dos problemas existentes nesse tipo de arquivo hoje no Brasil.
  • 3. CONCEITO  Os arquivos empresariais são locais de armazenamento do acervo documental da empresa, que envolvem todo um processo material e intelectual capaz de organizar os documentos, assim proporcionando um suporte a toda a administração e a preservação do histórico da empresa.
  • 4. CONCEITO  “Arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passiveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de uma organização”. (SOUSA 1997, p. 33 apud CARMO, 2003, p. 46).
  • 5. FUNÇÕES Pode-se apontar como funções de um arquivo empresarial:  Servir de instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pública;  Guardar e conservar informações, visando a sua utilização futura;  Facilitar o acesso às informações arquivadas;
  • 6. TIPOLOGIA DOCUMENTAL  Não existem normas para o estabelecimento de tipos de documentos de empresas, a partir da análise do trabalho de Márcia Pazin (2005) pode-se apresentar os seguintes tipos:
  • 7. TIPOLOGIA DOCUMENTAL  Documento de constituição;  Documentos de direção;  Documentos de reunião;  Documentos de gestão de recursos humanos;  Documentos de comunicação e marketing;
  • 8. ARQUIVOS EMPRESARIAIS  Grande produção diária de documentos;  A informação circula constantemente no ambiente organizacional;  A gestão da informação e de documentos se faz fundamental.
  • 9. ARQUIVOS EMPRESARIAIS  Os documentos também pertencem ao patrimônio empresarial;  Quase sempre a questão arquivística é reconhecida apenas quando a empresa está comemorando alguns anos de existência.
  • 10. PROBLEMAS Quatro artigos da área, publicados entre os anos de 1994 e 2003, foram analisados para identificar quais os problemas citados como existentes nos arquivos empresariais e também as possíveis soluções para os mesmos.
  • 11. PROBLEMAS Para BERWANGER (1994) os principais problemas são:  Inexistência de uma política arquivística;  Tratamento técnico inadequado;  Ineficácia na obtenção de informação;  Falta de investimentos na área documental;
  • 12. PROBLEMAS  Falta de recursos humanos especializados;  Ausência de critérios de avaliação;  Espaço físico impróprio ou deficiência para a guarda do acervo;  Emprego de técnicas obsoletas no arranjo dos documentos.
  • 13. SOLUÇÕES BERWANGER (1994) ainda aponta possíveis soluções:  Investimento em recursos humanos especializados.  Promoção de mais cursos na área de Arquivologia pelas universidades do Brasil.
  • 14. PROBLEMAS Para CABERO (1997) os principais problemas são:  O fato do arquivo não ser visto como fonte de informação estratégica;  Falta de recursos humanos especializados;  As funções do arquivo não são consideradas prioritárias para a empresa;
  • 15. PROBLEMAS  Inexistência de sistemas de gestão da informação;  Infra-estrutura inadequada do arquivo;  Inexistência de automatização dos processos de gestão arquivística;  Aumento constante da massa documental;  Ausência de uma política de planejamento arquivístico geral;  Receio em permitir o acesso à informação;
  • 16. PROBLEMAS  A gestão da informação não é considerada recurso estratégico;  Visão negativa do serviço assim como da profissão;  Desconhecimento da importância da informação na tomada de decisões.  Este autor não apresentou possíveis soluções.
  • 17. PROBLEMAS Para GHANEM E FERNANDES (1999) os principais problemas são:  Guarda sem critérios;  Dificuldades quanto ao uso e conservação das informações;  Dificuldade no acesso aos documentos e informações da empresa no arquivo;  Acúmulo indiscriminado de documentos;  Instalações do arquivo em local impróprio.
  • 18. SOLUÇÕES GHANEM E FERNANDES (1999) aponta as seguintes possíveis soluções:  Dotar a empresa de uma infra-estrutura de informação condizente com a realidade atual;  Conhecer as características dos usuários;  Acompanhamento da produção documental;
  • 19. SOLUÇÕES  Tratamento, armazenamento, recuperação e disseminação de documentos e informações, alocação de recursos financeiros;  Adequação dos equipamentos às tecnologias modernas;  Valorização e investimento em recursos humanos.
  • 20. PROBLEMAS Para CARMO (2003) os principais problemas são:  Falta de especialização dos trabalhadores nos arquivos;  Falta de percepção política e de metodologias consolidadas;  Armazenamento inadequado de documentos;  Tecnologia mal administrada;  Falta ou existência ineficaz do protocolo.
  • 21. SOLUÇÕES CARMO (2003) aponta como possíveis soluções:  Formação e contratação de pessoal qualificado;  Mudança da mentalidade política e social em relação aos arquivos;  Armazenamento correto;  Gerenciamento de documentos produzidos em meios eletrônicos e o controle do uso da microfilmagem e da digitalização;  Correta implementação do protocolo.
  • 22. COMPARAÇÃO  São problemas comuns apontados pelos quatro autores:  Falta de recursos humanos especializados;  Espaço físico impróprio;  Guarda sem critérios;  Três autores reconhecem a dificuldade de acesso à informação como problema;
  • 23. COMPARAÇÃO  Dois autores se preocupam com a aplicação das novas tecnologias no arquivo empresarial;  O aumento indiscriminado da massa documental é apontado em dois artigos;  O desconhecimento da importância da informação na tomada de decisões é apontada apenas por CABERO (1997);
  • 24. COMPARAÇÃO  CABERO (1997) foi o único a demonstrar preocupação com relação à forma como o arquivo é entendido dentro na empresa, ele aponta como problema o fato do arquivo não ser visto como fonte de informação estratégica, o que é muito importante para o desenvolvimento da organização.
  • 25. CONSIDERAÇÕES FINAIS  As preocupações dos quatro autores são muito parecidas e mostram a realidade dos arquivos empresariais hoje no Brasil.  O grau de desenvolvimento de uma empresa, pode ser avaliado pela qualidade de informação disponível, pela forma como ela está organizada e pelo seu fluxo dentro da empresa.
  • 26. CONSIDERAÇÕES FINAIS  Atualmente a informação é sinônimo de poder e como afirma Paula (2002), deve ser utilizada como arsenal de combate mercadológico.  Conhecer a estrutura e funcionamento da empresa em que o arquivo está inserido, além da massa documental produzida todos os dias é muito importante.
  • 27. REFERÊNCIAS  BARRETO, Mônica Valério. Implantação do arquivo da empresa ETS - Energia, transporte e saneamento: um estudo de caso. 2004. Monografia (Graduação) - Universidade do Estado de Santa Catarina, Curso de Biblioteconomia.  BERWANGER, ANA Regina. Arquivos empresariais: In: Encontro catarinense de arquivos, 6, 1994. Blumenau . Anais...Blumenau : Associação de amigos do arquivo público do estado de Santa Catarina, 1994, p. 16-17.  BUTTI, Irene Maria Escobar. Arquivos de empresas: memória empresarial, diferencial para o novo milênio. Biblion Consultoria. São Paulo, [200-]. Disponível em: http://www.biblionconsultoria.com.br> . Acesso em: 10 out. 2005.  CABERO, Manuela Moro. El archivo da empresa: um recurso a considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management). Revista general de información y documentación. Madrid, v.7, n.2, p.257-275, 1997.  CARMO, Ana Lúcia da Silva do. A situação dos “arquivos montados no s setores de trabalho”: principais problemas e possíveis soluções. Cenário Arquivístico. Brasília, v.2, n.1, p.46-51, jan./jun.2003.
  • 28. REFERÊNCIAS  GHANEM, Valéria Gouvêa ; FERNANDES, Leonita. Organização do arquivo da Assessoria Jurídica das empresas Potobello. In: Encontro catarinense de arquivos, 7, 1996. Florianópolis. Anais...Florianópolis : Associação de amigos do arquivo público do estado de Santa Catarina, 1996. p. 172-177.  LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e organização da gestão documental. Ver. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina. Florianópolis, v.8/9, p.113-122, 2003/2004.  PAULA, Rosália Paraíso Matta de. GIRI - Gestão integrada de recursos informacionais e conhecimento empresarial: relato de uma experiência de 16 anos de aplicação no mercado brasileiro. In: Congresso Internacional de arquivos, bibliotecas, centros de documentação e museus, 1, 2002. São Paulo. Anais...São Paulo : [s.n].2002.p.367-375.  PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. São Paulo: Associação de arquivistas de São Paulo,2005.  Regina & Duarte: gestão e manutenção de arquivos, consultoria. Arte Numérica: serviços informáticos. Portugal, [s.d.]. Disponível em: www.artenumerica.com/partners/rd . Acesso em: 15 out. 2005.
  • 29. REFERÊNCIAS  RONCAGLIO, Cynthia ; SZVARÇA, Décio Roberto ; BOJANOSKI, Silvana de Fátima. Arquivos, gestão de documentos e informação. Encontros Bibli: revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da informação. Florianópolis, n. esp., p. 1-13, 2004.
  • 30. CONTATO  Fahima P. Rios fahimapr@yahoo.com.br  Paula Carina de Araújo paula.carina@terra.com.br

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