ARQUIVOS
EMPRESARIAIS
Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC
FAHIMA P. RIOS
PAULA CARINA DE ARAÚJO

OBJETIVO GERAL
 A partir de levantamento bibliográfico e
do embasamento teórico proporcionado
pela disciplina de Fundamentos em
Arquivologia, estabeleceu-se como
objetivo geral, a conceituação de
Arquivo Empresarial, o reconhecimento
de suas funções e da tipologia
documental, além da apresentação dos
problemas existentes nesse tipo de
arquivo hoje no Brasil.

CONCEITO
 Os arquivos empresariais são locais
de armazenamento do acervo
documental da empresa, que
envolvem todo um processo material e
intelectual capaz de organizar os
documentos, assim proporcionando
um suporte a toda a administração e a
preservação do histórico da empresa.

CONCEITO
 “Arquivos montados nos setores de
trabalho são acervos arquivísticos
constituídos de documentos ativos,
semi-ativos e inativos, misturados a
outros passiveis de eliminação e a
documentos não orgânicos, que não
são considerados de arquivo e que
são produzidos ou recebidos fora do
quadro das missões de uma
organização”. (SOUSA 1997, p. 33
apud CARMO, 2003, p. 46).

FUNÇÕES
Pode-se apontar como funções de um
arquivo empresarial:
 Servir de instrumento principal de
controle à ação administrativa de
qualquer empresa, seja ela privada
ou pública;
 Guardar e conservar informações,
visando a sua utilização futura;
 Facilitar o acesso às informações
arquivadas;

TIPOLOGIA DOCUMENTAL
 Não existem normas para o
estabelecimento de tipos de
documentos de empresas, a partir
da análise do trabalho de Márcia
Pazin (2005) pode-se apresentar os
seguintes tipos:

TIPOLOGIA DOCUMENTAL
 Documento de constituição;
 Documentos de direção;
 Documentos de reunião;
 Documentos de gestão de recursos
humanos;
 Documentos de comunicação e
marketing;

ARQUIVOS EMPRESARIAIS
 Grande produção diária de
documentos;
 A informação circula constantemente
no ambiente organizacional;
 A gestão da informação e de
documentos se faz fundamental.

ARQUIVOS EMPRESARIAIS
 Os documentos também pertencem ao
patrimônio empresarial;
 Quase sempre a questão arquivística
é reconhecida apenas quando a
empresa está comemorando alguns
anos de existência.

PROBLEMAS
Quatro artigos da área, publicados
entre os anos de 1994 e 2003, foram
analisados para identificar quais os
problemas citados como existentes
nos arquivos empresariais e também
as possíveis soluções para os
mesmos.

PROBLEMAS
Para BERWANGER (1994) os
principais problemas são:
 Inexistência de uma política arquivística;
 Tratamento técnico inadequado;
 Ineficácia na obtenção de informação;
 Falta de investimentos na área
documental;

PROBLEMAS
 Falta de recursos humanos
especializados;
 Ausência de critérios de avaliação;
 Espaço físico impróprio ou deficiência
para a guarda do acervo;
 Emprego de técnicas obsoletas no
arranjo dos documentos.

SOLUÇÕES
BERWANGER (1994) ainda aponta
possíveis soluções:
 Investimento em recursos humanos
especializados.
 Promoção de mais cursos na área de
Arquivologia pelas universidades do
Brasil.

PROBLEMAS
Para CABERO (1997) os principais
problemas são:
 O fato do arquivo não ser visto como
fonte de informação estratégica;
 Falta de recursos humanos
especializados;
 As funções do arquivo não são
consideradas prioritárias para a
empresa;

PROBLEMAS
 Inexistência de sistemas de gestão da
informação;
 Infra-estrutura inadequada do arquivo;
 Inexistência de automatização dos
processos de gestão arquivística;
 Aumento constante da massa
documental;
 Ausência de uma política de
planejamento arquivístico geral;
 Receio em permitir o acesso à
informação;

PROBLEMAS
 A gestão da informação não é
considerada recurso estratégico;
 Visão negativa do serviço assim como da
profissão;
 Desconhecimento da importância da
informação na tomada de decisões.
 Este autor não apresentou possíveis
soluções.

PROBLEMAS
Para GHANEM E FERNANDES
(1999) os principais problemas
são:
 Guarda sem critérios;
 Dificuldades quanto ao uso e
conservação das informações;
 Dificuldade no acesso aos documentos
e informações da empresa no arquivo;
 Acúmulo indiscriminado de documentos;
 Instalações do arquivo em local
impróprio.

SOLUÇÕES
GHANEM E FERNANDES (1999)
aponta as seguintes possíveis
soluções:
 Dotar a empresa de uma infra-estrutura
de informação condizente com a
realidade atual;
 Conhecer as características dos
usuários;
 Acompanhamento da produção
documental;

SOLUÇÕES
 Tratamento, armazenamento,
recuperação e disseminação de
documentos e informações, alocação de
recursos financeiros;
 Adequação dos equipamentos às
tecnologias modernas;
 Valorização e investimento em recursos
humanos.

PROBLEMAS
Para CARMO (2003) os principais
problemas são:
 Falta de especialização dos
trabalhadores nos arquivos;
 Falta de percepção política e de
metodologias consolidadas;
 Armazenamento inadequado de
documentos;
 Tecnologia mal administrada;
 Falta ou existência ineficaz do
protocolo.

SOLUÇÕES
CARMO (2003) aponta como
possíveis soluções:
 Formação e contratação de pessoal
qualificado;
 Mudança da mentalidade política e
social em relação aos arquivos;
 Armazenamento correto;
 Gerenciamento de documentos
produzidos em meios eletrônicos e o
controle do uso da microfilmagem e da
digitalização;
 Correta implementação do protocolo.

COMPARAÇÃO
 São problemas comuns apontados
pelos quatro autores:
 Falta de recursos humanos
especializados;
 Espaço físico impróprio;
 Guarda sem critérios;
 Três autores reconhecem a
dificuldade de acesso à informação
como problema;

COMPARAÇÃO
 Dois autores se preocupam com a
aplicação das novas tecnologias no
arquivo empresarial;
 O aumento indiscriminado da massa
documental é apontado em dois
artigos;
 O desconhecimento da importância da
informação na tomada de decisões é
apontada apenas por CABERO (1997);

COMPARAÇÃO
 CABERO (1997) foi o único a
demonstrar preocupação com relação
à forma como o arquivo é entendido
dentro na empresa, ele aponta como
problema o fato do arquivo não ser
visto como fonte de informação
estratégica, o que é muito importante
para o desenvolvimento da
organização.

CONSIDERAÇÕES FINAIS
 As preocupações dos quatro autores
são muito parecidas e mostram a
realidade dos arquivos empresariais
hoje no Brasil.
 O grau de desenvolvimento de uma
empresa, pode ser avaliado pela
qualidade de informação disponível,
pela forma como ela está organizada
e pelo seu fluxo dentro da empresa.

CONSIDERAÇÕES FINAIS
 Atualmente a informação é sinônimo
de poder e como afirma Paula (2002),
deve ser utilizada como arsenal de
combate mercadológico.
 Conhecer a estrutura e funcionamento
da empresa em que o arquivo está
inserido, além da massa documental
produzida todos os dias é muito
importante.

REFERÊNCIAS
 BARRETO, Mônica Valério. Implantação do arquivo da empresa
ETS - Energia, transporte e saneamento: um estudo de caso.
2004. Monografia (Graduação) - Universidade do Estado de Santa
Catarina, Curso de Biblioteconomia.
 BERWANGER, ANA Regina. Arquivos empresariais: In: Encontro
catarinense de arquivos, 6, 1994. Blumenau . Anais...Blumenau :
Associação de amigos do arquivo público do estado de Santa
Catarina, 1994, p. 16-17.
 BUTTI, Irene Maria Escobar. Arquivos de empresas: memória
empresarial, diferencial para o novo milênio. Biblion Consultoria.
São Paulo, [200-]. Disponível em:
http://www.biblionconsultoria.com.br> . Acesso em: 10 out. 2005.
 CABERO, Manuela Moro. El archivo da empresa: um recurso a
considerar desde la perspectiva TQM (Total Quality Management).
Revista general de información y documentación. Madrid, v.7,
n.2, p.257-275, 1997.
 CARMO, Ana Lúcia da Silva do. A situação dos “arquivos montados
no s setores de trabalho”: principais problemas e possíveis soluções.
Cenário Arquivístico. Brasília, v.2, n.1, p.46-51, jan./jun.2003.

REFERÊNCIAS
 GHANEM, Valéria Gouvêa ; FERNANDES, Leonita. Organização do
arquivo da Assessoria Jurídica das empresas Potobello. In:
Encontro catarinense de arquivos, 7, 1996. Florianópolis.
Anais...Florianópolis : Associação de amigos do arquivo público do
estado de Santa Catarina, 1996. p. 172-177.
 LOPES, Uberdan dos Santos. Arquivos e organização da gestão
documental. Ver. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina.
Florianópolis, v.8/9, p.113-122, 2003/2004.
 PAULA, Rosália Paraíso Matta de. GIRI - Gestão integrada de
recursos informacionais e conhecimento empresarial: relato de uma
experiência de 16 anos de aplicação no mercado brasileiro. In:
Congresso Internacional de arquivos, bibliotecas, centros de
documentação e museus, 1, 2002. São Paulo. Anais...São Paulo :
[s.n].2002.p.367-375.
 PAZIN, Márcia. Arquivos de empresas: tipologia documental. São
Paulo: Associação de arquivistas de São Paulo,2005.
 Regina & Duarte: gestão e manutenção de arquivos, consultoria.
Arte Numérica: serviços informáticos. Portugal, [s.d.]. Disponível
em: www.artenumerica.com/partners/rd . Acesso em: 15 out. 2005.

REFERÊNCIAS
 RONCAGLIO, Cynthia ; SZVARÇA, Décio Roberto ; BOJANOSKI,
Silvana de Fátima. Arquivos, gestão de documentos e informação.
Encontros Bibli: revista eletrônica de biblioteconomia e ciência da
informação. Florianópolis, n. esp., p. 1-13, 2004.

CONTATO
 Fahima P. Rios
fahimapr@yahoo.com.br
 Paula Carina de Araújo
paula.carina@terra.com.br