Le guide Longitude Hotels pour plannifier votre évènement

Public Contexte Elaboration du budget Mise en place d’un rétro-planning Choix des prestataires Repas Gestion des participants Imprévus Boîte à outils

Public

Contexte

Elaboration du budget

Mise en place d’un rétro-planning

Choix des prestataires

Repas

Gestion des participants

Imprévus

Boîte à outils

Quel est le but de l’événement? Combien de personnes ? Quel type de public ? Quel est la date à laquelle lévénement se tiendra Conviez-vous la presse ? Quelle est la moyenne d’âge ? Quelle est la répartition d’hommes et de femmes ? Quel est le statut (cadres, employés, itinérants…) ? Qui animera ce séminaire/mariage

Quel est le but de l’événement?

Combien de personnes ?

Quel type de public ?

Quel est la date à laquelle lévénement se tiendra

Conviez-vous la presse ?

Quelle est la moyenne d’âge ?

Quelle est la répartition d’hommes et de femmes ?

Quel est le statut (cadres, employés, itinérants…) ?

Qui animera ce séminaire/mariage

Evènement professionnel : Journée d’étude Petit-déjeuner Congrès Séminaire Incentive… Objectif : Récompenser (clients, forces de vente…) Stimuler / fédérer (équipe commerciale, forces de vente) Faire connaître un nouveau produit (clients, prospects) Se réunir pour travailler Informer (colloques, congrès) Former Evènement privé: Journée d’étude Petit-déjeuner Congrès Séminaire Incentive… Objectif : Fêter son anniversaire Fêter son mariage Se réunir entre amis Se réunir entre anciens (association, écoles)

Evènement professionnel :

Journée d’étude

Petit-déjeuner

Congrès

Séminaire Incentive…

Objectif :

Récompenser (clients, forces de vente…)

Stimuler / fédérer (équipe commerciale, forces de vente)

Faire connaître un nouveau produit (clients, prospects)

Se réunir pour travailler

Informer (colloques, congrès)

Former

Evènement privé:

Journée d’étude

Petit-déjeuner

Congrès

Séminaire Incentive…

Objectif :

Fêter son anniversaire

Fêter son mariage

Se réunir entre amis

Se réunir entre anciens (association, écoles)

De quel budget disposez-vous pour les postes principaux ? Hébergement / Location du lieu Restauration Activité incentive Transports / Transferts Cadeaux participants Prévoir une marge pour les frais supplémentaires sur place Frais additionnels : Sécurité Souscription à une assurance Droits réservés à la Sacem en cas de soirée dansante

De quel budget disposez-vous pour les postes principaux ?

Hébergement / Location du lieu

Restauration

Activité incentive

Transports / Transferts

Cadeaux participants

Prévoir une marge pour les frais supplémentaires sur place

Frais additionnels :

Sécurité

Souscription à une assurance

Droits réservés à la Sacem en cas de soirée dansante

J-8 Envoi des documentations + cadeaux sur le lieu 13 J- 1 Arrivée sur place : contrôle de la signalétique et de la logistique 14 J- 45 Définition et recherche des intervenants (experts, animateurs, documentations) 5 J- 45 Rédaction du pré-programme / contenu / emploi du temps 4 J- 90 Demandes de devis (lieux, activités…) 2 J- 1 Point avec les prestataires 15 J- 15 Envoi de la rooming list + choix des menus + horaires 12 J- 20 Confirmation auprès des intervenants 11 J- 20 Envoi du planning aux participants + accès 10 J- 20 Recueil des inscriptions / relance 9 J- 30 Envoi des invitations / convocations 8 J- 45 Création du Fichier invitation / Validation des listes 7 J- 45 Outils de communication (affiches, invitations) 6 J- 60 Réservation ferme du lieu 3 J- 90 Rédaction du cahier des charges / choix des dates 1

Sous-traiter ou non ? Avez-vous assez de temps pour organiser l’évènement ? Sous-traiter une partie (traiteur, activité, musique) Ou la totalité (agence évènementielle) Choix du lieu Hôtel Centre de congrès Site évènementiel Autre

Sous-traiter ou non ?

Avez-vous assez de temps pour organiser l’évènement ?

Sous-traiter une partie (traiteur, activité, musique)

Ou la totalité (agence évènementielle)

Choix du lieu

Hôtel

Centre de congrès

Site évènementiel

Autre

Capacité d’accueil Compter 1m50 / personne Avez-vous besoin de salle de sous-commission ? Quelle disposition souhaitez-vous en salle ? Situation géographique D’où viennent les participants ? Par quel moyen de transport ? Ambiance, esprit du lieu Moment de détente : ils participent au succès de votre évènement (pauses, cocktail, repas, infrastructures de l’hôtel) Matériel Sonorisation, emplacement pour l’exposition de produits

Capacité d’accueil

Compter 1m50 / personne

Avez-vous besoin de salle de sous-commission ?

Quelle disposition souhaitez-vous en salle ?

Situation géographique

D’où viennent les participants ?

Par quel moyen de transport ?

Ambiance, esprit du lieu

Moment de détente : ils participent au succès de votre évènement (pauses, cocktail, repas, infrastructures de l’hôtel)

Matériel

Sonorisation, emplacement pour l’exposition de produits

Les activités ludiques Sportives Aptitude des participants Equipement à prévoir / matériel en nombre suffisant Encadrement Organisation de challenges individuels ou par équipe Traitement et annonce des résultats Coupes et médailles Spectacles et animations Nature des spectacles et animations Choix du prestataire Interactivité avec les participants

Les activités ludiques

Sportives

Aptitude des participants

Equipement à prévoir / matériel en nombre suffisant

Encadrement

Organisation de challenges individuels ou par équipe

Traitement et annonce des résultats

Coupes et médailles

Spectacles et animations

Nature des spectacles et animations

Choix du prestataire

Interactivité avec les participants

Organisation du déplacement et des transferts : Individuel : Fournir les indications les plus précises aux participants Eventuellement, réservation des billets de train ou d’avion Groupé : Prévoir le transport ou les acheminements : train, avion, autocar Prévoir lieux et horaires de rendez-vous Transferts : Lieu de rendez-vous Horaires Réservation de navettes ou autocar

Organisation du déplacement et des transferts :

Individuel :

Fournir les indications les plus précises aux participants

Eventuellement, réservation des billets de train ou d’avion

Groupé :

Prévoir le transport ou les acheminements : train, avion, autocar

Prévoir lieux et horaires de rendez-vous

Transferts :

Lieu de rendez-vous

Horaires

Réservation de navettes ou autocar

Il est important de les soigner car on parle toujours des repas Le choix des menus doit tenir compte des habitudes dominantes, régimes alimentaires particuliers Eviter l’excès d’alcool au déjeuner Durée du déjeuner de 1h30 maximum Le dîner peut être plus festif Une restauration médiocre suffit à gâcher l’impression d’ensemble que les participants gardent d’un séminaire Le petit-déjeuner et les pauses doivent également être de qualité

Il est important de les soigner car on parle toujours des repas

Le choix des menus doit tenir compte des habitudes dominantes, régimes alimentaires particuliers

Eviter l’excès d’alcool au déjeuner

Durée du déjeuner de 1h30 maximum

Le dîner peut être plus festif

Une restauration médiocre suffit à gâcher l’impression d’ensemble que les participants gardent d’un séminaire

Le petit-déjeuner et les pauses doivent également être de qualité

Envoi des invitations à J- 30 Sur l’invitation: faire figurer la nature de l’évènement le lieu la date et le voyage jusqu’à destination Envoi d’une confirmation écrite aux participants ayant validé leur présence Relance à J- 15 si manque de participants Envoi du programme à J- 10 Il intégrera: le déroulement des journées les lieux précis (réunions, repas, activités extérieures), l’organisation du transport le dress code

Envoi des invitations à J- 30

Sur l’invitation:

faire figurer la nature de l’évènement

le lieu

la date et le voyage jusqu’à destination

Envoi d’une confirmation écrite aux participants ayant validé leur présence

Relance à J- 15 si manque de participants

Envoi du programme à J- 10

Il intégrera:

le déroulement des journées

les lieux précis (réunions, repas, activités extérieures),

l’organisation du transport

le dress code

On ne peut pas tout prévoir mais on peut prévoir qu’il y aura des imprévus CONSEILS : Rendez vous sur place la veille pour essayer les équipements, décorer et agencer la salle, contrôler l’insonorisation. Rédiger le déroulement de votre séminaire comme un scénario de film. Donnez votre numéro de portable ou celui du responsable de l’organisation sur place aux participants et intervenants.

On ne peut pas tout prévoir mais on peut prévoir qu’il y aura des imprévus

CONSEILS :

Rendez vous sur place la veille pour essayer les équipements, décorer et agencer la salle, contrôler l’insonorisation.

Rédiger le déroulement de votre séminaire comme un scénario de film.

Donnez votre numéro de portable ou celui du responsable de l’organisation sur place aux participants et intervenants.