O documento descreve as etapas do circuito da correspondência em uma empresa: recepção, distribuição e expedição. Na recepção, a correspondência é recebida e registrada. Na distribuição, a correspondência é entregue aos destinatários de forma controlada, geralmente usando um livro de protocolo. Na expedição, a correspondência é verificada e inserida nos sobrescritos corretos antes do envio.