Aula 4.a. fluxograma.pptm

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  • 1. Senac Unidade 24 de Maio Fluxograma TECNICO CONTABILIDADETECNICO CONTABILIDADE Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado Fluxograma Aula 4 AAula 4 A -- BRINDE IIBRINDE II Docente - Edson dos Santos (negão)
  • 2. Fluxograma de ProcessoFluxograma de Processo O fluxograma é um diagrama utilizado para representar a sequência dos processos, através de ssíímbolos grmbolos grááficosficos. Os símbolos do fluxograma proporcionam uma melhormelhor visualizavisualizaçção do funcionamento do processoão do funcionamento do processo, ajudando no seu entendimento. Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 2 seu entendimento. No gerenciamento de processos, o fluxograma tem como objetivo garantir a qualidade e aumentar aobjetivo garantir a qualidade e aumentar a produtividadeprodutividade, através da documentação do fluxo das atividades, utilizando diversos sutilizando diversos síímbolos diferentesmbolos diferentes para identificar os diferentes tipos de atividades.
  • 3. APLICAÇÕES DO FLUXOGRAMAAPLICAÇÕES DO FLUXOGRAMA -Melhora a compreensão do processo de trabalho. Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 3 -Mostra os passos para a realização do trabalho. - Cria normas de padrão de trabalho.
  • 4. FluxogramaFluxograma • Gráfico universal que representa o fluxo ou a sequência normal de qualquer trabalho; • Símbolos utilizados no fluxograma têm por finalidade colocar em evidência a origem, Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado finalidade colocar em evidência a origem, processamento e destino da informação; • Alguns símbolos são consagrados, outros ainda são duvidosos, porém quando necessário deve-se utilizar outros símbolos, colocando legenda.
  • 5. FluxogramaFluxograma Vantagens dos FluxogramasVantagens dos Fluxogramas • Permitir verificar como funcionam, realmente, todos os componentes de um sistema, mecanizando ou não, facilitando a análise de sua eficácia; Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado • Entendimento mais simples e objetivo do que o de outros métodos descritivos; • Facilitar localização das deficiências, pela fácil visualização dos passos, transportes, operações, formulários entre outros...
  • 6. FluxogramaFluxograma Vantagens dos FluxogramasVantagens dos Fluxogramas • Aplicação a qualquer sistema, desde o mais simples aos mais complexos; Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado • O rápido entendimento de qualquer alteração que se proponha nos sistemas existentes; • Por mostrar claramente as modificações introduzidas.
  • 7. FluxogramaFluxograma Uma importante opinião sobre os fluxogramas :Uma importante opinião sobre os fluxogramas : • Ferramenta inestimável para entender o funcionamento interno; • Função básica: documentar um processo para que se possa identificar as áreas que precisam ser aperfeiçoadas; Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado identificar as áreas que precisam ser aperfeiçoadas; • Cria disciplina mental, demonstra regras e políticas que não são claras, ou estão sendo desobedecias; • bons fluxogramas facilitam as comunicações entre as áreas problemáticas, tendo capacidade de esclarecer casos complexos.
  • 8. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas • Demonstraram como as coisas são realmente feitas; Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado • Pesquisa minuciosa junto às unidades organizacionais em exame; • Fazer levantamento dos passos que envolvem o trabalho.
  • 9. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas Elaboração e análise do fluxograma pode ser descrito nas seguintesElaboração e análise do fluxograma pode ser descrito nas seguintes fases:fases: Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado fases:fases: 1.Comunicação:1.Comunicação: entre chefias e empregados referente a realização do trabalho e seus objetivos;
  • 10. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas 2.Coleta de dados:2.Coleta de dados: fornecidas pelos próprios executores dos trabalhos, utilizando um roteiro de entrevista, contendo questões como: a)cargo e nome?; Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado b) de quem recebe trabalho?; c) em que consiste seu trabalho? d) para quem passa o trabalho após terminar sua parte?; e) quantas unidades de trabalho faz por dia? (se for interessante) ; f) quanto tempo gasta para realizar seu trabalho? (se for de interesse).
  • 11. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas 3.3.FluxogramaçãoFluxogramação:: colhidos os dados, verificar o tipo de fluxograma a ser utilizado e fazer rascunho; •Examinar o fluxograma elaborado e, caso não esteja claras as informações voltar aos entrevistados para: Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado aos entrevistados para: a)certificar-se da correção dos dados; b) colher informações adicionais; c) ouvir opiniões dos executores dos serviços; d) fazer observação pessoal das rotinas que apresentam incoerências.
  • 12. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas 4.Análise do fluxograma:4.Análise do fluxograma: deve partir do processo geral e descer progressivamente ao exame minucioso das diversas parte; a) Qual a utilidade de cada etapa do processo?; b) Haverá vantagens em se alterar a sequência de operações?; Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado b) Haverá vantagens em se alterar a sequência de operações?; c) As operações estão sendo executadas por pessoas adequadas às funções que ocupam; d) Com treinamento suficiente nas técnicas utilizadas?; f) Cada operação está sendo executada da maneira mais eficiente?; g) Os formulários são adequados, em número de vias e em seus respectivos campos.
  • 13. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas 5A.Relatório da análise:5A.Relatório da análise: nessa fase terminado o estudo e o novo fluxograma, o analista deve preparar um relatório em que poderão ser inseridos os seguintes itens: Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado a)condições atuais: fluxograma da situação existente; •Informações complementares sobre fases complexas; •Cópias preenchidas dos formulários utilizados no processamento;
  • 14. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas 5B.Relatório da análise:5B.Relatório da análise: b)análise das condições existentes: descrição das falhas de processamento diagnosticados, como: Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado •morosidade; •desperdício de mão-de-obra; • erros; •dificuldade de controle;
  • 15. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas 5C.Relatório da análise:5C.Relatório da análise: c)Recomendações: •fluxograma da rotina proposta; Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado •fluxograma da rotina proposta; •informações complementares sobre fases complexas (se for o caso); • cópias dos formulários propostos (se for o caso); •Instrumento Executivo Normativo de implantação do novo fluxo de trabalho.
  • 16. FluxogramaFluxograma Roteiro para elaboração de FluxogramasRoteiro para elaboração de Fluxogramas 6.Apresentação do trabalho: os fluxogramas e formulários constituem excelentes demonstrações visuais para a apresentação de recomendações finais. Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado NOTA:NOTA: Exposição de métodos atuais e propostos deve ser clara e objetiva; Fluxogramas devem ser desenhados com utilização de gabaritos apropriados, para facilitar a elaboração do gráfico, retratando o fluxo de trabalho.
  • 17. FluxogramaFluxograma Fluxograma Global ou de ColunasFluxograma Global ou de Colunas •Visão global que oferece do fluxo de trabalho; •É apropriada para se transmitir o fluxo de trabalho para toda a organização; Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado toda a organização; • Normalmente é feito em formulário A-3 e depois reduzido para A-4; • Utilização dos Simbolos Universais de Fluxograma; (disponivel aplicativo Word e Powe Point ou regras com simbolos geometricos).
  • 18. TIPOS DE FLUXOGRAMATIPOS DE FLUXOGRAMA 1 Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 18
  • 19. SIMBOLOS DO FLUXOGRAMASIMBOLOS DO FLUXOGRAMA Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 19
  • 20. EXEMPLO DE FLUXOGRAMAEXEMPLO DE FLUXOGRAMA Exemplo de um fluxograma para procedimento de controle de produto não conforme:Exemplo de um fluxograma para procedimento de controle de produto não conforme: Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 20
  • 21. RESULTADOS/ METASRESULTADOS/ METAS Quando um fluxograma de processo é elaborado, são identificados os fatores problemáticos que não eram percebidos Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 21 anteriormente, os quais poderão ser trabalhados e melhorados para alcançar melhores resultados. REFERÊNCIAREFERÊNCIA PEINADO, Jurandir; GRAEML, Alexandre Reis. AdministraPEINADO, Jurandir; GRAEML, Alexandre Reis. Administraçção da produão da produçção: operaão: operaçções industriais e de serviões industriais e de serviçços.os. Curitiba:Curitiba: UnicenPUnicenP, 2007., 2007. SLACK, NigelSLACK, Nigel etet al. Administraal. Administraçção de Produão de Produçção. São Paulo: Atlas, 2002.ão. São Paulo: Atlas, 2002. Autor(Autor(eses): Rosemary Martins): Rosemary Martins
  • 22. FLUXOGRAMA DE ATIVIDADESFLUXOGRAMA DE ATIVIDADES Usado aqui para representar processos. Processo visto como: um conjunto articulado de atividades para gerar um resultado denominado produto (mercadoria ou serviço). Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 22 denominado produto (mercadoria ou serviço). uma cadeia de atividades que produz um serviço. uma linha de produção para fabricar uma mercadoria. Usaremos para representar processo-chave de negócio
  • 23. PROCESSOPROCESSO--CHAVE DO NEGÓCIOCHAVE DO NEGÓCIO Focaliza um tipo de produto vendido pela empresa, Abrange TODAS AS ATIVIDADES DA EMPRESA para: Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 23 Receber o Pedido do cliente, Fazer o Produto, Fazer a Entrega e, Receber Pagamento.
  • 24. IMPORTANTE: Representa apenas as atividades realizadas PELA EMPRESA por meio de seus EMPREGADOS. NÃO DEVE REPRESENTAR: PROCESSOPROCESSO--CHAVE DO NEGÓCIOCHAVE DO NEGÓCIO Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 24 NÃO DEVE REPRESENTAR: Atividade de Cliente Atividade de Fornecedor de Mercadoria (componentes) Atividade de Fornecedor de Serviço (terceirizado) Qualquer outra atividade externa à empresa (fiscal, consultor, vizinho, etc.)
  • 25. SÍMBOLOS GRÁFICOSSÍMBOLOS GRÁFICOS -- II Terminal: INÍCIO FIM Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 25 Indicador de fluxo de atividades:Indicador de fluxo de atividades: de cima para baixo esquerda para a direita
  • 26. SÍMBOLOS GRÁFICOSSÍMBOLOS GRÁFICOS -- IIII Atividade: Nome da atividade Nome da atividade = verbo + objeto Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 26 Nome da atividade = verbo + objeto Verbo no tempo presente Objeto = substantivo + [expressão] Exemplos: •Monta computador •Recebe pedido do cliente •Paga dívida vencida
  • 27. SÍMBOLOS GRÁFICOSSÍMBOLOS GRÁFICOS -- IIIIII Indicador de executante da atividade Nome da atividade Nome do executante Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 27 Nome do executante (da atividade): • cargo ou função de empregado • setor da empresa, etc. Exemplos: • Balconista • Seção de Expedição.
  • 28. SÍMBOLOS GRÁFICOSSÍMBOLOS GRÁFICOS -- IVIV Decisão: Pergunta ? NÃO SIM Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado 28 Conector de continuação: (usar de uma página para outra) SIM 1 1
  • 29. SÍMBOLOS GRÁFICOSSÍMBOLOS GRÁFICOS -- VV Subprocesso, conceito igual a: •Subrotina ou módulo •Procedimento (procedure) •Função (function) Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado •Função (function) Consideração prática: cada página deve conter no máximo 7±2 símbolos gráficos Caso contrário a legibilidade do fluxograma (flowchart) ou de qualquer outro modelo gráfico fica prejudicada.
  • 30. SÍMBOLOS GRÁFICOSSÍMBOLOS GRÁFICOS -- VV Subprocesso: Nome do subprocesso Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado Nome do subprocesso = verbo + objeto Verbo no infinitivo Objeto = substantivo + [expressão] Exemplos: •Atualizar estoque •Receber entrega do fornecedor •Entregar encomendas do dia
  • 31. SÍMBOLOS GRÁFICOSSÍMBOLOS GRÁFICOS -- VV Indicador de uso de Arquivo em Papel na atividade (Tecnologia tradicional) Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado Nome da atividade Nome do executante Registrando Cliente Utilizar as mesmas convenções do Caso de Uso de TI, para dar nome ao Uso de Arquivo em Papel
  • 32. EXEMPLO DE FLUXOGRAMA IIEXEMPLO DE FLUXOGRAMA II INÍCIO Recebe Pedido Vendedor Fazer Produto Entrega Produto Registrando Pedido 2 Consultando Mapa Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado FIM Recebe Pagamento Tesouraria Cliente recebeu ? SIM NÃO 1 Logística Mapa Quitando Dívida do Cliente Lançando no Livro-caixa
  • 33. EXEMPLO DE FLUXOGRAMA IIIEXEMPLO DE FLUXOGRAMA III Investiga Motivo Gerente 1 Consultando Ocorrências Anteriores Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado Providencia Correções 2 Gerente Relatando Ocorrência Atual
  • 34. ALGUMAS RECOMENDAÇÕESALGUMAS RECOMENDAÇÕES Fluxograma deve ter sempre um título: •Nome do processo-chave •Nome do subprocesso Respeitar quantidade de símbolos gráficos por página: 7±2 com bom-senso. Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado Respeitar quantidade de símbolos gráficos por página: 7±2 com bom-senso. •Não mais de 9 •Não menos de 5 Usar linhas suficientemente grossas para desenhar todos os símbolos e setas Seta de desvio deve chegar ANTES do símbolo gráfico e não EM CIMA dele.
  • 35. ALGUMAS RECOMENDAÇÕESALGUMAS RECOMENDAÇÕES Cada atividade que precise de TI, tem seu Caso de Uso, que é ÚNICO: Nome do Caso de Uso indica a transação realizada (exemplos): •Incluindo cliente no cadastro Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado •Incluindo cliente no cadastro •Consultando estoque •Alterando dados pessoais Evitar nomes genéricos como: •Usando software •Utilizando CAD •Uso de TI
  • 36. ALGUMAS RECOMENDAÇÕESALGUMAS RECOMENDAÇÕES Não começar o fluxograma com uma decisão: •O normal é haver alguma atividade inicial, •Para obter informação, por exemplo. Várias decisões encadeadas em cascata? Prof.Edson Negão – Maio/ Junho 2013 – Modificado Várias decisões encadeadas em cascata? •Apenas para fazer o “case ... of” •Em outras situações: •Deve sempre haver alguma atividade entre 2 decisões seguidas