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Gestion del tiempo y GTD
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Gestión del tiempo y GTD …

Gestión del tiempo y GTD
Seminario interno presentado por Nacho Herranz en Paradigma Tecnológico
http://www.paradigmatecnologico.com

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  • 1. Gestión del tiempo y GTDpor Nacho Herranz (@nacho_herranz)
  • 2. El valor del tiempo y la productividad personalGTD (Getting Things Done)10 principales pérdidas de tiempo en la oficinaHerramientas y Referencias
  • 3. Falsos mitos sobre la gestión deltiempo y la productividad NO SI Trabajar más Trabajar mejor Explotar a la gente Aprovechar mejor el tiempo centrándote en lo importante Solo afecta a tu trabajo Afecta a toda tu vida Genera estrés Reduce el estrés Ir corriendo de un sitio a otro Te ayuda a anticiparte y tener más tiempo libre Planificar y medir todo Aplicar el sentido común para invertir tu tiempo de forma inteligente Hacer varias cosas a la vez Priorizar de forma inteligente y centrarse en una sola cosa hasta terminarla
  • 4. Todos tenemos el mismo tiempo: 7 días a lasemana, 24 horas al día y 60 minutos cadahora ...... la única diferencia es cómo lo utilizamos.
  • 5. El tiempo es dinerodad personalSomos reacios a derrochar nuestro dineropero no nos importa derrochar nuestro tiempo.Lo podemos emplear en lo que queramos,pero hemos de ser conscientes de en queelegimos usarlo y del coste que ello conlleva.
  • 6. Gestión de tiempo +Productividad personalUn sistema de gestión de tiempo te va a ayudar a emplearmenos tiempo en hacer tus tareas pero ¿Y si tus tareas no sonlas correctas?Nuestro problema es que atacamos las tareas según nos vanllegando, según nos apetece o según cualquier otro motivo.Necesitas marcarte unos objetivos y planificar tus tareas deacuerdo con su importancia para alcanzar estos objetivos.Objetivos ambiciosos, realistas, alcanzables, medibles y conun tiempo fijado.
  • 7. ¿Qué es lo importante?Lo importante es todo aquello que es esencialpara mis objetivos o los de mi empresa."I dont want to make decisions about whatIm eating or wearing because I have too manyother decisions to make". Barack Obama
  • 8. Cómo priorizar tus tareas Urgente No urgente Crisis Tareas clave de tu trabajo Proyectos de última hora Formación Importante Deporte Interrupciones Distracciones Llamadas Prensa deportivaNo Importante e-mail
  • 9. Además de la importancia, tenen cuenta al priorizarContextoTiempo disponibleEnergía disponible
  • 10. GTD (Getting Things Done)Se basa en el principio de que toda personanecesita borrar de su mente todas la tareasque tiene pendientes, liberar la mente deltrabajo de recordar todo lo que hay que hacery centrarse en "hacer".4 pasos:Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 11. 1. RecopilarCapturar ideas, tareas, recordatorios, cosas-para-hacer...Todo va directo a un lugar o lista llamada Inbox.En cuanto aparezca la idea-tarea... directa al Inbox.No hagas nada más, sólo asegúrate de enviarla ahí. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 12. 2. ProcesarSacar las tareas del inbox.¿Requiere acción? Delégala o asígnala a lista correspondiente.¿No requiere una acción? Archívala o elimínala.Aplica la regla de los 2 minutos. Si puedes hacer una tarea enmenos de 2 minutos, hazla ahora mismo. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 13. 3. OrganizarOrganizamos en listas lo procesado anteriormente.Calendario. Aquí van las tareas, citas o reuniones con fecha.Listas de tareas: Inbox. Anotar todo lo que va surgiendo durante el día. Next Actions. Próximos tareas a realizar de un proyecto, objetivo, etc. Projects. Conjunto abierto de tareas. Su revisión periódica genera acciones próximas. Waiting on. Acciones delegadas o que estas a la espera de un retorno. Someday Maybe. Cosas que te interesan pero para las que ahora mismo no tienes tiempo. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 14. 4. RevisarChequear el estado de tus tareas y proyectos.Reasigna estado... o mueve de un sitio a otro.Revisa al menos una vez al día. Prepara al final del día lo quevas ha hacer el día siguiente, planteate 1,2 o 3 objetivos paraese día.Revisión semanal de que lo que has hecho esa semana esrealmente lo que querías hacer (revisar objetivos).Revisión anual donde te marcas los objetivos para ese año. Recopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 15. Trucos para que GTD funcioneSi dedicas más tiempo organizar que a "hacer" es que algo vamal.Crea tu propio GTD, cada persona y cada trabajo es distinto.Utiliza una aplicación lo más simple posible y preferiblementeonline.Ten siempre una herramienta de captura a mano, lo anotas ysigues con lo que estabas haciendo.
  • 16. Ejemplo práctico con GTDRecopilar - Procesar - Organizar - Revisar
  • 17. Trucos para crear listas detareasCrear listas de acciones, con construcción nombre-verbo. Nosolo lo qué tienes que hacer, sino cómo hacerlo.Incluir el cuando si la tarea tiene una fecha límite o bienutilizar un calendario.Apuntar si la tarea depende de alguien o si estas esperandoalgo de alguien.Las listas de tareas deben ser cortas, sino divídelo en variaslistas, mejor por contexto que por importancia.
  • 18. Las 10 principales pérdidas detiempo en la oficina y cómocombatirlas
  • 19. e-mailEs una herramienta de comunicación, no es un trabajo.Trucos para gestionar mejor el e-mail: Etiquetas. Filtros automáticos. Subject descriptivos. No mezclar temas distintos en un mismo e-mail. Respuestas cortas y directas, evitar preguntas abiertas. No poner en copia a gente innecesaria. Checkear a horas determinadas.
  • 20. ReunionesDeben tener un objetivo concreto, de una línea ¿Qué deberíasconseguir al final de la reunión?Elegir participantes que aporten y que estén interesados en eltema, evitar mucha gente.Elegir bien la hora.Hora de inicio y hora de fin claramente definidas.Evitar reuniones de más de una hora.Preparar la reunión con antelación.Facilitador con dotes de liderazgo y educación.Acuerdos y conclusiones al final de la reunión: qué, quién,cuándo y cómo de cada uno de los temas tratados.
  • 21. InterrupcionesNo las aceptes como algo normal.Es importante que todos los días te reserves 1 o 2 horas detrabajo ininterrumpido.Dile a la persona educadamente que dentro de un rato.Comunica tus rutinas.Respeto a los demás, no es sólo aprovechar tu tiempo sino nohacer perder el tiempo a la gente.
  • 22. NotificacionesEvitalas, son una distracción para lo que estáshaciendo.Tu decides cuando miras tu e-mail, tu twitter,facebook, grupo de whatsApp, etc.Desconecta el chat o ponte "no disponible" enlos momentos de concentración.
  • 23. Internet y Redes SocialesElige muy bien la información que lees.Limpiezas periódicas de blogs, feeds, gente ala que sigues en twitter, etc.Momentos fijos e inamovibles para tu actividadonline.
  • 24. MultitareaSe soluciona con enfoque. Si coges una tarea,quítate todo lo demás de la cabeza hasta quela termines.Invierte más energías en Terminar que en abrirnuevos frentes.Saber decir NO.
  • 25. TecnologíaSimplifica al máximo los programas que utilizas.Domina las aplicaciones que más utilizas.Atajos de teclado.Mantén tu escritorio limpio y tu disco duroorganizado.
  • 26. Tómate un descansoHacer las cosas rápido y mal no es serproductivo.Descansos frecuentes.No comas en la mesa, aprovecha la comida paradesconectar.Aprovecha los tiempos muertos pero sinobsesionarte con estar siempre haciendo cosas.
  • 27. ProcrastinaciónLo que cuesta es empezar, luego seguir es másfácil.Si es una tarea muy grande, partela en tareasmás pequeñas.
  • 28. TeléfonoRonda de llamadas, tratando de concentrarlastodas en un momento del día.Ponlo en silencio en reuniones y momentos deconcentración.
  • 29. Herramientas y referencias quete ayudarán a ser másproductivo
  • 30. Capturar notas, marcadores yorganizar informaciónEvernote (Web, Extensión Chrome, Windows,Mac, Linux*, Android, iOS)SpringPad (Web, Android, iOS)
  • 31. Listas de tareas y GTDGoogle Task (Web) Team Tasks (Android)Trello (Web)Tracks (Web)Evernote (Web, Windows, Mac, Linux*,Android, iOS)producteev (Web, Android, iPhone, Blackberry)
  • 32. PomodoroAdd-on para Gnome3Pomodoro.me (Web)Pomodroido (Android)Promodoro (iOS)
  • 33. Medir donde empleas tutiempoHarvest (Web, Android, iOS)Web Timer (Google Chrome)
  • 34. Atajos de tecladoshortcutworld (Web)
  • 35. Música para desconectarSimplyNoise (Web y mp3)
  • 36. ReferenciasLibrosGetting Things Done. David AllenHow to Lead. Jo Owen ("Making the most ofyour time", páginas 59-65)Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.Stephen R. Covey ("Tercer Hábito. Establezcaprimero lo primero", páginas 193-240)WebsBlog ThinkWashabiGTD en la Wikipedia