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Organizar documentos

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  • 1. Ley 594 Del 2000 T ITULO 1 Art: 1/ 4 La presente ley tiene por objeto establecer: Reglas Principios Para regularla funciónarchivísticadel estado Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos: Archivo.Conjuntode documentosseacual fuere su fecha,formay soporte material acumuladosenun proceso natural por una personao entidad,pública o privadapara servircomo testimonioalaspersonas. Archivopúblico:Conjuntode documentos pertenecientesa entidades oficialesyaquellos que se derivende laprestación de un serviciopúblicopor entidadesprivadas. Archivoprivado:Esaquel que por su valor historial,esde interés públicoydeclaradotal por el legislador. Documentode archivo:Registrode informaciónproducidaorecibidaporuna entidadpúblicaoprivadaporsus actividades y funciones. Funciónarchivística:Es latotal del que hacerarchivístico,desde la elaboraciónhastalaeliminaciónyconservaciónde dicho documento.
  • 2. Titulo2 Art 5/6 Sistemanacional de archivos:Esun conjuntode institucionesarchivísticasarticuladasentre si que posibilitan: Homogenización Normalización De procesos archivísticos Salvaguarda Patrimonio documental Accesode los ciudadanos A la información de los documentos. Integran sistema nacional de archivo. ArchivoGeneral de la nación. Archivosde entidadesde estado.
  • 3. Se desarrollara bajo los principios de unidad normativa. Proyectosyprograma archivísticosque conformanel sistemaNacional de archivo se: Ejecutaran Realizaran Siguiendolos principiosde participación,cooperación, descentralizaciónyautonomía Planesyprogramas:Las entidades integrantesdel sistemallevaranacabolos procesosde: Planeación Programación Desarrollaran acciones de asistencia técnicas así: Planeacióny programación la formulanlas instituciones archivísticas. Coordinación corresponde al archivo General de la nación. Asistenciatécnica estaráa cargo del archivoGeneral de la nación Ejecuciónseguimientoa control de los planesestará a cargo de losarchivosdel ordennacional yentidades descentralizadas
  • 4. Titulo3 Art 7/10 Categorizaciónde losarchivos públicos. Desde la jurisdicción y competencia se clasifican así: ArchivoGeneral de la nación. ArchivoGeneral del Distrito.ArchivoGeneral de Departamento. ArchivoGeneral del Municipio. Archivos territoriales se clasifican así: Archivosde la rama ejecutiva. Archivosde la rama legislativa. Archivosde la rama judicial. Archivosde los órganosde control. Archivosde los organismos autónomos. Estos archivosde la presente leyserán de carácter obligatorio. Titulo4 Art11/20 Administraciónde archivos. El estado esobligadoala creación,organización,preservaciónycontrol de losarchivos. Responsabilidad:Administración publicaserála responsablesde la gestiónde documentosyde la administraciónde susarchivos. Instalaciones:Debegarantizar espaciosylas instalaciones necesarias parael correcto funcionamientode susarchivos. Propiedadymanejo: Ejerceráel plenocontrol de sus recursos informativos.
  • 5. Obligacionesyresponsabilidades de los: Servidorespúblicos.Al desvincularse de sus funcionesentregaranlos documentosy archivosde susdebidos cargos e inventariarlos. Funcionarios.Velaranporlaintegridad, autenticidadde lainformacióny fidelidadde losdocumentosde archivoy seránresponsablesde suconservacióny organización Capacitaciónpara Funcionarios Las entidadestienenlaobligaciónde capacitar y actualizarlosfuncionarios enáreas realizadasconsu función. Supresión,fusiónoprivatizaciónde entidadespúblicas. Las entidades que se suprimen deberánentregar susarchivos a las entidadesque asumansus funcionesante el ministerioo entradaa la cual hayanestado adscritoso vinculados. Titulo 5 art 21/26 Gestión de documentos Las entidadespúblicasdeberán elaborar programasde gestiónde documentos contemplandoel usode nuevas tecnologíay soportes.
  • 6. Procesosarchivísticos:comprende procesoscomola produccióno recepciónladistribución,laconsulta, organización. Clasificaciónteniendoen cuentael ciclovital de losdocumentos. Archivode gestión. Archivohistórico. Archivocentral. Retencióndocumentalesministeriode culturaatreves del archivogeneral de la nacióny el del sectorcorrespondiente reglamentaranlo relacionadoconlos tiemposde retencióndocumental. Inventario:esobligatoriode las entidadesde administraciónpública elaborarinventarios de losdocumentos que produzcanenejerciciode sus .funciones. Titulo6 art 27/29 Accesoy consultade losdocumentos. Todas laspersonastienenderecho a consultarlosdocumentosde archivospúblicosya que se les expidancopiade losmismos. Artículo13 de ley57 1985. La reserva legal sobre cualquier documento cesaraa los 30 años de su expediciónal vencernoadquiere el carácter histórico. Cuandolosdocumentoshistóricospresenten deteriorofísicolasinstituciones suministraran la informacióncontenidaenestosmedianteun sistemade reproducciónque noafecte la conservacióndel documento.
  • 7. Titulo 8 art 32/35 Salida de documentos. Administrativos:solopormotivos legaleslasentidadesdel estado podrán autorizarla salidatemporal de losdocumentosde unarchivo. Históricos:se podránautorizarde maneraexcepcional lasalida temporal de losdocumentos. Titulo 8 art 32/35 Control y vigencia Visitasde inspección:el archivogeneral de la nación podrá adelantaren cualquiermomentovisitas de inspecciónconel finde verificarel cumplimiento de lo dispuestoenla presente ley. Prevencióny sanción:emiten órdenes necesariaspara que se suspendan de inmediatolas prácticas que vulnerenla integridadde los archivospúblicos. Órgano competente: ejercerácontrol y vigilanciasobre los documentos declaradosde interéscultural. Normalización:fijara griteríosy normas técnicas y jurídicas para serefectivala creación de los archivospúblicos. Titulo9 art 35/43 Archivosprivados. Conjuntode documentospertenecientesapersonasnaturalesojurídicasde derechoprivado.
  • 8. Asistenciaalosarchivos privados. Registrode archivos. Declaraciónde interés cultural de documentos privados. Titulo10 art 44/45 Donaciónadquisiciónyexpropiación. Donaciones:el archivogeneral de la nacióny losarchivos históricos públicospodrán recibirdonaciones, depósitosy legadosde documentos históricos. Adquisición:losarchivosprivados de carácter históricopodránser adquiridosporlanacióncuando el propietariolosofrecieraenventa. Titulo11 art 46/49 Conservaciónde documentos. Se implementaraunsistemaintegradode conservacionesencada una de las fasesdel ciclovital de los documentos. Calidadde los soportes. Reproducciónde documentos. Conservaciónde documentosen nuevossoportes. Titulo 12 art 50 Estímulos.
  • 9. Preguntas Cuáles son las responsabilidadesdelservidorpúblico frente a los documentosy archivo? R/ son los responsables dela organización, conservación uso y manejo de los documentos. Explique cómo debe llenarse elformato único de inventario documental? Entidad remitente: debe colocarse elnombre de la entidad responsable de la documentaciónque se va a trasferir Entidad productora:debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. Objeto:se debe consignar la finalidad del inventario que puede ser transferencias primarias, transferencias secundarias, El gobierno nacional establecerápremioy estímulosparalas personasoinstitucionesque con accionesy trabajostécnicoscontribuyanala salvaguarda,difusiónoincrementodel patrimoniodocumentaldel país. Titulo 13 art 51/52 Disposiciones finales. La procuraduría6 de la nacióny la contraloría general de larepública presentarantodoapoyoenlode su competenciaal archivogeneral de la nación.
  • 10. valoración de fondos acumulados, fusión y supresiónde entidades o dependencias. Hoja numero: se enumera cada hoja del inventario consecutivamente.Se registrara el total de hojas del inventario. Registro de entrada: se diligencia solo para trasferencias primarias y trasferencias secundarias, debenconsignarse en las tres primeras casillas los dígitos. Numero de orden: debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos. Explique la obligatoriedad de la organización de archivos de gestión? R/ Debenbasarse en la tabla de retención documental debidamente aprobada. La apertura e identificaciónde las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientesa cada unidad administrativa. La ubicación física de los documentos responderáa la conformaciónde los expedientes,los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha más antigua de producciónserá el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries estarándebidamente foliados conel fin de facilitar su ordenación, consulta y control. Las cajas que se utilicen para la trasferencia se identificaran así: Código de la dependenciacuando se trate de trasferencias primarias, fondos,sección,legajos identificados consu número respectivo. Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y prestamosde documentos?
  • 11. R/ La consulta de documentosen los archivos de gestión por parte de dependencias o ciudadanos deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte,si hay un interesado que deseacopias o fotocopias deberá serautorizado por el jefe de la oficina o del funcionario y solo se permitirá cuando no sea de carácter reservado conforme a la constitución o a las leyes. Cuando requiera trasladar un expediente u otra calidad del préstamo la dependencia productoradebe llevar un registro donde se consigne la fecha del préstamo,identificacióncompletadel expediente.si se vence el plazo el responsable de la dependenciadeberá exigir su devolucióninmediata. Investigue y resuma la NTC 4095 La NTC 4095 fue ratificada por el consejo directivo en 1997-04- 06 esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto a que responda en todo momento a las necesidadesy exigencias actuales. Esta norma pretende considerar todas las posibilidades de descripciónarchivística, es aplicable en su totalidad a todos los archivos históricos. Para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo se debe realizar previamente los procesosde clasificacióny ordenación, teniendo en cuenta los principios básicos dela archivística: respeto a la procedenciay al orden original de los documentos.ladescripciónse realizara de una manera racional y jerárquica de lo general a lo particular, para lo cual identificaríamos previamente las siguientes divisiones documentales posibles,las cuales representarían el acervo de un archivo histórico: fondo,subfondo,sección,subseccion,serie, subserie,unidad archivística y unidad documental.