Universidad de la salle openkm (2)
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Universidad de la salle openkm (2) Document Transcript

  • 1. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESANÁLISIS DE SOFTWARE PARA GESTIÓN DOCUMENTAL OpenKM BELLO MELO NORBERTO ESPEJO DÍAZ CINDY PAOLA GÓMEZ CRUZ OMAR SILVA CRISTANCHO LUZ ANGELA Trabajo presentado a PEDRO DELGADILLO UNIVERSIDAD DE LA SALLE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN BOGOTA, COLOMBIA 2011 1
  • 2. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES TABLA DE CONTENIDOINTRODUCCIÓN ............................................................................................................... 3OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................... 41. OBJETIVO DEL SOFTWARE ..................................................................................... 52. FUNCIONALIDAD PRINCIPAL ................................................................................... 5 2.1. PARA QUÉ SE UTLIZA ........................................................................................... 5 2.2. DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS .......................................................................... 83. REQUERIMIENTOS DE HADWARE ........................................................................ 134. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS ............................................... 14 4.1. SISTEMAS OPERATIVOS ...................................................................................... 14 4.2. SERVIDOR DE APLICACIONES ............................................................................. 15 4.3. BASES DE DATOS ................................................................................................ 16 4.4. OTRAS PIEZAS DE SOFTWARE ............................................................................ 175. MANEJO DE LICENCIAMIENTO .............................................................................. 206. COSTOS .................................................................................................................. 208. CONCEPTO DEL GRUPO ....................................................................................... 219. PRÁCTICA – DEMO ................................................................................................. 25CONCLUSONES ............................................................................................................. 31BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................ 32 2
  • 3. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES INTRODUCCIÓNPara el desarrollo de este taller, se realizó una búsqueda por Google acerca deOpenKM un software orientado a la Gestión Documental, con el objetivo de identificarsus funciones, módulos, licencias, requerimientos, entre otras características quepermitan fortalecer y definir criterios de selección e implementación de herramientasorientadas a la Gestión Documental. 3
  • 4. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESOBJETIVO GENERALPermitir que los estudiantes, tengan la experiencia de interactuar con soluciones desoftware para la gestión de archivos virtuales. 4
  • 5. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 1. OBJETIVO DEL SOFTWARE Brindar una herramienta para pequeñas y grandes empresas, orientada a la gestión de la información mejorando su accesibilidad en todo el entorno corporativo disminuyendo la producción innecesaria de información. 2. FUNCIONALIDAD PRINCIPALOpenKM, una aplicación basada en una interfaz web 2.0 de código abierto, permite unacompleta gestión de documentos electrónicos, usuarios, roles, procesos, etc. a nivelempresarial. Funciona con Explorer, Safari, Firefox y Opera, construido en JAVA y comoservidor JBoss. Puede instalarse en los SO Windows, GNU/Linux, MacOS, Unix, etc. 2.1. PARA QUÉ SE UTLIZA Es un gestor documental que permite la gestión y almacenamiento de los documentos y contenidos que se vallan generando dentro de una organización, teniendo presente los principales riesgos a los que se enfrenta la administración documental en la actualidad:  Almacenamiento  Recuperación  Seguridad  Autenticación  Clasificación  Distribución  WorkFlow 5
  • 6. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESPor lo tanto, garantiza a los trabajadores de información encontrar, usar,compartir y proteger el contenido más valioso de la compañía. Esto se logra apartir de sus PRINCIPALES FUNCIONALES QUE SON:a. CONTROL DE VERSIONES: lleva un historial del documento, registra todas las modificaciones realizadas para ser recuperadas en cualquier momento.  Basado en el modelo del Check-in / Check-out  Actualiza a los usuarios cuando se realizan modificaciones a los documentos.  Dejar notas de flujo de trabajo asociados a los mismosb. SEGURIDAD: a partir de la identificación de perfiles y roles de trabajo define unas medidas de seguridad para carpetas y documentos.  Plug-in para autenticación basado en JAAS  Quedan registradas todas las operaciones del usuarioc. GESTIÓN DE DOCUMENTOS: administración documental en cuanto a:  Extraer metadatos de los documentos  Indexación de documentos de texto office, Open Office, pdf, HTML, XML, RTF, Multimedia (MP3, JPG)bases de datos, etc.d. GROUPWARE: herramienta que permite a diferentes usuarios trabajar simultáneamente con los recursos de las organizaciones.e. ACCESO REMOTO A CLIENTE: facilita el acceso a los recursos de las organizaciones como una extranet.f. RECONOCIMIENTO OCR: facilita la recuperación de información de imágenes a partir de lector de binarios, escala de grises o imágenes a color.  Extrae texto  Escanea y asegura el almacenamiento de todos los documentos  Búsqueda de datos en TIFF 6
  • 7. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESg. MOTOR DE BÚSQUEDA: facilita:  Búsquedas por sinónimos  Búsquedas ordenadas por relevancia  Almacena consultas  Opciones de búsqueda avanzada  Búsquedas a partir de metadatos  Opciones de descarga o ir directamente a la ubicación del documentosh. REPOSITORIO: Respecto al almacenamiento de la información se puede almacenar en un directorio o en cualquier SGBD:  Oracle  PostgreSQL  MySQL  MS SQL Serveri. GENERALIDADES:  Usuario puede modificar su configuración de cuenta  Registro de las operaciones del usuario en una BD  Restaura documentos desde la papelera de reciclaje  Permite ilimitados documentos, carpetas, workflows, tipos de documentos.  Integración con escáner  Servicio de chat  URL única para cada documentoDe esta manera OpenKM, nos demuestra que puede brindar soluciones para:1. Controlar el creciente volumen de información2. Impide la duplicidad de información3. Reducir el consumo de tiempo y recursos para recuperar información4. Evite fugas de información a partir de los perfiles de seguridad. 7
  • 8. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 2.2. DESCRIPCIÓN DE LOS MÓDULOS“OpenKM es un sistema de gestión documental con una interfaz de usuario web que lepermite de una forma muy simple las operaciones a través de sus módulosde: compartir, establecer la seguridad, auditar, así como localizar documentosteniendo presente el ciclo de los mismos”1.A continuación describimos la función de cada uno de los módulos: Se debe ingresar a través de una cuenta y una contraseña.1 OpenKM knowledge management. Presentación [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011].Disponible en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html 8
  • 9. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 1. MÓDULO DE COMPARTIR Y COLABORAR Interfaz inicial con algunas de las propiedades del softwareFacilita el trabajo en equipo, potencializando los equipos de trabajo para compartir,acceder, enriquecer y almacenar la información. OpenKM gestiona todos losdocumentos de la empresa manteniendo la seguridad y propiedad intelectual a travésdel repositorio seguro y estable.Crear, compartir y enriquecer los documentos con los equipos de trabajo de lasempresas, garantizar la aprobación y revisión de los mismos a través de procesos deworkflow. 9
  • 10. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 2. MÓDULO PROCESO Y REVISIÓNPara cualquier gestión documental es vital que los documentos pasen por el ciclo devida, cumpliendo con la normatividad y que satisfagan los flujos de trabajo de laorganización. OpenKM tiene la capacidad de gestionar los flujos de trabajo internoscon rapidez. 10
  • 11. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3. MÓDULO BUSCAR Y ENCONTRARCon OpenKM, buscar documentos es muy sencillo y son localizados a partir de sucontenido y metadatos. Las consultas frecuentes pueden almacenarse parareutilizarse. Mejorando así la calidad de las respuestas a los usuarios de una formaeficiente y eficaz. 11
  • 12. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES4. MÓDULO DE CONFIGURACIÓN ESPECIAL DE OPENKM Y SERVICIOS ADICIONALES OpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestión documental escalable). OpenKM - mirror (Asegúrese que su sistema está siempre accesible, prevenga caídas de hardware).Módulo de administración, genera informes completos junto a graficas estadísticas de consultas, numero de documentos, entre otras. Tablero de notas o pizarra 12
  • 13. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES3. REQUERIMIENTOS DE HADWARE Dependiendo de la compañía, las necesidades, el número de usuarios, la configuración del sistema y recursos tecnológicos disponibles. Sin embargo se presentan las siguientes características para tener una idea general de este punto: OpenKM Descripción de los requerimientos de HADWARE Para Para Un Para pequeñas Requisitos Instalaciones Servidor Instalaciones Mínimos Medianas Virtualizado 25 Usuarios 50 Usuarios 50 Usuarios * 2 GB RAM * 4 GB RAM * Intel Pentium * 1 GB RAM * Quad Core 2.2 * 1 GB RAM 4 * Dual Core 2 *250-500 GB * Due Core 2.2 * 256 MB RAM * 150-250 GB SATA (Disco Duro) SATA (Disco *80-100 GB SATA Duro) (Disco Duro) 13
  • 14. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 4. REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE COMPLETOS 4.1. SISTEMAS OPERATIVOS Unix GNU Mac OS Linux Sistemas Operativos Compatibles solaris windows  Unix  GNU Linux (Ubuntu / Debian / SuSE / Red Hat) - Recomendado  Windows: 2000, XP, Vista, 2003 Server  Solaris  Mac OSSe recomienda el uso de Linux por el costo / potencia y una mayor estabilidad delsistema operativo. 14
  • 15. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 4.2. SERVIDOR DE APLICACIONESEl software se puede descargar OpenKM con facilidad es necesario tener conexión debanda ancha. OpenKM se basa en J2EE y la tecnología JBoss servidor de aplicaciones.2El OpenKM por lo tanto, puede ser instalado y ejecutado en varias plataformas.J2EE: Java Platform, Enterprise Edition o Java EE. Es una plataforma deprogramación—parte de la Plataforma Java—para desarrollar y ejecutar software.3JBoss es un servidor de aplicaciones J2EE de código abierto implementadoen Java puro. Al estar basado en Java, JBoss puede ser utilizado en cualquier sistemaoperativo para el que esté disponible Java. 42 Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 19 de septiembrede 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html3 Diccionary.com. Definición de J2EE. [en línea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponibleen: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE4 Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. [citado el 19 de septiembre de 2011]. Disponible en:http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss 15
  • 16. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESCaracterísticas del SERVIDOR5 para OpenKM:  Java 1.6 o superior  JBoss Application server 4.2.x  GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000, Windows XP, Windows 2003, Windows Vista  Repositorio almacenado en el sistema de ficheros, MySQL, PostgreSQL, Oracle, MS SQL Server, etc.  Integración con otro software utilizando WebServices 4.3. BASES DE DATOSOpenKM necesita depósito de almacenamiento de BACK-END, un sistema de archivospara el almacenamiento o DBMS puede ser utilizado para almacenar información,tales como:  Oracle  PostgreSQL  MySQL  MS SQL Server5 Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 20 de septiembrede 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html 16
  • 17. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 4.4. OTRAS PIEZAS DE SOFTWAREConfiguración especial de OpenKM y servicios adicionales6: OpenKM - hosted. (Incluye hosting y servicios de backup ). OpenKM - cluster (Para grandes infraestructuras, sistema de gestión documental escalable). OpenKM - mirror (Asegúrese que su sistema está siempre accesible, prevenga caídas de hardware).Versiones de OpenKM7: • Mejorarmiento en Oracle • Visualizacion de los metadatos de la BD en administracion v5.1.7 Po • Informe de problemas con el foro (fecha de • Creacion de planilla de formulacio sin incluir metadatos lanzamiento: 14/07/11) • Mejoramiento del soporte de Oracle y SQL • Mejoramiento de informes v5.1.6 Coches (fecha • Mejora del correo del usurio de lanzamiento: • mejoramiento BD con metadatos 27/06/11)6 On services. Software empresariales, OpenKM gestion documental. [en línea]. [citado el 20 deseptiembre de 2011]. Disponible en: http://www.onservices.es/openkm-gestion-documental7 Wiki OpenKM. Versiones [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponibleen:http://wiki.openkm.com/index.php/Changelog#v5.1.7_-_Po 17
  • 18. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESVERSIONES ACCIONES DE MEJORA Crear metadatos de base de datosv5.1.5 - Esperanza Vista previa no se actualiza cuando se restaura laFecha de lanzamiento : versión25/05/2011 Mejoras generales de administración Añadir soporte para consultas sencillas al estilo Googlev5.1.4 - Misterio Fijar la configuración de usuario deFecha de lanzamiento : desbordamiento de diálogo23/05/2011 Varios errores en el manejo de documentos nota Mejoras generales de administración De apoyo como crontab-las tareas programadas Toma nota además de las carpetas Hacer configurable Aplicaciones logotipo Manejar los tipos MIME en la base de datos Documento sellado (ampliación) La conversión de documentos a distancia Apoyo a los documentos codificados Añadir soporte para Tesseact 3 OCR Añadir soporte para escritura cuneiforme OCRv5.1.3 - Boogie Mejora de OCR con el diccionarioFecha de lanzamiento : Mejor extracción de texto PDF05/03/2011 Una mayor compatibilidad con Oracle Normalizar las definiciones de base de datos de la tabla Crea documentos PDF a partir de la plantilla Implementar la generación de documentos motor de plantillas Informes con parámetros La extracción de texto mejorado Nueva extensión de foro Nueva extensión de mensajeríav5.0.4 - sin dolor Mejorado el soporte LDAPFecha de lanzamiento : Arreglado el problema con ALT + Q07/04/2011 Añadir POP3S en importador de correo electrónicov5.0.3 - Behemot Mejorar la compatibilidad con WebDAVFecha de lanzamiento : Arreglo para el error buscar con ""11/03/2011 Fix método WebService PropertyGroup.setProperties 18
  • 19. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESEn esta tabla se resaltan las versiones correspondientes a este año, la primera versiónde OpenKM fue v1.0 llamada Floppy el perro, la fecha de lanzamiento fue el 29 deenero de 2007. Con las siguientes características: OpenKM liberación inicial. Autodetección de idioma (según la configuración del navegador). Traducción al holandés (gracias a Philippe Vervoort). Traducción al portugués de Brasil añadido (gracias a heindrickson). Ahora usted puede cambiar los permisos recursivamente. Algunas mejoras visuales. Añadido enlaces a la sección "Acerca" del menú. Entrada de los usuarios la acción. No se pierde la sesión si la página está abierta OpenKM. Botón de cierre de diálogo de carga se desactiva durante el proceso. Ahora hay un diálogo de confirmación para las acciones peligrosas, como la eliminación de documentos. Carpetas en las que no se puede escribir se muestran en rojo.Finalmente, OpenKM tiene la siguiente arquitectura de información8, como sevisualiza en la imagen.8 Openkm knowledge management. Arquitectura básica de Openkm [en línea]. [citado el 20 deseptiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Architecture.html 19
  • 20. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 5. MANEJO DE LICENCIAMIENTOOpenKM utiliza la Licencia Pública General GNU (versión 2)9 de la licencia. Esta licencia es laprimera para uso general bajo el concepto de software libre, quiere decir que los trabajos conesta licencia PGL pueden ser distribuidos y no comercializados.Esta es una licencia de software desarrollada por la organización “free software foundation”,creada en 1985 y cuyo objetivo es la difusión de un movimiento de software libre. Licenciaque busca proporcionar mayor libertad para compartir, copiar y modificar el software libre. 6. COSTOSCon respecto al servicio de soporte profesional, OpenKM brinda apoyo técnico yactualizaciones de software, cuyo precio del servicio está basado en estimaciones denúmero de usuarios, tamaño de repositorio así como número de archivos en el mismo.OpenKm ofrece precios especiales para entidades relacionadas con la educación yentidades sin ánimo de lucro. “Trabajan bajo la modalidad de Feedback, es decircualquier usuario puede descargar e instalar la versión y su soporte esta dado a travésdel equipo de desarrolladores y técnicos entusiastas, quienes aportan importantesopiniones con miras a mejorar y adaptar a las necesidades organizacionales”10, todoesto bajo la licencia GNU Licencia Pública Genera Versión 2.9 Wikipedia. Licencia publica general GNU [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011].Disponible en: http://en.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License10 OpenKM. [en línea HTML].[citado 27/9/11] Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html 20
  • 21. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESDentro de las “configuraciones y servicios especiales OpenKM ofrece”11: OpenKM alojado: incluye alojamiento y copia de seguridad. OpenKM cluster: para grandes infraestructuras OpenKM mirror: prevención frente a caídas de hadwareCon respecto a OpenKM comercial es 100% open source ofreciendo apoyo profesionaldisponible cualquier instalación OpenKM certificadas. 7. PROVEEDORESEstuvimos en contacto con algunos de los coordinadores directos de OpenKM, quienesnos informaron que al ser una versión Libre, no existen proveedores como tal, ya quela metodología de trabajo y desarrollo de software que ellos manejan es de FeedBack,es decir a través de un grupo de colaboradores entusiastas crean comunidades parabrindar asesoría de implementación del software. Por lo tanto no existen empresasdedicadas exclusivamente al desarrollo e implementación de OpenKM sino gruposminoritarios empeñados en dar soluciones desarrolladas por ellos mismos incluyendoen algunos casos la infraestructura necesaria para la implementación. 8. CONCEPTO DEL GRUPOPara definir qué tan apropiado es el software de Gestión Documental, es importantedefinir unos parámetros de selección de acuerdo a las necesidades de la organización;esto facilitará realizar una tabulación para medir su nivel impacto en la organización yhasta qué punto resulta benéfico la incorporación de esta tecnología.Por lo tanto, comprendemos que no es una tarea fácil ya que debemos considerarmuchas opciones que van desde su costo hasta la definición de cada uno de losprocesos que acompañaran y orientaran esta decisión. Siendo así, a continuaciónrelacionamos una tabla con algunos aspectos relevantes a considerar en el momentode la selección de un proveedor de software, todo orientado en los procesos de laGestión Documental:11 Op. Cit. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html 21
  • 22. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES PREGUNTAS %Administración del software_ ¿Evidencia la trazabilidad de los documentos?Uso y movimiento_ ¿Permite la reasignación de perfiles otransferencias de documentos a otros perfiles?_ ¿Permite manipular documentos con variosformatos?_ ¿Permite acceso vía web? ¿Cumple conestándares de accesibilidad y diseño web?_ ¿Permite el acceso remoto a los documentos?_ ¿Cómo se garantiza la conservación ypreservación de documentos digitales?_ ¿Qué estrategias de seguridad son utilizadaspara garantizar la integridad de los documentos?_ ¿Genera reportes, estadísticas generales y pordocumento?_ ¿Permite la visualización de la informaciónindependiente de su formato?_ ¿Cuántos usuarios puede gestionar?_ ¿Permite la definición de perfiles y permisos deacceso?_ ¿Controla la producción de documental,estandarizando las plantillas para la creación dedocumentos?_ ¿Cuándo los documentos son definitivos, permitemodificarlos?_ ¿Utiliza el formato PDF, como estándar para ladigitalización?_ ¿Permite exportar la información en formatoXML?_ ¿Permite la Asignación de metadatos a losdocumentos?_ ¿Qué estrategias de búsqueda utiliza el softwarepara localizar los documentos? Tecnologías OCR, ICR,Metadatos, Búsqueda en texto completo, operadores 22
  • 23. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESbooleanos o filtros._ ¿Qué estándares de digitalización son utilizadospara la captura de documentos?_ ¿Permite la gestión de expedientes virtuales?_ ¿Posee controles de duplicidad y manipulaciónde documentos?_ ¿Permite gestionar TRD y TVD?_ ¿Permite la actualización de las tablas?Estructura del software¿Utiliza estándares ISAD G, ISAAR CPF, ISAF, EAD,EAC?¿Contiene una interfaz intuitiva?Otros¿Cuáles son sus clientes?¿Incluyen programas de capacitación ysensibilización?¿Cuántas versiones y actualizaciones, ha tenido elaplicativo?¿Para la implementación del software, incluye lospasos de la ISO 15489?¿Después de haber instalado el software, se hace elacompañamiento necesario, para hacer los ajustes ymodificaciones necesarias?Frente a estas preguntas que realizamos, notamos que la información que disponemosen este momento es muy básica para lo que queremos evaluar. Sin embargo podemosconcluir que por las herramientas que utilizan están a la vanguardia en cuanto atecnología ya que cuenta con la integración de: WorkFlows 23
  • 24. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES Sistemas de recuperación de imágenes con OCR (reconocimiento óptico caracteres), Integra correo electrónico permitiendo controlar la información que se gestiona desde las cuentas de los usuarios Control de versiones que fácilmente se puede recuperar el historial de los documentos Pero lo más importante que pudimos detallar en este software, es que integra los componentes básicos de un DMS, gracias a su peculiar diseño que permite la gestión y el almacenamiento de documentos y contenidos que se vayan generando en la organización, estos son:  Repositorio de documentos  Estructura de carpetas  Control de versiones  Seguridad  Indexación  OCR  Integración con herramientas de Office Sin embargo observamos que es una aplicación básica, sencilla que brinda las mismas características y funcionalidades de otro software, con la mínima diferencia que manejan el concepto de Gestión del Conocimiento al contar con un Repositorio para compartir documentos y almacenarlos, facilitando tener trazabilidad de la información haciendo revisiones de un mismo documento, integra procesos, documentos digitales, correos electrónicos, etc. Pero es una función que no tiene un margen de diferencia con otros proveedores. Frente a la interfaz es bastante amigable, pero no se diferencia cuales son los módulos que maneja precisamente por el Diseño de las pestañas y tipo de letra en toda la plantilla. 24
  • 25. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES9. PRÁCTICA – DEMO 1. Iniciamos la exploración del Demo OnLine, por la página principal de Google y seleccionamos la opción ONLINE DEMO. 1 25
  • 26. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES2. Nos arroja la siguiente ventana con un listado de Usuarios con su respectivo Password. Elegimos cualquiera de las opciones e iniciamos el Demo de OpenKM. 2 De acuerdo a la disponibilidad del Usuario, ingresamos su contraseña. Listado de Usuarios y Password para ingresar al DEMO 26
  • 27. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3. Obtenemos el software OpenKM version Online. 3El recorrido de este software lo hará un representante de OpenKM vía Skype el día Miercoles28 de Septiembre de 2011. 27
  • 28. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESSin embargo también intentamos instalarlo por Windows que a continuación ubico lospantallazos, pero infortunadamente no solo ejecutar el archivo: 1. Instalamos JDK java en la página de http://java.sun.com/javase/downloads/index.jsp 1 2 28
  • 29. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES2. Una vez tenemos instalado JDK Java procedemos a la instalación de OpenKM, siguiendo estos pasos: 1 2 29
  • 30. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES 3Pero lamentablemente nos genera este error: 30
  • 31. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES CONCLUSIONESConcluimos que realizar la selección de un proveedor de software no es una tareafácil, situación ante la cual debemos tener en cuenta suficientes criterios paraidentificarlo como un recurso que realmente brinde accesibilidad y confiabilidad de lainformación y cumpla a cabalidad con las necesidades de la organización.Igualmente se logró observar, que este tipo de trabajo requiere de cierta competenciay experiencia profesional y ante todo es un trabajo colaborativo, interdisciplinar delcual se debe apoyar para la consecución de los mejores resultados al finalizar unpequeño o grande proyecto de implementación de software para Gestión Documental.Teniendo presente esta experiencia que una entidad por pequeña o grande que seadebe tener definidos sus metodologías y políticas para la adquisición de herramientascomo OpenKM para que de acuerdo a estas se lleven cabo todos los por menores deeste tipo de actividades tan importantes para cada organización. 31
  • 32. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALES BIBLIOGRAFÍA3. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html4. Diccionary.com. Definición de J2EE. [en línea]. Disponible en: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE5. Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss6. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. [citado el 20 de septiembre de 2011]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html7. On services. Software empresariales, OpenKM gestion documental. [en línea]. Disponible en: http://www.onservices.es/openkm-gestion-documental8. Wiki OpenKM. Versiones [en línea]. Disponible en:http://wiki.openkm.com/index.php/Changelog#v5.1.7_-_Po9. Openkm knowledge management. Arquitectura básica de Openkm [en línea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Architecture.html10. Wikipedia. Licencia publica general GNU [en línea]. Disponible en: http://en.wikipedia.org/wiki/GNU_General_Public_License11. OpenKM. [en línea HTML]. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html12. OpenKM. Disponible en: http://www.openkm.com/Professional-Support.html13. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html14. Diccionary.com. Definición de J2EE. [en línea]. Disponible en: http://dictionary.reference.com/browse/J2EE15. Wikipedia. Definición de JBoss. [en línea]. Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/JBoss16. Openkm knowledge management. Tecnología de Openkm [en línea]. Disponible en: http://www.openkm.com/Technology.html17. OpenKM knowledge management. Presentación [en línea]. Disponible en:http://www.openkm.com/es/Presentacion.html 32
  • 33. 2011 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES PROGRAMA SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN GESTIÓN DE ARCHIVOS VIRTUALESLICENCIA DE ESTE DOCUMENTOReconocimiento 2.5Usted es libre de:hacer obras derivadas solamente haciendo referencia a los autoresBajo las condiciones siguientes:Reconocimiento. Debe reconocer los créditos de la obra de la manera especificada porel autor o el licenciador.Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de licencia deesta obra.Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular delos derechos de autorLos derechos derivados de usos legítimos u otras limitaciones reconocidas porley no se ven afectados por lo anterior.Esto es un resumen fácilmente legible del texto legal (la licencia completa). 33