A Beginner's Guide to Stores Management - In Tamil Language

  • 373 views
Uploaded on

This presentation is aimed at helping small and medium businesses in their Stores / Warehouse Management. The module starts with an introduction to the function, Roles and Responsibilities of …

This presentation is aimed at helping small and medium businesses in their Stores / Warehouse Management. The module starts with an introduction to the function, Roles and Responsibilities of executives in the function, Key tools and methodologies, ABC Analysis, Storage Techniques, Visual Representation of best practices and various templates for MIS analysis. This presentation is in Tamil Language. Please visit www.businessense.in to download this document.

More in: Business , Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
373
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
1
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. STORESMODULEIN TAMILAn initiative of Hash Management Services LLPA Business Sense PublicationFor more free resources visit www.businessense.in
  • 2. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Overview ‘The Essentials’ series from Business Sense is an initiative to empower the professionals and students in performing moreefficiently and effectively in the organization This publication is aimed at bridging the gap between the institutions and the industry by providing the fundamentals ofmanufacturing management which are not offered by any of our institutions/curriculum This course would immensely benefit professionals and students who are joining manufacturing organizations At Business Sense, we help medium scale manufacturing units improve their operational efficiency through consultingengagements focusing on improving their Operations through Lean Manufacturing Implementation covering 5S, SMED,Kaizen and other tools We promise to double the productivity in less than 33 days of our effort In addition, our web application would help the senior management in monitoring the important business updates every dayand provide them analytics and enable them better decision making. Useful if your organization do not have an ERP For more details, please visit www.businessense.in You can subscribe to our bi-weekly newsletter here. Follow us:
  • 3. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Contents Section 1 : Introduction ஫ற்றும் basic process Section 2: Material’sஐ லகைபடுத்தும் முகமைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முகமைள்* Section 4: Storage செய்ம௃ம் முகமைள் Section 5: MIS report ஫ற்றும் ஆ஭ாம௃ம் முகமைள் Section 6: Templates* - common to Purchase module
  • 4. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Section 1 : IntroductionReceipt Issues321StoresHoldingFromsupplierstoproduction/ users நன்மாை manage செய்஬ப்படும் storage ஆனது, உள்ளர லரும் materialsஐ checkசெய்து லாங்ைவும், ளேகலப்படும் லக஭ stock பண்ணவும், ளேகலக்ளைற்பலறங்ைவும் உேவும். ஑ரு store’ன் ளநாக்ைம்: எரிோைவும்,லி஭஬஫ில்யா஫லும் ளேகல஬ானmaterial’ைகர, ளேகல஬ான ளந஭த்ேில் ளேகலக்ளைற்ப லறங்குலோகும்.
  • 5. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Organization Structure*CEOStoresManagerStoresExecutive /AssistantStoresExecutive /AssistantStoresExecutive /Assistant இது ஑ரு லறக்ை஫ான store’ன்organization chart Store Manager, company’ன் CEO’க்குreport செய்஬ ளலண்டும் ஑வ்சலாரு store’லும் ெிய StoreAssistant’ைள் இருப்பார்ைள்.அலர்ைள்Store Manager’ரிடம் report செய்லார்ைள் ஑வ்சலாரு Store Assistantைளும் ஑ருெிய Material group’ஐ கை஬ாளுலார்ைள்.* - We have explained a typical functional hierarchy. It may varyaccording to each organization
  • 6. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Store Manager’ன் சபாறுப்புைள்: Store’ செய்஬ப்பட்ட சபாருட்ைரின் ே஭ம்,அரவு,ேன்க஫ைள் சைடா஫ல் பாதுைாக்ை ளலண்டும். ளேகல஬ான document’ைள், information, reportைகர ெரி஬ான ளந஭த்ேில் செய்துமுடித்துெ஫ர்ப்பிக்ை ளலண்டும். சபாருட்ைகர A,B & C ஬ாை லகைப்படுத்ே ளலண்டும். முகம஬ாை Stock’ஐ ஆ஭ாய்ந்து ளேகல஬ில்யாே சபாருட்ைகர ைகர஬ ளலண்டும். Purchase, Production ஫ற்றும் ஫ற்ம department’ைளுடன் Co-ordinate செய்஬ ளலண்டும். Store’ஐ சுத்ே஫ாை,லகைப்படுத்ேி கலத்துக் சைாள்ர ளலண்டும்
  • 7. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Store Assistant’ன் சபாறுப்புைள்: முகம஬ாை Materials’ஐ லாங்ைி,இடம் ஑துக்ைி,Label செய்து,Production’க்குலறங்ைி,Document’ைகர செய்஬ ளலண்டும். Materials’ஐ முகம஬ாை Indent செய்஬ ளலண்டும். Bin Cardைகர Update செய்து Stock’ஐ முகமப்படுத்ே ளலண்டும். First-In-First-Out (FIFO) முகமக஬ பின்பற்ம ளலண்டும் . A ஫ற்றும் B Materials’ஐ கூடுேல் ைலனத்துடன் கை஬ார ளலண்டும். ளேடல் இல்யா஫ல்,குனி஬ா஫ல்,எண்ணுலது இல்யா஫ல் அடிக்ைடி ஏமா஫ல் – Store’ஐ கை஬ாரளலண்டும்.
  • 8. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Store’ல் செய்஬ ளலண்டி஬கல* A,B & C சபாருட்ைகர லகைப்படுத்துேல் முக்ைி஬஫ான சபாருட்ைகர அமிந்துஅேன் stock’ஐ ைண்ைாணிக்ை முடிம௃ம் மூயப்சபாருட்ைரின் ப஭ா஫ரிப்பு செயகல(stock holding)குகமக்ை முடிம௃ம் குறப்பங்ைகரத் ேலிர்த்து எரிோைபணி஬ாற்ம ளலண்டும்20%80%80%20%Items Value*- along with Purchase Function
  • 9. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Store’ல் செய்஬ ளலண்டி஬கல* எல்யா சபாருட்ைரின் Lead time’ஐ ைண்ைாணித்து ளேகலளைற்ப ஫ாற்மங்ைகர செய்஬ளலண்டும் எப்படி செய்஬ ளலண்டும் ைகடெி 5 முகம லாங்ைி஬ ஆலணங்ைகர எடுக்ைவும் ஑வ்சலாரு recordலும் PO ளேேிக஬ம௃ம் GRN ளேேிக஬ம௃ம் ைணக்ைிடவும் இந்ே ‘5’ன் ெ஭ாெரிள஬ lead time ஆகும். இவ்லற்மின் Standard Deviation (SD)Safety Stock ஆகும்.S.No PO date GRN date Difference (days)1 5 Dec 28 Dec 232 19 Dec 30 Dec 113 25 Dec 8 Jan 134 1 Jan 12 Jan 115 6 Jan 26 Jan 20Lead time = average (23,11,13,11,20) = 15.6 daysWe can round it to 16 daysSimilarly Standard Deviation (Use STDEV function in MS Excel) ofall 5 values would give us the Safety stock days = 5.5 days. Wecan round it to 6 daysThe item would take 16 days to reach the factory from the day ofPO.The company needs to maintain 6 days of stock as safety stock forthis item to account for any uncertainties on delivery*- along with Purchase Function
  • 10. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Store’ல் செய்஬ ளலண்டி஬கல* Material “உள்ளர” லருலகேம௃ம்,லறங்குலகேம௃ம் அன்ளம document செய்஬ ளலண்டும். கை஬ில் இருக்கும் Stock’க்கும், Ledger’ல் இருக்கும் Stock’கும் ஑ன்மாை இருக்ை ளலண்டும். ைன஫ான சபாருட்ைகர ைீழ்஫ட்டத்ேில் உள்ர Shelf’ல் ளெ஫ிக்ை ளலண்டும். அேிை஫ாை லறங்ைக்கூடி஬,சபாருட்ைகர இடுப்பரலில் உள்ர Shelfைரில் Store செய்஬ளலண்டும். குகமலாை ப஬ன்படக்கூடி஬/ளேகல஬ில்யாே சபாருட்ைகர ள஫ளய உள்ர Shelfல் கலக்ைளலண்டும். Rack/Shelf’ைகர numbering செய்து 2 லா஭ங்ைளுக்கு ஑ருமுகம ெரிபார்க்ை ளலண்டும். ஫ாேக்ைகடெி஬ில் Closing Stock Report Prepare செய்஬ ளலண்டும்.
  • 11. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stores Function – A SnapshotStoresAssistantWarehouseMaterial IssueRequisition SlipProductionSupervisors MaterialsAccountingInvoice & GRNPerpetual StockVerificationsPurchaseExecutivePurchaseIndentStores - ProcessShipmentsInvoice,Delivery ChallanIssuesReceiptsNetRequirementBillPassingAny part supplies/ Quality issues /changes from the above mentionedprocesses would be discussed with theStores manager/ Senior Managementand necessary actions would be taken.
  • 12. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stores Process Flow - சபாருட்ைகர உள்ளரலாங்குலது: Stores Assistant Materials’ஐ Invoice ஫ற்றும் DeliveryChallanனுடன் ளெர்த்து லாங்ை ளலண்டும். சபாருட்ைரின் ே஭த்கேம௃ம்,அரகலம௃ம், PO’ உடன் ளெர்த்துெரி பார்த்ே பிமகு Goods Receipt note (GRN) ஐ Prepareசெய்஬ ளலண்டும். Invoice’ஐ Bill Passing/ Account’s Department’க்கு அனுப்பளலண்டும். சபாருட்ைரின் ே஭ள஫ா/அரளலா குகமலாை இருந்ோல்Purchase ஫ற்றும் ெம்பந்ேப்பட்ட departmentைரிடம்சேரிலிக்ை ளலண்டும். ெிய ளந஭ங்ைரில் சபாருட்ைகர Supplier’ரிடம் ேிருப்பிஅனுப்பளலா/Payment’ல் பிடித்ேம் செய்஬ளலா ளநரும்(Company’ஐ சபாருத்து ஫ாறுபடும்).
  • 13. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stores Process Flow - ளெ஫ித்து கலத்ேல்/Custody சபாருட்ைள் Stores’ன் உள்ளர லந்ேவுடன் அேற்சைன்று஑துக்ைப்பட்ட இடத்ேில் கலக்ை ளலண்டும். அேன் Bin Card, ஫ற்றும் Stock Ledger’ஐ Update செய்஬ளலண்டும். Stock Count : ஑வ்சலாரு ஫ாேக்ைகடெி஬ிலும் StockStatement’ஐ Prepare செய்து MO/CEO’வுக்கு அனுப்பளலண்டும். ஑வ்சலாரு நாளும் 5 A & B Class Materialைகர Check செய்துStock’ஐ ெரிபார்க்ை ளலண்டும்.ஏளேனும் ளலறுபாடுஇருந்ோல்,Stock Manager’ரிடம் சேரிலிக்ை ளலண்டும்.
  • 14. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stores Process Flow - Productionக்கு லறங்குேல்: Material ளேகலப்படும் ளபாது,Production Supervisor Material Issue Requisition (MIR)slipஐ Prepareசெய்து Store Assistant’டிடம் அனுப்ப ளலண்டும். MIR’ன் ளேகலக்ளைற்ப Store Executive ளேகல஬ான சபாருட்ைகர சைாடுக்ை ளலண்டும். சபாருட்ைகர லறங்ைி஬ பின்,Bin Card’லும்,Stock Ledger’லும் Update செய்஬ ளலண்டும். புேி஬ Customer Order என்மால்,Stock Executive Order’க்கு ஏற்ப Net requirement’ஐ calculate செய்஬ளலண்டும்.அேற்கு(BOM, கை஬ில் இருக்கும் Stock ,ல஭ளலண்டி஬ Stock, ளபான்மலற்கம ஆ஭ா஬ளலண்டும்) Indenting : புேி஬ Order’க்கு ளேகல஬ானலற்கம Purchase Executive’டம் Purchase Indent மூயம்Indent செய்஬ ளலண்டும்.
  • 15. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Contents Section 1 : Introduction ஫ற்றும் basic process Section 2: Material’sஐ லகைபடுத்தும் முகமைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முகமைள்* Section 4: Storage செய்ம௃ம் முகமைள் Section 5: MIS report ஫ற்றும் ஆ஭ாம௃ம் முகமைள் Section 6: Templates* - common to Purchase module
  • 16. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification A,B & C சபாருட்ைகர லகைப்படுத்துேல் முக்ைி஬஫ான சபாருட்ைகர அமிந்துஅேன் stock’ஐ ைண்ைாணிக்ை முடிம௃ம் மூயப்சபாருட்ைரின் ப஭ா஫ரிப்பு செயகல(stock holding)குகமக்ை முடிம௃ம் குறப்பங்ைகரத் ேலிர்த்து எரிோைபணி஬ாற்ம ளலண்டும்20%80%80%20%Items Value
  • 17. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC ClassificationCOGS:All Raw Materials – 60~65%Labor Cost – 7~8%Power & utilities – 8~10%..._______________________Total – 100%஑வ்சலாரு Company’லும் RawMaterials’ 60 ~65% பங்கு உற்பத்ேிசெயலில் இருக்கும் ( Cost of GoodsSold - COGS).
  • 18. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification சபாருட்ைரின் செயகல ஆ஭ாம௃ம் ளபாது, முேல் 20% சபாருட்ைள் 80% செயகலக்குமிக்கும்.பிமகு இருக்கும் 30ல் 40% சபாருட்ைள் - 15% செயகலம௃ம், ைகடெி஬ாை இருக்கும்50% சபாருட்ைள் – 5% செயகலம௃ம் குமிக்கும். இகலள஬ A, B ஫ற்றும் C Class Materials ஆகும்.Few Items = More consumption in valueMore Items = Low consumption in valueA CategoryB CategoryC Category
  • 19. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification இந்ே ஆ஭ாய்ச்ெி஬ானது Season லாரி஬ாை செய்஬ப்பட ளலண்டும்.(PeakSeason/Modern Season/Lean Season என்று ேனித்ேனி஬ாை செய்஬ ளலண்டும்.) சபாருட்ைரின் உபள஬ாைம்,உற்பத்ேிக஬/லிற்பகனக஬ ொர்ந்ளே இருக்கும்.Peak SeasonModerateSeasonModerateSeasonLeanSeasonLeanSeasonJan Feb Mar Apr May Jun July Aug Sep Oct Nov DecSales
  • 20. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification எடுத்துக்ைாட்டு: ஑ரு சோறிற்ொகய஬ில் ஫ாேம் ரூ.2 ளைாடிக்கு சபாருள்லாங்குைிமார்ைள் என்றும்,300 லகை஬ான மூயப்சபாருட்ைள் இருக்ைின்மன எனகலத்துக்சைாள்ளலாம் இேில் முேல் 60 சபாருட்ைள் A Category’ல் லரும் அடுத்ே 90 சபாருட்ைள் B Category’ ஬ிலும் ைகடெி சபாருட்ைள் C Category’ ஬ிலும்லரும்S.No Classification % of Items No of Items PurchaseValue in %PurchaseValue (Rs)1 A 20% 60 80% 1.6 Cr2 B Next 30%. i.e.Up to 50%90 15% 0.3Cr3 C Remaining50%150 5% 0.1Cr4 Total 100% 300 100% 2 Cr
  • 21. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification ஑ரு company’ல் 2 Season’ைள் உள்ரசேன்று கலத்துக் சைாள்ளலாம்.Peak Season’ல் உற்பத்ேி ஫ிைவும்அேிை஫ாைவும்,Lean Season’ல் உற்பத்ேி குகமலாைவும் இருக்கும். இந்ே A’B&C லகைப்படுத்துேல் ஑வ்சலாரு Seasonக்கும் செய்஬ ளலண்டும்.Price inRs. October November December January February March1 X6 Kgs 961 455 1080 1278 1002 650 1057 920.3 884440.3 25.5% 25.5% A2 X9 Kgs 867 1265 1200 1231 1198 1258 1272 1237.3 1072768.0 30.9% 56.4% A3 X5 Kgs 654 1331 651 1470 971 896 1382 1116.8 730409.0 21.0% 77.4% A4 X7 Kgs 153 629 1330 290 1045 1316 690 883.3 135150.0 3.9% 81.3% A5 X4 Kgs 980 111 126 118 107 128 110 116.7 114333.3 3.3% 84.6% B6 X8 Kgs 76 1038 170 1338 66 1498 1055 860.8 65423.3 1.9% 86.5% B7 X1 Kgs 454 107 135 100 134 131 146 125.5 56977.0 1.6% 88.2% B8 X15 Kgs 728 97 63 71 62 72 87 75.3 54842.7 1.6% 89.7% B9 X14 Kgs 928 54 65 57 50 53 62 56.8 52741.3 1.5% 91.3% B10 X13 Kgs 787 42 43 46 84 81 97 65.5 51548.5 1.5% 92.7% B11 X2 Kgs 382 117 132 115 115 124 150 125.5 47941.0 1.4% 94.1% B12 X10 Kgs 645 55 63 91 89 55 78 71.8 46332.5 1.3% 95.5% B13 X16 Kgs 607 94 41 86 71 58 84 72.3 43906.3 1.3% 96.7% C14 X18 Kgs 820 22 59 75 34 35 57 47.0 38540.0 1.1% 97.8% C15 X3 Kgs 270 110 108 138 118 120 134 121.3 32760.0 0.9% 98.8% C16 X12 Kgs 412 52 69 80 86 72 49 68.0 28016.0 0.8% 99.6% C17 X17 Kgs 208 66 24 39 56 62 61 51.3 10677.3 0.3% 99.9% C18 X11 Kgs 53 40 84 96 86 69 43 69.7 3692.3 0.1% 100.0% CTotal 3470499Unit ofMeasurmentItemNameS.NoSample done wth 18 itemsMonthly Consumption in KgsCategoryCumulative%%consumptionAvgconsumptionvalue in Rs.Average inKgs
  • 22. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Methodologies – ABC Classification முேல் 4 Items -80% ச஫ாத்ே செயகல குமிக்ைிமது -அகல ‘A’ Class Items எனஅகறக்ைப்படும். பின்னர் இருக்கும் 8 Items 15% ச஫ாத்ே செயகல குமிக்கும் -அகல ‘B’ ClassItems என அகறக்ைப்படும்.஫ீேமுள்ர 6 Items -5% ச஫ாத்ே செயகலகுமிக்கும்.அகல ‘C’ Class Items என அகறக்ைப்படும்.Category No of Items Cumulative %A 4 81.3B 8 95.5C 6 100Focus more on A category items.A Class Item’ைகர ைலன஫ாைகை஬ாரளலண்டும்.ளேகலக்குஅேிை஫ாை லாங்ைிக்சைாண்டால் செயவு அேிை஫ாைஆைிலிடும்.ளேகலக஬ லிட குகமலாைStock செய்ோல் Stock –Out ஆைிProduction பாேிக்ைப்படும்.
  • 23. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Contents Section 1 : Introduction ஫ற்றும் basic process Section 2: Material’sஐ லகைபடுத்தும் முகமைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முகமைள்* Section 4: Storage செய்ம௃ம் முகமைள் Section 5: MIS report ஫ற்றும் ஆ஭ாம௃ம் முகமைள் Section 6: Templates* - common to Purchase module
  • 24. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering TechniquesCategory Characteristics Ordering Techniques ReasonA஫ிைவும் அேிை஫ானசெயவு,ைலன஫ாைசெ஬ல்பட ளலண்டும்Scheduled Shipments /Standard Order Quantity(SOQ)உபள஬ாைத்ேில்஫ாற்மம்இல்கயRe-Order levelஉபள஬ாைத்ேில்அடிக்ைடி஫ாற்மம்.B஫ிே஫ானசெயவு,஫ிே஫ானைலனம் ளேகலRe-Order levelOrder based on theRe-Order levelCகுகமந்ே செயவு.அேிை஫ாைலாங்ைினாலும்பாேிப்பில்கய.MinMax / Two Bin Systemஅேிை஫ாைலாங்ைினாலும்பாேிப்பில்கய
  • 25. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering Techniques – ScheduledShipments / Standard Order Quantity (SOQ) எந்சேந்ே சபாருட்ைரின் உபள஬ாைம் ஫ாேந்ளோறும் ஫ாமலில்கயள஬ா (approx.)அலற்கமStandard Order Quantity’ ஆை ஫ாற்மி PO செய்஬யாம். Supplier’ஐ ளேகல஬ான ைாயஇகடளலகர஬ில் அனுப்ப சொல்யயாம். எடுத்துக்ைாட்டு: அட்டலகன஬ில் X9 என்ம item’ஐ ைலனிக்ைவும். இந்ே Item’ன் உபள஬ாைம்஫ாேந்ளோறும் ளலறுபடலில்கய. ஫ாேந்ளோறும் ெ஭ாெரி஬ாை 1200 ைிளயாஉபள஬ாைப்படுக்ைிமது. Supplier லா஭ந்ளோறும் 300 ைிளயா அனுப்பினால் ளபாது஫ானது.Quantity in Kgs Week 1 Week 2 Week 3 Week 4October 300 300 300 300November 300 300 300 300December 300 300 300 300January 300 300 300 300February 300 300 300 300March 300 300 300 300 ஆகை஬ால் ஑ள஭ PO’ல் இந்ேdetailைகர குமிப்பிட்டு supplier’ரிடம்அனுப்ப ளலண்டும். லா஭ந்ளோறும் 300 ைிளயா. ஆறு ஫ாேங்ைளுக்கு இவ்லாறு அனுப்பளலண்டும்.
  • 26. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering முகமைள் – Re-Order Level (ROL) எல்யா ‘A’&’B’ Itemைகரம௃ம் ROC மூய஫ாை லாங்ையாம்.இந்ே Itemைரின் Lead timeஐ சேரிந்துகலத்ேிருக்ை ளலண்டும். Safety Stockஐ 25% of Lead Time(஑ரு நாள் உபள஬ாைம்) ஆை எடுத்துக்சைாள்ரயாம்.MaterialArrivalMaterialArrivalMaterialArrivalSafety Stock – 90 kgsLeadtimeconsumption-360kgsAverageStockholdingRe-OrderPointDay1 Day10 எடுத்துக்ைாட்டு: அட்டலகண஬ில் X7 என்ம Itemஐஎடுத்துக் சைாள்ளலாம். ெ஭ாெரி ஫ாே உபள஬ாைம் –A = 900 ைிளயா ஑ரு நாள் உபள஬ாைம் – B = A/25 = 36ைிளயா Lead Time – C = 10 நாள் Lead Time உபள஬ாைம் = D = C *B = 360 ைிளயா Safety Stock = E= C * 25% = 2.5 நாள் Safety Stock உபள஬ாைம் = F = E * B = 90 ைிளயா Re-order level = G = D + F = 450 ைிளயா Re-order Quantity = D = 360 ைிளயா (ெிய ெ஫஬ங்ைரில் Re-order Quantityஐ 2 * D’ஆைஎடுத்துக் சைாள்ரயாம் = 360 * 2 = 720 ைிளயா).
  • 27. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering முகமைள் – Re-Order Level (ROL)… Stock 450 ைிளயாவுக்கு லரும்ளபாது 720 ைிளயா Order பண்ணளலண்டும் முேல் நாரில் Stock, 360 +90 = 450 ைிளயா உள்ரது.அப்ளபாது 720ைிளயா ஆர்டர் செய்஬வும். பத்ோலது நாரில் stock 90 ைிளயாகல அகடைிமது.அளேநாரில் 720 ைிளயா supplierரிடம் இருந்து லருைிமது. ஑ரு நாள்/இ஭ண்டு நாள் ோ஫ே஫ாை லந்ோல் safety stock’ஐஉபள஬ாைப்படுத்ேவும்.
  • 28. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering Techniques – MinMax System இந்ே முகம Re-order Level’ஐ ளபான்ளம இருக்கும்.ஆனால் சபரி஬ ஆ஭ாய்ச்ெி செய்஬ா஫ல் followசெய்஬யாம். இலற்கம ‘C’ Class Item’ல் ஫ட்டுள஫உபள஬ாைப்படுத்ேவும். இம்முகம சுயப஫ாை இருப்போல் time wasteஆைா஫ல் A & B Itemைகர Focus பண்ணயாம். ஑வ்சலாரு ‘C’ Class Item’கும் ஑ரு Minimum StockLevel & Maximum Stock Levelஐ நிர்ண஬ம் செய்஬ளலண்டும்.(Maximum Stock = 3 times 8 MinimumStock )FULL300kgsFULL300kgsEMPTY0 kgFULL300kgsFULL300kgsFULL300kgsBoth the bins are fullDo not order. Wait till one binbecomes emptyOne Bin is empty. Order 600 kgs.(By the time the materials arrivethe second bin also nears emptylevel)Both the bins are fullDo not order. Wait till one binbecomes emptyStage 1Stage 2Stage 3Minimum level in kgs 300Maximum level in Kgs 900
  • 29. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Ordering முகமைரின் ப஬ன்ைள்: ள஫ற்கூமி஬ மூன்றுமுகமைளும் Stores பிரிவுடன்,இகணந்து செ஬ல்படுத்ேளலண்டும். ள஫ற்கூமி஬ முகமைகரநன்மாை பின்பற்மினால் 25% to30% ச஫ாத்ேமூயப்சபாருட்ைரின் செயகலகுகமக்ை முடிம௃ம்.BeforeImplementationAfterImplementation25~30%reduction ininventory
  • 30. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Contents Section 1 : Introduction ஫ற்றும் basic process Section 2: Material’sஐ லகைபடுத்தும் முகமைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முகமைள்* Section 4: Storage செய்ம௃ம் முகமைள் Section 5: MIS report ஫ற்றும் ஆ஭ாம௃ம் முகமைள் Section 6: Templates* - common to Purchase module
  • 31. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stores’ன் ளநாக்ைம்: இடத்கே ேிமக஫஬ாை உபள஬ாைப்படுத்ேளலண்டும். சபாருட்ைளுக்கும்/பணி஬ாட்ைளுக்கும் பாதுைாப்பு. ேிமன் - எவ்லரவு குகமலான ளந஭த்ேில்சபாருட்ைகர லறங்ை முடிம௃ம். உற்பத்ேி ேிமன் - எரிோைகை஬ாளுேல்,அேிை஫ான ெ஭க்கை கை஬ாளுேல். இ஬ந்ேி஭஫஬஫ாக்ைல் - அேிை஫ான ெ஭க்குளேகலப்படும் ளபாது, Senior Management’டிடம்ஆளயாெகன செய்து முடிசலடுக்ைப்படளலண்டும்.
  • 32. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Storage செய்ம௃ம் முகமைள்: அகனத்து சபாருட்ைகரம௃ம் அேற்ளைற்மShelf/Rackைரில் கலக்ை ளலண்டும். Shelf/RackைகரLabel செய்து கலக்ை ளலண்டும். Shelfைகர ெிமிது ெரிலாை கலத்ோல், முேயில்கலத்ே சபாருட்ைள் முேயில்உபள஬ாைப்படுத்ேப்படும்(First In First Out - FIFO)RecentItemsplacedatthe rearItemsforissuestakenfromthefrontside –toensureFIFO
  • 33. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Rack Design - SampleA1– NutsA2- BoltsA3-ScrewsA4- WashersB1– RubbermaterialsB2- ThreadsB3- NailsB4– PlasticitemsC1- ToolsC2-AdhesivesC3– WeldingrodsC4–ElectricalItemsS.no RackNo Items1 A1 Nuts2 A2 Bolts3 A3 Screws4 A4 Washers5 B1 Rubber Matls6 B2 Threads7 B3 Nails8 B4 Plastic items9 C1 Tools10 C2 Adhesives11 C3 Welding Rods12 C4 ElectricalItemsRack Master ListStorage செய்ம௃ம் முகமைள்: ஑வ்சலாரு Shelf’க்கும் ஑ரு எண்சைாடுக்ை ளலண்டும்.(A1,B1,A2,B2 etc..) இந்ே எண்ைகர ஑ரு Excel Sheet’ல் Entryசெய்஬ ளலண்டும். ஑வ்சலாரு எண்ணுக்கும் ஑ரு Item’ஐ஑துக்ை ளலண்டும். புேிோை ஬ார் லந்ோலும் அந்ே ExcelSheet’ஐ பார்த்து சபாருட்ைகர எரிோைஎடுக்ையாம்/கலக்ையாம். ஏளேனும் சபாருரின் Sheet’ல் ஫ாற்மம்இருந்ோல் அகே உடளன Excel Sheetலும்஫ாற்ம ளலண்டும்.
  • 34. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Storage Techniques பக்ைத்து Shelfைரில்கலக்ைக்கூடி஬கல: ஑ள஭ லகை஬ின் ளலறுளலறுசபாருட்ைள். ள ாடி஬ாை/ச஫ாத்ே஫ாைலறங்ைப்படும் சபாருட்ைள்.(Paint, Paint Brush Etc..) ஑ள஭ ைனமுள்ர/நிகமம௃ள்ரசபாருட்ைள்
  • 35. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stores’ன் ளோற்மம்: ஑ரு Product’க்கு ளேகல஬ான சபாருட்ைகர ஑ள஭ இடத்ேில் கலக்ையாம். ஑ரு Product’க்கு ஑ள஭ Flow’ல் லரு஫ாறு கலக்ையாம். இவ்லாறு செய்ோல் எரிோை,குகமந்ே ளந஭த்ேில் எடுக்ையாம்/கலக்ையாம்.Value stream XValue stream YValue stream Z
  • 36. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stores’ன் ளோற்மம்:Inbound / replenishment flowOutbound / picking flow Stores’ன் உள்ளர கலக்ை ஑ரு லறிக஬ம௃ம் சபாருட்ைகர லறங்ை஫ற்சமாரு லறிக஬ம௃ம் ப஬ன்படுத்ேயாம். இேனால் எரிோைவும்,Accident இல்யா஫லும் Stores இ஬ங்கும்.
  • 37. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stores’ன் ளோற்மம்:Rackைகர/Shelfைகர லாங்கும் ளபாது அேிை நீர஫ாை லாங்ைினால் நடக்கும் தூ஭ம்அேிை஫ாகும்
  • 38. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Storage of Materials ஑வ்சலாரு Rack’லும் Bin cardகலத்து கலத்து Update செய்஬ளலண்டும். அேிை஫ாை உபள஬ாைப்படும்Itemைகர அருைிலும் எரிோைஎடுக்கும்படிம௃ம் அடுக்ை ளலண்டும். அேிை஫ாை உபள஬ாைப்படாேItemைகரதூ஭த்ேிலும்,ள஫ல்ேட்டிலும்கலக்ையாம். ைன஫ான சபாருட்ைகர ைீளற உள்ரRackைரில் அடுக்ைவும்.Bin Card - TemplateItem code: Item NameUnit of Measurement Rack NoSupplier Code Re-Order Level / Min Max Level:Supplier Name Lead timeCity of the Supplier Safety stockDate Issues (subtract) Receipts (add) Available Qty
  • 39. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Designing the stores Rack’ைகர Design செய்ம௃ம் முகம: Stores ஑ள஭ ேரத்ேில் இருந்ோல் நல்யது. சபாருட்ைகர ளநர் ளைாட்டில் எடுத்து லரு஫ாறு அக஫க்ைளலண்டும். ளேகலக்ளைற்ப Material Handling Equipmentைகரஉபள஬ாைப்படுத்ே ளலண்டும். Shelfைரின் இகடசலரி ளேகலக்ைேிை஫ாை இருக்ைக்கூடாது. அகம஬ின் ச஫ாத்ே உ஬஭த்கேம௃ம் உபள஬ாைப்படுத்ேளலண்டும்.஑வ்சலாரு Rack’லும் ளேகல஬ான இகடசலரிக஬லிட ளலண்டும்.Large air gap– wastage ofspaceMinimal air gapAir-Free racks
  • 40. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Count-Free racks ஑வ்சலாரு Material’ன்உபள஬ாைத்ேிற்ளைற்ப 0’ல் இருந்துளேகல஬ான அரலிற்கு ைாைிேத்ேில்லக஭ந்து ஑ட்டி லிட ளலண்டும். இங்கு சைாடுக்ைப்பட்டிருக்கும் Item஫ாேத்ேிற்கு 20 ளேகலப்படும்.அேனால் 0 –19 லக஭ ஑ட்டப்பட்டிருக்ைிமது. இேில் 14 Itemைள் இருப்பகேஎண்ணா஫ளய நம்஫ால் 14 என்ம Sticker’ஐபார்த்ேவுடன் சேரிந்து சைாள்ரயாம். இப்ளபாது ஑ரு Itemஐ எடுத்ோல் 13 எண்சேரிந்து லிடும்.0 1 2 3 45 6 7 8 910 11 12 13 1415 16 17 18 1914 items in therack
  • 41. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stock Maintenance– Perpetual Stock Counting Stores Assistant கை஬ில் இருக்கும் Stock’ஐம௃ம்,Bin Card’ல் உள்ர Stockஐ ம௃ம்,StockLedger’ல் உள்ர அரகலம௃ம் ெரிபார்க்ை ளலண்டும். ஑வ்சலாரு நாளும் 5 A & B Class Item’ஐ ெரிபார்த்து அரவு குகமந்ோளயா/அேிை஫ாைஇருந்ோளயா உடளன Stores Manager’ரிடம் கூம ளலண்டும். இவ்லாறு செய்லேனால் முக்ைி஬஫ான சபாருட்ைரின் Stock ெரி஬ாை ைண்ைாணிக்ைப்படும்.S.no ItemCodeItem description Category InspectionDateBook Stock PhysicalStockDifference Remarks NextInspectionDate
  • 42. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Contents Section 1 : Introduction ஫ற்றும் basic process Section 2: Material’sஐ லகைபடுத்தும் முகமைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முகமைள்* Section 4: Storage செய்ம௃ம் முகமைள் Section 5: MIS report ஫ற்றும் ஆ஭ாம௃ம் முகமைள் Section 6: Templates* - common to Purchase module
  • 43. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.MIS Reports & AnalysesType Key Parameters Report Name Nature of Report Frequency Prepared byAbsolute ReportsMonthly Issues, Receipts andClosing Stock Monthly Stock reportCategory-wise / Item-wise- descending in valueterms Monthly Stores ExecutiveNon-Moving Stock value Non-Moving Stock Report Item-wise / Category-wise Every 3 months Stores ExecutiveVariance ReportsStock Discrepancy value Stock Discrepancy Report Item-wise / Category-wise Monthly Stores ExecutiveQuality issues in the incomingmaterials Incoming Quality Report*Item-wise / trend chartcomparing the last 3months MonthlyPurchase Executive +Stores Executive The list below explains the various parameters to track, the reports to generate, the frequency and theperson-in-charge in the Purchase function:* - to be jointly done with Purchase Function
  • 44. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Analysis/questions to ask from the reports …Type Key Parameters Report Name Frequency Questions to askAbsolute ReportsMonthly Issues,Receipts andClosing StockMonthly Stockreport MonthlyWhat is the category-wise consumption, receipts and closing stock. Is the closing stock of A&Bclass items more than 30 days of consumption? How to bring the closing stock value down ? Canwe convert any major item into batches of small quantity instead of ordering one time?Non-Moving StockvalueNon-MovingStock Report Every 3 monthsWhat are the major non-moving items ? Why they have not issued in the last 3 months? How touse / salvage them ?Variance ReportsStock DiscrepancyvalueStockDiscrepancyReport MonthlyWhat is the value of the stock discrepancy ? In that what is the value of A & B category items ? Isthere is downward trend observed in the stock discrepancy value? If not, why? What are thecorrective actions taken to avoid discrepancy in the future?Quality issues inthe incomingmaterialsIncomingQuality Report* MonthlyWhat is the pareto of the quality issues in the incoming materials ? What is the trend ? Is it forthe same item / from same supplier? What is the time taken by the supplier to rectify/send newmaterials ? How to avoid this in the future ?* - to be jointly done with Purchase Function
  • 45. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Senior Management’ன் சபாறுப்புைள்: ள஫ற்கூமி஬ எல்யா லிள஬ங்ைளும் Senior Management’ ன்ஆே஭வு ஫ற்றும் Support இருந்ோல் ோன் சலற்மி சபறும். முேயில் இந்ே லிள஬ங்ைளுக்கு நிகம஬ எேிர்ப்புைள்ல஭யாம்.அகல ேீ஭ 2 ~ 3 ஫ாேங்ைள் ஆையாம். அடிக்ைடி ெம்பந்ேப்பட்ட அேிைாரிைள்/பணி஬ாட்ைரிடம்ஆளயாெகனைள் கூமி / Follow – up செய்ோல் ஫ட்டுள஫ இந்ேேிட்டங்ைள் சலற்மி சபறும். ஑வ்சலாரு Meeting’கும் முன்னோைளல ேிட்ட஫ிட்டு, நகடசபமளலண்டும். Meeting’ைில் ையந்ோளயாெித்ே லிள஬ங்ைகர Minutes of theMeeting (MOM) Prepare செய்து ெம்ந்ேப்பட்ட அகனலருக்கும்அனுப்ப ளலண்டும்.அேில் ஆளயாெகனைள்,சபாறுப்பாரர்,஫ற்றும்முடிக்கும் ளேேிக஬ குமிப்பிட ளலண்டும்.
  • 46. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Contents Section 1 : Introduction ஫ற்றும் basic process Section 2: Material’sஐ லகைபடுத்தும் முகமைள்* Section 3: Order செய்ம௃ம் முகமைள்* Section 4: Storage செய்ம௃ம் முகமைள் Section 5: MIS report ஫ற்றும் ஆ஭ாம௃ம் முகமைள் Section 6: Templates* - common to Purchase module
  • 47. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Monthly Closing Stock ReportS.No Item Code Item DescriptionItemCategoryPrice(Rs) UOM Opening Stock Receipts IssuesClosingStockClosing Stockvalue1 1009 Steel Rods A 500 tons 200 60 35 225 112,5002 1003 Steel Wires A 500 tons 150 75 60 165 82,500
  • 48. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Non-Moving Stock ReportOver a period of time, this list should be empty !!S.No Item Code Item DescriptionItemCategory UoMQuantity onHandPurchaseValuePurchasedonLast IssuedateReasons for nilusageAction Plansuggested by SeniorManagement1 1009Steel Rods A tons 50045,000 12-Jul-10 30-Dec-10Production of thatmodel - stoppedTry to talk to thesuppliers and returnthe materials
  • 49. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Stock Discrepancy ReportS.No Date Item Code Item NameItemCategoryBookStockPhysicalStock DifferenceReason forShortage/excessCorrective ActionTaken1 15-Jun-11 1009 Steel Rods A 247 258 11Wrong entry aftercountingCounting machinewould be bought tosolve itOver a period of time, this list should be empty !!
  • 50. Property of Hash Management Services LLP. Unauthorized copying, circulating, modifying and using it without the knowledge / approval of Hash Management Services LLP is prohibited.Incoming Quality Report*S.No Item CodeItemDescriptionItemCategoryPurchaseOrder No PO date Quantity UoMSupplierCodeSupplierNameQualityProblemNo ofDefectiveitemsRepeatedIssue Corrective Action1 1008 Steel Rods A A2345 15-Jan 25.00 tons 1234ABCMetals cracks 25 yesSent back tosupplier. Futuredispatches only after100% quality checks* - to be jointly done with the Purchase FunctionReasons for quality issues must be sorted out with the suppliers. Items which frequently appears in the list should be examined andnecessary action to be taken
  • 51. An initiative of Hash Management Services LLPA Business Sense PublicationFor more free resources visit www.businessense.inFor any queries / suggestions / requestsCall us: +91 91766 13965orEmail us: support@businessense.inSTORESMODULEIN TAMIL