Canje internacional de publicaciones

Convenciones y Manual de canje internacional de publicaciones
Unesco. Paris, 1958
Paola Ramírez
Profesora, EIB-UdeA
Material de clase

Definiciones
El CIP es una modalidad de cooperación científica y cultural internacional que fomenta la libre circulación de ideas y de información científica entre instituciones pertenecientes a diferentes naciones en virtud de un contrato oficial o de un acuerdo libremente convenido, con arreglo al cual las partes interesadas se transmiten mutuamente publicaciones impresas o reproducidas mediante cualquier otro método.
Se entiende por publicaciones, aquellas de carácter educativo, jurídico, científico y técnico, cultural o de información, como libros, periódicos y revistas, mapas y planos, fotografías, microcopias, partituras musicales, publicaciones en alfabeto braille y otros documentos gráficos; y las publicaciones a que se refiere la Convención sobre el canje entre Estados de publicaciones oficiales y documentos gubernamentales aprobada por la Conferencia General de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, el tres de diciembre de 1958.

Beneficios del Canje
Para el beneficiario, el canje le permite obtener publicaciones, que aún contando con los recursos económicos necesarios, no son de alta circulación en el mercado. Al tiempo que difunde sus propias publicaciones entre el publico de su interés, ya que dada la organización del canje es posible dirigir tanto al recepción como la entrega a los lectores más apropiados.

Es un medio de comunicación entre colegas
No es una forma de descartar material inútil
Debe permitir un doble beneficio para las partes
Debe ser equilibrado para evitar convertirse en

Donación

Procura una alta calidad, ante que alta cantidad de ENLACES
Requiere consideraciones particulares para cada caso

Tipos de canje. Según la forma
OBJETO X OBJETO. Corresponde al canje en el que el cambio se realiza entre publicaciones de la misma condición y características, de forma, contenido, costo y valor.
OBJETO X COSTO. Al tasar valor monetario de las publicaciones a recibir, el beneficiario se compromete a entregar otras, independientemente de su forma, que correspondan en los costos. Es problemático por la diferencia de costos de las publicaciones entre países.
PAGINA X PAGINA. Para superar las barreras del canje por costos, es posible establecer relaciones de valor entre los contenidos de las publicaciones. Por ejemplo: Una gráfica vale por tres páginas, o una página de un libro patrimonial vale por 5 de un libro nuevo.
ABIERTO. En el que no hay ninguna relación contable o de forma entre las publicaciones, las retribuciones se mantienen abiertas en el tiempo y determinadas por el beneficio de las publicaciones mismas para el receptor.

Tipos de canje. Según la publicación

Publicaciones académicas y científicas
Publicaciones de universidades y facultades
Publicaciones de institutos de investigación, bibliotecas y otras entidades
Publicaciones de organismos oficiales, públicas o gubernamentales
Publicaciones de organizaciones internacionales
Duplicados y ejemplares sobrantes
Publicaciones comerciales
Materiales de reprografía

Servicios nacionales de canje. Funciones
Cada país de configurar, de la manera que considere más pertinente según su propia estructura, un sistema nacional de canje que sea responsable de las siguientes funciones, con relación al canje internacional:
a) Facilitar el canje de publicaciones, especialmente transmitiendo, cuando proceda, los objetos de canje;
b) Proporcionar asesoramiento e informaciones sobre las posibilidades de canje que se ofrecen a los organismos e instituciones situados en el país correspondiente o en el extranjero;
c) Estimular, cuando sea procedente, el canje de duplicados.

Servicios nacionales de canje. Actividades
Asistencia para los canjes directos con países extranjeros:

Suministro de información sobre posibilidades de canje
Envío de materiales de canje
Intermediario para el canje de duplicados y sobrantes

Actividades directas de canje:

Gestión de canje propio del centro nacional

Canje de las publicaciones oficiales del país:

Conformación y difusión de las listas de publicaciones
Gestión de articulación entre las instituciones vinculadas

Coordinación del canje nacional:

Establecimiento de procedimientos y condiciones
Favorecimiento de la comunicación entre cooperantes

Otras derivadas:

Elaboración de bibliografías
Conformación de la información estadística
Comunicación con la Unesco e Ifla

Costos de transporte
El Estado sufragará los costos de envíos cuando se trate de sus propias instituciones y deberá buscar las condiciones más favorables para reducir el valor del transporte de los materiales bibliográficos:

Tarifas especiales de aduana y transporte
Transporte compartido con los servicios públicos nacionales de correos
Excepción de pagos por importación y exportación

Coordinación y asesoría de Unesco
La Unesco mantendrá la coordinación general del programa con base en la información remitida por los estados miembros, y tendrá como énfasis asesorar a los países en el establecimiento de sus sistemas nacionales de canje.

Canje de publicaciones oficiales
Son publicaciones oficiales y documentos gubernamentales los editados por orden y a expensas de cualquier autoridad pública: los diarios oficiales, documentos, informes y anales parlamentarios y otros textos legislativos, las publicaciones e informes de carácter administrativo que emanen de los organismos gubernamentales centrales, federales o regionales; las bibliografías nacionales, los repertorios administrativos, los repertorios de leyes y jurisprudencia y otras publicaciones que se convenga canjear.
Cada país es autónomo para definir cuáles de sus publicaciones oficiales serán objeto de canje internacional, elaborando, difundiendo y manteniendo actualizada la lista respectiva de obras y cantidades disponibles para el intercambio.

EJEMPLOS
Cuba
Venezuela
España