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MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS  EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S
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MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S

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  • 1. 1 MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S GESTION DEL TALENTO HUMANO ANGIE YULIET ZUÑIGA PABLO ANDRES GUZMAN OSCAR FELIPE ORTEGA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERIAS PLAN DE ESTUDIO DE INGENIERIA INDUSTRIAL SAN JOSE DE CUCUTA 2013
  • 2. 2 MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EMPRESA: COMERCIAL NUTRESA S.A.S GESTION DEL TALENTO HUMANO ANGIE YULIET ZUÑIGA 1191150 PABLO ANDRES GUZMAN 1191245 OSCAR FELIPE ORTEGA 1191413 Dra.LUZ ESTELA DURAN CAICEDO UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER FACULTAD DE INGENIERIAS PLAN DE ESTUDIO DE INGENIERIA INDUSTRIAL SAN JOSE DE CUCUTA 2013
  • 3. 3 ÍNDICE INTRODUCCION………………………………………………………………………….4 OBJETIVOS………………………………………………………………………………..5 OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………....5 OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………………………. 5 COMERCIAL NUTRESA S.A.S………………………………………………………….6 HISTORIA………………………………………………………………………………………....7 MISIÓN……………………………………………………………………………………..8 VISIÓN…………………………………………………………………………………...…8 FILOSOFÍA CORPORATIVA…………………………………………………………….9 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS………………………………….10 MANUAL DE FUNCIONES……………………………………………………………..11 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS…………………………………………………….25 CONCLUSIONES……………………………………………………………………..…39 ANEXOS………………………………………………………………………………….40 ANEXO 1 (CARTA DE SOLICITUD)………………………………………………..…41 ANEXO 2 (CARTA DE APROBACIÓN)…………………………………………..…..42 ANEXO 3 (FORMATO: ELEMENTO DE ESTUDIO)………………………………...43 ANEXO 4 (TABULACION DE RESULTADOS)……………………………………….44
  • 4. 4 INTRODUCCION Hoy en día las organizaciones buscan estandarizar sus procesos por varias razones importantes. La estandarización puede facilitar las comunicaciones sobre cómo opera el negocio, perimir traspasos suaves en las fronteras de los procesos y posibilitar indicadores comparativos de desempeño. Entre distintas empresas, los procesos estandarizados pueden facilitar el comercio por las mismas razones: mejores comunicaciones, buen desempeño, dado que los sistemas de información sustentan los procesos , la estandarización permite sistemas uniformes dentro de las empresas e interfaces de sistemas entre diferentes firmas como es el caso del Comercial Nutresa. El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y organizar la estructura interna de la empresa Comercial Nutresa (Cúcuta) gracias a cada una de las funciones generales y específicas (procedimientos) asignadas a cada uno de los cargos del área de ventas y el área operativa Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como herramienta técnica y procedimental necesaria para la administración del talento humano vinculado a cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que contiene en forma ordenada y sistemática, información sobre aspectos organizacionales necesarios para la buena ejecución del trabajo.
  • 5. 5 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL: Elaborar el Manual de Funciones y Manual de Procedimientos de la empresa Comercial Nutresa (Sede Cúcuta Norte de Santander) con el fin de representar en formar ordenada los aspectos de la organización necesarios para la buena ejecución laboral. OBJETIVOS ESPECIFICOS:  Realizar el análisis de 10 cargos existentes para establecer las funciones desempeñadas por cada uno de estos integrantes de la empresa, nivel de responsabilidad y compromiso  Entrevistar los trabajadores de los 10 cargos distintitos para lograr obtener información precisa en la elaboración de los manuales de funciones y procedimientos  Construir un modelo de manual de funciones y procedimientos adecuado para cumplir con el entendimiento del objetivo general  Digitar y archivar las funciones y procedimientos necesarios en la construcción de los Manuales correspondientes
  • 6. 6 COMERCIAL NUTRESA S.A.S La cuarta compañía de alimentos más grande de América Latina en términos de capitalización bursátil la cual cuenta con 6 categorías de negocio: carnes frías, galletas, chocolates, café, helados, y pasta y con un portafolio de más de 70 marcas, con liderazgo en Colombia y la región en más de 15 de ellas Cúcuta Norte de Santander es una de sus cedes de administración y distribución y se encuentra ubicada en la Calle 17 Norte N° 5-101 Zona Industrial.
  • 7. 7 HISTORIA El Grupo tiene su origen a principios del siglo XX cuando se da en Colombia el desarrollo industrial con la fundación de empresas que hoy son símbolo de su economía. En este período histórico nace, en 1920, Compañía Nacional de Chocolates Cruz Roja que años más tarde se convertiría en Compañía Nacional de Chocolates S.A. En 1916, por iniciativa de un grupo de empresarios locales, se constituye en Medellín la Fábrica de Galletas y Confites que en 1925 pasaría a llamarse Fábrica de Galletas Noel y a partir del año 1999, Compañía de Galletas Noel S.A. En 1933, Compañía Nacional de Chocolates se convierte en accionista de la empresa galletera; éste el primer paso de una relación empresarial que sería más adelante base para la construcción del Grupo de Alimentos.
  • 8. 8 MISIÓN  La misión de nuestra empresa es la creciente creación de valor, logrando un destacado retorno de las inversiones, superior al costo del capital empleado.  En nuestros negocios de alimentos buscamos siempre mejorar la calidad de vida del consumidor y el progreso de nuestra gente  Buscamos el crecimiento rentable con marcas líderes, servicio superior y una excelente distribución nacional e internacional.  Desarrollamos nuestras actividades con el mejor talento humano, innovación sobresaliente y un comportamiento corporativo ejemplar. VISIÓN  Juntos lograremos duplicar nuestro negocio de alimentos en el 2010*, y triplicarlo para el 2013*, proporcionando calidad de vida al consumidor con productos que satisfagan sus aspiraciones de bienestar, nutrición y placer. *Base 2005.
  • 9. 9 FILOSOFÍA CORPORATIVA  Actuación ética  Autonomía y coherencia estratégica  Buen gobierno corporativo  Calidad integral  Competitividad  Desarrollo sostenible  Desarrollo de nuestra gente  Excelencia en el servicio  Garantía de seguridad alimentaría  Gestión de la innovación y el conocimiento  Participación y espíritu colaborativo  Respeto  Responsabilidad social empresarial
  • 10. 10 MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS MANUAL DE FUNCIONES Identificación de color según área de trabajo: Área operativa: Franja azul Área de ventas: Franja verde 1 Jefe de ventas 2 Jefe de logística 3 Auxiliar de operaciones logísticas 4 Vendedor 5 Auxiliar logístico 6 Operario de logística 7 Ayudante de ventas 8 Auxiliar de data maestra 9 Auxiliar de cartera 10 Desarrollador comercial
  • 11. 11 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 1. JEFE DE VENTAS Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Uno (1) GERENTE Requisitos Mínimos Título administración de empresas, Requisitos de Formación administración pública o ingeniería industrial. Dos (2) años de experiencia profesional Requisitos de Experiencia relacionada. Objetivo principal Es la persona encargada de Cumplir con las metas de venta determinadas por la Gerencia comercial y Marketing para el área de ventas nacionales, internacionales e institucionales, a través de la eficiente administración del departamento y su fuerza de ventas, planificando, ejecutando y controlando estrategias de ventas, generando nuevas oportunidades de negocios, planes de fidelización de clientes y un servicio de de venta y post venta de excelencia. Funciones Esenciales  Ejecuta y controla los planes comerciales de la empresa  Posiciona los productos de la comercializadora a nivel nacional  Organiza y dirige el equipo comercial, reclutando, formando y motivando al mismo  Negociar personalmente los contratos comerciales con grandes clientes
  • 12. 12 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 2. JEFE DE LOGISTICA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) GERENTE Requisitos Mínimos Ingeniero industrial, administrador de empresas, Requisitos de Formación especialidad en logística Dos (2) años de experiencia profesional Requisitos de Experiencia relacionada. Objetivo principal Es el máximo responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía en tiempo y forma. Funciones Esenciales  Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición, preparación de pedidos y transporte de los mismos).  Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa.  Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos.  Optimizar procesos de trabajo.  Gestionar y supervisar al personal a su cargo.
  • 13. 13 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 3. AUXILIAR DE LOGISTICAS AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): OPERACIONES Requisitos Mínimos Bachiller con conocimiento de operaciones Requisitos de Formación logísticas Requisitos de Experiencia No necesita experiencia Objetivo principal Es el Encargado de llevar control y registro de las actividades de recepción, almacenamiento, consolidación y despachos. Funciones Esenciales  Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las actividades de la bodega.  Reportar al Jefe de Logística los indicadores de gestión de la bodega y posibles mejoras en los procesos.  Dirigir al personal de bodega en las labores planificadas.  Controlar los gastos de transporte y aprobar los gastos de los mismos en función de la carga transportada y el cumplimiento de la entrega.
  • 14. 14  Gestionar la relación con los proveedores y clientes.  Obtener retroalimentación del personal para obtener mejoras en los procesos. Empresa
  • 15. 15 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 4. VENDEDOR Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Dieciséis (16) JEFE DE VENTAS Requisitos Mínimos Administrador, contador público, comerciante Requisitos de Formación con buen manejo de relaciones sociales. Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia Objetivo principal Responder por toda la gestión de ventas y desarrollar una labor Cobertura asistiendo los clientes asignados y visitando clientes potenciales. Funciones Esenciales  Tomar los pedidos en los clientes de acuerdo a las rutas establecidas y número de clientes asignados, Tomar inventario de productos en los clientes.  Asesorar a los clientes en la venta.  Informar sobre las actividades promocionales a los clientes.  Realizar merchandising en las neveras de los clientes (revisar fechas y rotación de productos).  Responder por el desarrollo de la zona asignada.
  • 16. 16 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 5. AUXILIAR LOGISTICO Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA Requisitos Mínimos Requisitos de Formación Bachiller con conocimiento en apoyo logístico Requisitos de Experiencia No requiere experiencia Objetivo principal Comprender todos los procesos de depósito, almacenamiento y distribución de materias primas o productos hasta que llegan a sus consumidores en los puntos de venta.
  • 17. 17 Funciones Esenciales  Coordinar, ejecutar y controlar los procesos de adquisiciones y contrataciones.  Organizar y controlar todas las actividades concernientes a los pedidos.  Mantener actualizado el Archivo y Registro de Proveedores en el Banco de Datos.  Firmar las Órdenes de Compra y Prestaciones de Servicios.  Evaluar el Programa de Adquisiciones y necesidades.  Mantener informado al personal de su área sobre las disposiciones y actividades que se tengan que ejecutar, en cumplimiento a los objetivos y metas por alcanzar.  Brindar apoyo en Bodega y asegurar así la disponibilidad de productos y mercaderías que se encuentran en la tienda, con el fin de realizar una entrega oportuna al cliente.  Diseñar las rutas de acuerdo a las entregas a realizar.  Preparar y entregar los informes que le sean solicitados en función de las responsabilidades asignadas.  Llevar un archivo digital e impreso de los documentos y archivos que estén a su cargo.
  • 18. 18 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 6. OPERARIO DE LOGISTICA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Seis (6) JEFE DE LOGISTICA Requisitos Mínimos Bachiller , Técnico en logística Un año (1) de experiencia Requisitos de Formación Requisitos de Experiencia Objetivo principal Planificar, implementar y controlar eficazmente a través de indicadores logísticos el flujo y almacenamiento de productos y servicios de la cadena de distribución. Funciones Esenciales  Almacenar y mover las mercancías.  Distribuir los productos en cada terminal.  Ejecuta, gestiona, administra y controla el desarrollo de las operaciones.  Procesar los pedidos.  Manejar los materiales.  Revisión de mercadería.  Ordenar y mantener en buen estado la bodega.
  • 19. 19  Decidir que sistemas y formas de protección va a utilizar para los productos.  Decidir medios de transporte a utilizar y elaboración de los planes de ruta.  Se encarga del control de lotes o números de serie.
  • 20. 20 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 7. AYUDANTE DE VENTAS Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Diecinueve (19) JEFE DE LOGISTICA Requisitos Mínimos Bachiller con conocimiento en el área de Requisitos de Formación distribución mercantil. Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia Objetivo principal Establecer una metodología que garantice que las órdenes de compras de los clientes, se realicen de acuerdo a las condiciones acordadas, especialmente con una entrega eficaz y eficiente. Funciones Esenciales  Atender y ofrecer a los clientes información sobre los productos de la empresa  Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales  Elaboración de estadísticas e informes de ventas  Canalizar las necesidades del cliente  Acordar con el cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de pago, validez de la oferta etc.)  Elaborar los calcular necesarios y presentar cotizaciones a los clientes  Asegurar la entrega del producto
  • 21. 21 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA Requisitos Mínimos Bachiller de la carrera de contabilidad, técnico en manejo indispensable SAP y Excel a nivel Requisitos de Formación intermedio , con habilidad de sistemas operativos Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia Objetivo principal Crear efectivamente una vista contextual de datos completos, en entornos de datos distribuidos de medianos a grandes, conformado por integración de datos del cliente proporcionando un nivel de acceso simplificado a las aplicaciones corporativas.
  • 22. 22 Funciones Esenciales  Crear, modificar y validar el registro de proveedores de materiales y servicios.  Definir nuevos proveedores, servicios y materiales de acuerdo a la optimización de la creación de los mismos.  Verificar y controlar la creación de los servicios y materiales con las áreas involucradas.  Registrar, actualizar y monitorear los registros de Datos Maestros según requerimientos de las áreas Comerciales y Logísticas.  Administrar y activar el plan publi-promocional en las herramientas actuales.  Registrar condiciones de compra y venta en el sistema.  Alineación de datos según indicación del Supervisor de Data Maestra.  Monitorear y controlar inconsistencias en las categorías de su responsabilidad
  • 23. 23 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 9. AUXILIAR DE CARTERA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Uno (1) JEFE DE VENTAS Requisitos Mínimos Administrador, técnico con especialidad en Requisitos de Formación administración de cartera. Requisitos de Experiencia Un (1) año de experiencia Objetivo principal Analizar, implementar y promover estrategias que permitan un mejor recaudo de cartera dentro de la empresa. Funciones Esenciales  Elaborar diariamente la conciliación bancaria para detectar estado de consignaciones efectuadas por clientes  Generar los recibos de ingreso por pagos de los clientes  Cumplir con las políticas establecidas por el Coordinador de Cartera referentes al recaudo de cartera  Participar en el Seguimiento y Monitoreo del Sistema de Gestión Integral, para detectar las deficiencias e implantación de las acciones correctivas y preventivas necesarias.  Consultar con los clientes sobre dudas en las consignaciones
  • 24. 24 MANUAL DE FUNCIONES Identificación del Cargo Nombre del cargo: 10. DESARROLLADOR COMERCIAL Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Tres (3) JEFE DE VENTAS Requisitos Mínimos Bachiller, técnico en el área comercial con Requisitos de Formación manejos de relaciones sociales Requisitos de Experiencia No requiere experiencia Objetivo principal Cumplir con brindar una excelente atención, un claro entendimiento y un eficiente manejo de las necesidades de sus clientes para así contribuir permanentemente a propiciar en ellos un alto nivel de satisfacción que asegure la recompra y/o el cierre exitoso de las diversas negociaciones en las que el asesor participe como representante de la Empresa. Funciones Esenciales  Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le sean encomendados  Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Empresa, mostrando permanente buena disposición hacia la labor y hacia los conductos regulares establecidos.  Análisis de cumplimiento de objetivos, informe de gestión diario o reporte, atendiendo reclamaciones e incidencias.  Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre de la venta.
  • 25. 25 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 1. JEFE DE VENTAS Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Uno (1) GERENTE N° 1 PROCEDIMIENTOS Verificar el cumplimiento de los compromisos adquiridos con los clientes en relación a los pedidos y entregas de los productos 2 Analizar cada uno de los datos de los clientes 3 Solicitar a los clientes nombre, domicilio, y persona de contacto 4 Constar que el cliente está activo en el sistema comercial 5 Realizar el registro contable, administrativo y archivar en la base de datos 6 Revisar y mantener actualizados los registros contables utilizados para el control de ventas 7 Registrar y monitorear las transacciones derivadas de las ventas 8 Informar al cliente de plazos, formas de pago, formas de entrega de pedido y descuentos ofrecidos por pago a tiempo 9 Enviar el reporte de sistemas de clientes al vendedor de área de ventas 10 Autorizar por escrito las órdenes de compra
  • 26. 26 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 2. JEFE DE LOGISTICA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) GERENTE PROCEDIMIENTOS N° 1 Conseguir el orden y aseo constante en el inicio de la jornada de trabajo para un mejor ambiente en la ejecución de labores 2 Realizar la programación de asignación de recursos para los programas y proyectos de área operativa para su desarrollo 3 Atender las solicitudes, quejas y peticiones del gerente logístico 4 Determinar las estrategias a aplicar para la mejor distribución de los productos del Comercial Nutresa 5 Realizar el informe de actividades diarias para los vendedores y operarios de ventas, y dejar constancia atreves de una copia de los informes 6 Elaborar y digitar los informes finales diarios del área operativa 7 Enviar al gerente de logística los informes constantes acerca de la distribución de la mercancía para establecer el control de la empresa 8 Estar atento e Informar sobre actos inseguros dentro de la empresa con el fin de prevenir inconvenientes, teniendo en cuenta las normas de seguridad
  • 27. 27 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 3. AUXILIAR DE OPERACIONES LOGISTICAS Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA N° PROCEDIMIENTOS 1 Recepcionar la oficina de jefe de logística 2 Desarrollar nota piking de pedido y el cual debe contener todas las referencias de los productos que se van a transportar 3 Registrar y tramitar informe diario al jefe de logística 4 Organizar expedientes, archivando adecuadamente cada factura y tramitarlo al jefe de logística 5 Realizar copia de los contratos vigentes tramitado al de jefe de logística 6 Tramitar los comprobantes de pagos al auxiliar de ventas 7 Registrar los comprobantes de pago 8 Establecer el informe diario de la jornada laboral y enviarlo al jefe de logística
  • 28. 28 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 4. VENDEDOR Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Dieciséis (16) JEFE DE VENTAS N° PROCEDIMIENTOS 1 Saludar amablemente, importante al cliente. 2 Prestar atención de las especificaciones que pidan los clientes y proporcionarles los productos correctos que ellos ordenen, tomando respectiva nota por escrito o forma electrónica. Cada vendedor debe ir a cada supermercado para retomar nuevamente el pedido periódicamente. 3 Plasmar en la agenda lo que ha vendido por día, llevando de ese modo el control de su trabajo, para luego entregar ese informe a su superior y se pueda proceder con la entrega de dicho pedido. 4 Se debe acercar a aquellos supermercados o tiendas que no son clientes del grupo, y se debe ofrecer el catalogo con la variedad de productos, que en el respectivo negocio pueda tener, pero a la vez algo nuevo que quiera incursionar, dejándoles el número de teléfono donde lo puedan comunicar si en llegado caso les interesa algún artículo. 5 mostrarle respeto y hacer sentir Dar a conocer las promociones que puedan interesar al comprador, y los obsequios que la compañía le pueda regalar por
  • 29. 29 ser cliente del grupo. 6 7 8 9 Conocer entender y saber los beneficios, nutrientes, componentes de lo que está vendiendo, para ello debe estudiar cada producto, pero también conocer los precios, la disponibilidad de demanda que pueda existir, y todo lo logra haciendo estudios detallados. Realizar hacer una supervisión del sector donde se encuentra el supermercado o negocio donde el grupo surte sus productos, tomando nota de qué clase de gente vive, que actividades frecuentan; para de esa forma hacer un análisis de que productos tendrían mayor demanda, y esos resultados se le muestran al cliente, dándole a entender que sería más beneficios para su negocio, pero lógicamente sacando ventaja también la empresa. tomar cursos referentes a los productos, leer manuales o libros de ventas, estar siempre activo e investigando la mejor manera de vender Ordenar de una forma rápida los productos para que s vean más visibles, poniéndolos delante del mostrador o vitrina donde los tenga almacenados; proporcionarle propaganda, como afiches cada vez que se pueda y la empresa lo suministre.
  • 30. 30 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 5. AUXILIAR LOGISTICO Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA N° 1 PROCEDIMIENTOS Se organiza y desarrolla actividades de formulación y tramitación de las Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio. 2 Registrar y archivar la documentación sustentadora y establecer estadísticas de requerimientos y atenciones efectuadas por Oficinas y Direcciones. 3 Clasificar por el tipo de producto o servicio que comercializan o proveen y emitir semestralmente el reporte del Registro Interno de Proveedores. 4 Revisar que todo este correcto y se adjunta toda la sustentación (Pedido, Propuestas, Cuadros de evaluación y calificación, Acta de Otorgamiento de Buena Pro y Contratos), y se pasan los documentos para la firma del Director de la Oficina. 5 Integrar a la planificación general el Plan de Adquisiciones, formulando medidas para su ejecución.
  • 31. 31 6 Hacer reuniones cada vez que sea necesario con sus empleados a cargo, para manejar una retroalimentación para las dos partes. 7 Tener un estricto control de inventario y supervisión de productos en la bodega, anotando cada detalle de entra y salida de mercancía. 8 Consultar mapas locales y de carreteras entre otros, también verificar y calcular los tiempos estimados a realizar por los conductores de los vehículos, tomando en consideración las horas de tráfico y los lugares de mayor congestionamiento. 9 Adjuntar todos los documentos de suma ordenándolos de mayor a menor relevancia. 10 Se registrando cada tarea que se realice, ya sea de pedidos, inventarios, o de cualquier otro aspecto, relacionado con sus funciones. importancia,
  • 32. 32 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 6. OPERARIO DE LOGISTICA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Seis (6) JEFE DE LOGISTICA N° PROCEDIMIENTOS 1 Transportar en carriles en forma ordenada los productos para una mayor facilidad y menor esfuerzo físico. 2 Cargar y descargar los camiones o medios de trasporte, con los implementos de seguridad necesarios, como cinturón de fuerza y guantes. 3 Emplear de manera eficiente y segura la infraestructura física, la tecnología, los sistemas de información y el mismo talento humano. 4 Recoger, comprobar y transmitir las órdenes de compra, realizadas por cada cliente y llevadas luego a su superior. 5 Hacer uso de los materiales y procesos para mover los productos dentro de los almacenes y entre estos y los locales de venta, para de esa forma evitar cualquier tipo de accidente con el personal o con la misma mercancía. 6 Observar cada caja que llega, y que sale de bodega, y reportar cualquier anomalía a su superior, para que se encargue del problema.
  • 33. 33 7 Colocar los productos en los estantes o vitrinas, teniendo en cuenta la fragilidad de los mismos, para no colocar elementos muy pesados sobre productos que pueden ser muy débiles. Además de colocar con mayor ambientación ciertos productos que requieren cierto grado de temperatura. Y recoger los residuos que se generan y obstaculizan el paso por los pasillos o corredores del cuarto de almacenamiento. 8 Debe colocar el embalaje más adecuado para la protección de los productos. Empacando cada tipo de material en un contenedor adecuado con sus debidas especificaciones, aquellos que necesitan ciertos tratados como, respiraderos, o los que pueden quebrarse fácilmente. 9 Debe utilizar los vehículos de trasporte adecuado para cargar los productos, de un lugar a otro, tomando como punto especifico el tiempo de caducar y la facilidad de descomponerse o de derretirse de los artículos. 10 Se mira el artículo y se clasifica por producto, marca, tamaño, sabor; colocando el código de referencia que le tienen establecido a cada lote especifico.
  • 34. 34 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 7. AYUDANTE DE VENTAS Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Diecinueve (19) JEFE DE LOGISTICA N° 1 PROCEDIMIENTOS Revisar que el vehículo de transporte este en buen estado mecánico e higiénicamente para transportar los productos 2 Revisar Nota Piking Documento elaborado por el auxiliar de operaciones logísticas 3 Verificar la mercancía previamente separada por el operario logístico 4 Cargar la mercancía ya revisada y en excelente estado 5 Identificar manifiesto de carga, factura, recibos de cobros y planificación de ruta 6 Establecer que las facturas y recibos de cobros estén todos registrados en el manifiesto de carga 7 Ordenar adecuadamente la planificación de las rutas 8 Entregar el pedido al cliente con los términos acordados por el vendedor y jefe de ventas 9 Legalizar que la persona (cliente) que recibe el pedido sea la que se encuentre registrada en la factura
  • 35. 35 10 Constar con el cliente que el pedido o mercancía se encuentre completo y hacer firma la copia de la factura 11 Entregar al cliente recibo de cobro y recibir el recaudo 12 Finalizar la jornada entregando el recaudo constándolo con las facturas de cobro al auxiliar de cartera.
  • 36. 36 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 8. AUXILIAR DE DATA MAESTRA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA OPERATIVA Uno (1) JEFE DE LOGISTICA N° 1 PROCEDIMIENTOS Establecer la actividad diaria con el jefe de logística Verificar el estado del ordenador (PC) y bases de datos, que se 2 3 encuentre en el sistema siempre actualizado Validar la información de clientes atreves de el ordenador (PC) Organizar en orden numérico según su respectivo código los 4 diferentes datos suministrados por el auxiliar de cartera y jefe de logística 5 Guardar siempre cada información incluida en el sistema con clave de seguridad, para cumplir con la confidencialidad de datos 6 Realizar por escrito el informe de datos suministrados diariamente 7 Enviar el informe de datos a la cuenta correo del jefe de logística
  • 37. 37 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 9. AUXILIAR DE CARTERA Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Uno (1) JEFE DE VENTAS N° 1 PROCEDIMIENTOS Archivar en orden consecutivo los documentos de la gestión de cartera 2 Analizar la situación y comportamientos crediticios de los clientes para alertar al jefe de ventas sobre las situaciones que sean necesarias 3 Elaborar y digitar en el sistema los recibos de la caja por recaudo de cartera 4 Digitar y elaborar notas de créditos solicitados con aprobación del jefe de ventas 5 Verificar las administración de las diferentes correspondientes a las facturas de clientes 6 Archivar los soportes de todos los informes 7 Digitar y enviar el informe final al jefe de ventas cuantas
  • 38. 38 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Identificación del Cargo Nombre del cargo: 10. DESARROLLADOR COMERCIAL Dependencia: Número de Cargos Reporta a (Nombre del cargo): AREA DE VENTAS Tres (3) JEFE DE VENTAS N° 1 PROCEDIMIENTOS Realizar la organización y lanzamientos de los productos del Comercial Nutresa 2 Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear nuevos convenios comerciales y seguimiento permanente a los actuales 3 Cumplir con el cumplimiento presupuestal asignado 4 Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluación de actividades 5 Diseñar promociones con actividades de marca 6 Impulsar el mercado y las fuerzas de ventas mensuales 7 Enviar el informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de ventas
  • 39. 39 CONCLUSIONES Con los anteriores manuales fe funciones y procedimientos se logra tener un mejor rendimiento laboral interno de la empresa Comercial Nutresa en Cúcuta Norte de Santander  Mayor facilidad en la toma de de decisiones y en la ejecución de las mismas  Proporciona claridad y sencillez en la información necesaria en cada puesto de trabajo  Crea una adecuada disciplina en el ambiente de trabajo que puede ser fácil mantener con el cumplimiento del Manual de Funciones y Procedimientos.
  • 40. 40 ANEXOS
  • 41. 41
  • 42. 42
  • 43. 43 OBJETIVO: REALIZAR MANUAL DE FUNCIONES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN COMERSIAL NUTRESA S.A.S ENTREVISTA REALIZADA POR: ANGIE YULIET ZUÑIGA PLABO ANDRES GUZMAN FELIPE ORTEGA NOMBRE: ____________________________________________ CARGO: _______________________________ NUMERO DE PERSONAS EN EL CARGO: ______ JEFE INMEDIATO: _______________________ ¿SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? SI___ NO___ ¿HA RECIBIDO UN MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? SI___NO___ ¿CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS? -TIEMPO DESPS DEL INGRESO A LA EMPRESA 2MESES___ 5MESES___1AÑO___OTRO___ -SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES: SI___ NO ___ REQUISITOS DEL CARGO ESTUDIOS: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ __ EXPERIENCIA MINIMA PARA EL CARGO_________________________________________________ FUNCIONESPRINCIPALESDELCARGO______________________________________________ _______________________________________________________________________________ ______ PROCEDIMIENTO O FUNCIONES ESPECÍFICAS PARA CUMPLIR LAS FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO __________________________________________________________________________
  • 44. 44 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS: Resultados de la encuesta realizada a 10 empleados de la empresa Comercial Nutresa: Pregunta N° 1 ¿SABE QUE ES UNA MANUAL DE FUNCIONES Y UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS? TABULACION: Alternativa Cantidad Porcentaje Si 7 70% No 3 30% Total 10 100% Si No 30% 70% Análisis e Interpretación. Al analizar la pregunta se pudo observar que el 70 por ciento de la población entrevistada contestó que Sí; lo que quiere decir que empresa Comercial Nutresa entre sus características como organizaciones está en que sus empleados conozcan de manera clara sus funciones y parte organizativa.
  • 45. 45 Pregunta N° 2 ¿CUANDO RECIBE EL MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS? Alternativa Cantidad Porcentaje 2 meses 4 40% 3 meses 3 30% 5 meses 3 30% 1 año - 0tros - total 10 2 meses 3 meses 100% 5 meses 1 año 30% 40% 30% 0tros
  • 46. 46 Análisis e Interpretación. Al analizar la pregunta se puede observar que los directivos de la Empresa Comercial Nutresa buscan que desde un principio cada empleado tenga definidas sus tareas y funciones dentro de la organización. Pregunta N° 3 ¿SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS LOS MANUALES? Alternativa Cantidad Porcentaje Si 8 80% No 2 20% Total 10 100% Si No 20% 80% Análisis e Interpretación. Según los datos podemos darnos cuenta que para la Empresa comercial Nutresa los manuales de funciones y procedimientos Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa, ya que un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y
  • 47. 47 lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización. Pregunta N° 4 ¿REQUISITOS DEL CARGO? Alternativa Cantidad Porcentaje Bachiller 5 50% Estudios técnicos - profesional 5 50% otros total 100& Bachiller Estudios técnicos 50% profesional otros 50% Análisis e Interpretación Al analizar los datos podemos darnos cuenta que esta empresa es muy equitativa al seleccionar a sus empleados, lo que los caracteriza por tener un personal muy entregado a la compañía donde prima primero el bienestar de la empresa.
  • 48. 48