Este documento describe las ventajas y desafíos de implementar una oficina sin papel. Explica que empresas como Oracle han logrado reducir el uso de papel en un 80% mediante la digitalización de procesos como compras, ventas y nóminas. Además, menciona que la adopción de tecnologías de gestión documental y factura electrónica por parte del gobierno colombiano están impulsando este modelo. En conclusión, una oficina sin papel puede lograrse combinando tecnología y un cambio en los hábitos de los

1. PAULA ANDREA GÓMEZ VELASCO
ESPECIALIZACIÓN EN ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS
INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA

2. CERO PAPEL
Oficinas cero papel u oficina sin papel es la metodología que usan las empresas para
reducir sistemáticamente el uso del papel mediante la sustitución de este por
soportes y medios electrónicos.
Utilizando las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se esta buscando
que las empresas u organizaciones vayan reduciendo paulatinamente el uso de
papel contribuyendo a la protección del medio ambiente pero sin desaparecerlo por
completo por que de todas maneras existen procesos que requieren su uso.

3. PORQUE REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Inicialmente todos pensamos que la evolución de las tecnologías de información
ayudaría a reducir al máximo el consumo de papel, pero exactamente el auge de las
TIC hizo todo lo contrario el consumo de papel para impresión y escritura creció por
encima del 10% entre los años 1980 y 2000 y el 30% del papel que consumimos
actualmente corresponde a funcionalidades que hace 10 años no existían.
Los efectos ambientales del entorno tecnológico son muy grandes por los residuos
que hace posible la impresión: tóner, embalajes, impresoras, faxes, etc.
Adicionalmente el consumo energético para producir un papel y para realizar la
impresión son muy altos sabiendo que los documentos una vez finalizado los tramites
terminan almacenados en un archivo solo de consulta lo que puede cambiar pasando
a ser generado, tramitado y archivado digitalmente.

4. Consumo Energético
• Obtener una hoja de papel a partir de 100% de madera precisa 17 Wh y a
partir de papel reciclado, 12 Wh.
• Consumo de agua (para obtener 1 tonelada de papel se precisan 2 tonelada
de agua si se trata de papel reciclado o bien 15 tonelada si se trata de papel
de pasta química).
• Vertidos, que contienen elevada carga contaminante (sólidos en suspensión,
compuestos orgánicos halogenados, etc.) y que han de ser depurados

5. VENTAJAS DE LA REDUCCIÓN DE PAPEL
• Eficiencia en el entorno de trabajo
• Movilidad y colaboración
• Transacciones comerciales a través de la Red
• El correo electrónico, otra forma de
comunicación
• La educación on line
• Publicaciones digitales
• Uso de la Intranet
• Uso del correo electrónico
• Herramientas de colaboración
• Aplicaciones de gestión de documentos
electrónicos de archivo y gestión de contenido

6. BARRERAS PARA IMPLEMENTAR UNA OFICINA SIN
PAPEL
• Malos hábitos de imprimir
• Dificultad de implantar la firma
electrónica
• Dificultad de lectura en los monitores
• Necesidad de nuevos equipamientos y
tecnologías

7. AHORROS ECONÓMICOS
Por consumo responsable de materiales, agua y energía
• Impresión y fotocopiado (se puede lograr un 20% de
ahorro)
• Consumo de electricidad (se puede lograr un 10% de
ahorro)
• Consumo de agua (se puede lograr un 10% de ahorro)
• Disposición de basura (se puede lograr un 20% de ahorro)
Una empresa cero papel u oficina verde esta
completamente comprometida con el medio
ambiente.

8. ORACLE
Oracle, una de las grandes empresas de Software del mundo intenta eliminar las
impresoras de sus oficinas. Sus empleados han sido entrenados para hacer todas
sus transacciones sin moverse de sus escritorios, ahorrando cerca de 4.000 kilos
de papel por semana en todo el mundo y cerca de 1.000 millones de dólares al
año.
Se ha logrado reducir el 80% del papel que utilizaban los más de 30.000
empleados que trabajan en diferentes partes del mundo.
Entre las operaciones más frecuentes que ya no requieren papel figuran las
hojas de gastos, las compras y ventas, los pedidos, las transferencias bancarias y
las nóminas.
También se están ahorrando toneladas de papel en el área de
contabilidad, transacciones administrativas, contratos, formularios de todo
tipo, presupuestos, memos, informes, archivos y hasta la compra de tiquetes
aéreos y reservas de hoteles.
Además de ahorrar papel, esta práctica ayuda a disminuir los niveles de error, a
aumentar la transparencia de los procesos y se asignan mejor los recursos
económicos.

9. CAJA
Se han mejorado los procesos MADRIDadministrativos
comerciales, y de gestión, de
forma que sea posible una reducción drástica del uso del papel como soporte de
información en favor de la sustitución de soportes electrónicos, reduciendo un
25% el tiempo dedicado a desarrollar tareas relacionadas con la
búsqueda, distribución, impresión, copia y archivo de documentos en papel, así
como una reducción significativa del coste económico y medioambiental que
supone la utilización del papel en dichos procesos.

10. OTRAS GRANDES
EMPRESAS
Telefónica, La Caixa, Microsoft y decenas más han lanzado iniciativas similares
orientadas a cumplir poco a poco con el paradigma de la oficina sin papeles;
pero sin lugar a dudas es el concepto de e-gobierno el que ha vuelto a impulsar
la gestión documental y la idea de “ paperless office”.
El e-gobierno ha marcado como objetivo la eliminación del papel y la reducción
del tiempo en los procesos administrativos mediante la implantación de
tecnologías de gestión del ciclo de vida de la información y la adopción de
metodologías documentales afines al concepto de oficina sin papeles.
En España, la adopción de la factura digital por parte del la Agencia Tributaria y
el apoyo del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio de España
En Colombia las entidades gubernamentales lideran este proceso mediante el
eslogan Vive Digital

11. CONCLUSIÓ
N
Podemos pues concluir que el slogan futurista de la “paperless office” que se
inició hace más de 30 años puede en la actualidad hacerse realidad aunando
por un lado los últimos avances de las nuevas tecnologías de gestión
documental, de registros, input management y workflows, y por otro lado de
un necesario cambio organizativo y de mentalidad en el usuario final.