• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Funciones administrativas
 

Funciones administrativas

on

  • 41,577 views

 

Statistics

Views

Total Views
41,577
Views on SlideShare
41,529
Embed Views
48

Actions

Likes
7
Downloads
539
Comments
0

1 Embed 48

http://www.uscovirtual.com 48

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Funciones administrativas Funciones administrativas Presentation Transcript

    • FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
    • FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
      • PLANIFICACIÓN
      • ORGANIZACIÓN
      • DIRECCIÓN
      • CONTROL
    • PLANIFICACIÓN
      • Función de la administración en la que se definen los objetivos, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades.
    • PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • CONTRIBUCIÓN A LOS OBJETIVOS (coherencia entre planes)
      • PRIMACÍA DE LA PLANEACIÓN (precede a las demás funciones)
      • EXTENSIÓN DE LA PLANEACIÓN (a todos en la organización le compete)
      • EFICACIA DE LOS PLANES (objetivos a menores costos)
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • OBJETIVOS
      • PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
        • ESTRATEGIAS
        • POLÍTICAS
      • PLANIFICACIÓN OPERATIVA
        • PROCEDIMIENTOS
        • PRESUPUESTOS
        • PROGRAMAS
    • Cra.A.Patricia Guzzo ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • OBJETIVOS
      • FINES HACIA LOS CUALES SE DIRIGE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN.
      • RED DE OBJETIVOS
      • CARACTERÍSTICAS OBJETIVOS:
        • VERIFICABLES
        • RAZONABLES
    • ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
      • EJEMPLOS DE OBJETIVOS
        • Elementos que los diferencian de un deseo
      • ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOS (APO)
        • Se basa en la participación de los subordinados en la fijación de los objetivos.
        • Promueve la autoevaluación y el autodesarrollo, llevando a mayor motivación .
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • CARACTERÍSTICA DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
      • Estudio del medio ambiente
      • Estudio del interior de la organización
      • Análisis a largo plazo
      • Responsabilidad de la alta dirección
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
      • POLÍTICAS
        • Son líneas de acción para la toma de decisiones.
        • Busca unificar decisiones de distintas personas frente a situaciones similares.
    • ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
      • PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
      • POLÍTICAS
        • EXPRESAS: Enunciados orales o escritos que especifican intenciones y preferencias a tener en cuenta a la hora de la toma de decisiones.
        • IMPLÍCITAS: No tienen un enunciado formal sino que se originan en la práctica usual dentro de la organización.
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • PLANEACIÓN OPERATIVA:
          • PROCEDIMIENTOS
          • PRESUPUESTOS
          • PROGRAMAS
      • PROCEDIMIENTOS:
      • Son guías para la acción.
      • Son métodos para llevar a cabo actividades.
      • El procedimiento brinda una solución predeterminada .
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • PRESUPUESTOS: Son planes que anticipan la cantidad de ingresos y egresos para un período determinado.
      • MANERAS DE PREPARARLOS:
        • A partir presupuesto año anterior.
        • Presupuesto Base cero (partir de cero evaluando a un mismo nivel todos los programas de acuerdo a los objetivos de la organización)
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • PROGRAMAS: Es un plan que determina períodos de tiempo para la realización de actividades específicas.
      • TÉCNICAS PROGRAMACIÓN:
        • Gráfica de GANTT (tareas/tiempo)
        • Redes PERT(diagramas que muestran la interrelación entre actividades y sucesos)
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • TOMA DE DECISIONES
        • ES LA SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN ENTRE VARIAS ALTERNATIVAS.
      • ETAPAS:
        • DEFINIR EL PROBLEMA
        • OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
        • FORMULAR OPCIONES
        • EVALUAR y DECIDIR
    • ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
      • TOMA DE DECISIONES
        • ETAPA: DEFINIR EL PROBLEMA
          • VISUALIZAR CLARAMENTE EL PROBLEMA y ANALIZARLO CON CRITERIO INDEPENDIENTE
    • ELEMENTOS de la PLANIFICACIÓN
      • TOMA DE DECISIONES
        • ETAPA: OBTENER TODA LA INFORMACIÓN
          • NO PODEMOS CONTAR CON TODA LA INFORMACIÓN PARA TOMAR UNA DECISIÓN RACIONAL.
          • APRENDER A TOLERAR LA AMBIGÜEDAD, INFORMACIÓN INCOMPLETA,INCERTIDUMBRE.
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • TOMA DE DECISIONES
        • ETAPA: FORMULAR OPCIONES
          • SE FORMULAN POCAS OPCIONES FRENTE A UN PROBLEMA POR DOS CAUSAS:
            • FALTA DE INFORMACIÓN
            • ACEPTAR LA PRIMERA IMPRESIÓN DEL PROBLEMA
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • TOMA DE DECISIONES
        • ETAPA: EVALUAR y DECIDIR
          • SE EVALÚA y SE DECIDE.
          • EN LA TOMA RACIONAL DE DECISIONES LOS OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN SERÁN LOS QUE APORTARÁN LOS CRITERIOS PARA DECIDIR POR LAS ALTERNATIVAS QUE MÁS LO SATISFAGA.
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN
      • FALTA DE COMPROMISO PARA PLANEAR (resolver problemas del momento y postergan la planeación)
      • CONFUSIÓN DE PLANEACIÓN con PLANES
      • FALLAS EN DESARROLLO e IMPLANTACIÓN DE ESTRATEGIAS (definición clara e implantación mediante planes de acción)
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN
      • FALTA de OBJETIVOS o METAS SIGNIFICATIVAS (objetivos bien definidos y alcanzables).
      • FALTA DE VISIÓN para CONSIDERAR LA PLANEACIÓN COMO UN PROCESO RACIONAL (objetivos claros, alternativas, sistema información suficiente, etc.)
    • ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
      • ERRORES MÁS COMUNES DE LA PLANEACIÓN
      • DEPENDENCIA EXCESIVA DE LA EXPERIENCIA (tomar la experiencia como dato básico).
      • RESISTENCIA AL CAMBIO (el administrador deberá tomar las medidas necesarias para minimizar los efectos de esta resistencia)
    • ORGANIZACIÓN
      • Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuenta a quién y dónde se toman las decisiones.
      • ¿Cómo debe dividirse el trabajo dentro de un departamento?
      • ¿Cómo deben coordinarse los esfuerzos para lograr un esfuerzo general unificado?
    • ORGANIZACIÓN NATURALEZA y PROPÓSITO
      • ORGANIZACIÓN FORMAL
        • Cuando las actividades de dos o mas personas están explícitamente coordinadas para el logro de ciertos objetivos.
      • PRINCIPIOS ORGANIZACIÓN FORMAL:
        • Principio unidad de objetivo (una estructura es efectiva si permite contribución de cada individuo al objetivo de la organización)
        • Principio de eficiencia (si facilita la obtención de objetivos a un costo mínimo)
    • ORGANIZACIÓN, NATURALEZA y PROPÓSITO
      • ORGANIZACIÓN INFORMAL
        • El propósito de las organizaciones informales es cubrir necesidades humanas.
        • Necesidad de información
        • Es importante integrar la organización informal.
    • ORGANIZACIÓN
      • RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
        • CADENA DE MANDO: Conjunto de relaciones de dependencia desde cúpula a base.
        • UNIDAD DE MANDO: Sólo supervisor.
        • TRAMO DE CONTROL: Número de personas que supervisa un superior. Cuanto más ascendemos menos personas se supervisa.
    • ORGANIZACIÓN
      • RELACIÓN SUBORDINADO-SUPERIOR
        • TRAMO DE CONTROL: Elementos que influyen en el número de personas supervisadas por un mismo jefe:
          • Número de actividades es un mismo sector
          • Grado de incertidumbre en el trabajo
          • Mayor responsabilidad y complejidad en los puestos de los subordinados
          • Mayor capacitación de los subordinados.
          • Procedimientos estandarizados
          • Tipo de trabajo del supervisor (rutinario o no)
    • ORGANIZACIÓN
      • COORDINACIÓN INTERSECTORIAL
        • INTERRELACIÓN QUE EXISTE ENTRE DEPARTAMENTOS.
        • INDICADOR DEL GRADO DE COORDINACIÓN:NIVEL DE INCERTIDUMBRE CON RESPECTO A LA TAREA QUE COMPARTEN LOS SECTORES.
    • ORGANIZACIÓN
      • MECANISMOS DE COORDINACIÓN
        • PLANES y REGLAS (procedimientos estandarizados)
        • CANALES VERTICALES DE AUTORIDAD (uso cadena mando)
        • REUNIONES IMPROVISADAS
        • REUNIONES PROGRAMADAS
        • RESPONSABILIDADES DEPARTAMENTALES de COORD.
        • INTERMEDIARIOS
        • DISEÑO MATRICIAL
    • ORGANIZACIÓN
      • DESCENTRALIZACIÓN DE LA AUTORIDAD
        • CENTRALIZACIÓN : Concentración de la autoridad y decisiones en la parte más alta de la organización.
        • DESCENTRALIZACIÓN : Cantidad de autoridad y toma de decisiones a DELEGAR .
    • ORGANIZACIÓN
      • DELEGAR: Proceso mediante el cual los administradores asignan tareas, autoridad y responsabilidad.
        • DELEGACIÓN EFECTIVA:
          • COMPLETA (se asigna TODA tarea necesaria para objetivo/responsable)
          • CLARA (comprendan con claridad tareas, responsabilidad y autoridad )
          • SUFICIENTE (autoridad suficiente)
    • ORGANIZACIÓN
        • GRADO DE DELEGACIÓN :
        • Se delega responsabilidad y autoridad, pero los superiores nunca se desprenden de la responsabilidad.
          • EJEMPLOS:
          • “ Analiza este problema dame los hechos y decidiré que hacer”
          • “ Analiza este problema y recomienda acciones alternativas y recomienda solución”
          • “ Analiza este problema y hazme saber lo que harás”
          • “ Emprende acciones, y no necesito ningún contacto posterior”
    • ORGANIZACIÓN
        • ERRORES de ORGANIZACIÓN
        • PLANEACIÓN INAPROPIADA (cambio de planificación manteniendo estructura
        • NO ESPECIFICAR CON CLARIDAD LAS RELACIONES (autorid.y respons.)
        • NO DELEGAR AUTORIDAD
        • NO EQUILIBRAR LA DELEGACIÓN
        • CONFUSIÓN DE LÍNEAS DE AUTORIDAD e INFORMACIÓN
        • OTORGAMIENTO DE AUTORIDAD sin RESPONSABILIDAD
    • ORGANIZACIÓN
        • ERRORES de ORGANIZACIÓN
        • RESPONSABILIDAD SIN AUTORIDAD
        • MALA COMPRENSIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO (departamentos que son apoyo y se consideran un fin en sí mismo)
        • EXCESO DE ORGANIZACIÓN (procedimientos excesivamente complejos)
    • DIRECCIÓN
      • Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquier otra manera del comportamiento de los empleados resolviendo los conflictos.
    • DIRECCIÓN DE EMPRESAS
      • GESTIONAR : RECURSOS
      • DIRIGIR : PERSONAS
    • DIRECCIÓN
      • Elementos del proceso de dirección :
        • Personas tienen diferentes roles
        • No existen personas promedio
        • Dignidad personal (p/logro objetivo)
        • Totalidad de las personas
      • LIDERAZGO
        • Proceso interpersonal mediante el cual los administradores tratan de influir sobre sus empleados
    • DIRECCIÓN
        • ESTILOS DE LIDERAZGO
          • LÍDER CENTRADO EN PERSONAS (sensibilidad, satisfacción personal)
          • LÍDER CENTRADO EN TAREAS
        • COMUNICACIÓN
        • Es la transferencia de información del emisor al receptor
        • Es importante en lo interno y en la relación con el medio.
    • DIRECCIÓN
        • DIRECCIONES de la COMUNICACIÓN
        • DESCENDENTE (O. autocráticas)
        • ASCENDENTE (O. participativas)
        • CRUZADA (horizontal y diagonal)
        • COMUNICACIÓN ORAL y ESCRITA
        • ESCRITA : Antelación, más personas.
        • ORAL: Retroalimentación inmediata
    • DIRECCIÓN
        • PROCESO DE COMUNICACIÓN
        • EMISOR
        • CANAL DE TRASMISIÓN (Ej: teléfono)
        • RECEPTOR
        • RETROALIMENTACIÓN
    • DIRECCIÓN
        • BARRERAS EN LA COMUNICACIÓN
        • BARRERAS EN EL EMISOR (claridad)
        • BARRERAS EN LA TRASMISIÓN (intermediarios)
        • BARRERAS EN EL RECEPTOR (actitud)
        • Aún superando estas barreras se podrá dar la mala interpretación por parte del receptor .
    • DIRECCIÓN
        • MEJORA DE LA COMUNICACIÓN
        • Aclarar ideas antes de comunicar
        • Comprender condiciones del ambiente físico y humano
        • Disponer de toda la información necesaria al momento de comunicar
        • Ser cuidadoso en el tono
        • Seguimiento de la comunicación
        • Comunicar mensajes con importancia
        • Acciones coherentes con comunicación
        • Ser buen oyente
    • CONTROL
      • Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.
      • Reunir y retroalimentar información acerca del desempeño de forma de poder comparar resultados.
      • Relación con planificación.
      • Función de todos los niveles que ejecuten planes.
    • PROCESO DE CONTROL
      • ESTABLECER ESTÁNDARES
      • MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO EN COMPARACIÓN CON ESOS ESTÁNDARES
      • CORRECCIÓN DE DESVIACIONES CON RESPECTO A ESTÁNDARES y PLANES (relación con las otras funciones)
    • REQUISITOS DE CONTROL
      • LOS CONTROLES DEBEN HACERSE A LA MEDIDA DE PLANES y PUESTOS.
      • HACERSE A LA MEDIDA DE ADMINISTRADORES ESPECÍFICOS y SUS PERSONALIDADES.
      • SEÑALAR LAS EXCEPCIONES EN PUNTOS PRINCIPALES.
      • OBJETIVIDAD
      • FLEXIBILIDAD
      • AJUSTARSE AL CLIMA DE LA ORG.
      • ECONÓMICOS
      • CONDUCIR A ACCIONES CORRECTIVAS
    • SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
      • CONJUNTO DE PRÁCTICAS DE PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN y CONTROL.
      • SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN
        • BUROCRACIA (Administra a través de dptos. dirigidos por funcionario con una rutina inflexible )
        • ADHOCRACIA (menos formal, centrado en personas, equipos)
        • ENFOQUE CONTINGENCIA “Todo depende” (tareas y personas)
    • CAMBIO ORGANIZACIONAL
      • CONDICIONES INTERNAS y EXTERNAS VARÍAN RÁPIDAMENTE .
      • RESISTENCIA al CAMBIO ( Causas)
        • Interés en la posición actual
        • Malentendidos y falta confianza
        • Diferentes apreciaciones
        • Poca tolerancia al cambio