Introducción a la Dirección de Proyectos. Parte II

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Segunda parte de la acción formativa de introducción a la dirección de proyectos. En esta segunda parte analizamos los grupos de procesos y las áreas de conocimiento que plantea el PMBoK

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Introducción a la Dirección de Proyectos. Parte II

  1. 1. Introducción a laEVM Project ManagementDirección y Gestión de ProyectosSesión FinalPresentación CorporativaFundación FYDE-Cajacanarias 1
  2. 2. 01. PARTE III: Grupos de procesos y áreas deconocimiento de un proyecto03.01. Grupo de Procesos del Ciclo de Vida de un Proyecto.03.02. Ciclo de Vida de un Proyecto vs Ciclo de Vida de un Producto.03.03. Grupos de Procesos en un Proyecto.03.04. Grupo de Procesos de un Proyecto vs Fases de un Proyecto.03.05. Interacción entre los Diferentes Grupos de Procesos.03.06. Áreas de Conocimiento en un Proyecto.02. Objetivos, Metodología y Contenidos
  3. 3. 03.07. Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimiento.03.08. Grupos de Procesos de Iniciación.03.09. Grupos de Procesos de Planificación.03.10. Grupos de Procesos de Ejecución.03.11. Grupos de Procesos de Seguimiento y Control.03.12. Grupos de Procesos de Cierre.02. Objetivos, Metodología y Contenidos
  4. 4. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.01 Grupo de Procesos del Ciclo de Vida de un Proyecto PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Planificación de procesosFase de entrada / Iniciación de Cierre de Fase de salida /Fase de inicio procesos procesos Fase final Ejecución de procesos 4 Grupos de procesos según el PMI.
  5. 5. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.02 Grupo de Procesos del Ciclo de Vida de un Proyecto FASE INICIAL FASES INTERMEDIAS FASE FINAL Projectbase (Modelo del Pre-estudio Planificación Ejecución Cierre libro) PROPS Pre-estudio Planificación Ejecución Finalización Ericsson PPS Preparar Ejecutar Concluir TietoEnator PRINCE2 Controlar una etapa Poner en Oficina de Iniciar un Gestionar las Cierre del marcha el Gestionar la entrega de Gobierno y proyecto etapas frontera proyecto proyecto productos Comercio, GB Main Análisis de Diseño de Construcci Definición Transición Producción Oracle operaciones soluciones ón IKEA Systems Modelo de Idea Plan Realizar Cerrar Proyectos 5 Diferentes aproximaciones al ciclo de vida en empresas
  6. 6. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.02 Grupo de Procesos del Ciclo de Vida de un Proyecto FASE INICIAL FASES INTERMEDIAS FASE FINAL VIPP Estudio de Preparación Realización Terminación V&S viabilidad Estudio IS-GDP Implemen- Pre-estudio de Desarrollo Desarrollo final Industrialización Seguimiento Volvo tación Concepto ProMIT Especificaciones Pre-estudio Ejecución Conclusión Statoil del concepto 3P Inicio Planificación Ejecución CierreInternational Preparativos de Análisis y Implementaci IT Company Pre-estudio inicio del Construcción y test Cierre diseño ón proyectoCompañía de Inicio Proyección Contratación Construcción CierreConstrucción Implantación y Entrega – Concepto / Planificación y ConstrucciónOperador GSM puesta en Lanzamiento Ejecución Viabilidad definición y testeo macha logradosCompañía de Implementació Pre-estudio Análisis Ejecución seguros n Agencia de Análisis y estrategia Concepto y creación Realización Evaluación publicidad 6 Diferentes aproximaciones al ciclo de vida en empresas
  7. 7. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.02 Ciclo de Vida de un Proyecto vs Ciclo de Vida de un Producto Investigación y desarrollo CRECIMIENTO MADUREZ PLANIFICACIÓN INTRODUCCIÓN EN EL MUERTE INVESTIGACIÓN MERCADO INVESTIGACIÓN RETORNO BÁSICA APLICADA INVERSIÓN PUNTO DE EQUILIBRIO CONTEXTUALIZACIÓN PLANIFICACIÓN TESTEO IMPLEMENTACIÓN CIERRE 7 Ciclo de Vida de un Proyecto vs Ciclo de Vida de un Producto
  8. 8. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.02 Grupos de Procesos de un Proyecto Gestión de la instalación de una red de telecomunicaciones PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROLProcesos de Procesos de Procesos de Procesos deiniciación planificación ejecución cierre Ejemplo de Proyecto de una sola fase 8 Grupos de Procesos de un Proyecto
  9. 9. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.03 Grupo de Procesos de un Proyecto vs Fases de un Proyecto Aproximación a la limpieza de un sitio de residuos peligrosos Desmantelamiento Eliminación de residuos / limpieza Paisajismo PROCESOS DE PROCESOS DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL SEGUIMIENTO Y CONTROL SEGUIMIENTO Y CONTROL Ejemplo de Proyecto de tres fases Fase de diseño PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Fase de construcción PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Ejemplo de Proyecto con fases superpuestas 9 Grupo de Procesos de un Proyecto vs Fases de un Proyecto
  10. 10. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.03 Interacción entre los Diferentes Grupos de Procesos Grupo procesos Grupo Grupo Grupo procesos Grupo iniciación procesos procesos seguimiento y control procesos de planificación ejecución cierre Nivel de interacción de procesos Inicio Fin TIEMPO 10 Interacción entre los Diferentes Grupos de Procesos
  11. 11. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.03 Áreas de Conocimiento en un Proyecto Funciones principales Gestión Gestión Gestión Gestión de del del De Costos la Calidad Alcance Tiempo Gestión integrada del proyecto Éxito del proyecto Gestión de Gestión Gestión de Gestión de Comunica- de Adquisi- RR.HH. ciones Riesgos ciones Funciones auxiliares 11 Áreas de Conocimiento en un Proyecto
  12. 12. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.03 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento 12 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento
  13. 13. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.03 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento Inicio Plan Ejecución Vigilancia/Control Cierre • Supervisar/ controlar el trabajo del • Dirigir/administrar la Proyecto • Constitución del proyecto • Plan del Director de Proyecto ejecución del Proyecto • Realizar el control de cambio integral • Cerrar el proyecto • Definir el Alcance • Controlar el Alcance • Recursos estimados de actividades • Duración estimada de actividades • Desarrollar el cronograma • Controlar el cronograma • Estimación de coste • Determinar el presupuesto • Control de costes • Plan de calidad • Realizar la calidad • Realizar control de calidad • Conseguir el equipo de proyecto • Desarrollar el equipo de proyecto • Plan de RR. HH. • Gestionar el equipo de proyecto • Distribuir la información • Gestionar las expectativas de los • Identificar a los interesados • Planificar las comunicaciones interesados • Informar sobre los resultados • Plan de gestión de riesgos • Identificar los riesgos • Realizar un A. Riesgos cuantitativo • Realizar un A. Riesgos cualitativo • Plan de respuesta de riesgos • Controlar y vigilar los riesgos • Plan de adquisiciones • Llevar a cabo las adquisiciones • Administrar las adquisiciones • Cerrar las adquisiciones 13 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento
  14. 14. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión AREASPROCESOS Integración Alcance Tiempo Costos Calidad RR.HH. Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Acta de constitución Identificar a lasINICIACIÓN del Proyecto Stakeholders Desarrollar Desarrollar el Plan Planificar la Recopilar Definir las Estimar Planificar el plan de Planificar las Planificar las para la gerencia del gestión de requisitos actividades los costos la calidad recursos comunicaciones adquisiciones Proyecto los riesgos humanos Determina Secuenciar Definir el r el Identificar las alcance presupues los riesgos actividades to Realizar el Estimar los análisis Crear la recursos de cualitativo EDT lasPLANIFICACIÓN de los actividades riesgos Realizar el Estimar la análisis duración de cuantitativo las de los actividades riesgos Planificar Desarrollar las el respuestas cronograma a los riesgos 14 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento
  15. 15. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento AREAS Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión Gestión GestiónPROCESOS Alcance Tiempo Costos Calidad RR.HH. Comunicaciones Riesgos Adquisiciones Integración Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Realizar el Dirigir y gestionar la Adquirir el asegurami Distribuir la Ejecutar las ejecución del equipo del ento de la información adquisiciones proyecto proyecto calidad Desarrollar Gestionar lasEJECUCIÓN el equipo expectativas de proyecto Dirigir el equipo de proyecto Monitorear y Realizar Monitorear Verificar el Controlar el Controlar Informar el Administrar las controlar el trabajo control de y controlar alcance cronograma los costos desempeño adquisiciones del Proyecto calidad los riesgosCONTROL Realizar el control Controlar integrado de el alcance cambios Cerrar la fase o el Cerrar lasCIERRE proyecto adquisiciones 15 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento
  16. 16. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.03 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento 16 Correspondencia entre Grupo de Procesos y Áreas de Conocimiento
  17. 17. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto03.03 Grupos de Procesos de Iniciación Grupo de Procesos Área de Conocimiento Proceso Indica el área de conocimientoINTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 17 Guía de Colores y correspondencias
  18. 18. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Grupos de Procesos de Iniciación Todas las ideas, incluso las sagradas, debenI adaptarse a nuevas realidades.N Salman Rushdie (1947-?) Escritor anglo-hindú.ICIACI Desgraciados los hombres que tienenÓ todas las ideas claras.N Louis Pasteur (1822-1895) Químico y microbiólogo francés. INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 18 Grupos de Procesos de Iniciación
  19. 19. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Acta de Constitución de Proyecto Elementos del Acta de Constitución del Proyecto Describe el objetivo clave del proyecto. Igual que en la declaración de la misión de la empresa, la declaración de la misión Misión del proyecto o declaración deI las metas del proyecto debe ser una descripción concisa y centrada. También debe ser duradero, capaz de sobrevivir a todo el proyecto sin necesidad de cambiar.N Objetivos de negocio Una lista de metas que la organización quiere del proyecto. Estas pueden incluir elementos tales como la cuota de mercado, retorno sobre la inversión y el desarrollo tecnológico.I Entregables Describe brevemente los principales resultados y las características importantes de la dirección senior y el éxito del proyectoC Ámbito de aplicación: inclusiones y Enumera las actividades o metas incluidos y excluidos en el proyecto. El propósito de las exclusiones es evitar que los clientes exclusiones y otras partes interesadas asuman que están consiguiendo algo que no lo están.I El director de proyecto y el nivel de Identifica al director del proyecto y lo que a él/ella se le permite hacer. Esto puede incluir la contratación de personal,A autoridad consultores o proveedores, la realización de formación o autorizar gastos.C Recursos de la organización Proporciona estimaciones de recursos de alto nivel requeridos por los distintos departamentosI Aproximación Adopta un enfoque a nivel de organización a la consecución del proyecto. Si se tienen procedimientos estándares, metodologías, o plantillas, se pueden enumerar aquí.Ó Riesgos, suposiciones, y otras Muestra una lista de los principales riesgos y supuestos relacionados con el proyecto. Usando el sencillo modelo de riesgo /N cuestiones recompensa , se pueden comparar estos objetivos de negocio para determinar la conveniencia o no de emprender el proyecto. Usar adecuados expertos en la materia y la ayuda de un director de proyecto cualificado para proporcionar estimaciones Estimaciones iniciales iniciales para el tiempo y coste. Las primeras estimaciones podrían incluir un amplio rango de valores (como un 1 millón + - 30%) INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 19 Elementos del Acta de Constitución del Proyecto
  20. 20. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Acta de Constitución de ProyectoI Medio-ambiental PolíticoNI DistribuidoresC Clientes ContratistasI Legal El Económico Usuarios PROYECTOA finales CompañíaC Público ProveedoresI CompetenciasÓN Tecnológico Socio-cultural INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 20 El entorno del proyecto
  21. 21. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Acta de Constitución de ProyectoI Límites del proyectoNI PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Procesos de UsusarC planificación Entregables ios del proyectoI Iniciador finales delA proyecto Inputs del Procesos de Procesos / Patroci- Proyecto Inicio de CierreC nador ActivosI Registros de los del proyecto proces Procesos deÓ os ejecuciónN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 21 Límites del proyecto
  22. 22. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Acta de Constitución de Proyecto Formulario Propuesta de Proyecto Clasificación del Proyecto Estratégico Infraestructura X De cumplimientoI ¿Qué problema va a resolver el Proyecto? Aumentar la satisfacción del usuario a través de los kioscos y de la página web, para autobús, tranvía y tren rápido.N Mejorar la seguridad del conductor y los viajeros. Hiperenlace: AVL.tri-met.org ¿Cómo se alinea este Proyecto con la estrategia de la Organización?IC ¿Cuáles son los entregables principales del Proyecto?I ¿Cuál es el impacto de no realizar este Proyecto?AC ¿Cuáles son los tres principales riesgos para este Proyecto?I ¿Cómo mediremos el éxito?Ó Sí No ¿Este Proyecto requiere recursos internos? Sí No ¿ Es viable?N ¿Cuál es el coste estimado del Proyecto? 10 millones $ ¿Cuánto tiempo durará el Proyecto? 22 Semanas Supervisión de la acción: Aceptar Rechazar Firma XXXXXX Fecha: 7 de Oct de 2xxx INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 22 Modelo de Acta de Constitución
  23. 23. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Identificar a los interesados Otras Alta Patrocinadores Usuarios OrganizacionesI Dirección del ProyectoNICI Directores de Project DirectoresA Proyecto Manager FuncionalesCIÓN Agencias Soporte Gubernamentales Administrativo Contratistas INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 23 Ecosistema de Interesados
  24. 24. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Identificar a los interesadosI Alto Mantener satisfacción Dirigir de cercaN ● Grupo de prioridad moderada. ● Prioridad alta para el directorI ● Necesidad de mantener a este de proyecto. grupo suficientemente ● Dirección a través de laC involucrado. participación activa.I PoderA Únicamente supervisar Mantenerse informadoC ● Prioridad baja para el director ● Grupo de prioridad moderada.I de proyecto. ● El objetivo es mantener su ● No sobrecargar al grupo con interés y aprovecharlos cuandoÓ comunicaciones. sea necesario para el proyecto. BajoN Bajo Interés Alto INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 24 Mapa de Poder / Interés de las partes interesadas (Stakeholders).
  25. 25. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Identificar a los interesados Mantener satisfechos 6.0 Actores claveI 5.0N Asociaciones y Gobierno OrganizacionesI Directores 4.0C Prensa y Consejo de administración medios SociosI 0.0 1.0 2.0 estratégicos 4.0 Autoridades públicas 5.0 6.0A EmpleadosC Comunidades localesI ProveedorÓN 1.0 Usuarios Mínimo esfuerzo 0.0 Mantener informados INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 25 Mapa de Poder / Interés de las partes interesadas (Stakeholders).
  26. 26. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Identificar a los interesados Organización del proyecto Cliente RepresentanteI Grupo de cliente Nombre de clienteN … …ICI Interesados en el proyectoA Interesados Intereses de los interesadosC CEO Sintonía con la visión de la empresa Interventor Sintonía con el presupuesto de la empresaI Oficina de la salud y seguridad Sintonía con las normas de salud y seguridadÓ Cuerpo de gobierno Cumplimiento de la legislaciónN Cuerpo de industria Cumplimiento de los códigos de buenas prácticas ,,, ,,, INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 26 Tablas Modelo de Interesados y Organización del Proyecto
  27. 27. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Grupos de Procesos de PlanificaciónP "A menudo, quienes vacilan en hacer planes es porqueL dudan también en su capacidad de cumplir"A - Michael Levine (1954-?), publicista norteamericanoNIF "Los planes son solamente buenas intenciones a menos queI degeneren inmediatamente en trabajo duro"C Peter Druker (1909-2005), abogado y padre del “management”ACI Un plan no es nada, pero la planificación lo es todo”.Ó Dwight D. Eisenhower (1890-1969) Ex presidente de EEUUN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 27 Grupos de Procesos de Planificación
  28. 28. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Plan para la Dirección del ProyectoPL DelegaciónA de autoridad al director deN ProyectoI Mediación ejecutivaFI Falta de entendimiento de cómo debe ser la Dirección de ProyectoCA Falta de entrenamiento para comunicar / habilidades interpersonalesCIÓN Muchos de los problemas aparecen tarde en el proyecto y suponen un mayor coste de corrección a medida que aumentan los riesgos. INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 28 El efecto iceberg en la planificación de proyectos
  29. 29. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Documento de definición del proyectoP DesarrollarL EDTA EDT EDTN Determinar Secuenciar los necesidades de trabajosI los recursos Requisitos de los recursos Diagrama de redF iniciales de la EDT Estimar los Estimación del tiempo ElaborarI paquetes de trabajo calendarioC Requisitos de los recursos Calendario inicial Requisitos de los RecursosA recursos, estimación Adquirir recursos reales Finalizar calendario de tiempoC Estimación de costo,I Elaborar presupuesto inicial Finalizar Calendario aprobado presupuesto presupuestoÓ Calendario aprobado,N presupuesto aprobado Plan de Proyecto INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 29 Proceso para la obtención del Plan de Proyecto
  30. 30. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Plan para la Dirección del ProyectoP MínimaL PlanificaciónA Invertir enN PlanificaciónIFI RecursosCACIÓN Inicio del Tiempo Finalización del Finalización del proyecto proyecto proyecto INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 30 Utilización de los Recursos en función de la inversión en planificación
  31. 31. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Plan para la Dirección del ProyectoPLANIFI Daños MalaC PlanificaciónA BuenaC PlanificaciónIÓN Tiempo INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 31 Curva de daños del ciclo de vida de la dirección de Proyectos
  32. 32. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Desarrollar el Plan para la Dirección del ProyectoPLANIF OccidentalI Actividad deC la IngenieríaACI JaponesaÓN Concepción Lanzamiento del INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS producto RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 32 Planificación Japonesa vd Planificación Occidental
  33. 33. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Recopilar RequisitosPLAN DeseosI DeseosF DeseosIC DeseosACI RestriccionesÓN REQUISITOS INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 33 El filtrado de requisitos
  34. 34. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Recopilar RequisitosPLANI Cómo se ve desde el Cómo se ve desde laF Marketing. Ingeniería. Como lo Lo que detalla el plan Lo que se negoció describió el de proyecto con el cliente.I clienteCACIÓ Lo que produce la Lo que desea el Cómo lo diseñaron Lo que el Cómo se construyó. Producción. Usuario. los ingenieros. usuario quería.N INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 34 El teléfono escacharrado
  35. 35. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Recopilar RequisitosPL Necesitaría saber sus Lo primero, ¿qué es Me refiero a qué Quiero que me diseñeA requisitos antes de empezar lo que quiere un software pretende realizar con el a diseñar el software realizar? softwareNIFIC No quiero saber lo que Se lo trata de explicar… ¿Puede diseñarlo para puedo realizar hasta que ¡cabezota! El software hará que él le diga lo que yoA me cuente lo que el lo que yo le diga que quiero? software puede hacer haga!!!CIÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 35 Lo requisitos según Dilbert
  36. 36. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Recopilar RequisitosP Fue una lección dolorosa, pero era el sueño de unL ingeniero ... Me lo pasé muy bien, pero, al final aprendí una gran lección en la planificación delA negocio. Es necesario reducir al mínimo los riesgos. TodosN tenemos que pensar en términos de negocio, no de ingeniería.I Roger TaurFIC Dirección deA En algunas empresas como la aeroespacial y Proyectos las comunicaciones, la gestión de proyectos es Gestión deC el alma de la empresa y la ingeniería es el requisitosI corazón de la gestión de proyectos. IngenieríaÓN Gestión de requisitos: Definición de intersección. INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 36 Los requisitos en términos de negocio
  37. 37. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Recopilar RequisitosPL Cambios en los requisitos en el mundo realA Requisitos NuevosN Requisitos ModificadosI EntregaF Hay que estar preparado final para para aceptar PeticiónI cambios en el entorno. inicial Requisitos InicialesCA Requisitos AnuladosC Cambios en el entornoIÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 37 Entorno de cambio de los requisitos.
  38. 38. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Recopilar RequisitosP Matriz de rastreabilidad objetivos/ requisitos Esta sección debe contener una matriz objetivo-requisito, de forma que paraL cada objetivo se pueda conocer con qué requisitos está asociado:A OBJ-01 OBJ-02 … OBJ-nN RI-01 ● ●I RI-02 ●F …I RF-01 ●C RF-02 ● ●A …CI RNF-01 ●Ó RNF-02 ●N … INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 38 Matriz de rastreabilidad del Documento de Requisitos del Sistema.
  39. 39. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Definir el AlcancePL Dentro delA [Alcance]N Necesito un nuevo producto bancario paraI clientes de alto valor neto.FICACI Fuera del Alcance claro, físico Alcance abstractoÓ [Alcance]N INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 39 Definición de Alcance
  40. 40. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Definir el AlcancePLANIFICACI AlcanceÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 40 La triple restricción vs La triple restricción ampliada
  41. 41. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Definir el AlcanceP • Concretos (Specific): Se ha de buscar la mayor concreción posible. • ¿Es la meta suficientemente detallada de manera que otra persona sepa qué vas a hacer y cómo?L SA • Medible (Measurable): Lo que no se puede medir, simplemente no existe. Se ha de establecer siempreN objetivos cuantitativos (que puedan reflejar cualidad). M • ¿Hay una forma clara de medir el éxito? ¿Cómo sabrás cuándo has alcanzado tus metas?IF • Alcanzable (Attainable): Los objetivos tienen que conseguir sacar lo mejor de nosotros. Tiene que ser un reto, ambicioso y posible. Hay que prever la posibilidad de reajustar los objetivos si hay un cambio en el entorno.I A • ¿Hay una serie clara de pasos a seguir para alcanzar tus metas?CA • Realista (Realistic): Hay que buscar siempre enmarcar los objetivos dentro de la ética, los valores de uno mismo y el entorno. Así como analizar cómo pueden afectar a terceras personas.C R • ¿Es posible alcanzar esta meta considerando los recursos disponibles?I • Tiempo (Timely): Hay que ser claros con la dimensión temporal de cada objetivo, así como elaborar una líneaÓ del tiempo donde vayan marcados los distintos hitos o etapas para llegar al objetivo.N T • ¿Cuándo se logrará la meta? INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 41 Objetivos SMART
  42. 42. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Definir el AlcanceP METASL INTENCIÓN ESPECÍFICO CUANTIFICABLE REALIZABLE RELEVANTE BASE DE TIEMPOA ¿Quién? ¿Qué? ¿Es importante lo ¿Cuánto o cuántos?N ¿Qué es lo que que quieres lograr ¿Por qué? ¿Con qué ¿Alcanzable? ¿Para cuándo? quieres lograr? en últimaI ¿Dónde? frecuencia? instancia?F ¿Cuándo? Susan.I Ejercicio durante los Ejercicio 3 veces porC próximos dos meses para semana durante una bajar de peso porque los hora, dos veces en elA Perder peso exámenes médicos gimnasio y una vez Si Si 2 meses muestran que tengo excesoC de peso. en casa. Perder 5 kilos en dos meses. Ejercicio en gimnasio y enI casaÓ Comer tres comidas Comer una dieta saludable. saludables al día.N Perder peso En casa y en la oficina. Nada de bocadillos Si Si 2 meses entre comidas. INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 42 Ejemplo de Definición de Alcance
  43. 43. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Definir el AlcancePLA Elementos mínimos en alcance del ProyectoN 1. Objetivo del ProyectoI 2. EntregablesF 3. HitosI 4. Requisitos TécnicosCA 5. Límites y ExclusionesC 6. Comentarios del ClienteIÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 43 Aspectos mínimos que debe contener la definición de Alcance
  44. 44. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)PLAN Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel «n»IFICAC Proyecto Componentes Componentes Paquetes de trabajoIÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 44 Desarrollo de una Estructura de Desglose de Trabajo
  45. 45. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)P NIVELES DE LA EDT •1ProgramaL NIVEL DESCRIPCIÓNA 1 Programa total •2 ProyectoN Niveles directivos 2 ProyectoI 3 TareaF •3 Tarea 4 Sub-tareaI Niveles técnicos 5 Paquetes de trabajoC •4 Sub-tarea 6 Nivel de esfuerzoAC •5 Paquete de trabajoIÓ •6 Nivel de esfuerzo o actividadN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 45 Niveles de la EDT
  46. 46. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)P NIVELES:L Diseño de un ProgramaA automóvilNI Proyecto Frenos Motor Estructura InteriorFIC Química Método Nivel Flujo Ciclo de vida OrganizaciónA Tarea Programa Programa Programa ProgramaC Mecánica Proyecto Sistema Ciclo de vida División Tarea Sub-sistema Sistema DepartamentoI Sub-tarea Personas Sub-sistema SecciónÓ Paquete de trabajo Personas Personas Personas Nivel de esfuerzo Personas Personas Personas ElectricidadN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 46 Niveles de la EDT
  47. 47. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Crear la EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)P Ejemplo de una EDT para la construcción de una casaL 1. Preparación 1.1 Distribución 4.2 GasA 1.2 Graduación 4.2.1 Trabajar duro 1.3 Albañilería 4.2.2 Hacer inspección del edificioN 2. Fundamentación 4.2.3 Finalizar el trabajo 2.1 Levantar estructuras 4.3 AguaI 2.2 Cimentar 4.3.1 Trabajar duro 2.3 Tirar estructuras 4.3.2 Hacer inspección del edificioF 3. Enmarcado 4.3.3 Finalizar el trabajo 3.1 Vigas 5. ParedesI 3.1.1 Instalación de las vigas del primer piso 5.1 Poner placas de yeso 5.2 Sellado 3.1.2 Instalación de las vigas del segundo pisoC 3.2 Subsuelo 3.2.1 Instalación subsuelo primer piso 6. Finalizar techos 6.1 Poner Revestimientos 6.2 Colocar las tejasA 3.2.2 Instalación subsuelo segundo piso 3.3 Montante de la pared 7. Terminar el trabajo 3.3.1 Levantar el montante de la pared del primer piso 7.1 Instalar Módulos de almacén.C 3.3.2 Levantar el montante de la pared del segundo piso 7.2 Instalar aparatos 3.4 Enmarcar el techo 7.3 Instalar HornoI 4. Herramientas 7.4 Poner la Alfombra 4.1 Electricidad 7.5 Pintar paredes y molduraÓ 4.1.1 Trabajar duro 7.6 Colgar el papel 4.1.2 Hacer inspección del edificio 7.7 Colocar azulejosN 4.1.3 Finalizar el trabajo 8. Exteriores y Decoración INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 47 EDT para realizar una casa:
  48. 48. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Definir las Actividades ACTIVIDADES DEL PROYECTOP Fase Actividad Descripción SecuenciaL Producir un documentoA Desarrollar un plan de que describe los procesos de garantía de calidad y Después de que el plan del proyecto, pero antes Plan del proyecto calidad de control de calidad y de la formulación de losN revisar las actividades que contratos con proveedores se realizaránI … … … …F … … … …IC TAREAS DEL PROYECTO Fase Actividad Tarea SecuenciaA 1ºC • Identificar los objetivos de calidad. Desarrollar un plan de 2º Plan del proyecto Identificar las técnicasI calidad • de control de calidad. • Documentar los planesÓ de calidad. 3ºN … … … … … … … … INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 48 Tablas Modelo para definición de actividades y tareas del proyecto
  49. 49. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Definir las ActividadesP ESFUERZO DEL PROYECTOL Tarea EsfuerzoA Identificar los objetivos de calidad. Nº DíasN Identificar las técnicas de control de calidad. Documentar los planes de calidad. Nº Días Nº DíasI … …F … …ICA Hito Fecha DescripciónC Título del hito xx/yy/zz Explicar por qué la fecha del hito es fundamental para el proyectoI … … …Ó … … …N INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 49 Introducción a la Dirección y Gestión de Proyectos
  50. 50. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Secuenciar las ActividadesP ACTIVIDAD: Una tarea o conjunto de tareas que requiere el proyecto. Las actividades emplean recursos y tiempo.L EVENTO: Un estado identificable resultante de la realización de una o más actividades.AN HITOS: Eventos identificables y notables que marcan un progreso significativo en el proyecto.I DIAGRAMA DE RED:F Diagrama de nodos (que representan las actividades o eventos) conectados por arcos direccionales (pueden representar las actividades o simplemente mostrar la dependencia tecnológica) que define el proyecto y se ilustran las relaciones tecnológicasI de todas las actividades. Los diagramas de red se generalmente se dibujan con un nodo de inicio de la izquierda y un nodo final a la derecha. Los arcos siempre se dibujan con una punta de flecha para mostrar la dirección de precedencia, es decir, desdeC sus predecesores hasta sus sucesores.A CAMINO: Una serie de actividades relacionadas (o eventos intermedios) entre dos eventos cualquiera de un diagrama de red.C CAMINO CRÍTICO:I Conjunto de actividades de un camino, desde el evento de inicio del proyecto hasta su evento final el cual, si se retrasa, se retrasa la fecha de finalización del proyecto.Ó TIEMPO CRÍTICO:N El tiempo requerido para completar todas las actividades del camino crítico. INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 50 Elementos Fundamentales en la secuenciación de actividades
  51. 51. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Secuenciar las ActividadesPLA Tarea PredecesoraN A - aI B -F C a Inicio D bI b E bC F c,dA G e Fase 1 de un ejemplo de diagrama de red AONC (ACTIVITY ON NODE).IÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 51 Ejemplo de Construcción de un Diagrama de Red
  52. 52. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Secuenciar las ActividadesPL a cA Inicio dN bI eFI Fase 2 de un ejemplo de diagrama de red AON.C a c cA Inicio d FinalC b e cIÓN Ejemplo de diagrama de red AON completo. INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 52 Ejemplo de Construcción de un Diagrama de Red
  53. 53. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Secuenciar las ActividadesPLAN c c a 1 a 1 3 a 1 3I f Inicio Inicio InicioF d 4 d Final b 2 gI b 2 b 2 4 eC e 5A Fase 1 de un ejemplo de Fase 2 de un ejemplo de diagrama Ejemplo de diagramaC diagrama de red AOA. de red AOA. de red AOA completo. (Activity on Arrow)IÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 53 Ejemplo de Construcción de un Diagrama de Red
  54. 54. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar los Recursos de las ActividadesPLANIFICACI Recursos RecursosÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 54 El problema del calendario de recursos.
  55. 55. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar los Recursos de las ActividadesPLANIFI Uso deC RecursosACIÓN Inicio Planificación Ejecución Cierre Grupo de Procesos INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 55 Relación entre las fases y los recursos del proyecto
  56. 56. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar los Recursos de las Actividades Nos encontramos cada vez más con clientes que desarrollan matrices de inventario de habilidades delP personal y matrices de inventario de necesidades de las actividades. La asignación se puede basar en características de las actividades como el riesgo, el valor comercial, la criticidad o el desarrollo deL habilidades.A Este proceso incluye la recopilación de datos para dos inventarios:N • Un inventario de la demanda de habilidades necesarias para realizar las tareas asociadas aI actividades específicas. Esto se representa como una matriz cuyas filas son las actividades y cuyas columnas son las habilidades. Ambas muestran las necesidades actuales y a largo plazo.FI • Un inventario de las habilidades actuales del personal. Esto se representa como una matriz cuyas filas se identifican con el personal y cuyas columnas son las habilidades.CA Habilidades Habilidades ActividadesCI Actividades + Personal = PersonalÓ Inventario de Inventario de Inventario deN Necesidades Habilidades Personal INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 56 Matrices de habilidades
  57. 57. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar los Recursos de las Actividades Bill Mary Sue EdP Competencia Interés Competencia Interés Competencia Interés Competencia InterésL Redacción Técnica (0,0) 0 (0,0) 0 (3,2) 1 (0,0) 1A Investigación jurídica (0,0) 1 (0,0) 1 (0,0) 0 (3,3) 0N Diseño gráfico (3,3) 1 (0,0) 0 (0,0) 1 (3,3) 1I Diseño de (1,0) 0 (0,0) 0 (0,0) 0 (0,0) 1F cuestionarioI En este cuadro se muestran las habilidades, conocimientos e intereses de las personas en una matriz de competenciasC Habilidades y Conocimientos Nivel (X) Aplicación de Habilidades / Conocimientos (Y) InterésA 0 = No tiene ningún interés en la 0 = Sin capacidad aplicación de esta habilidad oC conocimiento 1 = Está interesado en la aplicación deI 1 = Nivel básico de capacidad 1 = Debe trabajar bajo supervisión. esta habilidad o conocimientoÓ 2 = Nivel medio de capacidad 2 = Puede trabajar independientemente con una pequeña o indirecta supervisión.N 3 = Puede dirigir a otros aplicando sus 3 = Nivel avanzado de capacidad habilidades o conocimientos. INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 57 Matrices de habilidades
  58. 58. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar los Recursos de las ActividadesP Desarrollo de laL aplicaciónAN Diseño Programa TestIF Analista de Programador Diseñador del negocios asociado testIC Supervisor del Arquitecto de BD ProgramadorA testC Analista de ProgramadorI sistemas senior Técnico del testÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 58 Ejemplo de una Estructura de Desglose de Recursos.
  59. 59. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar los Recursos de las Actividades Recursos del proyectoP Tarea RecursoL Identificar los objetivos de calidad. nombre Identificar las técnicas de control de calidad. nombreA Documentar los planes de calidad. nombre … …N Lista de EquiposI Fecha Elemento Nº Propósito Especificaciones Fecha fin comienzoFI Laptop 1 Para permitir que el director de proyecto pueda planificar, Alta velocidad de procesador y pantalla xx/yy/zz xx/yy/zz supervisar y controlar el proyecto, anchaC tanto dentro como fuera del sitioA … … … … … …CI Lista de Materiales Fecha Elemento Componentes Cantidad Fecha finÓ Comienzo Tinta de impresoraN Consumibles informáticos 1 Papel de impresora CDs para backups Xx/yy/zz xx/yy/zz … … … … … INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 59 Tablas Modelo para recursos del proyecto
  60. 60. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar los Recursos de las ActividadesPLA CALENDARIO DE RECURSOSN Recurso Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sept. Oct Nov Dic TotalI Mano de obra Cantidad • Director deF Proyecto • …I EquipamientoC • Ordenador • …A Materiales • Cartuchos deC tinta • …I TOTALÓN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 60 Modelo de Calendario de Recursos
  61. 61. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar la Duración de las ActividadesPL La técnica DelphiANI Tercer pasoFIC Segundo pasoACIÓ Primer pasoN INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 61 Estimación de Actividades por el Método Delphi
  62. 62. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar la Duración de las ActividadesP Fórmulas de estimación ponderadas Si la actividad es bastante conocida y tiene poco riesgo, una sola estimación podría serL suficiente. Sin embargo, si la actividad es menos conocida, o el riesgo es mayor, es posible queA se deseen obtener tres estimaciones: una estimación más probable (lo que se espera que suceda), una estimación optimista (si todo va muy bien), y un estimación pesimista (si las cosasN van mal). A continuación, se pueden combinar las tres estimaciones para calcular la duración media esperada o el coste de la actividad, utilizando la siguiente fórmula, basada en principiosI estadísticos:FI Tiempo estimado = ଺C Esta fórmula calcula el PERT (en inglés, evaluación de programas y técnica de revisión)A promedio ponderado, llamado a veces tiempo esperado.CIÓ La distribución estadística de todos los tiempos posibles para una actividad.N ࢇ ࢓ ࢀࡱ ࢈ INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 62 Fórmulas de Estimación Ponderada
  63. 63. Grupos de procesos y áreas de conocimiento de un proyecto 03.03 Estimar la Duración de las ActividadesP El MSP se refiere al " tiempo normal o "más probable como el "tiempo previsto". Después que uno ha introducido los tiempos optimistas, pesimistas, y «realista" del MSP, se calculará la "duración" que es ࢀࡱ en nuestra notación.L En la mayoría de trabajos sobre dirección de proyectos ࢀࡱ se denota como el tiempo supuesto o el tiempo promedio.AN Ejemplo de conjunto de actividades de proyecto con duración indeterminadaI Opt. Norm. Pes.F Actividad Pred. a m b ࢀࡱ ࢂࢇ࢘. ሺࢇ ൅ ૝࢓ ൅ ࢈ሻ ⁄૟ ሺሺ࢈ െ ࢇ ⁄૟ሻ ૛I A - 8 10 16 10 4/6 1,78C B a 11 12 14 12 1/6 0,25A C b 7 12 19 12 2/6 4,00C D b 6 6 6 6 0,00I E b 10 14 20 14 2/6 2,78 F C, d 6 10 10 9 2/6 0,44Ó G d 5 10 17 10 2/6 4,00N H e, g 4 8 11 7 5/6 1,36 INTEGRACIÓN COMUNICACIONES ADQUISICIONES RIESGOS COSTOS RR.HH. ALCANCE TIEMPO CALIDAD 63 Fórmulas de Estimación Ponderada

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