Toplantı Yönetimi

TOPLANTI YÖNETİMİ

Toplantı; İş ya da meslek konusunda görüşmek üzere, iki ya da daha fazla sayıda bireyin bir araya gelmesidir.

Neden Etkin Toplantı?

İyi bir iletişim aracı olarak.

Sorun çözme aracı olarak.

Ekip çalışması sağlama.

Örgütsel öğrenme ve yönetime katılım.

İşten doyum aracı olarak.

Bilgilendirme Amaçlı

Yönlendirici

Mesleki

Danışma

Değerlendirme

Komisyon

Müzakere

Sorun Çözme

Toplantı Türleri

Başkan Toplantıyı; başlatan, yapılandıran, yönetendir.

Toplantı İçin Gerekçe

Kuruluş toplantısız işleyemez

Çeşitli bölümler iletişim kuramaz

Ortak sorunlar çözülemez

Toplantı Hazırlığı

Toplantının Amacı

Gündem

Duyuru

Tarih

Saat

Yer

Konu

Katılımcılar

Toplantı Yerinin Nitelikleri

Yeterli kapasite

Aydınlatma

Isı

Sessizlik

Donanım

Toplantının Yürütülmesi

Zamanında başlayın...

Açık, yalın ve anlaşılır olun...

Aydınlatıcı, otoriter ve esprili olun...

Tarafsız olun...

Bir maddeyi sonuca bağlamadan bir diğerine geçmeyin...

Ne kadar zaman kaldığını katılımcılara hatırlatın...

Her maddenin amacını netleştirin...

İdeal toplantı süresi 45 dakika İdeal toplantı katılımcı sayısı 7 kişi

Özetleme

Maddeler arasında özetleme

Maddelerin sonunda özetleme

Toplantının sonunda özetleme

Yapılacaklara Yönelik Kararlar Alırken...

Muhtemel masraflar

Mevcut kaynaklar

Yapılacaklara Yönelik Kararlar Alırken... Neye karar verildiğini ve bir sonraki aşamayı özetleyin.

Yapılacaklara Yönelik Kararlar Alırken... Yapılacak olan şeyleri, kimler tarafından ve ne zaman yapılacağını ilan edin.

Yapılacaklara Yönelik Kararlar Alırken... Katılımcıların kararlılıklarını test edin.

Yapılacaklara Yönelik Kararlar Alırken... Mümkünse bir sonraki toplantının tarih ve saatini belirleyin.

Katılımcı Tipleri Dobra Konuşanlar

Katılımcı Tipleri Hatipler

Katılımcı Tipleri Tartışma Taraftarları

Katılımcı Tipleri Yokediciler

Katılımcı Tipleri Uykucular

Sorunlu İnsanlar ve Onlarla Başa Çıkma Yolları

Bulldog Saldırgan, katı, kavgaya meyilli, gol atma derdinde, uyarmadan saldırıya geçebilir.

Kemirmeleri için bir kemik verin.

Söyledikleri ile söyleme şeklini birbirinden ayırın.

Soğukkanlı davranın.

At Herşeyi kitabına göre yaparlar. Zekidir ama her zaman tökezleyebilir.

Yapmaları için bir şeyler verin.

Yeniden tekrarlayarak ve özetleyerek görüşlerinden faydalanın.

Tilki Üç kağıtcı, toplantının altını oyar. Çok fazla dedikodu yapar. Potansiyel sabotajcı.

Görüşlerini açık seçik ortaya koyması için onları zorlayın.

Gizli gündemlerini ortaya çıkarın.

Bulldogları üzerlerine salın.

Maymun Çok bilmiş, her konuda uzman. Çaktırmadan dedikodu yapar. Daldan dala atlar. Herşeye gönüllü olarak balıklama dalar.

Prosedürü kontrol edin.

Kapalı sorular sorun.

Yapmaları için onlara zor bir görev verin.

Kirpi Dikenli, devamlı mızmızlanır, herkesi küçümser, muhtemelen birkaç kez ezilmiştir. Şüpheci, yardımı sevmez, işleri karıştırma eğilimi vardır.

Onları gıdıklayın.

Uzmanlık alanlarına saygı gösterin.

Yardım etmelerini isteyin.

Sorumluluk vererek onlara belli bir statü kazandırın.

Ceylan Korkak ve içine kapanık, genç olabilirler. Kaçmaya yatkın, sessiz bir savaşçı. Kendi ayakları üzerinde durmaktan yoksun.

Sorulabilecekleri, direkt sorular halinde yöneltin.

Onları övün ve cesaretlendirin.

Kurbağa Geveze, yanlış bilgilendirilmiştir. Düşünmeden konuşur. Her yere burnunu sokar Tilkinin kurbanıdır.

Gündemden uzaklaşmalarına izin vermeyin.

Gaflarını görmemezlikten gelin.

Zamana riayet etmelerini isteyin.

Su Aygırı Debelenir, zamanın çoğunda uykuludur. Belirsizlikleri sever. Hemen hemen her şeyde hemfikirdir. En sevdiği söz “niçin ben?” dir.

Uyandırmaya çalışın.

Aniden sözü onlara verin.

Onları zorlayın.

Zürafa Çok kolay dikkati dağılır. Devamlı hayal kurar. Oldukça duygusaldır. Başarısız olmamak için her şeyi yapar.

Ayaklarının yere basması için onları cesaretlendirin.

Saygı gösterin.

Açıklarını aramayın.

İletişim İçin

Skype: ozguremreozturk Linked in: ozguremreozturk Friendfeed: ozguremre Twitter: ozguremre Facebook: Özgür Emre Öztürk Blog: www. ozguremre .com Email: ozguremreozturk @gmail.com Sunumu www.slideshare.net / ozguremre adresinde bulabilirsiniz. Teşekkürler...