Librosist2009 2011

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Librosist2009 2011

  1. 1. 1 UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS PROYECTO DE AULA GUÍA DE ESTUDIO: SISTEMATIZACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA DR. OTTO AYALA TRUJILLO, C.P.A., MSc. QUINTO AÑO C1: 2008-2009.
  2. 2. 2 PRESENTACIÓN: El Proyecto de Aula, como estrategia metodológica válida, dentro del proceso de enseñanza aprendizaje universitario. La Pedagogía Problémica, el Constructivismo, el enfoque histórico contextual, la andragogía de Paulo Freire, plenamente armonizan con el Modelo Educativo de Desarrollo Humano, de nuestra alma máter: “como modelo liberador propositivo está al servicio del hombre, de sus pueblos y culturas. Pretende formar seres íntegros, capacitados en las áreas de su especialización científico-tecnológico-técnica; hombres y mujeres críticos, dinámicos actores comprometidos con el cambio social y el progreso de su patria; gestores de procesos de unidad en la diversidad; entes sensibles, solidarios, capaces de producir bienes materiales, de construir sociedades de bienestar,…(Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2008-2012), preceptos éstos dinamizadores de la construcción del conocimiento. La co-responsabilidad de docentes y estudiantes en la búsqueda de generar interaprendizajes significativos, nos ha motivado a presentar esta guía de estudios que servirá de útil fuente de consulta, de esta área de incorporación tecnológica al manejo de las finanzas empresariales, el proceso electrónico de datos y las bases para construir software técnico que ayude a la labor de proporcionar información financiera para la toma inteligente de decisiones. DOCENTE-ESTUDIANTES.
  3. 3. 3 AGRADECIMIENTO A las principales autoridades del alma máter imbabureña: UTN, por su apertura pluralista y su compromiso con el cambio positivo. Al Dr. Antonio Posso Salgado, Rector.
  4. 4. 4 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: PLANIFICADOR/UNIDAD/TIEMPO. NOTEBOOK OF WORK 001 CONTENIDO TIEMPO ASIGNADO FECHA 1. Teoría General de Sistemas 2h 1.1 Sistema 1h 1.2 Subsistemas 1h 1.3 Procedimientos 1h 2. Sistemas Contables 1h 2.1 Sistema Clásico 2h 2.2 Sistema de Comprobantes 2h 2.3 Sistema de Pólizas 2h 2.4 Sistema de Diarios Múltiples 2h 2.5 Sistema Americano 2h 2.6 Sistema Automatizado 4h 3. Ejercicios de Aplicación 4h 4. Evaluación 2h TOTAL 26H Planificado: 100% EJECUTADO: OBSERVACIONES: Planificador/ Unidad /Tiempo: Dr. Otto Ayala Trujillo, CPA, MSc. Inicio: 15 Septiembre 2008. SISTEMATIZACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA UNIDAD 1 5to. C1 Aula: 307
  5. 5. 5 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: CONTABILIDAD FINANCIERA CON ENFOQUE DE SISTEMAS. NOTEBOOK OF WORK 002 CONTABILIDAD FINANCIERA CON ENFOQUE DE SISTEMAS (Teoría General de Sistemas) MEDIO AMBIENTE Información. Transacciones realizadas. Eventos Económicos. Identificables y Cuantificables. PROCESO CONTABLE. Principios de Contabilidad. Reglas particulares. Criterio prudencial. Partida doble. Sistemas de registro. Información Financiera. Estados Financieros. Estado de Resultados. Balance General. Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Modificaciones a las cuentas del capital contable. Notas a los Estados Financieros. RETROALIMENTACIÓN Control Interno ENTRADA O INSUMOS PROCESO DE TRANSFORMACIÓN SALIDAS Go Go
  6. 6. 6 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: CONTEXTO PRIMARIO DE LOS NEGOCIOS (EMPRENDIMIENTOS). NOTEBOOK OF WORK 003 CONTEXTO PRIMARIO DE LOS NEGOCIOS (Emprendimiento) 1. Invierten en el Negocio. 2. Retiran recursos. 3. Prestan Dinero 8. Pagan en Efectivo 5. Proporcionan bienes y servicios 6. Pagan por bienes y servicios 4. Pagan Créditos EMPLEADOS Y PROVEEDORES A C R E E D O R E S 7. Venden productos NEGOCIO EMPRESA EMPRENDIMIENTO PROPIETARIOS C L I E N T E S
  7. 7. 7 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: CARACTERÍSTICAS GENERALES DE UN SISTEMA DE CONTABILIDAD. NOTEBOOK OF WORK 004 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN SISTEMA GLOBAL DE CONTABILIDAD CONTABILIDAD ADMINISTRATIVA (Informes internos) CONTABILIDAD FINANCIERA (Informes externos) Por centros de responsabilidad internos Por informes financieros externos Planificación administrativa (Planes de Utilidades) Control administrativo (Informes de desempeño) Informes Financieros periódicos (PCGA) Informes para Dependencias Gubernamentales (Impuestos) Otros informes financieros
  8. 8. 8 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DIAGNÓSTICO TÉCNICO DE EMPRESAS: ÁRBOL DE PROBLEMAS. NOTEBOOK OF WORK 005 GERENCIA VERTICAL PATERNALISTA MALA ALIMENTACIÓN DE LAS ESPECIES PECUARIAS AUSENCIA DE VALOR AGREGADO EN LOS PRODUCTOS AGRÍCOLAS Y PECUARIOS MALA GESTIÓN EMPRESARIAL: “GRANJA LA……………………” INFLUENCIAS POLÍTICAS ASIGNACIÓN BUROCRÁTICA DE RECURSOS FINANCIEROS VALOR AGREGADO NO INCORPORADO EN ASPECTO TECNOLÓGICO
  9. 9. 9 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DIAGNÓSTICO TÉCNICO DE EMPRESAS: ÁRBOL DE OBJETIVOS. NOTEBOOK OF WORK 006 GERENTE - LÍDER MANEJO SOSTENIDO Y SUSTENTABLE DE LOS MICROPROYECTOS PRODUCTOS CON VALOR AGREGADO INCORPORADO MEJORAR LA GESTIÓN EMPRESARIAL DE LA: “GRANJA LA……………………” TALENTOS HUMANOS CAPACITADOS OPORTUNA ENTREGA DE DINERO PARA LOS MICRO PROYECTOS TRATAMIENTO DE LOS PRODUCTOS PECUARIOS Y AGRÍCOLAS CON VISIÓN AGROINDUSTRIAL
  10. 10. 10 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: MODELOS DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADA. NOTEBOOK OF WORK 007 MEMORIA PRINCIPAL UNIDAD DE CONTROL UNIDAD LÓGICA ARITMÉTICA IN PUT OUT PUT
  11. 11. 11 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: MODELOS DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADA. CÁLCULO DEL PROMEDIO DE DOS NÚMEROS (Diagrama de Flujo) NOTEBOOK OF WORK 008 En cumplimiento a las disposiciones de la Gerencia y las políticas orientadoras de la alta dirección, la entidad económica “Fantasía Cía. Ltda.”, se crea un Fondo de Caja menor por un monto que asciende a USD 150,00 Año 2007: Enero. Se han efectuado los siguientes desembolsos utilizando este fondo:  Transporte del Auxiliar de Servicios USD 15,80  Adquisición de Revistas USD 10,00  Pago de copias xerox USD 8,70  Pago del alquiler de camioneta USD17,00  Compra de periódicos USD 40,00  Pago de adquisición de una caja de alfileres USD 1,50  Compra de cartulinas USD 11,00 Se requiere:  Registro contable por el Método Directo.  Registro contable por el Método Alterno. N1 = PRIMER NÚMERO N2 = SEGUNDO NÚMERO P = PROMEDIO S =SUMA DE LOS NÚMEROS DIAGRAMA DE FLUJO INICIO/START N1 N2 S N1 + N2 P S/2 P FIN/END
  12. 12. 12 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. NOTEBOOK OF WORK 009 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS C O N T E N I D O OBJETIVOS GRUPO - META CAMPO DE APLICACIÓN NORMAS DE CONTEXTUALIZACIÓN DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES DIAGRAMAS FORMAS ENUNCIADO DE MATERIALES EQUIPO QUE SE UTILIZA
  13. 13. 13 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE CLÁSICO. NOTEBOOK OF WORK 010 SISTEMA CLÁSICO (PARTIDA DOBLE) RECIBOS VALES NOTAS CONTABLES INGRESOS EGRESOS OTRAS TRANSACCIONES DIARIO GENERAL (GENERAL JOURNAL) MAYOR GENERAL MAYOR AUXILIAR ESTADOS FINANCIEROS Sistema contable clásico: conjunto de normas, políticas, procedimientos, métodos,..que cumplen el proceso contable (red contable). Volumen de transacciones Tipo de empresa Forma de producir Recursos humanos, técnicos y económicos…
  14. 14. 14 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: COMPONENTES DE UN MICROSISTEMA DE NÓMINA. NOTEBOOK OF WORK 011 COMPONENTES PARA PLANIFICAR UN MICROSISTEMA DE NÓMINA Entidad Económica: “…….S.A.” Produce: tela para mantel tapiz para muebles tela para cortinas Algodón Poliéster Planta 1: 20 telares, operan semanalmente 40 horas Planta 2: 16 telares operan 48 horas Tiene 6 empleados y personal obrero: atienden Departamentos: Administración Ventas Producción Planta 1 Producción Planta 2 Almacén Pagos Semanales: Horas Normales, Horas Extras, Horas en días festivos, Canasta Básica, Cédula IV, Crédito al salario, Cuota al Instituto Mexicano del Seguro Social - IMSS Sistema requiere: 4 hojas electrónicas básicas y dos complementarias: Matriz de Horas Trabajadas Matriz de lecturas de producción Matriz de Precios Matriz de Cálculo (Raya) Tabla de cheques Tabla resumen X Microsoft Excel _ Modelo Nómina NOMBRE HORAS NORMALES EXTRAS FESTIVOS TOTAL
  15. 15. 15 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: SISTEMATIZACIÓN PRÁCTICA – EJERCICIO MODELO: MANUAL DE SISTEMA CONTABLE CLÁSICO. NOTEBOOK OF WORK 012 GUAYAQUILEÑA CIA. ANÓNIMA AÑO 2006 No. CUENTAS SALDOS 01 Clientes 505.050,00 02 Transporte en Compras 13.320,00 03 Gasto de Constitución 22.200,00 04 Arriendos Prepagados 133.200,00 05 Proveedores 1’531.800,00 06 Capital Social ? 07 Transporte en Ventas 19.980,00 08 Comisiones Ganadas 62.160,00 09 Sueldos de Administración 296.370,00 10 Caja 8.880,00 11 Descuento en Compras 271.950,00 12 Gasto de Publicidad 33.300,00 13 IVA Pagado 159.840,00 14 Devolución en Ventas 39.960,00 15 IESS por Pagar 31.080,00 16 Descuento en Ventas 174.270,00 17 Sueldos de Vendedores 94.350,00 18 Mercaderías 2’497.500,00 19 Intereses Ganados 37.740,00 20 Ventas 3’496.500,00 21 IVA Cobrado 304.140,00 22 Documentos por Pagar 310.800,00 23 Seguros Prepagados 66.600,00 24 Bancos 133.200,00 25 Equipo de Computación 44.400,00 26 Equipo de Oficina 22.200,00 27 Muebles y Enseres 33.300,00 28 Gastos Generales 55.500,00 29 Devolución en Compras 66.600,00 30 Vehículo 555.000,00 31 Compras 1’942.500,00 32 Documentos por Cobrar 704.850,00 DATOS PARA AJUSTE:  Se efectuó el inventario físico de la mercadería existente, dando un valor de 1’942.500,00 (al costo).  Está pendiente de cobro: Comisiones por 22.200,00 e Interés por 39.960,00.  Está pendiente de pago: Publicidad por 49.950,00 y Sueldo del Personal Administrativo por 42.180,00; Sueldos del Personal de Ventas por 13.320,00.  Se ha consumido arriendos pagados por adelantado equivalente al 50%, seguros pagados por adelantado equivalente al 50%.  Cuentas incobrables 1% sobre la cuenta clientes y documentos por cobrar.  Depreciaciones y Amortizaciones de acuerdo a lo que estipula la Ley.  Datos adicionales para distribución de utilidades: TRABAJADORES FECHA DE INGRESO CARGAS FAMILIARES Juan Conejo 7 DE JULIO DEL 2006 CASADO 4 HIJOS Cristian Valverde 17 DE JULIO DEL 2006 SOLTERO 2 HIJOS William Chuquín 27 DE JULIO DEL 2006 CASADO 3 HIJOS Leonela Ortiz 17 DE OCTUBRE DEL 2006 SOLTERA SIN HIJOS Rosa Duque 7 DICIEMBRE DEL 2006 SOLTERA SIN HIJOS  SE PIDE:  PREPARAR UNA BALANZA DE COMPROBACIÓN ANTES DE AJUSTES, REGULARIZACIÓN  EFECTUAR LOS ASIENTOS DE REGULARIZACIÓN DE MERCADERÍAS  REGISTRAR LOS AJUSTES PERTINENTES  ASIENTOS DE CIERRE  PREPARAR UNA BALANZA DE COMPROBACIÓN DESPUÉS DE AJUSTES  ELABORAR LA HOJA DE TRABAJO  REALIZAR EL ESTADO DE SITUACIÓN ECONÓMICA O DE RESULTADOS  PREPARAR EL BALANCE GENERAL  ROL DE REPARTO DE UTILIDADES PARA EMPLEADOS Y TRABAJADORES
  16. 16. 16 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: SISTEMATIZACIÓN PRÁCTICA – EJERCICIO MODELO: MANUAL DE SISTEMA CONTABLE CLÁSICO. NOTEBOOK OF WORK 013 EMPRESA COMERCIAL”SUDAMERICANA” AÑO 2007 INICIO DE ACTIVIDADES 01 AGOSTO DESCRIPCIÓN VALORES Cuenta Corriente Banco Pichincha 2.375,00 Inventario de Mercancías (II) 7.087,50 Útiles de Oficina 120,00 Muebles de Oficina 662,50 Equipo de Computación 455,00 Equipo de Oficina 1.200,00 Gastos de Constitución 375,00 Documentos por Pagar (L/C Cía. Italiana) 150,00 Préstamo por Pagar (90 días) 125,00 Capital ? OPERACIONES FINANCIERAS: Agosto 01: Se efectúa un pago a la Cía. Colombiana de 112,50 USD más IVA, por arriendo de local, por tres meses a razón de canon mensual de 37,50 USD. C/E No. 01, Cheque No. 2020. Agosto 02: Se realiza una venta de Mercancías a la Empresa “Perú” por 2.125,00 al contado, con el 5% de descuento más IVA. Factura No. 0100, C/I No. 1010. Agosto 04: Se efectúa depósito en Cta. Cte., el efectivo recaudado en la venta del 02 de agosto, C/D No. 1000. Agosto 07: Se adquiere Mercancías a Mercantil Venezuela por 900,00 USD más IVA; 50% al contado con el 10% de descuento, se paga con cheque No. 2030 y la diferencia a crédito personal. Factura No. 2000, C/E No. 02. Agosto 10: De la adquisición anterior se devuelve mercancías por 150 USD, valor que se aplica en cuenta. Agosto 15: Se realiza venta de Mercancías a la Empresa “Riobambeñita” por 875,00 USD más IVA; 50% al contado, con el 5% de descuento, la diferencia a crédito personal C/I No. 1020. Factura No. 0200. Agosto 16: Se efectúa depósito en el Banco por 450,00 USD C/D No. 1000-1. Agosto 18: De la venta en agosto 15, según Factura No. 5000, nos devuelven Mercancías por 125,00 USD que se aplica en cuenta.
  17. 17. 17 Agosto 27: Se paga L/C a Cía. Italia, más intereses de 25 días al 18% anual. C/E No. 03. Cheque 4040. Agosto 28: Se paga agua y luz del mes por 13,15 USD. C/E No. 04, en efectivo. Agosto 29: Se asigna 25,00 USD, según cheque No. 5050 como fondo de caja chica. Agosto 30: Se cancelan sueldos. Rol de Pagos No. 100-100. C/E No. 05. Gerente 135,00 USD Secretaria 65,00 USD Cheques No. 7070; 8080. Se requiere:  Estado de Situación Financiera Inicial.  Libro Diario.  Libro Mayor.  Libros Auxiliares.  Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.  Hoja de Trabajo.  Ajustes, Resultados, Cierre de Libros.  Estado de Situación Económica.  Estado de Superávit.  Estado de Situación Financiera Final.  SISTEMA DE CUENTA MÚLTIPLE.  LA ENTIDAD ACTÚA COMO AGENTE DE RETENCIÓN.  AJUSTES Y RECLASIFICACIONES:  Inventario Final de Mercancías 6.745,00 USD.  Liquidación del IVA.  Saldo de útiles de oficina 106,45 USD.  Depreciaciones: Método Legal, sin valor residual.  Amortizaciones.  Provisión de cuentas incobrables.  Registro del interés devengado no pagado en el préstamo (18% anual).  Valores devengados en pagos anticipados.  NOTA:  Reserva legal 10%.  Reserva estatutaria 8%.  Reserva facultativa 5%.  Declara dividendos por el 50% de la utilidad neta.  Saldo se transfiere a la cuenta Superávit – Ganancias Retenidas.
  18. 18. 18 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: EQUIPOS TÉCNICOS DE INVESTIGACIÓN EMPRESARIAL. NOTEBOOK OF WORK 014 EQUIPOS TÉCNICOS DE INVESTIGACIÓN EMPRESARIAL MICROFINANZAS Paola Burbano Tatiana Mora Gladys Yucato TURISMO Pamela Vallejo Vanessa Murillo Valeria Mediavilla Mayra Males Miguel Terán EDUCACIÓN Eugenia Suárez Juliana Flores Geovana Mayanquer Ligia Quelal Miriam Carvajal AGROPECUARIO Catalina Palacios Evelin Torres Valeria Jácome Irene Lechón Fernanda Chicaiza AGROPECUARIO Carlos Benítez Olga Picuasi Nataly Yacelga David Tejada SALUD Sandra Benavidez Elizabeth Quilca Gabriela Quinatoa Paola Báez DEPORTIVO Adriana Cevallos Tatiana Puma Mercedes Vásquez Gabriela Espinosa Cynthia Amaguaña COMERCIAL Belén Carranco Fany López Viky Maldonado Verónica Cadena Verónica Vega INDUSTRIAL Mayra Guilcaso Cristina Garrido Jessica Ruiz Edwin Zapata Santiago Becerra
  19. 19. 19 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DIAGRAMA CAUSA – EFECTO (ISHIKAWA) – DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL. NOTEBOOK OF WORK 015 Recursos Tecnológicos Atención a la colectividad Servicios BAJA CALIDAD DE LOS SERVICIOS MUNICIPALES Recursos Financieros Recursos Humanos USUARIOS/ CONTRIBUYENTES Recursos Materiales
  20. 20. 20 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: NUCLEAMIENTO DE LOS RECURSOS HACENDALES. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL. NOTEBOOK OF WORK 016 HACIENDA: RUMIPAMBA CASA DE HACIENDA ESTABLO CENTRO ALIMENTOS CORRALES CENTRO ORDEÑO CENTRO INSEMINACIÓN ARTIFICIAL CENTRO VETERINARIO TERRENOS PRODUCCIÓN AGRÍCOLA PRODUCCIÓN PECUARIA
  21. 21. 21 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: SISTEMA CONTABLE: CONCEPTO. NOTEBOOK OF WORK 017 SISTEMA: En la “aldea del conocimiento” o de los saberes, hoy en día es común hablar en todas las ciencias, de sistema. La Teoría General de Sistemas, orienta el enfoque general y dado los requerimientos individuales de los campos de especialización; se debe tener en cuenta sus peculiaridades para adoptar las medidas necesarias, para con un análisis específico adentrarse al dominio de la operacionalidad de una rama determinada. LA entrada (in put), el procesador, la salida (out put), todo el contexto de circunscripción y el seguimiento-control-evaluación, y de igual manera la retroalimentación son identificables como parte de este todo llamado sistema. Bajo esta premisa y sin ningún carácter de aprensión se puede efectuar un pleno análisis de la Contabilidad Agropecuaria, en donde se realiza entradas, luego su procesamiento y finalmente la identificación del producto o resultados preestablecidos; así también reflexionar en el lapso de seguimiento permanente o control recurrente a fin de que la retroalimentación de darse sea mínima y siempre con la objetividad de mejorar en todos los ámbitos. ENGRANAJE DE UN SISTEMA ENTRADA PROCESADOR SALIDA Seguimiento-control-evaluación Feed Back Contabilidad Agropecuaria: Dr. Otto Ayala T.
  22. 22. 22 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: PLANIFICACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 018 Organizar una Contabilidad es un acto esencialmente científico. La cima de la organización no es jamás el resultado a que conduce la aplicación del programa concebido en la primera intención, muy especialmente cuando el contador no conoce los pormenores de la industria. Lo que perfecciona un método es siempre la práctica ejercitada inteligentemente. Ella aconseja la forma más conveniente se sistematizar el trabajo, que es la base de una buena organización. En este afán simplifica la obra sin restarle claridad, registrando las operaciones de la empresa en libros y formularios especiales que son los principales elementos del sistema a seguir. Julio Sosa. Argentino. PLANIFICACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE A IMPLEMENTARSE EN UNA EMPRESA
  23. 23. 23 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: FASES SISTEMA CONTABLE: PLANEAMIENTO. NOTEBOOK OF WORK 019 PLANEAMIENTO Toda Planificación estratégica efectiva, es aquella que logra consensos, los propietarios y obreros, sus necesidades armonizando en lo que ellos desean obtener respecto del progreso de la hacienda. Lograr que el personal que labora o ejecuta las acciones en la hacienda manifieste sus criterios que permitan sistematizar registros y controles, será bueno y óptimo. Entonces con el aporte de la planificación de la gestión financiera y administrativa se consigue un acoplamiento de métodos, procedimientos, operaciones, medios, cálculo de tiempo, cálculo del costo, formatos y otros. Lo que se logra con una investigación (a nivel exploratorio), respecto de recabar información general de objetivos de la entidad económica, naturaleza de operaciones financieras, estudios de sus registros, esquema tentativo organizacional, localización de plantaciones, centralización de recursos, entre otros; que se lograron identificar también en el diagnóstico general de las haciendas de Imbabura. En este modelo de simulación estratégica de gestión empresarial, se debe hacer constar un plan específico del sistema contable, financiero y administrativo, y contendrá tópicos, como: Antecedentes Objetivos Metodología Alcance Recursos El pensar antes del accionar ejecucional siempre será mecanismo técnico o herramienta para mejorar el desempeño institucional. FASES SISTEMA CONTABLE: PLANEAMIENTO
  24. 24. 24 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 020 ENTIDAD ECONÓMICA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD CONTROL DE REGISTROS BÁSICOS NOMBRE DEL REGISTRO PERIODO HOJAS No. TOMO No. UBICACIÓN OBSERVACIONES AÑO MES DEL AL RESPONSABLE…………………………………………………FIRMA……………………………………….
  25. 25. 25 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 021 ENTIDAD ECONÓMICA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD CONTROL DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y ANEXOS NOMBRE DEL INFORME PERIODO UBICACIÓN OBSERVACIONES AÑO MES RESPONSABLE…………………………………………………FIRMA………………………………………. 1
  26. 26. 26 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 022 CONTROL DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y ANEXOS FINALIDAD: Este registro corresponde al control sobre la información financiera preparada por el Departamento de Contabilidad y que se mantiene en su archivo activo. HOJA No. Numeración de cada hoja en forma secuencial. NOMBRE DEL INFORME: Este espacio sirve para identificar el tipo de informe preparado en el periodo. PERIODO: Se anota el año y el mes al que corresponde el informe. UBICACIÓN No. Se identificará al espacio físico asignado para ubicar el respectivo informe; preferentemente se aplicará un sistema de codificación. OBSERVACIONES: Se registrará cualquier novedad relacionada con el archivo de los informes. RESPONSABLE DEL ARCHIVO: Nombre, apellido y la firma de la persona responsable de la custodia del archivo contable. 1
  27. 27. 27 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 023 ENTIDAD ECONÓMICA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD CONTROL DE COMPROBANTE TIPO DE COMPROBANTE COMPROBANTES No. PERIODO TOMO UBICACIÓN OBSERVACIONES INGRESO EGRESO DEL AL AÑO MES ELABORADO POR…………………………………..FIRMA……………………………………….
  28. 28. 28 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 024 ENTIDAD ECONÓMICA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD MAYOR GENERAL FOLIO No………… CÓDIGO:…………. CUENTA: --------------------------------------------- AÑO DIARIO No. REF. CONCEPTO DEBE HABER SALDO MES DÍA
  29. 29. 29 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 025 ENTIDAD ECONÓMICA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD MAYOR AUXILIAR FOLIO No………… CÓDIGO:…………. CUENTA DE MAYOR GENERAL: -------------------------- CÓDIGO:…………. AUXILIAR DE PRIMER NIVEL:…………………………………………….. AUXILIAR DE SEGUNDO NIVEL:…………………………………….. AÑO DIARIO No. DESCRIPCIÓN DEBE HABER SALDO MES DÍA
  30. 30. 30 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 026 ENTIDAD ECONÓMICA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD MAYOR AUXILIAR DE BANCOS CUENTA CORRIENTE:…………………….. BANCO:……………………………….. MES:…………………………… FECHA No. Ch- N/D. No. DEPOSITO- N/C. DESCRIPCIÓN REF DEBE HABER SALDO
  31. 31. 31 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 027 ENTIDAD ECONÓMICA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD CONTROL DE EXISTENCIAS FOLIO No……………………………………….. CUENTA DE MAYOR GENERAL:………………………………….CÓDIGO:……………………………….. SUBCUENTA:………………………………………………………….CÓDIGO:……………………………….. NOMBRE DEL ARTÍCULO:…………………………………………CÓDIGO:……………………………….. CANTIDAD MÁXIMA:……………………………………………….CANTIDAD MÍNIMA:…………………. AÑO REF CONCEPTO ENTRADAS SALIDAS SALDOS MES DIA Q VU VT Q VU VT Q VU VT
  32. 32. 32 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 028 ENTIDAD ECONÓMICA DIRECCIÓN FINANCIERA CONTABILIDAD CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN CUENTA DE MAYOR:……………………………………………..CÓDIGO:……………………………………….. DEPENDENCIA:……………………………………………………CÓDIGO:………………………………………… SUBDEPENDENCIA:………………………………………………CÓDIGO:………………………………………… UNIDAD ADMINISTRATIVA:……………………………………CÓDIGO:………………………………………… CLASE DE BIEN:…………………………………………………..ORDINAL DEL BIEN:………………………… COMPROBANTE DE EGRESO No……………………………… FECHA DETALLE COSTO INICIAL ADICIÓN DISMINUCIÓN SALDO DEPRECIACIÓN PARCIAL ACUMULADO TENENCIA CONSTATACIONES FÍSICAS FECHA TRASPASO No. CÓDIGO USUARIO USUARIO FECHA ACTA No. ESTADO DEL BIEN BUENO REGULAR/MALO OBSERVACIONES:……………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………
  33. 33. 33 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 029 ENTIDAD ECONÓMICA:……….. COMPROBANTE DE INGRESO A BODEGA No. ………… Urcuquí,……………….de………….del……………….. Señor:……………………………………..sírvase ingresar lo siguiente: CANTIDAD MATERIALES VALOR UNITARIO VALOR TOTAL Para utilizar en:…………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… BODEGA:…………………………………………….. RECIBÍ CONFORME.
  34. 34. 34 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 030 ENTIDAD ECONÓMICA:…………… COMPROBANTE DE RETENCIÓN EN LA FUENTE No…………… Ref. Pago: CP No………………………………………………. SELLO RUC RAZÓN SOCIAL: ENTIDAD ECONÓMICA…… NÚMERO DE RUC 0460000056001 PROVINCIA:……………. CANTÓN:…………………… CIUDAD:……………………. CALLE:…………………….. NÚMERO…………………… TELÉFONO:……………………… DENOMINACIÓN DE QUIÉN SE EFECTÚA LA RETENCIÓN RUC O CÉDULA DE IDENTIDAD 1 HONORARIOS Y OTROS PAGOS POR TRABAJOS PROFESIONALES % 2 TRANSPORTE DE CARGA % 3 CONSTRUCCIÓN, URBANIZACIÓN Y OTROS SIMILARES % 4 ARRENDAMIENTOS % 5 RETENCIÓN IVA COMPRAS Y SERVICIOS % 6 COMPRAS 7 OTROS CONCEPTOS SOMETIDOS A RETENCIÓN % RF. 8 TOTAL RETENCIÓN AGENTE DE RETENCIÓN Nombre: Cédula: FIRMA
  35. 35. 35 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 031 ENTIDAD ECONÓMICA:…………………… CHEQUE No………………… COMPROBANTE DE EGRESO No……………….. VALOR A PAGARSE: $ A FAVOR DE:…………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………….. CÓDIGO DETALLE PARCIAL DEBE HABER Urcuquí,……………de………………del……………….. APLICACIÓN PRESUPUESTARIA: FUNCIÓN: PARTIDAS: AUTORIZADO ALCALDE VISTO BUENO DIRECTOR FINANCIERO ELABORADO: JEFE CONTABILIDAD PAGADO POR: TESORERO. BENEFICIARIO: C.I. O RUC.
  36. 36. 36 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 032 ENTIDAD ECONÓMICA:…………………. COMPROBANTE DE INGRESO No………………. CIUDAD FECHA VALOR $.................................. RECIBIDO DE RUC O C.I. No………….. POR CONCEPTO DE LA SUMA DE CHEQUE No. BANCO CUENTA CTE. No……………. EFECTIVO RECIBÍ FIRMA Y SELLO CONTABILIZACIÓN CUENTAS DÉBITOS CRÉDITOS ELABORADO APROBADO CONTABILIZADO
  37. 37. 37 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 033 ENTIDAD ECONÓMICA:…………………. COMPROBANTE DE EGRESO No………………. CIUDAD FECHA VALOR $.................................. PAGADO A RUC O C.I. No………….. LA SUMA DE: POR CONCEPTO DE CHEQUE No. BANCO CUENTA CTE. No……………. EFECTIVO RECIBÍ FIRMA Y SELLO CONTABILIZACIÓN CUENTAS DÉBITOS CRÉDITOS ELABORADO APROBADO CONTABILIZADO
  38. 38. 38 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE – DIAGNÓSTICO EMPRESRIAL. NOTEBOOK OF WORK 034 MATRIZ DE IMPACTO EXTERNO CLASIFICACIÓN FACTORES OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO MATRIZ F.O.D.A. IMPACTO EXTERNO: OPORTUNIDADES AMENAZAS MACROAMBIENTE: Legales Económicos Internacionales Sociales Tecnológicos Proveedores Mercado Percepción clientes Competencia
  39. 39. 39 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE – DIAGNÓSTICO EMPRESRIAL. NOTEBOOK OF WORK 035 MATRIZ DE IMPACTO EXTERNO CLASIFICACIÓN FACTORES FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO MATRIZ F.O.D.A. IMPACTO INTERNO: FORTALEZAS DEBILIDADES MICROAMBIENTE: CAPACIDAD ADMINISTRATIVA Conoce la visión y misión CAPACIDAD ORGANIZACIÓN Organigrama Empresa CAPACIDAD DIRECCIÓN Liderazgo democrático CAPACIDAD FINANCIERA Situación financiera empresa CAPACIDAD TECNOLÓGICA Equipo de computación CAPACIDAD RECURSO HUMANO Estabilidad personal
  40. 40. 40 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. CIRCUITO TÉCNICO DE CUENTAS. NOTEBOOK OF WORK 036 CIRCUITO TÉCNICO CUENTAS CONTABLES: CAJA VENTAS C.COBRAR ACTIVOS FIJOS CAJA: Cuenta Real, Activo, Activo Corriente, Efectivo, Naturaleza del saldo deudor. BANCOS Bancos: Cuenta Real, Activo, Activo Corriente, Efectivo en bancos, Naturaleza del saldo deudor. DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO DÉBITO CRÉDITO BANCOS DÉBITO CRÉDITO INVENTARIOS CAJA VENTAS PATRIMONIO
  41. 41. 41 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. GRÁFICA DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS. NOTEBOOK OF WORK 037 GRÁFICA DE CONTROL INTERNO: CAJA BANCOS INGRESOS NIVEL DE CONTROL GASTOS DOCUMENTO MOTIVO MOTIVO DOCUMENTO MAPEO ESTRATÉGICO DEL ÁREA DE CAJA- BANCOS EMPRESARIAL. OIAT: 2007 FACTURAS PLANILLAS INGRESOS POR SERVICIOS EMISIÓN CHEQUES DEPÓSI- TOS EN BANCOS BOLETAS LETRAS O COMPROBANTES PRÉSTAMOS DE TERCEROS ESTADO DE CUENTA PAGOS AL PERSO- NAL ROLES LIQUIDA- CIONES BONOS TARJETAS DE CRÉDITO EQUIPO ELECTRÓ- NICO CONCILIA- CIONES COMPRAS INVENTA- RIOS FACTURA INFORMES REPOSICIONE S POR PÉRDIDA DE VAJILLA Y MOBILIARIOS CINTA DE AUDITORÍA INFORME DE COMPRO- BANTES DE PAGO ABONOS Y CANCE- LACIO- NES DE PRÉSTA- MOS NOTAS DÉBITO RECIBO DE PAGO NOTAS DE CRÉDITO PRÉSTAMOS BANCARIOS ARQUEOS DE CAJA INFORME CAJA BANCOS COMPRAS ACTIVOS FIJOS FACTURA ESCRITU- RA CONTRA- TO ROLES EMISIÓN DE RECIBOS DESCUENTOS ABONOS VARIOS COBRO CLIENTES INFORME DE CAJA RECIBIDO ARQUEO REPOSI- CIONES CAJA CHICA LIQUIDA- CIÓN CONTABILIDAD
  42. 42. 42 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. ORIENTACIÓN CIRCUITOS TÉCNICOS DE CUENTAS. NOTEBOOK OF WORK 038 Saldo Inicial CRÉDITOS DÉBITOS Saldo Inicial DÉBITOS - - CRÉDITOS + DISMINUYE DISMINUYE AUMENTA AUMENTA Saldo Saldo Saldo Inicial CRÉDITOS DÉBITOS Saldo Inicial DÉBITOS - - CRÉDITOS + DISMINUYE DISMINUYE AUMENTA Saldo Saldo DÉBITOS Saldo Inicial - CRÉDITOS DISMINUYE AUMENTA Saldo ACTIVOS PASIVOS CIRCUITO TÉCNICO/CUENTAS CONTABLES GASTOS CAPITAL INGRESOS
  43. 43. 43 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. NOTEBOOK OF WORK 039 CONTABILIDAD CIENCIA/NEGOCIOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS SISTEMATIZACIÓN VALUACIÓN PROCESAMIENTO EVALUACIÓN INFORMACIÓN EEFF PRINCIPALES AUXILIARES REQUISITOS VERACIDAD RAZONABLE OBJETIVIDAD SUFICIENCIA COMPARABILIDAD CLARIDAD
  44. 44. 44 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. EMPRESA - RECURSOS. NOTEBOOK OF WORK 040 EMPRESA = RECURSOS Conjunto de bienes y derechos con que cuenta una empresa para alcanzar su misión y visión. RECURSOS MATERIALES RECURSOS HUMANOS Se identifican con la materia Técnicas de RRHH Dinero Mercancías Edificios Muebles Otros Directivo Auxiliar Operativo Fuentes/recursos PATRIMONIALES TANGIBLES INTANGIBLES AJENOS Dinero Marcas Sistemas Tecnológicos Sistema Financiero Superintendencia Bancos
  45. 45. 45 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. EMPRESA – CUENTAS OBTENCIÓN SALDOS. NOTEBOOK OF WORK 041 EMPRESA SISTEMA CONTABLE INFORMACIÓN CUANTITATIVA INFORMACIÓN CUALITATIVA SISTEMA / IMFORMACIÓN CONTABLE El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de información financiera. CUENTA CONTABLE ARTIFICIO AGRUPACIÓN ITEMS HOMÓLOGOS DEBE DÉBITO DEBITAR CARGAR HABER CRÉDITO ACREDITAR ABONAR SALDO MOVIMIENTO DEUDOR MOVIMIENTO ACREEDOR SALDDO DEUDOR SALDO ACREEDOR CUENTA SALDADA
  46. 46. 46 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. EMPRESA – TIPOS DE CUENTAS CONTABLES. NOTEBOOK OF WORK 042 CUENTAS CONTABLES POR SU NATURALEZA GRUPO AL QUE PERTENECE ESTADO FINANCIERO SEGÚN EL SALDO PERSONALES IMPERSONALES CUENTAS POR COBRAR CUENTAS POR PAGARA MERCANCÍAS MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE OFICINA ACTIVO PASIVO PATRIMONIO GASTOS INGRESOS BALANCE GENERAL ESTADO RESULTADOS DEUDORAS ACREEDORAS Díaz. H. Clasifica: REALES NOMINALES ORDEN Ecuación Contable Transitorias Utilidades Pérdidas Propiedad de Terceros (Servicios especiales) Consignación Valores custodia
  47. 47. 47 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL. NOTEBOOK OF WORK 043 MATRIZ DE IMPACTO EXTERNO CLASIFICACIÓN FACTORES OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO LEGALES X 5 ECONÓMICOS X 5 X 5 INTERNACIONALES X 5 X 3 SOCIALES X 3 X 3 TECNOLÓGICOS X 5 X 5 PROVEEDORES X 5 X 3 X 5 X 5 X 5 X 5 X 5 MERCADO X 5 X 5 X 3 X 5 X 5 PERCEPCIÓN CLIENTES X 5 X 5 X 5 X 1 COMPETENCIA X 5 MATRIZ F.O.D.A.: MATRIZ DE IMPACTO EXTERNO: OPORTUNIDADES-AMENAZAS
  48. 48. 48 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL. NOTEBOOK OF WORK 044 MATRIZ DE IMPACTO EXTERNO CLASIFICACIÓN FACTORES FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO CAPACIDAD ADMINISTRATIVA PLANIFICACIÓN X 1 X 1 X 5 X 3 CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN X 3 X 3 X 5 X 5 X 5 X 5 CAPACIDAD DE DIRECCIÓN X 3 X 3 X 5 X 3 CAPACIDAD DE CONTROL X 5 X 3 CAPACIDAD FINANCIERA X 3 X 5 X 3 X 3 X 3 CAPACIDAD TECNOLÓGICA X 3 X 3 X 3 CAPACIDAD DEL RECURSO HUMANO X 3 X 3 X 5 X 1 X 5 X 3 X 3 X 3 X 5 X 3 MATRIZ F.O.D.A.: MATRIZ DE IMPACTO INTERNO: FORTALEZAS - DEBILIDADES
  49. 49. 49 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE. NOTEBOOK OF WORK 045 CICLO CONTABLE EN UN SISTEMA MANUAL Comenzar con los saldos de las cuentas en el mayor, al inicio del periodo. Analizar y registrar en el diario las operaciones según ocurran. Pasar los asientos de diario a las cuentas de mayor. Determinar los saldos, sin ajustar, en cada cuenta al final del periodo. Registrar el balance de comprobación en la hoja de trabajo y terminarla. Utilizando como referencia la hoja de trabajo: Preparar los estados financieros. Asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de ajuste. Asentar en el diario y pasar al mayor los asientos de cierre. Preparar el balance de comprobación posterior al cierre. Tomado de: Javier Romero (México-2004).
  50. 50. 50 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE POR COMPROBANTES. NOTEBOOK OF WORK 046 SISTEMA CONTABLE POR COMPROBANTES INGRESOS EGRESOS OTRAS OPERACIONES RECIBO DE CAJA COMPROBANTE DE PAGO NOTA CONTABLE BALANCES REGISTRO DE COMPROBANTES REGISTRO DE CHEQUES MAYOR GENERAL Y AUXILIAR DIARIO GENERAL
  51. 51. 51 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE POR COMPROBANTES. NOTEBOOK OF WORK 047 FONDO COMPLEMENPREVISIONAL CERRADO DE JUBILACIÓN INDEXADA DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE COMPROBANTE DE PAGO No. 0000342 Ruc 1091701266001 Fecha Beneficiario Concepto Banco Cheque No. Valor a Recibir Nuevo Préstamo Préstamo anterior CÓDIGO CUENTAS DEBE HABER Autorizado Presidente Revisado Administrador Elaborado Contador Recibí conforme Beneficiario C.I.
  52. 52. 52 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS. NOTEBOOK OF WORK 048 SISTEMA CONTABLE DE PÓLIZAS RECIBO DE CAJA COMPROBANTE DE PAGO NOTA DE CONTABILIDAD PÓLIZA DE INGRESO PÓLIZA DE PAGO MAYORES GENERALES Y AUXILIARES BALANCES INGRESOS EGRESOS OTRAS OPERACIONES FINANCIERAS
  53. 53. 53 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS. NOTEBOOK OF WORK 049 ENTIDAD ECONÓMICA:…………….. PÓLIZA DE DIARIO Número de Póliza………….. Fecha ……………………. Número de cuenta Número de subcuenta Nombre de las cuentas Parcial Debe Haber Suman Iguales: Concepto: Asiento de concentración del diario tabular de póliza de diario, para hacer el pase al libro diario general. Elaborado Revisado Autorizado Auxiliares Diario
  54. 54. 54 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS. NOTEBOOK OF WORK 050 ENTIDAD ECONÓMICA:……………………… PÓLIZA DE ENTRADA DE EFECTIVO Número de póliza…………………………..Fecha…………………………. Número de cuenta Número de subcuenta Nombre de las cuentas Parcial Debe Haber Suman Iguales: Concepto: Elaborado Revisado Autorizado Auxiliares Diario
  55. 55. 55 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS. NOTEBOOK OF WORK 051 ENTIDAD ECONÓMICA:……………………… PÓLIZA DE SALIDA DE EFECTIVO Número de póliza…………………………..Fecha…………………………. Número de cuenta Número de subcuenta Nombre de las cuentas Parcial Debe Haber Suman Iguales: Concepto: Elaborado Revisado Autorizado Auxiliares Diario
  56. 56. 56 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS. NOTEBOOK OF WORK 052 ENTIDAD ECONÓMICA:……………………… PÓLIZA DE CHEQUE Número de póliza………………………….. Banco Número de cuenta No. Cheque Concepto del pago: Cheque recibido Firma………………… Número de cuenta Número de subcuenta Nombre de las cuentas Parcial Debe Haber Suman Iguales: Concepto: Elaborado Revisado Autorizado Auxiliares Diario
  57. 57. 57 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS. NOTEBOOK OF WORK 053 SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS OPERACIONES FINANCIERAS DOCUMENTACIÓN (EVIDENCIA) PÓLIZAS DE E N T R A D A S PÓLIZAS DE S A L I D A S PÓLIZAS DE D I A R I O A U X I L I A R E S REGISTRO DE PÓLIZA REGISTRO DE PÓLIZA DIARIO GENERAL MAYOR GENERAL WORD SHEET EEFF
  58. 58. 58 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO DEL SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS. NOTEBOOK OF WORK 054 SISTEMA CONTABLE POR PÓLIZAS: DESCRIPCIÓN. Para los ingresos se elabora en primer lugar, recibo de caja, una vez determinado este documento de uso interno de la empresa se pasa a una Póliza de Ingreso, ésta estará identificada por un número y de manera secuencial y se registrará el movimiento financiero. Se harán pases a los mayores. Se determinarán saldos en los balances pertinentes. Paro los gastos se procede de igual manera. En el caso de otras operaciones financieras de la misma forma. Características:  Cada operación se registra en una sola póliza.  Existe mayor división del trabajo.  Constituyen un compendio de hojas sueltas o móviles.  Son de uso interno de la entidad.  Se adjuntan otros documentos vinculantes a la operación financiera.  Se trabaja con varias copias de las pólizas principales.  Existen varios niveles de control interno.  Se deben preparar asientos de concentración para hacer pases al Diario General y seguir con los eventos del proceso contable hasta llegara obtener, como punto clave, los EEFF.
  59. 59. 59 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE DE DIARIOS ESPECIALES. NOTEBOOK OF WORK 055 SISTEMA CONTABLE DE DIARIOS ESPECIALES INGRESOS EGRESOS OTRAS OPERACIONES FINANCIERAS RECIBO DE CAJA COMPROBANTE DE PAGO NOTA CONTABLE DIARIO DE CAJA RECIBIDO DIARIO DE VENTAS DE CONTADO DIARIO DE COBRO A CLIENTES DIARIO DE CAJA PAGAD O DIARIO DE COMPRAS DE CONTADO OTROS PAGOS DIARIO GENERAL MAYORES GENERALES Y AUXILIARES ESTADOS FINANCIEROS
  60. 60. 60 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE DE DIARIOS ESPECIALES. NOTEBOOK OF WORK 056 EL DIARIO GENERAL SU USO ES OPCIONAL. PUEDO PASAR LA INFORMACIÓN DIRECTAMENTE A LOS MAYORES GENERALES Y AUXILIARES. DE APLICACIÓN FRECUENTE EN EL ÁMBITO DE LAS EMPRESAS COMERCIALES. Descripción: Ingresos: Se parte del recibo de caja, dependiendo del tipo de operación financiera los nombres están en varios diarios para posteriormente trasladar al Diario General, si el sistema está diseñado así y luego pasar a los mayores generales principales y auxiliares, caso contrario pasar directamente de los diarios a los mayores generales, y como consecuencia permite estructurar los balances financieros. Egresos: Se prepara un comprobante de pago, se pasa a los diarios correspondientes y luego a los mayores generales principales y auxiliares y preparar los balances financieros. Y si se ha diseñado con el Diario General primero pasar la información financiera a éste, para posteriormente trasladar a los mayores generales, para poder preparar los estados financieros. Otras operaciones financieras o transacciones, se prepara las notas contables, para después pasar esta información al diario general o a los mayores generales principales o auxiliares y después obtener los balances financieros. La creación de los diarios, dependerá del tipo de empresa y las necesidades de control contable a implementarse en la entidad económica. SISTEMA CONTABLE DE DIARIOS MÚLTIPLES/ESPECIALES
  61. 61. 61 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE AMERICANO. NOTEBOOK OF WORK 057 SISTEMA CONTABLE AMERICANO INGRESOS EGRESOS OTRAS OPERACIONES FINANCIERAS RECIBO DE CAJA COMPROBANTE DE PAGO NOTA CONTABLE DIARIO AMERICANO RESUMEN BALANCES
  62. 62. 62 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE AMERICANO. NOTEBOOK OF WORK 058 Recopila la información (datos) de los ingresos y de los egresos, así como también de otras operaciones financieras, para clasificarlas y registrarlas en el Diario Americano. Se va concentrando la información en este tipo de diario. Puede ser limitante en el uso de cuentas de control. Todos los ingresos se trasladan al diario americano. Todos los egresos se pasan al diario americano. Todas las operaciones que no son de ingresos y egresos se registran en el diario americano. SISTEMA CONTABLE AMERICANO
  63. 63. 63 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO. NOTEBOOK OF WORK 059 SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO ARCHIVO ANTERIOR ARCHIVO NUEVO DOCUMENTO FUENTE CODIFICACIÓN DIGITAR PROCESO DISEÑAR SALIDA
  64. 64. 64 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: DISEÑO ESTRUCTURAL DEL SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO. NOTEBOOK OF WORK 060 Se parte de la documentación, que sirve de base en todo sistema contable, para poder realizar registros de la información financiera. Se debe codificar. Se digita el ingreso. Se debe diseñar la salida, la manera en que se disponga la obtención de los resultados de la sistematización de la información financiera, a través de este sistema automatizado. Los datos proporcionados al sistema, a través de un lenguaje lógico matemático (lenguaje de programación) entregará resultados según se planificó en la parametrización de una entidad. SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO
  65. 65. 65 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: ADMINISTRAR SISTEMAS DE INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 061 HABILIDADES ANALÍTICAS: Los directivos necesitan ser capaces de recopilar, sintetizar y comparar los datos de sus empresas, así como las opciones disponibles. HABILIDADES DE ORGANIZACIÓN: Los datos por sí solos no suelen ser útiles. Los directivos deben ser capaces de hacer que la información tenga sentido mediante la organización de los datos para facilitar los análisis y las comparaciones. Las habilidades de organización son también esenciales para determinar cómo controlar la distribución de los datos. HABILIDADES EN FLEXIBILIDAD E INNOVACIÓN: Los directivos deben ser flexibles para adaptar las prácticas estándares de los negocios a las nuevas tecnologías de la información. Debido a que las tecnologías y los sistemas de información cambian rápidamente, la búsqueda de nuevas formas de hacer las cosas es esencial para ser un directivo proactivo. Tomado de: Gómez, L. y Balkin, D. HABILIDADES DIRECTIVAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
  66. 66. 66 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: SISTEMA DE INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 062 1. IMPLICACIÓN DE LOS USUARIOS Involucre a los usuarios en el proceso de diseño. Ellos pueden crear una imagen precisa de los flujos de trabajo, costes y requerimientos de tiempo actuales de diversas funciones, así como apuntar problemas potenciales. De este modo, también comprenderán por qué se están llevando a cabo los cambios y podrán prepararse para ellos. 2. APOYO DE LA DIRECCIÓN Es esencial un apoyo fuerte y visible de la alta dirección. 3. EVALUACIONES DE TIEMPO Y COSTES Prepare evaluaciones realistas del tiempo y del coste de implementación del sistema y considérelas frente a la opción de no implementarlo. 4. IMPLEMENTACIÓN POR FASES Introduzca el sistema por fases graduales, lo que permitirá que los problemas que surjan sean resueltos antes de que afecten a las fases posteriores. Forme a los empleados en el nuevo sistema antes de que comiencen a usarlo. Esta formación asegurará que van a tener tiempo para ajustarse al sistema y reducir su resistencia al cambio. 5. EVALUACIÓN DETALLADA Evalúe el hardware y el software por módulos individuales, establezca los módulos a medida que el sistema se vaya ensamblando y teste el sistema al completo antes de que esté completamente operativo. Evalúe los errores posibles y anticipe los improbables. Implique a los usuarios en el proceso de depuración. 6. ENTRENAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN Proporcione a los usuarios una formación práctica y una documentación completa de procedimientos con el fin de que puedan comprender las limitaciones y capacidades del sistema. 7. SISTEMA DE COPIAS DE SEGURIDAD DE DATOS O BACKUP Los procedimientos de backup y el acceso al sistema informático de backup permitirán a los empleados continuar trabajando mientras los problemas se evalúan y se resuelven. Tomado de: Gómez, L. y Balkin, D. FACTORES PARA IMPLEMENTAR CON ÉXITO UN SISTEMA DE INFORMACIÓN
  67. 67. 67 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: PLANIFICADOR/UNIDAD/TIEMPO. NOTEBOOK OF WORK 063 CONTENIDO TIEMPO ASIGNADO FECHA 1. Paquetes de Contabilidad 1h 1.1 Genéricos 1h 1.2 Específicos 2h 2. Perfiles Contables 2h 3. Información Contable en Red 2h 4. Módulos de Contabilidad 1h 5. Necesidad de organizar la contabilidad 1h 6. Elaboración de Planes de Cuentas 2h 7. Catálogo único de cuentas 2h 8. Planes de contingencia que minimicen riesgos en la contabilidad sistematizada 4h 9. Ejercicios de Aplicación 4h 10. Evaluación 2h TOTAL 24H Planificado: 100% EJECUTADO: OBSERVACIONES: Planificador/ Unidad /Tiempo: Dr. Otto Ayala Trujillo, CPA, MSc. Inicio: 15 Septiembre 2008. SISTEMATIZACIÓN CONTABLE Y FINANCIERA: Organización de la Contabilidad Sistematizada UNIDAD 2 5to. C1 Aula: 307
  68. 68. 68 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 064 Internet ha puesto información a disposición del público, pero esto también ha proporcionado a los ladrones de información acceso a materiales de alto nivel. En septiembre de 2000, Irwin Jacobs, fundador y consejero delegado de Qualcomm, ofreció a un conjunto de periodistas una conferencia sobre el universo sin cables en un encuentro en California. Ilustraba su alocución con una presentación en PowerPoint desde su ordenador portátil. Una vez acabada su exposición, dejó el portátil en el estrado y se desplazó unos metros para conversar con un grupo de personas. Durante el corto coloquio, alguien robó su ordenador. La policía local norteamericana consideró el robo de un ordenador de 4.000 dólares como un suceso habitual, pero el coste potencial para la empresa fue mucho mayor. La información almacenada en el ordenador había sido grabada en la sede de la empresa, pero este hecho trajo poco consuelo a la compañía. La información contenida en el disco duro podría haber sido de gran valor para gobiernos extranjeros, ya que Qualcomm estaba entonces negociando proporcionar servicio a la República Popular China. Sin embargo, quizás aún más preocupante era la posibilidad de que otros interesados fueran capaces de usar la información contenida en el ordenador para obtener la clave personal de Jacobs, consiguiendo acceder a los ordenadores principales de la empresa. Si esto ocurriese podría ser que nunca se conociera. Es ya bastante malo, comenta Graham Titterington, analista principal de la consultora en tecnología Ovum Ltd., de Londres, que los altos ejecutivos lleven información sensible en un portátil, pero si dicho portátil permite a otras personas asaltar los ordenadores principales de la compañía, <<esto representa el mayor agujero de seguridad posible en la protección de la empresa>>. Fuente: Peter Key- 2001. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN: ROBO DE INFORMACIÓN
  69. 69. 69 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 065 Cuando FoxMeyer Corporation decidió en 1994 implementar el sistema ERP de SAP para mejorar su productividad, era una de las grandes empresas mayoristas de distribución farmacéutica de Estados Unidos, con más de 5.000 millones de dólares de ingresos anuales. FoxMeyer pagó 30 millones de dólares a la firma de consultoría Arthur Andersen para que se encargara el proyecto. En 1997, después de dos años y medio de esfuerzo y más de 100 millones de dólares invertidos en el proyecto, la compañía sólo podía procesar el 2,4 por 100 de los pedidos diarios que previamente era capaz de procesar, e incluso aquéllos tenían errores de información. El sistema informatizado se bloqueaba constantemente, desde unos pocos minutos hasta varias horas en una misma jornada, se paraba frecuentemente, e incluso cuando se encontraba en marcha iba bastante lento. FoxMeyer se encontraba paralizada después de haber integrado y equipado con equipos nuevos todas las funciones centrales de negocio, desde la gestión de inventarios al procesamiento de cuentas. La compañía cayó en bancarrota y fue adquirida por tan sólo 80 millones de dólares. Sus administradores culparon a la implementación del ERP del fracaso de su negocio y presentaron ante los tribunales una demanda combinada de 100 millones de dólares contra los suministradores del sistema y contra Andersen Consulting. La firma sostiene que Andersen Consulting, la empresa que se anuncia a si misma como el líder mundial en la implementación de SAP, “sólo ha traído ruina”. Uno de los administradores de FoxMeyer aduce que Andersen Consulting usó la firma como “conejillo de indias” para formar a sus propios empleados en SAP. De acuerdo con la demanda presentada, al poco de empezar a trabajar en el proyecto, los consultores de Andersen se dieron cuenta de que los sistemas de SAP no podían llevar a cabo las operaciones, pero, en lugar de alertar a FoxMeyer, promovieron su implementación para proteger sus honorarios. El juicio por esta demanda se encuentra pendiente. Fuente: Scott Buckhout. Edward Frey, y Joseph Nemec Jr., <<Making ERP Succed: Turning Fear into Promise>>, Strategy and Business, “.1998. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN: ¿FUE EL ERP LO QUE HUNDIÓ A FOXMEYER?
  70. 70. 70 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 066 Existe un tipo de software integrado que se ha implementado en un buen número de grandes empresas. El software de planificación de recursos empresariales (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SOFTWARE, ERP). Combina todas las funciones informatizadas de la empresa en un único programa de software integrado que funciona sobre una única base de datos, permitiendo a diversos departamentos compartir información fácilmente y comunicarse entre sí. El software ERP en combinación con Internet representa la base de las empresas que realizan comercio electrónico. En principio las grandes compañías de fabricación fueron el mercado objetivo para los ERP; sin embargo, otros tipos de organizaciones también lo han implementado. Las empresas deciden implementar el software ERP por tres razones principales: 1. Integrar datos financieros, proporcionando un único conjunto de cifras para los departamentos financiero y comercial, así como para las unidades de negocios de la compañía. 2. Estandarizar procesos de fabricación, especialmente cuando la empresa posee múltiples unidades de negocio, permitiéndole ahorrar tiempo, incrementar la productividad y reducir el personal administrativo. 3. Estandarizar la información de recursos humanos con un método simple y unificado, con el fin de hacer un seguimiento del volumen de horas trabajadas por empleado y para comunicar los beneficios y servicios. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN: SOFTWARE DE PLANIFICAIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES
  71. 71. 71 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 067 Los principales proveedores de software y de apoyo técnico para sistemas ERP son Baan, PeopleSoft y SAP. El software es diferente, pero los procesos comparten características básicas. Por ejemplo, antes de que una empresa implemente una solución ERP, una forma habitual para procesar un pedido implica los siguientes pasos: 1. El cliente emite el pedido. 2. El representante del servicio al cliente envía el pedido al departamento de contabilidad, donde se comprueba el historial del crédito del cliente y se remite el pedido a la planta de producción. 3. La planta de producción envía el pedido al departamento de inventario, que suministra el inventario necesario (o bien podría solicitarlo si fuera necesario) de vuelta a la planta de producción. 4. Una vez que la producción ha finalizado, el pedido es trasladado al departamento de distribución, que programa el envío y remite el pedido al cliente y los albaranes al departamento de contabilidad para la emisión de la factura. Si el cliente tiene alguna pregunta sobre el pedido en cualquier momento del proceso, contacta con el representante del servicio al cliente, que podría necesitar recorrer diversas áreas para descubrir la situación del pedido. Después de implementar una solución ERP, el proceso de tramitación de pedidos de la empresa será bastante diferente, como se muestra en los siguientes pasos. El representante del servicio al cliente podría aún recibir el pedido, o bien el cliente podría enviar el pedido on-line, pudiendo verificar inmediatamente cuándo se enviará el pedido, así como su coste. El representante del servicio al cliente podrá ver al momento el crédito del cliente, su historial de pedidos, los niveles de inventario de la compañía y el calendario de transporte de los muelles de envío. Una vez que el pedido se introduce en el sistema, cualquier persona en la empresa puede ver el nuevo pedido. Cuando un departamento concluye su parte del proceso, el sistema ERP conduce automáticamente el pedido hasta el departamento siguiente. Para conocer dónde está el pedido en cualquier momento, el cliente puede conectarse con el sistema ERP y localizarlo. El proceso de tramitación atraviesa la organización, dando como resultado que los pedidos se distribuyen más rápidamente y con menos errores. Otros procesos principales de negocio, como los beneficios sociales de los empleados o la obtención de información financiera, son también llevados a cabo por los sistemas ERP, ya que los datos que apoyan tales procesos se encuentran ahora disponibles (por ejemplo, el número de horas invertidas por un empleado en un proyecto concreto figura en la base de datos, permitiendo que las funciones de nóminas estén integradas. Como ocurre en la reingeniería de procesos, la adopción de programas ERP requiere un fuerte compromiso por parte de la empresa, desde el consejero delegado hasta los niveles inferiores. Todos los procesos de la empresa se integran al mismo tiempo, lo que implica cambiar la forma en la que los empleados trabajan. Antes de que se implante el programa ERP, se pueden invertir de uno a tres años en preparar la planificación y la formación necesaria. El coste de un ERP es considerable – una encuesta reveló que el coste total medio de implementación era de 15 millones de dólares- y por otra parte, los ahorros en tiempo y costes que puede proporcionar podrían no ser apreciables de forma inmediata. No todas las implementaciones de ERP tienen éxito. Tomado de: Gómez, L. y Balkin, D. (2003). ERP
  72. 72. 72 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN – ACTIVOS FIJOS O INMOVILIZADOS. NOTEBOOK OF WORK 068 El Programa de Apoyo a la Microempresa Rural de América Latina y el Caribe (2006):  Tractores, segadoras, cultivadoras, fumigadoras, motobombas- 8 años.  Cosechadoras, arados, esparcidoras de abono y de cal, máquinas de ordeñar- 12 años.  Trasquiladoras mecánicas y maquinarias no comprendidas en la descripción anterior- 15 años.  Vehículos de carga, motorizados, como camiones, tráiler y camionetas- 6 años.  Carretas y carretones- 25 años.  Vehículos de movilización, motorizados, como furgones, jeeps- 8 años.  Construcciones de material sólido, como casas patronales y de inquilinos- 50 años.  Construcciones de adobe y madera, estructuras metálicas- 20 años.  Instalaciones en general y colosos de tiro animal- 10 años.  Animales de trabajo- 8 años.  Toros, carneros, cabríos, verracos, potros y otros reproductores- 5 años.  Gallos y pavos reproductores- 1 año.  Nogales, paltos, ciruelos, manzanos, almendros- 20 años.  Viñedos según variedad- 12 a 25 años.  Limoneros y perales- 12 años.  Duraznos- 10 años.  Otras plantaciones frutales no comprendidas anteriormente- 15 años.  Olivos- 50 años.  Naranjos- 30 años.  Alfalfa- 4 años.  Animales de lechería (vacas)- 8 años.  Gallinas- 18 meses.  Ovejas- 5 años.  Yeguas- 15 años.  Porcinos de reproducción (hembras)- 6 años.  Conejos machos y hembras 3 años.  Caprinos- 5 años.  Asnales- 5 años.  Postes, alambradas y cercas- 10 años.  Tanques y obras de captación de aguas (no se deprecia).  Instalaciones anexas al tanque, bombas extractoras de agua, estanques e instalaciones similares en general- 10 años.  Canales de riego (no se deprecia).  Canales de riego o simplemente tramos de canal mismo y su duración según del caso será: a) Concreto- 100 años. b) De hierro pesado- 50 años. c) De madera- 30 años.  Pozos de riego y de bebida. Se aplica la depreciación únicamente sobre los refuerzos, instalaciones y maquinarias destinadas al mayor aprovechamiento del pozo en la siguiente forma: a) Cemento u hormigón armado- 20 años. b) Ladrillo- 15 años. c) Bomba elevadora de agua- 20 años.  Puentes, según el material empleado en la construcción: a) De cemento- 100 años. b) Metálico- 50 años. c) Madera- 30 años.  Tubería para agua potable- 20 años. ACTIVOS FIJOS O INMOVILIZADOS
  73. 73. 73 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN – PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS. NOTEBOOK OF WORK 069 PROCESO AUTOMÁTICO DE DATOS: CONTABILIDAD. ENTRADA: FACTURAS Y NOTAS DE VENTAS PROCESAMIENTO: INGRESO DE DATOS (PERIFERICOS DE ENTRADA) SALIDA (PERIFERICOS DE SALIDA) ACTIVIDADES OPERACIÓN FINANCIERA PUNTO CLAVE: RESULTADOS COMPRAS TARJETAS CONTROL GASTOS BALANCE DE I N G R E S O S Y EGRESOS VENTAS LECHE TARJETAS PRODUCCIÓN LECHERA VENTAS AGRÍCOLAS VENTAS PECUARIAS TARJETAS PRODUCCIÓN AGRÍCOLA TARJETAS PRODUCCIÓN PECUARIA
  74. 74. 74 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN – PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS. NOTEBOOK OF WORK 070 PROCESO AUTOMÁTICO DE DATOS: CONTABILIDAD. PLANIMETRÍA DE UNA GRANJA INTEGRAL AGROPECUARIA CULTIVOS:  MANDARINA  LIMA  CHIRIMOYA  MANZANAS  MORA  CIRUELOS  DURAZNO  TUNA  UVAS  FRÉJOL TOA  FREJOS PEQUEÑO  TOMATE DE ÁRBOL  FRESAS  MAÍZ  HORTALIZAS  CULTIVOS ANDINOS  HUERTO DE VARIEDAD DE FRUTALES FORRAJES VIVERO LOMBRICULTURA COMPOST HATO LECHERO EXPLOTACIÓN PECUARIA
  75. 75. 75 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 071 Asaltar redes de trabajo se ha vuelto una herramienta útil para economizar dinero de forma ilegal. En octubre de 2000, Microsoft descubrió que alguien había asaltado la red de trabajo de la empresa en busca de los códigos fuente de productos en desarrollo. Entre otros documentos que se podrían haber vulnerado se incluían contratos, correos electrónicos y otros componentes. Los directivos de Microsoft tienen pocas dudas de que este asalto fue un acto de espionaje industrial. No sorprende, por tanto, que el equipo de seguridad de Microsoft sea uno de los mejores, con formidables recursos e incentivos para mantener la integridad de los canales de la firma. Si Microsoft no puede mantener sus secretos salvaguardados, ¿quién entonces? Se espera que en los Estados Unidos se necesiten entre 50.000 y 70.000 profesionales adicionales en seguridad informática durante los próximos años. Los salarios de estos profesionales se han incrementado un 50 por 100 en los pasados doce meses. Hetal Patel, socio de PPS Information Systems Staffing en Baltimore, es un cazatalentos de especialistas en seguridad informática. Incluso con los enormes incrementos salariales existentes, no existen suficientes personas interesadas en este tipo de trabajo. Sin embargo, es por esta razón por la que las compañías están intentando mejorar internamente sus defensas en materia de seguridad informática. Estos esfuerzos dan lugar a la creación de negocios formados por ingenieros en cortafuegos, especialistas en detección de intrusos y programadores con experiencia en algoritmos criptográficos. <<Es muy difícil encontrar ingenieros porque existe mucha competencia>>, comenta Patel. El escaso número de programas académicos en los Estados Unidos que den importancia a la seguridad informática hace que se licencien cada año sólo 200 personas, y se estima que sólo 14 universidades proporcionan habilidades en seguridad informáticas, según la Agencia Nacional de Seguridad. El International Information Systems Security Certifications Consortium, Inc., ha expedido solo 3.000 certificados en los pasados cuatro años. La mayoría de los programas de certificación instruyen en un solo tipo de equipo, mientras que los programas universitarios enseñan los principios subyacentes en todos. La comprensión de los principios de seguridad se ha vuelto más importante para los expertos en seguridad, dadas las complejas tecnologías en las que se mezclan múltiples protocolos y componentes. Hace 25 años, las empresas tenían un sistema operativo y un producto único de seguridad para el mismo. Las nuevas tecnologías y las operaciones entre plataformas producen nuevos quebraderos de cabeza. Dada esta situación, la formación en el trabajo se vuelve esencial. Los expertos en seguridad sienten que, hasta que el área gane un estatus académico, como el logrado por la ciencia de los ordenadores durante la década de los sesenta y setenta, y se reciba dinero para los programas académicos, la seguridad informática continuará amenazada. Cuestiones para la reflexión: 1. ¿Es posible crear un sistema de seguridad para proteger las redes de ordenadores? Explique su respuesta. 2. ¿Cree que los hackers pueden tener acceso a sistemas tan bien protegidos como los de Microsoft? ¿Daría esto lugar a que se esperara que las compañías con prácticamente todas sus operaciones e informaciones on- line tuviesen experiencia para protegerse a sí misma? 3. ¿Cómo protegería la información de una empresa de antiguos empleados, especialmente de aquellos que fueron responsables de su seguridad? CAZAR HACKERS PARA HACER FRENTE AL PIRATEO INFORMÁTICO
  76. 76. 76 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 072 Usar un servidor de seguridad para ayudar a proteger un equipo Un servidor de seguridad ayuda a proteger un equipo impidiendo que usuarios no autorizados obtengan acceso a él a través de una red o de Internet. Firewall de Windows está integrado en Windows XP y se activa automáticamente, con lo que sirve de ayuda para proteger el equipo frente a virus y otras amenazas de seguridad. Los servidores de seguridad no son lo mismo que el software antivirus, pero los dos funcionan conjuntamente para ayudar a proteger un equipo. Podría decirse que un servidor de seguridad guarda las puertas y ventanas de los programas extraños o no deseados que intentan entrar, mientras que un programa antivirus protege de los virus o de otras amenazas de seguridad que pueden intentar colarse por la puerta trasera. Para abrir Firewall de Windows, haga clic en Inicio, Panel de control y, a continuación, haga doble clic en Firewall de Windows. Si usa la ficha Opciones avanzadas para desactivar Firewall de Windows en una o varias conexiones individuales, el Centro de seguridad de Windows informará de que el servidor de seguridad está desactivado, incluso aunque siga activado en otras conexiones. Además, en la ficha General, Firewall de Windows seguirá configurado como activado. FIREWALL
  77. 77. 77 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 073 Usar software antivirus Los virus son programas destructivos o engañosos que se propagan desde un equipo a otro a través de Internet o de una red. Pueden adjuntarse a otros archivos u ocultarse como archivos que parecen normales. Puede ayudar a proteger un equipo frente a virus y otras amenazas de seguridad si: Instala y usa software antivirus actualizado. Configura su software de correo electrónico e Internet de forma que sea más difícil para los archivos que contengan virus llegar a él. Además de usar software antivirus actualizado, también debe comprobar que dispone de una característica de "detección de virus en tiempo real" (en función de la marca de software, esta característica puede tener otro nombre). La detección de virus en tiempo real permite examinar los archivos antes de que se abran o se utilicen. Para abrir el Centro de seguridad, haga clic en Inicio, Panel de control y, a continuación, haga doble clic en Centro de seguridad. ANTIVIRUS
  78. 78. 78 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN. NOTEBOOK OF WORK 074 ÉXITO SISTEMA DE INFORMACIÓN SISTEMATIZAR INFORMACIÓNGESTIÓN FINANCIERA INFORMACIÓN DETALLADAY OPORTUNA TOMAR DECISIONES CONTROL EFICIENTE AUDITORÍA INFORMÁTICA SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA IMPLICACIÓN DE USUARIOS APOYO DE LA DIRECCIÓN SISTEMA DE COPIAS DE SEGURIDAD DE DATOS O BACKUP EVALUACIÓN/TIEMPOS /COSTES IMPLEMENTACIÓN POR FASES EVALUACIÓN DETALLADA ENTRENAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN M I C R O E M P R E S A S M E D I A N A S E M P R E S A S E M P R E S A S G R U P O S E C O N Ó M I C O S N E G O C I O S MANUAL PAQUETE INFORMÁTICO EXPANSIÓN EMPRESARIAL
  79. 79. 79 AYALA & ASOCIADOS Contadores Públicos. ACCOUNTANT AND FINANCIAL SYSTEMATIZING: REFLEXIÓN TEÓRICO-PRÁCTICA. NOTEBOOK OF WORK 075 1. ¿Los controles administrativos financieros aumentan cuando se utiliza un software para el manejo de una empresa de manera integral? Explique su respuesta. 2. Comente el siguiente enunciado: “Si usted comparte la información crítica con sus asociados, principalmente sobre créditos y riesgos, evitará situaciones indeseables? 3. ¿Qué elementos principales tomaría en consideración para hacer un microsistema de nómina en una hoja electrónica? 4. Explique la relación de: Empresa y sistematización contable y financiera. 5. De un ejemplo de sistema y subsistemas en una empresa. 6. Brevemente comente: ¿En una empresa de salud como organizaría llevar contabilidad mediante un software? 7. Realice un algoritmo de facturación en una mecánica. 8. Efectúe un Diagrama de Contabilidad Financiera con enfoque de sistemas. 9. Haga un algoritmo del sistema contable clásico. 10. Grafique el diseño estructural del sistema contable por pólizas. 11. Explique el sistema contable automatizado. 12. ERP, explique, es un software genérico (cerrado) o específico (abierto). 13. ¿Qué es un conjunto de datos procesados? 14. De un ejemplo de un sistema mecánico y electrónico. 15. De un ejemplo de la aplicación del MIS en una empresa. 16. ¿Mencione mediante qué puede ser vulnerado un sistema de seguridad informático? 17. ¿Qué es un firewall y mencione su utilidad? 18. ¿Cómo protegería la información estratégica o financiera de una empresa que está siendo procesada electrónicamente? 19. ¿Para qué se capturan datos? 20. Bancos 100.000: Guayaquil 80.000; Pichincha 20.000 Clientes 35.000: “A” 10.000; “B” 5.000; “C” 20.000 Almacén 25.000 Proveedores 85.000 IESS por pagar 10.000 Capital? Registre la información financiera por el sistema clásico, de pólizas, americano.
  80. 80. 80 UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS ESCUELA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA MANUAL DEL SISTEMA CONTABLE CLÁSICO INTEGRANTES: CRISTINA GARRIDO MAYRA GUILCASO ADRIANA CEVALLOS SANTIAGO BECERRA EDWIN ZAPATA CURSO: QUINTO C1
  81. 81. 81 INDICE INTRODUCCIÓN…………………………………………………………… ANTECEDENTES…………………………………………………………… OBJETIVOS………………………………………………………………… BASES CONCEPTUALES…………………………………………………. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD…………………………………….. TÉCNICAS DE LA CONTABILIDAD……………………………………… CATALOGO DE CUENTAS……………………………………………….. NORMAS……………………………………………………………………… PROCEDIMIENTOS…………………………………………………………. OPERACIONES……………………………………………………………… CONTROL INTERNO………………………………………………………. CIRCUITO……………………………………………………………………. EJERCICIO 1………………………………………………………………… EJERCICIO 2………………………………………………………………… ANEXOS……………………………………………………………………… CONCLUSIONES……………………………………………………………. RECOMENDACIONES……………………………………………………… 3 4 6 7 8 9 12 17 18 19 28 28 43 54 68 69 70
  82. 82. 82 INTRODUCCIÓN El presente documento tiene como propósito fundamental el de unificar los registros e información de los distintos departamentos que conforman una empresa COMERCIAL, pretendiendo además que este manual sirva de guía en cuanto a la comunicación y coordinación de todas las actividades que se realicen dentro de la misma. Por otro lado, se puede decir que este manual trata de que la información sea más ágil, veraz y oportuna para la presentación de sus resultados en las actividades encomendadas en cada uno de los departamentos. El sistema contable permitirá la obtención de toda la información requerida por los usuarios internos y externos, incorporando todas las operaciones financieras; incluye: el plan de cuentas específico; afectación a cuentas predeterminadas por transacción; los formularios, registros y reportes ajustados a las necesidades y características de la Empresa. Las actividades del área contable estarán planificadas, organizadas y ejecutadas de manera que la información constituya un elemento de gestión que se provea a cada usuario en el momento oportuno. La actualización y el perfeccionamiento del sistema contable será producto del interés de los responsables de su ejecución y de su administración, pero también provendrá de la aplicación de las sugerencias, requeridas por la máxima autoridad de la empresa.
  83. 83. 83 ANTECEDENTES La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por profesionales de la contaduría pública altamente capacitados. La contabilidad es un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se convierte en el eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilice, deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en términos monetarios. Clasificación de la información: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero. Resumen de la información: para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las transacciones de venta de una empresa sería demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia necesitará la información de ventas resumida por almacén.
  84. 84. 84 OBJETIVOS Objetivo General Dotar de una herramienta práctica en la gestión operativa y financiera de la empresa, con el fin de estandarizar los sistemas contables y a la vez disponer de una información confiable y oportuna para la toma de decisiones. Objetivos Específicos 1. Disponer de la información contable oportuna, verás y confiable, para obtener estados financieros que reflejen de manera transparente, la situación económica y financiera. 2. Contar con una base de datos homogénea que facilite el funcionamiento fluido de un sistema de indicadores de alerta oportuna, que permita el seguimiento y control de las oficinas que conforman la Institución. 3. Dejar por escrito el manejo económico financiero de las empresas para su efecto. 4. Tener un manejo técnico financiero en las empresas.
  85. 85. 85 BASES CONCEPTUALES DE LA CONTABILIDAD Un sistema contable proporciona información económica y social a través de los resultados de un proceso, que se origina en datos económico - financieros de naturaleza cuantitativa, que se recolectan y se resumen en informes que son la base para la toma de decisiones. La contabilidad siendo la herramienta de información financiera y económica que involucra a toda la organización, cumple sus propósitos en la medida en que está integrada a su estructura orgánico - funcional. En consecuencia, su efectividad depende de los medios disponibles para el registro de las operaciones, de la integración del sistema con la información que se pretende obtener y del alcance de control que se desea imponer. CONTABILIDAD La contabilidad es una ciencia aplicada de carácter social y de naturaleza económica que proporciona información financiera del ente económico para luego ser clasificadas, presentadas e interpretadas con el propósito de ser empleados para controlar los recursos y tomar medidas oportunas para evitar una situación deficitaria que ponga en peligro su supervivencia. Es verificable.- Debido a que los hechos pueden ser comprobados posteriormente. Es sistemático.- Es un sistema de ideas lógicamente conectadas entre si. Es comunicable.- El lenguaje científico comunica informaciones. Es Claro y preciso.- En cuanto a que sus conclusiones pueden ser probables y consistentes, diferente al conocimiento ordinario en el cual sus conceptos son vagos e inexactos. Es predictivo.- Es un conocimiento superior, la ciencia predice como ocurrirá los fenómenos, hechos y acontecimientos. Transciende los hechos.- es decir el descubrimiento de un nuevo hecho proporciona nuevas investigaciones y así sucesivamente, determinándose la eliminación de lo viejo y el comienzo de lo nuevo. La contabilidad es una ciencia aplicada Por que toma como estudio los problemas o fenómenos económicos y/o financieros que se presenta en el desarrollo o funcionamiento de toda entidad o institución, y buscara mediante un previo análisis soluciones a los problemas originados, y gracias a sus técnicas, métodos y principios dará una información con mayor objetividad, para que así el funcionamiento del ente sea normal. La contabilidad es social Dado que su contribución es conocimiento de la totalidad social, relacionándose con aquellas ciencias que tiene un campo de estudio relacionado con dicha totalidad social, como son la administración, la economía, el derecho, la sociedad, la sicología industrial y la sociología.
  86. 86. 86 La contabilidad se proyecta al bien social ya que tiene en el mundo de los negocios el compromiso de reducir, de amortiguar los efectos de la moderna enfermedad de la Economía: la inflación. OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD Es suministrar información de la situación económica y financiera de la empresa los cual es necesario para conocer el patrimonio de las mismas y ejercer un control sobre ellas. De acuerdo a eso podemos resumir sus objetivos: o Medir los recursos o Reflejar los derechos de las partes. o Medir los cambios de los recursos y de los derechos. o Determinar los periodos específicos de dichos cambios. o Tener la información usando la unidad monetaria como común denominador. o Controlas las propiedades de la entidad Programar el uso que se de a estas propiedades TÉCNICAS DE LA CONTABILIDAD Las técnicas contables es el conjunto de herramientas que utiliza el contador para la mejor investigación, compresión y presentación de la información. Para lograr la enseñanza desarrolladora de la contabilidad se ha elaborado un conjunto de técnicas para la solución de situaciones problemáticas contables. Existen técnicas relacionadas con la formalización de asientos contables, técnicas para el análisis financiero, técnica en los registros, etc. 1. Técnica de la cuenta T: Esta técnica nos permite determinar los saldos finales de un ejercicio o período. Ejemplo: después de realizar las operaciones en el libro diario realizamos esta técnica. Ejemplo
  87. 87. 87 2. Técnica de la identificación del débito: Esta técnica permite determinar las cuentas que se debitan en una operación económica determinada y su importe se emplea un determinado procedimiento de trabajo. 3. Técnica de la identificación del crédito: Esta técnica permite determinar las cuentas que se acreditan en una operación económica determinada y su importe. Analiza si solo algún recurso de la empresa, si la empresa adquiere alguna obligación, determina si cancela o disminuye algún derecho y si disminuye sus gastos. 4. Técnica de comprobación por partida doble Esta técnica consiste en comprobar si se cumple el método de la partida doble. En su aplicación se ejecuta algunas acciones: a. Determina si se existen como mínimo una cuenta anotada al debe y otra anotada al haber. b. Determina si la suma de los importes anotados en el haber es igual a la suma de los importes anotados en el debe. 5. Técnica de comprobación del débito: Consiste en comprobar la veracidad de las cuentas anotadas al debe. La aplicación de esta técnica implica el desarrollo de las siguientes acciones: 1. Determina la naturaleza del saldo de la cuenta anotadas en el debe. 2. Si la cuenta es deudora, determina que aumenta en esta operación. 3. Si la cuenta es acreedora determina que disminuye en esta operación. 6. Técnicas de comprobación del crédito: Esta técnica consiste en comprobar la veracidad de las cuentas anotadas al haber. La aplicación de esta técnica implica el desarrollo de las siguientes acciones: 1. Determinar la naturaleza del saldo de la cuenta anotada en el haber. 2. Si la cuenta es deudora, determina que disminuye en esta operación. 7. Técnica de comprobación de los principios contables: Esta técnica consiste en comprobar la si se cumplen los principios de contabilidad generalmente aceptados. Para su aplicación se desarrolla las siguientes acciones: 8. Técnicas del Balance: Se utiliza para valorar, la situación económica de la empresa. El balance proporciona información sobre los activos, pasivos y neto patrimonial de la empresa en una fecha determinada (el último día del año o ejercicio económico). 9. Técnica del Estado de pérdida y ganancia La cuenta de pérdidas y ganancias refleja el resultado obtenido a partir del desarrollo la actividad de la empresa en un plazo determinado, ya sea el
  88. 88. 88 trimestre o el año, reflejando los ingresos, gastos, pérdidas y beneficios obtenidos durante ese periodo por la empresa. También existen otras técnicas como: Técnicas que nos sirve para detallar información, Técnica de comprobación financiera, Técnica del Registro de Letras por cobrar, Técnica del Registro de Letras por pagar, Técnica en el uso del libro de inventario y balances, Técnica en el uso de caja chica, Técnica en el Plan de cuentas, Técnica en el uso de formularios, Técnica de la cédula hipotecaria, Técnica en la mecanización contable. EL CATÁLOGO DE CUENTAS Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. Hay diversas maneras de organizar este sistema de identificación y, salvo casos especiales, quizá lo m práctico sea optar por una clasificación decimal que permita agregar o suprimir partidas según sea necesario. En el caso de la contabilidad general, que al fin y al cabo, controla toda la actividad de la empresa, conviene comenzar por dar un número índice a cada grupo general, tanto del balance como del estado de pérdidas y ganancias, de la siguiente forma: CATÁLOGO ÚNICO DE CUENTAS GRUPO 1. ACTIVO 2. PASIVO 3. PATRIMONIO 4. INGRESOS 5. COSTOS 6. GASTOS 7. CUENTAS DE ORDEN PLAN GENERAL DE CUENTAS 1. ACTIVO 1.1. ACTIVO CORRIENTE 1.1.1. CAJA 1.1.2. CAJA CHICA 1.1.3. BANCOS 1.1.4. INVERSIONES 1.1.5. CUENTAS POR COBRAR 1.1.5.1. PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES 1.1.6. DOCUMENTOS POR COBRAR 1.1.7. MERCADERÍAS 1.1.8. SUMINISTROS DE OFICINA 1.1.9. ARRIENDO PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.10. IVA COMPRAS 1.1.11. ANTICIPO RETENCIÓN EN LA FUENTE
  89. 89. 89 1.1.12. IVA RETENIDO 1.1.13. IMPUESTO A LA RENTA PAGADO POR ANTICIPADO 1.2. ACTIVO NO CORRIENTE 1.2.1. TERRENOS 1.2.2. EDIFICIOS 1.2.3. (- )DEPRECIACIÓN ACUMULADA 1.2.4. VEHICULOS 1.2.5. (- )DEPRECIACIÓN ACUMULADA 1.2.6. MUEBLES Y ENSERES 1.2.7. (- )DEPRECIACIÓN ACUMULADA 1.2.8. EQUIPO DE OFICINA 1.2.9. (- )DEPRECIACIÓN ACUMULADA 1.2.10. EQUIPO DE COMPUTO 1.2.11. (- )DEPRECIACIÓN ACUMULADA 1.3. OTROS ACTIVOS 1.3.1. GASTOS DE CONSTITUCIÓN 1.3.2. (- )AMORTIZACIÓN ACUMULADA 1.3.3. INVERSIONES PERMANENTES 2. PASIVO 2.1. PASIVO CORRIENTE 2.1. 1. CUENTAS POR PAGAR 2.1. 2. DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1. 3. IESS POR PAGAR 2.1. 4. SUELDOS ACUMULADOS POR PAGAR 2.1. 5. PROVISIONES PATRONALES POR PAGAR 2.1. 6. RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR 2.1. 7. IVA POR PAGAR 2.1. 8. IVA EN VENTAS 2.1. 9. IVA RETENIDO POR PAGAR 2.1. 10. DIVIDENDOS POR PAGAR 2.1. 11. INTERÉS ACUMULADO POR PAGAR 2.1. 12. IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR 2.1. 13. PRESTAMOS BANCARIOS POR PAGAR (< 1 AÑO) 2.2. PASIVO NO CORRIENTE 2.2. 1. PRÉSTAMO BANCARIOS POR PAGAR (>1 AÑO) 2.2. 2. HIPOTECAS POR PAGAR 2.3. OTROS PASIVOS 2.3. 1. ARRIENDO COBRADO POR ANTICIPADO 3. PATRIMONIO 3.1. CAPITAL SOCIAL 3.1.1. CAPITAL PAGADO 3.2. RESERVAS 3.2. 1. RESERVA LEGAL 3.2. 2. RESERVA ESTATUTARIA 3.2. 3. RESERVA FACULTATIVA 4. INGRESOS 4.1. INGRESOS OPERACIONALES 4.1.1. VENTAS 4.1.2. (-) DESCUENTO EN VENTAS
  90. 90. 90 4.1.3. (-) DEVOLUCIÓN EN VENTAS 4.2. INGRESOS NO OPERACIONALES 4.2.1. ARRIENDOS GANADOS 4.2.2. COMISIONES RECIBIDAS 5. COSTOS 5.1. COSTOS OPERACIONALES 5.1.1. COMPRAS 5.1.2. (-) DESCUENTO EN COMPRAS 5.1.3. (-) DEVOLUCIÓN EN COMPRAS 5.1.4. COSTO DE VENTAS 5.2. COSTOS NO OPERACIONALES 6. GASTOS 6.1. GASTOS ADMINISTRATIVOS 6.1.1. GASTO SUELDOS 6.1.2. GASTO APORTE PATRONAL 6.1.3. REMUNERACIONES ADICIONALES 6.1.3.1.DÉCIMO TERCER SUELDO 6.1.3.2.DÉCIMO CUARTO SUELDO 6.1.3.3.FONDO DE RESERVA 6.1.3.4.VACACIONES 6.1.4. CONSUMO ÚTILES DE OFICINA 6.1.5. GASTO ARRIENDO 6.1.6. GASTOS GENERALES 6.1.7. DEPRECIACIONES DE MUEBLES Y ENSERES 6.1.8. DEPRECIACIONES DE EQUIPO DE OFICINA 6.1.9. DEPRECIACIONES DE EQUIPO DE COMPUTACIÓN 6.1.10. AMORTIZACIÓN DE GASTOS DE CONSTITUCIÓN 6.2. GASTOS DE VENTA 6.2.1. PUBLICIDAD 6.2.2. TRANSPORTE 6.2.3. COMISIONES 6.2.4. CUENTAS INCOBRABLES 6.3. GASTOS FINANCIEROS 6.3.1. GASTO INTERÉS 7. CUENTAS DE ORDEN 7.1. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 7.1.1. GARANTÍAS RECIBIDAS 7.1.2. GARANTÍAS OTORGADAS 7.1.3. VALORES EN CUSTODIA 7.1.4. MERCADERÁIS EN CONSIGNACIÓN 7.2. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 7.2.1. COMPROMISO GARANTÍAS RECIBIDAS 7.2.2. COMPROMISO GARANTÍAS OTORGADAS 7.2.3. COMPROMISO VALORES EN CUSTODIA
  91. 91. 91 NORMAS La contabilidad de la Institución, se efectuará cumpliendo con las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, las Normas Internacionales de Contabilidad, las disposiciones de la Superintendencia de Bancos en el Catálogo Único de Cuentas, las leyes tributarias y otras disposiciones legales. La EMPRESA estará siempre sujeta a los métodos, procedimientos y prácticas establecidas por la profesión del Contador Publico. P.C.G.A. NEC NIC NIFF (a partir de año 2009) L.R.T.I. CÓDIGO DE TRABAJO LEY COMPAÑIAS LEY DE BANCOS Y SEGUROS, entre otros.
  92. 92. 92 PROCESO COMPROBANTES ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTES CIERRE DE LIBROS ESTADOS FINANCIEROS LIBROS AUXILIARES HOJA DE TRABAJO ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ESTADO DE RESULTADOS ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO N.E.P.C.
  93. 93. 93 OPERACIONES: DOCUMENTOS FUENTE Los documentos fuente constituyen la evidencia y el medio de prueba de la veracidad, legalidad y autorización de las transacciones anotadas en los registros de entrada original. Los asientos contables, sin excepción alguna se realizarán sobre la base de los documentos fuente que los respalden. Los documentos fuente serán emitidos en el momento que ocurran las operaciones. Su envío al área contable será inmediato para que se asegure el registro oportuno de las transacciones. De estos documentos, sean internos o externos, se mantendrán archivos ordenados y completos que permitan una rápida consulta y completa revisión. REGISTROS DE ENTRADA ORIGINAL Todas las operaciones susceptibles de expresarse contablemente se asentarán en los registros de entrada original, sustentándose en los documentos fuente. El asiento, que constituirá el libro diario, será elaborado al momento que se reciba o se emita la documentación. Estos registros se llevarán en forma automatizada y tendrán el formato que la entidad estime conveniente. EMPRESA COMERCIAL “CAMES” LIBRO DIARIO PAGINA Nº……….. FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
  94. 94. 94 En cada asiento se revelará el efecto contable de las operaciones, información que servirá de fuente para efectuar los registros en las cuentas del mayor general, subcuentas, parciales y auxiliares. MAYOR GENERAL El mayor general es un registro obligatorio en el sistema contable y se producirá en forma automatizada. Serán abiertas las cuentas de mayor general que hagan posible resumir todas las transacciones financieras asentadas en los registros de entrada original y presentar los saldos resultantes, que podrán obtenerse por agregación de los movimientos individuales que consten en registros de los niveles inferiores. Las diferencias que se establezcan al cierre del ejercicio, entre el mayor general, las subcuentas, los parciales y los auxiliares con los registros complementarios, será ajustada, de manera que los estados financieros presenten saldos sustentados y razonables. EMPRESA COMERCIAL “CAMES” LIBRO MAYOR CUENTA: CODIGO……….. FECHA DETALLE No. asiento DEBE HABER SALDO MAYORES AUXILIARES Según las características y necesidades, se mantendrá subcuentas y parciales para las cuentas de mayor general que contengan varios componentes. Los parciales estarán conformados por un detalle individualizado de los conceptos que lo integran al nivel de auxiliares.
  95. 95. 95 EMPRESA COMERCIAL “CAMES” MAYOR AUXILIAR CUENTA: CODIGO……….. SUBCUENTA: CODIGO……….. FECHA DETALLE No. asiento DEBE HABER SALDO BALANCE DE COMPROBACIÓN Permite RESUMIR la información contenida en los registros realizados en el Libro diario y el Libro mayor, a la vez que permite COMPROBAR la exactitud de los mencionados registros, Verifica y demuestra la igualdad numérica entre el Debe y el Haber. EMPRESA COMERCIAL “CAMES” BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS Nº CUENTAS Código SUMAS SALDOS DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR
  96. 96. 96 CORRECCIÓN DE ERRORES Los errores cometidos en el registro contable de las operaciones se corregirán con un asiento de diario, expresando el carácter y circunstancias de ello y deberá contar con la autorización del jefe inmediato, del contador general y del jefe departamental de acuerdo al área donde se ya suscitado el error. Los errores en la emisión de documentos o formularios contables antes de su registro, se salvarán emitiendo uno nuevo. AJUSTES A EJERCICIOS ANTERIORES Los ajustes a las cuentas de ingresos y gastos de ejercicios anteriores se contabilizarán con afectación a los ingresos y gastos del ejercicio en el momento que se detecten. Estos ajustes y los que correspondan a cuentas de la situación financiera se revelarán en notas a los estados financieros, dependiendo del impacto en el Estado de Resultados, especificando su incidencia sobre los resultados y la situación financiera del ejercicio, en los casos siguientes: 1. Operaciones no contabilizadas oportunamente 2. Errores matemáticos 3. Errores en la aplicación de la normativa. Estos ajustes no se revelarán en notas a los estados financieros de periodos posteriores al año de anotación. Se elaboran al término de un periodo contable o ejercicio económico. Los ajustes contables son estrictamente necesarios para las cuentas que han intervenido en la Contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la preparación de loe Estados Financieros. Los ajustes que con más frecuencia se presenta son aquellos que se refieren a: Acumulados Fecha…………………….x………………………….. GASTOS SUELDOS XXXX SUELDOS ACUM. POR PAGAR XXXX R/C. Para registrar el sueldo correspondiente. Fecha…………………….x………………………….. COMISIONES ACUM. POR COBRAR XXXX COMISIONES GANADAS XXXX R/C. Para registrar las comisiones correspondiente a……. Diferidos
  97. 97. 97 Fecha…………………….x………………………….. GASTOS PUBLICIDAD XXXX PUBLICIDAD PREPAGADA XXXX R/C. Para registrar la publicidad correspondiente. Fecha…………………….x………………………….. ARRIENDOS COBRADOS POR ADELANTADO XXXX INGRESO POR ARRIENDO XXXX R/C. Para registrar los ingresos por arriendos Depreciaciones Fecha…………………….x………………………….. GASTOS DEP. VEHÍCULO XXXX DEP. ACUM. VEHÍCULO XXXX R/C. Para registrar la depreciación correspondiente. Amortizaciones Fecha…………………….x………………………….. AMORT. GTOS DE CONSTITUCIÓN XXXX AM. ACUM. / GTOS. / CONST. XXXX R/C. Para registrar la amortización correspondiente. Consumos Fecha…………………….x………………………….. CONSUMO DE ÚTILES DE OFICINA XXXX ÚTILES DE OFICINA XXXX R/C. Para registrar el consumo de útiles de oficina. Provisiones Fecha…………………….x………………………….. CUENTAS INCOBRABLES XXXX PROV. CTAS INCOBRABLES XXXX R/C. Para registrar la provisión correspondiente. Los ajustes se jornalizan en el Libro Diario y se procede a la respectiva mayorización. HOJA DE TRABAJO Es una herramienta contable que permite al Contador presentar en forma resumida y analítica gran parte del proceso contable.
  98. 98. 98 Se elabora a partir de los saldos del Balance de Comprobación y contiene Ajustes, Balance Ajustado, Estado de pérdidas y Ganancias, Estado de Situación Financiera. CIERRE DE LIBROS Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan gasto o egresos Centralizar las cuentas que generan renta o ingresos Determinar el resultado final - Ganancia o Utilidad - Pérdida o Déficit Fecha…………………….x………………………….. RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS XXXX GASTO GENERALES XXXX GASTOS SUELDOS, ETC. XXXX Fecha…………………….x………………………….. RENTAS O INGRESOS XXXX RESUMEN RENTAS Y GASTOS XXXX Fecha…………………….x………………………….. RESUMEN DE RENTAS Y GASTOS XXXX UTILIDAD DEL EJERCICIO XXXX Fecha…………………….x………………………….. PÉRDIDA DEL EJERCICIO XXXX RES. RTAS Y GTOS . XXXX

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