PERANCANGAN STRATEGIK
• .

Oleh
Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf

Institut Aminuddin Baki, KPM
hakmilik@MBAM.IAB.KPM
...
Jurulatih Anda

hak milik mbustamanIAB.KPM
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

2
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Ketua Jabatan
BIODATA PENCERAMAH Baki, KPM
Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Amin...
Buku Terbaru

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

4
Matlamat kursus ini: Semua peserta akan
dapat memahami tentang:
• Proses utama pengurusan strategik berasaskan
perspektif ...
What’s An Organization’s
Strategic Planning Like?
spear

tree

wall

hak milik mbustamanIAB.KPM
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

sna...
Hello Sir,
I’m Mr. Muhd. Bustamante
from IAB to …………..

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

7
Main References
• 1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit
Organizations. San Francisco: J...
Apakah itu Strategi?
• Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of
generalship, or how to be an effective general.
• ...
Definisi Pengurusan Strategik (Rujuk ms 6)
• 1. Suatu proses pengurusan yang memberi
tumpuan pada aspek jangka panjang ses...
Model Pengurusan Strategik Untuk
Institusi Pendidikan Awam (ms 15)
7. Penilaian Prestasi&
Penambahbaikan berterusan

.

Pu...
Strategic
Feature

Private Sector

Public Sector

General Strategic
Goal

competitiveness

mission effectiveness

General ...
TRANSLATING A MISSION INTO DESIRED
OUTCOMES USING BSC-KAPLAN& NORTON
(2003)

.

MISSION
Why we exist
CORE VALUES
What we b...
• Kata Imam Ghazali:
“seorang guru yang
hanya memikirkan
mengajar sahaja tanpa
memikirkan masa
depan muridnya, lebih
baik ...
Rumusan (ms 11)
• Mengapa kemahiran
pengurusan strategik penting
untuk dikuasai oleh mereka
yang ingin jadi pemimpin
organ...
Proses Perancangan Strategik:
langkah demi langkah
• Proses Pertama: Persediaan
Perancangan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

16
PROSES PRA-PERANCANGAN: CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN
PERANCANGAN STRATEGIK
BIL

AKTIVITI

TARIKH

TINDAKAN

1.

Penubuhan...
BIL

AKTIVITI

6.

Proses Kedua : Mendefinisi Hala Tuju
Sekolah
1. Menyemak dan memahami mandat
kerajaan
2. Menyemak perny...
BIL

AKTIVITI

8.

Proses Keempat : Pembinaan Strategi
1
Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik (8
bidang utama pendid...
PERINGKAT FORMULASI

(3)
ISU,
MATLAMAT
DAN OBJEKTIF

(1)
PENETAPAN
HALATUJU

(2)
ANALISIS
PERSEKITARAN
(SWOTS)
Proses 2: Semak Hala Tuju
Organisasi (bab 3.ms 49)
NILAI

VISI

HALATUJU

MISI

Mandat

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

21
Semak Hala Tuju: Mandat
• Kamus Dewan- DBP (2005):
1. Amanah yang diberikan oleh
orang ramai.
2. Kuasa yang diberikan oleh...
• Mandates are written and unwritten rules that
govern and guide an institution and its stakeholders.
Its maybe directly t...
Mandat (

sambungan)

• Semua dasar kerajaan akan menentukan ‘nature’,
skop dan arah tujuan perancangan institusi awam
ter...
Contoh MANDAT
1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan
- Akta Pendidikan 1996 (Pindaan 2002)
- Akta acara kewangan 1957
- Ar...
Semak Hala Tuju: Misi
• Kamus Dewan (2005):
Tugas khusus yang
dipertanggungjawabkan kepada
atau yang akan dilakukan oleh
s...
Apakah itu MISI? (ms 66)
Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat
menjelaskan perkara-perkara berikut:
•

•...
Contoh Pernyataan MISI
1.

Untuk membangun
sumber manusia dalam sektor
awam melalui latihan berkualiti
(INTAN)

2. KPM Mem...
29
Semak Hala Tuju:
Visi/wawasan
• Kamus Dewan (2005):
Pandangan yang jauh (terutamanya
yang berkaitan dengan
perkembangan ma...
Apakah itu Wawasan/Visi? (ms
72)
• Burt Nanus:“A vision is a realistic,
credible, attractive future for your
organisation”...
matlamat

INGAT!

LAGI TINGGI VISI ANDA,
LAGI TINGGI USAHA
DIPERLUKAN

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

32
Semak Nilai
Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan
seseorang dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M.
Pustay,...
Contoh Nilai: IAB
•

Integriti (Integrity)
Menghayati nilai integriti diri melalui pemikiran, amalan dan tindakan

•

Prof...
Piagam Pelanggan

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

35
PERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN
IAB komited untuk memberi kepuasan kepada stakeholder
berdasarkan piagam pelanggan seperti ber...
Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009
•
•
•
•
•
•
•

7. Menghasilkan sekurang-kurangnya sepuluh (10) penerbitan
setahun ;
8...
Proses 3:
ANALISIS PERSEKITARAN

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

38
Environmental Scanning

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

39
THE ORGANIZATION AS AN
ICEBERG

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

40
14.5
Bagaimana maklumat
dikumpul?
• Semakan dokumen/rekod.
• Kajian:
– Soalselidik
– Temubual
– Pemerhatian
– Hasil-hasil penye...
Kaedah-Kaedah Untuk Analisa Maklumat
Persekitaran Organisasi
•
•
•
•
•
•
•

1. Matrik KLAP (SWOT)
2. PEST (Persekitaran Lu...
Elemen Utama Analisis Persekitaran

SW

OT

DALAMAN LUARAN

MURID

RAKAN
SEJAWAT

GURU

PIBG

GURU BESAR/
PENGETUA

KOMUNI...
Analisis SWOT: Kekuatan (Strength – S)
A strength is something an organization does well or a
characteristic that enhances...
Analisa Kelemahan (Weakness –W)
A weakness is something an organization lacks, does
poorly, or a condition placing it at a...
Analisis Peluang (OPPORTUNITIES – O)
Think about external events that affect your school. These
can be political, economic...
Analisis Ancaman/Cabaran (Threats – T)


What changes outside the school do we need
to guard against or prepare for? (thr...
Hasil Dari Analisis
Persekitaran Strategik…
TAHAP 1: Isu-isu strategik, KRA dan
matlamat untuk mencapai Misi & Visi
dikena...
Contoh hasil dari analisis SWOT
Bidang

Isu Strategik

Kurikulum

Pencapaian akademik mesti capai tahap tertinggi (melebih...
WHAT ARE
''KRA'' AND ''KPA'' AND ''KPI''
• Key Result Areas
“Key Result Areas” or KRAs refer
to general areas of outcomes ...
Value of KRAs
• Identifying KRAs helps individuals: ·
Clarify their roles · Align their roles to the
organisation’s busine...
Description of KRAs
• Key result areas (KRAs) capture about
80% of the department's work role. The
remainder of the role i...
Example
• KRA 1
-RECRUITMENT/ SELECTION
KPA 1 (objectives) --RECRUITMENT
KPI ----reduce average time taken to fill
marketi...
example
• CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY
-to gain world market share of 51%
DISTRIBUTION OBJECTIVE
-Improve / Increase the...
CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY
-to gain world market share of 51%
SALES DEPARTMENT'S OBJECTIVE
-INCREASE THE SALES COVERAG...
Penetapan Matlamat Strategik
• Sasaran atau kedudukan khusus yang ingin
capai bagi mencapai misi dan visi organisasi.
• Pe...
• Goals: Strategy components; action items that
must be done (e.g., improve students achievement,
increase staff skills, d...
Ciri-ciri matlamat
• 1. Masa
• Perkara yang dikehendaki atau wujud di
masa depan.
• Tempoh masa: bergantung kepada proses
...
TAKRIF MATLAMAT, SASARAN & UNJURAN

• Goal is the overall expected outcome
based on initial assumptions.
• Target is the p...
Contoh perhubungan antara
misi,matlamat & strategi
.

MISI NASIONAL

MATLAMAT:
Melahirkan Modal Insan Kelas Pertama

Strat...
KRA IAB
• Stakeholder dan pelanggan berpuas hati
dengan perkhidmatan teras yang ditawarkan
• Perkhidmatan teras berkualiti...
OBJEKTIF
• 1. Objektif ialah sesuatu yang
perlu dicapai berdasarkan
sasaran yang ditetapkan.
• 2. Hasil Khusus yang ingin
...
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

63
Perhatian Penting
• Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas
apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin
dicapai d...
Contoh Objektif (rujuk Pelan Strategik IAB)
• Meningkatkan keberkesanan perlaksanaan kursus
• Meningkatkan bilangan kursus...
Objektif
• Meningkatkan kualiti bahan penerbitan
• Meningkatkan sumbangan kepakaran kepada KPM
• Memasyhurkan IAB sebagai ...
Mengapakah pentingnya KPI alam proses
perancangan strategik?

Mengikut Kaplan (2003):
• If we can’t measure our processes,...
Performance Measurement Study Findings

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

68
KPI
• KPI adalah suatu parameter yang boleh
diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan
yang akan mencerminkan kejayaan s...
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

70
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

71
CONTOH KAD DATA PENGUKURAN

1 Objektif
2 Pengukuran (KPI)
3 Unit Pengukuran &
formula

4 Lag atau Lead
5 Sumber Data
6 Kek...
CONTOH 2 REKOD DATA KPI
Bil

Perkara

Penjelasan

1.

Perspektif

Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan

2.

Ma...
CONTOH

HUBUNGAN ISU
STRATEGIK,
MATLAMAT,
OBJEKTIF ,KPI DAN
SASARAN (ms 119 &
Lampiran 1-3)
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

74
ISU STRATEGIK
Bidang Kurikulum

Pencapaian
akademik murid
masih lagi belum
cemerlang.

MATLAMAT
STRATEGIK

OBJEKTIF

Menin...
ISU
STRATEGI
BIDANG
HEM
Tahap
sahsiah
murid masih
lagi belum
memuaskan

SASARAN / OBJEKTIF
MATLAMAT
STRATEGI

Membentuk mo...
Basic Scorecard Terminology
(Institute Aminuddin Baki)
Mission & Vision

Strategy Map

Stakeholders & Customer
satisfactio...
What is Organisational
Strategy?
– “A strategy is defined as a pattern,
of purposes, policies, programmes,
actions, decisi...
Apakah itu Strategi?
• Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus
atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu
organisasi...
• A strategy is an approach, or an implementation
methodology, that will lead to the achievement of
an objective.
• Strate...
THE TOWS MATRIX
(GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS)
STRENGTHS

INTERNAL
ENVIRONMENT

1.
2.

WEAKNESSES
1.

LIST STRENGTHS

2...
hakmilik@MBAM.IAB.KPM

82
contoh

PENJANAAN STRATEGI
BIDANG HEM
•TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM
•STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM
•KAEDAH PEN...
TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM
DALAMAN

LUARAN

S- Strength
S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa
telah mendapat s...
DALAMAN

W- Weakness
W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri
yang rendah .
W2. Keseluruhan pencapaian muri...
DALAMAN

S- Strength
S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa
telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik
Bimbin...
DALAMAN

W- Weakness

W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri
yang rendah .
W2. Keseluruhan pencapaian mur...
Objektif / sasaran PENJANAAN: STRATEGI PENINGKATANmata merit adab belajar.
Jangka Panjang 95 % murid dapat mengekalkan 80 ...
SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK
5 - Cemerlang
4 - Amat Baik
3 - Baik
2 - Memuaskan
1 - Kurang Baik

hakmilik@MBAM.IA...
PENILAIAN STRATEGI
KRITERIA PEMILIHAN
a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi
staf yang bertanggungjawab.
b. Kompetensi...
SENARAI STRATEGI MENGIKUT
KEUTAMAAN
1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti
k...
Objektif jangka panjang
Objektif jangka pendek

PELAN TAKTIKAL

95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar
75...
PELAN TAKTIKAL
BAGI STRATEGI 1
NAMA STRATEGI

BIL

PROGRAM/
PROJEK

1

Program Maju Diri

2

Bengkel
Kemahiran belajar

Me...
PELAN OPERASI
.

hakmilik@MBAM.IAB.KPM

94
CONTOH PELAN OPERASI & KPI
Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara
Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat...
Carta Aliran
Mula
Tanggungjawab
GB, GPK HEM,
YDP PIBG
Setiausaha

Mesyuarat
Surat-menyurat
Publisiti
Aturcara Majlis
Penye...
CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUK
PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA
ANGGOTA

ALIRAN KERJA

MASA SEBENAR(MINIT)...
Format Program/Pelan
Operasi
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

1. Nama Program
2. Rasional
3. Objektif Program
4. Tarikh dan Tempoh Pel...
Perkhidmatan

KPI

Sasaran

Untuk mengukur Kecekapan Proses
Perkhidmatan
Pengeluaran
Pasport
Malaysia

1.

Tempoh masa men...
Perkhidmatan

KPI

Sasaran

Perkhidmatan Untuk Mengukur Keberkesanan Proses
Pengeluaran
Pasport
Bilangan pengeluaran paspo...
101

hakmilik@MBAM.IAB.KPM
THANK YOU
From
Muhd Bustaman Abdul Manaf
Institute Aminuddin Baki
Ministry of Education
bustaman@ iab.edu.my
0199890524

h...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Nota slide pengurusan strategik

2,664

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
2,664
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
87
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Renungan Pemikiran
  • Sebagai contoh carta aliran kerja bagi Perkhidmatan Pengeluaran Pasport Malaysia, bermula daripada permohonan diterima sehingga pasport diserahkan kepada pelanggan oleh Jabatan Imigresen Malaysia di Johor adalah seperti dipamerkan.
  • Sebagai contoh sasaran prestasi yang telah ditetapkan oleh Jabatan Imigresen mengikut KPI yang telah diwujudkan bagi mengukur kecekapan proses bagi Perkhidmatan Pengeluaran Pasport Malaysia adalah seperti berikut:
    1 jam untuk tempoh masa menunggu untuk mendapatkan perkhidmatan di kaunter penerimaan bermula dari masa pelanggan tiba di pejabat untuk memohon pasport sehingga dipanggil ke kaunter
    8 minit untuk tempoh layanan semasa menerima permohonan di kaunter penerimaan borang dan2 minit di kaunter penerimaan bayaran dan resit. Sasaran prestasi tersebut ditetapkan bermula dari masa pelanggan tiba di kaunter sehingga perkhidmatan selesai diberikan.
    24 jam bagi tempoh masa kitaran untuk mengeluar dan menyerah pasport. Tempoh masa kitaran adalah dikira bermula dari satu permohonan yang lengkap diterima sehingga pasport diserahkan kepada pelanggan.
    Peratus kesilapan bagi pasport yang diserahkan kepada pelanggan adalah ditetapkan sebagai 1% kesilapan. Peratus kesilapan ini ditetapkan oleh pengurusan atasan.
  • Sasaran prestasi sebanyak 442 pasport sehari telah ditetapkan untuk mengukur keberkesanan proses bagi perkhidmatan pengeluaran pasport Malaysia di Imigresen Johor yang melibatkan 34 orang.
    Cara menetapkan sasaran prestasi adalah seperti berikut:
    Sediakan carta aliran kerja bagi proses pengeluaran pasport kepada pelanggan, bermula daripada permohonan diterima sehingga pasport diserahkan kepada pelanggan.
    Berdasarkan carta aliran kerja tentukan masa sebenar yang diambil bagi setiap tindakan untuk menghasilkan dan menyerahkan pasport kepada pelanggan.
    Jumlahkan masa sebenar yang diambil untuk mengeluarkan satu pasport. Ini adalah 30 minit dalam contoh ini.
    Kira jumlah masa kerja produktif satu hari bagi jumlah anggota yang terlibat ( 34 orang X 6.5 jam X 60 minit =13,260minit)
    Kiraan bagi bilangan pasport yang boleh keluarkan dalam tempoh satu hari didapati dengan membahagikan jumlah masa kerja produktif satu hari bagi semua anggota yang terlibat dengan tempoh masa sebenar menghasilkan satu pasport. (13,260 / 30=442 pasport sehari)
  • And instead to enjoy the future you are creating
  • Transcript of "Nota slide pengurusan strategik"

    1. 1. PERANCANGAN STRATEGIK • . Oleh Muhamad Bustaman bin Haji Abdul Manaf Institut Aminuddin Baki, KPM hakmilik@MBAM.IAB.KPM 1
    2. 2. Jurulatih Anda hak milik mbustamanIAB.KPM hakmilik@MBAM.IAB.KPM 2
    3. 3. MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF Ketua Jabatan BIODATA PENCERAMAH Baki, KPM Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin 1. Pengalaman memberi kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995. (paling lama dalam bidang ini di IAB) 2. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam pendidikan 3. Buku ketiga: Pengurusan Strategik-akan terbit bulan 7 2009 oleh PTS. 3. Pernah mengikuti Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti Latihan Luar Negara (selain dalam negara): • i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York, USA (1996) • ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila. Philippine (1998) • iii. Strategic planning in education: Uni of York, England (2000- 2004) • iv. Strategy Performance Measurement (BSC): Uni of Adelaide, Australia (2005) 4. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London. 5. 6. 7. 8. Memberi khidmat konsultasi dalam Pengurusan Strategik dan KPI untuk semua peringkat Bahagian dalam Kementerian Pelajaran Malaysia. Ahli Panel Sistem Pengurusan Kualiti Star Rating (SSR) KPM Pembentang kertas pernyataan baru MISI, VISI dan Matlamat KPM Kepakaran lain: Kursus Balancedhakmilik@MBAM.IAB.KPM Scorecard (KPI), KMK, Benchmarking, Quality Tools, Quality from 3 Islamic Perspectives, Strategic Change, Strategic Leadership Skills, Strategic Thinking Skills.
    4. 4. Buku Terbaru hakmilik@MBAM.IAB.KPM 4
    5. 5. Matlamat kursus ini: Semua peserta akan dapat memahami tentang: • Proses utama pengurusan strategik berasaskan perspektif organisasi awam • Kaedah untuk menjelaskan dan menterjemahkan hala tuju organisasi (misi & visi) dengan lebih bermakna kepada pelan operasi atau jadual kerja seharian setiap staf. • Kaedah pengukuran dan pelaporan prestasi strategi dengan berkesan hakmilik@MBAM.IAB.KPM 5
    6. 6. What’s An Organization’s Strategic Planning Like? spear tree wall hak milik mbustamanIAB.KPM hakmilik@MBAM.IAB.KPM snake 6
    7. 7. Hello Sir, I’m Mr. Muhd. Bustamante from IAB to ………….. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 7
    8. 8. Main References • 1. Allison and Kaye. (2003) Strategic Planning for Public and Non-profit Organizations. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. • 2. Bryson, J.M. (2004). Strategic planning for public and nonprofit organizations: A guide to strengthening and sustaining organizational achievement 3rd ed. San Francisco: Jossey-Bass. • 3. Hairuddin.M.A. & Muhamad Bustaman.A.M. (2007) Perancangan Strategik Pembangunan Sekolah: Memperkasa dan Melonjakkan Kecemerlangan Institusi Pendidikan. Genting Highlands, Pahang: Institut Aminuddin Baki, Kementerian Pelajaran Malaysia. • 4. Kaplan & Norton. (1996) Balanced Scorecard: Translating Strategy Into Action. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. • 5. Kaplan & Norton. (2004) Strategy Maps: Converting Intangible Assets Into Tangible Outcomes. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. • 6. Kaplan & Norton. (2006) Alignment: Using the Balanced Scorecard to Create Corporate Synergies. Boston, Massachusetts: Harvard Business School Press. • 7. Miller, B.A. (2007) Assessing Organizational Performance in Higher Education. San Francisco: John Wiley & Son, Inc. • 8. Niven, P.R. (2003). Balanced Scorecard: Step-by-step for Government and Nonprofit Agencies. San Francisco: Jossey-Bass. • 9. Sevier, R. (2000). Strategic Planning for Higher Education Institution. Chicago, USA. mbustaman/IAB/KPM/0 5 hakmilik@MBAM.IAB.KPM 8
    9. 9. Apakah itu Strategi? • Strategi- perkataan Latin: Strategos (the art of generalship, or how to be an effective general. • Kamus Oxford mentakrifkan strategy has to do with war and deception of an enemy. In nonprofit management, strategy has to do with responding to a dynamic and often hostile environment in pursuit of a public service mission (Allison &Kaye, 2005) • (Rujuk ms 5) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 9
    10. 10. Definisi Pengurusan Strategik (Rujuk ms 6) • 1. Suatu proses pengurusan yang memberi tumpuan pada aspek jangka panjang sesebuah organisasi dengan memberi penekanan secara berterusan pada operasi penggubalan, pelaksanaan, dan penilaian strategi tertentu. • 2. Suatu proses formulasi, implementasi, dan penilaian tindakan-tindakan yang akan memastikan organisasi berupaya mencapai objektifnya. (David, 1986) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 10
    11. 11. Model Pengurusan Strategik Untuk Institusi Pendidikan Awam (ms 15) 7. Penilaian Prestasi& Penambahbaikan berterusan . Pusingan Semula 6. Implementasi Strategi 5. Strategi, Taktikal (Belanjawan& Operasi) 4. Isu Strategik (KRA), Matlamat, Objektif & KPI 3. Analisa Persekitaran: Maklumat Dalaman & Luaran Organisasi 2. Halatuju Organisasi: Mandat Kerajaan, Misi, Visi & Nilai (Termasuk Nilai, Piagam pelanggan, Slogan, Logo, Warna Korperat) 1. Pra-Perancangan Sumber Asal: Bryson, J.M. (2003) Strategic Planning for Public & Nonprofit Organization. S.Fra: Jossey-Bass. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 11
    12. 12. Strategic Feature Private Sector Public Sector General Strategic Goal competitiveness mission effectiveness General Financial Goals profit; growth; market share cost reduction; efficiency Values innovation; creativity; good will; Recognition accountability to public; integrity; fairness Desired Outcome Customer satisfaction Customer satisfaction Stakeholders stockholders; owners; market taxpayers; inspectors; legislators Budget Priorities Defined by: customer demand leadership; legislators; planners Justification for secrecy protection of intellectual national security capital; proprietary knowledge Key Success Factors (KSF) growth rate; earnings; market share (KSF) Uniqueness hakmilik@MBAM.IAB.KPM best management practices 12 sameness; economies of scale
    13. 13. TRANSLATING A MISSION INTO DESIRED OUTCOMES USING BSC-KAPLAN& NORTON (2003) . MISSION Why we exist CORE VALUES What we believe in VISION What we want to be STRATEGY Our game plan BALANCED SCORECARD Implementation & focus STRATEGIC INITIATIVES What we need to do PERSONAL OBJECTIVES What I need to do STRATEGIC OUTCOMES Satisfied stakeholders Delighted Customers Effective Processes hakmilik@MBAM.IAB.KPM Motivated & Prepared workforce 13
    14. 14. • Kata Imam Ghazali: “seorang guru yang hanya memikirkan mengajar sahaja tanpa memikirkan masa depan muridnya, lebih baik jangan jadi guru” 14 hakmilik@MBAM.IAB.KPM
    15. 15. Rumusan (ms 11) • Mengapa kemahiran pengurusan strategik penting untuk dikuasai oleh mereka yang ingin jadi pemimpin organisasi? • Apakah faedah organisasi perolehi daripada pembinaan perancangan strategik secara komprehensif? hakmilik@MBAM.IAB.KPM 15
    16. 16. Proses Perancangan Strategik: langkah demi langkah • Proses Pertama: Persediaan Perancangan hakmilik@MBAM.IAB.KPM 16
    17. 17. PROSES PRA-PERANCANGAN: CONTOH JADUAL KERJA PEMBINAAN PERANCANGAN STRATEGIK BIL AKTIVITI TARIKH TINDAKAN 1. Penubuhan Jawatankuasa Induk 14 Jan 2007 Guru Besar 2. Taklimat dan latihan Perancangan strategik bagi memperkasakan sekolah kepada Jawatankuasa Kerja 15 Jan 2007 Guru Besar 3. Agihan tugas kepada guru-guru Jawatankuasa Pelaksana 16 Jan 2007 JK Induk 4. Profil Organisasi 1 Latar belakang sekolah 2. Struktur pentadbiran sekolah dan maklumat staf 3. Enrolmen Murid 4. Maklumat prestasi akademik, koakademik dan kokurikulum 5. Disiplin Murid 6. Kemudahan Fizikal atau pasarana 7. Maklumat ringkas demografi penduduk (persekitaran luar sekolah) 5. Menetapkan jadual kerja pelaksana hakmilik@MBAM.IAB.KPM 17 Jan 2007 hingga JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 20 Jan 2007 21 Jan 2007 17
    18. 18. BIL AKTIVITI 6. Proses Kedua : Mendefinisi Hala Tuju Sekolah 1. Menyemak dan memahami mandat kerajaan 2. Menyemak pernyataan misi 3. Menyemak pernyataan visi 4 Menyemak pernyataan piagam pelanggan 5 Menyemak pernyataan moto,slogan,logo, warna koperat sekolah (tambahan) 7. Proses Ketiga :Analisis Persekitaran Sekolah 1 Analisis kekuatan dan kelemahan dalaman 2. Analisis peluang dan cabaran luaran 3. Analisis prestasi perancangan strategik yang lepas, budaya kerja sekolah, prestasi program-program utama sekolah dan ICT. hakmilik@MBAM.IAB.KPM TARIKH TINDAKAN GB 22 Jan 2005 JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 24 Jan 2007 GB JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 18
    19. 19. BIL AKTIVITI 8. Proses Keempat : Pembinaan Strategi 1 Mengenal pasti & memilih isu-isu strategik (8 bidang utama pendidikan) 2 Membentuk matlamat strategik, objektif 3 Menetapkan KPI dan Sasaran jangka pendek & panjang ( 8 bidang) 4 Pembinaan strategi utama (TOWS Matrik) pada setiap objektif yang dibina 9. Proses Kelima: Pelaksanaan Strategi 1. Pembinaan pelan taktikal tahun 2007 (6W) pada setiap strategi yang dipilih. TARIKH 26 Jan 2007 2 Feb 2007 TINDAKAN GB JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana JK Induk, JK Kerja & JK Pelaksana 2. Pembinaan pelan operasi tahun 2007 hakmilik@MBAM.IAB.KPM 19
    20. 20. PERINGKAT FORMULASI (3) ISU, MATLAMAT DAN OBJEKTIF (1) PENETAPAN HALATUJU (2) ANALISIS PERSEKITARAN (SWOTS)
    21. 21. Proses 2: Semak Hala Tuju Organisasi (bab 3.ms 49) NILAI VISI HALATUJU MISI Mandat hakmilik@MBAM.IAB.KPM 21
    22. 22. Semak Hala Tuju: Mandat • Kamus Dewan- DBP (2005): 1. Amanah yang diberikan oleh orang ramai. 2. Kuasa yang diberikan oleh oleh pihak yang lebih tinggi. 3. Surat kuasa, surat perintah 4. Kuasa yang diberikan untuk mentadbir hakmilik@MBAM.IAB.KPM 22
    23. 23. • Mandates are written and unwritten rules that govern and guide an institution and its stakeholders. Its maybe directly tied to laws, by laws, ordinances, acts and charters (Sevier, 2000) • Mandat berkait dengan ‘akauntabiliti”- Kewajipan untuk memberi jawapan dan menanggung segala akibatnya. (Kamus DBP) • Mandat menjadi asas kepada pembinaan pernyataan misi • Ia garis panduan tanggungjawab/kerja umum sesebuah organisasi. Ia menjelaskan apa yang boleh dilakukan dan tidak boleh dilakukan (Yes or No) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 23
    24. 24. Mandat ( sambungan) • Semua dasar kerajaan akan menentukan ‘nature’, skop dan arah tujuan perancangan institusi awam terutama strategi-strategi yang boleh dilaksanakan atau skop kawalan membuat keputusan dan tindakan. • Menjadikan perancangan ada ‘validity’ dan ‘reliability’ yang tinggi. • Mandat menjelaskan apakah kemahuan dan keperluan pihak stakeholder dan pelanggan yang menjadi fokus kepada pengukuran kecemerlangan prestasi organisasi. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 24
    25. 25. Contoh MANDAT 1. Perlembagaan & Dasar-Dasar Kerajaan - Akta Pendidikan 1996 (Pindaan 2002) - Akta acara kewangan 1957 - Arahan perbendaharaan - Peraturan am sekolah - Pekeliling dan surat pekeliling perbendaharaan, KPM, JPN & Jabatan Akautan Negara. - dan semua undang-undang Kerajaan Malaysia. • PIPP & NKRA hakmilik@MBAM.IAB.KPM 25
    26. 26. Semak Hala Tuju: Misi • Kamus Dewan (2005): Tugas khusus yang dipertanggungjawabkan kepada atau yang akan dilakukan oleh seseorang atau sesuatu kumpulan. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 26
    27. 27. Apakah itu MISI? (ms 66) Ia adalah satu pernyataan (deklarasi) ringkas dan padat menjelaskan perkara-perkara berikut: • • • • 1. Tujuan atau sebab penubuhan organisasi anda? (What is our basic purpose or Why do we exist?) Ianya menjawab soalan tentang apakah urusan/tugas utama (core business) yang dipertanggungjawabkan ke atas organisasi anda. 2. Kepada siapakah perkhidmatan diberikan? (Who we serve? , as our customers: geography, segments, names) Ianya menjawab siapakah pelanggan utama organisasi anda? 3. Apakah yang hasil akhir yang diingini? (What we produce- outcome benefits: products, services, uses) atau Keperluan pelanggan apakah yang dapat organisasi anda penuhi. 4. Bagaimanakah cara untuk melakukannya? ( Our distinctive competence. (How we do it "differently", "better", "more effectively" than others) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 27
    28. 28. Contoh Pernyataan MISI 1. Untuk membangun sumber manusia dalam sektor awam melalui latihan berkualiti (INTAN) 2. KPM Membangun potensi individu melalui pendidikan berkualiti hakmilik@MBAM.IAB.KPM 28
    29. 29. 29
    30. 30. Semak Hala Tuju: Visi/wawasan • Kamus Dewan (2005): Pandangan yang jauh (terutamanya yang berkaitan dengan perkembangan masa depan dsb) bagi mencapai matlamat penting sesebuah organisasi atau negara. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 30
    31. 31. Apakah itu Wawasan/Visi? (ms 72) • Burt Nanus:“A vision is a realistic, credible, attractive future for your organisation”. • Thornberry (1997), Wawasan adalah satu gambaran atau pandangan tentang masa depan. Sesuatu yang bukan “real”, tetapi yang diimaginasikan hakmilik@MBAM.IAB.KPM 31
    32. 32. matlamat INGAT! LAGI TINGGI VISI ANDA, LAGI TINGGI USAHA DIPERLUKAN hakmilik@MBAM.IAB.KPM 32
    33. 33. Semak Nilai Nilai ialah prinsip, standard dan tatacara tindakan seseorang dalam sesuatu organisasi.(W.G Ricky & M. Pustay, 1999) • Nilai dapat diertikan sebagai asas oleh masyarakat menilai, mengukur atau membuat keputusan terhadap sesuatu perkara, darjat, mutu, kualiti, taraf perilaku dan benda mengenai seseorang atau kelompok orang sebagai baik, berharga dan bernilai. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 33
    34. 34. Contoh Nilai: IAB • Integriti (Integrity) Menghayati nilai integriti diri melalui pemikiran, amalan dan tindakan • Profesionalisme (Profesionalism) Memupuk budaya kerja yang profesional bagi merealisasikan mandat yang diamanahkan kepada Institut Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan Negara, menerusi pengamal profesional latihan dan pembangunan (master trainer) kepimpinan dan pengurusan pendidikan • Budaya Permuafakatan (Team Work Culture) Membentuk sinergi jalinan perkongsian ilmu, kemahiran dan pengalaman di kalangan warga IAB yang boleh menyumbang ke arah pembangunan dan pembaharuan organisasi pendidikan yang berprestasi tinggi. • Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation) Pembentukan budaya pembelajaran berterusan melalui pengwujudan iklim tempat kerja yang boleh menjadi pemangkin ke arah peningkatan ketrampilan individu, pembelajaran kolaborasi, amalan terbaik , perkongsian misi dan visi, serta aplikasi pendekatan sistem untuk penambahbaikan berterusan dan berfikiran terbuka memberikan idea, pandangan serta teguran bagi kemajuan organisasi dan negara. • Prestasi Tinggi (High Performance) Membentuk budaya kerja yang berprestasi tinggi melalui tenaga kerja yang kompeten dan berpotensi untuk menjana ilmu bagi meningkatkan pengetahuan, kemahiran dan komitmen seiring dengan perkembangan tubuh ilmu Pengurusan dan Kepimpinan Pendidikan. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 34
    35. 35. Piagam Pelanggan hakmilik@MBAM.IAB.KPM 35
    36. 36. PERNYATAAN PIAGAM PELANGGAN IAB komited untuk memberi kepuasan kepada stakeholder berdasarkan piagam pelanggan seperti berikut dan akan memastikan: • 1. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% program latihan yang didaftarkan dalam dokumen Program Latihan IAB pada tahun berkenaan; • 2. Memastikan sekurang-kurangnya 95% peserta kursus berpuas hati dengan program latihan IAB; • 3. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta yang mengikuti program latihan berpuas dengan pengendalian sesi latihan oleh Pensyarah IAB dan Pensyarah Jemputan; • 4. Memaklumkan pelanggan tentang kelulusan sesuatu kursus yang dipohon sekurang-kurangnya empat minggu (4) sebelum kursus bermula; • 5. Memastikan prasarana latihan dan semua keperluan serta peralatan latihan berfungsi dengan baik dan dalam keadaan siap sedia untuk digunakan dalam tempoh satu (1) hari sebelum kursus bermula; • 6. Menjalankan sekurang-kurangnya sembilan (9) penyelidikan dan pembangunan sistem maklumat setahun;
    37. 37. Sambungan: Piagam Pelanggan IAB 2009 • • • • • • • 7. Menghasilkan sekurang-kurangnya sepuluh (10) penerbitan setahun ; 8. Menjalankan sekurang-kurangnya enam (6) program konsultansi termasuk khidmat pasukan pemikir setahun; 9. Menghasilkan indeks keperluan latihan dan pembangunan profesioanal pemimpin sekolah bagi setiap negeri setiap tahun ; 10. Memastikan sekurang-kurangnya 80% peserta kursus berpuas hati dengan perkhidmatan sajian dan penginapan; 11. Menyediakan perkhidmatan perpustakaan pada setiap hari bekerja mulai 8.15 pagi hingga 4.45 petang; 12. Memastikan semua staf IAB mendapat peluang untuk mengikuti latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun; 13. Memastikan maklum balas kepada semua pertanyaan dan aduan pelanggan mengenai pengurusan perkhidmatan di IAB adalah menepati tempoh-tempoh berikut: – akuan penerimaan dalam tempoh 1 hari – maklum balas awal dalam tempoh 15 hari – laporan status aduan dalam tempoh 5 minggu
    38. 38. Proses 3: ANALISIS PERSEKITARAN hakmilik@MBAM.IAB.KPM 38
    39. 39. Environmental Scanning hakmilik@MBAM.IAB.KPM 39
    40. 40. THE ORGANIZATION AS AN ICEBERG hakmilik@MBAM.IAB.KPM 40 14.5
    41. 41. Bagaimana maklumat dikumpul? • Semakan dokumen/rekod. • Kajian: – Soalselidik – Temubual – Pemerhatian – Hasil-hasil penyelidikan – Kajian literatur hakmilik@MBAM.IAB.KPM 41
    42. 42. Kaedah-Kaedah Untuk Analisa Maklumat Persekitaran Organisasi • • • • • • • 1. Matrik KLAP (SWOT) 2. PEST (Persekitaran Luar) 3. Analisis Senario 4. Matrik NDTS (Space) 5. Analisis Titik Pulangan Modal 6. Matrik Portfolio (BCG/ GEC) 7. 7S McKinsley • 8. Matrik Kawasaki hakmilik@MBAM.IAB.KPM 42
    43. 43. Elemen Utama Analisis Persekitaran SW OT DALAMAN LUARAN MURID RAKAN SEJAWAT GURU PIBG GURU BESAR/ PENGETUA KOMUNITI /AGENSI KEMUDAHAN/ TOOLS PPD,JPN,KPM +ve atau -ve +ve atau -ve
    44. 44. Analisis SWOT: Kekuatan (Strength – S) A strength is something an organization does well or a characteristic that enhances its abilities. (Bryson,2003) S1 : Guru Besar berpengalaman (10 tahun) S2 : GB sebagai Pengerusi MGB Daerah Selatan S3 : GPK yang komited dan berpengalaman S4 : 100% guru terlatih dan bertauliah S5 : 100% staf mengambil bahagian dalam semua aktiviti sekolah yang dirancang S6 : Guru-guru inovatif , kreatif dan berwibawa S7 : Guru Cemerlang dalam Pengurusan SPBT (SISBUT) memenangi Anugerah SPBT Cemerlang S8 : Terdapat 35% guru lelaki dan melibatkan diri dalam KK secara aktif hakmilik@MBAM.IAB.KPM 44
    45. 45. Analisa Kelemahan (Weakness –W) A weakness is something an organization lacks, does poorly, or a condition placing it at a disadvantage (Bryson,2003) W1. Peratus pencapaian UPSR masih berada di tahap yang rendah – 74% W2. Guru kurang kursus dan motivasi diri. W3. Murid bergantung 100% kepada sekolah dan guru. W4. 5% kes ponteng sekolah. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 45
    46. 46. Analisis Peluang (OPPORTUNITIES – O) Think about external events that affect your school. These can be political, economic, social, technological, demographic and legal,. O1 : Sokongan komuniti setempat yang baik O2 : Belia tempatan sebagai jurulatih dalam bidang kokurikulum. O3 : Hubungan erat dengan PIBG O4 : Hubungan baik dengan NGO dan swasta 05 : Hubungan dengan ahli politik baik. O6 : Ibu bapa mempunyai kemahiran perkebunan dan landskap O7 : Kawasan sekolah yang luas dan subur hakmilik@MBAM.IAB.KPM 46
    47. 47. Analisis Ancaman/Cabaran (Threats – T)  What changes outside the school do we need to guard against or prepare for? (threats) T1 : Tahap kesedaran ibubapa terhadap pelajaran anak-anak masih rendah. T2 : Sumbangan bantuan kewangan daripada ibubapa terhad. T3 : Kerosakan padang sekolah. (Belia gunakan padang di waktu petang) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 47
    48. 48. Hasil Dari Analisis Persekitaran Strategik… TAHAP 1: Isu-isu strategik, KRA dan matlamat untuk mencapai Misi & Visi dikenalpasti? TAHAP 2: Maklumat akan digunakan untuk bina objektif, penetapan sasaran (KPI) & Matrik COWS/TOWS - membina strategi. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 48
    49. 49. Contoh hasil dari analisis SWOT Bidang Isu Strategik Kurikulum Pencapaian akademik mesti capai tahap tertinggi (melebihi 80%) kerana ia fokus utama stakeholder dan pelanggan. HEM Sahsiah tinggi penting dalam pembangunan modal insan yang seimbang & menyeluruh Meningkatkan penyertaan dan melonjak kecemerlangan pelajar dalam kokurikulum Kokurikulum Pengurusan Fizikal Mempertingkatkan aspek 3K sekolah (berdasar pengukuran dalam Anugerah 3K KPM) ke tahap peringkat kebangsaan sebagai pengukur kecemerlangan aspek ini Pembangunan Staf Organisasi amat memerlukan 100% staf mempunyai tahap pengetahuan, kemahiran & komitmen yang tinggi dalam setiap tugas utama mereka Hubungan Luar Sokongan komuniti amat penting untuk membantu sekolah Pengurusan Pejabat & Pengurusan Kewangan Kepuasan pelanggan dan stakeholder (cth audit) fokus utama yang boleh dicapai melalui pengurusan yang berkualiti hakmilik@MBAM.IAB.KPM 49
    50. 50. WHAT ARE ''KRA'' AND ''KPA'' AND ''KPI'' • Key Result Areas “Key Result Areas” or KRAs refer to general areas of outcomes or outputs for which the department's role is responsible. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 50
    51. 51. Value of KRAs • Identifying KRAs helps individuals: · Clarify their roles · Align their roles to the organisation’s business or strategic plan · Focus on results rather than activities · Communicate their role’s purposes to others · Set goals and objectives · Prioritize their activities, and therefore improve their time/work management · Make value-added decisions hakmilik@MBAM.IAB.KPM 51
    52. 52. Description of KRAs • Key result areas (KRAs) capture about 80% of the department's work role. The remainder of the role is usually devoted to areas of shared responsibility (e.g., helping team members, participating in activities for the good of the organisation). hakmilik@MBAM.IAB.KPM 52
    53. 53. Example • KRA 1 -RECRUITMENT/ SELECTION KPA 1 (objectives) --RECRUITMENT KPI ----reduce average time taken to fill marketing/sales vacancies by 15% KPI ----reduce average cost per recruit by 10% hakmilik@MBAM.IAB.KPM 53
    54. 54. example • CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY -to gain world market share of 51% DISTRIBUTION OBJECTIVE -Improve / Increase the distribution coverage by 20% KRA 1 -DISTRIBUTION KPA 1 --CHANNEL EXPANSION BY 2 NEW CHANNELS. KPI ----INCREASE THE CHANNEL NETWORK BY 20% hakmilik@MBAM.IAB.KPM 54
    55. 55. CORPORATE OBJECTIVE / STRATEGY -to gain world market share of 51% SALES DEPARTMENT'S OBJECTIVE -INCREASE THE SALES COVERAGE BY 20%. KRA 1 -SALES COVERAGE KPA 1 --SALES COVERAGE KPI ----INCLUDE 5 MORE COUNTRIES IN THE SALES EXPANSION. KPI ----INCREASE THE GEOGRAPHICAL COVERAGE BY 15%. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 55
    56. 56. Penetapan Matlamat Strategik • Sasaran atau kedudukan khusus yang ingin capai bagi mencapai misi dan visi organisasi. • Perkara-perkara yang dikehendaki pada masa depan (Ahmad Atory,1996) • Strategic goals define what must be done to achieved the mission & vision. (Niven, 2003) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 56
    57. 57. • Goals: Strategy components; action items that must be done (e.g., improve students achievement, increase staff skills, develop a new teaching & learning process). They are long-range performance targets. (BSC Collaborative Inc.2005) • They are long-range performance targets that are consistent with an organization’s mission, usually requiring a substantial commitment of resources and achievement of short-term and mid-term supporting plans. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 57
    58. 58. Ciri-ciri matlamat • 1. Masa • Perkara yang dikehendaki atau wujud di masa depan. • Tempoh masa: bergantung kepada proses yang terlibat. • Matlamat Operatif: Matlamat Rasmi • 2. Nilai • Kuantitatif atau Kualitatif hakmilik@MBAM.IAB.KPM 58
    59. 59. TAKRIF MATLAMAT, SASARAN & UNJURAN • Goal is the overall expected outcome based on initial assumptions. • Target is the planned outcome of a specific indicator. • Forecast is the expected outcome based on current assumption. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 59
    60. 60. Contoh perhubungan antara misi,matlamat & strategi . MISI NASIONAL MATLAMAT: Melahirkan Modal Insan Kelas Pertama Strategi 1: Meningkatkan keupayaan dan pengusaan ilmu pengetahuan Strategi 4: Memupuk masyarakat berbudaya dan memiliki kekuatan moral Strategi 2: Meningkatkan tahap kemahiran teknikal & vokasional Strategi 3: Memperkukuh keupayaan R&D, sains & inovasi Strategi 5: Meningkatkan akses kepada pendidikan dan latihan berkualiti di semua peringkat hakmilik@MBAM.IAB.KPM 60
    61. 61. KRA IAB • Stakeholder dan pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan teras yang ditawarkan • Perkhidmatan teras berkualiti • Barisan pengurusan dan kepimpinan organisasi pendidikan yang berkualiti dan bertaraf dunia • Warga kerja IAB yang sejahtera dan berkompetensi tinggi • Pengurusan kewangan dan sumber yang cekap, berhemat dan memberi pulangan nilai (value for money)
    62. 62. OBJEKTIF • 1. Objektif ialah sesuatu yang perlu dicapai berdasarkan sasaran yang ditetapkan. • 2. Hasil Khusus yang ingin dicapai oleh organisasinya semasa melaksanakan misi asasnya (David, 2003) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 62
    63. 63. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 63
    64. 64. Perhatian Penting • Setiap penulisan pernyataan objektif mesti jelas apakah hasil akhir atau outcomes yang ingin dicapai dalam satu tempoh tertentu. • Kegagalan mematuhi perkara di atas boleh memberi masalah untuk membina KPI. • Kesilapan umum: Objektif ialah ends bukan proses atau cara (means) iaitu strategi. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 64
    65. 65. Contoh Objektif (rujuk Pelan Strategik IAB) • Meningkatkan keberkesanan perlaksanaan kursus • Meningkatkan bilangan kursus yang dapat memenuhi keperluan kompetensi pelanggan • Meningkatkan kualiti pengurusan pelanggan • Meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti • Meningkatkan kualiti kursus • Meningkatkan kualiti konsultansi • Meningkatkan amalan penyelidikan berkualiti • Memantapkan pengurusan dan perlaksanaan pentaksiran
    66. 66. Objektif • Meningkatkan kualiti bahan penerbitan • Meningkatkan sumbangan kepakaran kepada KPM • Memasyhurkan IAB sebagai Premier Centre/Badan yang menganugerahkan sijil kejurulatihan profesional dalam bidang Kepimpinan dan Pengurusan Pendidikan (KPP) • Meningkatkan kompetensi staf (pengetahuan/kemahiran/sikap) • Meningkatkan budaya kerja cemerlang • Menyediakan persekitaran kerja yang kondusif • Meningkatkan penggunaan teknologi maklumat dan komunikas • Memastikan pengurusan kewangan yang cekap berhemat dan berkesan berasaskan peraturan yang berkuatkuasa
    67. 67. Mengapakah pentingnya KPI alam proses perancangan strategik? Mengikut Kaplan (2003): • If we can’t measure our processes, we can’t manage our processes • If we can’t manage our processes, we can’t change our processes for improvement • If we can’t improve our processes, we can’t meet or exceed our customers’ expectations • MEASURE - MANAGE – CHANGE - EXCEED hakmilik@MBAM.IAB.KPM 67
    68. 68. Performance Measurement Study Findings hakmilik@MBAM.IAB.KPM 68
    69. 69. KPI • KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi (Muhamad Yahaya, 2005). • KPI juga dikenali sebagai penunjuk kejayaan membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan untuk mencapai matlamat organisasi. • Maka KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 69
    70. 70. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 70
    71. 71. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 71
    72. 72. CONTOH KAD DATA PENGUKURAN 1 Objektif 2 Pengukuran (KPI) 3 Unit Pengukuran & formula 4 Lag atau Lead 5 Sumber Data 6 Kekerapan Pengukuran 7 Tanggungjawab 8 Tov & Unjuran Sasaran 9 Inisiatif hakmilik@MBAM.IAB.KPM 72
    73. 73. CONTOH 2 REKOD DATA KPI Bil Perkara Penjelasan 1. Perspektif Stakeholder/Proses Dalaman/Pembelajaran/Kewangan 2. Matlamat/ Strategi Teras Sasaran atau matlamat strategik yang juga dikenali strategi teras (grand strategy) yang dinyatakan secara umum (skop yang luas) dan tempoh masa yang panjang. 3 Objektif Sasaran yang ingin dicapai secara khusus dalam tempoh pendek. 4 Penerangan tentang objektif Penerangan mengapa objektif itu penting untuk misi & visi 5 Jenis Indikator: Leading atau Lagging leading 6 Kekerapan masa pengukuran & Polariti 7 Jenis unit pengukuran 8. Formula pengukuran 9 Sumber pengukuran 10 Kualiti data 11 Pemunggut Data 12 Baseline/TOV/status semasa 13 Target Prestasi (3-5 tahun) 14 Rasional Target Contoh: peratus/ ranking/bilangan/ratio/tahap pencapaian Siapa yang bertanggungjawab hakmilik@MBAM.IAB.KPM 73
    74. 74. CONTOH HUBUNGAN ISU STRATEGIK, MATLAMAT, OBJEKTIF ,KPI DAN SASARAN (ms 119 & Lampiran 1-3) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 74
    75. 75. ISU STRATEGIK Bidang Kurikulum Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang. MATLAMAT STRATEGIK OBJEKTIF Meningkatkan kecemerlangan akademik pelajar ke tahap terbilang Meningkatkan peratus pencapaian keseluruhan UPSR Meningkatkan peratus pelajar yang memperolehi 5A KPI (LAG) SASARAN PRESTASI TOV 07 08 09 2010 91.7 % 94% 97% 99% 100% 33% 35% 37% 39% 40% % kelulusan Peperiksaan % pelajar mendapat 5A Objektif jangka panjang : -Mendapat 100% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 50% pelajar mendapat 5A pada tahun 2010 Objektif jangka pendek : -Mendapat 94% kelulusan peperiksaan UPSR dengan 35% pelajar mendapat 5A pada tahun 2007 ISU STRATEGIK (Kokurikulum) Pencapaian kokurikulum masih lagi di tahap rendah tidak selaras dengan visi sekolah MATLAMAT STRATEGIK Mengalakkan pelajar aktif dan cemerlang dalam kokurikulum hingga ke tahap kebangsaan OBJEKTIF KPI SASARAN PRESTASI TOV Meningkatkan bilangan penyertaan pelajar dalam aktiviti kokurikulum Meningkatkan bilangan aktiviti kokurikulum dan pelajar yang cemerlang hingga ke peringkat kebangsaan % pelajar aktif. Bilangan pelajar mencapai kejayaan 1. peringkat Daerah 07 08 09 2010 75% 78 81 84 87 3 7 11 13 15 2 5 8 11 15 0 1 2 4 6 2. Peringkat Negeri 3. Peringkat hakmilik@MBAM.IAB.KPM kebangsaan Objektif jangka panjang : 15 orang pelajar mencapai kejayaan peringkat kebangsaan pada tahun 2010 75
    76. 76. ISU STRATEGI BIDANG HEM Tahap sahsiah murid masih lagi belum memuaskan SASARAN / OBJEKTIF MATLAMAT STRATEGI Membentuk modal insan yang bersahsiah cemerlang dan kebangaan masyarakat. Tahap kebajikan murid masih lagi rendah OBJEKTIF Memastikan semua pelajar mempunyai merit yang sentiasa cemerlang Meningkatkan kebajikan setiap pelajar dan staf terjaga dan terbela. KPI TOV 08 09 2010 70 % % pelajar yang dapat mengekalkan8 0 mata merit. 07 75 % 85 % 90 % 95 % 3 Sifar adua n Bilangan aduan rasmi yang dilaporkan Menyediakan 15 perkhidmatan kebajikan untuk semua murid dan staf. Objektif jangka panjang : 95% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit. 7 5 Objektif jangka pendek : 75% pelajar yang dapat mengekalkan 80 mata merit. SASARAN / OBJEKTIF ISU STRATEGI MATLAMAT STRATEGI BIDANG OBJEKTIF KPI TOV 07 08 09 KEWANGA N Pengurusan Memastikan pengurusan Bil. Teguran audit hakmilik@MBAM.IAB.KPM Meningkatkan kecekapan dan Tanp a tegu ran Tanp a tegur an Tanp a tegur an 2010 Tanp Tanp a 76 a tegur tegur an an
    77. 77. Basic Scorecard Terminology (Institute Aminuddin Baki) Mission & Vision Strategy Map Stakeholders & Customer satisfaction Stakeholders & Customer satisfied with IAB services Internal Business Processes Quality & World Class Educational Leaders Quality Core Business Objectives: What the strategy is trying to achieve Measures: How success or failure (performance) against objectives is monitored Targets: The level of performance or rate of improvement needed Initiatives: Key action programs required to achieve targets Measures Targets Initiatives Innovation & Growth High Competency Staff and Peacefull Financial Excellent Financial Management Objectives
    78. 78. What is Organisational Strategy? – “A strategy is defined as a pattern, of purposes, policies, programmes, actions, decisions, or resource allocations that define what a school is, what it does, and why it does it. Strategies can vary by level function, and by time frame.” (Bryson, 1995, p.32) hakmilik@MBAM.IAB.KPM 78
    79. 79. Apakah itu Strategi? • Strategi adalah merujuk kepada tindakan khusus atau pendekatan yang diambil oleh sesuatu organisasi untuk mencapai matlamat dan objektif. • Ia bersifat ‘action-oriented’ dan berhubungan terus dengan pengukuran output. • Strategi menjelaskan bagaimanakah cara untuk mencapai matlamat dan objektif berbanding dengan objektif merujuk kepada apakah yang mahu dicapai oleh sesebuah organisasi itu hakmilik@MBAM.IAB.KPM 79
    80. 80. • A strategy is an approach, or an implementation methodology, that will lead to the achievement of an objective. • Strategies sets the basis for the development of action plans that follow, in which case the when, how, and by whom the organization will achieve each objective is described. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 80
    81. 81. THE TOWS MATRIX (GENERATION OF STRATEGIC OPTIONS) STRENGTHS INTERNAL ENVIRONMENT 1. 2. WEAKNESSES 1. LIST STRENGTHS 2. 3. EXTERNAL ENVIRONMENT 3. 4, 4. 5. 5. 6. 6. OPPORTUNITIES 1. 2. S-O STRATEGIES PENETRATION LIST OPPORTUNITIES EXPANSION 3. INTENSIFICATION 4. ACQUISITION 5. INTEGRATION OF BACKWARD AND FORWARD LINKAGES 6. THREATS 1. 2. 3. LIST WEAKNESSES W-O STRATEGIES NICHE LINKAGING OR NETWORKING SUB-CONTRACTING ANCHORING ORGANIZATION DEVELOPMENT/CAPABILITY BUILDING W-T STRATEGIES S-T STRATEGIES DIVERSIFICATION LIST THREATS RETRENCH CONSOLIDATION MERGE CONTINGENCY MECHANISMS WITHDRAW 4, CLOSE SHOP 5. STATUS QUO 6. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 81
    82. 82. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 82
    83. 83. contoh PENJANAAN STRATEGI BIDANG HEM •TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM •STRATEGI PENINGKATAN DALAM PENGURUSAN HEM •KAEDAH PENILAIAN STRATEGI •SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN hakmilik@MBAM.IAB.KPM 83
    84. 84. TOWS MATRIKS BAGI BIDANG HEM DALAMAN LUARAN S- Strength S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor. S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor. S3. Data SSDM yang kemas kini. S4. Guru disiplin tegas dan disegani. S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab. S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer. S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan. S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah. S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun. S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid. O- Opportunities S-O O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan 1. ( S10+S1+02+05 ) kepada murid. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. HEM. O3.Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan. 2. (S5+S6+O6+O3) O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai nilai Islam Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi. begi meningkatkan sahsiah murid O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat. O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi. O7Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid. O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 84
    85. 85. DALAMAN W- Weakness W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah . W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar. W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah. W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian. W6. Terdapat 2 unit di bawah HEM yang kurang komited dalam pengurusan iaitu unit Keselamatan dan unit Kesihatan. W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah. W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap. W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi. LUARAN O- Opportunities W-O O1.NYDP PIBG adalah pengerusi UMNO Bahagian Serdang,sentiasa memberi perhatian dan pengiktirafan kepada murid. O2. Kedai buku sering memberi sumbangan dalam aktiviti HEM. O3..Pengerusi Biro Kebajikan PIBG proaktif dalam mencari sumber sumbangan. O4. Komuniti membantu dalam penerapan nilai-nilai Islam bagi meningkatkan sahsiah murid O5. Permuafakatan ibu bapa dan komuniti sangat erat. O6.Terdapat seorang AJK PIBG yang merupakan pakar perunding Motivasi. O7.Terdapat 2 orang kaum ibu yang bergiat aktif dalam pengurusan aktiviti kebajikan murid. O8. Web Master sekolah terdiri daripada seorang AJK PIBG yang mahir dalam pembinaan Laman Web. 1. (W6 + O6) Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meniingkatkan budaya kerja secara berkumpulan. 2. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6) Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG. 3.(W9 + O3 +O8) Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 85
    86. 86. DALAMAN S- Strength S1.Terdapat 3 orang guru bimbingan sepenuh masa telah mendapat sijil anugerah pengurusan Bilik Bimbingan dan Kaunseling cemerlang peringkat negeri Selangor. S2. Telah mendapat anugerah pengurusan bilik Operasi buku Teks cemerlang peringkat negeri Selangor. S3. Data SSDM yang kemas kini. S4. Guru disiplin tegas dan disegani. S5. Pengawas-pengawas sekolah berdisiplin tinggi dan bertanggungjawab. S6.Terdapat pelbagai jawatan pengawas seperti Inspektor Kesihatan Junior,pembimbing rakan sebaya, pembimbing rakan sebaya dan pengawas makmal komputer. S7. Semua murid lelaki memakai tali leher sepanjang masa persekolahan. S8.Murid berasa selamat berada dalam kawasan sekolah. S9. Kawalan disiplin mengikut tema setiap tahun. S10.Pihak pentadbir memberi penekanan atas aktiviti peningkatan kemahiran belajar murid. LUARAN C- Challenges C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah. C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran. C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah. C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli polotik untuk mendaftar ke sekolah ini. C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan. C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah. S-C 1. (S1+S4+C1) Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 2. (S1+C6 ) Meningkatkan kesedaran ibubapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 86
    87. 87. DALAMAN W- Weakness W1. 8% murid bermasalah kerana mempunyai keyakinan diri yang rendah . W2. Keseluruhan pencapaian murid Tahun 4 menurun disebabkan kurang minat dan tiada kemahiran belajar. W3. Segelintir murid tidak mahu berjumpa guru bimbingan bila menghadapi masalah. W4. Terdapat 3% murid yang terlibat dalam kes salah laku. W5. Rekod kesihatan murid tidak kemas kini kerana bebanan guru dalam kerja perkeranian. W6. Terdapat 2 orang guru yang kurang komited dalam pengurusan unit Keselamatan dan unit Kesihatan. W7. Kesedaran murid terhadap kebersihan dan keceriaan sekolah masih di tahap rendah. W8. Seorang guru bimbingan sepenuh masa lebih aktif dalam kegiatan luar sekolah. W9. Bilik Operasi unit HEM masih belum lengkap. W10.Pertambahan murid setiap tahun menyebabkan bilik darjah tidak mencukupi. LUARAN C- Challenges C1. Terdapat pelajar sekolah menengah berhampiran melakukan peras ugut di kalangan murid sekolah rendah. C2. Terdapat sebuah pusat hiburan sibercafe yang berhampiran. C3. Murid berisiko semasa pergi dan balik dari sekolah. C4. Desakan ibu bapa dengan menggunakan pengaruh PPD dan ahli politik untuk mendaftar ke sekolah ini. C5. Segelintir ibu bapa mempertikaikan program-program yang dijalankan. C6. Segelintir ibu bapa dan komuniti tidak mengambil tahu tentang aktiviti yang dijalankan oleh sekolah. W-C 1. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 87
    88. 88. Objektif / sasaran PENJANAAN: STRATEGI PENINGKATANmata merit adab belajar. Jangka Panjang 95 % murid dapat mengekalkan 80 DALAM BIL TOWC 1 S-O (1) S-O (2) PENGURUSAN HEM MENGGUNAKAN TOWS/COWS MATRIK STRATEGI 1. ( S10+S1+02+05 ) Mendapatkan sumbangan dari ibu bapa bagi program peningkatan kemahiran belajar murid. (S5+S6+O6+O3) 2. 2 O-W (1) O-W (2) O-W (3) Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi. 3. (W6 + O6) Meningkatkan budaya kerja secara berpasukan dengan bantuan PIBG 4. (W1 + W2 +O2 +O5 + O6) Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG. 5. (W9 + O3 +O8) Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG. 3 S-C (1) S-C (2) 6. (S1+S4+C1) Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 7. (S1+C6 ) Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling. 4 W-C(1) 8. (W10 + C4) Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 88
    89. 89. SKALA PEMILIHAN STRATEGI YANG TERBAIK 5 - Cemerlang 4 - Amat Baik 3 - Baik 2 - Memuaskan 1 - Kurang Baik hakmilik@MBAM.IAB.KPM 89
    90. 90. PENILAIAN STRATEGI KRITERIA PEMILIHAN a. Tahap kesukaran proses kerja kompetensi staf yang bertanggungjawab. b. Kompetensi staf yang bertanggungjawab. c. Sumber kewangan dan kos pembiayaan terlibat d. Kemudahan infrastruktur dan peralatan. e. Andaian keupayaan yang mengatasi halangan. f. Andaian hasil yang dijangkakan/ impaknya untuk mencapai objektif, matlamat/isu, misi dan visi. g. Rekod keberkesanan pelaksanaan yang lepas. h. Kesesuaian dengan persekitaran terkini. i. Akur/ kepatuhan dengan mandat dan arahan. STR 1 STR 2 STR3 STR 4 STR 5 STR 6 STR 7 STR 8 0 5 3 0 0 1 2 3 2 5 1 5 1 4 1 2 1 1 2 3 3 2 1 3 3 3 1 4 2 1 2 5 0 2 0 3 2 1 0 1 3 2 1 5 3 2 2 4 5 2 2 2 4 0 5 1 0 1 5 1 2 5 5 1 5 2 2 0 1 4 7 Jumlah 32 21 18 10 30 19 24 16 Kedudukan Strategi Mengikut Keutamaan 1 4 6 8 2 5 3 7 hakmilik@MBAM.IAB.KPM 90
    91. 91. SENARAI STRATEGI MENGIKUT KEUTAMAAN 1. Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. 2. Melengkapkan bilik operasi unit HEM dengan menggunakan perhubungan baik di antara sekolah dengan PIBG. 3. Meningkatkan kesedaran ibu bapa tentang kepentingan pendidikan melalui guru bimbingan kaunseling. 4. Meningkatkan jati diri pengawas dengan kerjasama pakar motivasi. 5. Meningkatkan kesedaran tentang keselamatan diri melalui bimbingan kaunseling. 6. Mewujudkan permuafakatan antara sekolah dengan PIBG untuk meningkatkan budaya kerja secara berkumpulan. 7. Menggunakan perhubungan baik dengan agensi berkaitan bagi membantu menyelesaikan masalah penempatan anak ke sekolah 8. Meningkatkan kemahiran belajar dan sahsiah diri murid dengan kerjasama PIBG. hakmilik@MBAM.IAB.KPM 91
    92. 92. Objektif jangka panjang Objektif jangka pendek PELAN TAKTIKAL 95 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar 75 % murid dapat mengekalkan 80 mata merit adab belajar STRATEGI / INISIATIF SASARAN BIDANG ISU STRATEGIK MATLAMAT KPI TOV 2006 HEM Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. Memastikan kemahiran belajar murid dapat ditingkatkan Peratus murid dapat 80 mata merit adab belajar 70 % 07 08 09 201 0 75 % 85 % 90 % 95 % hakmilik@MBAM.IAB.KPM Meningk atkan keberkes anan aktiviti kemahira n belajar murid. 92
    93. 93. PELAN TAKTIKAL BAGI STRATEGI 1 NAMA STRATEGI BIL PROGRAM/ PROJEK 1 Program Maju Diri 2 Bengkel Kemahiran belajar Menggunakan hubungan baik dengan ibu bapa bagi meningkatkan keberkesanan aktiviti kemahiran belajar murid. T/JAWAB TEMPOH/ TARIKH KOS/ SUMBER OUT- PUT GPK HEM 3 hari Januari Setiap tahun RM500.00 PIBG Murid lebih berkeyakinan GBSM 2 hari Mac Setiap tahun RM300.00 KAUNSELING Murid menguasai kemahiran belajar hakmilik@MBAM.IAB.KPM KPI PELAN KONTIGENSI Bilangan murid yang berubah sikap dan minat belajar Ceramah % pencapaian dalam ujian bulanan Edaran bahan bengkel 93
    94. 94. PELAN OPERASI . hakmilik@MBAM.IAB.KPM 94
    95. 95. CONTOH PELAN OPERASI & KPI Nama Projek : Program Kita Sekata Sejiwa antara Pihak sekolah, ibu bapa dan masyarakat setempat LANGKAH PROSES KERJA T/JAWAB KPI Sasaran Prestasi 1 Mesyuarat staf dan AJK PIBG 1.1 Ucapan GB 1.2 Bentang kertas konsep 1.3 Lantik AJK 1.4 Agih tugas 1.5 Tetap tarikh 1.6 Bincang kos 1.7 Jemputan 1.8 Hal-hal lain GB GPK HEM YDP PIBG Bilangan hari 1 hari 2 Surat mesyuarat • Jemputan kepada ibu bapa dan guru • Kaunselor Profesional • PPD ( Perasmian) • AJK Setiausaha Bilangan hari 7 hari 3 Publisiti JK publisiti Bilangan hari 7 hari 4 Aturcara majlis hakmilik@MBAM.IAB.KPM urusetia Bilangan hari 95 1 hari
    96. 96. Carta Aliran Mula Tanggungjawab GB, GPK HEM, YDP PIBG Setiausaha Mesyuarat Surat-menyurat Publisiti Aturcara Majlis Penyediaan Hadiah / Cenderamata PERANTARA Semua AJK Program Urusetia AJK Publisiti AJK Urusetia AJK Hadiah Setiausaha Mesyuarat Penyelarasan Pelaksanaan Penilaian Semua AJK GB, J/K Program GB, J/K Program Post-mortem Tamat hakmilik@MBAM.IAB.KPM 96
    97. 97. CONTOH KPI DAN SASARAN PRESTASI UNTUK PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA ANGGOTA ALIRAN KERJA MASA SEBENAR(MINIT) Terima dan semak permohonan 5 5 PIT Sah dokumen dan lulus 3 9 PI Terima bayaran 2 9 PI 3 PI Tangkap imej 1 Cetak muka surat utama 2 Laminate 1 Kepastian cip dan cetak muka surat pemerhatian 2 3 PI Encoding 1 1 PI Sah keluar 2 Serahan 11 3 PI 3 PI 3 PI 4 PI JUMLAH SEBENAR: hakmilik@MBAM.IAB.KPM 30 minit 97
    98. 98. Format Program/Pelan Operasi • • • • • • • • • • 1. Nama Program 2. Rasional 3. Objektif Program 4. Tarikh dan Tempoh Pelaksanaan 5. Jawatankuasa pelaksana dan senarai tugas 6. Kos Pelaksanaan 7. Jadual Tindakan (senarai proses kerja termasuk carta aliran kerja) & tindakan kontingensi 8. Penilaian Program 9. Tindakan Susulan 10. Lampiran Berkenaan hakmilik@MBAM.IAB.KPM 98
    99. 99. Perkhidmatan KPI Sasaran Untuk mengukur Kecekapan Proses Perkhidmatan Pengeluaran Pasport Malaysia 1. Tempoh masa menunggu untuk mendapat perkhidmatan di kaunter penerimaan 2. Tempoh layanan semasa menerima perkhidmatan di kaunter - Penerimaan borang permohonan - Penerimaan Bayaran & resit 1 jam 8 minit 2 minit 3. Tempoh kitaran mengeluar dan menyerahkan paport 24 jam 4. Peratus kesilapan pasport yang dikeluarkan 0% kesilapan hakmilik@MBAM.IAB.KPM 99
    100. 100. Perkhidmatan KPI Sasaran Perkhidmatan Untuk Mengukur Keberkesanan Proses Pengeluaran Pasport Bilangan pengeluaran pasport Malaysia 476 passport sehari /hari Masa produktif: 34 orang X 7 jam X 60 minit =14,280 minit Masa sebenar bagi 1 permohonan = 30 minit (rujuk carta aliran) Bilangan pasport yang boleh dikeluarkan: 14,280 = 476 30 hakmilik@MBAM.IAB.KPM 100
    101. 101. 101 hakmilik@MBAM.IAB.KPM
    102. 102. THANK YOU From Muhd Bustaman Abdul Manaf Institute Aminuddin Baki Ministry of Education bustaman@ iab.edu.my 0199890524 hakmilik@MBAM.IAB.KPM 102
    1. A particular slide catching your eye?

      Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

    ×