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Leccion 3 previsión
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Leccion 3 previsión

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  • 1. ETAPA DE PREVISION La previsión es la base necesaria para el segundo paso cronológico de la acción en el proceso administración Mae. Tannia Ventura Abadie Catedrática
  • 2. Elementos del proceso administrativo de reuniones
    • Todo proceso administrativo es una continua cadena de acciones, en la cual cada eslabón, parte, acto o etapa debe estar unido indisolublemente a los demás.
    • Desde el punto de vista conceptual es conveniente y lógico separar aquellas acciones que predominan en un momento dado, y cuyos resultados hacen posible la acción consecuente, dentro de un orden cronológico de actividades.
  • 3. Desglose de elementos del proceso administrativo
    • Etapa mecánica: (teórica o estructural)
    • Prevención ¿que se puede hacer?
    • Planeación ¿Qué se va a hacer?
    • Organización ¿Cómo se va a hacer?
  • 4.
    • Etapa dinámica (practica u operativa)
    • integración: ¿con que y con quien se va a hacer?
    • Dirección: ver que se haga
    • Control: ¿Cómo se hizo?
  • 5. La previsión
    • Implica la idea de anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, sin lo cual seria imposible hacer planes y actuar:
    • La previsión requiere de manera indispensable ciertas premisas sobre las cuales se puede actuar:
    • A) fijar objetivos y fines que se persiguen en la celebración de una reunión
    • B) investigar todos los factores al alcance del pasado, presente y futuro, internos y externos, positivos o negativos
    • C) analizar y comparar las diversas alternativas de acción (opciones) que proporcionan las investigaciones y análisis y estudios realizados.
  • 6. Podemos decir entonces que la previsión es:
    • El elemento de la administración de reuniones que con base en objetivos y metas establecidas previamente, resultado del análisis y la investigación, determina el curso de acción óptimo por seguir.
  • 7. Importancia de fijación de objetivos
    • La palabra objetivo implica aquello hacia lo cual se dirigen las acciones, suele conocerse también con el nombre de meta
    • La fijación de objetivos debe ser clara y definitiva, a su vez, los objetivos dan su razón de ser a una reunión, pues establecen los lineamientos y parámetros que regirán las acciones a seguir y servirán de base para el proceso administrativo consecuente, asimismo, influirán de modo determinante en acciones significativos como la selección de sede, programa y presupuesto.
  • 8. Fijación de objetivos
    • De los objetivos surgirán los conceptos promocionales, que aplicados y utilizados acertadamente, ejercerán una valiosa contribución al éxito de la reunión.
    • Por su importancia los objetivos se deben definir, entender y aceptar claramente, de preferencia, se deben establecer por escrito para referirse a ellos cuando surja cualquier duda, conflicto o confusión respecto a los motivos básicos de la reunión
  • 9.
    • “ Crear el escenario apropiado para permitir la transferencia de conocimientos entre los participantes, de manera eficiente y lucida”.
    • Carlos Monferrer, 2004
    • Cómo el OPC (ORGANIZADOR PROFESIONAL DE CONGRESOS Y CONVENCIONES) logra este fin?
    • Asumir el evento como un proyecto: objetivos, metas, valores, estrategias, evaluación permanente.
    • Realizar todas las tareas de cada fase: planificación, puesta en escena, realización y post-evento.
    OBJETIVO DE UN EVENTO
  • 10.
    • Las reuniones son la comunicación intelectual y emocional de dos o más personas, como una manera de asegurar el planteamiento de un propósito común entre ellas ...
    • PROPOSITOS USUALES
        • Intercambiar experiencias y resultados
        • Transferir conocimientos, métodos o técnicas
        • Negocios: ferias, exhibiciones, ruedas de negocios
        • Persuadir al público: religiosos, políticos
        • Tener contacto social
    ¿POR QUE REUNIRSE?
  • 11. Podemos definir una empresa OPC como aquella “Compañía o individuo profesionalmente comprometido en la organización de congresos” (Congress Terminology, 1987 p.83). Su papel ha aumentado en los últimos años debido al gran desarrollo que está alcanzando el mercado de negocios y concretamente la celebración de congresos y eventos. Esto hace imprescindible la existencia de estas empresas que son las únicas capaces de lograr un máximo nivel de calidad en todo tipo de reuniones. RESPONSABILIDAD del OPC O.P.C PARTICIPANTE ORGANIZADOR BUREAU INTERPRETES SEDE AGENCIAS DE VIAJES STANDS AEROLINEA HOTELES IMPRENTAS TRANSPORTES FLORISTERIA PATROCINADORES FOTOGRAFO
  • 12. “ La importancia de la inversión de recursos económicos y humanos y los resultados que justificadamente se esperan de la realización de toda reunión en los niveles profesional, comercial, industrial, gubernamental o de cualquier otro tipo, requiere el más alto profesionalismo de las personas que asumen bajo su responsabilidad la ejecución de esos eventos.” ¿QUE ES UN OPC?
  • 13. Las perspectivas futuras e inmediatas indican un importante auge de la actividad de las empresas operadoras de congresos por el convencimiento que las asociaciones profesionales y las entidades públicas y privadas tienen la necesidad de utilizar estos servicios para conseguir el éxito de sus reuniones. Esto se debe a que la organización de un congreso “es una locura apasionante que no debe dejarse en manos de quien no posea la experiencia que garantice el éxito del mismo”. (Elexpuru, 2000.)
  • 14. Coordinación general Asesoría Servicios complementarios Oficina propia Cliente TIPO EJECUCION MODALIDADES DE ADMINISTRACION
  • 15. Objetivos generales
    • Por objetivos generales se entienden todos aquellos que están por encima de otros y que abarcan de forma mas amplia los intereses fundamentales de la asociación o empresa
    • Los objetivos generales de una reunión se hallan dentro de uno solo o combinación de varios o todos los que a continuación se detallan:
    • A. educativo
    • B. informativo
    • C. motivacional
  • 16. Objetivos particulares
    • Sin restar importancia a los objetivos generales, cabe señalar la trascendencia de los objetivos particulares que subordinados a los objetivos generales, no dejan de ser significativos.
    • Es importante señalar que los objetivos particulares de una reunión varían según el punto de vista del organizador y el de los asistentes
  • 17. Objetivos particulares
    • El desconocimiento o la omisión de estas diferencias puede ser un factor primordial en los resultados finales de la reunión en el logro de los objetivos y la satisfacción de los interesados.
    • Cabe señalar que los conceptos d los objetivos particular de un lado y otro denotan marcadas diferencias para ambos la satisfacción total o parcial de sus objetivos particulares es fundamental.
  • 18. Ejemplos de objetivos particulares
    • Para la asociación:
    • A. imagen
    • B. prestigio
    • C. ingresos
    • Para el asociado
    • Educación y capacitación
    • Interrelaciones profesionales
    • Foro de exposición
  • 19.
    • Para la empresa:
    • Cumplimiento con las leyes
    • Introducción de productos nuevos
    • Relaciones industriales y publicas
    • Para el empleado:
    • Capacitación y mejoramiento personal
    • Ampliación de los elementos de ventas
    • Ascenso y reconocimiento personal
  • 20. Investigación:
    • La investigación tiene como fin determinar los medios y condiciones idóneas para satisfacer y alcanzar los objetivos fijados de la reunión.
    • Durante el proceso de investigación se eliminaran o modificaran aquellos factores que dificulten la obtención de las metas establecidas
  • 21. La investigación se puede dividir en dos etapas importantes:
    • HISTORIA Y ANALISIS Y EVALUACION DE REUNIONES PREVIAS
    • INVESTIGACION DE FACTORES PRESENTES Y FUTUROS, INTERNOS Y EXTERNOS, CUYA INFLUENCIA AFECTARAN LA REUNION
  • 22. LAS FUENTES DE INFORMACION PUEDEN SER LAS SIGUIENTES
    • LOS REGISTROS CONTABLES, ESTADISTICOS Y ADMINISTRATIVOS
    • LA MEMORIA O HISTORIA QUE COMO DE COSTUMBRE MANTIENTEN ALGUNAS EMPRESAS Y ASOCIACIONES ACERCA DE LA REALIZACION DE SUS EVENTOS Y REUNIONES
    • LAS ENCUESTAS O ENTREVISTAS CON EJECUTIVOS Y ORGANIZADORES DE LAS REUNIONES CELEBRADAS EN LAS CUALES TUVIERON INTERVENCION.
  • 23. RESULTADOS ANTICIPADOS
    • A. TIPO DE SEDE : PREDILECCION POR CIERTO TIPO DE SEDE, POSIBLE RIESGO DE PROPONER OTRO TIPO DE SEDE
    • B. FECHAS DE REUNION:
    • Predilección de las fechas
    • Razones
    • Razones validas
    • Posible riesgo de proponer otras fechas
  • 24.
    • C. Asistencia
    • Promedio de asistencia
    • Porcentaje total de la membresía
    • Correlación entre asistencia y:
    • sede,
    • programa,
    • costos de registro,
    • Fechas, y
    • promoción
    • Objetivos
    • ¿Cuales son los objetivos de reuniones anteriores?
    • ¿Se llegaron a lograr?
    • ¿Se elaboraron los programas en cuanto a los objetivos?
  • 25.
    • E. Programas:
    • ¿Qué tipos se ofrecieron?
    • ¿Se reunieron y satisficieron los deseos o intereses de los asistentes y organizadores?
    • ¿Se ofreció un balance adecuado de las sesiones de trabajo con los programas de carácter social y de esparcimiento?
    • Promoción:
    • ¿de que tipo fue?
    • ¿Cuándo se inicio?
    • ¿Qué medios se emplearon?
    • ¿Qué presupuesto se asigno?
    • ¿Qué resultados se obtuvieron?
  • 26.
    • Registro:
    • ¿Cómo se manifiesta en cuanto a tiempo?
    • ¿Cuántos registros previos hubo?
    • ¿Cómo fue el costo, en que porcentaje vario con eventos previos y como afecto el aumento a la asistencia?
  • 27. Investigación y análisis de factores presentes y futuros
    • Una vez realizada la investigación, el análisis y la evaluación del pasado, se inician la investigación, análisis y evaluación del presente y futuro.
    • Ahora la etapa del presente y futuro dictara ciertas condiciones las que conjugadas con las características de la organización e información de las reuniones pasadas, ofrecerán las opciones óptimas para realizar la reunión.
  • 28. Factores internos y externos
    • Factores internos son aquellos elementos que, por política o decisión de la empresa influirán en el proceso administrativo de la reunión por celebrarse
    • Factores externos son aquellos recursos materiales, servicios que fuera de la capacidad y control internos de la asociación o empresa se deberán tener en cuenta debido a que influirán en el proceso administrativo de la reunión.
  • 29. Factores internos:
    • Factores internos:
    • A. cambios en las políticas de las reuniones, reglas, limitaciones, presupuestos
    • B. determinación de objetivos generales y particulares, tipo de programa para alcanzarlos, predilección por algún programa y nuevas políticas en cuanto a eventos sociales, deportivos o de esparcimiento
    • Presupuestos y políticas referentes a cuotas de inscripciones, registros, patrocinios, cortesías, etc, políticas sobre invitados especiales, prensa, conferencista, familiares, acompañantes
  • 30. Factores externos:
    • 1) sede (opciones y propuestas)
    • 2) hospedaje
    • 3) vías de comunicación
    • 4) condiciones meteorológicas
    • 5) infraestructura turística y de apoyo
    • 6) infraestructura de apoyo técnico-profesional
    • 7) fechas de la reunión
    • Al ejercer los trabajos de investigación de los factores externos, es recomendable definir esos que serán determinantes en la selección del destino óptimo, de acuerdo con las interrogantes contenidas en un cuestionario que se aplicara de la misma manera a todos los destinos propuestos
  • 31. Conclusiones:
    • La etapa de previsión durante el procesos administrativo de reuniones, debe aplicarse y valorarse adecuadamente, puede ser uno de los instrumentos mas valiosos que un OPR tenga a su alcance al realizar una reunión.
    • De las investigaciones, análisis y valoraciones de las reuniones pasadas, surgirán las bases para las próximas reuniones, indicando las áreas y acciones que pueden mejorar las reuniones posteriores.
    • La previsión debe establecer claramente lo que se puede hacer e indicar con certeza la mejor acción o camino a seguir.