Leccion 1 generalidades_de_la_organizacion_de_eventos_
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Leccion 1 generalidades_de_la_organizacion_de_eventos_

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  • 1. GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS CARACTERISTICAS FUNDAMENTALES Y CLASIFICACION
  • 2. 1. Introducción 1.1. ¿QUÉ ENTENDEMOS POR EVENTO?
    • Buscar una definición de “evento” puede resultar una tarea ciertamente infructuosa, por la variada naturaleza de las actividades que dentro este concepto se recogen:
    • − Celebraciones sociales (bodas, cócteles, bautizos,…).
    • − Actos culturales y deportivos (presentaciones de libros, estrenos
    • de películas, declaraciones de bienes de interés cultural,
    • campeonatos provinciales,…).
    • − Convenciones, actos protocolarios, seminarios y congresos, ferias y exposiciones,…
    • − Actos empresariales (inauguraciones, visitas a plantas,
    • conferencias públicas, firmas de convenios,…)
    • − Etc.
  • 3.
    • No obstante, sí es posible enumerar una serie de características, comunes a todas estas actividades, que nos pueden acercar a la definición que perseguimos.
    • De esta forma, un evento es:
    • − Un hecho, una actividad (económica, social, deportiva y/o cultural).
    • − Un intercambio (social, técnico, profesional y/o científico).
    • − Una herramienta de marketing y comunicación. Obviamente, esta tercera característica viene dada por la anterior.
  • 4. 1. Introducción
    • Observemos, a continuación, cómo se manifiestan estos tres puntos en dos eventos muy diferentes:
    UNA CENA DE EMPRESA UN CONGRESO CIENTÍFICO Actividad La celebración de una cena de empresa en un hotel. Se reúnen todos los empleados de la empresa para cenar. La reunión, en una sede concreta, de expertos e interesados en determinada área científica para tratar determinados temas, debatir y buscar nuevas líneas de trabajo. Intercambio Empleados y jefes charlan y se conocen más allá de las Funciones específicas que tienen dentro de cada departamento. Los asistentes, ponentes y/o público, comparten e intercambian puntos de vista sobre el tema en que se centra el congreso. Marketing y Comunicación La empresa comunica aspectos financieros, busca ganarse a los empleados por el lado humano, premia trabajos que considera ejemplos a seguir, etc. Promotores, patrocinadores e incluso la propia ciudad sede del congreso aprovechan la celebración del mismo para darse a conocer dentro de los círculos sociales y económicos en los que la organización del congreso pudiera tener repercusión.
  • 5. 1.2. TIPOLOGÍA DE EVENTOS
    • Como hemos visto, bajo el concepto de “evento” se recoge una gran diversidad de actividades que es necesario organizar en una tipología. Para ello, realizaremos una primera clasificación diferenciando entre:
    • eventos de carácter no turístico
    • y eventos de carácter turístico.
  • 6. TIPOLOGÍA DE EVENTOS
    • Eventos no turísticos:
    • Actos de sociedad
    • Actos de empresa
    • Actos de familia
    • Eventos turísticos
    • Feria
    • Jornadas técnicas
    • Congresos y convenciones
  • 7. 1.2.1. Eventos no turísticos
    • Consideramos eventos no turísticos a aquéllos que son organizados por clientes residentes en la misma comunidad donde se ubica la sede y que, por tanto, no incurren de manera general (a no ser que tengan invitados) en alquiler de habitaciones, transporte, etc., siendo el evento en sí la única fuente de negocio.
    • Éstos suelen ser de un día de duración y pueden tener motivaciones sociales o de negocios.
  • 8. 1.2.1. Eventos no turísticos
    • Actos de sociedad: bodas, cócteles, cenas benéficas, festejos deportivos, etc.
    • Actos de empresa: bodas de oro empresariales, inauguraciones, convenciones, juntas generales, formación, presentaciones de productos, etc.
    • Actos de familia: bodas, bautizos, cumpleaños, comuniones, aniversarios, etc.
  • 9. TURISMO DE REUNIONES Y NEGOCIOS
    • Turismo de Reuniones:
    • Es aquel que genera un conjunto de actividades turísticas como consecuencia de la organización de encuentros de un destino a elegir y cuyos motivos giran entorno a temas profesionales
  • 10. Turismo de Negocios:
    • Incluye viajes individuales, ferias y exposiciones.
    • El Turismo de Reuniones y Negocios es el que genera mayor ingreso por turista en comparación con otros sectores de la industria, con la consecución de Beneficios para la ciudad elegida o destino ya que constituye en gran medida a la rentabilidad del patrimonio cultural y artístico.
    • Debido a la gran competencia a la q éstos se ven sometidos, se ven obligados a mejorar su calidad en infraestructuras (acceso de carreteras) y equipamientos de recintos congresales (museos, en Universidades,
    • Palacios de Congresos, salas de hotel,...)
    • El segmento de congresos y convenciones tiene ante sí un brillante futuro pero debe tener en cuenta los retos y desafíos por parte de los de diferentes destinos competidores.
  • 11. Puntos Fuertes del Turismo de Negocios
    • Es un estímulo para la promoción del destino. El asistente a estas reuniones puede convertirse en un gran promotor de la ciudad e incluso repetir la visita.
    • El beneficio económico que genera, repercute en los distintos subsectores como gastronomía, lúdico, transporte, alojamiento, ocio,...Se puede afirmar que tiene un efecto multiplicador sobre la economía del lugar.
    • Contribuye a des-estacionalizar la oferta de los destinos de sol y playa
  • 12. Eventos turísticos
    • LAS FERIAS
    • El origen de las ferias atiende a la necesidad de intercambio comercial. Son muchos los tipos
    • de ferias existentes en función de los criterios considerados. No obstante, se puede
    • establecer básicamente los siguientes:
  • 13. CRITERIO: VENTA Y ENTREGA O NO DE LOS BIENES EXPUESTOS TIPO DE FERIA CARACTERÍSTICA Feria de mercancías (feria mercado) CARACTERÍSTICA Feria de mercancías (feria mercado) Se permite la venta y entrega al comprador de bienes expuestos. Feria de muestras No se permite la venta y entrega de las muestras expuestas durante la feria. Hoy en día representa la tendencia general.
  • 14. CRITERIO: CADENCIA DE CELEBRACIÓN TIPO DE FERIA Periódicas CARACTERÍSTICA Periódicas Son las auténticas ferias. Ocasionales Son las exposiciones.
  • 15. CRITERIO: GRADO DE ESPECIALIZACIÓN TIPO DE FERIA CARACTERÍSTICA Ferias genéricas CARACTERÍSTICA Comprenden generalmente una multiplicidad de bienes y servicios, producidos por empresas de diversos sectores y dirigidos a usuarios integrados en distintas áreas de actividad económica. Ferias especializadas Se exponen Se exponen bienes de un único sector.
  • 16. CRITERIO: TIPO DE VISITANTES TIPO DE FERIA CARACTERÍSTICA Ferias de público genérico CARACTERÍSTICA Ferias de público genérico El objetivo básico es la información y la promoción. Ferias profesionales Su finalidad última es la materialización de contactos especializados.
  • 17. CRITERIO: ORIGEN DE EXPOSITORES Y VISITANTES TIPO DE FERIA
    • Ferias locales
    • Ferias provinciales
    • Ferias regionales
    • Ferias nacionales
    • Ferias internacionales
  • 18. Jornadas técnicas
    • Con este título se engloban una serie de actos como los cursos, seminarios, simposios, jornadas y reuniones empresariales, etc. Se trata de reuniones cuyas características hacen que no encajen en la definición de ferias o congresos, pero son también objeto de una compleja organización.
  • 19. Jornadas técnicas
    • Por lo general, son reuniones de carácter formativo, aunque también comprenden reuniones empresariales, en las que a menudo la finalidad es tratar asuntos de gran interés para la actividad de la empresa.
  • 20. Jornadas técnicas
    • Normalmente, la organización de estas actividades corre a cargo de las propias entidades convocantes, como son las universidades, asociaciones, empresas, etc. No obstante, cuando la magnitud del acto lo requiere, su organización se encarga a un profesional, especialmente en lo que respecta a la gestión del transporte y del alojamiento de aquellos asistentes que residen fuera del lugar donde se celebra el acto.